Safonau Perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol

Overview

Mae ein hadroddiadau yn asesu pa mor effeithiol mae'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cyflawni eu dyletswydd o gynnal cofrestrau etholiadau cywir a chyflawn.

Gweld fersiwn hygyrch y safonau

Pa fewnbwn sydd ei angen?

Dealltwriaeth Swyddogion Cofrestru Etholiadol a chyflawni'r rôl a'r cyfrifoldebau 
Rheoli a goruchwylio'r gwaith o ddarparu'r gwasanaeth cofrestru etholiadol, gan gynnwys swyddogaethau statudol y Swyddog Cofrestru Etholiadol, ac ymgysylltu â rhanddeiliaid

Cynllunio

Cynnal cynllun ar gyfer cofrestru drwy gydol y flwyddyn, gan sicrhau y caiff ei adolygu'n gyson a'i werthuso, gan fwydo'r gwersi a ddysgwyd yn ôl, a chofrestr risgiau a phroblemau, gan nodi unrhyw risgiau i weithrediad effeithiol eich cynllun cofrestru a chamau gweithredu lliniarol cyfatebol

Adnoddau

Nodi a dyrannu cyllideb a staff ar gyfer gweithgareddau cofrestru etholiadol 

Hyfforddiant

Nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Nodi'r rhai nad ydynt wedi cofrestru, gan gynnwys grwpiau anodd eu cyrraedd

  • Defnyddio'r data sydd ar gael a ffynonellau gwybodaeth, nodi'r rhai nad ydynt wedi cofrestru, gan gynnwys grwpiau anodd eu cyrraedd 
  • Datblygu a chynnal strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd, gan sicrhau bod gweithgareddau cynlluniedig wedi'u teilwra i ddiwallu anghenion grwpiau gwahanol o etholwyr

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Dadansoddi cwmpas a defnyddioldeb y data a'r wybodaeth 
  • Dadansoddi'r ardal gofrestru ar lefel ward
  • Nodi ardaloedd â blaenoriaeth er mwyn targedu gweithgarwch cofrestru 
  • Gwerthuso sianeli a dulliau cyfathrebu, gan gynnwys dadansoddiad cost a budd o weithgarwch blaenorol, gan gefnogi'r gwaith o ddatblygu strategaeth ymgysylltu a gweithgareddau

Ymgymryd â gweithgarwch cofrestru drwy'r flwyddyn

  • Cynnal y gronfa ddata eiddo
  • Cysylltu ag etholwyr cymwys posibl, gan gynnwys cynnal gwaith i dargedu grwpiau anodd eu cyrraedd  
  • Sicrhau bod y rhai nad ydynt yn gymwys i gael eu cofrestru mwyach yn cael eu nodi a'u tynnu oddi ar y gofrestr
  • Datblygu a gweithredu prosesau i nodi a mynd i'r afael â materion uniondeb posibl
  • Rheoli etholwyr categori arbennig

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Nifer yr eiddo â rhif cyfeirnod eiddo unigryw (UPRN)/fel canran o'r eiddo
  • Dadansoddi unrhyw faterion y rhoddir gwybod amdanynt o ran dyrannu eiddo i ddosbarthiadau pleidleisio er mwyn adlewyrchu ffiniau etholiadol perthnasol 
  • Cywirdeb a defnyddioldeb y ffynonellau data a ddefnyddir
  • Dadansoddi cyfraddau ymateb yn ôl sianel er mwyn deall effaith gwahanol ddulliau gweithredu
  • Nifer y Gwahoddiadau i Gofrestru a anfonwyd (yn ôl sianel)
  • Nifer y Gwahoddiadau i Gofrestru y dilynwyd eu trywydd
  • Nifer y gwahoddiadau i gofrestru nad ymatebwyd iddynt ar ôl y camau atgoffa ac ymweliad personol
  • Nifer yr etholwyr nad yw eu manylion adnabod wedi'u dilysu ac nad ydynt wedi darparu tystiolaeth ddogfennol eto  yn ôl math e.e. etholwyr cyffredin, etholwyr tramor ac ati Nifer y ceisiadau cofrestru a gafwyd yn ôl math e.e. etholwyr cyffredin, etholwyr tramor ac ati Nifer yr ychwanegiadau at y gofrestr yn ôl math e.e. etholwyr cyffredin, etholwyr tramor ac ati 
  • Nifer yr adolygiadau cofrestru a'r nifer y cafodd eu henwau eu dileu o ganlyniad i hynny 
  • Nifer y dileadau nad oeddent o ganlyniad i adolygiad, yn ôl math
  • Nifer y ceisiadau cofrestru a ailgyfeiriwyd at yr heddlu
  • Nifer y ceisiadau adnewyddu a anfonwyd yn ôl math o etholwr 
  • Nifer y ceisiadau etholwyr categori arbennig (ceisiadau newydd a cheisiadau adnewyddu) a broseswyd, gan grwpiau etholwyr gwahanol (tramor, gwasanaeth ac ati) 
  • Nifer yr etholwyr categori arbennig a adnewyddwyd  yn ôl math o etholwr

Gweinyddu'r canfasiad

  • Defnyddio data a gwybodaeth, nodi'r dull mwyaf priodol i ganfasio eiddo yn eich ardal
  • Gwneud trefniadau i ddarparu'r gweithgareddau canfasio a gynlluniwyd
  • Ymgymryd â'r gweithgareddau canfasio a gynlluniwyd

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Cywirdeb a defnyddioldeb y ffynonellau data lleol a ddefnyddir
  • Canlyniadau paru data (cenedlaethol a lleol) 
  • Nifer yr aelwydydd a fwriadwyd ar gyfer pob llwybr
  • Dadansoddi'r sianeli cyfathrebu sydd ar gael (e-gyfathrebu, ffôn, post ac ati), er mwyn llywio'r cyswllt ag eiddo unigol
  • Nifer yr aelwydydd a ganfasiwyd, yn ôl llwybr a sianel 
  • Nifer yr ohebiaeth a anfonwyd, yn ôl llwybr a sianel
  • Nifer yr ymatebion, yn ôl llwybr a sianel
  • Asesu llwyddiant y sianeli cyfathrebu canfasio a ddefnyddiwyd 
  • Nifer y canfaswyr a recriwtiwyd ac a hyfforddwyd
  • Gwerthusiad o berfformiad canfaswr

Gweinyddu’r broses Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr

  • Datblygu a chynnal strategaeth ymgysylltu ar gyfer y rheiny sy’n llai tebygol o fod â cherdyn adnabod gofynnol, ar sut i gael Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr.
  • Prosesu ceisiadau am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr
  • Rheoli cynhyrchiad a dosbarthiad Tystysgrifau Awdurdod Pleidleisiwr dros dro
  • Prosesu ceisiadau dogfen Etholwr Dienw

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Adnabod y rheiny sy’n llai tebygol o fod â cherdyn adnabod, gan gefnogi targedu gweithgarwch
  • Gwerthuso sianeli a dulliau cyfathrebu, gan gefnogi datblygiad a darpariaeth strategaeth a gweithgareddau ymgysylltu
  • Nifer y ceisiadau am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr a gafwyd yn ôl sianel
  • Nifer y ceisiadau am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr  a broseswyd
  • Nifer y ceisiadau am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr a wrthodwyd 
  • Nifer y Tystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr a anfonwyd 
  • Nifer Tystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr dros dro a anfonwyd
  • Nifer y ceisiadau dogfen Etholwyr Dienw a dderbyniwyd ac a broseswyd
  • Nifer y ceisiadau dogfen Etholwr Dienw a wrthodwyd
  • Nifer y dogfennau Etholwyr Dienw a gyhoeddwyd

Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud?

  • Deall demograffeg yr ardal gofrestru ac anghenion grwpiau o etholwyr yn yr ardal honno, gan alluogi gwasanaethau i gael eu targedu a'u cynllunio i ddiwallu anghenion trigolion
  • Rhwystrau i gofrestru wedi'u lleihau, gan alluogi pob unigolyn cymwys, yn cynnwys y rhai o grwpiau etholwyr gwahanol, i gofrestru
  • Nodi etholwyr newydd posibl a sicrhau eu bod yn cael pob cyfle i gofrestru i bleidleisio
  • Nodi newidiadau yn statws cofrestru unigolion a'u cymhwyso at y gofrestr mewn modd amserol
  • Caiff etholiadau eu cefnogi'n effeithiol gan y gofrestr
  • Gall pleidleiswyr heb gerdyn adnabod cael Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr i’w galluogi i fwrw eu pleidlais yn bersonol

Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Nodi perfformiad yn erbyn y DPAau/amcanion yn eich cynlluniau cofrestru 
  • Gwerthuso gweithgareddau ymgysylltu â'r cyhoedd yr ymgymerwyd â nhw, gan gynnwys newidiadau a wnaed i'r gofrestr o ganlyniad i'r gweithgarwch
  • Newidiadau yn y lefelau cofrestru yn yr ardal gofrestru yn gyffredinol ac o fewn grwpiau a nodwyd, lle na cheir lefelau cofrestru digonol 
  • Asesiad o lefelau'r ychwanegiadau a dileadau, yn ystod y canfasiad a thrwy gydol y flwyddyn
  • Dadansoddiad o flwyddyn i flwyddyn o'r ychwanegiadau a'r dileadau
  • Asesu nifer yr etholwyr cymwys a oedd wedi ceisio pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio, ond nad oeddent wedi gallu gwneud hynny am nad oeddent wedi cofrestru i bleidleisio neu nad oeddent wedi gallu pleidleisio oherwydd nad oedd ganddynt gerdyn adnabod priodol (mewn etholiadau perthnasol)

Pa fewnbwn sydd ei angen?

Dealltwriaeth Swyddogion Cofrestru Etholiadol a chyflawni'r rôl a'r cyfrifoldebau 

Rheoli a goruchwylio'r gwaith o ddarparu'r swyddogaeth pleidleisio absennol, gan gynnwys cyfrifoldebau statudol Swyddog Cofrestru Etholiadol, ac ymgysylltu â rhanddeiliaid 

Cynllunio

Cynnal cynllun drwy gydol y flwyddyn, yn cynnwys trefniadau ar gyfer rheoli'r broses pleidleisio absennol, a chofrestr risgiau a phroblemau, gan nodi unrhyw risgiau i'r broses o gyflawni eich cynllun cofrestru a chamau lliniaru cyfatebol yn effeithiol.

Adnoddau

Nodi a dyrannu cyllideb ar gyfer staff ac ar gyfer gweithgareddau pleidleisio 

Hyfforddiant 

Nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Cefnogi etholwyr i ymgysylltu â'r broses pleidleisio absennol

  • Datblygu a gweithredu cynllun cyfathrebu er mwyn sicrhau bod etholwyr yn ymwybodol o'r opsiynau pleidleisio absennol sydd ar gael iddynt 
  • Sicrhau y gall yr holl etholwyr ddefnyddio'r broses pleidleisio absennol

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Gwerthuso gwybodaeth sydd ar gael i etholwyr eraill am y broses pleidleisio absennol er mwyn eu helpu i ddeall yr opsiynau sydd ar gael iddynt 
  • Nifer y ceisiadau pleidleisio absennol gan grwpiau gwahanol o etholwyr (tramor, gwasanaeth ac ati), yn ôl math (pleidlais bost neu drwy ddirprwy)
  • Nifer a math o gwynion a gafwyd am y gallu i ddefnyddio'r broses pleidleisio absennol gan grwpiau etholwyr gwahanol (arferol, tramor, gwasanaeth ac ati.)

Gweinyddu prosesau pleidleisio absennol

  • Prosesu ceisiadau newydd  
  • Prosesu newidiadau y gofynnwyd amdanynt i'r dewisiadau pleidleisio absennol
  • Cynnal cofnodion a rhestrau pleidleisio absennol
  • Ymgymryd â’r broses adnewyddu/ailymgeisio pleidleisiau post (pan yn berthnasol)
  • Datblygu a gweithredu prosesau i nodi a mynd i'r afael â materion uniondeb posibl

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Nifer y ceisiadau pleidlais absennol a gafwyd yn ôl sianel 
  • Nifer y ceisiadau pleidlais absennol a gafwyd yn ôl math (pleidlais bost neu drwy ddirprwy)
  • Nifer y ceisiadau pleidlais absennol a wrthodwyd
  • Nifer y cofrestriadau pleidlais absennol a gadarnhawyd
  • Nifer y newidiadau i'r trefniadau pleidleisio a broseswyd
  • Nifer yr hysbysiadau adnewyddu pleidlais absennol a anfonwyd ac y dilynwyd eu trywydd, a nifer yr ymatebion a broseswyd  yn ôl math e.e. etholwyr cyffredin, etholwyr tramor ac ati Nifer y ceisiadau pleidlais bost i bleidleisiau post cael eu hailgyfeirio i un cyfeiriad
  • Nifer y ceisiadau post o un cyfeiriad
  • Nifer y ceisiadau pleidlais drwy ddirprwy o un cyfeiriad
  • Nifer y ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy mewn argyfwng yn ôl math
  • Nifer y ceisiadau a ailgyfeiriwyd at yr heddlu i ymchwilio iddynt

Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud?

  • Gall etholwyr wneud penderfyniad hyddysg o ran pa ddull pleidleisio sydd orau iddynt
  • Rhwystrau i bleidleisio absennol wedi'u lleihau, gan alluogi pob unigolyn cymwys, yn cynnwys y rhai o grwpiau etholwyr gwahanol, i wneud cais 
  • Nodi newidiadau i drefniadau pleidleisio a'u cymhwyso at y rhestr mewn modd amserol
  • Cynnal uniondeb cofnodion pleidleisio absennol 

Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Nodi perfformiad yn erbyn y DPAau/amcanion yn eich cynlluniau 
  • Dadansoddi cwynion ac adborth a gafwyd am y gallu i ddefnyddio'r broses pleidleisio absennol
  • Asesu nifer a mathau o wallau yn y rhestrau pleidleiswyr absennol

Pa fewnbwn sydd ei angen?

Dealltwriaeth Swyddogion Cofrestru Etholiadol a chyflawni'r rôl a'r cyfrifoldebau

Rheoli a goruchwylio'r gwaith o ddarparu'r cofrestrau etholiadol, gan gynnwys swyddogaethau statudol Swyddog Cofrestru Etholiadol, ac ymgysylltu â rhanddeiliaid

Cynllunio

Cynnal cynllun drwy gydol y flwyddyn, yn cynnwys manylion cyhoeddi a chyflenwi'r gofrestr a threfniadau ar gyfer rheoli systemau'n ddiogel, a chofrestr risgiau a phroblemau, gan nodi unrhyw risgiau i'r broses o gyflawni eich cynllun cofrestru a chamau lliniaru cyfatebol yn effeithiol

Adnoddau 

Nodi a dyrannu cyllideb a staff ar gyfer gweithgareddau cofrestru etholiadol 

Hyfforddiant

Nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Cyhoeddi a chyflenwi'r gofrestr etholiadol

  • Cynnal cofnod o'r rhai sy'n gymwys i gael y rhestr etholiadol
  • Cyflenwi'r gofrestr etholiadol yn ddiogel i dderbynwyr
  • Cyflenwi cofrestrau etholiadol mewn modd amserol a chywir i'r Swyddog Canlyniadau i gefnogi'r broses o gynnal etholiadau

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Gwerthuso trefniadau i gyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig a diweddaru'r gofrestr bob mis
  • Gwerthuso trefniadau i gyflenwi'r gofrestr i'r rhai sy'n gymwys i'w chael
  • Nifer y ceisiadau a gafwyd, nifer y ceisiadau a gymeradwywyd a phryd y cawsant eu cyflenwi
  • Llwybrau archwilio sy'n dangos sut a phryd y cafodd data eu trosglwyddo
  • Gwerthuso dulliau o drosglwyddo data
  • Prosesau i sicrhau seiberddiogelwch
  • Amseru'r broses o ddarparu'r cofrestrau
  • Darparu gwybodaeth i'r sawl sy'n derbyn y gofrestr am sut i'w defnyddio'n briodol

Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud?

  • Mae pawb sy'n gymwys i gael y gofrestr yn cael y data yn brydlon ac mewn fformat priodol
  • Mae gan etholwyr hyder yn y ffordd y mae eu data yn cael eu llunio, eu cyrchu a'u defnyddio 
  • Caiff data personol eu prosesu'n gyfreithlon ac yn dryloyw

Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Nodi perfformiad yn erbyn y DPAau/amcanion yn eich cynlluniau
  • Dadansoddi cwynion a gafwyd mewn perthynas â darparu'r cofrestrau
  • Dadansoddi cwynion gan etholwyr am y ffordd y caiff eu data eu prosesu

Ynghylch y safonau

Mae'r safonau newydd arfaethedig yn canolbwyntio o ran y canlyniadau y dylid eu cyflawni, yn hytrach na'r prosesau sy'n cael eu dilyn, gyda'r nod o helpu EROs a'u timau i ddeall effaith eu gweithgareddau cofrestru etholiadol. Dylai hyn helpu EROs i wneud penderfyniadau gwybodus ar ba weithgareddau sy'n cael eu cyflawni, sut mae'r gweithgareddau hyn yn cael eu cyflawni a sut y gellir defnyddio eu hadnoddau cyfyngedig yn effeithlon ac yn effeithiol.

Amcanion y safonau perfformiad

  • Cefnogi EROs a’u timau i gyflawni gwasanaethau cofrestru etholiadol effeithlon ac effeithiol, a’u galluogi i ddangos effaith eu gweithgaredd cofrestru etholiadol
  • Darparu sicrwydd i’r cyhoedd a rhanddeiliaid allweddol (megis pleidiau gwleidyddol ac aelodau etholedig) bod EROs yn gwneud popeth a allant i sicrhau bod pawb sy’n gymwys i bleidleisio ac yn dymuno pleidleisio yn gallu gwneud hynny

Beth mae'r safonau yn eu cynnwys?

Canlyniad:

Mae hwn yn datgan yr amcan bras y dylai EROs geisio ei gyflawni. Mae’r safonau perfformiad yn gosod tri amcan bras y dylai EROs geisio eu cyflawni.

  • Mae cofrestrau etholiadol mor gywir a chyflawn â phosib, gan sicrhau bod pawb sy'n gymwys i bleidleisio ac yn dymuno pleidleisio yn gallu gwneud hynny
  • Mae pleidleisio absennol yn hygyrch gan sicrhau bod pawb sy’n gymwys am bleidlais absennol ac yn bwriadu ei defnyddio wedi eu cynnwys ar y rhestr bleidleisio absennol berthnasol
  • Mae rhanddeiliaid ac etholwyr yn hyderus y caiff cofrestrau etholiadol eu rheoli mewn modd diogel
Pa fewnbwn sydd ei angen?

Mae hyn yn nodi'r adnoddau y bydd angen eu darparu ar gyfer y gwasanaeth fel y gellir cyflawni'r gweithgareddau angenrheidiol. 

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Nid yw hwn yn darparu rhestr gyflawn o’r gweithgareddau, ond yn hytrach grynodeb o’r prif weithgareddau y mae’n debygol y byddai angen i EROs eu cyflawni er mwyn bodloni’r amcan. Mae ein canllawiau ac adnoddau ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol wedi eu dylunio i’w cynorthwyo nhw wrth iddynt bennu’r gweithgareddau penodol y bydd angen ymgymryd â nhw yn eu hamgylchiadau neilltuol.

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

Mae hwn yn amlygu’r data a’r wybodaeth ansoddol a fydd yn helpu i ddangos effaith y gweithgareddau, ac a ddylai fod yn sail i’r modd y mae EROs a’r Comisiwn yn gallu pennu llwyddiant eu gwaith. Eto, nid rhestr gyflawn yw hon, a gellid ategu’r wybodaeth a geir yma gan ddata ychwanegol neu wybodaeth y mae’r ERO yn credu ei bod yn berthnasol i’w berfformiad.

Pa wahaniaeth a wneir?

Mae hwn yn crynhoi’r effeithiau cyfun y mae’r gweithgareddau yn eu cael ac a fyddai, gyda’i gilydd, yn cyfrannu at gyflawniad y canlyniad yn y pen draw. 

Sut gallem benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

Mae hyn yn pennu'r mesurau a fydd yn helpu i ddangos pa wahaniaeth y mae'r gwaith yn ei wneud. Mewn rhai achosion, ni fydd y gwahaniaeth yn syml i'w feintioli na'i fesur fel arall, ac felly efallai bydd yn rhaid dibynnu ar gyfuniad o sawl mesur er mwyn dangos yr hyn y mae'r gwaith yn ei gyflawni. 
 

 

Defnyddio’r Safonau Perfformiad ERO

Rydym am sicrhau bod EROs a’u timoedd yn cael y safonau’n ddefnyddiol wrth ddeall, gwella, ac adrodd am eu perfformiad.

Mae’r safonau wedi eu dylunio i helpu EROs i ddeall effaith eu gweithgareddau ar gyflawniad cyffredinol eu gwasanaethau cofrestru. Dylent hefyd helpu i ganfod lle y gellir gwneud gwelliannau, a chynorthwyo EROs i adrodd am eu perfformiad yn lleol.

Dylai EROs fod yn defnyddio’r data a’r wybodaeth ansoddol a osodwyd allan yn y safonau i’w helpu i ddeall effaith eu gweithgareddau fel y gallant ganfod beth sy’n gweithio a beth nad yw’n gweithio a lle y gellir gwneud gwelliannau. Mae’r fframwaith wedi ei ddylunio i gynorthwyo’r dadansoddi hwn a pheri i EROs ganolbwyntio ar y data a’r wybodaeth allweddol a fydd yn dangos beth sy’n gweithio’n dda a beth nad yw’n gweithio cystal.

Dylai’r safonau hefyd helpu EROs i ddangos yn lleol - p’un ai o fewn awdurdod lleol ERO, i aelodau etholedig, neu yn fwy eang - sut mae’r gweithgareddau y maent yn ymgymryd â nhw yn cyfrannu at ddarparu gwasanaeth cofrestru effeithlon ac effeithiol, ac, yn y pen draw, sut y byddant yn helpu i sicrhau bod pawb sy’n gymwys i bleidleisio ac yn bwriadu pleidleisio yn gallu gwneud felly.