​Beth ddylai gael ei gynnwys mewn llythyr hysbysu cartrefi?

Ni chaiff dyluniad na chynnwys y llythyr hysbysu cartrefi eu rhagnodi, ond dylech sicrhau bod y llythyr yn hawdd ei ddeall a'i fod yn cynnwys esboniad clir o'r camau y bydd angen i ddeiliaid tai eu cymryd, os o gwbl.  

Nid yw'r llythyr hysbysu cartrefi wedi'i gynnwys yn y fframwaith statudol;  nid yw'n ofynnol ymateb iddo, ni roddir unrhyw gosb am beidio ag ymateb ac nid yw'n ofynnol i chi gynnal unrhyw brosesau dilynol yn ôl y gyfraith. 

Rydym wedi llunio llythyr templed y gallwch ei ddefnyddio. 

Mae'r templed wedi cael ei gadw'n syml er mwyn sicrhau bod y negeseuon allweddol yn cael eu cyfleu'n glir. Os byddwch yn penderfynu llunio eich llythyr eich hun, dylai gynnwys y canlynol: 

• gwybodaeth sy'n nodi pam mae'r llythyr yn cael ei anfon
• enwau'r holl etholwyr sydd wedi'u cofrestru yn y cyfeiriad
• beth y dylai'r derbynnydd ei wneud os bydd unrhyw wybodaeth yn y llythyr yn anghywir neu os na fydd rhywun sy'n byw yn y cyfeiriad wedi cofrestru
• y brand "Mae dy bleidlais yn cyfri, paid colli dy gyfle"
• cwestiynau cyffredin
• negeseuon diogelu data

Lle y byddwch yn anfon llythyrau hysbysu cartrefi, dylech hefyd ystyried sut i annog pobl i wneud cais i gofrestru, gan leihau'r angen i roi gwahoddiadau ffurfiol i gofrestru. Dylech bwysleisio bod modd gwneud cais i gofrestru ar-lein, dros y ffôn neu yn bersonol (os ydych yn cynnig y gwasanaethau hyn), a dylech hefyd roi gwybodaeth am ble y gellir cael gafael ar ffurflenni cais papur. 

Mewn rhai achosion, gall fod yn briodol cynnwys ffurflenni cais papur gyda'ch llythyr hysbysu cartrefi – er enghraifft, cyn dyddiad cau ar gyfer cofrestru. 

Po symlaf yw'r llythyr, y cliriach yw'r alwad i weithredu, a'r mwyaf tebygol ydyw y byddwch yn cael ymateb. Yn gyffredinol, mae risg y gall gwybodaeth ychwanegol beri dryswch i etholwyr ac y gall y gwaith o ymdrin â'u cwestiynau olygu y bydd llai o adnoddau ar gael i gofrestru etholwyr newydd cyn yr etholiadau arfaethedig 

Wrth benderfynu a ddylid ychwanegu gwybodaeth bellach at y llythyr, dylech ystyried y risgiau a sut y byddech yn mynd ati i'w lliniaru. Bydd angen i chi hefyd gadarnhau a fydd eich meddalwedd yn eich galluogi i gynnwys unrhyw ddata ychwanegol yn y llythyr. Mae cynnwys gwybodaeth ychwanegol hefyd yn golygu y bydd angen teilwra'r llythyr at gynulleidfaoedd penodol o bosibl, sy'n creu ei risgiau a'i heriau ei hun. 

Gallai gwybodaeth ychwanegol – a rhai o'r risgiau y byddai angen eu rheoli – gynnwys y canlynol: 

• Etholfraint – mae'n rhoi gwybod i'r etholwr ym mha etholiadau y mae ganddynt hawl i bleidleisio. Er enghraifft, etholiad Senedd y DU a/neu unrhyw etholiadau lleol (neu eraill) sy'n digwydd ar y diwrnod hwnnw. Fodd bynnag, gall hon fod yn neges sy'n anodd ei chyfleu mewn ffordd syml, yn enwedig mewn cartrefi lle y mae gan yr unigolion etholfreintiau gwahanol. 
• Gwybodaeth am ddyddiadau cau ar gyfer cofrestru ar gyfer etholiadau sydd i ddod – mae ein profiad o anfon negeseuon at ddefnyddwyr drwy brofion defnyddwyr yn awgrymu bod y math hwn o wybodaeth yn fwyaf effeithiol pan fod cysylltiad agos rhwng yr alwad i weithredu a'r neges, er enghraifft, pan wneir cais i gofrestru yn agos at y dyddiad cau. Pan fo'r dyddiad cau mewn ychydig wythnosau neu fisoedd, mae risg na fydd y rhai sy'n derbyn y llythyr yn gweithredu. Gallai cyfeiriad at ddyddiadau cau ar gyfer cofrestru beri dryswch hefyd i'r rhai sydd wedi cofrestru eisoes, gan arwain at fwy nag un cais. 
• Dewis o ran y gofrestr agored – nid yw gwybodaeth am y gofrestr agored yn uniongyrchol berthnasol i etholiad sydd i ddod. Gallai'r cwestiynau a ofynnir yn sgil hyn olygu y byddai llai o adnoddau ar gael i gofrestru etholwyr o bosibl.  

Amlenni

Mae ein profiad o brofi deunyddiau cofrestru drwy brofion defnyddwyr wedi dangos bod pobl yn fwy tebygol o agor amlen os yw'n edrych yn swyddogol a'i fod yn frown. Gallwch wella'r siawns y caiff yr amlen ei hagor drwy gynnwys testun sy'n pwysleisio pwysigrwydd yr ohebiaeth: e.e.  ‘GWYBODAETH BWYSIG WEDI'I HAMGÁU’.

Bydd ymgyrchoedd y Comisiwn sy'n codi ymwybyddiaeth y cyhoedd yn defnyddio'r brand ‘Dy bleidlais di – paid colli dy gyfle’. Drwy adlewyrchu hyn ar yr amlen, bydd mwy o gydnabyddiaeth a chaiff eich neges leol chi ei chysylltu ag unrhyw neges gofrestru genedlaethol.