Safonau Perfformiad ar gyfer Swyddogion Canlyniadau

Pa fewnbwn sydd ei angen?

Dealltwriaeth Swyddogion Canlyniadau o'u rôl a'u cyfrifoldebau, a'r broses o'u cyflawni

Rheoli a goruchwylio'r gwaith o gynnal etholiadau, gan gynnwys amrywiaeth o swyddogaethau statudol y Swyddog Canlyniadau, a dealltwriaeth o'r dirwedd strategol, gan gynnwys unrhyw newidiadau deddfwriaethol a fydd yn effeithio ar gyflawniad

Ymgysylltu â rhanddeiliaid

Meithrin a chynnal cydberthnasau cryf â rhanddeiliaid allweddol

Cynllunio

Cynnal cynlluniau ar gyfer darparu etholiadau, boed yn rhai a drefnwyd neu'n rhai nas trefnwyd, gan sicrhau y cânt eu hadolygu'n barhaus

Adnoddau

Nodi a dyrannu cyllideb a staff parhaol; a rheoli contractwyr a chyflenwyr

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Deall cyfrifoldebau statudol

• Caiff etholiadau eu cynnal yn unol â deddfwriaeth, canllawiau a chyfarwyddiadau (lle cânt eu cyflwyno)  
• Caiff gwybodaeth a dealltwriaeth Swyddogion Canlyniadau ynghylch y rôl a'r cyfrifoldebau eu datblygu a'u cynnal, gan gynnwys drwy hyfforddiant 
• Caiff dirprwyon eu penodi'n ffurfiol, gan sicrhau bod trefniadau dirprwyo clir ar waith ac y caiff rolau eu neilltuo a'u deall

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Ymwybyddiaeth o ganllawiau a deddfwriaeth
• Cofnodion o hyfforddiant/cyfarfodydd a fynychwyd 
• Tystiolaeth o sicrhau ansawdd y broses etholiadol gyfan
• Hysbysiad am benodiad dirprwyon

Datblygu a chynnal cynlluniau cyflawni cadarn

• Sefydlu tîm prosiect i gefnogi paratoadau ar gyfer etholiadau a'r broses o'u cynnal
• Cynlluniau clir ar waith, gydag amcanion a mesurau llwyddiant 
• Cynllunio wrth gefn er mwyn sicrhau parodrwydd ar gyfer digwyddiadau nas trefnwyd
• Cynllunio parhad busnes
• Cofrestr risg ar waith, risgiau'n cael eu monitro a mesurau lliniaru wedi'u nodi a'u rhoi ar waith
• Recriwtio bob  staff angenrheidiol a nodi anghenion hyfforddi
• Trefniadau cadarn ar waith ar gyfer rheoli materion
• Cyrchu cyllid priodol

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Agendâu clir a chofnodion ar gyfer cyfarfodydd timau prosiect, i gefnogi ffocws ar ganlyniadau 
• Dogfennaeth cynllunio prosiect a adolygir yn rheolaidd
• Gwerthusiad o ddigwyddiadau blaenorol a nodi gwersi a ddysgwyd
• Dadansoddiad o'r cyd-destun ehangach y caiff etholiadau eu cynnal ynddo
• Cynlluniau olyniaeth a gaiff eu monitro'n rheolaidd
• Dadansoddiad o anghenion hyfforddiant a chofnodion o hyfforddiant 
• Cysoni costau prosiectau yn erbyn y gyllideb sydd ar gael

Gweithio gyda chontractwyr a chyflenwyr, yn fewnol ac yn allanol

• Nodi gwasanaethau allanol sydd eu hangen
• Caffael gwasanaethau
• Datblygu contractau a rheoli'r broses o'u cyflawni

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Cofnodion o benderfyniadau caffael ffurfiol
• Contractau ar waith â phob cyflenwr, gyda dulliau i reoli a monitro perfformiad 
• Adnoddau monitro contractau a dulliau uwchgyfeirio, gan gynnwys cofnod o faterion cyflenwyr, cofrestrau risg a sicrwydd o gynlluniau parhad busnes cyflenwyr
• Cytundebau lefel gwasanaeth

Cynnal cydberthnasau effeithiol â rhanddeiliaid allweddol

• Ymgysylltu â rhanddeiliaid allweddol ynghylch cynlluniau
• Ymgysylltu'n barhaus â rhanddeiliaid drwy gydol y broses o gynnal etholiadau

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Cofnodion cyfarfodydd â rhanddeiliaid
• Ymgynghori â rhanddeiliaid lleol ar gynlluniau a threfniadau etholiadau, a chael adborth ganddynt
• Asesiad o ofynion hygyrchedd lleol a dealltwriaeth amlwg o anghenion
• Cofnodion o faterion neu bryderon a godwyd gan randdeiliaid a datrysiadau a roddwyd ar waith
• Gwerthusiad o adborth rhanddeiliaid allweddol

Cydgysylltu a rheoli'r etholiad (gan Swyddogion Canlyniadau â phŵer cyfarwyddo)

• Gweithio ar draws ffiniau awdurdodau lleol gyda Swyddogion Canlyniadau eraill i ddatblygu canllawiau a chyflwyno cyfarwyddiadau lle bo angen er mwyn helpu i gynnal etholiadau mewn modd cyson 
• Ymgysylltu â Swyddogion Canlyniadau lleol ynghylch y trefniadau sydd ar waith ganddynt ar gyfer cynnal etholiadau yn eu hardal

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Cynlluniau ar gyfer cyfathrebu â Swyddogion Canlyniadau lleol    Cynlluniau ar gyfer cydgysylltu a darparu gweithgarwch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd ac ymgysylltu ag etholwyr drwy'r ardal etholiadol gyfan
• Trefniadau ar gyfer coladu canlyniadau
• Cofnodion o unrhyw ganllawiau a gyhoeddwyd ac a yw'r pŵer i roi cyfarwyddiadau wedi cael ei ddefnyddio a sut
• Dadansoddiad o adborth ar ôl yr etholiad 

Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud?

• Rhoi profiad cyson ac o safon i etholwyr, ymgeiswyr ac asiantiaid  
• Sicrhau hyder y cyhoedd mewn prosesau etholiadol a'u boddhad gyda'r prosesau hynny
• Timau sy'n darparu gwasanaethau etholiadol yn cael eu cefnogi'n effeithiol i gyflawni prosesau etholiadol
• Mae gan y Swyddog Canlyniadau y sgiliau, y wybodaeth a'r dylanwad cywir i gefnogi'r gwaith o gynnal etholiadau yn effeithiol

Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

• Caiff digwyddiadau eu cynnal yn unol â deddfwriaeth 
• Caiff etholiadau eu cynnal heb her gyfreithiol i weinyddiaeth y bleidlais
• Dadansoddi gwydnwch, gallu a chapasiti timau
• Dadansoddi adborth ar y broses o gynnal etholiadau ac unrhyw gwynion a gafwyd
• Perfformiad yn erbyn y mesurau a'r amcanion a nodir yn eich cynlluniau prosiectau

Pa fewnbwn sydd ei angen?

Dealltwriaeth Swyddogion Canlyniadau o'u rôl a'u cyfrifoldebau, a'r broses o'u cyflawni

Rheoli a goruchwylio'r gwaith o gynnal etholiadau, gan gynnwys amrywiaeth o swyddogaethau statudol y Swyddog Canlyniadau

Cynllunio

Cynnal cynlluniau ar gyfer darparu etholiadau, gan sicrhau y cânt eu hadolygu'n barhaus a'u defnyddio i gefnogi cyflawniad

Ymgysylltu â rhanddeiliaid

Sefydlu a chynnal perthnasoedd cryf â rhanddeiliaid allweddol

Adnoddau

Nodi a dyrannu cyllideb a staff dros dro; a rheoli contractwyr a chyflenwyr.

Hyfforddiant

Nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol 

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Darparu gwybodaeth i sicrhau bod pleidleiswyr yn deall sut y gallant gymryd rhan

• Datblygu a chyflwyno strategaeth ymwybyddiaeth y cyhoedd, gan sicrhau bod etholwyr yn cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt i ddeall sut y gallant gymryd rhan
• Sicrhau bod yr holl ddeunyddiau gofynnol ar gyfer etholiad yn gywir, hygyrch ac ar gael cyn gynted ag y bo'n ymarferol

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Dadansoddiad o ddulliau cyfathrebu gwahanol, er mwyn helpu i dargedu negeseuon 
• Tystiolaeth o weithio gyda phartneriaid i godi ymwybyddiaeth y cyhoedd
• Cyfraddau gwrthod papurau pleidleisio a chyfraddau gwrthod pleidleisiau post, gan gyfrannu at ddealltwriaeth o p'un a yw pleidleiswyr wedi llwyddo i ddilyn y cyfarwyddiadau
• Adborth gan staff gorsafoedd pleidleisio a data yn ymwneud â'r rhai nad oeddent yn gallu pleidleisio am nad oedd y manylion adnabod priodol ganddynt (mewn etholiadau perthnasol)
• (Cymru yn unig) Cynlluniau sydd ar waith i sicrhau y caiff yr holl wybodaeth i etholwyr ei darparu'n gyfartal yn Gymraeg ac yn Saesneg, gan gynnwys holl ddeunyddiau etholiad

Cynhyrchu deunyddiau etholiad

• Cynhyrchu a chyhoeddi hysbysiadau etholiad
• Cynhyrchu a dosbarthu cardiau pleidleisio 
• Prawfddarllen deunyddiau etholiad 
• Cynhyrchu papurau pleidleisio

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Cywirdeb hysbysiadau statudol
• Gwybodaeth am ddull dosbarthu cardiau pleidleisio a phecynnau pleidleisio drwy'r post, ac amseru'r prosesau hyn
• Cywirdeb ac amseroldeb deunyddiau etholiad:
  • Cofnod o drefniadau ar gyfer gosod y gwaith o gynhyrchu a dosbarthu cardiau pleidleisio, pleidleisiau post a phapurau pleidleisio ar gontract allanol
  • Cofnod o brosesau prawfddarllen
  • Enghreifftiau o ddeunyddiau etholiad
  • Cofnod o brosesau diogelu data

Rheoli pleidleisio absennol

• Cynhyrchu a dosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post
• Agor a phrosesu pleidleisiau post a ddychwelir 

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Cywirdeb ac amseroldeb pecynnau pleidleisio drwy'r post:
  • Cofnod o drefniadau ar gyfer gosod y gwaith o gynhyrchu a dosbarthu papurau pleidleisio drwy'r post ar gontract allanol
  • Trywydd archwilio o gyflwyno pleidleisiau post
  • Cofnod o brosesau gwirio
  • Cofnodion o bleidleisiau post a anfonwyd â llaw i swyddfeydd y cyngor
  • Cofnodion cywir o achlysuron agor amlenni pleidleisiau post, gan gynnwys trywyddau archwilio o bleidleisiau post a gaiff eu hagor, eu dilysu a'u gwrthod

Rheoli pleidleisio'n bersonol

• Identifying and booking suitable polling stations 
• Assessing accessibility of polling stations 
• Identifying and providing equipment to support voters with accessibility needs
• Ensuring polling stations are set up and staff are trained to support voters to vote independently and in secret 
• Ensuring appropriate staffing levels at polling stations 
• Providing training for polling station staff

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Rhestrau gwirio gwerthuso ar gyfer gorsafoedd pleidleisio er mwyn dangos eu bod yn addas i'w defnyddio
• Cynllun gorsafoedd pleidleisio
• Y ffordd yr eir ati i bennu etholwyr a staff i orsafoedd pleidleisio 
• Rhestrau gwirio o'r cyfarpar sydd ei angen mewn gorsafoedd pleidleisio
• Dadansoddiad o anghenion pleidleiswyr i lywio penderfyniadau am gyfarpar a ddarperir i helpu pobl i bleidleisio 
• Adborth gan bleidleiswyr a grwpiau lleol â diddordeb ar gyfarpar a ddarperir i helpu pobl i bleidleisio
• Canllawiau/hyfforddiant i staff gorsafoedd pleidleisio 
• Cofnodion o'r rhai y gwrthodwyd rhoi papur pleidleisio iddynt, yn ôl rheswm
• Cofnodion o bleidleisiau post a gyflwynir â llaw i orsafoedd pleidleisio

Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud?

• Mae pleidleiswyr yn deall y ffyrdd gwahanol y gallant fwrw eu pleidlai
• Gall pleidleiswyr fwrw eu pleidlais gan ddefnyddio'r dull a ffefrir ganddynt  
• Gall pleidleiswyr fwrw eu pleidlais yn gyfrinachol mewn gorsafoedd pleidleisio
• Caiff rhwystrau i bleidleisio eu lleihau

Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

• Gweithgareddau gwerthuso ymwybyddiaeth y cyhoedd
• Dadansoddi adborth a chwynion gan bleidleiswyr cymwys, staff, ymgeisywr ac asiantiaid 
• Dadansoddi data sydd ar gael sy'n ymwneud â phleidleiswyr nad ydynt wedi gallu bwrw eu pleidlais (er enghraifft, am nad oedd manylion adnabod priodol ganddynt (mewn etholiadau perthnasol))
• Ni chaiff unrhyw bleidleiswyr eu hatal rhag bwrw eu pleidlais oherwydd anhygyrchedd trefniadau gorsafoedd pleidleisio

Pa fewnbwn sydd ei angen?

Dealltwriaeth Swyddogion Canlyniadau o'u rôl a'u cyfrifoldebau, a'r broses o'u cyflawni

Rheoli a goruchwylio'r gwaith o gynnal etholiadau, gan gynnwys amrywiaeth o swyddogaethau statudol y Swyddog Canlyniadau

Cynllunio

Cynnal cynlluniau ar gyfer darparu etholiadau, gan sicrhau y cânt eu hadolygu'n barhaus a'u defnyddio i gefnogi cyflawniad

Ymgysylltu â rhanddeiliaid

Meithrin a chynnal cydberthnasau cryf â rhanddeiliaid allweddol 

Hyfforddiant

Mae staff yn deall eu cyfrifoldebau mewn perthynas â'r prosesau i'w dilyn i ymgeiswyr sydd am sefyll etholiad

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Rhoi gwybodaeth i helpu unrhyw un sy'n dymuno sefyll fel ymgeisydd i ddeall yr hyn y mae angen iddo ei wneud

• Sicrhau bod prosesau etholiadol yn hygyrch i bawb a bod pobl yn ymwybodol ohonynt 
• Rhoi gwybodaeth a chanllawiau i bleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid 
• Cynnig sesiynau briffio i ymgeiswyr ac asiantiaid
• Casglu adborth gan gyfranogwyr er mwyn llywio gwelliant parhaus

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Cofnod o bresenoldeb mewn sesiynau briffio
• Gwerthusiad o adborth gan ymgeiswyr ac asiantiaid ar y wybodaeth/sesiynau briffio a roddwyd i'r rhai hynny a oedd am sefyll etholiad 
• Dadansoddiad o ymholiadau am brosesau gan ymgeiswyr ac asiantiaid er mwyn helpu i ddarparu gwybodaeth berthnasol
• Nifer y papurau enwebu a wrthodwyd gan y Swyddog Canlyniadau, yn ôl rheswm

Gweinyddu'r broses enwebu

• Cynnal gwiriadau anffurfiol
• Penderfynu ar bapurau enwebu
• Cau prosesau enwebu
• Sicrhau bod papurau pleidleisio yn gywir 

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Cofnodion o drefniadau sydd ar waith i ymgeiswyr ofyn am gael gwirio eu henwebiadau'n anffurfiol
• Amseroldeb a chywirdeb cyhoeddi'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd 
• Cywirdeb y papur pleidleisio 
• Asesiad o ofynion GDPR a chofnodion o'r ffordd y caiff data personol a geir eu rheoli fel rhan o'r broses enwebu

Rheoli mynediad at brosesau etholiadol er mwyn sicrhau tryloywder a'r gallu i graffu arnynt

• Derbyn hysbysiadau o benodi asiantiaid pleidleisio, post a chyfrif
• Darparu gwybodaeth mewn perthynas â gorsafoedd pleidleisio, sesiynau agor amlenni pleidleisiau post a'r cyfrif (cynllun yr adeilad, dogfennau am brosesau, ac ati)

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Cofnod o'r rheini y mae hawl ganddynt i fod yn bresennol mewn prosesau etholiadol
• Gwybodaeth a roddir i'r rhai sy'n bresennol

Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud?

• Mae ymgeiswyr yn ymwybodol o'r broses y mae angen iddynt ei dilyn er mwyn sefyll etholiad
• Caiff enwebiadau eu prosesu'n gywir a chaiff pawb a gaiff eu henwebu'n ddilys eu cynnwys ar y papur pleidleisio
• Mae ymgeiswyr ac asiantiaid penodedig yn ymwybodol o'u hawl i fynychu prosesau etholiadol a gallant gyflawni eu rôl graffu yn effeithiol

Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

• Dim gwallau ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd na'r papurau pleidleisio
• Dadansoddi adborth a chwynion gan ymgeiswyr, asiantiaid neu bleidiau

Pa fewnbwn sydd ei angen?

Dealltwriaeth Swyddogion Canlyniadau o'u rôl a'u cyfrifoldebau, a'r broses o'u cyflawni

Rheoli a goruchwylio'r gwaith o gynnal etholiadau, gan gynnwys amrywiaeth o swyddogaethau statudol y Swyddog Canlyniadau

Cynllunio

Cynnal cynlluniau ar gyfer darparu etholiadau, gan sicrhau y cânt eu hadolygu'n barhaus a'u defnyddio i gefnogi cyflawniad

Ymgysylltu â rhanddeiliaid

Meithrin a chynnal cydberthnasau cryf â rhanddeiliaid allweddol a rheoli prosesau cyfathrebu â nhw 

Adnoddau

Nodi a dyrannu cyllideb a staff 

Hyfforddiant

Nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Achlysuron agor amlenni pleidleisiau post

• Prosesu pleidleisiau post a gaiff eu dychwelyd yn gywir
• Dilysu dynodwyr pleidleisiau post

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Trywydd archwilio ar gyfer derbyn ac agor pecynnau pleidleisio drwy'r post
• Trefniadau ar gyfer storio a chludo pleidleisiau post a gaiff eu dychwelyd yn ddiogel
• Nifer y pleidleisiau post a gaiff eu gwrthod, yn ôl rheswm
• Gwybodaeth am gynllun lleoliadau agor amlenni pleidleisiau post
• Cofnodion o'r rheini y mae hawl ganddynt i fod yn bresennol 

Rheoli'r broses ddilysu a chyfrif

• Datblygu cynllun y lleoliad a phrosesau er mwyn sicrhau y gellir cynnal proses gyfrif hygyrch a thryloyw
• Rheoli presenoldeb yn y broses ddilysu a chyfrif
• Rheoli'r prosesau dilysu a chyfrif
• Rheoli cyswllt â'r cyfryngau

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Gwerthusiad o leoliadau a phrosesau cyfrif blaenorol
• Asesiad o anghenion mynediad, gan gymryd camau i fynd i'r afael ag unrhyw faterion
• Gwybodaeth am gynllun lleoliadau cyfrif
• Trywydd archwilio ar gyfer derbyn ac agor blychau pleidleisio
• Trywyddau archwilio o brosesau cyfrif 
• Nifer y papurau pleidleisio a gaiff eu gwrthod ar gyfer pob digwyddiad pleidleisio, yn ôl rheswm
• Strategaeth ar gyfer ymdrin â chyswllt rhagweithiol ac adweithiol â'r cyfryngau

Rheoli'r broses o ddatgan canlyniadau

• Sicrhau bod datganiadau yn gywir ac yn hygyrch
• Sicrhau y caiff canlyniadau eu cyhoeddi'n gywir ac yn amserol 

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Prosesau sydd ar waith i sicrhau ansawdd canlyniadau
• Datganiadau cywir o ganlyniadau (yn Gymraeg ac yn Saesneg yng Nghymru)
• Trywyddau archwilio o waith papur dilysu a chyfrif
• Datganiad o ganlyniadau (yn Gymraeg ac yn Saesneg yng Nghymru) a lle y cânt eu cyhoeddi

Cynnal uniondeb etholiadol

• Sicrhau diogelwch deunyddiau etholiad 
• Ymgysylltu â phwynt cyswllt unigol yr heddlu lleol
• Datblygu cynllun twyll/uniondeb a gweithio gyda'r awdurdodau priodol i gefnogi'r gwaith o ymchwilio i unrhyw honiadau o dwyll etholiadol/materion uniondeb

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

• Cofrestr risg yn dangos risgiau diogelwch a mesurau lliniaru cysylltiedig
• Cynllun twyll/uniondeb, gan gynnwys asesiadau risg a mesurau lliniaru 
• Honiadau o dwyll etholiadol/materion uniondeb a gaiff eu hatgyfeirio at yr heddlu

Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud?

• Mae pleidleiswyr yn hyderus y caiff eu pleidlais ei chyfrif yn y ffordd a fwriadwyd
• Mae ymgeiswyr ac asiantiaid yn hyderus bod y canlyniad yn gywir
• Mae pawb sydd wedi arsylwi ar yr etholiad yn hyderus bod yr etholiad wedi cael ei gynnal yn briodol
• Gall pleidleiswyr gael gafael ar ganlyniadau'r etholiad yn hawdd
• Mae pleidleiswyr yn hyderus bod eu pleidlais yn ddiogel 

Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

• Caiff etholiadau eu cynnal heb her gyfreithiol i weinyddiaeth y bleidlais
• Dadansoddi adborth a chwynion gan ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr eraill 
• Mae canlyniadau etholiadau yn gywir ac ar gael yn hawdd
• Dadansoddi data'r heddlu mewn perthynas â honiadau o dwyll etholiadol/materion uniondeb