Cofnodion: Bwrdd Cydlynu Etholiadol Cymru 30 Mai 2018

CE thanked Frank Cuthbert for his work over many years in different roles and wished him well for the future.

The minutes of the previous meeting were accepted as a correct record.

RT explained that all actions were on track. The survey on the first year of WECB’s operation would be circulated during the summer. The issue of Returning Office

Diolchodd CE i Frank Cuthbert am ei waith dros sawl blwyddyn mewn rolau gwahanol a dymunodd yn dda iddo i'r dyfodol.

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod cywir.

Esboniodd RT fod yr holl gamau gweithredu ar waith. Caiff yr arolwg ar flwyddyn gyntaf gweithrediad BCEC ei ddosbarthu dros yr haf. Roedd y mater ynghylch Swyddogion Canlyniadau yn penodi dirprwyon yn ffurfiol wedi cael ei godi gyda thîm canllawiau'r Comisiwn sy'n bwriadu diwygio'r canllaw.

rs (ROs) formally appointing deputies had been raised with the Commission’s guidance team who intend to amend the guidance.

Cynllun mentora Swyddogion Canlyniadau

Dywedodd MJ fod nifer o Brif Weithredwyr newydd wedi cael eu penodi ledled Cymru a fyddai'n gweithredu fel Swyddogion Canlyniadau. Y Swyddogion Canlyniadau newydd a'u mentoriaid oedd:

• Eifion Evans, Cyngor Sir Ceredigion - Steve Philips
• Christina Harrhy, Caerffili - Darren Mepham
• Judith Greenhalgh, Sir Ddinbych - Iwan Davies
• Michelle Morris, Blaenau Gwent - Will Godfrey

Byddai penodiad newydd yn Wrecsam yn fuan hefyd ac roedd CE wedi cynnig gweithredu fel mentor yn yr achos hwn.

Ar ôl dod yn ymwybodol o benodiadau Swyddogion Canlyniadau newydd, esboniodd MJ y byddai'n cysylltu â'r rhai a benodwyd i'w croesawu a gofyn iddynt am eu profiad o etholiadau mewn rolau blaenorol. Yna byddai'n cysylltu â Swyddogion Canlyniadau profiadol yr oedd o'r farn y byddent yn fentoriaid da. Yna gwnaeth CU baratoi llythyrau croesawu, trefnu iddynt gael eu llofnodi gan MH, a'u hanfon gyda'r pecyn briffio at y Swyddogion Canlyniadau newydd.

Roedd y cynllun yn gweithio'n dda iawn hyd yma. Dywedodd MJ y gallai'r mentoriaid drafod unrhyw hyfforddiant y gallai fod ei angen ar y Swyddogion Canlyniadau newydd megis cyrsiau AEA, neu hyfforddiant pwrpasol y gellid ei drefnu petai Swyddog Canlyniadau yn cael ei benodi yn agos at etholiad.

Ychwanegodd CU y byddai hi ac RT yn trefnu cyfarfod cychwynnol â phob Swyddog Canlyniadau newydd dros y misoedd nesaf.

Ymestyn y cynllun Swyddog Canlyniadau i Reolwyr Gwasanaethau Etholiadol

Dywedodd RT fod hyn wedi cael ei drafod yng nghyfarfod diwethaf Gweithgor Ymarferwyr Etholiadol Cymru (GYEC) a chytunwyd y byddai'n fuddiol caniatáu i'r cynllun Swyddog Canlyniadau sefydlu yn ystod 2018, edrych ar y gwersi a ddysgwyd a phenderfynu ar fanteision lansio cynllun Rheolwyr Gwasanaethau Etholiadol (ar y cyd â GYEC) rywbryd ar ddechrau 2019.

Model hunanasesu capasiti

Dywedodd CE fod yr hunanasesiad capasiti wedi cael ei gwblhau gan Gyngor Sir Y Fflint a'i fod wedi cael ei ddosbarthu i aelodau BCEC. Roedd yn ymarfer gwirfoddol ond dylid ei argymell i eraill. Roedd yn ddogfen hir ond nid oedd yn gymhleth i'w chwblhau. Awgrymodd RT lunio templed glân a gwag gyda chanllawiau i annog Swyddogion Canlyniadau i ddefnyddio'r adnodd. Gallai hyn amlygu rhai o'r problemau cyffredin y gallai hyfforddiant AEA fynd i'r afael â nhw.

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i ddrafftio templed a chanllawiau ar gyfer yr hunanasesiad capasiti ac olyniaeth a'i ddosbarthu i aelodau BCEC.

Diweddariad y Comisiwn Etholiadol

Esboniodd CU y cynhaliwyd cyfarfod cyntaf Bwrdd Cynghori Cymru ar 15 Mawrth gan ddod ag ACau o bob plaid a gynrychiolir yng Nghynulliad Cenedlaethol Cymru at ei gilydd. Cadeiriwyd y Bwrdd gan Elan Closs Stephens ac yn y cyfarfod cyntaf roedd y Llywydd, Elin Jones AC yn cynrychioli Comisiwn y Cynulliad ynghyd â Gareth Bennett AC, Jane Bryant AC, Janet Finch Saunders AC a Simon Thomas AC.

Roedd y materion a drafodwyd yn cynnwys trefniadau atebolrwydd y Comisiwn i'r Cynulliad yn y dyfodol, gwaith y BCEC, gan gynnwys y
cynllun mentora Swyddog Canlyniadau newydd a diwygio etholiadol. Siaradodd Syr John Holmes, Cadeirydd y Comisiwn Etholiadol, am waithy Comisiwn ledled y DU a rhoddodd y newyddion diweddaraf o'r Bwrdd.

Diolchodd CU i BM am gynrychioli BCEC yn y cyfarfod a siarad am waith y Bwrdd. Trefnwyd y cyfarfod nesaf ar gyfer mis Hydref a gofynnodd CU i rywun o BCEC ddod a rhoi adborth.

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i wahodd cynrychiolydd o BCEC i ddod i gyfarfod nesaf Bwrdd Cynghori Cymru ym mis Hydref.

Dywedodd CU y sefydlwyd prosiect Moderneiddio Cofrestru Etholiadol y Comisiwn i archwilio'r ffyrdd lle y gallwn wella a moderneiddio'r system gofrestru etholiadol yn y DU. Byddai hyn yn cynnwys nodi a chostio'r gofynion technegol a sefydliadol a'r gofynion o ran adnoddau angenrheidiol i gyflawni nifer o'r newidiadau hynny a nodwyd a oedd yn angenrheidiol i wella'r system gofrestru etholiadol.

Roedd ymgynghorydd ymarferoldeb wedi cael ei benodi a fyddai'n ceisio siarad â rhanddeiliaid am bum astudiaeth ymarferoldeb:

• canfod ac atal ceisiadau dyblyg
• gwneud defnydd gwell o ddata cyhoeddus i nodi etholwyr newydd
• neu newidiadau posibl i'r gofrestr
• integreiddio ceisiadau mewn gwasanaethau cyhoeddus eraill
• cofrestru awtomatig gan ddefnyddio ffynonellau data dibynadwy.
• cofrestru ar y diwrnod pleidleisio

Dywedodd CE y gallai hyn fod yn ddefnyddiol yng Nghymru gan y bydd angen o bosib i Reolwyr Gwasanaethau Etholiadol ddefnyddio setiau data ledled y DU petai rhai o'r diwygiadau etholiadol arfaethedig yng Nghymru yn cael eu gweithredu.

Gofynnodd AD am ragor o wybodaeth am yr hyn a fyddai'n cael ei gostio fel rhan o'r prosiect.

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i ddosbarthu gwybodaeth ychwanegol am y gwaith costio y mae angen i brosiect Moderneiddio
Cofrestru Etholiadol ymgymryd ag ef

Dywedodd RT fod y Comisiwn wedi cynnal ei seminar cyntaf ym mis Chwefror. Byddai'r seminar nesaf yn cael ei chynnal yn yr Eisteddfod ac yn cynnwys y Comisiynydd Elan Closs Stephens, y Llywydd Elin Jones AC a phobl ifanc. Byddai'r seminar yn trafod y newidiadau arfaethedig i ganiatáu i bobl ifanc 16 ac 17 oed bleidleisio. Cynhelir y drydedd seminar yn yr hydref yng ngogledd Cymru a bydd yn cynnwys panel o Aelodau Cynulliad yn siarad am ddemocratiaeth a chynrychiolaeth menywod mewn gwleidyddiaeth yn ystod blwyddyn canmlwyddiant y bleidlais i fenywod.

Ychwanegodd ECS fod y diwygiadau etholiadol arfaethedig yn cynnwys cydbwysedd rhwng y rhywiau, cwotâu a rhannu swyddi, a thrafodir pob un ohonynt.

Cam Gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i ddarparu manylion seminarau i aelodau BCEC fel y gallant hyrwyddo'r digwyddiadau

Grŵp Cynghori ar Ddeddfwriaeth Gymraeg

Dywedodd BM fod y rhestr o dermau etholiadol yn cael ei lansio'r diwrnod hwnnw. Diolchodd i'r Comisiwn Etholiadol am ddarparu'r adnodd i ddatblygu'r rhestr termau yn amserol. Byddai'n adnodd defnyddiol, yn enwedig mewn awdurdodau lle na chaiff Cymraeg ei siarad mor eang. Byddai'n rhoi hyder iddynt eu bod yn defnyddio'r derminoleg gywir.

Caiff y rhestr termau ei hanfon i awdurdodau lleol, cyfieithwyr Llywodraeth Cymru, cyfieithwyr y Cynulliad Cenedlaethol a phleidiau gwleidyddol. Byddai'n fuddiol i'r cyhoedd drwy leihau'r angen i ddyblygu gwaith.

Diolchodd BM i Rhydian Thomas a Sioned Wyn yn y Comisiwn a gofynnodd a fyddai'r Bwrdd yn rhoi cymeradwyaeth ffurfiol i Marie N.
Ualghairg a oedd wedi gweithio ar y rhestr termau.

Cam gweitherdu: BCEC i roi cydnabyddiaeth ffurfiol i Marie N. Ualghairg

Diolchodd RT i BM am gadeirio'r grŵp a dywedodd fod ei mewnbwn yn cael ei werthfawrogi. Bydd cof electronig i gyd-fynd â'r rhestr termau, a allai gael ei ddefnyddio yn awtomatig mewn meddalwedd cyfieithu. Caiff hyn ei ddiweddaru pan fydd angen.

Dywedodd CE bod angen i bawb ystyried yr adnodd fel y rhestr termau pendant. Gallai gwaith cynnal a chadw gael ei anwybyddu yn aml, a dylid adolygu'r rhestr termau bob chwe mis ar ôl eleni.

Cam gweithredu: Y Grŵp Cynghori ar Ddeddfwriaeth Gymraeg i gynnal adolygiadau o'r rhestr o dermau etholiadol bob chwe mis

Dywedodd BM y byddai'r Grŵp Cynghori ar Ddeddfwriaeth Gymraeg bellach yn canolbwyntio ar ffurflenni pleidleiswyr. Roedd Swyddfa'r
Cabinet wedi cytuno i edrych ar rai ffurflenni. Ychwanegodd RT fod rhyngweithio da wedi bod gyda Swyddfa'r Cabinet hyd yma.

Dywedodd MJ y byddai'r rhestr termau yn ddefnyddiol iawn. Bu anghytuno yn y gorffennol o ran beth ddylai'r geiriad fod ac mae'r
ddeddfwriaeth yn aml yn anghywir. Mae angen i Swyddfa'r Cabinet ddefnyddio'r adnodd hwn.

Diweddariad gan AEA Cymru

Dywedodd RG y cynhaliwyd cyfarfod cangen AEA Cymru ar 14 Mai, ac roedd y Prif Weithredwr newydd, Peter Stanyon a'r Dirprwy newydd, Laura Lock, yn bresennol. Roedd ymrwymiad i weithio gyda'r gwledydd datganoledig wrth i'r broses diwygio etholiadol symud ymlaen. Roeddent yn ymwybodol o'r cymhlethdod a'r gwaith angenrheidiol.

Nid oedd AEA yn cynnig cyhoeddi adroddiad ar yr etholiadau lleol yn Lloegr ym mis Mai, ond yn lle hynny byddai'n ysgrifennu at y Gweinidog dros y Cyfansoddiad, Chloe Smith, yn ailnodi'r argymhellion na chafodd eu cyflawni o adroddiadau blaenorol ac yn datgelu problemau â'r cynlluniau peilot prawf adnabod pleidleiswyr.

Roedd y Gweinidog wedi nodi bod diwygio'r canfas wedi'i drefnu ar gyfer 2020 i ganiatáu digon o amser ar gyfer uwchsgilio, diweddaru
meddalwedd rheoli etholiadau a datblygu rhannu data. Gallai canfas 2020 fod yn bwysig yng Nghymru oherwydd dyna fydd y canfas olaf cyn etholiadau 2021. Roedd Llywodraeth y DU wedi nodi y byddai'n siarad â Llywodraeth Cymru ym mis Mehefin i drafod y diwygiadau posibl.

Nid oedd unrhyw broblemau penodol yn sgîl cyflwyno GDPR. Roedd Y Comisiwn Etholiadol wedi llunio canllaw a oedd yn ddefnyddiol iawn ac yn rhoi'r sail ar gyfer y gwaith a wnaed. Yn y cyfarfod cangen diwethaf mynegwyd bod pobl yn dymuno cael hyfforddiant ychwanegol ar hyn, ond does dim ar gael.

Dywedodd CE y byddai'n dda rhannu rhai enghreifftiau o arfer da ac awgrymodd y dylai'r hysbysiad preifatrwydd fod yn gyson ledled Cymru.

Cam gweithredu: BCEC i ddosbarthu gwybodaeth ychwanegol am ganllawiau a hyfforddiant GDPR

Ychwanegodd CU y byddai'r Comisiwn yn casglu profiadau ac yn rhannu enghreifftiau mewn Bwletin dros y misoedd nesaf.

Gwnaeth CE longyfarch RG ar ei benodiad yng Nghyngor Sir Caerdydd.

Cadarnhaodd RG ei fod yn parhau yn ei rôl fel Cadeirydd AEA Cymru.

Diweddariad ar yr ymatebion i'r ymgynghoriad

Dywedodd ATR fod yr ymgynghoriad ar ddiwygio strwythurol yn cau yr wythnos ganlynol. Roedd yr ymatebion i ddiwygio etholiadol wedi cael eu cyhoeddi ac yn llywio cynigion Llywodraeth Cymru ynghyd â thrafodaethau yn y Bwrdd Rhaglen Diwygio Etholiadol a gweithdai.
Byddai'r rhain yn cael eu defnyddio i ddatblygu cynigion deddfwriaethol a chaiff drafftiau eu rhannu pan fyddant yn barod.

Gofynnodd CE a fyddai dadansoddiad o'r ymatebion.

Dywedodd ATR fod y dadansoddiad yn yr ymateb a gyhoeddwyd. Er enghraifft, roedd gwrthwynebiad sylweddol i'r cynnig y dylai prif
gynghorau fod yn gallu dewis eu system bleidleisio. Gan fod hyn yn fater gwleidyddol, byddai swyddogion yn cymryd arweiniad gan Ysgrifennydd y Cabinet am hyn. Bydd cyhoeddiad pellach gan Ysgrifennydd y Cabinet cyn toriad yr haf.

Dywedodd ATR y byddai deddfwriaeth sy'n caniatáu i awdurdodau lleol gynnal cynlluniau peilot ond byddai'r rhain yn wirfoddol.

Gofynnodd CE a ellid darparu mwy o eglurder o ran amseriad y diwygiadau, ond ni allai ATR roi unrhyw eglurder pellach. Mynegodd CE
bryder y gallai'r amserlen fod yn anymarferol gydag oedi wrth wneud newidiadau mewn da bryd i'r etholiadau. Roedd yr amserlenni yn
gymhleth ac roedd y Papur Gwyrdd newydd ar gryfhau llywodraeth leol yn ffactor a allai oedi'r Bil.

Diweddariad gan y Bwrdd Rhaglen Diwygio Etholiadol

Gofynnodd CE sut mae gwaith y Bwrdd hwn yn bwydo mewn i'r agenda diwygio etholiadol.

Dywedodd ATR ei fod yn cael ei ddefnyddio fel grŵp arbenigol i lywio diwygio etholiadol. Ni fyddent yn cyhoeddi adroddiad ond byddai cofnod o'r cyfarfodydd.

Diweddariad am weithdai ymgysylltu gyda Swyddogion Canlyniadau/Rheolwyr Gwasanaethau Etholiadol a phartneriaid eraill

Dywedodd RT fod un gweithdy wedi cael ei gynnal eisoes a bod tri arall wedi'u trefnu. Gofynnodd a oedd unrhyw ymgysylltu penodol â
Swyddogion Canlyniadau.

Dywedodd ATR eu bod yn chwilio am gyfle ar wahân i ymgysylltu â Swyddogion Canlyniadau. Roeddent am gael ymarferwyr yn y gweithdai.

Dywedodd CE mai'r Swyddogion Canlyniadau oedd yn atebol yn y pen draw ac ar hyn o bryd nid oedd ganddynt unrhyw gyfle i fewnbynnu.

Cam gweitheredu: Llywodraeth Cymru i ystyried cyfle i Swyddogion Canlyniadau i roi adborth Lywodraeth Cymru am ddiwygio etholiadol, gyda chymorth Y Comisiwn Etholiadol

Dywedodd CE fod Swyddogion Canlyniadau wedi bod yn gweithio ar sail y dybiaeth y byddai'r etholiadau lleol nesaf yng Nghymru yn 2022.

Dywedodd CU fod yr amseru yn y Papur Gwyrdd yn wahanol i'r hyn a oedd wedi'i gynnwys yng nghyhoeddiad Ysgrifennydd y Cabinet ar
ddechrau'r flwyddyn a oedd yn dweud y byddai etholiadau lleol bob pum mlynedd. Byddai'r Comisiwn Etholiadol yn ymateb i'r ymgynghoriad am yr opsiwn i gynnal yr etholiadau lleol nesaf ym mis Mehefin 2021.

Dywedodd CE fod etholiadau gwasgaredig yn well i osgoi dryswch i bleidleiswyr, yn enwedig petai newidiadau i'r etholfraint neu'r system
bleidleisio.

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i ddosbarthu'r ymateb i'r Papur Gwyrdd i aelodau BCEC.

Esboniodd AD fod yr ymgynghoriad wedi cau ar ddechrau mis Ebrill a chafwyd ymateb da gyda dros 3,000 o ymatebion i'r cwestiynau a
ofynnwyd. Roedd Comisiwn y Cynulliad wedi cynnal nifer o ddigwyddiadau ymgynghori â rhanddeiliaid. Roeddent wrthi'n tynnu'r
cyngor a'r opsiynau polisi at ei gilydd ar gyfer y Llywydd.

Blaenoriaeth y Llywydd oedd yr etholfraint, gan gynnwys pleidleisio yn 16 oed, ymestyn yr hawl i bleidleisio i bawb sy'n byw'n gyfreithlon yng Nghymru a phleidleisio i garcharorion. Roedd angen consensws gwleidyddol ar gyfer unrhyw newidiadau i strwythur y Cynulliad ac
roeddent yn ymwybodol o'r amserlenni tynnach. Roeddent yn ddibynnol iawn ar waith Llywodraeth Cymru ar gofrestru pleidleiswyr.

Yn gyffredinol roedd cefnogaeth gadarnhaol iawn i newid yr etholfraint ac i etholiadau'r Cynulliad ac etholiadau lleol gael yr un etholfraint. Byddai'r Llywydd yn cyhoeddi ei argymhellion ym mis Gorffennaf.

Gofynnodd RT am gopi dan embargo o'r Bil.

Cam gweithredu: AD i ofyn am gopi dan embargo o'r Bil ar gyfer BCEC

Cam gweithredu: Gwahodd y Llywydd i gyfarfod yn y dyfodol

Dywedodd CA fod y cyfreithwyr sy'n drafftio'r ddeddfwriaeth wedi mynegi diddordeb mewn cael gweld sut y caiff etholiad ei rhedeg gan ofyn am gael eu hysbysu am unrhyw is-etholiadau sydd ar ddod.

Dywedodd MJ fod is-etholiad yn debygol yn Sir Gaerfyrddin ym mis Gorffennaf.