The following guidance has been produced to support the Greater London Returning Officer (GLRO) in planning for and delivering the Greater London Authority (GLA) elections. 

The guidance has been developed in close consultation with London Elects, and the GLRO. It reflects the GLRO’s legal obligations and what we and London Elects believe that GLROs should expect of their staff in preparing for and delivering the GLA elections.

How to use this guidance

This guidance is directed towards the GLRO and highlights the key considerations in planning for the elections and, the areas in which you should liaise with stakeholders (particularly Constituency Returning Officers (CROs) and Borough Returning Officers (BROs)) to inform your planning in order to ensure consistency across London, and the tools you have available to help you achieve this in practice. 
Throughout the guidance we use ‘must’ to refer to a specific legal requirement and ‘may / should’ for recommended practice.

This guidance covers your role and responsibilities as GLRO, the particular context of the GLA elections, planning for the election and highlights aspects of the election process where early preparations can be undertaken.

It also covers specific parts of the election process that you are responsible for delivering, including:

• the nominations process for the Mayor of London election and 
• the election of London-wide Assembly Members
• the election addresses of Mayor of London candidates
• the results collation and the declaration of the Mayor of London and London-wide Assembly results
  after the declaration of the results

The Commission and London Elects have produced separate guidance for Constituency Returning Officers.
 

This guidance is supplemented by resources which can be accessed through links contained in the guidance.

Should you have any questions about the guidance or any other matter relating to the administration of the polls, our London regional team are available to provide on-going support. We also provide an out-of-hours advice service to deal with urgent electoral administration queries in the run up to and immediately following any scheduled elections. Further information on the provision of our out-of-hours service will be provided through our Bulletin for electoral administrators.
 

This section of the guidance covers the appointment of the Greater London Authority Returning Officer (GLRO) as well as the role and responsibilities for those associated with this post. It provides a detailed list of the relevant legislation that the guidance has been written to reflect, and which the GLRO should be familiar with. 

It also contains guidance on the consequences of the breach of official duty and the legislative powers available to the GLRO to use in certain circumstances.  

Finally, this section also contains guidance on the skills and knowledge that is expected to be required of the GLRO.
 

Ceir 40 o ardaloedd heddlu yng Nghymru a Lloegr (heb gynnwys Llundain a Manceinion). Yr Ysgrifennydd Gwladol sy'n gyfrifol am ddynodi Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu ar gyfer pob ardal heddlu, y mae'n rhaid iddo/iddi fod yn Swyddog Canlyniadau Gweithredol dros etholaeth Senedd y DU sydd o fewn ardal yr heddlu yn gyfan gwbl neu'n rhannol.1

Chi sy'n gyfrifol am drefn cynnal etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn gyffredinol, ac am gydgysylltu â Swyddogion Canlyniadau Lleol yn ardal yr heddlu a chyd-drefnu eu gwaith. Mae'r swydd ddisgrifiad a luniwyd gan yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau at ddibenion recriwtio Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn rhoi trosolwg o'u rôl a'u cyfrifoldebau.

Yswiriant ac indemniad

Dylech sicrhau bod gennych yswiriant priodol. Dylech fod yn barod i ddangos prosesau cynllunio a gwneud penderfyniadau cadarn os bydd unrhyw her i'r etholiad a hawliad yn erbyn yw yswiriant hwn. 

Efallai y bydd y tîm yn eich cyngor sy'n ymdrin ag yswiriant yn gallu helpu i bennu pa yswiriant sydd eisoes wedi'i drefnu ac ar gael, a rhoi cyngor ar b'un a ddylid ei ymestyn.

Bydd yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau yn rhoi gwybodaeth am ei pholisi o ran indemnio Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu a Swyddogion Canlyniadau Lleol yn ystod y cyfnod cyn etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu a drefnwyd. 

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, chi sy'n gyfrifol am drefn cynnal etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu neu Gomisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu yn gyffredinol ar gyfer ardal yr heddlu lle y cawsoch eich penodi.

Yn ogystal â'ch dyletswyddau cyfreithiol, chi hefyd sy'n gyfrifol am roi arweiniad a chyd-drefnu gwaith Swyddogion Canlyniadau Lleol er mwyn sicrhau y caiff yr etholiad ei drefnu'n dda a bod pleidleiswyr a'r rhai sy'n sefyll etholiad yn cael gwasanaeth o safon gyson uchel drwy'r ardal heddlu gyfan.

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, rydych yn gyfrifol yn bersonol am yr agweddau penodol canlynol ar etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu:

• cyhoeddi hysbysiad etholiad1
• y gweithdrefnau enwebu2
• annog cyfranogiad3
• sicrhau y cydymffurfir â'r gofynion ynglŷn â chynnwys anerchiadau etholiadol ymgeiswyr a'r gweithdrefnau ar gyfer cyflwyno'r anerchiadau hynny4
• coladu cyfansymiau lleol a chyfrifo'r canlyniad5
• datgan y canlyniad6

Rhoi cyfarwyddiadau

Efallai y byddwch hefyd yn gyfrifol am ddyletswyddau canlynol Swyddog Canlyniadau Lleol drwy roi cyfarwyddyd i'r Swyddog(ion) Canlyniadau Lleol perthnasol: 

• argraffu papurau pleidleisio ar gyfer etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu
• dilysu (er lle mae etholiadau wedi'u cyfuno, y Swyddog Canlyniadau dros yr etholiad arall fydd yn gyfrifol am ddilysu)
• cyfrif pleidleisiau etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu7  

Dylai unrhyw benderfyniad i roi cyfarwyddyd o'r fath gael ei wneud gennych ar gam cynnar yn y broses, ar ôl ymgynghori â'r Swyddogion Canlyniadau Lleol perthnasol, er mwyn sicrhau eglurder i bawb dan sylw a'i gwneud yn bosibl i gynllunio ar gyfer y gweithgareddau hyn a bwrw ymlaen â hwy fel y bo'n briodol. Dylech roi cynllun cyfathrebu ar waith ar gyfer cyfleu unrhyw gyfarwyddiadau a chanllawiau. 

Fel rhan o'ch ystyriaethau dylech ystyried nifer yr ardaloedd pleidleisio yn eich ardal heddlu a faint o weithgareddau y bydd angen i chi ymgymryd â hwy. Os penderfynwch ymgymryd ag unrhyw un o ddyletswyddau'r Swyddog Canlyniadau Lleol, bydd angen i chi sicrhau bod gennych ddigon o adnoddau i'w cyflawni'n effeithiol.

Mae'n rhaid i chi wneud beth bynnag sy'n angenrheidiol i gynnal etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn eich ardal heddlu. Gallwch roi cyfarwyddiadau cyffredinol neu benodol i Swyddogion Canlyniadau Lleol dros unrhyw ardal bleidleisio sydd yn gyfan gwbl neu'n rhannol o fewn ardal yr heddlu ynglŷn â chyflawni eu swyddogaethau mewn perthynas ag etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu, gan gynnwys cyfarwyddiadau sy'n ei gwneud yn ofynnol i Swyddogion Canlyniadau Lleol gymryd camau penodol wrth baratoi ar gyfer etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu a chyfarwyddiadau sy'n ei gwneud yn ofynnol iddynt ddarparu gwybodaeth y maent wedi'i chael neu y mae ganddynt hawl i'w chael i chi. Mae'n ofynnol i Swyddogion Canlyniadau Lleol gydymffurfio ag unrhyw gyfarwyddyd a roddwyd gennych iddynt. Gallwch roi cyfarwyddiadau sy'n gymwys i bob Swyddog Canlyniadau Lleol, neu dim ond i un neu i rai.8

Etholiadau cyfun

Lle y caiff y bleidlais yn yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ei chyfuno â'r bleidlais mewn etholiad arall, ni fydd y Swyddog Canlyniadau Lleol yn gyfrifol am y swyddogaethau cyfun, a fydd yn cyfyngu ar eich pŵer i roi cyfarwyddiadau9 . Dim ond mewn perthynas â'r agweddau hynny ar etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu y maent hwy, fel Swyddogion Canlyniadau Lleol, yn gyfrifol amdanynt y gallwch arfer eich pŵer i gyfarwyddo Swyddogion Canlyniadau Lleol (fel y'i rhestrir yn y pwyntiau bwled uchod). Nid yw'ch pŵer i gyfarwyddo yn gymwys i'r swyddogaethau cyfun hyn y mae Swyddogion Canlyniadau eraill yn ymgymryd â hwy

Fodd bynnag, mae un eithriad a hynny mewn perthynas â dilysu cyfrifon papurau pleidleisio. Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu gallwch gyfarwyddo erbyn pryd y mae'n rhaid i weithdrefnau dilysu ddechrau ac mae'n rhaid i ba Swyddog Canlyniadau bynnag sy'n gyfrifol am gyflawni'r swyddogaeth hon gydymffurfio â'ch cyfarwyddyd.10

Ceir rhagor o ganllawiau ar roi cyfarwyddiadau yn ein hadran ar gynllunio i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu.

Wrth gynnal etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu mae'n bosibl y caiff ei gyfuno ag etholiadau eraill sy'n cael eu cynnal mewn rhannau o Gymru a Lloegr. O ganlyniad, mae'n bosibl y byddai nifer o Swyddogion Canlyniadau â chyfrifoldeb am gyflawni elfennau penodol o'r etholiadau.

Mae'n bosibl bod etholiadau llywodraeth leol (gan gynnwys etholiadau cyngor sir, plwyf a lleol ac etholiadau maerol awdurdod cyfun), a refferenda ar y dreth gyngor a refferenda cynllunio cymdogaeth o bosibl, yn cael eu cynnal mewn rhannau o'r wlad ac, fel y cyfryw, efallai y bydd rhai ardaloedd pleidleisio neu bob ardal bleidleisio o fewn ardal yr heddlu lle y caiff y bleidlais yn etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ei chyfuno â'r bleidlais mewn etholiad arall neu etholiadau eraill.

Swyddog Canlyniadau Llywodraeth Leol  

Y Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol sy'n trefnu etholiadau llywodraeth leol, sydd fel arfer yn uwch swyddog yn yr awdurdod lleol ac yn annibynnol ar yr awdurdod o ran ei swyddogaethau etholiadol.1

Pan fydd etholiadau yn cael eu cyfuno, yn ogystal â bod yn gyfrifol am bob agwedd ar weinyddu etholiadau llywodraeth leol, bydd y Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol hefyd yn gyfrifol am yr elfennau cyfun o'r etholiad, gan gynnwys:2

• darparu gorsafoedd pleidleisio
• penodi a hyfforddi Swyddogion Llywyddu a Chlercod Pleidleisio
• cynnal y bleidlais
• hysbysiad lleoliad gorsafoedd pleidleisio
• cyfarpar gorsafoedd pleidleisio
• hysbysiad gofynion cyfrinachedd gorsafoedd pleidleisio
• llofnodi tystysgrifau cyflogaeth ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio sy'n caniatáu iddynt bleidleisio yn yr orsaf bleidleisio y maent yn gweithio ynddi, yn hytrach na'r un a ddyrannwyd ar eu cyfer
• awdurdodi drwy orchymyn bod personau yn cael eu symud o orsafoedd pleidleisio
• dilysu pob papur pleidleisio  
• lle y penderfynwyd cyfuno'r broses o anfon pleidleisiau post:                              
  • y rhestr rhifau gyfatebol
  • anfon pleidleisiau post gan gynnwys creu copi o'r rhestr o bleidleiswyr post a'r rhestr o bleidleisiwyr post drwy ddirprwy a'i nodi pan y'i hanfonir      
  • agor pleidleisiau post gan gynnwys nodi'r datganiadau pleidleisiau post a ddychwelwyd ar y rhestrau a chadarnhau'r dynodyddion personol ar y datganiadau pleidleisiau post a ddychwelwyd

Mewn refferendwm maerol, refferendwm cynllunio cymdogaeth neu refferendwm ar y Dreth Gyngor, y Swyddog Cyfrif sy'n gweithredu fel Swyddog Canlyniadau etholiadau prif ardal, sy'n gyfrifol am y refferendwm.3

Os mai dim ond refferendwm ac etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu sy'n cael eu cyfuno, dylech gydgysylltu â'r Swyddog Canlyniadau Lleol a'r Swyddog Cyfrif perthnasol yn gynnar yn ystod y broses gynllunio er mwyn trafod cyfrifoldeb am y swyddogaethau cyfun. 

Swyddogion Canlyniadau Sir 

Mewn ardaloedd lle mae etholiadau cyngor sir yn cael eu cynnal, mae'r Swyddog Canlyniadau Sir yn swyddog i'r cyngor sir4 ac yn gyfrifol am bob agwedd ar weinyddu'r etholiad yn ei ardal. Fodd bynnag, yn ymarferol, mae Swyddogion Canlyniadau Sir yn dynodi dirprwy ym mhob cyngor dosbarth yn ardal y sir i gyflawni ei swyddogaethau. Y dirprwy Swyddog Canlyniadau a benodir fel arfer fydd y Swyddog Canlyniadau ar gyfer etholiadau llywodraeth leol ar gyfer y dosbarth penodol hwnnw.    

Pan fydd etholiadau yn cael eu cyfuno, y Swyddog Canlyniadau Llywodraeth Leol fydd yn gyfrifol am yr elfennau cyfun o'r etholiad a ddisgrifir yn y rhestr o bwyntiau bwled uchod. 

Nid oes gan y Swyddog Canlyniadau Sir unrhyw bŵer i gyfarwyddo, ac er mwyn cynnal yr etholiad yn effeithiol yn y sir bydd angen meithrin cydberthnasau gwaith cadarnhaol rhwng y Swyddog Canlyniadau Sir a'r Swyddogion Canlyniadau Dosbarth. 
 

Swyddogion Canlyniadau Lleol

Y Swyddog Canlyniadau Lleol dros etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yw'r unigolyn sy'n gweithredu fel y Swyddog Canlyniadau dros etholiadau lleol yn yr ardal honno.5 Mae'n gyfrifol am drefnu etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn lleol. 

Os na chaiff etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ei gyfuno ag unrhyw etholiad arall, y Swyddog Canlyniadau Lleol fydd yn gyfrifol yn bersonol am drefn cynnal yr etholiad, anfon a derbyn papurau pleidleisio post a dilysu a chyfrif y pleidleisiau yn eu hardal bleidleisio (oni fydd Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu wedi rhoi gwybod y bydd yn gyfrifol am ddilysu a chyfrif pleidleisiau etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn yr ardal bleidleisio).

Lle y caiff etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ei gyfuno ag etholiad arall, y Swyddog Canlyniadau Lleol fydd yr un unigolyn â Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol a bydd yn gyfrifol yn bersonol am y canlynol yn eu hardal bleidleisio:6

• cyfrif pleidleisiau etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ar gyfer eich ardal bleidleisio (oni fydd Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu wedi rhoi gwybod y bydd yn gyfrifol am hyn)
• trosglwyddo canlyniad yr ardal bleidleisio i Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu
  argraffu'r papurau pleidleisio ar gyfer etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (oni fydd y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu wedi rhoi gwybod y bydd yn gyfrifol am hyn)
• rheoli proses y pleidleisiau post yn ystod etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu (ond dim ond os penderfynwyd peidio â chyfuno'r broses o anfon pleidleisiau post etholiadau lleol ac etholiadau Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu)

Rhaid i Swyddogion Canlyniadau hefyd ystyried hygyrchedd i bleidleiswyr mewn gorsafoedd pleidleisio. Mae ein canllawiau ar gymorth i bleidleisio ar gyfer pobl anabl yn rhoi rhagor o wybodaeth.

Swyddog Cofrestru Etholiadol

Y Swyddog Cofrestru Etholiadol sy'n gyfrifol am gynnal y gofrestr etholwyr a rhestrau pleidleiswyr absennol ar gyfer ei ardal awdurdod lleol. Yng Nghymru a Lloegr, mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol fel arfer yn uwch swyddog yn yr awdurdod lleol a gall hefyd gyflawni rôl y Swyddog Canlyniadau.

Rydych hefyd yn ddarostyngedig i ddarpariaethau tordyletswydd swyddogol. Mae hyn yn golygu os byddwch chi neu'ch dirprwyon penodedig yn euog o unrhyw weithred neu anweithred sy'n torri dyletswydd swyddogol, heb achos rhesymol, rydych chi (a/neu hwy) yn agored i dalu dirwy anghyfyngedig os cewch eich euogfarnu'n ddiannod.1

Mae gennych y pŵer i gymryd y cyfryw gamau ag sy'n briodol yn eich barn chi i unioni gweithredoedd neu anweithredoedd sy'n codi mewn cysylltiad ag unrhyw un o swyddogaethau'r etholiadau ac nad ydynt yn unol â'r rheolau.2

Mae'r pŵer hwn yn caniatáu i chi gywiro gwallau gweithdrefnol rydych chi, fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, neu Swyddog Canlyniadau Lleol, Swyddog Cofrestru Etholiadol, Swyddog Llywyddu neu berson sy'n darparu nwyddau neu wasanaethau i chi (neu ddirprwyon unrhyw un o'r rhain) yn eu gwneud. Mae gan Swyddogion Canlyniadau Lleol yr un pŵer i gywiro gwallau gweithdrefnol a dylech sicrhau eu bod yn ymgynghori â chi cyn arfer y pŵer hwn.

Lle rydych chi neu Swyddog Canlyniadau Lleol yn defnyddio'r pŵer hwn i gywiro gwallau gweithdrefnol ar gyfer etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu, dylech sicrhau bod y gwall a'r cam unioni a gymerwyd yn cael eu hesbonio i'r rhai yr effeithir arnynt, gan gynnwys pleidleiswyr ac ymgeiswyr ac asiantau, lle y bo'n gymwys. Dylech sicrhau eich bod cadw cofnod o'r canlynol: 

• unrhyw wallau a nodwyd gan gynnwys beth oedd y gwall a sut y digwyddodd
• effaith y gwall
• unrhyw gyngor a gawsoch chi neu'r Swyddog Canlyniadau Lleol (gan gynnwys cyngor cyfreithiol)
• pa gamau a gymerwyd i gywiro'r gwall, a sut y rhoddwyd gwybod am y rhain

Lle rydych yn unioni gweithred neu anweithred yn llawn drwy ddefnyddio'r pŵer hwn, ni fyddwch yn euog o drosedd o dorri dyletswydd swyddogol.3 Dylech gofio nad yw'r pŵer i gywiro gwallau gweithdrefnol yn ei gwneud yn bosibl i'r pleidleisiau gael eu hailgyfrif ar ôl i'r canlyniad gael ei ddatgan.

Yn ogystal â'ch dyletswyddau cyfreithiol, rydych hefyd yn gyfrifol am roi arweiniad a chyd-drefnu gwaith Swyddogion Canlyniadau Lleol er mwyn sicrhau y caiff yr etholiad ei drefnu'n dda a bod pleidleiswyr a'r rhai sy'n sefyll etholiad yn cael gwasanaeth o safon gyson uchel drwy'r ardal heddlu gyfan.

Dylech sicrhau eich bod yn deall eich swyddogaethau statudol yn glir a'ch bod yn gyfarwydd yn ymarferol â'r ddeddfwriaeth berthnasol. 

Wrth ymgymryd â'r cyfrifoldebau rheoli sy'n gysylltiedig â'ch rôl, dylech wneud y canlynol:

• rhoi arweinyddiaeth i Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu, a ddylai gael ei hategu gan gyngor, canllawiau a hyfforddiant yn ôl yr angen, a chyfleu'n glir sut y byddwn yn monitro hyn er mwyn sicrhau y gellir trefnu'r etholiad yn dda a bod pleidleiswyr yn cael gwasanaeth o safon uchel lle bynnag maent yn pleidleisio. 
• cydgysylltu a gweinyddu'r gwaith o gynllunio'r etholiad ar lefel ardal yr heddlu, yn unol â'r ddeddfwriaeth a chanllawiau a safonau perfformiad y Comisiwn Etholiadol
• cymryd yr holl gamau sydd eu hangen er mwyn sicrhau bod yr awdurdod lleol yn darparu'r adnoddau sydd eu hangen arnoch er mwyn cyflawni'ch rôl, fel y mae'n rhaid iddo ei wneud o dan y gyfraith.
• gorchwylio'r gwaith cynllunio, rheoli prosiect a rheoli risg ar gyfer yr etholiad ar lefel ardal heddlu 
• rhoi canllawiau a chymorth i Swyddogion Canlyniadau Lleol wrth baratoi a chynnal cynllun prosiect a dull rheoli risg priodol ar gyfer yr etholiad
• ystyried sut rydych yn penodi dirprwyon, gan gynnwys y nifer a benodir ac at ba ddibenion rydych yn eu penodi
• sicrhau bod gan Swyddogion Canlyniadau Lleol y cynlluniau a'r trefniadau angenrheidiol ar waith i gynnal yr etholiad yn eu hardal bleidleisio.
• rhoi protocol cyfrif ar waith ynglŷn â sut y bydd gwybodaeth am y broses dilysu a'r cyfrif yn cael ei throsglwyddo rhyngoch chi a'r Swyddogion Canlyniadau Lleol.
• rhoi arweiniad a chymorth i'ch staff, monitro cynnydd a chael adborth rheolaidd ar weithgareddau
• helpu Swyddogion Canlyniadau Lleol i weinyddu'r etholiad a goruchwylio eu gwaith mewn modd priodol, gan gynnwys unrhyw gyfarwyddiadau a roddwyd gennych o bosibl
• monitro perfformiad Swyddogion Canlyniadau Lleol a nodi a goruchwylio unrhyw gamau sydd eu hangen i liniaru unrhyw faterion sy'n codi
• sicrhau bod eich staff, a Swyddogion Canlyniadau Lleol a'u staff hwythau, yn cael hyfforddiant priodol i gyflawni'r rolau y mae angen iddynt eu cyflawni
• sicrhau bod cyfrifon etholiadau yn cael eu cwblhau'n amserol
• cynnal cydberthynas waith effeithiol â'ch Pwynt Cyswllt Unigol yn yr heddlu

Paratowyd y canllawiau hyn drwy ystyried y gofynion a nodwyd yn y ddeddfwriaeth ganlynol (fel y'i diwygiwyd), a dylid eu darllen yn unol â hi:

• Deddfau Cynrychiolaeth y Bobl 1983, 1985 a 2000
• Deddfau Llywodraeth Cymru 1998 a 2006
• Deddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda 2000
• Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001
• Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cyfuno Etholiadau) (Cymru a Lloegr) 2004
• Deddf Gweinyddu Etholiadau 2006
• Rheolau Etholiadau Lleol (Prif Ardaloedd) (Cymru a Lloegr) 2006
• Rheolau Etholiadau Lleol (Plwyfi a Chymunedau) (Cymru a Lloegr) 2006
• Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Etholiadau Maerol) (Cymru a Lloegr) 2007
• Deddf Pleidiau Gwleidyddol ac Etholiadau 2009
• Deddf Diwygio'r Heddlu a Chyfrifoldeb Cymdeithasol 2011
• Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Cynnal Refferenda) (Lloegr) 2012
• Rheoliadau Cynllunio Cymdogaeth (Refferenda) 2012
• Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu 2012
• Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Swyddogaethau Swyddogion Canlyniadau) 2012
• Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Dynodi Awdurdodau Lleol) (Rhif 2) 2012
• Rheoliadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Anghymhwyso) (Darpariaethau Atodol) 2012
• Rheoliadau Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Cyfrifon Swyddogion Canlyniadau) 2012
• Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Taliadau Swyddogion Canlyniadau Lleol a Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu) 2012
• Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Ffurflenni Cymraeg) 2012
• Deddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadau 2013
• Gorchymyn Trosglwyddo Swyddogaethau (Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu) 2015
• Deddf Gweinyddu Etholiadau 2022
• Rheoliadau Adnabod Pleidleiswyr 2022
• Rheoliadau Cymorth i Bleidleisio ar gyfer Personau ag Anableddau (Diwygio) 2022
• Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu a Ffurflenni Cymraeg (Diwygio) 2022
• Gorchymyn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu (Dynodiadau etc.) 2022

Dim ond y ddeddfwriaeth sy'n gymwys ar hyn o bryd ac sy'n uniongyrchol berthnasol i'r canllawiau hyn a gaiff ei chynnwys yn y rhestr uchod. Rydym yn disgwyl deddfwriaeth bellach a fydd yn darparu ar gyfer diwygio rheoliadau trefn cynnal etholiadau, dynodi Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu a ffioedd a thaliadau

Mae deddfwriaeth diogelu data yn gymwys i brosesu pob math o ddata personol. Mae cyfrifoldeb personol ar Swyddogion Canlyniadau Lleol i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â gofynion deddfwriaeth diogelu data. Rydym wedi cyhoeddi canllawiau i'ch helpu i gyflawni'ch rhwymedigaethau o dan ddeddfwriaeth diogelu data fel y mae'n berthnasol i'ch cyfrifoldebau am weinyddu etholiadau. 

Mae'n ofynnol i chi ystyried dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn Adran 149 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 wrth gyflawni eich dyletswyddau.

Rhaid i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yng Nghymru hefyd ystyried Deddf yr Iaith Gymraeg 1993 a Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011, sy'n ei gwneud yn ofynnol i wasanaethau yng Nghymru gael eu darparu yn yr un modd yn Gymraeg ac yn Saesneg. 

Terminoleg

Yn y canllawiau hyn rydym yn defnyddio'r term ‘Swyddog Canlyniadau Lleol’ i gyfeirio at y Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol dros gyngor cyfansoddol ardal heddlu, a fydd yn gyfrifol am weinyddu'r etholiad ar lefel leol. 

Caiff cyngor cyfansoddol mewn etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ei ddiffinio fel naill ai gyngor sir sy'n gyfan gwbl neu'n rhannol o fewn ardal yr heddlu, neu gyngor dosbarth sydd o fewn ardal heddlu.1

Mewn ardaloedd lle ceir cyngor sir a chyngor dosbarth, caiff yr etholiad ei weinyddu ar lefel dosbarth, a bydd y Swyddog Canlyniadau lleol yn gweithredu ar ran y dosbarth.2

Mae etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn ddigwyddiad pwysig sy'n achosi ei heriau penodol ei hun. Mae'n hanfodol sicrhau bod cynlluniau cadarn ar waith er mwyn gwneud yn siŵr eich bod yn gallu cynnal etholiad effeithiol. 

Mae'r adran hon o'r canllawiau yn ymdrin â'r gwaith cynllunio y bydd angen i chi ei wneud er mwyn helpu i gyd-drefnu a chynnal yr etholiad, gan gynnwys yr elfennau o'r broses lle y bydd angen i chi gydgysylltu â'ch Swyddogion Canlyniadau Lleol, cynllunio'r prosiect a rhoi ystyriaethau ar waith. 

Mae'r adran hon hefyd yn cynnwys canllawiau ar nodi, monitro a lliniaru risg, a datblygu cynlluniau i sicrhau uniondeb yr etholiad. 

Yn olaf, mae'n rhoi canllawiau ar sut y bydd angen i chi gynllunio ar gyfer eich gweithgareddau codi ymwybyddiaeth y cyhoedd er mwyn annog pleidleiswyr i gofrestru ac er mwyn rhoi gwybodaeth i helpu etholwyr i bleidleisio, ac ymgysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid.

Er mwyn eich helpu i ateb unrhyw heriau, bydd angen i chi sefydlu prosesau ar gyfer cydweithredu a chyfathrebu effeithiol rhwng y gwahanol Swyddogion Canlyniadau yn eich ardal heddlu.

Bydd angen hefyd i chi roi cynlluniau manwl a chadarn ar waith i fonitro a chynnal uniondeb drwy'r ardal heddlu gyfan.

Mae sawl pwynt allweddol y dylech ei ystyried yn ystod eich cynlluniau ar gyfer yr etholiadau hyn, gan gynnwys:

• a ydych wedi trefnu pleidleisiau cyfun yn eich ardal heddlu, a graddau unrhyw gyfuno o'r fath
• y posibilrwydd o gyfuno unrhyw is-etholiadau â'r etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu
• nifer y pleidleiswyr a ragwelir a sut mae hyn yn effeithio ar bob cam o'ch gwaith cynllunio ar gyfer yr etholiad
• gwybodaeth a phrofiad Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal a'r prosesau sy'n rhan o'r math hwn o etholiad
• rheoli proses anerchiadau etholiadol ymgeiswyr, gan gynnnwys lanlwytho datganiadau ymgyrch ymgeiswyr i'r wefan
• gwybodaeth a phrofiad ymgeiswyr ac asiantiaid, gyda'r posibilrwydd y bydd nifer sylweddol o ymgeiswyr newydd neu lai profiadol a'r posibilrwydd y bydd mwy o ymholiadau na'r niferoedd rydych yn gyfarwydd ag ymateb iddynt mewn etholiadau eraill
• unrhyw newidiadau i'r dirwedd wleidyddol drwy'r ardal heddlu gyfan, neu unrhyw rannau ohoni, ac unrhyw effaith sy'n deillio o hyn
• cryn sylw gan bleidleiswyr, ymgeiswyr a'r cyfryngau a sut rydych yn rheoli disgwyliadau unrhyw randdeiliaid sydd â diddordeb yn y canlyniad

Bydd yr etholiadau hyn yn achosi eu heriau penodol eu hunain, a'ch gwaith chi yw cynnal etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu sydd wedi'i drefnu'n dda a all gael cryn sylw – gan bleidleiswyr, ymgeiswyr a'r cyfryngau.

Dylech ystyried a dysgu gwersi o brofiadau o bob etholiad diweddar yn eich ardal.

Natur etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu

Bydd yr etholiadau yn golygu cyd-drefnu ar draws ffiniau nifer o ardaloedd awdurdod lleol, gan gynnwys strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd sydd wedi'i chyd-drefnu.  

Gallai'r dirwedd wleidyddol newidiol olygu, hyd yn oed mewn mannau lle y bu mwyafrifoedd mawr yn draddodiadol, na fydd hyn yn wir mwyach, gan olygu y gallai'r ffocws a'r amgylchiadau fod yn wahanol i unrhyw beth a brofwyd yn eich ardal o'r blaen.

Efallai y bydd nifer o ymgeiswyr ac asiantiaid newydd neu lai profiadol sy'n anghyfarwydd ag arferion a phrosesau etholiad ac y bydd angen eich cymorth arnynt er mwyn gallu cymryd rhan yn effeithiol. Mae'n bosibl bod y rhai sy'n fwy profiadol wedi cael profiad cyfyngedig o sefyll etholiad i fod yn Gomisiynydd yr Heddlu a Throseddu. 

O ystyried y posibilrwydd o etholiadau agos sy'n cael eu hymladd yn galed, dylech fod yn barod am sylw mawr i uniondeb yr etholiadau. Bydd honiadau ac achosion o dwyll etholiadol nid yn unig yn cael effaith negyddol ar hyder etholwyr ac ymgyrchwyr, ond gallant hefyd gael effaith sylweddol ar eich gallu i reoli'r broses etholiadol yn effeithiol. 

Felly, mae'n hollbwysig eich bod:

• yn rhoi cynlluniau manwl a chadarn ar waith i fonitro a chynnal uniondeb yr etholiadau yn eich ardal
• yn gweithio'n agos gyda'r heddlu lleol, gan sicrhau bod gennych linellau cyfathrebu da ar waith ar gyfer atgyfeirio unrhyw honiadau.

Maint a'r nifer sy'n pleidleisio

Bydd angen i sawl agwedd ar gynllunio'r etholiadau adlewyrchu tybiaethau o ran y niferoedd sy'n debygol o bleidleisio. Mae'n hollbwysig eich bod yn llunio rhagdybiaethau o'r fath ar gam cynnar yn y gwaith cynllunio gan nad oes fawr ddim cyfle i addasu cynlluniau yn ddiweddarach yn y broses. Mae heriau bob amser o ran datblygu rhagdybiaethau cynllunio o'r fath, gan ei bod yn aml yn anodd rhagweld cyn cyfnod yr etholiad faint o bobl sy'n debygol o bleidleisio yn yr etholiadau penodol. 

O ystyried y posibilrwydd y bydd cryn ddiddordeb yn yr etholiadau, na fydd rhywfaint o hynny'n dod i'r amlwg tan yn agos i'r etholiadau, dylai'r posibilrwydd o niferoedd mawr yn pleidleisio gael ei adlewyrchu ym mhob agwedd ar y gwaith cynllunio ar gyfer yr etholiadau. 

Wrth i'r etholiadau nesáu, bydd y cyd-destun yn parhau i newid wrth i'r ymgyrchoedd ddatblygu. Bydd angen i chi fod yn barod i ymateb i ddigwyddiadau a allai gael effaith ar gynnal yr etholiadau'n effeithiol, a fydd yn cynnwys cael cynlluniau wrth gefn cadarn i'w rhoi ar waith os bydd angen. 

Mewn unrhyw etholiad ceir y posibilrwydd y bydd nifer mawr o geisiadau i gofrestru a cheisiadau am dystysgrifau awdurdod pleidleiswyr yn cael eu gwneud yn agos i'r dyddiad cau. Dylid disgwyl hyn a'i ymgorffori yng ngwaith cynllunio Swyddogion Canlyniadau Lleol, gan adlewyrchu'r gwersi a ddysgwyd gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol o brofiadau digwyddiadau etholiadol diweddar. 

Bydd nifer y pleidleiswyr hefyd yn effeithio ar gynllunio ar gyfer prosesau dilysu a chyfrif. Mae'n hollbwysig bod darpariaeth briodol yn cael ei gwneud i sicrhau bod prosesau dilysu a chyfrif mor gywir ac effeithlon â phosibl. Bydd angen i chi gydgysylltu amseriad a threfniadau dilysu a chyfrif er mwyn sicrhau y cânt eu cynnal mewn modd amserol ac effeithiol drwy'r ardal heddlu gyfan. 

Bydd amrywiaeth o ffactorau eraill yn effeithio ar y ffordd y caiff y broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau ei rheoli ym mhob ardal heddlu – bydd maint, poblogaeth, daearyddiaeth a demograffeg ardal yr heddlu, a faint o etholiadau sy'n cael eu cyfuno, os o gwbl, i gyd yn cael effaith ar yr opsiynau sydd ar gael i reoli'r rhan hon o'r broses. Mae hyn yn atgyfnerthu'r angen am ymgysylltu ac ymgynghori'n gynnar ynglŷn â sut y caiff y rhain eu rheoli.

Gallai sylw'r cyfryngau ar y broses o ddilysu a chyfrif y pleidleisiau a datgan y canlyniad fod yn sylweddol. Bydd yn bwysig rheoli disgwyliadau, nid yn unig o ran y cyfryngau ond hefyd bawb sydd â diddordeb yn y canlyniadau, drwy ymgynghori ar eich dull arfaethedig o weithredu ac wedyn nodi'n glir yr hyn rydych yn bwriadu ei wneud ac erbyn pryd, yn enwedig pan fydd etholiadau cyfunol yn effeithio ar eich amseroedd datgan canlyniadau disgwyliedig.

Cyn eich bod yn dechrau cynllunio ar gyfer yr etholiad, dylech sicrhau eich bod wedi adolygu'r etholiadau cyfatebol neu debyg diwethaf (yn enwedig y rhai sy'n cynnwys elfen o reoli rhanbarthol). 

Os nad ydych wedi cynnal unrhyw etholiad sy'n cynnwys elfen o gydgysylltu rhanbarthol o'r blaen, dylech ystyried sut y gallwch ddysgu o brofiad pobl eraill sydd wedi ymgymryd â'r rôl hon.

Dylech fod

• wedi cynnal gwerthusiad trylwyr o'r holl brosesau a amlinellir yn eich cynllun prosiect ar gyfer yr etholiad blaenorol,
• wedi ceisio adborth gan randdeiliaid priodol, ac
• wedi llunio dogfen o wersi a ddysgwyd i lywio'r cynllun prosiect a'r gofrestr risg ar gyfer digwyddiadau etholiadol yn y dyfodol. 

Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar adolygu'r etholiad.

Mae'r Comisiwn wedi darparu, fel rhan o'r templed ar gyfer cynllun prosiect, rai nodau enghreifftiol ac adnoddau a awgrymir a fydd yn eich galluogi i fesur i ba raddau y bu'r broses o gynnal yr etholiad yn llwyddiannus. Mae'r Comisiwn hefyd wedi darparu cynllun gwerthuso fel rhan o dempled y cynllun prosiect er mwyn eich helpu gyda'r broses adolygu.

Dylech baratoi cynllun prosiect a chofrestr risg, gan drin y ddwy yn 'ddogfennau byw' a'u defnyddio i fonitro cynnydd a rheoli risgiau. Dylech ddefnyddio'r dogfennau hyn i wneud y canlynol:

• nodi'r hyn rydych am ei gyflawni, a sut y byddwch yn mesur llwyddiant
• gwerthuso'r gwaith o gynllunio a chynal unrhyw etholiadau blaenorol a defnyddio'ch canfyddiadau i lywio'r gwaith cynllunio
• cydgysylltu â Swyddogion Canlyniadau Lleol a gofyn am eu mewnbwn wrth ddatblygu'ch cofrestr risg a sicrhau eu bod yn ymwybodol o unrhyw risgiau a nodwyd gennych, yn ogystal ag unrhyw gamau lliniaru
• sefydlu tîm prosiect
• llunio cynllun cyfathrebu i sicrhau cysondeb wrth gynnal yr etholiad ar draws yr ardal heddlu gyfan
• llunio amserlen o gyfarfodydd rheolaidd â Swyddogion Canlyniadau Lleol
• ymdrin â sut y byddwch yn cydgysylltu unrhyw weithgarwch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd ar draws yr ardal heddlu
• sefydlu rhwydwaith cyfathrebu sy'n cynnwys cynrychiolydd o bob Swyddog Canlyniadau Lleol er mwyn helpu i rannu gwybodaeth a chydgysylltu gweithgarwch
• sicrhau, lle bynnag y bo modd, fod unrhyw weithgarwch cofrestru yn cael ei gyd-drefnu ag unrhyw weithgarwch cenedlaethol a bod unrhyw weithgarwch cofrestru neu ymgyrchu gan y Comisiwn yn bwydo i mewn i'ch cynlluniau
• sicrhau bod cyfathrebu â rhanddeiliaid wedi'i ymgorffori drwy gydol eich proses gynllunio, gyda threfniadau penodol ar waith i weithio gyda'r cyfryngau lleol neu genedlaethol

Amcan allweddol rhoi prosesau prosiect a rheoli risg ar waith yw sicrhau bod paratoadau digonol wedi'u gwneud cyn yr etholiad, gyda risgiau wedi'u nodi ac wedi'u rheoli'n briodol, fel y gellir cynnal yr etholiad mewn ffordd effeithiol. 

Dylech nodi ar gam cynnar yr hyn rydych am ei gyflawni a sut beth fydd llwyddiant i chi, a dylai hyn gael ei adlewyrchu yn yr amcanion a'r mesurau o lwyddiant a nodir yn eich cynllun prosiect. Dylech weithio gyda Swyddogion Canlyniadau Lleol er mwyn datblygu'r amcanion a'r mesurau o lwyddiant hyn a sicrhau eu bod hefyd yn adlewyrchu'r rhain yn eu cynlluniau eu hunain.

Cynllun prosiect

Dylech baratoi cynllun prosiect mewn perthynas â'ch swyddogaethau fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, a'i adolygu'n rheolaidd a'i ddefnyddio i fonitro cynnydd. Os ydych hefyd yn Swyddog Canlyniadau Lleol, gallwch ddewis integreiddio rhannau o'r cynllun prosiect neu'r cynllun prosiect cyfan yn eich dogfennaeth ehangach ar gyfer cynllunio'r etholiad. 

Dylai eich gwaith cynllunio sicrhau'r canlynol:

• gall pobl fwrw eu pleidlais yn hawdd ac maent yn gwybod y caiff eu pleidlais ei chyfrif yn y ffordd a fwriadwyd 
• ei bod hi'n hawdd i bobl sydd am sefyll etholiad gael gwybod sut i wneud hynny, beth yw'r rheolau, a beth mae'n rhaid iddynt ei wneud i gydymffurfio â'r rheolau hyn
• gall pawb fod yn hyderus yn y ffordd y caiff y broses a'r canlyniad eu rheoli 

Rydym wedi paratoi templed ar gyfer cynllun prosiect y byddwch o bosibl am ei ddefnyddio a'i addasu yn unol â'ch amgylchiadau lleol. Mae'r templed yn cynnwys nifer o enghreifftiau o'r hyn y gellir ei gyflawni a dylech hefyd ychwanegu unrhyw beth arall i'w gyflawni a thasgau a nodir gennych yn ôl yr angen, gan gynnwys tasgau sy'n benodol i'r amgylchiadau yn eich ardal heddlu.

Cyn dechrau ar eich gwaith cynllunio manwl, dylech nodi'r hyn rydych am ei gyflawni a sut beth fydd llwyddiant. Dylai eich cynllun prosiect gynnwys amcanion a mesurau llwyddiant wedi'u diffinio'n glir. 

Dylai eich cynllun prosiect gwmpasu trefniadau cynllunio wrth gefn a pharhad busnes. Dylai'r trefniadau parhad gynnwys darpariaethau ar gyfer colli staff a cholli lleoliadau yn ystod cyfnod yr etholiad.

Dylech sicrhau bod eich cynllun yn ymdrin â'r posibilrwydd y caiff yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ei gyfuno ag etholiadau annisgwyl mewn rhannau o'r ardal heddlu neu drwy'r ardal heddlu gyfan.

Dylai eich cynllun prosiect hefyd nodi'r adnoddau a'r staffio sydd eu hangen. Dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau bod yr awdurdodau lleol yn rhoi'r adnoddau angenrheidiol i chi er mwyn eich galluogi i gyflawni'ch swyddogaethau. 

Cofrestr risg

Dylech baratoi cofrestr risg a ddylai hefyd fod yn ddogfen fyw a dylech ei hadolygu'n rheolaidd. Dylech ddefnyddio eich cofrestr risg i fonitro'r risgiau a dogfennu unrhyw newidiadau mewn risg, yn ogystal â sicrhau bod camau lliniaru yn cael eu nodi a'u cymryd, gan gynnwys gan Swyddogion Canlyniadau Lleol, fel y bo'n briodol.

Dylai eich cofrestr risg nodi'r canlynol:

• unrhyw anawsterau a phroblemau a all ddigwydd, a'r camau a gymerir i'w lliniaru.
• difrifoldeb unrhyw risg gan nodi'r tebygolrwydd y bydd y risg yn digwydd ac effaith y risg pe byddai'n digwydd. 

Dylai eich cofrestr risg ystyried risg a rheoli risg mewn perthynas â'ch swyddogaethau fel Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu, ynghyd ag unrhyw risgiau allweddol sy'n berthnasol i'r broses o weinyddu'r etholiad drwy'r ardal heddlu gyfan. 

Wrth ddatblygu'ch cofrestr risg, dylech sicrhau eich bod yn cydgysylltu â'r Swyddogion Canlyniadau Lleol a gofyn am eu sylwadau fel y bo angen, a sicrhau eu bod yn ymwybodol o unrhyw risgiau a nodwyd gennych a all effeithio'n uniongyrchol ar yr etholiad yn eu hardal bleidleisio, yn ogystal ag unrhyw gamau lliniaru y maent yn gyfrifol amdanynt. 

Rydym wedi datblygu templed ar gyfer cofrestr risg y byddwch o bosibl am ei ddefnyddio. Mae'r templed yn rhoi rhai risgiau enghreifftiol ac awgrymiadau ar gyfer lliniaru'r risgiau hynny. Yn ogystal â'r risgiau a nodir yn y templed, dylech hefyd nodi unrhyw risgiau eraill, gan gynnwys y rhai sy'n benodol i'ch ardal heddlu, a sut y byddech yn eu lliniaru.

Diogelwch

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys adolygiad o'r trefniadau diogelwch ar y cyd â'r heddlu lleol. Dylech hefyd ystyried unrhyw risgiau diogelwch fel rhan o'ch ymarfer cynllunio wrth gefn a dylech eu cynnwys yn eich cofrestr risg.

Os ydych yn argraffu'r papurau pleidleisio eich hun, dylai eich trefniadau diogelwch atal mynediad anawdurdodedig at y papurau pleidleisio neu unrhyw ddefnydd ohonynt yn ystod gwahanol gamau'r broses gynhyrchu ac wrth eu storio rhwng eu hargraffu a'u dosbarthu i Swyddogion Canlyniadau Lleol.

Rydym wedi cyhoeddi amserlen nad yw'n cynnwys dyddiadau penodol yn cynnwys y dyddiadau cau statudol fel y'u nodir yn y rheolau etholiadol y gellir eu defnyddio i'ch helpu gyda'ch gwaith cynllunio. 

Bydd amserlenni sy'n cynnwys dyddiadau penodol ar gael ar ein gwefan cyn unrhyw etholiad a drefnir

Dylech sicrhau eich bod wedi rhoi trefniadau wrth gefn ar waith i'ch galluogi i ymateb a chynnal etholiad wedi'i drefnu'n dda pe bai is-etholiad yn codi. Pan gaiff etholiad ei alw bydd angen i chi adolygu eich cynlluniau a datblygu trefniadau ar gyfer amserlen a chyd-destun penodol yr etholiad

Dylai eich cynllun prosiect cyffredinol gwmpasu trefniadau cynllunio wrth gefn a pharhad busnes. Dylai hyn gysylltu â chynlluniau Swyddogion Canlyniadau Lleol i'w gwneud yn bosibl i bob elfen o'r broses o gynnal yr etholiad barhau os bydd unrhyw faterion annisgwyl neu darfu yn codi, gan gynnwys effaith unrhyw etholiadau annisgwyl ac is-etholiadau a all ddigwydd. 

Mae'n bwysig parhau i adolygu eich cynlluniau wrth gefn, eu hailystyried a'u diwygio yn rheolaidd yn ystod y cyfnod cyn yr etholiad. Wrth wneud hynny, dylech ystyried llwyddiant unrhyw fesurau sy'n bodoli eisoes ac ydynt yn parhau i fod yn briodol, nodi unrhyw welliannau ac amlygu unrhyw fylchau. 

Dylai eich cynlluniau wrth gefn gynnwys trefniadau ar gyfer y meysydd risg allweddol sy'n gysylltiedig â chynnal yr etholiad, gan gynnwys y canlynol:

Contractwyr

Dylech sicrhau bod unrhyw gyflenwyr a ddefnyddir gennych chi neu'ch Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu – megis darparwyr y System Rheoli Etholiad ac unrhyw ddarparwyr argraffu allanol – wedi rhoi eu cynlluniau parhad busnes manwl eu hunain ar waith. Dylech hefyd fodloni eich hun fod eu trefniadau wrth gefn yn ddigonol i'ch galluogi i gyflawni eich dyletswyddau os bydd unrhyw achosion o darfu ar y gwasanaeth wrth iddynt gyflawni eu dyletswyddau cytundebol. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar reoli'r broses gaffael ar gyfer gwaith ar gontract allanol.

Lleoliadau

Dylech chi a'ch Swyddogion Canlyniadau Lleol baratoi rhestr o leoliadau amgen sydd ar gael ar fyr rybudd ar gyfer pob cam o'r broses etholiadau a rhoi gwybodaeth i staff am y trefniadau wrth gefn ar gyfer defnyddio'r lleoliadau hyn a allai effeithio ar eu rôl. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol, Nodi ac archebu lleoliadau addas a Newidiadau munud olaf i orsafoedd pleidleisio.

Staffio

Dylech fonitro lefelau staffio drwy'r ardal heddlu gyfan, gan nodi atebion a fydd yn eich galluogi i ymateb pe bai prinder staffio yn codi'n sydyn mewn un ardal neu fwy am nad oes staff wedi'u recriwtio ar gael neu am fod cynnydd annisgwyl yn y galw neu'r llwyth gwaith. 

Dylech gydgysylltu â'ch adran Adnoddau Dynol a all ddefnyddio ei harbenigedd i'ch helpu i gynllunio. Mae'n bosibl y gall awdurdodau cyfagos y mae cytundebau dwyochrog ar waith rhyngoch chi a nhw, hefyd gynnig cymorth ychwanegol wrth reoli unrhyw ofynion ar gyfer staff dros dro ar gyfer rhannau penodol o'r broses etholiadol. Am ragor o wybodaeth gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar neilltuo adnoddau staff digonol a darparu hyfforddiant.

TG

Mae TG yn chwarae rhan allweddol mewn llawer o'r prosesau sydd eu hangen i gynnal yr etholiad. Dylech gydgysylltu â'ch gwasanaethau TG er mwyn sicrhau bod gennych adnoddau a mesurau wrth gefn digonol ar waith i chi allu cyflawni eich swyddogaethau os bydd methiant TG. Gallai hyn gynnwys:

• gwella unrhyw fesurau sy'n caniatáu galluoedd gweithio o bell 
• sicrhau bod cymorth TG penodedig ar gael yn ystod cyfnod yr etholiad 
• storio rhai ffeiliau a dogfennau penodol yn lleol er mwyn gallu cael gafael arnynt yn haws 
• dod o hyd i unrhyw gyfarpar sbâr neu amgen y gellid ei ddefnyddio os bydd angen e.e. argraffwyr, gliniaduron, llwybryddion
• profi unrhyw gysylltiadau cyfathrebu a ddefnyddir ar gyfer y broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau a choladu'r canlyniad, gan gynnwys prosesau wrth gefn pe bai systemau TG yn methu.  
   

Dylid hefyd ystyried risgiau diogelwch fel rhan o'ch trefniadau wrth gefn, gan nodi sut y byddwch yn parhau i gynnal yr etholiad os bydd achos o ddwyn, gweithgarwch twyllodrus, seiberfygythiad neu unrhyw risg diogelwch arall fel y nodir yn eich cofrestr risg. Dylech gydgysylltu â'r heddlu ac arbenigwyr parhad busnes o'ch cyngor i nodi risgiau a rhoi mesurau parhad priodol ar waith.  

Mae'r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol (NCSC) wedi llunio'r canllawiau hyn i'ch helpu i asesu'r risgiau sy'n gysylltiedig â TG a seiberfygythiadau. 

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys manylion ynglŷn â sut y byddwch yn cyflawni'r prosesau allweddol, gan gynnwys enwebiadau, gweinyddu'r broses o roi anerchiadau etholiadol a chyhoeddi'r cyfeiriadau ar-lein, cyd-drefnu'r broses o ddilysu a chyfrif y pleidleisiau a choladu'r canlyniad. 

Gall llunio tybiaethau realistig a chadarn eich helpu i gynllunio ar gyfer rhoi'r prosesau allweddol hyn ar waith. Gall tybiaethau cadarn fod yn dystiolaeth ddefnyddiol wrth egluro eich penderfyniadau ac felly dylech eu dogfennu. Bydd rhannu'r tybiaethau â rhanddeiliaid yn gynnar yn y broses hefyd yn golygu y bydd modd i eraill brofi cadernid y tybiaethau cyn i'r gwaith cynllunio manwl gael ei gwblhau a bydd yn helpu i feithrin hyder yn eich cynlluniau. 

Dylai eich gwaith cynllunio gynnwys tybiaethau sy'n ymwneud â'r disgwyliadau canlynol:

• y nifer a fydd yn pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio
• nifer y pleidleiswyr post
• nifer yr ymgeiswyr 
• argaeledd staff
• cyflymder a gallu staff
• yr amser sydd ei angen i gwblhau pob proses

Dylid adolygu'r holl gynlluniau a thybiaethau yn rheolaidd. Bydd hyn yn helpu i lywio asesiad realistig ynghylch a fyddwch yn gallu cyflawni eich cynllun cyffredinol, ac a fydd angen rhoi cynlluniau wrth gefn ar waith ac os felly, pryd. Ym mhob achos dylai eich cynllun fod yn ddigon hyblyg i'ch galluogi i ymateb os bydd unrhyw rai o'ch tybiaethau yn newid, gan gynnwys pa gamau y byddwch yn eu cymryd o dan amgylchiadau o'r fath, a dylech gyfathrebu â rhanddeiliaid drwy gydol eich proses gynllunio a bod yn barod i esbonio'r rhesymau dros y penderfyniadau rydych yn eu gwneud. Ar gyfer penderfyniadau allweddol, dylech roi eich rhesymau ar ffurf ysgrifenedig i randdeiliaid.

Nifer y pleidleiswyr

Mae nifer y pleidleiswyr a ddisgwylir yn ffactor hollbwysig i chi a'r Swyddogion Canlyniadau Lleol wrth gynllunio a deall pa adnoddau y bydd eu hangen ar gyfer y rhan fwyaf o'r prosesau a sut y bydd hyn yn gweithio mewn ffordd gydgysylltiedig drwy'r ardal gyfan, yn enwedig cydgysylltu'r broses o ddilysu a chyfrif y pleidleisiau a choladu'r canlyniad. Dylech benderfynu faint o bobl sy'n debygol o bleidleisio – gan ystyried y potensial y bydd diddordeb hwyr yn yr etholiadau, pan fydd y posibilrwydd o addasu cynlluniau yn gyfyngedig. 

Dylai'r nifer amcangyfrifedig o bleidleiswyr fod yn seiliedig ar y dybiaeth, fel gofyniad sylfaenol, na fydd nifer y pleidleiswyr yn llai na'r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf. 

Mae bob amser yn well dilyn y llwybr mwyaf diogel o ran y nifer a fydd yn pleidleisio oherwydd gall datblygiadau cenedlaethol a lleol arwain at newidiadau cyflym i'r nifer a fydd yn pleidleisio mewn gwirionedd.

Bydd yr adnoddau sydd ar gael i chi a'r Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu i gynnal y prosesau hyn, gan gynnwys nifer y staff a maint y lleoliad, hefyd yn ystyriaeth berthnasol yn eich gwaith cynllunio.

Nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr

Bydd nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr sy'n sefyll etholiad hefyd yn effeithio ar eich ystyriaethau cynllunio. Er enghraifft, os oes nifer mawr o bleidiau a/neu ymgeiswyr yn sefyll etholiad, gallai hyn olygu:

• y bydd papurau pleidleisio yn fawr ac y gall staff a phleidleiswyr fod yn arafach yn eu trin
• y bydd angen mwy o le ar gyfer y papurau pleidleisio mawr
• y gall y broses gyfrif ar gyfer rhannu'r pleidleisiau'n fwndeli ar gyfer pleidiau a/neu ymgeiswyr penodol fod yn arafach a chymryd mwy o le
• y gall fod angen mwy o le i ymgeiswyr ac asiantiaid yn y lleoliadau

Er mwyn canfod nifer tebygol y pleidiau a/neu ymgeiswyr, dylech wneud y canlynol:

• cysylltu â'r pleidiau gwleidyddol yn gynnar
• monitro datganiadau o ddiddordeb
• monitro ceisiadau am becynnau enwebu 

Gellir ystyried y wybodaeth hon wedyn wrth wneud penderfyniadau ynghylch lleoliadau, cynllun y cyfrif, cyfarpar angenrheidiol a gofynion staffio.

Staffio ac amseriadau

Dylech gydgysylltu â'r Swyddogion Canlyniadau Lleol er mwyn deall nifer y staff a'r prosesau a ddefnyddiwyd mewn etholiadau blaenorol a nifer y papurau pleidleisio a broseswyd. Yna, gellir defnyddio gwerthusiad o'r prosesau a'r cymarebau staffio, a phryd y cwblhawyd camau amrywiol proses yr etholiad, er mwyn gwneud penderfyniadau ar gyfer yr etholiadau hyn.  

Dylech rannu'r manylion a'r amseriadau hyn â rhanddeiliaid ynghyd â'r tybiaethau sy'n sail iddynt. 

Efallai y bydd gan rai rhanddeiliaid ddisgwyliadau afrealistig ynglŷn â pha mor gyflym y gellir cwblhau'r prosesau a gall hyn arwain at densiwn a rhwystredigaeth. Er mwyn rheoli disgwyliadau, dylech egluro'n fanwl y prosesau dan sylw a faint o amser y mae pob cam yn debygol o'i gymryd. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, gweler ein canllawiau ar ddarparu gwybodaeth am brosesau etholiadol allweddol.

Rydym yn cydnabod pwysigrwydd gwybodaeth a phrofiad lleol ac nad oes 'un ateb i bawb' y gellir ei gymhwyso at bob ardal heddlu, neu hyd yn oed o fewn ardal heddlu. Bydd gan bob ardal heddlu ei hamgylchiadau ei hun a fydd yn dylanwadu ar eich penderfyniadau ynglŷn â'r ffordd orau o sicrhau profiad cyson o safon uchel i'r rhai sy'n pleidleisio ac yn sefyll etholiad drwy'r ardal heddlu gyfan.

Mae etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn un etholiad a gynhelir mewn nifer o ardaloedd awdurdod lleol. Felly, dylech ystyried ar gam cynnar sut y byddwch yn sicrhau bod yr etholiad yn cael ei weinyddu i safon gyson drwy'r ardal heddlu gyfan, fel y bydd pleidleiswyr yn cael gwasanaeth o safon gyson uchel ni waeth ble maent yn byw ac fel y bydd yr etholiad yn arwain at ganlyniad a dderbynnir. Dylai hyn gael ei adlewyrchu yn yr amcanion a'r mesurau llwyddiant a nodir yn eich cynllun prosiect , gan gynnwys a ydych wedi rhoi (neu'n bwriadu rhoi) canllawiau, ac a ydych wedi defnyddio (neu'n bwriadu defnyddio) eich pŵer i roi cyfarwyddiadau, ac os felly sut rydych wedi gwneud hynny.

Bydd agweddau ar y broses etholiadol lle y byddwch yn awyddus iawn i sicrhau cysondeb, yn enwedig yn y meysydd sy'n effeithio ar brofiad y pleidleiswyr – er enghraifft, sut y bydd Swyddogion Canlyniadau Lleol yn cyflawni eu dyletswydd i sicrhau bod pleidleisio yn yr orsaf bleidleisio yn hygyrch i bob pleidleisiwr, anfon cardiau pleidleisio a phleidleisiau post, a staffio gorsafoedd pleidleisio – a hefyd mewn perthynas â dilysu a chyfrif pleidleisiau. 

Mae amrywiol adnoddau ar gael i chi er mwyn sicrhau cysondeb. Chi sy'n penderfynu, yn seiliedig ar ffactorau megis eich gwybodaeth, eich profiad a'ch cydberthnasau â'r Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal, a chan ystyried materion cwmpas a graddfa, y ffordd orau o gyflawni'r amcanion a nodwyd yn eich cynllun etholiadol. Mae'ch pŵer i gyfarwyddo yn un adnodd sydd ar gael i chi ei ddefnyddio, ond chi sy'n penderfynu a ddylid rhoi cyfarwyddiadau, ar ba faterion, ac i bwy.  

Cewch hefyd ddewis rhoi canllawiau ysgrifenedig i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar agweddau penodol ar yr etholiad. Er mwyn rheoli'r broses o goladu'r canlyniad yn effeithiol, dylech roi protocol ar waith ar gyfer trosglwyddo a derbyn cyfansymiau dilysu a chyfrif lleol. At hynny, dylech drefnu hyfforddiant a/neu sesiynau briffio i Swyddogion Canlyniadau Lleol a'u staff ar brotocolau o'r fath.

Pan fydd yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn cael ei gyfuno â'r bleidlais mewn etholiad arall, ni fydd modd defnyddio'r pŵer i gyfarwyddo ar gyfer rhai agweddau ar y broses, yn dibynnu ar ba Swyddog Canlyniadau sy'n gyfrifol amdanynt yn ymarferol. Felly, bydd adnoddau eraill i sicrhau cysondeb – megis cydweithredu ac ymgynghori – yn hollbwysig.

Dylai eich cynllun prosiect adlewyrchu sut a phryd y byddwch yn penderfynu ar y ffordd y byddwch yn rheoli ac yn cydgysylltu'r etholiad yn eich ardal heddlu a sut y byddwch yn rhoi hyn ar waith yn ymarferol. Dylai hefyd gynnwys strategaeth gyfathrebu er mwyn ategu'r gwaith hwn.

Dylech o leiaf roi prosesau ar waith ar gyfer monitro'r ffordd y cynhelir etholiadau Comisiynwyr Heddlu a Throseddu drwy'r ardal heddlu gyfan, gan gynnwys cydymffurfiaeth ag unrhyw gyfarwyddiadau a/neu ganllawiau a roddwyd gennych. Dylech feddwl am y ffordd y byddwch yn helpu Swyddogion Canlyniadau Lleol eraill a gweinyddwyr etholiadol yn yr ardal i reoli'r etholiadau ac ymdrin ag unrhyw faterion sy'n codi.

Bydd timau'r Comisiwn ledled Cymru a Lloegr ar gael i'ch cynorthwyo drwy gydol etholiad Comisiynydd Heddlu a Throseddu. Byddwn yn cynnwys rhagor o fanylion am ein cynlluniau ar gyfer cynorthwyo a monitro mewn unrhyw etholiadau a drefnwyd mewn bwletin yn y dyfodol.

Fel rhan o'ch proses gynllunio dylech nodi pa gyfarwyddiadau rydych yn bwriadu eu rhoi i Swyddogion Canlyniadau Lleol, ond wrth gwrs efallai y bydd materion yn codi'n ddiweddarach lle y bydd yn ddymunol neu'n angenrheidiol i chi roi cyfarwyddiadau ar fyr rybudd. Pe baech yn penderfynu ei bod yn briodol defnyddio cyfarwyddiadau, dylai eich cynllun prosiect gynnwys cynlluniau penodol ar gyfer datblygu a rhoi cyfarwyddiadau a strategaeth gyfathrebu i ategu'r broses hon.

Os ydych yn ystyried rhoi cyfarwyddiadau neu ganllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol dylech ystyried unrhyw feini prawf perthnasol yn fframwaith safonau perfformiad a/neu ganllawiau'r Comisiwn Etholiadol. Mae fframwaith safonau perfformiad a chanllawiau'r Comisiwn yn adlewyrchu'r hyn rydym ni a Bwrdd Cynghori Etholiadol y DU a Chymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol (AEA) yn cytuno y bydd angen i Swyddogion Canlyniadau ei wneud er mwyn paratoi ar gyfer etholiadau a chynnal etholiadau wedi'u trefnu'n dda. Dylai'r cytundeb hwn, ynghyd â'r hyblygrwydd o ran y ffordd y cyflawnir y safonau, leihau'r risg bosibl o wrthdaro rhwng meini prawf y safonau ac unrhyw ganllawiau neu gyfarwyddiadau a roddir gan Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu.

Os ydych yn bwriadu rhoi unrhyw ganllawiau neu gyfarwyddiadau sy'n wahanol neu'n groes i feini prawf y safonau, cysylltwch â thîm lleol y Comisiwn, yn y lle cyntaf i drafod y goblygiadau. Bydd hyn yn sicrhau ein bod yn gallu osgoi, hyd y gellir, sefyllfa lle y gofynnir i Swyddogion Canlyniadau Lleol fodloni gofynion croes, heb eu datrys, ac yn sicrhau y gall Swyddogion Canlyniadau Lleol fod yn glir ynglŷn â'r hyn a ddisgwylir ganddynt. 

Wrth benderfynu a ddylid rhoi cyfarwyddyd ar agwedd benodol ar yr etholiad, a pha gyfarwyddyd y dylid ei roi, dylech anelu at ymgynghori â'ch Swyddogion Canlyniadau Lleol lle y bo modd, er mwyn i chi ystyried unrhyw ffactorau lleol perthnasol wrth wneud eich penderfyniadau. Dylai'r ymgynghoriad hwn helpu i leihau'r risg o oblygiadau nas bwriadwyd i unrhyw gyfarwyddiadau a sicrhau gallu Swyddogion Canlyniadau Lleol i gydymffurfio â nhw i'r eithaf. 

Yn benodol, wrth benderfynu ar unrhyw gyfarwyddiadau posibl rydych yn bwriadu eu rhoi, dylech sicrhau eich bod wedi ystyried ac wedi ymgynghori â Swyddogion Canlyniadau eraill ynghylch a fydd y cyfarwyddyd yn gymwys mewn ardaloedd lle y cyfunir etholiadau a sut y dylai fod yn gymwys. 

Dylai unrhyw ymgynghoriad ar gyfarwyddiadau posibl gael ei gynllunio a'i gwblhau mewn da bryd i'ch galluogi i hysbysu Swyddogion Canlyniadau Lleol am eich penderfyniad mewn ffordd brydlon ac amserol ac am unrhyw gyfarwyddiadau cysylltiedig iddynt, er mwyn ei gwneud yn bosibl iddynt gynllunio a pharatoi ar gyfer yr etholiad yn unol â hynny.

Os penderfynwch arfer eich pŵer i gyfarwyddo, dylech wneud hynny gan ystyried yr egwyddorion a'r nodau canlynol:

• ymddiriedaeth: dylai fod modd i bobl ymddiried yn y ffordd y mae ein hetholiadau yn gweithio
• cyfranogi: dylai fod yn syml i bobl gyfranogi yn ein hetholiadau (boed hynny fel ymgyrchwyr, ymgeiswyr neu bleidleiswyr) a dylai pobl fod yn ffyddiog bod eu pleidlais yn cyfrif
• cysondeb drwy'r ardal heddlu gyfan
• tryloywder
• proffesiynoldeb
• canlyniadau cywir y gall pobl ymddiried ynddynt 

Dylech hysbysu Swyddogion Canlyniadau Lleol am unrhyw gyfarwyddiadau cyn gynted â phosibl, ac yn enwedig unrhyw gyfarwyddiadau sy'n ei gwneud yn ofynnol iddynt gymryd camau paratoi penodol. Dylech gadw cofnod o'r cyfarwyddiadau a roddwyd, pryd, ac i bwy. 

Mae gofyniad cyfreithiol ar Swyddogion Canlyniadau Lleol i gydymffurfio ag unrhyw gyfarwyddiadau a roddir gennych. Fodd bynnag, dylai eich cynlluniau ar gyfer rhoi cyfarwyddiadau ystyried y ffaith y gall amgylchiadau godi lle na all Swyddogion Canlyniadau Lleol gydymffurfio â chyfarwyddyd, am ba reswm bynnag y bo. Felly dylech sicrhau eich bod yn datblygu cynlluniau i ymdrin â'r sefyllfaoedd hyn, a all gynnwys sefydlu proses o ystyried ceisiadau i eithrio rhag eich cyfarwyddiadau Dylech gadw cofnod o unrhyw enghreifftiau lle rydych wedi cytuno y gall Swyddog Canlyniadau Lleol wyro oddi wrth gyfarwyddyd.

Dylech sefydlu tîm prosiect er mwyn eich helpu i gyflawni'ch swyddogaethau fel Swyddog Canlyniadau Ardal yr Heddlu. Dylai'r tîm prosiect gynnwys y staff allweddol perthnasol i'ch helpu ym mhob swyddogaeth benodol, gan gynnwys annog a chydgysylltu cyfranogiad yn yr etholiad drwy'r ardal heddlu gyfan a sicrhau bod anerchiadau etholiadol ymgeiswyr yn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth.

Ar wahân i chi, dylai eich tîm prosiect gynnwys:

• Swyddogion Canlyniadau eraill yn ardal yr heddlu
• lle nad yw Swyddog Canlyniadau Lleol yn Swyddog Cofrestru Etholiadol yn ogystal, y Swyddog Cofrestru Etholiadol
• unrhyw ddirprwyon a benodir
• aelodau eraill o staff etholiadol
• unrhyw bersonél allweddol eraill sy'n briodol yn eich barn chi (er enghraifft, cydweithwyr o dîm cyfathrebu eich cyngor neu eich Pwynt Cyswllt Unigol (SPOC) lleol)

Dylai fod gan y tîm prosiect gylch gwaith clir a dealltwriaeth o'r tasgau i'w cynnal. Yn ystod y cam cynllunio, dylid paratoi amserlen o gyfarfodydd, a dylid cadw cofnod o bob cyfarfod fel trywydd archwilio o'r hyn a drafodwyd ac o unrhyw benderfyniadau a wnaed. Lle y bo'n bosibl, dylech gadeirio unrhyw gyfarfodydd ffurfiol a gynhelir gan y tîm prosiect.

Chi sy'n atebol yn bersonol am drefn cynnal etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu sy'n ymwneud â'ch rôl a'ch dyletswyddau. Lle y caiff etholiadau eu cyfuno rydych yn atebol yn bersonol am y swyddogaethau sy'n dod i'ch rhan fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu. 

Gallwch benodi un neu fwy o ddirprwyon i'ch helpu i gynnal yr etholiad, a dylech gymryd camu i roi'r trefniadau a nodwyd gennych fel rhai priodol ar waith yn gynnar yn ystod y broses.1 Dylech o leiaf sicrhau eich bod yn penodi un neu fwy o ddirprwyon i ysgwyddo'ch rôl os na allwch weithredu'n bersonol fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu. 

Dylech sicrhau bod unrhyw ddirprwyon a benodir yn meddu ar y sgiliau a'r wybodaeth angenrheidiol i gyflawni'r swyddogaethau a neilltuwyd iddynt. Rhaid i benodiad unrhyw ddirprwy gennych fod yn ysgrifenedig a dylech gynnwys manylion y swyddogaethau y mae'r dirprwy wedi'i awdurdodi i'w harfer ar eich rhan.2 Dylai'r dirprwy dderbyn y penodiad yn ysgrifenedig hefyd.

Er y gallwch benodi un neu fwy o ddirprwyon i gyflawni unrhyw un neu bob un o'ch swyddogaethau, ni allwch ddirprwyo'ch cyfrifoldeb personol am drefn cynnal yr etholiad nac unrhyw agweddau arno yr ydych yn gyfrifol am eu cyflawni. 

Bydd angen i chi gael mynediad at gofrestrau pob ardal awdurdod lleol yn yr ardal heddlu er mwyn cadarnhau a yw llofnodwyr enwebiad ymgeisydd yn ddilys. Gallwch naill ai gasglu copïau o gofrestrau gan bob Swyddog Cofrestru Etholiadol yn eich ardal er mwyn gwneud y gwiriadau eich hun, neu efallai y byddwch am ddirprwyo'r gwaith gwirio i Swyddogion Canlyniadau Lleol.

Bydd angen i ymgeiswyr allu cael gafael ar gofrestrau etholiadol er mwyn gwneud y canlynol:

• cwblhau eu ffurflen enwebu
• eu helpu i ymgyrchu
• cadarnhau bod rhoddion yn rhai a ganiateir

Mae'r Comisiwn wedi paratoi templedi o ffurflenni cais am gofrestr etholiadol a rhestrau o bleidleiswyr absennol y gall ymgeiswyr eu defnyddio.

Ceir gwybodaeth fanwl am fynediad at y gofrestr etholiadol lawn a rhestrau o bleidleiswyr absennol ac am eu cyflenwi i ymgeiswyr, pleidiau gwleidyddol cofrestredig (a all ofyn am gopi ar unrhyw adeg) ac eraill yn yr adran ar fynediad a chyflenwi yn ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng Nghymru a Lloegr.

Bydd angen i chi sicrhau bod eich cynlluniau yn amlinellu'r prosesau a'r mesurau diogelu a fydd ar waith gennych ynglŷn â throsglwyddo'r data a geir ar y cofrestrau etholiadol a'u diogelwch.

Dylech ddechrau trafodaethau â'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol perthnasol yn ardal yr heddlu ar gam cynnar ynglŷn â'r ffordd orau o gyflawni hyn yn ymarferol. Bydd angen i chi ystyried unrhyw faterion ymarferol sy'n gysylltiedig â rheoli cofrestrau os ydynt wedi cael eu cynhyrchu gan gyflenwyr meddalwedd gwahanol.

Os bydd angen cyfnewid data yn electronig, dylech gytuno ar yr amseriadau ar gyfer cyfnewid data a sicrhau bod y broses yn cael ei phrofi cyn y dyddiad trosglwyddo cyntaf. Dylech sicrhau bod diogelwch data yn cael ei ystyried a bod unrhyw ddata yn cael eu trosglwyddo'n ddiogel.

Ceir rhagor o gyngor manwl ar storio data personol yn ddiogel a chynnal eich polisi cadw dogfennau, gan gynnwys yr hyn y dylai ei gynnwys, yn ein canllawiau ar Ddiogelu Data. 

Bydd angen i chi hefyd sicrhau bod cytundeb ar waith rhyngoch chi a phob Swyddog Cofrestru Etholiadol yn ardal yr heddlu ar gyfer trosglwyddo a dinistrio data yn ddiogel. Er nad yw deddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i gael cytundeb ysgrifenedig wrth rannu data rhwng rheolyddion data, argymhellir yn gryf eich bod yn cytuno ar brotocol rhannu data â Swyddogion Cofrestru Etholiadol eraill yn ardal yr heddlu.

Caiff y data eu diweddaru ar adegau gwahanol yn ystod amserlen yr etholiad, gan fod yn rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gyhoeddi dau hysbysiad newid etholiad dros dro yn ogystal â'r hysbysiad newid etholiad terfynol. Rydym wedi cyhoeddi canllawiau yng Nghymru a Lloegr ar hysbysiadau newid misol sy'n cynnwys y dyddiadau sy'n ymwneud â chyhoeddi'r hysbysiadau hyn. 

You will produce a booklet with the election addresses of all candidates who want to be included in it and who have contributed to the production cost of the booklet.1  The booklet will be sent to all registered electors in London.

You (or your chosen delivery contractor) will need access to the addresses of electors across the Greater London area for the purposes of sending the booklet containing candidates’ addresses. You should liaise with EROs to confirm the process and timescales for sharing the necessary data.

More information on producing the booklet can be found in our guidance on Election addresses.

Working with mail delivery partners

Unless you are planning to hand-deliver all of your election material, you will need have early discussions with your mail delivery provider to finalise arrangements. Your focus should be to ensure that material is delivered to electors successfully and maximises the time available to them to receive the information and take action as necessary. 

Some print suppliers use Royal Mail for the end to end delivery of mail, however some use downstream access (DSA) providers for the initial part of the distribution process. This involves the mail being collected and processed by a company other than Royal Mail, but then handed over to Royal Mail mail centres for final processing and delivery from local delivery offices. 

Regardless of how the delivery of your mail is managed, it is important to retain an overview at all times as responsibility remains with you even where you outsource different processes. 

You should discuss with your print suppliers to confirm whether they intend to use DSA providers as part of the process of delivering your election material, or whether items will be handed over directly to Royal Mail. This will help you understand the full delivery process and manage any issues should they arise. 

If you have agreed with your supplier that DSA providers will be used as part of the despatch and delivery process, you should get updates from your supplier on the progress of the delivery throughout.

Managing delivery schedules

You should liaise with your print supplier to manage the delivery of materials and ensure that voters receive the material as soon as possible so that they have the maximum amount of time to act on the information.

In making these arrangements you should:

• agree and obtain formal confirmation on strict delivery schedules well in advance of the poll. For example, when the dispatch of election material will commence and last date of dispatch
• obtain postal dockets to confirm the number of documents dispatched and the dates of dispatch, for all issues. This will also help to identify any possible issues that may have arisen with regards to dispatch and feed into any subsequent evaluation of contractor performance, and enable you to provide information to voters on dates that they should expect to receive material

You can find more information in our guidance on options for delivery of postal ballot packs. 

Royal Mail

You should contact your Royal Mail account manager, and continue to liaise with them on a regular basis. 

At an early stage in your planning process you should ensure that:

• any business reply licences you hold are up to date 
• you obtain the estimated delivery window of election material based on the despatch dates and method of delivery/postal package chosen. This will help you to manage communication channels to voters in your area and assist in early detection of any issues encountered with the delivery of election material

With regards to postal votes, the CROs will be liaising with Royal Mail to ensure that the time available for delivery and return of postal votes is maximised to enable postal voters to receive, complete and return their postal votes in line with any directions issued. 

You can also direct the CROs to conduct a final sweeps of postal votes. 

More information on managing the procurement process for outsourced work can be found in our guidance for CROs .

Dylech arwain y gwaith o roi cynllun uniondeb unigol ar waith ar gyfer yr ardal heddlu gyfan sy'n cwmpasu'r camau penodol y byddwch yn eu cymryd i nodi ac ymdrin ag unrhyw achos posibl o dwyll etholiadol a sut y byddwch yn hysbysu pob rhanddeiliad am y ffordd rydych yn bwriadu ennyn hyder yn y broses etholiadol. Dylech wneud hyn drwy gael trafodaethau â'r heddlu a Swyddogion Canlyniadau Lleol, gan sicrhau nad yw cynlluniau uniondeb unrhyw Swyddog Canlyniadau Lleol yn gwrthdaro â'ch cynllun eich hun ar gyfer ardal yr heddlu.

Dylai pleidleiswyr ac ymgyrchwyr fod yn hyderus nad oes unrhyw dwyll yn gysylltiedig ag etholiadau, a bod y canlyniadau a gaiff eu datgan gennych yn adlewyrchiad gwir a chywir o ddymuniadau'r etholwyr. Mae ymddiriedaeth a hyder yn uniondeb etholiadau yn hanfodol ond gall fod yn fregus - bydd yn anodd i chi ailennyn ymddiriedaeth neu hyder a gollwyd o ganlyniad i honiadau o dwyll neu achosion profedig o dwyll.

Cynllunio ar gyfer atal twyll etholiadol

Er y bydd angen i chi allu gweithio gyda'r heddlu ac erlynwyr i ymchwilio i unrhyw honiadau a wneir o bosibl, dylech hefyd roi strategaethau effeithiol ar waith i atal twyll etholiadol o'r cychwyn cyntaf.

Er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr ac ymgeiswyr fod yn ffyddiog y bydd pleidleisiau yn cael eu bwrw a'u cyfrif yn y ffordd a fwriadwyd gan bleidleiswyr, bydd angen i chi roi cynlluniau a phrosesau ar waith i nodi unrhyw batrymau o weithgarwch a allai fod yn arwydd o dwyll etholiadol posibl. 

Dylech sefydlu a chynnal cysylltiadau â'r heddlu ar lefel briodol fel rhan o hyn. Bydd swyddog yr heddlu sy'n gweithredu fel y Pwynt Cyswllt Unigol yn gallu rhoi manylion cyswllt i chi am yr uned reoli neu arwain berthnasol yn yr heddlu, a bydd hefyd yn gallu esbonio unrhyw strwythur rhanbarthol yn yr heddlu os yw hynny'n briodol. Dylech sicrhau eich bod yn cael manylion cyswllt unrhyw Bwyntiau Cyswllt Unigol rhanbarthol, a sicrhau bod y Swyddogion Canlyniadau Lleol yn ardal yr heddlu yn trefnu i fod mewn cysylltiad rheolaidd â nhw. 
 

Dylai'ch cynllun ar gyfer sicrhau uniondeb yr etholiad gael ei ddatblygu drwy ymgynghori â'ch Pwynt Cyswllt Unigol a dylai gynnwys camau penodol i nodi ac ymdrin ag unrhyw achos posibl o dwyll etholiadol, a dylai hefyd nodi sut y byddwch yn cyfleu sut rydych yn bwriadu cynnal uniondeb etholiadol er mwyn ennyn hyder y cyhoedd yn yr etholiad. 

Dylai cynlluniau uniondeb a baratoir gan Swyddogion Canlyniadau Lleol gydweddu â chynllun ardal yr heddlu a chynnwys unrhyw faterion a nodwyd ganddynt yn lleol. Ceir canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar gynlluniau uniondeb yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau. Dylech sicrhau eich bod wedi ystyried y risgiau penodol sy'n gysylltiedig â phob un o'r ardaloedd pleidleisio drwy'r ardal heddlu gyfan, gan gynnwys ystyried honiadau blaenorol o dwyll etholiadol a'r risg o honiadau o dwyll etholiadol mewn perthynas ag etholiadau eraill sy'n digwydd ar yr un diwrnod ag etholiad y Comisiynydd Heddlu a Throseddu. Mae nifer o droseddau etholiadol wedi'u pennu o dan gyfraith etholiadol ac mae Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona wedi paratoi gwybodaeth am y troseddau hyn a sut yr ymchwilir iddynt. 
 

Dylech drafod eich cynlluniau â'ch Pwynt Cyswllt Unigol ar y cyfle cyntaf posibl. Mae rhestr wirio o bynciau y dylech eu hystyried mewn unrhyw gyfarfod cynllunio cyn etholiad rhyngoch chi a'ch SPOC ar gael. Fel rhan o'r cyfarfod hwn, dylech ystyried unrhyw waith cyhoeddusrwydd ar y cyd y gellir ei gyflawni o bosibl gyda'r heddlu, er enghraifft, cynnal ymgyrchoedd ymwybyddiaeth y cyhoedd ar y cyd o fewn yr ardal etholiadol er mwyn tynnu sylw at yr hyn y gellir ei wneud er mwyn helpu i ganfod ac atal twyll etholiadol

Fel rhan o'ch cyswllt cynnar â'ch Pwynt Cyswllt Unigol, dylech ddod i gytundeb clir ynghylch rhannu cyfrifoldebau rhyngoch chi a'ch Pwynt Cyswllt Unigol, fel eich bod yn glir ynghylch rolau eich gilydd. Yn benodol, dylech gytuno â'ch Pwynt Cyswllt Unigol ar ddull o atgyfeirio honiadau o dwyll a all ddod i law er mwyn ymchwilio iddynt ymhellach lle y bo'n briodol. Er enghraifft, ai chi ynteu'r Swyddogion Canlyniadau Lleol fydd y pwynt cyswllt cychwynnol a fydd yn atgyfeirio honiadau at y Pwynt Cyswllt Unigol, neu ai'r Pwynt Cyswllt Unigol fydd y pwynt cyswllt cychwynnol a fydd yn eich cynghori ynglŷn â honiadau? Hefyd, dylech gytuno ar system ar gyfer trin tystiolaeth fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig, lle bo angen. Mae Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona wedi rhoi canllawiau i awdurdodau lleol ar drin tystiolaeth.

Mae templed o femorandwm cyd-ddealltwriaeth rhwng Swyddogion Canlyniadau Lleol a'r heddlu ar gyd-gynllunio etholiadau a'r broses ar gyfer rhoi gwybod am achosion o dwyll etholiadol ac ymchwilio iddynt ar gael ar wefan Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona. Gellir hefyd addasu elfennau o'r ddogfen hon ar gyfer unrhyw femorandwm cyd-ddealltwriaeth rhyngoch chi a'r heddlu.

Dylech hefyd rannu'r dull a ddefnyddir o fynd i'r afael â thwyll etholiadol â phleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid mewn sesiynau briffio a/neu yn y wybodaeth a roddir iddynt. Dylech hefyd ystyried gwahodd yr heddlu i fynychu unrhyw sesiynau briffio o'r fath a'u gwahodd i roi unrhyw ddogfennaeth berthnasol i chi ei chynnwys yn eich pecyn gwybodaeth.

Ar ôl ymgynghori â Swyddogion Canlyniadau, heddluoedd a phleidiau gwleidyddol, mae'r Comisiwn wedi cyhoeddi Cod ymddygiad i ymgyrchwyr yn ystod etholiadau a refferenda. Mae'r Cod yn gymwys i bob ymgyrchwr, ac mae'n nodi safonau ymddygiad priodol y cytunwyd arnynt cyn ac yn ystod etholiad neu refferendwm. Mae'r Cod hefyd yn ei gwneud yn glir, os bydd Swyddog Canlyniadau yn ystyried ei bod yn briodol mynd i'r afael â risgiau lleol penodol eraill, ac wedi ymgynghori â phleidiau cenedlaethol a lleol perthnasol, y byddwn yn ei helpu i gyflwyno darpariaethau lleol ychwanegol sy'n mynd y tu hwnt i delerau'r Cod y cytunwyd arno'n genedlaethol. 

Mae Ymarfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona wedi datblygu a dylid rhoi'r templed hwn i bob ymgeisydd sy'n sefyll etholiad. templed o lythyr sy'n gofyn i ymgeiswyr gytuno y byddent yn cydymffurfio â'r Cod Ymarfer a dylid rhoi'r templed hwn i bob ymgeisydd sy'n sefyll etholiad.

Mewn rhai achosion, lle y ceir risg sylweddol o honiadau o dwyll etholiadol, dylech hefyd ystyried cyfleu'r ffordd rydych yn bwriadu mynd i'r afael â thwyll yn fwy cyffredinol cyn dydd yr etholiad er mwyn rhoi sicrwydd i bleidleiswyr ac ymgyrchwyr.

Rydych mewn sefyllfa unigryw i nodi achosion a phatrymau gweithgarwch a allai fod yn arwydd o dwyll etholiadol yn eich ardal. Gallai camau gweithredu cynnar effeithiol i fynd i'r afael â thwyll posibl helpu i osgoi ymchwiliadau costus gan yr heddlu neu heriau cyfreithiol i ganlyniadau'r etholiadau. 

Dylech sicrhau bod gennych brosesau ar waith i asesu'r risg o dwyll etholiadol yn eich ardal, gan gynnwys ystyried y canlynol:

• a fu hanes o honiadau o dwyll etholiadol mewn rhannau o ardal yr heddlu, gan gynnwys mewn wardiau penodol
• a yw'r etholiad yn debygol o fod yn arbennig o agos ac wedi'i ymladd yn galed 
• a oes unrhyw frwydr sy'n seiliedig ar anghytundebau personol cryf yn ogystal â dadleuon gwleidyddol 
• a oes poblogaeth symudol iawn lle mae nifer yr etholwyr yn newid yn aml lle mae mwy o etholwyr a all fod yn fwy agored i dwyll oherwydd lefelau isel o lythrennedd a/neu eu sgiliau Saesneg

Bydd angen i'ch cynlluniau ar gyfer rheoli'r risg o dwyll etholiadol drwy'r ardal heddlu gyfan adlewyrchu unrhyw risgiau penodol a nodwyd gennych chi neu Swyddogion Canlyniadau Lleol, yn ogystal ag unrhyw gynlluniau cyffredinol ar gyfer canfod twyll.  

Er enghraifft, dylech ystyried y risgiau sy'n gysylltiedig â thai amlfeddiannaeth, neuaddau preswyl myfyrwyr neu gartrefi gofal lle mae pobl eraill yn gallu gweld post personol neu lle gall y rhai sy'n rhoi gofal helpu preswylwyr mewn cartrefi gofal i gwblhau ceisiadau pleidleisio drwy'r post neu bleidleisiau post. 

Dylai eich cynlluniau hefyd nodi prosesau ar gyfer monitro arwyddion o dwyll etholiadol posibl a phennu trothwyon ar gyfer gweithredu mewn ymateb i hynny. Er nad oes unrhyw arwyddion pendant o dwyll etholiadol posibl, dylech fod yn ymwybodol o'r canlynol ac ystyried ar y cyd â Swyddogion Canlyniadau Lleol a Swyddogion Cofrestru Etholiadol: 

• a fu unrhyw batrymau anarferol o ran cofrestru, pleidleisiau absennol, neu geisiadau am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr mewn etholiadau eraill yn ardal yr heddlu
• a fu unrhyw batrymau anarferol o bapurau pleidleisio a wrthodwyd, gan gynnwys pecynnau pleidleisio drwy'r post a wrthodwyd, mewn etholiadau eraill yn yr ardal awdurdod cyfun
• a fu unrhyw batrymau anarferol o ran ceisiadau i gofrestru, ceisiadau am bleidleisiau absennol neu geisiadau am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr yn y cyfnod cyn yr etholiad

Bydd honiadau ac achosion o dwyll etholiadol nid yn unig yn cael effaith negyddol ar hyder etholwyr ac ymgyrchwyr, ond gallant hefyd gael effaith sylweddol ar eich gallu i reoli'r broses etholiadol yn effeithiol. 

Dylech sicrhau bod pob ymgeisydd ac asiant yn deall sut i godi pryderon penodol am dwyll etholiadol sy'n ymwneud â'r etholiad, gan gynnwys pa fath o dystiolaeth fydd ei hangen i alluogi'r heddlu i ymchwilio i honiadau a lefel y dystiolaeth honno. Dylech hefyd sicrhau eu bod yn deall sut yr ymdrinnir â honiadau, a pha wybodaeth ac adborth y dylent allu disgwyl eu cael ynghylch hynt unrhyw ymchwiliadau.  

Bydd yr heddlu yn ymchwilio i unrhyw honiadau o dwyll hyd nes y bydd yn fodlon, ar ôl ymgynghori â Gwasanaeth Erlyn y Goron, nad oes angen cymryd camau pellach neu nad yw'n briodol gwneud hynny, neu y bydd yn trosglwyddo'r ffeil achos i Wasanaeth Erlyn y Goron er mwyn iddynt ei erlyn. Dylai'r heddlu eich hysbysu chi, a'r Swyddog Canlyniadau Lleol a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol lle y bo'n briodol, am hynt yr achos.   

Dylech hefyd fod yn ymwybodol, oherwydd natur unigryw etholiadau Comisiynwyr Heddlu a Throseddu, y gall fod amgylchiadau pan fydd yr heddlu yn penderfynu y byddai'n briodol gofyn i heddlu arall ymchwilio i honiadau o dwyll etholiadol sy'n ymwneud â'r etholiadau hyn. O dan amgylchiadau o'r fath, dylech sicrhau eich bod yn cysylltu â'r swyddog arweiniol perthnasol yn yr heddlu sy'n arwain yr ymchwiliad mor fuan â phosibl.

Mae'r Coleg Plismona wedi paratoi canllawiau ar blismona etholiadau canllawiau ar blismona etholiadau ar ei wefan.

Rhaid i ymgeiswyr a'u hasiantiaid ddilyn rheolau a nodir mewn deddfwriaeth ynghylch faint y gallant ei wario mewn etholiad. Rydym yn llunio canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid, pleidiau ac ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau sy'n amlinellu rheolau ar wariant. Gallwch eu gweld ar ein gwefan. 

Dylai unrhyw ymholiadau ynghylch gwariant ar etholiadau gael eu cyfeirio at dîm Cyllid Etholiadol Plaid y Comisiwn Etholiadol drwy e-bost: [email protected] neu drwy ffonio: 0333 103 1928.  

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu bydd angen i chi roi cynlluniau cyfathrebu ar waith er mwyn helpu i gynnal yr etholiad. Dylai'r cynlluniau hyn eich helpu i gydgysylltu â Swyddogion Canlyniadau Lleol a chyd-drefnu eu gwaith yn effeithiol er mwyn sicrhau y caiff yr etholiad ei gynnal mewn ffordd gyson drwy'r ardal heddlu gyfan, ac i reoli'r broses o gydgysylltu a chyfathrebu â rhanddeiliaid, gan gynnwys cysylltu â'r cyfryngau.

Wrth ddatblygu'ch cynlluniau cyfathrebu dylech nodi a dogfennu sut y byddwch yn cyfathrebu mewn perthynas ag agweddau allweddol ar y ffordd y byddwch yn rheoli ac yn cydgysylltu'r etholiad, gan gynnwys y canlynol:

• ymgynghori ynglŷn â chanllawiau a chyfarwyddiadau a rhoi canllawiau, a chyfarwyddiadau lle y bo'n briodol 
• lledaenu gwybodaeth
• monitro perfformiad Swyddogion Canlyniadau Lleol
• cyfleu'ch cynlluniau ar gyfer y prosesau rydych yn gyfrifol amdanynt, yn enwedig enwebiadau a choladu'r canlyniad
• cydgysylltu gweithgarwch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd
• rhoi cyngor a chymorth i Swyddogion Canlyniadau Lleol a'u staff, ac ymdrin ag ymholiadau ganddynt

Dylech lunio amserlen o gyfarfodydd rheolaidd â Swyddogion Canlyniadau Lleol o bob rhan o ardal yr heddlu er mwyn trafod opsiynau a materion, gyda'r nod o gael consensws, lle y bo modd, ynglŷn â'r penderfyniadau y mae angen i chi eu gwneud er mwyn cynnal yr etholiad a chyflawni'r amcanion a'r mesurau o lwyddiant a nodwyd. Dylid cadw cofnod o bob cyfarfod fel trywydd archwilio o'r hyn a drafodwyd ac o unrhyw benderfyniadau a wnaed.

Rhaid i chi gymryd y cyfryw gamau ag sy'n briodol, yn eich barn chi, i annog etholwyr i gymryd rhan yn yr etholiad, ac wrth ymgymryd â'r cyfryw weithgarwch rhaid i chi ystyried unrhyw ganllawiau a roddir gan y Comisiwn Etholiadol.1 Dylai  rhan o'r gweithgarwch ymgysylltu hwn gynnwys sut y bydd Swyddogion Canlyniadau yn eich ardal yn rhannu gwybodaeth am y broses bleidleisio a'r cymorth sydd ar gael i bleidleiwyr anabl yn eu hardaloedd. Dylid gwneud hyn yn uniongyrchol â sefydliadau anabledd lleol a thrwy weithgarwch mwy cyffredinol i gyfeirio'r cyhoedd at ddeunydd cyfathrebu hygyrch, megis darparu fersiynau ar-lein o ddogfennau sy'n hawdd eu darllen, sy'n addas ar gyfer darllenwyr sgrin, neu sydd ar gael mewn print bras.

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, dylech fynd ati i arwain y gwaith o hyrwyddo a rhannu arferion da a chydgysylltu gweithgarwch i godi ymwybyddiaeth drwy'r ardal heddlu gyfan

Dylai eich gwaith cynllunio ystyried yr angen i weithio gyda Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu er mwyn sicrhau bod gweithgarwch i godi ymwybyddiaeth yn lleol a thrwy'r ardal heddlu gyfan wedi'i gydgysylltu a bod negeseuon clir a chyson yn cael eu cyfleu'n effeithiol i etholwyr.

Wrth baratoi strategaeth codi ymwybyddiaeth y cyhoedd i'ch ardal heddlu, dylech ddogfennu'r canlynol:

• nodi'ch cynulleidfa darged
• amcanion a mesurau o lwyddiant y gweithgarwch 
• unrhyw risgiau – a sut i liniaru'r risgiau hynny
• adnoddau – ariannol a staffio
• cynlluniau ar gyfer cydweithio â phartneriaid lleol perthnasol, gan gynnwys arbenigwyr yn adran gyfathrebu eich awdurdod lleol 

Dylai'r ffordd rydych yn bwriadu rhoi'ch strategaeth ar waith gael ei chynnwys yn eich cynllun prosiect cyffredinol.

Dylech lunio rhwydwaith cyfathrebu sy'n cynnwys cynrychiolydd i bob Swyddog Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu er mwyn rhannu gwybodaeth a chydgysylltu gweithgarwch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd drwy'r ardal heddlu gyfan. Gall y rhwydwaith hwn hefyd gael ei ddefnyddio i sicrhau yr ymdrinnir ag unrhyw wybodaeth ynglŷn ag agweddau penodol ar yr etholiad, megis dilysu a chyfrif pleidleisiau neu ddatgan canlyniadau, neu faterion sy'n codi, er enghraifft honiadau o dwyll etholiadol, mewn ffordd effeithiol a chyson drwy'r ardal heddlu gyfan.

Rhaid i chi gyhoeddi hysbysiadau drwy eu gosod mewn man neu fannau amlwg yn yr ardal heddlu.1 Dylai hyn gynnwys swyddfeydd awdurdodau lleol, hysbysfyrddau, llyfrgelloedd ac adeiladau cyhoeddus eraill. Gellir rhoi'r hysbysiad mewn unrhyw ffordd arall sy'n addas yn eich barn chi. 

Er mwyn sicrhau y gall pleidleiswyr dderbyn y wybodaeth sydd ei hangen arnynt, mewn fformat hygyrch ac mewn da bryd i fwrw eu pleidlais, dylech sicrhau bod unrhyw hysbysiadau y byddwch yn eu cyhoeddi ar gael yn hawdd i bleidleiswyr, fel drwy wefan eich awdurdod lleol. Dylech sicrhau bod unrhyw hysbysiadau a gyhoeddir ar eich gwefan mewn fformat hygyrch.

Os ydych yn darparu gwybodaeth ar eich gwefan, dylech sicrhau ei bod yn hygyrch i bob pleidleisiwr. Er enghraifft, os byddwch yn darparu gwybodaeth ar ffurf PDF, dylech fod yn ymwybodol os na chaiff camau penodol eu dilyn wrth greu dogfennau PDF, efallai na fyddant yn addas ar gyfer darllenwyr sgrin a thechnolegau cynorthwyol eraill. Mae Llywodraeth y DU wedi paratoi gcanllaw ar lunio dogfennau PDF hygyrch y gallwch gyfeirio ato. Gallech hefyd siarad â swyddog cydraddoldeb eich awdurdod am gyngor.

Bydd hefyd angen i chi ystyried sut y byddwch yn darparu unrhyw hysbysiadau i'w cyhoeddi'n lleol gan y Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu er mwyn sicrhau y cânt eu cyhoeddi'n amserol. Dylech gysylltu â'r Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu er mwyn sicrhau bod yr hysbysiadau y mae'n ofynnol iddynt eu cyhoeddi'n lleol hefyd yn hygyrch.

Yn unol â deddfwriaeth diogelu data, bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau barhau i gael eu cyhoeddi, ar eich gwefan neu yn rhywle arall, ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad hwnnw ddod i ben. Bydd angen i chi hefyd benderfynu pwy fydd yn gyfrifol am eu dileu ar yr adeg briodol. Ceir rhagor o wybodaeth am hyn yn ein canllawiau ar ddiogelu data. 

Os oes gan yr hysbysiadau ddibenion penodol, h.y. nodi pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, pan fydd yr etholiad drosodd, a'r cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi darfod, ni fydd ganddynt unrhyw ddiben pellach mwyach. Felly, dylech naill ai ddileu'r hysbysiadau, neu ddileu'r data personol sydd ynddynt, pan fydd dyddiad cau deiseb yr etholiad wedi mynd heibio.

Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu cadw data personol am fwy o amser os caiff y data eu prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu at ddibenion gwyddonol, hanesyddol neu ystadegol ac yn amodol ar weithredu mesurau diogelu priodol. Ar gyfer hysbysiadau canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw'r rhain ar eich gwefan gan eu bod o ddiddordeb i'r cyhoedd ac at ddibenion hanesyddol ac ystadegol.

Dylai fod gennych brosesau prawfddarllen cadarn ar waith er mwyn sicrhau nad oes unrhyw wallau yn yr hysbysiadau y mae'n ofynnol i chi eu cyhoeddi. Gallai sicrhau bod prosesau prawfddarllen cadarn ar waith helpu i ganfod unrhyw wallau ac osgoi achosion posibl o dorri data cyn iddynt ddigwydd.

Cyfieithu a fformatau hysbysiadau

Mae'n ofynnol i chi, pan fyddwch yn tybio ei bod yn briodol gwneud hynny, sicrhau y caiff hysbysiadau eu cyfieithu neu eu darparu mewn fformat arall. Gallwch eu cynhyrchu:2   

• mewn Braille 
• mewn ieithoedd heblaw am Saesneg (neu Gymraeg a Saesneg yng Nghymru)
• drwy ddefnyddio lluniau 
• mewn fformat sain 
• gan ddefnyddio unrhyw ddull arall o sicrhau bod gwybodaeth yn hygyrch 

Er mwyn cyfleu gwybodaeth i etholwyr yn effeithiol dylech ystyried pwy rydych am ei gyrraedd drwy'ch gweithgarwch codi ymwybyddiaeth a'r dull cyfathrebu i'w ddefnyddio. Dylech ofyn am gyngor staff perthnasol yn eich awdurdod lleol a cheisio eu barn. Dylech hefyd ystyried unrhyw ymgyrch gofrestru genedlaethol a gynhelir gan y Comisiwn Etholiadol a cheisio cydgysylltu gweithgarwch yn eich ardal â'r gweithgarwch cenedlaethol fel y bo'n briodol. 

Gall gwybodaeth sydd ei hangen ar etholwyr er mwyn cymryd rhan yn llwyddiannus gynnwys y canlynol: 

• manylion yr etholiad(au) 
• y dyddiad ac oriau pleidleisio 
• lleoliad gorsafoedd pleidleisio 
• unrhyw ddyddiadau cau allweddol (e.e. dyddiadau cau ar gyfer gwneud cais i gofrestru i bleidleisio, gwneud cais am bleidleisiau post neu bleidleisiau drwy ddirprwy a gwneud cais am dystysgrif awdurdod pleidleisiwr) 
• pa ddull adnabod ffotograffig a dderbynnir yn yr orsaf bleidleisio
• sut i farcio'r papur(au) pleidleisio
• y cymorth sydd ar gael i etholwyr a sut i wneud cais am addasiadau rhesymol (e.e. cyfarpar sy'n galluogi pleidleiswyr anabl i bleidleisio'n annibynnol yn yr orsaf bleidleisio) a sut i wneud cais am wybodaeth mewn fformatau amgen (e.e. braille, hawdd ei ddarllen, print bras)
• sut a phryd y caiff pleidleisiau eu cyfrif 
• sut y caiff y canlyniad ei gyhoeddi  

Yn ystod y cyfnod cyn etholiadau a drefnwyd, mae'n bosibl y bydd y Comisiwn yn cynnal ymgyrch codi ymwybyddiaeth y cyhoedd er mwyn annog etholwyr i gofrestru. Bydd ymgyrch o'r fath fel arfer yn cynnwys hysbysebu yn y cyfryngau torfol, gan weithio gyda phartneriaid a chynnal gweithgareddau cysylltiadau cyhoeddus. Byddwn hefyd yn darparu adnoddau y gellir eu defnyddio'n lleol, fel posteri, baneri ar-lein, templedi o ddatganiadau i'r wasg a chynnwys i'w ddefnyddio yn y cyfryngau cymdeithasol. 

Byddwn yn rhoi gwybodaeth i chi am ein hymgyrchoedd codi ymwybyddiaeth y cyhoedd drwy'r Bwletin Gweinyddu Etholiadol. Rydym hefyd yn cyhoeddi cylchlythyr cofrestru pleidleiswyr, Y Gofrestr, sy'n anelu at sicrhau bod timau cyfathrebu mewn cynghorau lleol yn ymwybodol o'r wybodaeth ddiweddaraf am ymgyrchoedd ac adnoddau. Gallwch chi a thîm cyfathrebu eich cyngor gofrestru i dderbyn y cylchlythyr gofrestru i dderbyn y cylchlythyr.

Dylech sicrhau bod yr holl ddeunydd cyfathrebu a anfonir yn cynnwys manylion cyswllt priodol fel y gall unrhyw un ymateb a chael rhagor o wybodaeth. Dylech ystyried y manylion cyswllt mwyaf perthnasol ym mhob achos, gan weithio gyda Swyddogion Canlyniadau Lleol a'u staff yn ôl yr angen.

Ceir rhagor o wybodaeth am Ymgysylltu â phleidleiswyr yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau, paratoi Deunyddiau i bleidleiswyr i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu a sicrhau ansawdd deunyddiau etholiad yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol. Efallai y bydd y cyhoedd yn gwneud ymholiadau hefyd a bydd angen i chi ystyried sut y gellir ymdrin ag ymholiadau o'r fath mewn ffordd gyson. Gallech, er enghraifft, ystyried datblygu ymatebion y cytunwyd arnynt i gwestiynau cyffredin i staff rheng flaen. Rydym wedi paratoi Cwestiynau Cyffredin i staff rheng flaen mewn Etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yn unig ac mewn Etholiadau cyfun Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu a llywodraeth leol yn Lloegr y gallech eu defnyddio. 

Mae cwestiynau cyffredin ar gyfer staff rheng flaen mewn etholiad cyfun Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu a llywodraeth leol  yn cael eu diweddaru ar hyn o bryd i adlewyrchu newidiadau Deddf Etholiadau 2022.

Mae 'Ble mae fy ngorsaf pleidleisio?' yn gwestiwn cyffredin yn y cyfnod cyn y diwrnod pleidleisio ac ar y diwrnod pleidleisio ei hun. Mewn partneriaeth â Democracy Club, rydym yn darparu adnodd chwilio â chod post ar ein gwefan. Pan fydd pleidleiswyr yn nodi eu cod post, dangosir iddynt ble mae eu gorsaf bleidleisio, a phwy yw eu hymgeiswyr. Gallech gynnwys yr adnodd hwn ar eich gwefan eich hun, gan ddefnyddio'r teclyn, neu ychwanegu dolen i'n gwefan.

Er mwyn hwyluso hyn, mae angen i chi anfon y data ar orsafoedd pleidleisio ar gyfer eich ardal at Democracy Club. Os mai chi hefyd yw'r Swyddog Canlyniadau Lleol, unwaith y byddwch wedi pennu'ch gorsafoedd pleidleisio yn derfynol, gallwch allgludo'r data o'ch System Rheoli Etholiad a'u hanfon mewn e-bost i [email protected]. Mae cyfarwyddiadau manwl ar gael ar gyfer pob cyflenwr, os bydd eu hangen arnoch.

Byddwn hefyd yn cynnwys eich manylion cyswllt yn ein hadnodd chwilio â chod post. Os bydd eich manylion cyswllt yn newid, gofynnwn i chi roi gwybod i ni cyn gynted â phosibl fel y gallwn ddiweddaru ein cofnodion. 

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, rydych yn gyfrifol am bob agwedd ar y broses enwebu yn etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu. Dylai eich cynllun prosiect gynnwys manylion am sut y byddwch yn ymgysylltu â phleidiau gwleidyddol, ymgeiswyr ac asiantiaid a sut y byddwch yn rheoli'r broses enwebu.

Dylai fod yn syml i'r rhai sy'n ymgyrchu gymryd rhan mewn etholiadau. Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, chi sy'n gyfrifol am roi cynllun cyfathrebu effeithiol ar waith. Dylech weithio gyda Swyddogion Canlyniadau Lleol i gyd-drefnu gweithgarwch ymgysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid drwy'r ardal heddlu gyfan, a rhoi cynlluniau ar waith i sicrhau bod ymgeiswyr ac asiantiaid yn cael gwybodaeth glir ac amserol. Dylech gynllunio ar gyfer sesiynau briffio i ymgeiswyr ac asiantiaid yn gynnar yn ystod y broses etholiadol . 

Dylech ystyried a oes unrhyw amgylchiadau lleol penodol neu wybodaeth leol y bydd eich Swyddogion Canlyniadau Lleol am eu cyfleu o bosibl megis amseriad a lleoliad agor pleidleisiau drwy'r post a'r cyfrif ac a fydd hyn yn rhan o'ch deunydd cyfathrebu neu a fydd y Swyddogion Canlyniadau Lleol yn darparu gwybodaeth sy'n berthnasol i'w hardaloedd. 

Dylech gymryd camau ar gam cynnar i amcangyfrif faint o ymgeiswyr a allai sefyll etholiad gan y gall hyn gael effaith sylweddol ar wahanol elfennau o'r broses etholiadol, gan gynnwys argraffu papurau pleidleisio, enwebiadau, rheoli'r broses o roi gwybodaeth i ymgeiswyr, a'r broses dilysu a chyfrif. Er mwyn llunio'r amcangyfrif hwn, a pharhau i'w adolygu, dylech ystyried faint o ymgeiswyr a safodd yn ystod yr etholiad diwethaf i ethol Comisiynydd Heddlu a Throseddu, cysylltu'n gynnar â phleidiau gwleidyddol, monitro unrhyw ddatganiadau o ddiddordeb a, maes o law, fonitro ceisiadau am becynnau enwebu. 

Efallai y bydd nifer sylweddol o ymgeiswyr, asiantiaid a phleidiau gwleidyddol newydd neu lai profiadol, sy'n anghyfarwydd ag arferion a phrosesau sefyll etholiad ac y bydd angen eich cymorth arnynt i allu cymryd rhan yn effeithiol. Felly, mae'n bwysig eich bod yn ymgysylltu ag ymgeiswyr, asiantiaid a phleidiau cymaint â phosibl fel eu bod yn cael yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt i sefyll etholiad a bod ganddynt hyder bod y prosesau yn cael eu rheoli'n dda. 

Mae'n hollbwysig bod pob ymgeisydd yn gwybod yr hyn sydd angen iddo ei wneud er mwyn sefyll etholiad, beth yw'r terfynau gwariant, sut y gall gael gafael ar y cofrestrau etholiadol a beth yw'r cyfyngiadau o ran defnyddio'r cofrestrau, gan gynnwys ystyriaethau diogelu data. Un anhawster sy'n debygol o wynebu Swyddogion Canlyniadau Ardaloedd Heddlu yw nad yw'r sawl sy'n bwriadu sefyll etholiad bob amser yn cysylltu â staff etholiadau cyn cyflwyno eu papurau enwebu. Felly, bydd angen i chi ystyried sut y byddwch yn codi ymwybyddiaeth a hyrwyddo argaeledd gwybodaeth a sesiynau briffio i bob ymgeisydd ac asiant cyn iddynt gwblhau a chyflwyno eu papurau enwebu. 

Bydd angen i chi gael trafodaethau â Swyddogion Cofrestru Etholiadol lleol er mwyn penderfynu sut y byddwch yn cael copïau o'r gofrestr etholiadol i ymgeiswyr a sut rydych yn bwriadu gwneud y gwiriadau o lofnodwyr ymgeisydd sy'n ofynnol yn ystod y cyfnod enwebu. 

Bydd angen i chi sicrhau y cydymffurfir â'r gofynion ynglŷn â chynnwys anerchiadau etholiadol ymgeiswyr, ochr yn ochr â'r gweithdrefnau ar gyfer cyflwyno'r anerchiadau hynny.  

Dylech sicrhau y cynigir sesiwn friffio ar y broses etholiadol, gan gynnwys trefniadau lleol, i ymgeiswyr ac asiantiaid etholiad. 

Dylech hefyd gynnal sesiwn friffio ychwanegol ar ôl cadarnhau'r rhestr o ymgeiswyr sy'n sefyll ar gyfer etholiad ar ôl i'r enwebiadau gau.

Dylai eich sesiwn friffio ymdrin â'r canlynol o leiaf:

• y broses enwebu
• y broses etholiadol
• gwariant etholiadol
• defnyddio'r gofrestr etholiadol

Dylech hefyd hysbysu ymgeiswyr ac asiantiaid bod gofynion o ran Adnabod Pleidleiswyr ar waith ar gyfer yr etholiad hwn. Mae hyn yn arbennig o bwysig os caiff etholiadau eraill eu cynnal yn eich ardal heddlu lle nad oes angen dull adnabod ffotograffig. Er enghraifft yng Nghymru os bydd is-etholiadau lleol yn cael eu cyfuno ag etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu. 

Bydd angen hefyd i chi weithio gydag unrhyw Swyddogion Canlyniadau Lleol i benderfynu sut y caiff gwybodaeth am drefniadau lleol ei darparu. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth am y ffordd y byddant yn cynnal prosesau allweddol yr etholiad a'r dyddiadau, yr amseroedd a'r lleoliadau, megis: 

• dosbarthu ag agor pleidleisiau post
• y diwrnod pleidleisio gan gynnwys cyfarpar a ddarperir i orsafoedd pleidleisio sy'n ei gwneud hi'n haws i bobl anabl bleidleisio 
• y broses ddilysu a chyfrif

Dylai'r sesiynau briffio ddarparu ar gyfer y ffaith nad yw rhai pobl o bosibl yn gwybod llawer, os o gwbl, am reolau na gweithdrefnau etholiad neu nad ydynt wedi ymwneud ag etholiadau ers peth amser. 

Dylai pob sesiwn friffio amlygu pwysigrwydd dilyn rheolau'r etholiad. Dylech bwysleisio pa mor bwysig ydyw bod ymgeiswyr yn deall y rheolau cymhwyso ac anghymhwyso sy'n gymwys, gan fod rhai yn wahanol i'r rhai sy'n gymwys fel arfer mewn etholiadau eraill (yn enwedig, bod yn anghymwys os ydych wedi cael eich euogfarnu o drosedd garcharadwy) a gallai hyn achosi dryswch hyd yn oed ymhlith y rhai sydd wedi sefyll etholiad o'r blaen. Dylech hefyd roi gwybodaeth am y safonau ymddygiad rydych yn eu disgwyl gan gefnogwyr yn ardal y man pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio.

Gall pob ymgeisydd mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd Heddlu a Throseddu ddarparu anerchiad etholiadol i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu i'w gyhoeddi ar wefan a ddarperir gan yr Ysgrifennydd Gwladol. Rhaid i anerchiad etholiadol ymgeisydd gael ei baratoi gan ei asiant etholiad a'i gyflwyno i chi ar ffurf a ragnodir o dan y gyfraith erbyn dyddiad cau a bennir gennych.1 Fel rhan o'ch gwaith cynllunio, bydd angen i chi ystyried sut y bwriadwch reoli'r broses hon yn ymarferol. Caiff canllawiau pellach ar y wefan eu darparu gan yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau

Dylai eich sesiwn neu sesiynau briffio hefyd amlygu unrhyw drefniadau diogelwch sydd wedi cael eu rhoi ar waith mewn ymgynghoriad â'r heddlu. Efallai y byddwch am wahodd eich pwynt cyswllt unigol yn yr heddlu i ddod i unrhyw sesiynau briffio, neu ddarparu deunydd ysgrifenedig y gallwch ei roi i ymgeiswyr ac asiantiaid.

Rydym hefyd wedi llunio templed o gyflwyniad ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu y gallwch ei ddefnyddio ac sydd ar gael i'w lawrlwytho o'n gwefan yn Gymraeg ac yn Saesneg. 

Dylech sicrhau bod canllawiau ysgrifenedig ar y broses etholiadol ar gael i'r holl ymgeiswyr ac asiantiaid etholiad, gan gynnwys trefniadau lleol, a bod y wybodaeth yn cael ei darparu mewn da bryd er mwyn galluogi ymgeiswyr ac asiantiaid etholiad i weithredu arni. Fel y nodir yn ein canllawiau ar gyfathrebu ag Ymgeiswyr ac Asiantiaid dylech gydweithio â Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu er mwyn sicrhau bod gwybodaeth ar gael yn hawdd i ymgeiswyr yn yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu am unrhyw brosesau sydd i'w cynnal yn lleol, fel agor pleidleisiau post a'r cyfrif.

Diben darparu canllawiau ysgrifenedig yw sicrhau bod pleidiau, ymgeiswyr ac asiantiaid yn gallu cael gafael ar ganllawiau awdurdodol a chynhwysfawr er gwybodaeth unrhyw bryd er mwyn sicrhau bod ganddynt yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt i gymryd rhan mewn etholiad. 

Lle y bo'n briodol, gallwch roi dolen i ymgeiswyr ac asiantiaid lle gallant ddod o hyd i'r wybodaeth berthnasol ar-lein, a mater i chi fydd sicrhau y gall ymgeiswyr gael gafael ar y wybodaeth sydd ei hangen arnynt yn hawdd a gwneud beth bynnag sydd ei angen i hwyluso hyn.  

Dylech hefyd gyfeirio ymgeiswyr ac asiantiaid at ganllawiau'r Comisiwn i ymgeiswyr ac asiantiaid mewn etholiad ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu, sydd ar gael ar ein gwefan.

Hygyrchedd

Dylech gofio bod gan ymgeiswyr ac asiantiaid o bosibl anghenion mynediad penodol, ac felly efallai y bydd angen unrhyw wybodaeth neu ganllawiau arnynt a luniwyd ar ffurf print bras neu fformat arall, megis Braille neu sain, neu mewn iaith heblaw Cymraeg yng Nghymru, neu Saesneg.

Dylech hefyd ystyried y gall fod gan ymgeiswyr ac asiantiaid ofynion arbennig i'w helpu i fynychu sesiynau briffio a dylech sicrhau bod sesiynau briffio ar gael ar-lein neu drwy ddull fideogynadledda lle bynnag y bo'n bosibl. 

Gallwch recordio eich sesiwn friffio a'i phostio ar-lein er mwyn i ymgeiswyr ac asiantiaid ei gwylio ar alw ar adeg sy'n gyfleus iddynt, gyda manylion ynghylch sut y gallant ofyn unrhyw gwestiynau dilynol.

Fodd bynnag, bydd angen i chi ystyried sut y gallwch gynnig sesiynau briffio i'r rhai na allant gael gafael ar wybodaeth o'r fath ar-lein, neu'r rhai nad ydynt yn gyfforddus yn gwneud hynny. Efallai y bydd angen i chi ddarparu rhai sesiynau briffio yn bersonol. Dylech hysbysu ymgeiswyr ac asiantiaid am eich dull gweithredu arfaethedig yn gynnar er mwyn eich helpu i gynllunio a pharatoi. Dylid gofyn i'r rhai sydd â diddordeb mewn cymryd rhan mewn sesiwn friffio gofrestru ymlaen llaw er mwyn i chi allu olrhain niferoedd yn ogystal â gofynion hygyrchedd, a fydd yn eich galluogi i deilwra eich dull gweithredu a rhoi'r trefniadau priodol ar waith.

Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i ymgeiswyr ddilyn rhai rheolau penodol mewn perthynas â'r canlynol:

• faint y gallant ei wario 
• gan bwy y gallant dderbyn rhoddion 
• beth mae'n rhaid iddynt gyflwyno adroddiad arno ar ôl yr etholiad 

Dylech sicrhau bod ymgeiswyr ac asiantiaid etholiad yn gallu cael gafael ar wybodaeth am y terfyn gwariant1 , ffurflenni gwariant a datganiadau er mwyn eu galluogi i fodloni gofynion adrodd. 

Rydym wedi paratoi canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid ar wariant a rhoddion mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu a geir yn Rhan 3 o'n canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid, y gallwch eu defnyddio i roi gwybodaeth i ymgeiswyr ac asiantiaid am derfynau gwariant a rheolaethau ar roddion, yn ogystal â ffurflenni a datganiadau er mwyn eu galluogi i fodloni eu gofynion adrodd.

Mae ein templed o gyflwyniad ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid hefyd yn cynnwys canllawiau ar wariant a rhoddion. Gallwch ddefnyddio'r adnoddau hyn i roi gwybodaeth i ymgeiswyr ac asiantiaid am ffurflenni gwariant a datganiadau er mwyn eu galluogi i fodloni eu gofynion adrodd.

Unwaith y daw person yn ymgeisydd mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu fel y'i diffiniwyd yn y paragraffau isod, gall ofyn am gopi o'r gofrestr lawn a rhestrau o bleidleiswyr absennol sy'n cwmpasu ardal yr heddlu lle mae'n sefyll etholiad. Dim ond os yw'r ymgeisydd wedi gwneud cais ysgrifenedig y gellir darparu cofrestrau.1

Y dyddiad cynharaf y gall person ddod yn ymgeisydd yn swyddogol yw'r diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi hysbysiad etholiad (h.y. y 25ain diwrnod gwaith cyn yr etholiad).2 Bydd yn dod yn ymgeisydd yn swyddogol ar y diwrnod hwn os bydd eisoes wedi datgan ei fod/bod yn ymgeisydd yn yr etholiad (neu os bydd person arall wedi datgan ei fod/bod yn ymgeisydd) ar neu cyn y dyddiad hwn. 

Os bydd y person hwn neu eraill yn datgan y bydd yn ymgeisydd yn yr etholiad ar ôl y dyddiad hwn, daw yn ymgeisydd ar y dyddiad y gwneir y cyfryw ddatganiad, neu ar y dyddiad y mae'n cyflwyno papurau enwebu, p'un bynnag sydd gyntaf.

Er mai'r Swyddog Cofrestru Etholiadol ar gyfer pob ardal bleidleisio sy'n gyfrifol yn gyfreithiol am dderbyn ceisiadau a darparu cofrestrau i ymgeiswyr, dylech ddechrau trafodaethau â'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar gam cynnar er mwy penderfynu ar y ffordd orau o sicrhau y gellir darparu cofrestrau i bob ymgeisydd yn y fath fodd ag y bydd ganddynt fynediad amserol a hawdd atynt, a phenderfynu sut y dylid cyfleu hyn.

Er enghraifft, gallech benderfynu darparu'r cofrestrau'n ganolog ar ran y Swyddogion Cofrestru Etholiadol fel rhan o'r pecyn enwebu. Mantais y dull gweithredu hwn yw y gallai weithredu fel mai dim ond un ffurflen gais ar gyfer yr holl ardaloedd pleidleisio y byddai angen i ymgeiswyr ei chwblhau ac y byddent yn derbyn eu cofrestrau o un man, yn hytrach na gorfod cysylltu â phob Swyddog Cofrestru Etholiadol ar wahân gyda cheisiadau unigol.

Os ydych yn ystyried darparu'r cofrestrau'n ganolog, bydd yn rhaid i chi drafod a chytuno â'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol sut y gellid dwyn y gwahanol gofrestrau ynghyd ac yna eu darparu ac ystyried sut y byddai hyn yn gweithio ar gyfer copïau argraffedig a chopïau data. Rhaid i'r cofrestrau gael eu darparu ar ffurf data oni ofynnir yn benodol am gopi argraffedig.3 Bydd angen i chi sicrhau eich bod yn cyfleu'n glir i ymgeiswyr a'u hasiantiaid pa drefniadau bynnag a rowch ar waith er mwyn eu galluogi i ddefnyddio'r cofrestrau i ymgyrchu a chael y llofnodwyr angenrheidiol.

Mae'r cyfryngau yn chwarae rôl bwysig i roi gwybodaeth i bleidleiswyr am yr etholiad. Mae'n bwysig y caiff gweithgarwch cyfathrebu â'r cyfryngau ei reoli mewn ffordd gydgysylltiedig a chyson drwy'r ardal heddlu gyfan er mwyn cynnal hyder y cyhoedd bod yr etholiad yn cael ei drefnu'n dda. Er mwyn cyflawni hyn yn effeithiol dylai fod proses glir ar waith i ardal yr heddlu sy'n cael ei dilyn gennych chi, Swyddogion Canlyniadau Lleol a'ch timau cyfathrebu priodol er mwyn ymateb i unrhyw faterion sy'n codi.

Dylech sicrhau bod cydgysylltu a chyfathrebu â rhanddeiliaid wedi'i ymgorffori drwy gydol eich proses gynllunio, gyda threfniadau penodol ar waith i weithio gyda'r cyfryngau, gan gynnwys:

• cynlluniau ar gyfer cydgysylltu gweithgarwch cysylltu â'r cyfryngau o fewn ardal yr heddlu, a strategaethau ar gyfer ymdrin â chyfathrebu rhagweithiol a hefyd gysylltu â'r cyfryngau mewn perthynas â digwyddiadau penodol megis dilysu a chyfrif pleidleisiau a datgan y canlyniad
• prosesau ar gyfer ymdrin ag ymholiadau cyffredinol gan y cyfryngau
• cynlluniau ar gyfer ymdrin yn adweithiol ag unrhyw faterion sy'n codi mewn perthynas â'r etholiad, er enghraifft honiadau o dwyll etholiadol 

Mae gan arsylwyr sydd wedi'u hachredu gan y Comisiwn yr hawl i arsylwi ar y canlynol::

• anfon a derbyn papurau pleidleisio drwy'r post
• y bleidlais
• dilysu a chyfrif y pleidleisiau
• coladu'r canlyniad 1

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys prosesau i reoli ymholiadau posibl gan arsylwyr a'u helpu i fod yn bresennol yn y prosesau etholiadol y mae ganddynt hawl i fod yn bresennol ynddynt. Dylai hyn gynnwys rhoi gwybodaeth i arsylwyr ynglŷn â lleoliad ac amseriad y prosesau uchod.

Mae gan gynrychiolwyr y Comisiwn yr hawl hefyd i arsylwi ar y prosesau hyn ac, yn ogystal â hynny, mae ganddynt yr hawl i arsylwi ar eich arferion gwaith.2

Nid oes angen i arsylwyr achrededig na chynrychiolwyr y Comisiwn roi rhybudd ymlaen llaw ynghylch ble y bwriadant arsylwi, ond bydd ganddynt gerdyn adnabod â ffotograff a roddwyd gan y Comisiwn.

Canllaw cyflym i'r mathau o bobl sydd â bathodynnau arsylwi

Y mathau o bobl sydd â bathodynnau arsylwi	Pwy ydynt?	Mynediad
	Cynrychiolwyr o'r Comisiwn Etholiadol	Yr un peth ag ymgeiswyr ac asiantiaid, ynghyd â mynediad i'r broses o ddosbarthu pleidleisiau post, ac arferion gweithio'r Swyddog Canlyniadau a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol
	Arsylwyr a achredwyd gan y Comisiwn	Yr un peth ag ymgeiswyr ac asiantiaid, ynghyd â mynediad i'r broses o ddosbarthu pleidleisiau post

Os bydd gennych unrhyw amheuon ynglŷn â statws unigolyn penodol sy'n ceisio cael mynediad i brosesau etholiadol, gallwch edrych ar y rhestrau o arsylwyr ar wefan y Comisiwn am gadarnhad. 

Mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i ystyried Cod ymarfer y Comisiwn i arsylwyr etholiadol wrth reoli presenoldeb arsylwyr.3 Bydd arsylwyr wedi cytuno i gydymffurfio â'r safonau ymddygiad a nodir yng Nghod Ymarfer y Comisiwn. Os credwch fod y Cod Ymarfer wedi cael ei dorri, rhowch wybod i dîm lleol y Comisiwn. 

Mae cwestiynau cyffredin ar gyfer staff rheng flaen mewn etholiad cyfun Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu a llywodraeth leol yn cael ei ddiweddaru ar hyn o bryd i adlewyrchu newidiadau Deddf Etholiadau 2022.

Er mwyn cyflwyno'r etholiad, mae'n hanfodol bod pleidleiswyr yn gallu cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt, heb wallau, mewn fformat hygyrch ac mewn da bryd iddynt gymryd y camau angenrheidiol mewn perthynas â'u pleidlais. 

Mae'r canllawiau hyn yn rhoi trosolwg o'r gofynion cyfreithiol sy'n ymwneud â swyddogaeth Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu a'i gydgysylltiad â Swyddogion Canlyniadau Lleol ar gyfer cardiau pleidleisio, papurau pleidleisio a threfniadau pleidleisio absennol. 
 

Mae'n ofynnol i Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol a Swyddogion Canlyniadau Lleol (fel y bo'n briodol), yn ôl y gyfraith, anfon cardiau pleidleisio cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad etholiad. 

Er mwyn sicrhau bod pleidleiswyr yn cael yr un wybodaeth tua'r un pryd, ni waeth ble maent yn byw yn ardal yr heddlu, dylech gysylltu â Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol a Swyddogion Canlyniadau Lleol (fel y bo'n briodol) er mwyn trafod amseriadau ar gyfer darparu cardiau pleidleisio, a chytuno arnynt.1

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am gynhyrchu cardiau pleidleisio yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n cynnal etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu.

Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gyfrifol am baratoi papurau pleidleisio ar gyfer eu hardal bleidleisio. Cewch ymgymryd â'r cyfrifoldeb am argraffu papurau pleidleisio mewn unrhyw ardal bleidleisio neu bob ardal bleidleisio drwy roi cyfarwyddyd i'r Swyddog Canlyniadau Lleol perthnasol. 

Os bwriadwch ymgymryd â'r cyfrifoldeb hwn dylech hysbysu'r Swyddogion Canlyniadau Lleol perthnasol ar ddechrau'r broses cynllunio etholiad, a rhoi gwybod iddynt mor fuan â phosibl pryd a sut y caiff y papurau pleidleisio eu dosbarthu iddynt i'w hanfon mewn pecynnau pleidleisio drwy'r post a'u defnyddio mewn gorsafoedd pleidleisio. Os penderfynwch roi cyfarwyddyd i argraffu'r papurau pleidleisio eich hun, yna bydd ystyriaethau diogelu data a'r broses o reoli contractwyr a chyflenwyr yn effeithiol yn hollbwysig.

Rhagnodir ffurf a chynnwys y papur pleidleisio mewn deddfwriaeth.1 Os bydd Swyddogion Canlyniadau Lleol wedi cadw'r cyfrifoldeb am argraffu papurau pleidleisio Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu, unwaith y bydd y dyddiad cau ar gyfer tynnu enwebiadau yn ôl wedi mynd heibio, bydd angen i chi roi gwybodaeth glir ac amserol i'r Swyddogion Canlyniadau Lleol am fanylion terfynol y papur pleidleisio er mwyn eu galluogi i gadarnhau'r union fanylion gyda'u hargraffwyr a dechrau argraffu. Mae hyn yn cynnwys yr union faint a diwyg, a manylion yr ymgeisydd (h.y. enw, disgrifiad (os o gwbl) ac arwyddlun (os o gwbl)). 

Yn Essex, Gogledd Swydd Efrog, Swydd Northampton a Swydd Stafford, mae'r ymgeisydd a etholir i rôl Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu hefyd yn gyfrifol am swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub. Yn yr ardaloedd yr heddlu hyn, rhaid i'r papur pleidleisio gyfeirio at yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu ar gyfer ardal heddlu [nodwch enw ardal yr heddlu].2  

Efallai yr hoffech roi canllawiau neu gyfarwyddiadau penodol i Swyddogion Canlyniadau Lleol ag sy'n briodol yn eich barn chi, er mwyn sicrhau bod ffurf a chynnwys y papurau pleidleisio a roddir yn ystod yr etholiad yn bodloni'r gofynion deddfwriaethol a'u bod yn gyson drwy'r ardal heddlu gyfan. 

Dylai fod gennych brosesau ar waith i sicrhau bod Swyddogion Canlyniadau Lleol yn argraffu'r papurau pleidleisio yn gywir, gan gynnwys sicrhau bod manylion yr ymgeisydd ar y papur pleidleisio yn cael eu hatgynhyrchu'n gywir, a bod yr arwyddluniau cywir a math a maint cywir o ffont wedi'u defnyddio. Dylech ddarparu templed o bapur pleidleisio y gall Swyddogion Canlyniadau Lleol ei ddefnyddio fel sail ar gyfer argraffu'r papurau pleidleisio yn eu hardal bleidleisio, ac y gall ei ddilyn wrth wirio proflenni argraffu a fersiynau terfynol y papurau pleidleisio.   

Dylech hefyd ystyried sefydlu proses i brawfddarllen papurau pleidleisio Swyddogion Canlyniadau Lleol eich hun cyn i'r broses argraffu ddechrau er mwyn bodloni eich hun y caiff yr holl bapurau pleidleisio yn ardal yr heddlu eu hargraffu'n gywir.

Ni ellir cynhyrchu'r papurau pleidleisio mewn unrhyw iaith heblaw Saesneg, neu, yng Nghymru, Cymraeg a Saesneg, na heblaw am yn y fformat rhagnodedig. Fodd bynnag, rhaid i'r copi llaw wedi'i chwyddo a'r copïau arddangos o'r papur pleidleisio gynnwys y cyfarwyddiadau i bleidleiswyr wedi'u hargraffu ar frig y papur, a gellir cyfieithu'r geiriau hyn i ieithoedd heblaw Cymraeg a Saesneg.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am baratoi papurau pleidleisio, gan gynnwys y marc swyddogol, argraffu manylion ymgeiswyr ac ystyriaethau diogelu data yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar gyfer etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu ar baratoi papurau pleidleisio 

Trosglwyddo gwybodaeth yn ddiogel
Bydd angen i chi sicrhau bod eich cynlluniau yn amlinellu'r prosesau a'r mesurau diogelu a fydd ar waith gennych ynglŷn â throsglwyddo data rhyngoch chi a Swyddogion Canlyniadau Lleol a diogelwch y data hyn.

Bydd angen i chi sicrhau bod cytundeb ar waith rhyngoch chi a phob Swyddog Canlyniadau Lleol yn ardal yr heddlu ar gyfer trosglwyddo a dinistrio data yn ddiogel. Mae ein canllawiau diogelu data yn cynnwys cyngor manylach ar storio data personol yn ddiogel a chynnal eich polisi cadw dogfennau, gan gynnwys yr hyn y dylid ei gynnwys yn y polisi.

Er nad yw deddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i gael cytundeb ysgrifenedig wrth rannu data rhwng rheolyddion data, argymhellir yn gryf eich bod yn cytuno ar brotocol rhannu data â Swyddogion Canlyniadau Lleol eraill yn ardal yr heddlu. 

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am reoli contractwyr a chyflenwyr yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar gyfer etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu. 

Os byddwch yn ymgymryd â'r cyfrifoldeb am argraffu papurau pleidleisio ac yn bwriadu anfon data at gontractwr er mwyn cynhyrchu papurau pleidleisio ar gyfer yr etholiad, byddwch yn defnyddio prosesydd data.   

Fel rheolydd data, mae deddfwriaeth diogelu data yn gosod rhwymedigaeth gyfreithiol, wrth ddefnyddio prosesydd, i ffurfioli'r gydberthynas waith mewn contract sy'n nodi'r canlynol:    

• y pwnc, natur a diben y prosesu; 
• rhwymedigaethau a hawliau'r rheolydd data; 
• hyd y cyfnod prosesu;
• y mathau o ddata personol a chategorïau o destunau data.

Hefyd, rhaid i'r contract nodi rhwymedigaethau penodol ar y prosesydd, gan gynnwys gwneud y canlynol:

• cydymffurfio â'ch cyfarwyddiadau 
• bod yn ddarostyngedig i ddyletswydd cyfrinachedd 
• cadw data personol yn ddiogel a'ch hysbysu am unrhyw achos o dorri amodau diogelwch data 
• cadw cofnodion ysgrifenedig o'r gweithgareddau prosesu y mae'n eu cyflawni ar eich rhan 
• dim ond defnyddio is-brosesydd gyda'ch caniatâd 
• ildio i archwiliadau ac arolygiadau a rhoi pa wybodaeth bynnag sydd ei hangen arnoch i sicrhau y cydymffurfir â gofynion diogelu data 
• dileu neu ddychwelyd unrhyw ddata personol fel y gofynnir amdanynt ar ddiwedd y contract

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am eich rhwymedigaethau cyfreithiol wrth ddefnyddio prosesydd data yn ein canllawiau diogelu data.  
 

The form and content of each ballot paper is prescribed in the relevant election rules and you must follow this precisely.1 Ballot papers for each election for postal voters and for polling station use must be the same in form, except that the official mark may be different if desired.2   

Although the final content of the ballot papers cannot be confirmed until nominations have closed, in addition to confirming the colours, you will need to make decisions about the following elements of the ballot papers at an early stage:

• ballot paper numbers
• unique identifying mark 
• the ‘official mark’

You may use a different official mark for different purposes at each election. That means that you could choose one official mark for all ballot papers, or you could choose to have different official marks, e.g. for polling station ballot papers and ballot papers issued to postal voters.

You are also required to provide CROs with the enlarged sample copy of a ballot paper so that it can be displayed at every polling station.3 The colour of the enlarged sample ballot paper must be the same colour as the actual ballot paper for the relevant election.4  

Secure transfer of information

You will need to ensure your plans outline the processes and safeguards you will have in place regarding the transfer and security of the data between yourself and the CROs. 

You will need to ensure there is an agreement in place between you and each CRO for the secure data transfer and destruction of data. Our data protection guidance contains more detailed advice on storing personal data securely and maintaining your document retention policy, including what it should contain. 

Although data protection legislation does not require a written agreement when sharing data between data controllers, it is strongly recommended that you agree a data sharing protocol with the CROs. 

You can find more information on managing contractors and suppliers in our GLA RO guidance for GLA elections.

If you intend to send data to a contractor to produce ballot papers for the election, you are using a data processor. 

As a data controller, data protection legislation imposes a legal obligation when using a processor to formalise the working relationship in a contract which sets out:   

• the subject matter, nature and purpose of the processing;
• the obligations and rights of the data controller;
• duration of the processing; and
• the types of personal data and categories of data subjects.

In addition, the contract must set out specific obligations on the processor, including that they:

• comply with your instructions
• are subject to a duty of confidentiality
• keep personal data secure and notify you of any breach
• maintain written records of the processing activities they carry out for you
• only use a sub-processor with your consent
• submit to audits and inspections and provide you with whatever information you need to ensure compliance with data protection requirements
• delete or return all personal data to you as requested at the end of the contract

You can find more information on your legal obligations when using a data processor in our data protection guidance.

Printing of ballot papers

The ballot papers must be printed in accordance with the directions for printing in the schedule of forms in the relevant election rules.5 You should ensure that you check with your print supplier at an early stage to establish the maximum size of ballot papers that they can print and if necessary, have contingency arrangements in place in the event that a larger ballot paper is required.  

Managing multiple contests

The preparation of ballot papers for multiple contests requires that particular care should be taken to ensure the correct information appears on the ballot paper in line with that provided in the statements of persons or parties nominated. 

This includes checking names, address or relevant area information, parties or any descriptions. You should refer to our guidance on quality assurance and proof checking of election materials for more information on managing this process. 
 

Ni ragnodir lliw'r papurau pleidleisio, na'r lliw a ddefnyddir ar gyfer papurau pleidleisio a gyflwynwyd, ond mae'n rhaid i liw papurau pleidleisio a gyflwynwyd fod yn wahanol i liw papurau pleidleisio arferol.1  

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, dylech benderfynu'n gynnar pa liw fydd y papurau pleidleisio yn eich ardal heddlu a gweithio'n agos gyda'r holl Swyddog Canlyniadau Lleol er mwyn penderfynu ar y lliw a ddefnyddir. 

Mewn etholiadau cyfun, mae'n rhaid defnyddio papurau pleidleisio o wahanol liw ar gyfer pob etholiad.2 Dylech hefyd ystyried ymgynghori â chyflenwyr argraffu ynglŷn â'r lliw er mwyn sicrhau nad yw eich dewis yn achosi anawsterau cyflenwi neu gynhyrchu.

Wrth benderfynu ar liw'r papurau pleidleisio dylech ystyried materion hygyrchedd o ran lliw a chyferbyniad. Mae adran 6 o ganllawiau dylunio arfer dda'r Comisiwn, ‘Marking your mark’, yn cynnwys cyngor ar ddewis lliwiau.

Candidate / party details

In all cases you should use the maximum possible sizes of font and to ensure consistency, the same font size should be used for each candidate or party for each equivalent line.

Mayor of London election

Candidates must appear on the ballot paper as listed as in the statement of persons nominated. Their names and relevant details must appear according to the directions for printing.1   

Constituency Assembly Member election

Candidates must appear on the ballot paper as listed as in the statement of persons nominated. Their name and relevant details must appear according to the directions for printing. 2

London –wide Assembly Member election

The ballot paper must contain the authorised descriptions of the registered parties together with any individual London-wide Assembly Member candidates’ names and relevant details as shown in the statement of persons and parties nominated. These must appear according to the directions for printing.3   

Where a party is submitting a party list, the description of each party must appear in lower case with initial capitals.4  

You can find more information on the relevant candidate details listed in the statements of persons and parties nominated in our guidance. 

Candidate name

Candidate surnames must appear in capital letters,5 including the capitalisation of surnames beginning with MAC or MC and the names should follow strict alphabetisation e.g. MABBOT, MACLEAN, MATTHEWS, MCCORMICK, MORRISON.

Where a candidate has listed multiple names as their surname, either hyphenated or not, you should reproduce the whole name as provided. For example Dick Van Dyke would appear as VAN DYKE, Dick on the ballot paper and for alphabetisation purposes their surname would start with a V. 

Similarly, Ann Smith-Jones would be SMITH-JONES, Ann on the ballot paper and would be listed as an S for alphabetisation purposes.

Emblems

Party list submissions and  candidates can request the use of a party emblem on the ballot paper. In these cases you may be provided with a high-resolution copy of the emblem for use in the printing of ballot papers. Alternatively you may need to download the emblem from our website. You should ensure that whatever copy is used is in the same form as the registered emblem. 

The maximum size of an emblem on the ballot paper is two centimetres square.6 Do not alter or distort the shape of the emblem to fit the ballot paper. You should ensure that the emblem is in the same form as the registered emblem – for example, do not stretch emblems into square shapes if they are not registered as square images on our website, as this would have the effect of altering their appearance.

Dylech ymgynghori â Swyddogion Canlyniadau Lleol yn ardal yr heddlu yn gynnar yn ystod y broses gynllunio ynglŷn â pharatoi papurau pleidleisio er mwyn eu galluogi i gadarnhau eu gofynion a'u trefniadau argraffu â'u cyflenwyr ar gam cynnar yn y broses.

Er nad oes modd cadarnhau cynnwys terfynol y papur pleidleisio nes bod y broses enwebu wedi cau, yn ogystal â chadarnhau'r lliw, bydd angen i chi benderfynu ar yr elfennau canlynol o'r papur pleidleisio ar gam cynnar:

• rhifau'r papur pleidleisio
• marc adnabod unigryw 
• y ‘marc swyddogol’

Cewch ddefnyddio marc swyddogol gwahanol at ddibenion gwahanol yn yr etholiad.1 Mae hynny'n golygu y gallech ddewis un marc swyddogol ar gyfer pob papur pleidleisio ar gyfer yr ardal heddlu gyfan, neu gallech ddewis cael marciau swyddogol gwahanol, e.e. ar gyfer papurau pleidleisio yn yr orsaf bleidleisio a phapurau pleidleisio a anfonwyd at bleidleiswyr post.

Yn benodol, bydd angen i chi ystyried sut y gellid sicrhau nad oes unrhyw bapurau pleidleisio yn ardal yr heddlu yn dyblygu ei gilydd. Bydd angen i'r marc adnabod unigryw fod yn unigryw i bob papur pleidleisio drwy'r ardal heddlu gyfan. Os penderfynwch fod y marciau adnabod unigryw i'w defnyddio drwy'r ardal heddlu gyfan yn cynnwys ailadrodd rhif y papur pleidleisio ynghyd â rhagddodiad, dylech ystyried datblygu rhagddodiaid unigryw ar gyfer pob ardal bleidleisio a fyddai wedyn yn rhoi hyblygrwydd i Swyddogion Canlyniadau Lleol o ran sut maent yn rhifo'r papurau pleidleisio o fewn eu hardal bleidleisio.

It is vital that you undertake careful and thorough checks of all draft proofs of your election materials before they are signed off and ready to be printed and dispatched. This is often a very time-consuming and time-critical stage of the process as your suppliers will be working to tight timetables and will likely give you hard deadlines.

You should decide who from your team will be involved in the checking of proofs and the quality assurance of the production process. It is possible that you will need a number of team members to play a role, and it may be helpful to involve others not as close to the raw candidate information or base proofs to ensure that nothing has been missed.

Where possible, it is helpful to ensure that more than one person checks each set of proofs before approving them to ensure that errors are spotted. This can be especially helpful in mitigating the risk of errors being made when turning around a large number of proofs in a short timeframe. 

You can carry out checks in person by attending the premises of your supplier and accessing your printed material directly, though some suppliers may offer to conduct these checks for you as part of their service instead. 

Where you are using suppliers to conduct checks, you must ensure that you get a detailed breakdown of what print quality checks are being undertaken. 

These should include:

• checking that the printed material is accurate by checking against a specimen copy of the final signed off live proof for each version of the material  
• where necessary, checking that all personalised text has been printed correctly

Alternatively, you may have materials sent to you for checking before they are despatched from your premises. 

You should produce guidance notes for those members of staff checking election materials.

You will forward the constituency Assembly member ballot papers to the relevant CRO for checking and approval.

Checking base text

You should ensure that you check the base text of all material carefully; this is the text that will not change, regardless of contest, number or details of candidates, or elector information. 

For efficiency, some suppliers may produce your proofs from templates used for previous polls. Do not presume that the information output by your electoral software management system will automatically be correct. For example, there may have been legislative or boundary changes, or changes to your contact information. It is your responsibility to check that all the information is accurate and also that the election materials comply with all legislative requirements. 

Checking live proofs

You should have in place a process for checking live proofs of all forms of election material at the print stage to check that there are no errors and that they are being printed to the required specification. 

This should include items that have smaller print runs too, such as tendered ballot papers, postal proxies or additional postal vote print runs to include those who applied after the initial data files were provided. 

You need to decide how many items will be checked for each item/print-run/fill. As a minimum, for print checks, at least the first and last item for each version of the item should be checked to ensure that the print runs start and end as expected. 

Carrying out checks at the live proof stage will allow staff to check that the print run reflects the latest approved version of the item which will highlight if any of the signed-off proofs have been inadvertently altered, that there is no bleeding of ink and that the print quality is good and consistent.

You are likely to have many different sets of proofs for the same item, so you should be checking that the variable text on each set of proofs has been correctly included. It is helpful to have a spreadsheet of all the variable text per version ready for checking against. This could include, for example, a sheet containing:

• a list of all of your contested elections
• the number of vacancies per election
• candidate names, address or relevant area information, descriptions and emblems 

It is important to pay particular attention to emblems as many may look similar at first glance. You should proof any spreadsheets to be used for quality assurance purposes against original data, such as nomination papers. 

You should keep a record of stationery that has been checked to provide a clear audit trail of the processes that have been undertaken and which you can refer back to, should any issues subsequently arise.

When producing guidance to support your staff with proof checking election materials, particular attention should be paid to checking that that:

• every detail on all printing materials is spelt correctly
• electors’ names and addresses are accurate and match those on the electoral register / absent voting lists
• materials being sent to electors are the correct ones for them (e.g. the ballot paper is the correct one for their electoral area; postal proxies are being sent postal proxy poll cards) 
  where relevant, the correct deadlines appear (for example, for postal/proxy applications on poll cards)
• where a form is prescribed, that it meets the prescribed requirements 

For the ballot papers, you should also check that: 

• the directions for printing have been followed precisely
• the official mark and unique identifying mark are correctly printed
• the ballot papers include the details of all validly nominated candidates for that particular electoral area; as part of this you should check that:
  • all candidate names (or commonly used name(s) where relevant) are correct
  • where relevant, party names, descriptions and emblems are correct and as registered on the Commission’s register of political parties 
  • the instructions at the top of each ballot paper are the correct ones for the electoral area

For the postal voting statement(s), you should also check that: 

• the correct ballot paper numbers are printed 
• the correct voting instructions for the electoral area are included

When you receive the printed ballot paper books, you should carry out a final check before any ballot papers are issued to the CRO. 

When carrying out final quality assurance checks of the printed ballot paper books, you should check that:

• the first and last ballot paper in every book and by checking that the ballot paper numbers in each book or packet run sequentially
• every detail on the ballot paper is spelt correctly
• every emblem that has been validly requested has been included beside the correct candidate and matches the party’s entry in the Commission’s register
• all candidate / party descriptions have been printed in the line for the correct candidate / party 
• the voting instructions at the top of the ballot paper match the legislative requirements
• the ballot papers have been cut to the correct size
• the official mark has been included

You should also ask CROs to undertake similar checks against both the ballot papers and the filled postal vote packs before despatch. 
 

You must ensure the security of ballot papers during production, storage and delivery to the CRO. Once the official mark is printed on the ballot papers, they are effectively ‘live’. 

Regardless of whether you have outsourced your printing or are printing in-house, in order to ensure that voters can have confidence in the process, your security arrangements should prevent unauthorised access to or use of the ballot papers. 

These restrictions should apply during all stages of the production process, storage and distribution between printing and the poll.

You can find further information in our guidance on planning for ballot paper security. 

Dylech ystyried sut y bwriadwch weithio gyda Swyddogion Canlyniadau Lleol er mwyn sicrhau bod pob pleidleisiwr absennol drwy'r ardal heddlu gyfan yn cael gwasanaeth o safon gyson uchel, lle bynnag y mae wedi'i gofrestru. 

Yn benodol, dylech ymgynghori â Swyddogion Canlyniadau Lleol ynglŷn â'u cynlluniau ar gyfer anfon pleidleisiau post yn eu hardal bleidleisio gyda'r nod o sicrhau bod yr amseriad o ran etholwyr yn derbyn eu pleidleisiau post yn gyson drwy'r ardal heddlu gyfan ac yn sicrhau bod pleidleiswyr yn cael cymaint o amser â phosibl i dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost.

Os bydd etholiadau cyfun yn eich ardal, bydd angen i'r Swyddog Canlyniadau perthnasol benderfynu a ddylid anfon pleidleisiau post ar y cyd neu ar wahân, a bydd angen i chi gydgysylltu â'r swyddog perthnasol er mwyn sicrhau bod ei benderfyniad yn cael ei adlewyrchu yn eich cynlluniau cyffredinol.
 

Mae'r adran hon o'r canllawiau yn esbonio'r camau statudol y mae'n rhaid eu cymryd er mwyn i amserlen yr etholiad allu dechrau yn ffurfiol.

Mae hyn yn cynnwys:

• cyhoeddi'r hysbysiad etholiad 
• cyhoeddi hysbysiadau gorsafoedd pleidleisio

Rhaid i chi gyhoeddi'r hysbysiad etholiad heb fod yn hwyrach na 25 diwrnod gwaith cyn y diwrnod pleidleisio.1 Rhaid i chi hefyd roi copi o'r hysbysiad i'r Swyddog Canlyniadau Lleol ar gyfer pob ardal bleidleisio sy'n gyfan gwbl neu'n rhannol o fewn eich ardal heddlu er mwyn iddo gael ei gyhoeddi'n lleol.2

Rhaid i'r hysbysiad etholiad gynnwys y canlynol:3

⦁    ble a phryd y gellir cyflwyno'r papurau enwebu, a ble y gellir cael gafael ar bapurau enwebu 
⦁    os byddwch wedi penderfynu derbyn taliadau electronig, y trefniadau ar gyfer talu ernesau yn electronig
⦁    dyddiad y bleidlais os caiff yr etholiad ei ymladd
⦁    y dyddiad y mae'n rhaid i geisiadau am bleidleisiau absennol (yn cynnwys pleidleisiau brys drwy ddirprwy) ac unrhyw geisiadau i ganslo neu newid trefniadau pleidleisio absennol gyrraedd y Swyddog Cofrestru Etholiadol er mwyn iddynt fod yn weithredol ar gyfer yr etholiad

Dylai'r hysbysiad hefyd gynnwys y dyddiad y mae'n rhaid i'r ceisiadau ar gyfer cofrestru a Thystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr neu Ddogfennau Etholwyr Dienw gyrraedd y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol er mwyn iddynt fod yn weithredol ar gyfer etholiad. 

Dylai'r cyfeiriad a roddir ar gyfer cyflwyno papurau enwebu fod yn union gywir, a dylai gynnwys unrhyw rif ystafell. Bydd hyn yn osgoi unrhyw amheuaeth os caiff enwebiadau eu cyflwyno'n agos at y terfyn amser. Dylid hysbysu pob aelod o staff derbynfa'r adeilad ac adeiladau cysylltiedig eraill na ddylent dderbyn papurau enwebu.

Rydym wedi datblygu templed o hysbysiad etholiad y gallwch ei ddefnyddio ar gyfer etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu.

Lle nad yw'r bleidlais mewn etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu wedi'i chyfuno, rhaid i chi baratoi hysbysiadau a'u rhoi i bob Swyddog Canlyniadau Lleol eu harddangos mewn bythau pleidleisio, a'r tu allan a'r tu mewn i orsafoedd pleidleisio.  

Rhaid i'r hysbysiad ‘Sut i bleidleisio yn yr etholiad hwn’ gael ei arddangos y tu allan a'r tu mewn i bob gorsaf bleidleisio.1 Mae'n rhaid arddangos yr hysbysiad â'r geiriau ‘Pleidleisiwch ar gyfer UN YMGEISYDD YN UNIG drwy roi croes [X] yn y blwch wrth ymyl eich dewis’ ym mhob bwth pleidleisio.

Gallwch hefyd ddarparu fersiynau o'r hysbysiadau hyn mewn ieithoedd neu fformatau amgen fel y bo'n briodol yn eich barn chi ac, os bydd y Swyddog Canlyniadau Lleol yn cytuno, gellir arddangos y rhain hefyd y tu mewn a'r tu allan i'r orsaf bleidleisio. Dylech gysylltu â Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol a Swyddogion Canlyniadau Lleol er mwyn nodi beth yw'r gofynion o ran ieithoedd neu fformatau amgen yn eich ardal heddlu.2

Dylech gysylltu â Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol a Swyddogion Canlyniadau Lleol (fel y bo'n briodol) yn eich ardal heddlu o ran pa wybodaeth am yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu (fel y system bleidleisio a rôl Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu) y dylai staff gorsafoedd pleidleisio ei rhoi i etholwyr. Dylai’r broses o ddarparu gwybodaeth mewn gorsafoedd pleidleisio, p'un a yw hynny'n rhagweithiol neu mewn ymateb i gwestiynau gan bleidleiswyr, fod yn gyson ar draws ardal yr heddlu. Felly, dylech ystyried pa un yw'r ffordd orau o sicrhau y caiff yr un wybodaeth ei rhoi i'r holl bleidleiswyr yn ardal yr heddlu, lle bynnag maent yn pleidleisio, a bod y Swyddogion Canlyniadau perthnasol a staff gorsafoedd pleidleisio yn cael canllawiau clir ynghylch pa wybodaeth y dylent neu na ddylent ei rhoi i bleidleiswyr.

Etholiadau cyfun

Pan gaiff etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu ei chyfuno â'r bleidlais mewn etholiad llywodraeth leol yn Lloegr, y Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol fydd yn gyfrifol am elfennau cyfunol y bleidlais, gan gynnwys darparu'r hysbysiadau i'w harddangos mewn bythau pleidleisio, a'r tu allan a'r tu mewn i orsafoedd pleidleisio. Rhaid i'r hysbysiadau ddilyn y geiriad rhagnodedig yn y rheolau perthnasol ar gyfer etholiad cyfunol a byddant yn cyfeirio at yr holl etholiadau a gynhelir.3
 

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, rydych yn gyfrifol am weinyddu proses enwebu sy'n cefnogi ymgeiswyr i sefyll etholiad ac yn eu galluogi i fod yn hyderus yn y ffordd y caiff yr etholiad ei reoli.  

Nod y canllawiau canlynol yw eich cefnogi yn y penderfyniadau y bydd angen i chi eu gwneud er mwyn rheoli'r broses enwebu yn effeithlon ac yn effeithiol. Maent yn cynnwys gwybodaeth am y gofynion ar gyfer enwebu, gan gynnwys manylion ymgeiswyr, ernesau a dulliau cyflawni, canllawiau i gefnogi'r gwaith o brosesu enwebiadau a phenderfynu arnynt, a chanllawiau ar y prosesau i'w dilyn ar ôl i'r enwebiadau gau, megis cyhoeddi hysbysiadau swyddogol. Maent hefyd yn cynnwys gwybodaeth am y camau gweithredu gofynnol yn dilyn marwolaeth ymgeisydd.

Rhoi gwybodaeth am y broses enwebu i ymgeiswyr ac asiantiaid

Efallai y bydd ymgeiswyr, asiantiaid a phleidiau gwleidyddol newydd neu lai profiadol, sy'n anghyfarwydd ag arferion a phrosesau sefyll etholiad ac y bydd angen eich cymorth arnynt i allu cymryd rhan yn effeithiol.

Fel rhan o'ch paratoadau ar gyfer yr etholiadau, byddwch wedi rhoi cynlluniau ar waith i sicrhau eich bod yn cynnig sesiwn friffio i bob darpar ymgeisydd ac asiant cyn y cyfnod enwebu neu ar ddechrau'r cyfnod hwnnw, a'u bod hefyd yn cael canllawiau ysgrifenedig ar y broses etholiadol mewn da bryd i'w galluogi i weithredu arnynt. Ceir manylion am yr hyn a ddylai gael ei gynnwys mewn sesiynau briffio a gwybodaeth ysgrifenedig, a dolenni i sesiynau briffio enghreifftiol, yn ein canllawiau ar roi gwybodaeth i bleidiau gwleidyddol, ymgeiswyr ac asiantiaid.

Dylech baratoi pecyn enwebu perthnasol ar gyfer unrhyw un sy'n mynegi diddordeb mewn sefyll etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu. Mae gwybodaeth i ymgeiswyr ac asiantiaid ar gael yn ein canllawiau. 
 
Yn Essex, Gogledd Swydd Efrog, Swydd Northampton a Swydd Stafford, mae'r ymgeisydd a etholir i rôl Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu hefyd yn gyfrifol am swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub.1

Rydym wedi paratoi dwy set o bapurau enwebu i sefyll etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu sy'n cynnwys yr holl ffurflenni sydd eu hangen i enwebu ar gyfer yr etholiad.

Rydym hefyd wedi llunio rhestr wirio enwebiadau ar gyfer Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n nodi'r hyn y bydd angen i chi ei ystyried a phethau penodol i gadw llygad amdanynt wrth benderfynu ar enwebiad.

Dylai'r pecyn enwebu gynnwys y canlynol:

• ffurflen enwebu
• ffurflen cyfeiriad cartref
• ffurflen cydsynio ag enwebiad
• ffurflen i'r ymgeisydd (neu rywun ar ei ran) roi hysbysiad o benodiad asiant etholiad
• ffurflenni i'r asiant etholiadol roi hysbysiad o benodiad is-asiantiaid
• ffurflenni ar gyfer yr ymgeisydd neu'r asiant etholiadol i hysbysu ynghylch penodi asiantiaid pleidleisio, asiantiaid pleidleisiau post ac asiantiaid cyfrif
• tystysgrif awdurdodi er mwyn caniatáu i ymgeisydd sefyll ar ran plaid wleidyddol gofrestredig
• ffurflen i ymgeisydd sy'n sefyll ar ran plaid wleidyddol gofrestredig ofyn am ddefnyddio arwyddlun 
• manylion am sut y dylai'r ernes gael ei thalu, gan gynnwys dulliau o dalu a dderbynnir
• canllawiau ysgrifenedig i ymgeiswyr ac asiantiaid ynglŷn ag agweddau allweddol ar y broses etholiadol, gan gynnwys cymhwyso ac anghymwyso ar gyfer etholiad, y broses enwebu, beth y dylid ac na ddylid ei wneud wrth ymgyrchu, cael gafael ar drafodion etholiadol a'r hyn sy'n digwydd ar ôl i'r canlyniad gael ei ddatgan
• manylion cyswllt y Swyddog Canlyniadau Lleol
• copi o'r Cod ymddygiad i ymgyrchwyr ym Mhrydain Fawr, sy'n nodi'r hyn a gaiff ac na chaiff ei ystyried yn ymddygiad derbyniol mewn gorsafoedd pleidleisio, wrth annog etholwyr i bleidleisio drwy'r post neu drwy ddirprwy, ac yn y gymuned. Efallai y byddwch yn nodi'r angen i ddatblygu a cheisio cytundeb
• i ddarpariaethau lleol penodol sy'n ategu telerau'r Cod, er mwyn mynd i'r afael â risgiau lleol a nodwyd.
• manylion am sut i gael copi o'r gofrestr etholiadol a rhestrau'r pleidleiswyr absennol ar gyfer pob ardal bleidleisio yn ardal yr heddlu, a ffurflenni i wneud y fath geisiadau ynghyd â gwybodaeth am ble i anfon y ceisiadau hyn. Dylech danlinellu'r ffaith mai dim ond yn unol â Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001 a deddfwriaeth diogelu data y gellir defnyddio'r wybodaeth a geir yn y gofrestr etholiadol a rhestrau o bleidleiswyr absennol.
• gwybodaeth am derfynau gwariant ymgeiswyr yn yr etholiad a chanllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid ar wariant a rhoddion
• ffurflen i ymgeisydd dynnu allan o'r etholiad a gaiff ei ymladd os bydd yn penderfynu gwneud hynny ar ôl iddo gael enwebiad dilys
• gwybodaeth am drefniadau lleol 
• unrhyw wybodaeth berthnasol arall

The nomination pack for a candidate in the Mayor of London election should contain:

• a nomination form
• a home address form
• a consent to nomination form
• a form for the candidate (or someone on their behalf) to give notice of appointment of an election agent
• forms for the election agent to give notice of appointment of sub-agents 
• forms for the candidate or election agent to give notice of appointment of polling agents, postal voting agents and counting agents
• a certificate of authorisation to allow a candidate to stand on behalf of a registered political party
• a form for a candidate standing on behalf of a registered political party to request the use of an emblem 
• details of how the deposit should be paid, including acceptable methods of payment
• written guidance for candidates and agents covering key aspects of the electoral process, including the qualifications and disqualifications for election, the nominations process, campaigning dos and don’ts, accessing electoral proceedings and what happens after the declaration of the result 
• details of how to obtain a copy of the electoral register and the absent voters’ lists for each London borough,1 and forms to make such requests with information on where to send these requests to. You should highlight that the information contained in the electoral register and absent voting lists may on be used in accordance with the Representation of the People Regulations 2001 and in accordance with data protection legislation.
• information on the spending limit for candidates at the election and guidance for candidates and agents on spending and donations
• information on local arrangements 
• a copy of the Code of conduct for campaigners in Great Britain which sets out what is, and is not considered acceptable behaviour at polling stations, when encouraging electors to vote by post or proxy, and in the community. You may identify the need to develop and seek agreements to specific local provisions which supplement the terms of the Code in order to address identified local risks.
• any other relevant information

Party lists at the London-wide Assembly Member election

The nomination pack for party list candidates at the London-wide Assembly Member should contain:

• a nomination form (including the authorisation to use the registered party name or a registered description)
• home address form
• consent to nomination forms
• a form for the Nominating Officer (or someone authorised on their behalf) to give notice of appointment of an election agent
• forms for the election agent to give notice of appointment of sub-agents 
• forms for the election agent to give notice of appointment of polling agents, postal voting agents and counting agents
• a form for the Nominating Officer (or someone authorised on their behalf) to request the use of an emblem 
• details of how the deposit should be paid, including acceptable methods of payment
  written guidance for parties, candidates and agents covering key aspects of the electoral process, including the qualifications and disqualifications for election, the nominations process, campaigning dos and don’ts, accessing electoral proceedings and what happens after the declaration of the result 
• details of how to obtain a copy of the electoral register and the absent voters’ lists for each London borough, and forms to make such requests with information on where to send these requests to. You should highlight that the information contained in the electoral register and absent voting lists may on be used in accordance with the Representation of the People Regulations 2001 and in accordance with data protection legislation.
• information on the spending limit for candidates at the election and guidance for candidates and agents on spending and donations
• a copy of the Code of conduct for campaigners in Great Britain which sets out what is, and is not considered acceptable behaviour at polling stations, when encouraging electors to vote by post or proxy, and in the community. You may identify the need to develop and seek agreements to specific local provisions which supplement the terms of the Code in order to address identified local risks.
• information on local arrangements 
• any other relevant information

Individual London-wide Assembly Members candidates

The nomination pack for individual London-wide Assembly Member candidates should contain:

• a nomination form
• a home address form
• a consent to nomination form
• a form for the candidate (or someone on their behalf) to give notice of appointment of an election agent
• forms for the election agent to give notice of appointment of sub-agents 
• forms for the candidate or election agent to give notice of appointment of polling agents, postal voting agents and counting agents
• details of how the deposit should be paid, including acceptable methods of payment
  written guidance for candidates and agents covering key aspects of the electoral process, including the qualifications and disqualifications for election, the nominations process, campaigning dos and don’ts, accessing electoral proceedings and what happens after the declaration of the result 
• details of how to obtain a copy of the electoral register and the absent voters’ lists for each London borough, and forms to make such requests with information on where to send these requests to. You should highlight that the information contained in the electoral register and absent voting lists may on be used in accordance with the Representation of the People Regulations 2001 and in accordance with data protection legislation.
• information on the spending limit for candidates at the election and guidance for candidates and agents on spending and donations
• a copy of the Code of conduct for campaigners in Great Britain which sets out what is, and is not considered acceptable behaviour at polling stations, when encouraging electors to vote by post or proxy, and in the community. You may identify the need to develop and seek agreements to specific local provisions which supplement the terms of the Code in order to address identified local risks
• information on local arrangements 
• any other relevant information

Dim ond os ydych wedi cael y ffurflenni canlynol a'r ernes o £5,000 erbyn cau'r enwebiadau (4pm ar y pedwerydd diwrnod ar bymtheg cyn yr etholiad) y tybir bod ymgeisydd wedi'i enwebu'n ddilys.1

• y ffurflen enwebu2  
• ffurflen cyfeiriad cartref
• ffurflen cydsynio ag enwebiad 

Ymgeiswyr pleidiau gwleidyddol

Os bydd ymgeisydd yn dymuno sefyll ar ran plaid wleidyddol gofrestredig yna, yn ogystal â'r uchod, rhaid iddo hefyd gyflwyno tystysgrif awdurdodi, sy'n rhoi awdurdod i ddefnyddio enw'r blaid ar y papur pleidleisio (fel y'i rhagnodir), a gall hefyd gynnwys cais ysgrifenedig i ddefnyddio un o arwyddluniau cofrestredig y blaid os yw'n dymuno. 

Rhaid i enw neu ddisgrifiad y blaid a awdurdodir gan y dystysgrif gyfateb i enw neu ddisgrifiad y blaid ar y ffurflen enwebu neu bydd yr enwebiad cyfan yn annilys.3  

Rhaid bod y blaid wedi'i chofrestru ar gofrestr o bleidiau gwleidyddol y Comisiwn yn http://search.electoralcommission.org.uk a bod wedi'i rhestru'n blaid y caniateir iddi gyflwyno ymgeiswyr yng Nghymru (os yw'r ymgeisydd yn sefyll mewn ardal heddlu yng Nghymru) neu Loegr (os yw'r ymgeisydd yn sefyll mewn ardal heddlu yn Lloegr).

Paratoi papurau enwebu

Dim ond yn Saesneg neu, yng Nghymru, yn Gymraeg a/neu Saesneg, y gellir llunio ffurflenni enwebu, ac nid mewn unrhyw ieithoedd na fformatau amgen.4 Fodd bynnag, mae'n ofynnol i chi yn ôl y gyfraith baratoi ffurflenni enwebu i'w llofnodi os bydd rhywun yn gwneud cais am hynny.5 Mae hyn yn golygu darparu'r holl ddogfennau sy'n ofynnol ar gyfer enwebu a'u cwblhau gyda'r holl wybodaeth a roddir i chi fel mai dim ond y llofnodion gofynnol y mae'n rhaid eu hychwanegu.

Yn Essex, Swydd Stafford, Gogledd Swydd Efrog a Swydd Northampton, gan fod yr ymgeisydd sy'n cael ei ethol i rôl Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu hefyd yn gyfrifol am  swyddogaeth yr awdurdod tân ac achub, mae'n rhaid i ffurflenni enwebu gyfeirio at ethol Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu.6  

Rydym wedi llunio dwy set o bapurau enwebu er mwyn adlewyrchu'r newid mewn deddfwriaeth ar gyfer yr ardaloedd uchod; un ar gyfer ethol Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu a set ar wahân ar gyfer ethol Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu. Mae'r naill a'r llall yn cynnwys yr holl ffurflenni sy'n ofynnol ar gyfer enwebu y gallwch eu rhoi i ymgeiswyr.

Nid oes rhaid i ymgeiswyr ddefnyddio'r ffurflen enwebu a luniwyd gennych chi, ar yr amod bod eu ffurflenni enwebu fel y'u rhagnodir.

Rydym wedi llunio rhestr wirio enwebiadau ar gyfer Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n nodi'r hyn y bydd angen i chi ei ystyried a phethau penodol i gadw llygad amdanynt wrth benderfynu ar enwebiad.

Rhaid i enwau llawn yr ymgeisydd gael eu rhestru ar y ffurflen enwebu, gyda'i gyfenw yn gyntaf wedyn ei holl enwau eraill yn llawn.1  

Rhagddodiaid ac ôl-ddodiaid

Nid yw'r ffurflen enwebu yn rhagnodi lle ar gyfer rhagddodiaid nac ôl-ddodiaid. 

Dylid cynghori ymgeiswyr i beidio â chynnwys rhagddodiaid nac ôl-ddodiaid fel Mr, Mrs, Dr neu Cyng, nac ôl-ddodiaid megis OBE neu MBA yn y maes ar y ffurflen enwebu sy'n gofyn am ei enw llawn. Os caiff rhagddodiad neu ôl-ddodiad ei ddefnyddio fel rhan o'r enw gwirioneddol ni fyddai'r ffurflen enwebu yn annilys o ganlyniad i hynny, ond ni ddylid trosglwyddo'r rhagddodiad na'r ôl-ddodiad i'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd

Os bydd ymgeisydd wedi cyflwyno ffurflen enwebu sy'n cynnwys rhagddodiad neu ôl-ddodiad fel rhan o'i enw gwirioneddol, dylech hysbysu'r ymgeisydd a'i asiant na fydd yn ymddangos ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd, yr hysbysiad pleidleisio na'r papur pleidleisio, ond nad yw hyn wedi effeithio ar ei enwebiad fel ymgeisydd. 

Yr unig eithriad i hyn yw pan fydd rhagddodiad neu ôl-ddodiad wedi cael ei gynnwys fel rhan o enw a ddefnyddir yn gyffredin a bod yr ymgeisydd yn honni mai dyma sut y caiff ei adnabod yn gyffredin.

Pan fydd ymgeisydd yn defnyddio enw gwahanol i'w enw gwirioneddol yn gyffredin, gall ofyn am gael defnyddio ei enw(au) a ddefnyddir yn gyffredin yn lle ei enw gwirioneddol.1  

Gall ymgeisydd ofyn am gael defnyddio enw cyntaf a/neu gyfenw a ddefnyddir yn gyffredin. Caiff hefyd ddefnyddio blaenlythrennau fel rhan o'u henw cyffredin os cânt eu defnyddio'n gyffredin mewn perthynas â nhw.

Er enghraifft, efallai mai ‘Andy’ yw'r enw cryno a ddefnyddir ar ei gyfer, yn lle ei enw llawn cyntaf sef ‘Andrew’. Os felly, gall ysgrifennu ‘Andy’ yn y blwch enw cyntaf a ddefnyddir yn gyffredin ar y ffurflen enwebu os byddai'n well ganddo fod yr enw hwnnw'n ymddangos ar y papur pleidleisio.

Mae'r ddeddfwriaeth yn nodi'n glir bod enw a ddefnyddir yn gyffredin yn un sy'n wahanol i unrhyw enw cyntaf neu gyfenw arall. Mae hyn yn golygu na all enw cyntaf ar ei ffurf wreiddiol gael ei ddefnyddio fel enw a ddefnyddir yn gyffredin. Felly, ni chaiff ymgeisydd ddefnyddio ei enw cyntaf na'i enw canol fel enw a ddefnyddir yn gyffredin fel mai dim ond ei enw cyntaf neu ei enw canol a'i gyfenw sy'n ymddangos ar bapur pleidleisio. Os bydd ymgeisydd yn dymuno defnyddio enw cyntaf a/neu gyfenw a ddefnyddir yn gyffredin yna rhaid i'r enw(au) fod yn wahanol i'w enw gwirioneddol fel y mae'n ymddangos ar y ffurflen enwebu. 

Er enghraifft, yn achos Andrew John Smith, ni allai ddefnyddio Andrew Smith fel ei enw a ddefnyddir yn gyffredin, ond gallai ddefnyddio Andy Smith (os mai Andy oedd ei enw a ddefnyddir yn gyffredin).

Gall ymgeisydd sydd â chysylltnod yn ei gyfenw ddewis defnyddio un rhan o'i gyfenw os mai dyma sut y caiff ei adnabod yn gyffredin.

Er enghraifft, yn achos Andrew Smith-Roberts, gallai ddefnyddio Andrew Roberts neu Andrew Smith (os mai un o'r rhain oedd yr enw a ddefnyddir yn gyffredin ar ei gyfer).

Fodd bynnag, os oes gan ymgeisydd deitl, gall ddefnyddio hwn fel ei enw llawn. Er enghraifft, os mai enw gwirioneddol yr ymgeisydd yw Joseph Smith, ond mai ei deitl etifeddol yw Joseph Avon, gall ddefnyddio'r enw Joseph Avon fel ei enw llawn

Mae'r tabl hwn yn nodi rhestr, nad yw'n gynhwysfawr, o amrywiadau posibl:
 

Nid eich cyfrifoldeb chi yw penderfynu a yw'r enw cyffredin a roddwyd yn 'enw' y mae'r ymgeisydd yn ei ddefnyddio'n gyffredin nac a yw'n bodloni'r gofyniad cyfreithiol i fod yn wahanol i unrhyw enw arall a all fod ganddo. Mae'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i chi dderbyn beth bynnag y bydd ymgeisydd wedi'i nodi yn y blwch enw a ddefnyddir yn gyffredin ar ei olwg a'i dderbyn fel enw cyffredin yr ymgeisydd.

Yn ôl y gyfraith, yr unig seiliau sydd gennych dros wrthod enw a ddefnyddir yn gyffredin yw'r rhai canlynol:2

• mae'n debygol y gall ei ddefnydd gamarwain neu ddrysu etholwyr, neu
• mae'n aflan neu'n sarhaus 

Yn ystod y cam archwilio anffurfiol, os cewch eich cyflwyno â ffurflen enwebu sydd wedi'i chwblhau mewn modd sy'n ymddangos i chi nad yw'r enw a ddefnyddir yn gyffredin yn wahanol i unrhyw enwau cyntaf neu gyfenwau eraill sydd gan yr ymgeisydd, dylech wneud y canlynol:

• tynnu sylw'r ymgeisydd at y diffiniad cyfreithiol o enw a ddefnyddir yn gyffredin 
• nodi ei bod yn drosedd gwneud datganiad ffug yn fwriadol ar ffurflen enwebu 
• nodi os na chaiff ffurflen enwebu ei chwblhau yn unol â'r gyfraith, y bydd yr ymgeisydd yn wynebu risg o gael ei herio os caiff ei ethol. 
   

Cyfrifoldeb yr ymgeisydd yw sicrhau ei fod wedi cwblhau ei ffurflen enwebu yn unol â'r gyfraith a bod yn fodlon bod yr enw cyffredin a roddwyd yn enw a ddefnyddir yn gyffredin ganddo mewn gwirionedd. 

Wrth roi cyngor anffurfiol, efallai yr hoffech dynnu sylw'r ymgeisydd at ein canllawiau ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid ar enwau a ddefnyddir yn gyffredin.

Mae'r tabl isod yn cynnwys nifer o enghreifftiau o gyfuniadau amrywiol o enwau a ddefnyddir yn gyffredin a sut y byddai hyn yn effeithio ar ymddangosiad enw'r ymgeisydd ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd, yr hysbysiad pleidleisio a'r papur pleidleisio:
 

Os caiff y blwch ar gyfer enwau cyntaf a ddefnyddir yn gyffredin neu gyfenw a ddefnyddir yn gyffredin ei adael yn wag, yna bydd enwau cyntaf neu gyfenw gwirioneddol yr ymgeisydd, yn dibynnu ar ba flwch ar gyfer enwau a ddefnyddir yn gyffredin a adawyd yn wag, yn mynd ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd, yr hysbysiad pleidleisio ac ar y papur pleidleisio.

Dylech gynghori'r ymgeisydd bod y defnydd o enwau cyffredin ond yn gymwys i'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd, yr hysbysiad pleidleisio a'r papur pleidleisio. Dylai enw gwirioneddol yr ymgeisydd ymddangos ar unrhyw ddogfennau y mae'n ofynnol iddynt ddangos enw'r ymgeisydd, fel yr argraffnod a ffurflenni gwariant yr ymgeisydd.  

Os byddwch yn gwrthod defnyddio enw cyffredin, ni fydd hyn yn effeithio ar ddilysrwydd y ffurflen enwebu. Yn hytrach, effaith hyn fydd y bydd enw llawn yr ymgeisydd yn ymddangos ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd, yr hysbysiad pleidleisio a'r papur pleidleisio. Dylid egluro hyn i ymgeiswyr ac asiantiaid a rhaid i chi ysgrifennu at yr ymgeisydd yn nodi'r rhesymau dros wrthod caniatáu i'r enw a ddefnyddir yn gyffredin gael ei ddefnyddio.1  

Rhaid i ffurflenni enwebu gynnwys arwydd o gefnogaeth i'r ymgeisydd gan 100 o etholwyr cofrestredig ar y gofrestr etholiadol llywodraeth leol ar gyfer ardal bleidleisio yn yr ardal heddlu1 . Gelwir y rhain yn llofnodwyr – y ddau gyntaf yw'r cynigydd a'r eilydd, tra bod 98 o etholwyr eraill yn cefnogi'r enwebiad. Nid oes dim yn atal ymgeisydd rhag llofnodi ei enwebiad ei hun ar yr amod ei fod wedi'i gofrestru yn ardal yr heddlu. 

Gall y cynigydd, eilydd a llofnodwyr eraill fod wedi'u cofrestru unrhyw le yn ardal yr heddlu ac ni chyfyngir ar nifer y llofnodwyr o unrhyw un ardal bleidleisio, e.e. gall pob un ohonynt fod wedi'u cofrestru mewn un ardal bleidleisio neu gallant fod wedi'u cofrestru mewn ardaloedd pleidleisio gwahanol yn ardal yr heddlu. 

Yn ôl y gyfraith, rhaid i bob llofnodwr lofnodi'r papur enwebu yn y man priodol a rhaid i'w rif etholiadol gael ei roi yn y bylchau a ddarperir wrth ymyl ei lofnod, ynghyd â llythrennau adnabod y dosbarth etholiadol.2  

Pan fydd ffurflen enwebu wedi'i chyflwyno'n ffurfiol, hyd yn oed os caiff ei phennu'n annilys yn hwyrach, bydd llofnodion yn dal i gyfrif tuag at yr un ffurflen y caiff y llofnodwr ei llofnodi.

Os caiff etholwr ei dynnu oddi ar y gofrestr yn ddiweddarach neu os bydd farw cyn yr etholiad (neu cyn i'r enwebiad gael ei gyflwyno hyd yn oed) ar ôl i chi benderfynu ar enwebiad, bydd ei lofnod yn ddilys o hyd ac nid effeithir ar yr enwebiad.

Gall unigolyn sy'n ymddangos ar y gofrestr fel rhywun sydd o dan 18 oed pan wneir yr enwebiad ond llofnodi ffurflen enwebu os bydd yn 18 oed ar neu cyn y diwrnod pleidleisio.3

Dim ond nifer ofynnol y llofnodwyr ar gyfer eich ardal heddlu ar unrhyw bapur enwebu y gellir ei ystyried. Os caiff mwy o lofnodwyr eu cynnwys na'r nifer sydd ei angen i sefyll etholiad yn eich ardal heddlu, ni ddylid ystyried unrhyw enwau dilynol o gwbl. Os bydd un o'r nifer ofynnol gyntaf o lofnodwyr yn annilys, waeth p'un a ychwanegwyd mwy o lofnodwyr i'r ffurflen enwebu ai peidio, mae'n rhaid ystyried bod yr enwebiad yn annilys.4

Ni all llofnodwyr dynnu llofnodion ar ffurflenni enwebu yn ôl, unwaith y byddant wedi'u rhoi. Os bydd llofnodwr yn cysylltu â chi i ddweud ei fod yn dymuno tynnu ei lofnod yn ôl, dylech ei hysbysu na chaniateir hyn yn ôl y gyfraith a bod y llofnod yn ddilys o hyd. Rhaid i chi wrthod enwebiad os na lofnodwyd y ffurflen enwebu yn ôl y gofyn.

Cadarnhau bod llofnodwyr ar y gofrestr

Rhaid i lofnodwyr ymddangos ar y gofrestr llywodraeth leol ar gyfer ardal bleidleisio yn ardal yr heddlu sydd mewn grym ar y diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi hysbysiad etholiad. Mae'n hanfodol y defnyddir y fersiwn gywir o'r gofrestr er mwyn sicrhau bod y llofnodwyr yn ddilys. 

Bydd angen i chi gydgysylltu â'r Swyddogion Canlyniadau Lleol/Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn ardal yr heddlu er mwyn sicrhau eich bod yn seilio'ch penderfyniad ar ddilysrwydd llofnodwyr ar y diweddariad perthnasol o'r gofrestr. 

Ni ddylai etholwr lofnodi mwy nag un ffurflen enwebu mewn ardal heddlu yn yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu. Dylai fod gennych system gadarn ar waith er mwyn sicrhau na fydd unrhyw etholwr yn llofnodi mwy nag un ffurflen enwebu. 

Rhaid i unrhyw ffurflenni enwebu a gyflwynir wedi hynny sy'n cynnwys llofnod etholwr fel llofnodwr gael eu pennu'n annilys, hyd yn oed pan fydd y ffurflen enwebu ddiweddarach ar gyfer yr un ymgeisydd â'r ffurflen gynharach, neu os bydd y ffurflen enwebu gynharach ar gyfer ymgeisydd sydd wedi tynnu'n ôl neu farw ers hynny.5

Mae ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu ar  weithio gyda Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn rhoi rhagor o wybodaeth ynglŷn â chynllunio ar gyfer cadarnhau dilysrwydd llofnodwyr. 

Pa ddull bynnag a ddefnyddiwch i reoli'r broses hon, dylid defnyddio copi caled o'r gofrestr a dylid defnyddio'r system rheoli etholiadol er mwyn lleihau'r risg y bydd llofnodwr sydd wedi llofnodi mwy nag un ffurflen yn cael ei golli, a sicrhau bod y copi caled o'r gofrestr yn cael ei marcio â llaw pan gaiff enwebiadau eu cyflwyno'n ffurfiol. 

Gan fod yn rhaid i chi dderbyn y ffurflen enwebu ar ei golwg, rhaid i chi dderbyn mai llofnod yr unigolyn a restrwyd ar y gofrestr o dan y rhif etholwr perthnasol yw'r llofnod ar y ffurflen enwebu, hyd yn oed os yw'r llofnod yn awgrymu enw arall. Gallwch dynnu sylw'r unigolyn sy'n cyflwyno'r papur at hyn os ydych yn pryderu, ond, rhaid i chi dderbyn y rhif etholwr a'r llofnod ar eu golwg.6  Os bydd gennych bryderon o hyd ar ôl codi'r mater, dylech hysbysu eich pwynt cyswllt unigol yn yr heddlu.

Enwau llofnodwyr wedi'u croesi allan

Yn achlysurol gwneir camgymeriad gyda'r llofnodwyr ar ffurflen enwebu, a gellir croesi allan un neu fwy o'r enwau ar y ffurflen. Os caiff y llofnod a'r rhif etholiadol ar gyfer llofnodwr eu croesi allan yn glir, dylech ei anwybyddu a'i drin fel pe na bai'r rhes yn ymddangos o gwbl. Os gofynnir i chi, dylech gynghori y dylai unrhyw beth sydd wedi'i groesi allan fod yn glir, ac yn ddelfrydol, wedi'i lofnodi â llythrennau cyntaf enw. 

Ni ddylech groesi allan unrhyw gofnod. Os oedd y cofnod a oedd wedi'i groesi allan yn gofnod gan gynigydd neu eilydd, yna dylid nodi'r cynigydd neu'r eilydd newydd. Lle y bydd cofnod wedi'i groesi allan, mae'n rhaid i'r llofnodion cyntaf o blith y nifer ofynnol o lofnodwyr ar gyfer eich ardal heddlu ac eithrio'r cofnod hwnnw fod yn ddilys o hyd er mwyn i'r enwebiad fod yn ddilys.

Mae hefyd yn ofynnol i ymgeiswyr gwblhau ffurflen cyfeiriad cartref, y mae'n rhaid iddi gael ei chyflwyno'n bersonol gan un o'r bobl a all gyflwyno'r ffurflen enwebu ac erbyn i'r cyfnod enwebu ddod i ben. Nid yw'r ffurflen wedi'i rhagnodi ond mae'r wybodaeth sydd angen ei darparu wedi'i nodi mewn deddfwriaeth.1  

Ar y ffurflen cyfeiriad cartref, rhaid i'r ymgeisydd nodi ei enw llawn a chyfeiriad ei gartref. 

Cyfeiriad cartref yr ymgeisydd: 
 

• rhaid iddo gael ei gwblhau'n llawn 
• ni ddylai gynnwys talfyriadau 
• dylai fod yn gyfeiriad cartref cyfredol yr ymgeisydd 
• ni ddylai fod yn gyfeiriad busnes (oni fydd yr ymgeisydd yn rhedeg busnes o'i gartref) 

Os bydd unrhyw ran o fanylion y cyfeiriad cartref yn anghywir neu wedi'i hepgor, ni fydd yr enwebiad yn annilys yn awtomatig os yw'r disgrifiad o'r lle yn un a ddeellir yn gyffredin.

Rydym wedi llunio ffurflen cyfeiriad cartref fel rhan o'n setiau o bapurau enwebu y gallwch eu rhoi i ymgeiswyr ac asiantiaid i'w defnyddio mewn etholiad ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu neu Gomisiynwyr yr Heddlu, Tân a Throseddu. 

Ymgeiswyr nad ydynt am i gyfeiriad eu cartref gael ei gyhoeddi

Gall ymgeisydd ofyn am beidio â chyhoeddi ei gyfeiriad cartref ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd na'r papur pleidleisio. 

Yn yr achos hwn, rhaid i'r ffurflen cyfeiriad cartref gynnwys:

• yr enw llawn a 
• chyfeiriad cartref llawn
• datganiad wedi'i lofnodi yn nodi ei fod yn gofyn am beidio â chyhoeddi ei gyfeiriad cartref
• cadarnhad ei fod wedi'i gofrestru ar y gofrestr etholiadol ar gyfer ‘ardal etholiadol’ yn yr ardal heddlu.
• nodi'r ardal etholiadol lle mae wedi'i gofrestru. Gall yr ardal etholiadol fod yn unrhyw etholaeth, adran neu ward yn ardal yr heddlu.

Ni fydd cyfeiriadau ymgeiswyr yn ymddangos ar y papur pleidleisio mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu, p'un a yw eu cyfeiriad yn ymddangos ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd ai peidio.

Inspection of home address forms - Mayoral candidates

You should keep the home address forms secure. During office hours, on any working day in the period starting 24 hours after the close of nominations until the day before the poll only certain people are entitled to inspect home address forms. These people are:

• any person standing nominated as a candidate in the same mayoral election  
• the election agent of any candidate standing nominated in the same mayoral election (or, if the candidate is acting as their own agent, any person nominated by them)
• No more than 2 subscribers of a candidate’s nomination paper (where a person has been subscribed by more than one nomination paper, the candidate may choose a paper from which subscribers can be selected, or if no choice is made, they would be selected from the first paper that was delivered)

Inspection of home address forms - Party list and individual candidates

You should keep the home address forms secure. During office hours from 24 hours from the close of nominations until the day before the poll only certain people are entitled to inspect home address forms. These people are:

• any person also standing nominated as an individual candidate or list candidate in the same electoral area 
• the election agent of any other person standing nominated as a list or individual candidate in the same electoral area 
• an individual candidate acting as their own election agent or a list candidate acting as the election agent for candidates included in that list, a person nominated by them
• the nominating officer of a registered party standing also nominated in the same electoral area (or a person authorised in writing by that nominating officer)

Home address forms should be inspected under supervision. Taking extracts of the home address forms, or copies of them, is not permitted.1

Once the inspection period has passed, the home address forms are not open to inspection. 

Home address forms must be kept securely stored for a period of 35 working days after the result has been declared. They must be securely destroyed on the next working day after the 35-day period. However, if an election petition relating to the election is presented within the 35 working days, the home address forms must be kept securely until the conclusion of the petition proceedings (including any appeal from such proceedings). They must then be securely destroyed as soon as is practicable following the conclusion of the proceedings or appeal.

Rhaid i ymgeiswyr hefyd gydsynio â'u henwebiad yn ffurfiol, a rhaid iddynt gyflwyno eu cydsyniad erbyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno papurau enwebu, sef 4pm ar y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn yr etholiad. Rhagnodir y ffurflen cydsynio ag enwebiad yn y rheolau etholiadol a rhaid i'r ymgeisydd ddefnyddio'r ffurflen hon neu ffurflen debyg.1  Rhaid ei gyflwyno â llaw ac ni ellir ei bostio, ffacsio, e-bostio na defnyddio unrhyw gyfrwng electronig arall. 

Rhaid i'r ffurflen gynnwys y canlynol:

• dyddiad geni'r ymgeisydd 
• datganiad yn nodi ei fod yn ymwybodol o ddarpariaethau Deddf Diwygio'r Heddlu a Chyfrifoldeb Cymdeithasol 2011 ac nad yw, hyd eithaf ei wybodaeth, wedi'i anghymhwyso rhag cael ei ethol yn Gomisiynydd yr Heddlu a Throseddu neu'n Gomisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu
• datganiad yn nodi ei fod yn bodloni'r holl ofynion ar gyfer sefyll 

Ni chaiff ymgeiswyr lofnodi eu ffurflenni cydsynio yn gynharach na 31 diwrnod calendr cyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno eu papurau enwebu.

Rhaid i'r caniatâd hefyd gael ei dystio gan unigolyn arall. Rhaid i'r tyst roi ei enw a'i gyfeiriad ar y ffurflen gydsynio. 

Nid oes unrhyw gyfyngiadau o ran pwy all dystio'r ffurflen cydsynio ag enwebiad.

Dylech atgoffa unrhyw un sy'n cyflwyno'r papurau enwebu fod gwneud datganiad ffug ar bapurau enwebu yn drosedd.1 Os yw'r ffurflen enwebu yn cynnwys enw a ddefnyddir yn gyffredin, dylech gyfeirio at y ffaith bod y drosedd hefyd yn gymwys os yw ymgeisydd wedi rhoi enw a ddefnyddir yn gyffredin nad ydynt mewn gwirionedd yn ei ddefnyddio'n gyffredin.2 Cewch rybuddio ymgeiswyr mai'r gosb am ddatganiad ffug yw dirwy anghyfyngedig a/neu ddedfryd o garchar o hyd at flwyddyn.3

 
Ni ddylech roi cyngor ar gwestiynau ynghylch a yw ymgeiswyr yn gymwys neu'n anghymwys. Yn hytrach, dylech eu cyfeirio at ein  canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid yn etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yn y lle cyntaf. Dylech eu cynghori i geisio eu cyngor cyfreithiol eu hunain os bydd ganddynt unrhyw bryderon pellach.

Gall pleidiau gwleidyddol gofrestru hyd at 12 disgrifiad yn ddwyieithog. 

Er mwyn gallu defnyddio manylion adnabod plaid (h.y. enw, disgrifiad ac arwyddlun) rhaid bod y blaid wedi'i chofrestru ar gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol a'i bod wedi'i rhestru'n blaid y caniateir iddi gyflwyno ymgeiswyr yng Nghymru (os yw'r ymgeisydd yn sefyll mewn ardal heddlu yng Nghymru) neu Loegr (os yw'r ymgeisydd yn sefyll mewn ardal heddlu yn Lloegr).

Hyd yn oed os yw plaid gofrestredig yn adnabyddus, mae'n hanfodol edrych ar y gofrestr o bleidiau gwleidyddol i gael union fanylion y blaid fel y'u cofrestrwyd â'r Comisiwn.1

Yn achos unrhyw heriau yn y dyfodol, ac er mwyn cynnal trywydd archwilio clir, dylech argraffu copi o'r rhan berthnasol o gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol sy'n dangos y disgrifiadau ac enw'r blaid pan fyddwch yn gwneud eich penderfyniad.

Pa ddisgrifiadau y gellir eu defnyddio?

Mae'r ddeddfwriaeth yn fanwl gywir ynghylch y defnydd o ddisgrifiadau. Caiff ymgeisydd ond defnyddio un o'r disgrifiadau canlynol:2

• yng Nghymru, y gair 'Independent' a / neu 'Annibynnol
• yn Lloegr, y gair 'Independent' 
• enw cofrestredig plaid wleidyddol gofrestredig 
• un o'r disgrifiadau y mae'r blaid wedi'i gofrestru gyda'r Comisiwn

Yng Nghymru, caiff ymgeisydd ddefnyddio naill ai'r fersiwn Gymraeg, y fersiwn Saesneg neu'r ddwy fersiwn o enw neu ddisgrifiad y blaid, cyhyd â'u bod wedi'u cofrestru gyda'r Comisiwn.

Tystysgrif awdurdodi

Os bydd ymgeisydd am ddefnyddio enw plaid neu ddisgrifiad ohoni, rhaid iddo gael ei awdurdodi gan Swyddog Enwebu'r blaid (neu rywun a awdurdodwyd i weithredu ar ei ran).  

Rhaid i'r ymgeisydd gyflwyno tystysgrif awdurdodi, a lofnodwyd gan neu ar ran Swyddog Enwebu'r blaid erbyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu.3

Gallwch weld pwy yw Swyddog Enwebu plaid benodol drwy gyfeirio at gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol. Fodd bynnag, cyhyd â bod yr unigolyn sydd wedi cyflwyno'r dystysgrif yn honni ei fod wedi'i awdurdodi i wneud hyn gan y Swyddog Enwebu cofrestredig, dylid derbyn y dystysgrif ar ei golwg. 

Mae rhai ymgeiswyr yn darparu dogfen sy'n dangos y dirprwyir pwerau i awdurdodi'r defnydd o enw neu ddisgrifiad plaid i rywun arall (a elwir weithiau'n ‘dystysgrif Swyddog Enwebu Lleol’ neu'n ‘dystysgrif Dirprwy Swyddog Enwebu’).

Nid oes angen i'r ddogfen hon gael ei chyflwyno fel rhan o'r papur enwebu ac felly nid oes ei hangen. Felly, os caiff ei chyflwyno, gall fod yn gopi.

Gall Swyddog Enwebu sefyll fel ymgeisydd. Os digwydd hyn, gall yr ymgeisydd, fel Swyddog Enwebu, awdurdodi ei ddisgrifiad ei hun. Gall unigolyn a awdurdodwyd gan y Swyddog Enwebu i gyflwyno tystysgrif awdurdodi hefyd fod yn ymgeisydd a chyflwyno tystysgrif ar gyfer ei enwebiad ei hun. 
 

Defnyddio disgrifiadau ar y cyd

Gall ymgeiswyr sy'n sefyll ar ran mwy nag un blaid gofrestredig ddefnyddio disgrifiad ar y cyd sydd wedi'i gofrestru â'r Comisiwn. Rhaid i ymgeiswyr o'r fath gyflwyno tystysgrif awdurdodi a roddwyd gan bob un o Swyddogion Enwebu'r pleidiau (neu unigolion a awdurdodwyd i weithredu ar eu rhan) erbyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu. 

Mae disgrifiadau ar y cyd wedi'u rhestru ar y gofrestr o bleidiau gwleidyddol. Er mwyn eu gweld, ewch i'r dudalen gofrestru ar gyfer y pleidiau perthnasol yn yr adran disgrifiadau, ac ym mhob achos bydd y geiriau ‘(Disgrifiad ar y Cyd â phlaid xx)’ yn dilyn y disgrifiad. 

Enghraifft o hyn fyddai ‘Ymgeisydd y Blaid Sgwâr a'r Blaid Gron (Disgrifiad ar y Cyd â'r Blaid Gron)’, a fyddai'n cael ei restru ar dudalen y Blaid Sgwâr. Noder bod y geiriau mewn cromfachau at ddibenion esboniadol yn unig ac nad ydynt yn ffurfio rhan o'r disgrifiad. 
 

Descriptions that may be used by Mayor of London candidates

A mayoral candidate may only use one of the following descriptions:1

• the word 'Independent'
• the registered party name of a registered political party 
• one of the descriptions the party has registered with the Commission

If a mayoral candidate wishes to use a party name or description, this must be authorised by the party’s Nominating Officer (or a person authorised to act on their behalf).2 If the description on the nomination form matches one contained on our registered of political parties or is a registered party name, a certificate of authorisation, signed by or on behalf of the party’s Nominating Officer, must be received by the deadline for the delivery of nomination papers.3

Candidates standing on behalf of more than one registered party may use a joint description which is registered with the Commission. If a candidate is standing on behalf of more than one political party the candidate must submit a certificate of authorisation from each of the parties’ Nominating Officers (or persons authorised to act on their behalf) by the deadline for the delivery of nomination papers.4

Joint descriptions are listed on the Commission’s register of political parties on the registration page for the relevant parties within the descriptions section, and in each case the description will be followed by the words ‘(Joint Description with the xx party)’. An example would be ‘The Square and Circle Party Candidate (Joint Description with the Circle Party)’, which would be listed on the Square Party page. Please note that the words in brackets are for explanatory purposes only and do not form part of the description. 

You can check who the Nominating Officer for a particular party is by referring to the Commission’s register of political parties. However, as long as the person who has issued the certificate claims that they have been authorised to do so by the registered Nominating Officer, the certificate should be taken at face value. 

A Nominating Officer may stand as a candidate. If this happens, the candidate, as Nominating Officer, may authorise their own description. A person authorised by the Nominating Officer to issue a certificate of authorisation may also be a candidate and issue a certificate for their own nomination. 

A certificate of authorisation can allow the candidate to:

• use a specific description or the party name, or 
• choose either the party name or one of the party’s registered descriptions

Descriptions that may be used by party lists at the London-wide Assembly election

A party list nomination form must state the authorised description by which the registered party is to stand for election.1  The authorised description must either be:2

• the registered party name of a registered political party 
• one of the descriptions the party has registered with the Commission

The party list nomination form must also include a statement signed by the person who has issued the nomination form, confirming that it has been issued either by:3

• the party’s Nominating Officer, or
• by a person authorised in writing by the party’s Nominating Officer to act on their behalf

You can check who the Nominating Officer for a particular party is by referring to the Commission’s register of political parties. If the form is signed by a person other than the Nominating Officer, a copy of that authorisation should be supplied to you. However, as long as form confirms that the person who has issued the certificate is the registered Nominating Officer or a person authorised in writing to act on their behalf, it must be taken at face value.

Descriptions that may be used by individual London-wide Assembly candidates 

An individual London-wide Assembly candidate may only use the description ‘Independent’ or leave the description blank.4

Gall pleidiau gwleidyddol gofrestru hyd at dri arwyddlun hefyd.

Gall ymgeisydd plaid gofrestredig ddewis cael arwyddlun cofrestredig y blaid y mae'n ei chynrychioli ar y papur pleidleisio.

Rhaid i'r ymgeisydd (neu rywun sy'n gweithredu ar ei ran), nid yr asiant etholiadol na'r Swyddog Enwebu (oni bai eu bo yn gweithredu ar ran yr ymgeisydd) wneud y cais yn ysgrifenedig. Rhaid i'r cais hwn ddod i law erbyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu.

Er mwyn bod yn gymwys, mae'n rhaid bod ymgeisydd wedi'i awdurdodi i ddefnyddio enw plaid neu ddisgrifiad heblaw am 'Annibynnol' (yng Nghymru) neu 'Independent'.1

Gall ymgeisydd hefyd ddewis defnyddio arwyddlun ei blaid heb ddewis defnyddio disgrifiad awdurdodedig. Byddai angen iddo ddarparu'r dystysgrif awdurdodi yn ogystal â'r ffurflen cais am arwyddlun ond gall ddewis peidio â chynnwys disgrifiad awdurdodedig ar y papur enwebu. 

Os oes gan y blaid fwy nag un arwyddlun cofrestredig, dylai'r ymgeisydd nodi pa un y mae am ei ddefnyddio. Os nad yw'r ymgeisydd yn nodi arwyddlun, neu os bydd y blaid gofrestredig yn newid neu'n tynnu'r arwyddlun o'r gofrestr o bleidiau gwleidyddol ar ôl i'r papurau enwebu gael eu cyflwyno ond cyn i'r cyfnod enwebu ddod i ben, dylech geisio cysylltu â'r ymgeisydd a gofyn iddo ddewis arwyddlun. Dylech hefyd ddweud wrtho os na fydd yn dewis arwyddlun penodol cyn i'r cyfnod enwebu ddod i ben, na fyddwch yn gallu argraffu arwyddlun wrth ymyl ei enw ar y papur pleidleisio. 

Gall yr ymgeisydd ddarparu copi eglurder uchel o'r arwyddlun i'w ddefnyddio wrth argraffu papurau pleidleisio, neu gall ofyn i chi lawrlwytho'r arwyddlun o wefan y Comisiwn. Rhaid i chi sicrhau bod pa gopi bynnag a ddefnyddir ar yr un ffurf â'r arwyddlun cofrestredig. 

Y cyfarwyddiadau ar gyfer argraffu sy'n pennu maint mwyaf arwyddlun ar y papur pleidleisio. Wrth ychwanegu arwyddlun plaid ar bapur pleidleisio, ni ddylid newid siâp yr arwyddlun. Rhaid i chi sicrhau bod yr arwyddlun ar yr un ffurf â'r arwyddlun cofrestredig - er enghraifft, peidiwch ag ymestyn arwyddluniau yn siapiau sgwâr os nad ydynt wedi'u cofrestru fel delweddau sgwâr ar ein gwefan, oherwydd byddai hyn yn newid eu hymddangosiad.

Gall ymgeiswyr sy'n sefyll ar ran mwy nag un blaid gofrestredig sy'n defnyddio disgrifiad ar y cyd ddewis defnyddio arwyddlun cofrestredig un o'r pleidiau sydd wedi awdurdodi'r defnydd o'r disgrifiad. Nid oes darpariaeth ar gyfer cofrestru arwyddluniau ar y cyd â'r Comisiwn.

Bydd ffeil Zip o ddelweddau arwyddluniau ar gael ar ein gwefan. Fodd bynnag, er bod y ffeil Zip yn adnodd a all gael ei ddefnyddio gan eich argraffydd i baratoi papurau pleidleisio, yr wybodaeth ar  gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol a ddylai gael ei defnyddio i gadarnhau pa arwyddlun i'w argraffu ar y papurau pleidleisio.

Mae ein cofrestr o bleidiau gwleidyddol yn cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf am bleidiau gwleidyddol, disgrifiadau ac arwyddluniau cofrestredig, ac mae'n dangos pa enwau, disgrifiadau ac arwyddluniau sydd wedi'u cofrestru ar gyfer pob plaid wleidyddol ar hyn o bryd.

Gall disgrifiadau unrhyw blaid gofrestredig ar gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol gael eu dileu neu eu newid hyd at ac yn cynnwys y diwrnod cyn y dyddiad gwirioneddol y caiff yr hysbysiad etholiad ei gyhoeddi. 

(NODER - NID dyma'r diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi’r hysbysiad etholiad ond y dyddiad y caiff yr hysbysiad ei gyhoeddi mewn gwirionedd.)1  

Unwaith y caiff yr hysbysiad etholiad ei gyhoeddi, ni fydd unrhyw newidiadau i ddisgrifiadau pleidiau neu achosion o ddileu unrhyw ddisgrifiadau pleidiau yn berthnasol ar gyfer yr etholiad hwnnw.2  

Er enghraifft, os byddwch yn penderfynu cyhoeddi eich hysbysiad etholiad cyn y diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi'r hysbysiad yn ôl y gyfraith, mae'n bosibl y gellir cyflwyno enwebiad sy'n cynnwys disgrifiad plaid gofrestredig nad yw'n ymddangos mwyach ar y gofrestr o bleidiau gwleidyddol. Os cafodd y disgrifiad ei ddileu ar ôl i chi gyhoeddi eich hysbysiad etholiad ond cyn y diwrnod olaf ar gyfer cyhoeddi hysbysiad etholiad, nid yw'r broses o ddileu yn berthnasol i'ch etholiad ac mae'r ‘hen’ ddisgrifiad yn ddilys o hyd. O dan amgylchiadau o'r fath, gallwch holi tîm lleol y Comisiwn a yw'r disgrifiad a gyflwynwyd o'r blaid yn gymwys ar gyfer eich etholiad.3  

Dylech hefyd nodi y gall pleidiau gwleidyddol newid enw ac arwyddluniau cofrestredig eu plaid, ac ychwanegu unrhyw ddisgrifiad newydd os oeddent wedi cofrestru llai na 12 yn flaenorol, unrhyw bryd tan yr ail ddiwrnod gwaith cyn i'r cyfnod enwebu gau.4  

Mae'r tabl isod yn nodi'r terfynau amser ar gyfer gwneud newidiadau i'r gofrestr o bleidiau gwleidyddol yn ystod y cyfnod cyn etholiad. Ar ôl hynny, nid yw unrhyw newidiadau i ddisgrifiadau pleidiau neu achosion o ddileu unrhyw ddisgrifiadau pleidiau yn berthnasol ar gyfer yr etholiad hwnnw.5  

Disgrifiad plaid – nad yw wedi'i gofrestru eto

Pan fydd ymgeisydd yn ceisio cyflwyno papur enwebu sy'n cynnwys disgrifiad nad yw wedi'i gofrestru eto, dylech hysbysu'r ymgeisydd i beidio â chyflwyno'r papur yn ffurfiol, ond i'w dynnu'n ôl a'i gyflwyno unwaith y bydd y disgrifiad wedi'i gofrestru'n llwyddiannus. 

Os bydd ymgeisydd yn cyflwyno ei ffurflen enwebu yn ffurfiol gyda disgrifiad nad yw wedi'i gofrestru eto, rhaid i chi nodi bod yr enwebiad yn annilys ar y sail nad oedd y disgrifiad a roddwyd, pan wnaed y penderfyniad, yn cyfateb i unrhyw ddisgrifiad a oedd wedi'i gofrestru â'r Comisiwn.9  

Efallai y byddwch am gysylltu â thîm lleol y Comisiwn i gael cadarnhad nad yw disgrifiad wedi'i gofrestru eto cyn gwneud eich penderfyniad. 

Er mwyn cael ei enwebu'n ddilys, rhaid i ymgeisydd neu rywun sy'n gweithredu ar ran yr ymgeisydd roi ernes o £5,000 i chi. Rhaid i'r swm hwn gael ei dalu erbyn cau'r enwebiadau.1  

Rhaid i chi dderbyn ernesau a wneir drwy ddefnyddio:2

• arian cyfreithlon (arian parod mewn punnoedd Sterling yn unig)
• drafft bancwr yn y DU

Gallwch wrthod derbyn drafft banc os nad ydych yn gwybod a yw'r tynnwr yn cynnal busnes fel bancwr yn y Deyrnas Unedig.

Gallwch ddewis derbyn cyllid ar ffurf:

• siec cymdeithas adeiladu
• cerdyn debyd neu gredyd
• trosglwyddiad electronig

Dylech dderbyn sieciau cymdeithas adeiladu os yw'n cynnal busnes yn y Deyrnas Unedig. Dylech hefyd dderbyn taliadau bancwr sef gorchmynion a gyhoeddir gan fanc, sy'n gwarantu taliad i'r derbynnydd. Os byddwch yn penderfynu derbyn unrhyw rai o'r dulliau hyn dylech eu rhestru ar yr hysbysiad etholiad ac egluro unrhyw ofynion sydd gennych yn y pecyn enwebu.  

Os caiff yr ernes ei rhoi i chi gan rywun sy'n gweithredu ar ran yr ymgeisydd, rhaid i'r unigolyn sy'n cyflwyno'r ernes roi ei enw a'i gyfeiriad i chi, oni fydd wedi darparu'r wybodaeth hon eisoes fel rhan o'i hysbysiad o benodiad fel asiant etholiad.3

Os na ddangosir bod ymgeisydd wedi'i enwebu yn y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd, rhaid dychwelyd yr ernes cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl cyhoeddi'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd i'r sawl a roddodd yr ernes neu ei gynrychiolydd personol.4

Am ragor o wybodaeth am ddychwelyd ernesau gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu ar brosesau i'w cynnal ar ôl yr etholiad. 

Os oes ffi ynghlwm wrth ddull o dalu, gallwch ei throsglwyddo i'r ymgeisydd. Os felly, dylech nodi hyn yn glir ar yr hysbysiad etholiad a'r pecyn enwebu. 

Mae'r canllawiau hyn yn esbonio'r gofynion ar gyfer cyflwyno papurau enwebu. Maent yn nodi yr hyn y dylech ei wneud i baratoi ar gyfer gwirio papurau enwebu yn anffurfiol, ac ymgymryd â hyn, cyn iddynt gael eu cyflwyno'n ffurfiol, a phwy all gyflwyno papurau enwebu i chi.

Maent hefyd yn esbonio pa bapurau y mae'n rhaid eu cyflwyno a sut y dylid eu cwblhau er mwyn i chi allu penderfynu arnynt, ynghyd â'r dull cyflwyno a phwy sydd â hawl i gyflwyno papurau enwebu a bod yn bresennol pan fydd hyn yn digwydd.

Diben gwiriad anffurfiol yw cadarnhau bod papur enwebu yn ymddangos yn gyflawn mewn perthynas â'r holl ofynion cyfreithiol.

Wrth gynnal gwiriad anffurfiol dylech nodi'n glir mai dim ond yn anffurfiol y mae'r papurau enwebu yn cael eu hystyried. 

Mae'r broses hon yn eich galluogi i dynnu sylw at unrhyw wallau a fyddai'n annilysu'r papur neu a all roi rheswm dros herio yn dilyn yr etholiad, gan roi cyfle i'r rhain gael eu cywiro cyn i'r papurau gael eu cyflwyno'n ffurfiol. 

Ar ôl i wiriadau anffurfiol gael eu cwblhau, caiff y papurau eu rhoi yn ôl i'r unigolyn neu, os nad oes angen eu diwygio, gellir eu cyflwyno'n ffurfiol.  

Efallai y bydd y sawl sy'n cyflwyno'r papur enwebu yn dewis peidio ag aros am wiriad anffurfiol neu efallai y bydd yn dewis peidio â gwneud unrhyw newidiadau yn dilyn cyngor ar y cam gwirio anffurfiol. Os felly, dylid ystyried bod y papur wedi cael ei gyflwyno'n ffurfiol a dylech ei dderbyn ar ei olwg. 

Dylid rhoi cyfle cyfartal i bob ymgeisydd ac asiant allu cael gwiriad anffurfiol.

Dylech ystyried sut rydych yn mynd i reoli'r broses hon, er enghraifft drwy roi system apwyntiadau ar waith.

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno enwebiadau yw 4pm ar y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn yr etholiad. 

Ni ellir symud nac ymestyn y terfyn amser hwn am unrhyw reswm.1

Gellir cyflwyno papurau enwebu i chi rhwng 10am a 4pm ar unrhyw ddiwrnod gwaith ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad etholiad.2  

Ystyrir bod papur enwebu wedi'i gyflwyno pan gaiff ei gyflwyno yn bersonol yn y man a nodir yn yr hysbysiad etholiad. 

I ymgeiswyr plaid sy'n dymuno defnyddio disgrifiad a/neu arwyddlun, rhaid i chi hefyd gael tystysgrif awdurdodi a ffurflen gwneud cais am arwyddlun, fel y bo'n gymwys, yn ystod yr amser a bennir ar gyfer cyflwyno papurau enwebu.

Nid oes angen gwneud apwyntiad i gyflwyno papurau enwebu, ond gallech gynnig ac annog apwyntiadau fel ffordd o reoli'r nifer bosibl o enwebiadau a ddaw i law yn ystod y cyfnod ar gyfer enwebiadau. 

Yr ymgeisydd sy'n gyfrifol am sicrhau bod ei bapurau enwebu'n cael eu cyflwyno yn y ffordd gywir ac erbyn y terfyn amser gofynnol. Os na chyflwynwyd set gyflawn o bapurau enwebu a'r ernes erbyn yr amser hwnnw, ystyrir nad yw'r enwebiad wedi ei wneud sy'n golygu na allwch ddyfarnu bod yr enwebiad yn ddilys nac yn annilys.3

Dylid cyflwyno papurau enwebu yn y lleoliad a nodwyd gennych chi ar yr hysbysiad etholiad. Rhaid i'r lleoliad a ddewiswch fod yn ardal yr heddlu.1

Dylai'r cyfeiriad a roddir ar gyfer cyflwyno papurau enwebu fod yn fanwl gywir, a dylai gynnwys unrhyw enw neu rif ystafell. Bydd hyn yn osgoi unrhyw amheuaeth os caiff enwebiadau eu cyflwyno'n agos at y terfyn amser.

Dylech wneud y canlynol:

• sicrhau mai dim ond i chi neu eich staff y caiff papurau enwebu eu cyflwyno yn y lleoliad a nodwyd
• sicrhau bod y lleoliad wedi'i arwyddo'n glir o fynedfa'r adeilad 
• sicrhau bod y llwybr yn gwbl hygyrch neu ddarparu opsiwn amgen sydd wedi'i arwyddo'n briodol
• rhoi manylion i staff awdurdod lleol eraill, megis staff derbynfa, am beth i'w wneud os bydd rhywun yn ceisio rhoi papur enwebu iddynt, gan nodi'n glir:
  • na ddylent ddelio â phapurau enwebu
  • na ddylent gynnig eu cyflwyno
  • y dylent, yn hytrach, gyfeirio'r sawl sy'n cyflwyno'r ffurflenni atoch chi

Rhaid i chi neu ddirprwy penodedig fod yn bresennol drwy gydol y cyfnod ar gyfer enwebiadau a'r cyfnod ar gyfer gwrthwynebiadau.2

Dim ond nifer gyfyngedig o bobl a gaiff gyflwyno'r ffurflen enwebu a'r ffurflen cyfeiriad cartref. Dim ond y bobl ganlynol a gaiff gyflwyno'r ffurflen enwebu a'r ffurflen cyfeiriad cartref i chi:1

• yr ymgeisydd
• y cynigydd neu'r eilydd fel y mae'n ymddangos ar y ffurflen enwebu
• asiant etholiadol yr ymgeisydd, ar yr amod eich bod wedi derbyn hysbysiad o'i benodiad. Gellir cyflwyno'r hysbysiad o benodiad asiant etholiad ar yr un pryd â'r ffurflen enwebu a'r ffurflen cyfeiriad cartref.

Nid oes unrhyw gyfyngiadau o ran pwy a all gyflwyno'r ffurflen cydsynio ag enwebiad, y dystysgrif awdurdodi a'r ffurflen gwneud cais am arwyddlun.

Ar ôl i ymgeisydd gyflwyno ei bapurau enwebu a'i ernes a'i fod yn sefyll ar sail enwebiad dilys, bydd hawl ganddo i fod yn bresennol ar adeg cyflwyno papurau enwebu ymgeiswyr eraill a gwrthwynebu dilysrwydd ffurflen enwebu neu ffurflen cyfeiriad cartref. Yn ogystal â'r ymgeisydd, bydd yr unigolion canlynol hefyd yn gallu bod yn bresennol a gwrthwynebu:

• ei asiant etholiadol
• ei gynigydd neu eilydd, fel y'i nodir ar y ffurflen enwebu

Os mai'r asiant etholiadol yw'r ymgeisydd ei hun, gall benodi rhywun arall i fod yn bresennol ar adeg cyflwyno papurau enwebu a gwrthwynebu dilysrwydd ffurflen enwebu neu ffurflen cyfeiriad. Os bydd ymgeisydd wedi cyflwyno mwy nag un ffurflen enwebu, dim ond y cynigydd a'r eilydd o'r ffurflen enwebu a ddewiswyd ganddo a gaiff fod yn bresennol. Os na ddewiswyd un, y cynigydd a'r eilydd o'r ffurflen enwebu a gyflwynwyd gyntaf a gaiff wneud hynny.

Ni chaiff neb arall archwilio papurau enwebu ar unrhyw adeg. 

Caiff cynrychiolwyr y Comisiwn Etholiadol ac un unigolyn arall a ddewisir gan ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys fod yn bresennol ar adeg cyflwyno papurau enwebu, ond ni chânt archwilio na gwrthwynebu.

Dylech egluro i unigolion sy'n archwilio ffurflen cyfeiriad cartref sy'n gofyn am i gyfeiriad cartref yr ymgeisydd beidio â chael ei gyhoeddi, mai dim ond yr unigolyn sy'n archwilio a ddylai ddefnyddio'r ffurflen i wneud y canlynol: 

• gwrthwynebu'r enwebiad 
• cyflwyno deiseb etholiadol 
• gwneud cwyn i'r heddlu bod unigolyn wedi gwneud datganiad ffug  

ac y gall unrhyw ddefnydd arall dorri deddfwriaeth diogelu data ac felly y gallai rhywun sy'n defnyddio'r wybodaeth at unrhyw ddiben arall gael ei erlyn. 

Dylech gadw'r papurau enwebu yn ddiogel a gadael i'r unigolion y rhoddwyd caniatâd iddynt archwilio'r ffurflenni enwebu a chyfeiriad cartref wneud hynny hyd at y dyddiad cau ar gyfer gwrthwynebu'r papurau enwebu. 

Pan fydd y dyddiad cau ar gyfer gwrthwynebu wedi mynd heibio, dylech storio'r papurau enwebu'n ddiogel am flwyddyn ar ôl yr etholiad, ar wahân i'r ffurflen cyfeiriad cartref, y mae'n rhaid ei dinistrio'r diwrnod gwaith nesaf yn dilyn cyfnod o 21 diwrnod calendr ar ôl datgan y canlyniad.  

Fodd bynnag, ni ddylid dinistrio'r ffurflen cyfeiriad cartref os oes deiseb neu achos cyfreithiol arall yn ymwneud â'r etholiad. Os felly, rhaid i chi aros tan y diwrnod gwaith nesaf ar ôl i achosion o'r fath ddod i ben cyn dinistrio'r ffurflen.2

You should keep the nomination papers secure. By law, you must allow public inspection, and copies to be taken, of the nomination papers and consent to nomination during office hours on any working day from the close of nominations up to and including the day before polling day.1   Any person may inspect and take copies of or extracts from the nomination forms or the consent to nomination forms.

After that point, the nomination papers are not open to public inspection.  

You should securely store them for one year after the election, after which you should destroy them unless ordered not to by a Court.

Objections to nomination forms

There is no right of objection to a nomination at either the election for the Mayor of London or the election of London-wide Assembly Members.
 

Rhaid cyflwyno fersiwn wreiddiol pob dogfen a gwblhawyd.

Rhaid i'r ffurflen enwebu, y ffurflen cyfeiriad cartref a'r ffurflen cydsynio ag enwebiad gael eu cyflwyno'n bersonol. Ni ellir eu postio, ffacsio, e-bostio na defnyddio unrhyw gyfrwng electronig arall. Pan fydd yn rhaid i ddogfen gael ei chyflwyno'n bersonol, gall gael ei chyflwyno gan gludwr.

Gellir cyflwyno'r dystysgrif awdurdodi a'r ffurflen gwneud cais am arwyddlun yn bersonol neu drwy'r post, ond ni ellir eu ffacsio, e-bostio na defnyddio unrhyw gyfrwng electronig arall. Mae hyn am nad yw dogfen a gaiff ei hargraffu yn ddogfen wreiddiol – copi fyddai'r ddogfen hon. 

Er mwyn i ddogfen fod yn dystysgrif (fel sy'n ofynnol ar gyfer Tystysgrif Awdurdodi), rhaid cael dull dilysu i'w gwneud yn dystysgrif. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd y dilysiad ar ffurf llofnod er mwyn ardystio bod y ffeithiau a nodwyd yn wir. Gellid defnyddio sêl hefyd. 

Pa ddull awdurdodi bynnag a ddefnyddir, rhaid mai'r ddogfen wreiddiol yw'r un a dderbyniwch, yn hytrach na chopi o ddogfen1

Dylech gymryd camau i gyfleu'r gofynion sy'n ymwneud â chyflwyno papurau enwebu i'r holl ddarpar ymgeiswyr ac asiantiaid, a sicrhau y caiff y gofynion hyn eu hamlygu mewn unrhyw bapurau briffio neu ganllawiau a gaiff eu llunio gennych.

Unwaith y bydd papur enwebu wedi'i gyflwyno'n ffurfiol, ni ellir gwneud unrhyw newidiadau iddo (yn dibynnu ar eich pŵer i gywiro mân wallau). Ar adeg cyflwyno'r papurau yn ffurfiol dylech felly arnodi'r papur gyda'r dyddiad a'r amser cyflwyno, fel bod gennych gofnod o bryd y cyflwynwyd y papur yn ffurfiol. Os bydd ymgeisydd yn penderfynu wedi hynny ei fod am wneud unrhyw newidiadau, er enghraifft i'r disgrifiad, dylai dynnu ei ymgeisyddiaeth yn ôl a chyflwyno papurau enwebu newydd o fewn yr amserlen statudol. Nid oes unrhyw ddarpariaeth sy'n caniatáu i lofnodwr dynnu ei lofnod yn ôl o bapur enwebu unwaith y bydd wedi'i gyflwyno.

Ni ellir cyflwyno ffurflenni enwebu, ffurflenni cyfeiriad cartref na ffurflenni cydsynio ag enwebiad drwy'r post. 

Dim ond y dystysgrif awdurdodi a'r ffurflen gwneud cais am arwyddlun all gael eu derbyn drwy'r post. 

Dylai unrhyw dystysgrifau awdurdodi a ffurflenni gwneud cais am arwyddlun a geir drwy'r post gael eu storio'n ddiogel nes y bydd eu hangen a'u coladu â'r papurau enwebu cyfatebol a gyflwynir â llaw fel y bo'n briodol. 

Dylai fod prosesau ar waith gennych i fonitro post sy'n cyrraedd er mwyn sicrhau nad yw'n cynnwys papurau enwebu y mae'n rhaid eu cyflwyno â llaw. 

Os byddwch yn cael papur enwebu, ffurflen cyfeiriad cartref neu ffurflen cydsynio ag enwebiad drwy'r post, dylech geisio cysylltu â'r ymgeisydd ac esbonio:

• na ellir derbyn ei ffurflenni enwebu, cyfeiriad cartref na chydsynio ag enwebiad drwy'r post
• bod yn rhaid iddo ef/iddi hi (neu rywun ar ei ran/rhan) gyflwyno'r rhain â llaw yn unol â'r rheolau
• mai ei gyfrifoldeb ef/hi yw sicrhau bod hyn yn cael ei wneud erbyn y terfyn amser
• nad oes angen paratoi papurau enwebu newydd na chael llofnodwyr newydd

Dylech gadw unrhyw bapurau enwebu a gewch drwy'r post fel y gellir eu casglu ac yna eu cyflwyno i chi yn bersonol. Ni chaniateir i chi na'ch staff gyflwyno'r ffurflenni i'r ymgeisydd.

Ystyrir nad yw'r ymgeisydd wedi'i enwebu:

• os byddwch yn cael ffurflen enwebu, ffurflen cyfeiriad cartref neu ffurflen cydsynio ag enwebiad drwy'r post1
• os nad ydych wedi cael yr holl ffurflenni enwebu gofynnol erbyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu

Ni allwch benderfynu ar ffurflenni nad ydynt wedi cael eu cyflwyno na gwneud unrhyw benderfyniad o ran a yw'r papurau yn ddilys.2  

Nid oes unrhyw derfyn ar nifer y ffurflenni enwebu y gellir eu cyflwyno ar gyfer yr un ymgeisydd. 

Os caiff ymgeisydd ei enwebu'n ddilys gan fwy nag un ffurflen:

• dylai'r ymgeisydd ddewis un o'r ffurflenni enwebu dilys – a gaiff ei hadnabod fel y ffurflen enwebu 'ddethol' 
• dylai manylion ar y ffurflen ddethol hon gael eu hychwanegu at y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd a'r papur pleidleisio

Os na all yr ymgeisydd wneud hyn neu os nad yw'n gwneud hyn, yna mae'n rhaid i chi ddewis pa un o'r ffurflenni a gaiff ei defnyddio.1

Os bydd mwy nag un ffurflen enwebu yn cael ei chyflwyno a bod un o'r ffurflenni enwebu yn annilys:

• na chaiff y papur hwnnw ei gynnwys yn y ffurflenni y gall yr ymgeisydd neu chi eu dewis. 
• cyhyd â bod o leiaf un ffurflen enwebu yn ddilys, gellir enwebu'r ymgeisydd yn ddilys

Bydd llofnodion gan lofnodwyr ar unrhyw ffurflen enwebu a gyflwynir yn cyfrif tuag at yr uchafswm a all lofnodi.2  Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu ar ofynion llofnodwyr. 

Penderfynu ar y ffurflen enwebu a'r ffurflen cyfeiriad cartref

Tybir bod ymgeisydd sy'n cyflwyno papurau enwebu sydd wedi'u cwblhau ac yn talu'r ernes erbyn y terfyn amser gofynnol wedi'i enwebu oni bai:

• eich bod yn penderfynu bod y ffurflen enwebu yn annilys neu nad yw'r ffurflen cyfeiriad cartref wedi cael ei chwblhau'n gywir
• bod yr ymgeisydd yn marw neu'n tynnu'n ôl.1

Rhaid i chi bennu dilysrwydd ffurflen enwebu a'r ffurflen cyfeiriad cartref cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl iddynt gael eu cyflwyno'n ffurfiol. Gorau po gyntaf y gwnewch y penderfyniad ffurfiol, oherwydd bydd mwy o siawns y bydd yr ymgeiswyr hynny sydd wedi gwneud camgymeriad ac y mae eu henwebiad wedi'i wrthod yn gallu cyflwyno papurau newydd cyn i'r enwebiadau gau.

Rydym hefyd wedi llunio rhestr wirio i'ch helpu i brosesu ffurflenni enwebu.

Derbyn enwebiadau ar eu golwg

Rhaid i chi beidio â gwneud y canlynol:

• ymgymryd ag unrhyw ymchwiliad neu waith ymchwil i unrhyw ymgeisydd Nid yw eich dyletswydd yn mynd y tu hwnt i weld bod ffurflen enwebu yn gywir ar ei golwg.2

Ni ddylech wneud y canlynol:

• ymchwilio i b'un a yw enw a roddwyd ar ffurflen enwebu yn ddilys

Dylech wneud y canlynol:

• diystyru unrhyw wybodaeth bersonol a all fod gennych eisoes am yr ymgeisydd 
• penderfynu ar enwebiadau ar sail y ffurflen ei hun
   

Seiliau dros benderfynu bod ffurflen enwebu yn annilys

Yn ôl y gyfraith, yr unig sail sydd gennych dros benderfynu bod ffurflen enwebu yn annilys yw:1

• nad yw manylion yr ymgeisydd neu'r rhai sy'n llofnodi'r ffurflen enwebu yn cyfateb i'r hyn sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith, neu
• na lofnodwyd y ffurflen fel y bo'n ofynnol

Manylion yr ymgeisydd

Mae manylion yr ymgeisydd yn cynnwys y disgrifiad a roddwyd ar y papur enwebu, felly, rhaid pennu bod yr enwebiad yn annilys:  

• os nad yw'r blaid yn ymddangos ar gofrestr y Comisiwn o bleidiau gwleidyddol yn blaid sy'n ymladd etholiadau yng Nghymru (os yw'n sefyll etholiad mewn ardal heddlu yng Nghymru) neu Loegr (os yw'n sefyll etholiad mewn ardal heddlu yn Lloegr), neu
• os nad yw enw'r blaid na'r disgrifiad a ddefnyddir ar y ffurflen enwebu yn cyfateb yn union i'r enw neu'r disgrifiad sydd wedi'i gofrestru â'r Comisiwn, neu
• os nad yw'r defnydd o enw'r blaid na'r disgrifiad wedi cael ei awdurdodi gan dystysgrif awdurdodi a lofnodwyd gan neu ar ran Swyddog Enwebu'r blaid; neu
• os nad yw'r disgrifiad wedi'i gofrestru gan y Comisiwn

Mae cyfraith achosion sy'n darparu y dylid ystyried bod ymgeiswyr sy'n rhoi disgrifiadau sy'n anweddus, yn hiliol neu sy'n ysgogi trosedd, wedi cyflwyno manylion “nad ydynt yn unol â'r gyfraith”. Y rheswm dros hyn yw eu bod yn mynd yn groes i'r gyfraith a/neu y byddant yn anochel yn cynnwys y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu mewn achos o dorri'r gyfraith. 

Os nad yw'r ffurflen enwebu yn cydymffurfio â'r rheolau ar gyfer disgrifiadau, rhaid i chi wneud penderfyniad i'r perwyl hwn cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl i'r ffurflen enwebu gael ei chyflwyno a, sut bynnag, heb fod yn hwyrach na 24 awr ar ôl y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno papurau enwebu.2  

Rydym wedi llunio rhestr wirio enwebiadau ar gyfer Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n nodi'r hyn y bydd angen i chi ei ystyried a phethau penodol i gadw llygad amdanynt pan fyddwch yn penderfynu ar enwebiad.

Llofnodwyr

Mae ein canllawiau ar ofynion llofnodwyr i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu yn cynnwys gwybodaeth fanwl am lofnodwyr.

Os na chaiff ffurflen enwebu ei llofnodi yn ôl y gofyn, rhaid ei phennu'n annilys.3  

Methiant i roi ernes

Os na fyddwch wedi cael yr ernes o £5,000 sy'n ofynnol erbyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno papurau enwebu, ni fydd yr ymgeisydd wedi'i enwebu'n ddilys. Yna ni fydd angen gwneud penderfyniad ffurfiol, ac ni ddylai ei enw ymddangos ar y datganiad ynghylch yr unigolion a enwebwyd.4  

Dychwelyd ernes am nad yw'r enwebiad yn ddilys

Rhaid i chi ddychwelyd ernes unrhyw ymgeisydd y mae ei enwebiad wedi cael ei wrthod. Rhaid i'r ernes gael ei dychwelyd at y person a'i cyflwynodd a chyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl i'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd gael ei gyhoeddi.5 I gael rhagor o wybodaeth am ddychwelyd ernesau i ymgeiswyr a enwebwyd yn ddilys ar ôl etholiad, gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu ar weithgarwch ar ôl yr etholiad.

Seiliau dros benderfynu bod ffurflen cyfeiriad cartref yn annilys

Rhaid i chi benderfynu nad yw'r ffurflen cyfeiriad cartref yn cydymffurfio â'r gofynion cyfreithiol:6

• os nad yw'n nodi enw llawn yr ymgeisydd,
• os nad yw'n nodi cyfeiriad cartref yr ymgeisydd yn llawn, neu
• os yw'n cynnwys datganiad na ddylid cyhoeddi cyfeiriad cartref yr ymgeisydd ond nad oes datganiad yn cadarnhau bod yr ymgeisydd wedi'i gofrestru ar y gofrestr etholiadol ar gyfer 'ardal etholiadol' o fewn ardal yr heddlu

Enwebiadau ffug

Efallai y bydd sefyllfa'n codi pan fydd enwebiad ymgeisydd yn amlwg yn ffug – er enghraifft, os bydd ymgeisydd wedi rhoi enw neu gyfeiriad sy'n amlwg yn ffug fel ‘Mickey Mouse, Disneyland’. Mewn achos o'r fath, rhaid pennu bod y papur enwebu yn annilys ar y sail nad yw manylion yr ymgeisydd wedi'u nodi yn unol â'r gyfraith.7

Wrth ystyried yr enw, dylid ystyried yn bennaf a yw'r “enw” a roddwyd ar y ffurflen enwebu yn ymddangos yn “amlwg yn ffug” ar wyneb y papur.

Os nad yw'r “enw” yn ymddangos yn ddilys a'i fod yn ymddangos fel datganiad neu slogan, er enghraifft, cewch ystyried ei fod yn “amlwg yn ffug”.

Byddai unrhyw gasgliad yn cael ei ategu o ystyried y cyd-destun ehangach. Er enghraifft, a yw'n ymddangos mai slogan gwleidyddol yw'r enw mewn ymateb i ddigwyddiadau gwleidyddol cyfoes, yn hytrach nag enw rhywun go iawn? 

O dan yr amgylchiadau hynny, byddai llys yn debygol o ddod i'r casgliad bod enwau o'r fath yn “amlwg yn ffug” ac y dylai'r ffurflen enwebu gael ei gwrthod.
 

By law, the only grounds that you have for determining that a mayoral nomination form is invalid are:1

• that the particulars of the candidate or the persons subscribing the nomination form are not as required by law, or
• that the form is not subscribed as required
• that the description used is not authorised by a certificate signed by or on behalf of the party’s Nominating Officer, or the description is not registered with the Commission2
• that the person is subject to a disqualification order under section 30 of the Elections Act 20223

If in your opinion a nomination does not comply with the description rules, you must give decision to that effect as soon as soon as practicable after the delivery of the nomination form and, in any event, no later than 24 hours after the deadline for delivery of nomination papers.

The home address from must be completed in full and must contain a signature if the candidate completes the statement requiring their home address not to be made public. You must determine that the home address form is invalid if it does not comply with legal requirements.

If you have not received the required deposit or any of the required nomination papers by the deadline for the submission of nomination papers, the candidate has not been validly nominated.4 There is then no need to make a formal determination, and their name should not appear on the relevant statement of persons nominated.

Returning deposits to candidates who have withdrawn or died

Where a candidate is not shown as standing nominated in the statement of persons nominated or if proof of the candidate’s death has been given to you before the calculation of the votes, the deposit must be returned as soon as practicable after the publication of the statement of persons nominated or after the candidates death (as appropriate), to the person who made the deposit or their personal representative.5

Party lists at the London-wide Assembly Member election

By law, the only grounds that you have for determining that a party list nomination form is invalid are:1

• that the authorised description by which the party is to stand for election is not the registered name of the party or one of the descriptions registered with the Commission 
• that the form does not contain the statement that it is issued either by the party’s registered Nominating Officer or someone authorised in writing to act on their behalf
• that there are more than 25 candidates on the party list

Where in your opinion the nomination form is invalid on either of the first two grounds above, you must give a decision to that effect as soon as practicable after the delivery of the nomination form and in any event, no later than 24 hours after the deadline for delivery of nomination papers.2  

You must delete the name and address of a candidate from a party list where:3

• proof is given to your satisfaction of the candidate’s death
• the candidate withdraws
• the candidate’s particulars in the party list are not as required by law
• the candidate’s consent to nomination has not been delivered in accordance with the rules

The home address form must be completed in full and must contain a signature if the candidate completes the statement requiring their home address not to be made public. You must determine that the home address form is invalid if it does not comply with legal requirements. 

Individual London-wide Assembly Member candidates

By law, the only grounds that you have for determining that a nomination form for an individual candidate at the London-wide Assembly Member election is invalid are:4

• that the particulars of the candidate are not as required by law
• that the person is subject to a disqualification order under section 30 of the Elections Act 2022

If you have not received the required deposit or any of the required nomination papers by the deadline for the submission of nomination papers, the candidate or party list has not been validly nominated.5 There is then no need to make a formal determination, and their name should not appear on the relevant statement of persons (and parties) nominated.

Returning deposits to parties who have withdrawn and individual candidates who have withdrawn or died

Where an individual London-wide Assembly candidate or registered party  is not shown as standing nominated in the statement of persons and parties nominated or if you have received proof before the allocation of seats, of the death of an individual candidate, the deposit must be returned as soon as practicable after the publication of the statement of persons and parties nominated or after the individual candidates death (as appropriate), to the person who made the deposit or their personal representative.6

Pan fyddwch wedi penderfynu bod ffurflen enwebu yn ddilys, ni ellir ei herio yn ystod yr etholiad, er y gellir ei herio ar ôl yr etholiad ar ffurf deiseb etholiadol.1

Os byddwch wedi gwneud penderfyniad ffurfiol ond, o ganlyniad i wrthwynebiad, yn penderfynu wedyn y dylai'r ffurflen enwebu fod wedi'i phennu'n annilys mewn gwirionedd, cewch wneud penderfyniad pellach i'r perwyl hwn. 

Os yw ffurflen enwebu wedi cael ei phennu'n annilys, rhaid i chi:

• nodi'r ffaith honno ar y ffurflen enwebu 
• nodi'r rhesymau dros ei gwrthod ar y ffurflen enwebu 
• llofnodi'r ffurflen
• cysylltu â'r ymgeisydd a'r asiant cyn gynted â phosibl fel y gallant gael cyfle, lle bynnag y bo'n bosibl, i gyflwyno ffurflen enwebu arall cyn cau'r enwebiadau2  

Gall ymgeisydd dynnu ei ymgeisyddiaeth yn ôl os bydd yn gwneud hynny cyn y terfyn amser.1 Nid yw hysbysiad tynnu enw'n ôl wedi'i ragnodi ond rydym yn darparu templed o hysbysiad tynnu enw'n ôl i ymgeiswyr ei ddefnyddio.

Rhaid i hysbysiad tynnu enw'n ôl:

• gael i lofnodi gan yr ymgeisydd
• cael ei ardystio gan un tyst
• cael ei gyflwyno'n bersonol i'r man cyflwyno papurau enwebu
• cael ei gyflwyno erbyn 4pm ar y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn y bleidlais

Nid oes unrhyw gyfyngiadau o ran pwy all gyflwyno'r hysbysiad tynnu enw yn ôl. 

Os nad yw'r ymgeisydd yn y DU, bydd hysbysiad o dynnu enw'n ôl yn weithredol os bydd:2  

• wedi'i lofnodi gan y cynigydd
• yn cael ei gyflwyno ar y cyd â datganiad ysgrifenedig yn nodi bod yr ymgeisydd dramor (sydd hefyd wedi'i lofnodi gan y cynigydd) 
• yn cael ei gyflwyno i chi erbyn 4pm ar y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn y bleidlais (h.y. erbyn y terfyn amser ar gyfer tynnu enw yn ôl). 

Rhaid i fanylion unrhyw ymgeiswyr sy'n parhau i fod wedi'u henwebu erbyn diwedd y cyfnod ar gyfer tynnu enwau'n ôl gael eu hargraffu ar y papurau pleidleisio. Os nad yw ymgeisydd wedi tynnu ei enw yn ôl erbyn y dyddiad cau, bydd yn rhaid i'w fanylion gael eu cynnwys ar y papur pleidleisio.3  

Dychwelyd ernes o ganlyniad i dynnu enw'n ôl

Rhaid i chi ddychwelyd ernes unrhyw ymgeisydd sydd wedi tynnu ei ymgeisyddiaeth yn ôl. Rhaid i'r ernes gael ei dychwelyd at y person a'i cyflwynodd a chyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl i'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd gael ei gyhoeddi.4 I gael rhagor o wybodaeth am ddychwelyd ernesau i ymgeiswyr a enwebwyd yn ddilys ar ôl etholiad, gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu ar weithgarwch ar ôl yr etholiad.

Yn dibynnu ar eich pŵer i gywiro mân wallau, ni ellir gwneud unrhyw newidiadau i bapur enwebu unwaith y bydd wedi cael ei gyflwyno'n ffurfiol.  

Cywiro mân wallau

Mae'r wybodaeth yn yr adran hon yn esbonio sut i ymdrin â mân wallau a rhaid i chi gadw hyn mewn cof.1  

Yn ôl y gyfraith, cewch gywiro mân wallau a wneir ar ffurflen enwebu neu ffurflen cyfeiriad cartref unrhyw bryd cyn i chi gyhoeddi'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd.2  

Dylech geisio cysylltu â'r ymgeisydd neu'r asiant cyn diwygio unrhyw fân wallau.3

Mae'r tabl hwn yn nodi rhai o'r mân wallau y gellir eu cywiro a chanllawiau ynghylch arfer eich pŵer i gywiro mân wallau. Dylech gysylltu â ni am gyngor wrth ystyried cywiro mân wallau.  

Ar ôl i'r cyfnod enwebu ddod i ben rhaid i chi gyhoeddi datganiad ynghylch y personau a enwebwyd a hysbysiad pleidleisio.1

Mae rhagor o wybodaeth am gynnwys yr hysbysiadau hyn yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu ar y Datganiad ynghylch y Personau a Enwebwyd a'r hysbysiad pleidleisio.

Enwebiad mewn mwy nag un ardal

Ni all ymgeisydd sefyll etholiad mewn mwy nag un etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu a gynhelir ar yr un dyddiad. Rhaid i ymgeisydd sydd wedi'i enwebu'n ddilys ar gyfer mwy nag un ardal heddlu dynnu'n ôl o fod yn ymgeisydd ym mhob ardal namyn un, cyn y dyddiad cau ar gyfer tynnu enw yn ôl. Os na fydd yn gwneud hyn, tybir ei fod wedi tynnu'n ôl o fod yn ymgeisydd ym mhob ardal heddlu.2

Etholiadau diwrthwynebiad 

Bydd yr etholiad yn un diwrthwynebiad os bydd un o'r canlynol yn gymwys:

• dim ond un enwebiad dilys a geir 
• caiff yr holl enwebiadau dilys eu tynnu'n ôl yn briodol erbyn y terfyn amser heblaw am un,

Os bydd yr etholiad yn ddiwrthwynebiad, cyn gynted ag y bo'n ymarferol, rhaid i chi ddatgan pa ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys a gaiff ei ethol.    

Rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad o enw a disgrifiad (os o gwbl) yr ymgeisydd a etholwyd.  

Rhaid i chi anfon copi o'r hysbysiad at y Gweinidog ac at bob Swyddog Canlyniadau Lleol yn ardal yr heddlu, a dylech gymryd camau i sicrhau bod pob Swyddog Canlyniadau Lleol yn cyhoeddi'r hysbysiad yn ei ardal bleidleisio.3

Mae'n ofynnol i chi gyhoeddi datganiad ynghylch y personau a enwebwyd ar gyfer ardal yr heddlu erbyn 4pm ar y deunawfed diwrnod gwaith cyn yr etholiad fan bellaf.1

Cynnwys y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd

Rhaid i'r datganiad ynghylch y personau a enwebwyd gynnwys y wybodaeth ganlynol ar gyfer pob ymgeisydd sydd wedi'i enwebu'n ddilys:

• enw
• cyfeiriad (neu, os yw wedi gofyn am i'w gyfeiriad cartref beidio â chael ei gyhoeddi, enw'r ardal etholiadol y mae wedi'i rhoi ar y ffurflen cyfeiriad cartref)
• disgrifiad (os o gwbl)

Rhaid iddo hefyd gynnwys y rhain nad ydynt wedi'u henwebu mwyach, a'r rheswm pam (h.y. y rhai sydd wedi tynnu'n ôl neu rydych wedi gwrthod eu henwebiad).2

Dylai eich hysbysiad preifatrwydd ei gwneud hi'n glir ei bod hi'n ofynnol i chi, o dan ddeddfwriaeth etholiadol, gyhoeddi enw a chyfeiriad ymgeisydd yn y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd. Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau diogelu data.

Trefn enwau ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd

Rhaid i enwau'r ymgeiswyr ar y datganiad gael eu rhestru yn nhrefn yr wyddor ar gyfer eu cyfenw; dyma sut y byddant hefyd yn ymddangos ar y papur pleidleisio.3

Pan fydd gan ddau neu fwy o ymgeiswyr yr un cyfenw, yr enwau eraill yn nhrefn yr wyddor fydd yn pennu pa ymgeisydd a gaiff ei restru gyntaf.

Os bydd unigolyn wedi gofyn am i enw a ddefnyddir yn gyffredin gael ei ddefnyddio ar ei ffurflen enwebu, rhaid i'r enw a ddefnyddir yn gyffredin gael ei ddangos ar y datganiad yn hytrach na'i enw gwirioneddol.

Pan fydd ymgeisydd wedi gofyn am gael defnyddio cyfenw a ddefnyddir yn gyffredin, rhaid i safle'r ymgeisydd o ran trefn yr wyddor ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd (ac ar y papur pleidleisio) gyfeirio at ei gyfenw a ddefnyddir yn gyffredin.4

Fodd bynnag, os ydych wedi gwrthod y defnydd o unrhyw enw a ddefnyddir yn gyffredin gan eich bod o'r farn ei fod yn debygol o gamarwain neu ddrysu etholwyr, neu ei fod yn anweddus neu'n sarhaus, rhaid i'r enw gwirioneddol gael ei gyhoeddi ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd yn lle'r enw a ddefnyddir yn gyffredin.5

Ystyriaethau lle mae ymgeisydd wedi gofyn am i'w gyfeiriad cartref beidio â chael ei gyhoeddi 

Os bydd mwy nag un ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys wedi gofyn am i gyfeiriad ei gartref beidio â chael ei gyhoeddi, rhaid i chi ystyried a oes gan ddau neu fwy ohonynt yr un enw neu enw tebyg sy'n debygol o achosi dryswch. 

Os byddwch yn ystyried bod hyn yn wir, gallwch ychwanegu'r cyfryw fanylion o'u cyfeiriad cartref neu eu ffurflen enwebu at y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd fel y bo'n briodol yn eich barn chi er mwyn lleihau'r tebygolrwydd o achosi dryswch.6  

Rhaid i chi ymgynghori â'r ymgeisydd/ymgeiswyr dan sylw, os yw'n ymarferol i chi wneud hynny, cyn i chi benderfynu pa fanylion y dylid eu cynnwys ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd. 

Yna rhaid i chi eu hysbysu'n ysgrifenedig am y wybodaeth ychwanegol a gyhoeddir.7

Cyhoeddi

Rhaid i chi roi copi o'r datganiad i bob Swyddog Canlyniadau Lleol cyn gynted ag y caiff ei gyhoeddi'n lleol.8

Rhaid i chi hefyd anfon copi o'r datganiad i'r Comisiwn Etholiadol. Byddwn yn cadarnhau drwy Fwletin lle y dylid anfon y datganiad.9

Rydym wedi cyhoeddi templed o ddatganiad ynghylch y personau a enwebwyd y gallwch ei ddefnyddio ar gyfer etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu. 

Dylech roi prosesau gwirio cadarn ar waith er mwyn sicrhau nad oes unrhyw wallau yn y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am brosesau prawfddarllen yn ein canllawiau sicrwydd ansawdd.

Os ymleddir yr etholiad, rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad pleidleisio ar gyfer ardal yr heddlu erbyn y chweched diwrnod gwaith cyn yr etholiad fan bellaf.1

Rhaid i'r hysbysiad pleidleisio nodi:2

• dyddiad ac oriau'r etholiad
• manylion yr ymgeiswyr sydd wedi'u henwebu'n ddilys sy'n weddill, a rhaid i drefn yr enwau fod yr un fath ag yn y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd

Dylai eich hysbysiad preifatrwydd nodi'n glir ei bod yn ofynnol i chi, o dan ddeddfwriaeth etholiadol, gyhoeddi enw a chyfeiriad ymgeisydd yn yr hysbysiad pleidleisio. Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar ddiogelu data. 

Nid yw'n ofyniad cyfreithiol i'r hysbysiad pleidleisio gael ei gyhoeddi'n lleol gan Swyddogion Canlyniadau Lleol. Fodd bynnag, dylech gymryd camau o hyd i sicrhau y caiff copi ei gyhoeddi ym mhob ardal bleidleisio, gan gynnwys sicrhau bod Swyddogion Canlyniadau Lleol naill ai'n darparu dolen o'u gwefan i'r hysbysiad rydych wedi'i gyhoeddi, neu'n rhoi copi'n uniongyrchol ar eu gwefan fel y gall etholwyr ym mhob ardal bleidleisio gael gafael arno. 

Dylech hefyd roi copi i bob ymgeisydd ac asiant cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl iddo gael ei gyhoeddi.


Rydym wedi cyhoeddi templed o hysbysiad pleidleisio y gallwch ei ddefnyddio ar gyfer etholiad Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu.

Rhaid i Swyddogion Canlyniadau Lleol mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn unig, a Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol sy'n ymgymryd â swyddogaethau cyfun lle y caiff etholiadau eu cyfuno, gyhoeddi hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio ar gyfer eu hardal bleidleisio heb fod yn hwyrach na'r dyddiad cau ar gyfer cyhoeddi'r hysbysiad pleidleisio. Felly, dylech ddweud wrth Swyddogion Canlyniadau Lleol pryd rydych yn bwriadu cyhoeddi'r hysbysiad pleidleisio. 

Rhaid i Swyddogion Canlyniadau Lleol roi copi o'r hysbysiad hwn i bob asiant etholiad cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl rhoi'r hysbysiad a dylent hefyd roi copi i ymgeiswyr ac i chi. Dylai'r hysbysiad hefyd fod ar gael i arsylwyr achrededig ar gais.1

Fel rhan o'ch ystyriaeth ynghylch y ffordd orau o roi gwybodaeth i ymgeiswyr ac asiantiaid mewn modd cydlynol a chyson, dylech gysylltu â'r Swyddogion Canlyniadau Lleol a'r Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol (fel y bo'n briodol) er mwyn penderfynu ar y ffordd orau o gyflawni eu dyletswydd i ddarparu copïau o'r hysbysiad o leoliad gorsafoedd pleidleisio i ymgeiswyr ac asiantiaid, gan eu galluogi i gael gafael yn hawdd ar y wybodaeth hon i'r ardal heddlu gyfan. 

Fel rhan o'ch trafodaethau, dylech ystyried a gaiff yr hysbysiadau eu coladu a'u dosbarthu'n ganolog gennych chi.

Os bydd ymgeisydd yn marw yn ystod cyfnod yr etholiad, mae'r weithdrefn y dylid ei dilyn mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn dibynnu pryd y cewch eich hysbysu am farwolaeth yr ymgeisydd. Yr adeg y cewch brawf o farwolaeth yr ymgeisydd yw'r ffactor perthnasol, nid union amser y farwolaeth.1  

Prawf o farwolaeth cyn i'r bleidlais agor

Os ceir prawf o farwolaeth ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys mewn etholiad a ymleddir cyn i'r bleidlais agor, rhaid i chi ddirymu'r hysbysiad pleidleisio ac ni chaiff yr etholiad ei gynnal. Rhaid cynnal etholiad newydd.

Prawf o farwolaeth ar ôl i'r bleidlais agor a chyn i'r canlyniad gael ei ddatgan

Os ceir prawf o farwolaeth ymgeisydd a enwebwyd yn ddilys mewn etholiad a ymleddir ar ôl i'r bleidlais agor ond cyn i'r canlyniad gael ei ddatgan, rhaid i chi gyfarwyddo y dylid rhoi'r gorau i'r etholiad. Rhaid cynnal etholiad newydd. 

Yn yr achos hwn, gan y bydd y bleidlais wedi dechrau, rhaid i'r ddogfennaeth (h.y. papurau pleidleisio a gyflwynwyd a phapurau nas cyflwynwyd, ac ati) gael ei dychwelyd at y Swyddog Canlyniadau perthnasol a'i selio yn y ffordd arferol. 

Rhaid selio unrhyw bleidleisiau post a ddychwelir mewn pecynnau a rhaid selio unrhyw amlenni nas agorwyd ar adeg yr hysbysiad o'r farwolaeth mewn pecynnau heb eu hagor.

Amserlen ar gyfer yr etholiad newydd o ganlyniad i farwolaeth ymgeisydd 

Os bydd angen cynnal etholiad newydd pan fo'r etholiad wedi'i ddirymu neu y rhoddwyd y gorau iddo oherwydd bod ymgeisydd wedi marw, byddwn ar gael i'ch helpu i nodi a chymryd y camau priodol.

The impact of the death of a candidate depends on whether or not the candidate was standing on behalf of a registered political party or not.

Independent mayoral candidate 

If an independent mayoral candidate (i.e. a candidate using the description ‘Independent’ or without a description) dies before the declaration of the result, the election continues as normal – unless there are only two persons who are standing as candidates and the death would make the election uncontested. In that case, the poll will be cancelled.

If the deceased independent candidate wins then the GLRO must in these circumstances:1

• declare that the majority or greatest number of votes has been given to the deceased candidate
• declare that no person is returned
• give public notice of the total number of votes given for each candidate together with the number of rejected ballot papers under each head shown in the statement of rejected ballot papers

A new election must be commenced within the period of 35 working days starting from polling day.2

All of the existing candidates will remain nominated for the new election, and forfeiture or return of the deposit is determined by the re-run election result. No new nominations are allowed for the re-run election although candidates may withdraw. The statement of persons nominated must be published as soon as possible after the deadline for withdrawals.

If however proof of the death is given before the result is declared, and only two persons are shown on the statement of persons nominated, the notice of poll must be countermanded if the poll has not begun or the poll must be abandoned if it has begun. The election must be treated as an uncontested election and the remaining candidate is elected.3

In all circumstances, the deposit of the deceased candidate must be returned.4 We have provided further guidance on the  return of deposits.

Mayor of London candidate standing for a party

If you receive proof and are satisfied that a candidate standing in the election for the Mayor of London is standing on behalf of a registered political party or parties, has died before the declaration of the result, the election must be stopped. 

If the poll has not yet commenced, the notice of poll should be countermanded. If the poll is underway or the counting is being undertaken, the poll is abandoned. The election will need to be re-run.5

Where a new election is required after the countermanding or abandonment of a poll due to a candidate’s death, you must select a new day for the poll, and this must fall within 35 working days of the day fixed for the first poll.6

New nominations can be made, but candidates already validly nominated at the original poll do not have to be nominated a second time. Candidates validly nominated prior to the countermanding or abandonment of the poll may not withdraw as their period for withdrawals has expired. 

New mayoral election

In the event that a new election is required where the poll has been countermanded or abandoned due to a candidate’s death, the London regional team will be available to support you in identifying and taking the appropriate actions.

If before the result of the election is declared you receive proof to your satisfaction that an individual London-wide Assembly Member candidate or a candidate named on a party list has died you must:1

• inform each CRO of the death of the candidate
• in the case of a person on a party list, remove that person’s name from the party list

There is no provision for the poll to be cancelled. However, you should take reasonable steps to publicise the name of the candidate, the fact of their death, whether they were an individual London-wide Assembly Member candidate or a party list candidate and, if they were standing on behalf of a registered party, the name of the party. 

You should publicise the death by placing notices outside and inside the polling stations.

The CRO must inform you of the countermand or abandonment of the Constituency Member election and the name of the candidate who has died before the declaration of the result.1

Further information can be found in our guidance for Constituency Returning Officers.
 

Gall pob ymgeisydd mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ddarparu anerchiad etholiadol i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu i'w gyhoeddi ar wefan a ddarperir gan y Gweinidog. Rhaid i anerchiad etholiadol ymgeisydd gael ei baratoi gan ei asiant etholiad a'i gyflwyno i chi ar ffurf a ragnodir o dan y gyfraith erbyn dyddiad cau a bennir gennych.1

Rhaid i chi, cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol ar ôl cyhoeddi'r hysbysiad etholiad, gyhoeddi hysbysiad o'r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno anerchiadau etholiadol i chi.2  

Er mwyn sicrhau bod pob ymgeisydd yn cael yr un profiad ac yn gweithio at yr un dyddiadau cau ni waeth ym mha ardal heddlu y maent yn sefyll, mae Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu mewn etholiadau blaenorol wedi cytuno i bennu'r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno anerchiadau etholiadol am hanner dydd ar y diwrnod olaf ar gyfer enwebiadau. Mae'r dyddiad cau hwn wedi'i nodi yn ein canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid.

Dylech annog ymgeiswyr ac asiantiaid i gyflwyno'r anerchiad yn ffurfiol i chi cyn gynted â phosibl er mwyn caniatáu amser iddo gael ei ddychwelyd i'r asiant os oes angen ei ddiwygio neu ei gywiro ac er mwyn iddo gael ei ailgyflwyno erbyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyniadau. Dylech gydnabod eich bod wedi derbyn anerchiad ymgeisydd er mwyn rhoi trywydd archwilio clir.

Rhaid i'r anerchiad etholiadol:1

• gael ei gyflwyno i chi erbyn y dyddiad cau rydych wedi'i gyhoeddi ac ar y ffurf a ragnodir
• cynnwys datganiad sy'n nodi iddo gael ei baratoi gan asiant etholiad yr ymgeisydd
• cynnwys enw a chyfeiriad yr asiant etholiadol 
• cael ei gwblhau yn Gymraeg neu yn Saesneg
• cael ei gyflwyno ar ffurf electronig oni bai eich bod yn fodlon bod rheswm da dros ei gyflwyno ar ffurf copi caled 
• nodi enw'r ymgeisydd
• cynnwys mater sy'n ymwneud â'r etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn unig
  cydymffurfio â'r gofynion fformatio a nodir yn y ffurf a ragnodir
• cydymffurfio â'r cyfryw ofynion eraill ag a bennir gan y Gweinidog gyda'r bwriad o hwyluso'r broses o'i gynnwys ar y wefan 
• gallu cael ei gynhyrchu ar ffurf copi caled

Ni ddylai'r anerchiad etholiadol:2

• gynnwys unrhyw ddeunydd hysbysebu (heblaw am ddeunydd sy'n hyrwyddo'r ymgeisydd fel ymgeisydd yn yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu)
• cynnwys unrhyw ddeunydd sy'n cyfeirio at unrhyw ymgeisydd arall er mwyn sefyll etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu
• cynnwys unrhyw ddeunydd sydd wedi'i gynnwys gyda'r nod o sicrhau manteision masnachol yn eich barn chi
• cynnwys unrhyw ddeunydd sy'n sarhaus neu'n anweddus yn eich barn chi
• cynnwys unrhyw ddeunydd y byddai'n debygol o fod yn gyfystyr â chyflawni trosedd pe câi ei gyhoeddi neu ei ddosbarthu yn eich barn chi
• bod yn fwy na'r terfyn o 300 o eiriau a nodwyd yn y ffurf a ragnodir (mae datganiad, enw a chyfeiriad yr asiant yn cyfrif at y terfyn o 300 o eiriau)

Gall yr asiant etholiad:3

• wrth gyflwyno anerchiad etholiadol hefyd gyflwyno cyfieithiad i'r Gymraeg neu'r Saesneg (fel y bo'n briodol) sy'n gyfieithiad cyflawn a chywir (nid yw'r terfyn o 300 o eiriau yn gymwys i'r cyfieithiad hwn)
• cynnwys ffotograff o'r ymgeisydd ar yr amod nad yw'n dangos neb arall heblaw'r ymgeisydd ac nad yw'r mynd yn groes i'r rhestr uchod o ddeunydd na ddylai'r anerchiad ei gynnwys
• cynnwys cynrychioliad o arwyddlun cofrestredig, neu (fel y bo'n briodol) un o arwyddluniau, plaid wleidyddol gofrestredig, os caiff yr anerchiad etholiadol ei baratoi ar ran ymgeisydd plaid awdurdodedig 
• pan gaiff anerchiad etholiadol ei baratoi ar ran ymgeisydd plaid awdurdodedig, gynnwys disgrifiad cofrestredig neu, os yw'r ymgeisydd wedi'i awdurdodi gan ddwy blaid neu fwy, ddisgrifiad cofrestredig ar y cyd 

Rhaid i chi, ar gyfer pob anerchiad etholiadol a gyflwynir i chi erbyn y dyddiad cau a roddwyd i chi, ystyried a yw pob un ohonynt yn cydymffurfio â'r gofynion cyfreithiol. Dylech gynnig y cyfle i asiantiaid etholiad sicrhau bod anerchiadau etholiadol ymgeiswyr yn cael eu gwirio yn gynnar fel y gellir nodi ac unioni unrhyw faterion cyn y dyddiad cau.1

Os na fydd unrhyw anerchiad etholiadol yn cydymffurfio, rhaid i chi ei ddychwelyd i asiant etholiad yr ymgeisydd, gan nodi pob achos lle nad yw'n cydymffurfio yn eich barn chi. Gallwch wneud unrhyw fân gywiriadau sy'n angenrheidiol yn rhesymol yn eich barn chi er mwyn i'r anerchiad etholiadol gydymffurfio â'r gofynion.

Gall asiant etholiad yr ymgeisydd ailgyflwyno'r anerchiad etholiadol unrhyw bryd cyn y dyddiad cau rydych wedi'i roi ar gyfer cyflwyno'r anerchiad etholiadol.

Pan fyddwch yn fodlon bod anerchiad etholiadol yn cydymffurfio â'r gofynion perthnasol, rhaid i chi anfon yr anerchiad etholiadol at y Gweinidog ynghyd â datganiad eich bod yn fodlon.

Rhaid i chi hysbysu'r ymgeisydd am y dyddiad y cafodd ei anerchiad etholiadol ei anfon at y Gweinidog ac am unrhyw fân gywiriadau rydych wedi'u gwneud.

Yn ymarferol, dylid cyflwyno'r ddau ddatganiad i'r Gweinidog cyn gynted ag y bo'n ymarferol fel y gall eu cyhoeddi ar y wefan ar ôl 4pm ar y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn yr etholiad. 

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno'r anerchiadau etholiadol gan Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu i'r Gweinidog yw hanner nos ar y deunawfed diwrnod calendr cyn yr etholiad. 

Gall y Gweinidog ganiatáu i anerchiad etholiadol gael ei gyflwyno ar ôl yr adeg hon ond dim ond os yw'n fodlon bod rheswm da drws ei gyflwyno'n hwyr. Felly, dylech gynnwys y rhesymau dros gyflwyno'n hwyr unrhyw anerchiad etholiadol i'r Gweinidog ei ystyried.2

Mae'r adran hon o'r canllawiau'n ymdrin â phenodi asiantiaid etholiad, y gofyniad i hysbysu'r cyhoedd am benodiad asiantiaid etholiad a sut y gellir dirymu penodiad. 

Mae hefyd yn cynnwys canllawiau ar benodi asiantiaid i fynychu achlysuron agor amlenni pleidleisiau post, gorsafoedd pleidleisio a'r broses dilysu a chyfrif. 
 

Rhaid i bob ymgeisydd gael asiant etholiad, a rhaid i chi gael eich hysbysu am ei benodiad cyn y terfyn amser ar gyfer cyflwyno hysbysiadau tynnu enw yn ôl, sef 4pm ar y pedwerydd diwrnod gwaith ar bymtheg cyn yr etholiad.  

Rydym wedi llunio ffurflen ar gyfer hysbysu am benodiad asiantiaid etholiad fel rhan o'r set o bapurau enwebu ar gyfer etholiad1 Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu neu Gomisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu.

Papurau enwebu Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu
Papurau enwebu Comisiynwyr yr Heddlu, Tân a Throseddu 

A all ymgeisydd weithredu fel ei asiant etholiad ei hun? 
Gall ymgeisydd benodi ei hun fel ei asiant etholiad. Os na chaiff asiant ei benodi erbyn yr amser uchod, tybir bod yr ymgeisydd yn gweithredu fel ei asiant etholiad ei hun.2

Tybir bod ymgeisydd yn gweithredu fel ei asiant ei hun hefyd os bydd yn dirymu penodiad ei asiant, neu os bydd yr asiant yn marw, ac na chaiff asiant newydd ei benodi ar ddiwrnod y farwolaeth neu'r diwrnod canlynol.

Os bydd ymgeisydd yn gweithredu fel ei asiant etholiad ei hun, ni waeth a yw wedi dod yn asiant am na wnaeth benodi un neu am ei fod wedi rhoi hysbysiad ysgrifenedig i chi o'i benodiad ei hun, gall hefyd ddirymu ei benodiad ei hun a phenodi asiant newydd. Rhaid iddo eich hysbysu yn ysgrifenedig am unrhyw newidiadau o'r fath.3

Cyfeiriad swyddfa'r asiant etholiad
Rhaid i'r asiant etholiad gael swyddfa, a rhaid i'r hysbysiad o benodiad nodi cyfeiriad y swyddfa y gellir anfon pob cais, hysbysiad, proses gyfreithiol a dogfennau eraill iddi.4 Rhaid i gyfeiriad y swyddfa fod yn gyfeiriad y gellir anfon unrhyw hysbysiadau cyfreithiol iddo, ac felly rhaid iddo fod yn gyfeiriad ffisegol – ni ellir defnyddio blychau Swyddfa'r Post nac unrhyw flychau post tebyg. 

Rhaid i leoliad y swyddfa fod o fewn ardal yr heddlu.

Yn aml, cyfeiriad cartref yr asiant etholiad fydd cyfeiriad ei swyddfa, ond gallai hefyd fod yn gyfeiriad swyddfa leol y blaid wleidyddol neu swyddfa a sefydlwyd yn arbennig ar gyfer yr etholiad.

Pan fydd ymgeisydd yn gweithredu fel ei asiant etholiad ei hun am na wnaeth benodi neb arall, tybir mai'r cyfeiriad swyddfa yw'r cyfeiriad a roddir ar y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd neu, pan na roddir y cyfeiriad ar y datganiad hwnnw am fod yr ymgeisydd wedi nodi ar y ffurflen cyfeiriad cartref nad yw am i fanylion cyfeiriad ei gartref gael eu cyhoeddi, ystyrir mai'r cyfeiriad a roddwyd ar y ffurflen cyfeiriad cartref yw'r cyfeiriad hwnnw. Os bydd y cyfeiriad y tu allan i ardal yr heddlu, tybir mai'r cyfeiriad swyddfa yw cyfeiriad y cynigydd.5

Mae hyn yn wir hyd yn oed os bydd ymgeisydd wedi dewis i'w gyfeiriad cartref beidio â chael ei gynnwys yn y datganiad ynghylch y personau a enwebwyd a'r papur pleidleisio. Dylech wneud hyn yn glir i ymgeiswyr.

Os bydd yr ymgeisydd yn rhoi hysbysiad ysgrifenedig i chi o'i benodiad fel ei asiant etholiad ei hun, rhaid iddo roi cyfeiriad swyddfa o fewn ardal yr heddlu.

An election agent is the person responsible for the proper management of the candidate’s election campaign and, in particular for its financial management. Every Mayor of London candidate or individual London-wide Assembly Member candidate must have an election agent. 

The notice of the appointment of an election agent must be delivered to you, by the latest time for the delivery of notices of withdrawal, which is by 4pm on the last day for delivery of nomination papers.1

We have produced an elections agents notification form as part of the set of nomination papers for the Greater London Authority elections. 

You should communicate information on the election processes, the code of conduct and standard points of behaviour to the election agent at the earliest opportunity. In particular any information you provide should provide links to and highlight the new postal vote handling and the new undue influence and intimidation rules.

Can a candidate be their own agent?

A candidate may appoint themselves as their election agent.

If no agent is appointed by the deadline for withdrawals, the candidate automatically becomes their own election agent.2  

A candidate is also becomes their own agent if:

• they revoke their agent’s appointment or 
• their agent dies, and a replacement is not appointed on the day of the death or on the following day3

Election agent’s office address

The election agent must have an office to which all claims, notices, legal process and other documents may be sent.4 This must be a physical address – PO boxes or similar mailboxes cannot be used.  

The location of the office election must be in one of the following locations:5

• within the parliamentary constituency where the candidate is standing
• within a constituency which adjoins the constituency where the candidate is standing 
• within London, within a London borough which is part of, or adjoins the constituency where the candidate is standing 

The election agent’s office address is often the same as their home address. Alternatively, it might be  the local political party office or an office especially set up for the election. 

If the candidate gives you written notification of their appointment as their own election agent, they must give an office address within the qualifying area.6

Where a candidate acts as their own election agent as a result of not having appointed anybody else, the office address is deemed to be the address given on the statement of persons nominated i.e. the one provided on the home address form.7   

This is the case even where a candidate has chosen to withhold their home address from the statement of persons nominated and ballot paper. You should make this clear to candidates.

Mayor of London candidates

If the candidate’s address is outside the qualifying area as defined in the bullet points above, the office address is deemed to be the address of the subscriber whose name appears first in the statement of persons nominated.

Individual London-wide candidates

If the candidate’s address is outside the qualifying area, you should contact the candidate and request that they provide an alternative address within the area.

An election agent is the person responsible for the proper management of the election campaign and, in particular its financial management.

Each registered party submitting a party list at the London-wide Assembly Member election must have an election agent.

The notice of the appointment of election agent must be delivered to you, by the latest time for the delivery of notices of withdrawal, which is by 4pm on the last day for delivery of nomination papers.1

We have produced form for the notification of elections agents as part of the set of nomination papers for the Greater London Authority elections. 

You should communicate information on the election processes, the code of conduct and standard points of behaviour to the election agent at the earliest opportunity. In particular any information you provide should provide links to and highlight the new postal vote handling and the new undue influence and intimidation rules.

Can a candidate be their own agent?

A candidate on a party list can be appointed as election agent for that party list.

If an agent is not appointed by the deadline for withdrawals, the candidate who is first on the party’s list automatically becomes the election agent for that party.2  

The candidate who is first of the party list also becomes the election agent for that party if: 

• the agent’s appointment is revoked, or
• the agent dies, and a replacement is not appointed on the day of the death or on the following day3  

Election agent’s office address

The election agent must have an office to which all claims, notices, legal process and other documents may be sent.4 The office address must be a physical address – PO boxes or similar mailboxes cannot be used.  

The location of the office for the London-wide Assembly Member election must be in one of the following locations:5

• within the parliamentary constituency where the candidate is standing
• within a constituency which adjoins the constituency where the candidate is standing 
• within London, within a London borough which is part of, or adjoins the, the constituency where the candidate is standing 

The election agent’s office address is often be the same as their home address. Alternatively it might be the local political party office or an office especially set up for the election. 

Where the first-named candidate on a party list becomes the election agent as a result of no-one else having been appointed, the office address is deemed to be the address given on the statement of persons and parties nominated6 i.e. the one provided on the home address form. 

This is the case even where a candidate has chosen to withhold their home address from the statement of persons nominated and ballot paper. You should make this clear to the candidates.

If the address is outside the qualifying area, you should contact the candidate and request that they provide an alternative address within the area. 

Legislation provides that an election agent’s appointment can be revoked.

You can find information on the process of revoking the appointment below. This covers  individual candidates standing in both the London-wide assembly member and the Mayor of London elections, and the process for a party list in the London-wide assembly member election. 

Individual candidates

Once an election agent has been appointed they cannot resign from their role. Only the candidate may revoke the appointment. In this case the candidate would need to appoint a new election agent or would become their own agent.1

If a candidate is acting as their own election agent, irrespective of whether they became an agent as a result of not appointing one or because they had given you written notice of their own appointment, they can also revoke their own appointment and appoint a new agent.2   

Wherever a candidate revokes the appointment of an election agent they must notify you in writing.3  You must then publish a revised version of the notice of election agents.  A candidate may revoke the appointment of an election agent at any time during the election period.

Party lists

Once an election agent has been appointed they cannot resign from their role. The appointment may only be revoked by or on behalf of the party and in respect of all candidates.4 In this case a new election agent would need to be appointed or the highest listed candidate would become the agent.5

Wherever an appointment of an election agent is revoked they must notify you in writing.6 You must then publish a revised version of the notice of election agents. The appointment of an election agent may be revoked at any time during the election period.

Where possible, if an election agent is revoked but has already been involved in authorising expenditure or campaign materials, the candidate should obtain a declaration from their previous agent regarding any expenses which occurred during their time as agent, to support the candidate’s submission of their final expenses return.

Pan gewch eich hysbysu o enw a chyfeiriad asiant etholiad, rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad yn nodi'r manylion hynny ac enw'r ymgeisydd cyn gynted â phosibl. Rhaid i'r hysbysiad gael ei ddiweddaru os dirymir penodiad asiant, neu os bydd asiant yn marw, a rhaid nodi manylion yr asiant newydd ar y fersiwn ddiwygiedig. Rhaid i chi roi copi o'r hysbysiad i'r holl Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu er mwyn iddynt eu cyhoeddi'n lleol.1

Dylai eich hysbysiad preifatrwydd nodi'n glir ei bod yn ofynnol i chi, o dan ddeddfwriaeth etholiadol, gyhoeddi enw a chyfeiriad asiant etholiad yn yr hysbysiad o asiantiaid etholiad. Bydd hefyd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiad barhau i gael ei gyhoeddi, ar eich gwefan neu rywle arall, ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad hwnnw ddod i ben. Mae gan yr hysbysiad ddiben penodol, h.y. nodi pwy fydd asiant etholiad ymgeisydd, felly unwaith y bydd yr etholiad drosodd, a bod y cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi darfod, ni fydd ganddo unrhyw ddiben pellach mwyach. Felly, dylech naill ai ddileu'r hysbysiad, neu ddileu'r data personol sydd ynddo, pan fydd dyddiad cau deiseb yr etholiad wedi mynd heibio Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar Ddiogelu Data. 
 

Gall asiant etholiad benodi is-asiantiaid i weithredu ar ei ran.  

Gall asiantiaid etholiad benodi is-asiantiaid ar gyfer rhannau penodol o ardal yr heddlu, ar yr amod nad yw'r rhannau hynny yn gorgyffwrdd. Gall yr asiant benderfynu sut i rannu ardal yr heddlu, a gall yr is-rannau hyn groesi ffiniau ardaloedd pleidleisio.1

Rhaid i swyddfa'r is-asiant fod yn yr ardal y mae wedi'i benodi i weithredu ynddi.

Caiff is-asiant wneud unrhyw beth y caiff yr asiant etholiad ei wneud yn yr ardal y mae wedi'i benodi i weithredu ynddi. Hefyd, caiff fod yn bresennol yn ystod y broses o agor, dilysu a chyfrif pleidleisiau post, yn ogystal â'r broses o gyfrifo'r canlyniadau, ar yr amod bod hyn yn digwydd yn yr ardal y mae wedi'i benodi i weithredu ynddi a'i fod yn gweithredu yn lle'r asiant etholiad. 

Rhaid i'r asiant etholiad roi datganiad ysgrifenedig i chi sy'n nodi enw, cyfeiriad a chyfeiriad swyddfa pob is-asiant a benodwyd ganddo a'r ardal lle y caiff weithredu erbyn y pumed diwrnod gwaith cyn yr etholiad. Dylech gynnwys ffurflenni ar gyfer hysbysu ynghylch penodiad is-asiantiaid yn eich pecynnau enwebu. Rydym wedi llunio ffurflen ar gyfer hysbysu am benodiad is-asiantiaid fel rhan o'r setiau o bapurau enwebu i'w defnyddio yn yr etholiad.

Caiff yr asiant etholiad ddirymu penodiad is-asiant ar unrhyw adeg. Os bydd is-asiant yn marw neu os caiff ei benodiad ei ddirymu, gall yr asiant etholiad benodi is-asiant newydd drwy roi datganiad ysgrifenedig i chi sy'n nodi enw, cyfeiriad, cyfeiriad swyddfa ac ardal penodi'r is-asiant newydd. 

Pan fydd enw, cyfeiriad, cyfeiriad cartref ac ardal penodi is-asiant wedi'i ddatgan i chi, rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad o'r manylion hyn. Rhaid i chi anfon yr hysbysiad hwn at y Swyddogion Canlyniadau Lleol yn ardal yr heddlu i'w gyhoeddi'n lleol.

Gall asiantiaid eraill gael eu penodi er mwyn arsylwi ar y broses o agor amlenni pleidleisiau post, yr etholiad a'r cyfrif ym mhob ardal bleidleisio. Rhaid rhoi hysbysiad o'r penodiadau hyn i'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol neu'r Swyddog Canlyniadau Lleol fel y bo'n briodol.1

Dylech gysylltu â'r Swyddogion Canlyniadau perthnasol yn eich ardal heddlu er mwyn penderfynu ar y ffordd orau o sicrhau bod y broses hon mor syml â phosibl i ymgeiswyr ac asiantiaid, a sicrhau y caiff y trefniadau eu cyfleu'n glir i'r ymgeiswyr a'u hasiantiaid.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am benodi asiantiaid pleidleisio drwy'r post, asiantiaid pleidleisio ac asiantiaid cyfrif yn ein canllawiau ar etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu i Swyddogion Canlyniadau Lleol

Bwriedir i'r adran hon eich helpu i wneud penderfyniadau am rai o'r agweddau allweddol ar ddilysu a chyfrif y pleidleisiau, megis rheoli'r broses o goladu'r canlyniad, yn ogystal â datblygu cynlluniau ar gyfer rheoli presenoldeb ac arsylwi. 

Mae'n rhoi arweiniad i gefnogi'r penderfyniadau allweddol y bydd angen i chi eu gwneud ac yn tynnu sylw at ddulliau gweithredu a argymhellir er mwyn eich helpu i ddeall a chyflawni eich dyletswyddau i sicrhau proses dryloyw a'ch galluogi i gyhoeddi canlyniad cywir y mae pleidleiswyr, ymgeiswyr a phleidiau gwleidyddol yn ymddiried ynddo. 

Dylech weithio'n agos gyda Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal i lywio unrhyw benderfyniadau ynglŷn â sut y byddwch yn trefnu ac yn rheoli'r broses o ddilysu, cyfrif a choladu'r canlyniad drwy'r ardal heddlu gyfan. 

Dylech gynllunio a chwblhau'ch prosesau ymgynghori, cynnal deialog a gwneud penderfyniadau mewn da bryd, cyn bod cyfnod ffurfiol yr ymgyrch etholiadol yn dechrau. er mwyn ei gwneud yn bosibl i Swyddogion Canlyniadau Lleol adlewyrchu eich penderfyniadau wrth iddynt gynllunio ar gyfer dilysu a chyfrif y pleidleisiau. Dylech hefyd ymgysylltu ag unrhyw randdeiliaid eraill sydd â diddordeb, megis ymgeiswyr ac asiantiaid, pleidiau gwleidyddol, pleidleiswyr a'r cyfryngau.

Er y dylech geisio barn y rhai yr effeithir arnynt neu sydd â diddordeb er mwyn llywio'ch penderfyniadau, chi fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n gyfrifol yn y pen draw am wneud y penderfyniadau.

Un o'r agweddau ar y broses etholiadol lle byddwch yn awyddus i sicrhau cysondeb yw'r broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau a choladu canlyniadau. Felly, bydd angen i chi ystyried pryd, ble a sut y caiff y pleidleisiau eu dilysu a'u cyfrif gan Swyddogion Canlyniadau Lleol.

Efallai y byddwch yn dewis cynnal y cyfrif mewn lleoliad canolog neu ganiatáu i gyfrifon lleol gael eu cynnal mewn rhannau o'r awdurdodau cyfansoddol. Sut bynnag y caiff y broses dilysu a chyfrif ei threfnu, dylech wneud yn siŵr y bydd cynlluniau Swyddogion Canlyniadau Lleol yn sicrhau safon weinyddu gyson. 

Wrth ddatblygu'ch cynlluniau, dylech ystyried egwyddorion y Comisiwn ynglŷn â phroses dilysu a chyfrif wedi'i threfnu'n dda ac ystyried ffactorau ymarferol eraill a all effeithio ar y ffordd y caiff y broses dilysu a chyfrif ei threfnu a'i hamseriad. Mae rhagor o wybodaeth am y cyfrif yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar Ddilysu a chyfrif y pleidleisiau.   

Dylech gofnodi pob penderfyniad ynglŷn â phryd, ble a sut i ddilysu a chyfrif, a hysbysu'r rhai yr effeithir arnynt, o gofio y gall fod trefniadau gwahanol ar waith mewn rhannau gwahanol o ardal yr heddlu.  

Os bydd trefniadau gwahanol ar waith mewn rhannau gwahanol o ardal yr heddlu, dylech sicrhau eich bod yn rhoi gwybodaeth glir i ymgeiswyr ac asiantiaid, ac eraill a all fod yn bresennol neu'n arsylwi ar y prosesau dilysu a chyfrif ynglŷn â pha agweddau ar y prosesau hynny a all fod yn wahanol, a pham. 

Dylech roi protocol cadarn ar waith er mwyn i chi a'r Swyddogion Canlyniadau Lleol rannu gwybodaeth am ddilysu a chyfrif gyda'ch gilydd, gan gynnwys ffigurau dilysu a rhoi gwybod am gyfansymiau cyfrifon lleol.

Lle y caiff yr etholiad ei gyfuno ag etholiad arall, bydd cydweithredu effeithiol rhwng y Swyddogion Canlyniadau gwahanol drwy'r ardal heddlu gyfan yn hollbwysig oherwydd y cymhlethdod ychwanegol a nifer y papurau pleidleisio.

Lle nad yw'r bleidlais mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu wedi'i chyfuno â'r bleidlais mewn etholiad arall, cewch ymgymryd â'r cyfrifoldeb am ddilysu a chyfrif y pleidleisiau mewn unrhyw un neu bob un o'r ardaloedd pleidleisio drwy hysbysu'r Swyddog Canlyniadau Lleol perthnasol. Os bwriadwch ymgymryd â'r cyfrifoldeb hwn dylech hysbysu'r Swyddogion Canlyniadau Lleol perthnasol yn gynnar yn ystod y broses cynllunio etholiad, a chydgysylltu â nhw o ran pryd a sut y caiff y papurau pleidleisio eu dosbarthu i chi.

Dylech sicrhau bod eich trefniadau dilysu a chyfrif yn bodloni'r egwyddorion allweddol canlynol ar gyfer prosesau dilysu a chyfrif effeithiol:

• mae pob proses yn dryloyw, gyda thrywydd archwilio clir a diamwys. Er enghraifft:
  • caiff popeth ei wneud yng ngolwg pawb sydd â'r hawl i fod yn bresennol
  • rhoddir digon o wybodaeth i'r rhai sy'n bresennol am y prosesau i'w dilyn
  • caiff gwybodaeth ei chyfleu mewn modd cywir ac agored
• cedwir cyfrinachedd y bleidlais bob amser
• diogelir papurau pleidleisio a deunyddiau ysgrifennu eraill bob amser
• mae'r broses ddilysu yn arwain at ganlyniad cywir. Mae hyn yn golygu bod nifer y papurau pleidleisio ym mhob blwch naill ai'n cyfateb i nifer y papurau pleidleisio a ddosbarthwyd fel y'i nodwyd ar y cyfrif papurau pleidleisio neu, fel arall: 
  • bod yr hyn sydd wedi achosi'r amrywiant wedi cael ei nodi a gellir ei esbonio, a/neu
  • fod y blwch wedi cael ei ailgyfrif o leiaf ddwywaith, nes bod yr un nifer o bapurau pleidleisio yn cael eu cyfrif ar ddau achlysur olynol.
• mae'r broses gyfrif yn arwain at ganlyniad cywir:
  • lle mae cyfanswm nifer y pleidleisiau a fwriwyd i bob ymgeisydd a chyfanswm nifer y pleidleisiau a wrthodwyd, yn cyfateb i gyfanswm nifer y papurau pleidleisio a roddwyd ar y datganiad dilysu ar gyfer yr etholiad
• lle mae'r broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau a choladu'r canlyniad yn amserol

Wrth ddatblygu proses o goladu'r canlyniad, bydd angen i chi ystyried pob cam allweddol sy'n cyfrannu at y canlyniad cyffredinol, gan gynnwys dilysu'r papurau pleidleisio a chyfrif y pleidleisiau ym mhob un o'r ardaloedd pleidleisio, coladu'r cyfansymiau lleol a chyfrifo'r canlyniad, a sicrhau y caiff y rhain eu trefnu, eu rheoli a'u cyflawni yn y fath fodd ag sy'n sicrhau y gellir cydymffurfio â'r egwyddorion allweddol hyn.

Yn ogystal ag ystyried sut i sicrhau y bydd eich prosesau yn eich galluogi i gydymffurfio â'r egwyddorion allweddol, dylech ystyried ffactorau ymarferol perthnasol eraill a fydd yn effeithio ar y ffordd y caiff y prosesau dilysu a chyfrif eu trefnu a'u hamseriad, megis:

• etholiadau eraill sy'n cael eu cynnal yn yr ardal heddlu
• nifer yr awdurdodau lleol yn yr ardal heddlu
• y nifer sy'n pleidleisio 
• daearyddiaeth yr ardal heddlu
• maint a chapasiti'r lleoliadau
• y gallu i sicrhau tryloywder i ymgeiswyr, asiantiaid a'r rhai sy'n arsylwi yn y lleoliadau
• cost defnyddio'r lleoliadau

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, bydd angen i chi a'r tîm prosiect gytuno ar y ffordd y byddwch yn gweithredu o ran amseriad dilysu a chyfrif pleidleisiau a chyfrifo'r canlyniad drwy'r ardal heddlu gyfan. Rhaid i'r broses o ddilysu'r cyfrifon papurau pleidleisio, prosesu pleidleisiau post a dderbynnir ar y diwrnod, a chyfrif y pleidleisiau ddechrau cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl i’r gorsafoedd pleidleisio gau.1 Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, chi sy'n gyfrifol am hysbysu Swyddogion Canlyniadau Lleol sut y byddwch yn cyd-drefnu'r broses o ddilysu a chyfrif y pleidleisiau. 

Lle y caiff y bleidlais mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ei chyfuno â'r bleidlais mewn etholiad arall, gallwch gyfarwyddo pa Swyddog Canlyniadau neu Swyddog Cyfrif bynnag sy'n gyfrifol am ddilysu a chyfrif y papurau pleidleisio ynghylch pryd y bydd yn rhaid dechrau'r broses ddilysu. Dylai unrhyw gyfarwyddyd o'r fath ynglŷn ag amseriad gael ei ddatblygu mewn ymgynghoriad â'r Swyddog(ion) Canlyniadau perthnasol er mwyn sicrhau bod modd cydymffurfio'n ymarferol.

Yr egwyddor gyffredinol a ddylai fod yn sail i benderfyniadau Swyddogion Canlyniadau ynglŷn ag amseriad cyfrifon etholiadol yw'r angen i sicrhau canlyniad cywir y mae pleidleiswyr, ymgeiswyr a phleidiau gwleidyddol yn ymddiried ynddo. 

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, dylech ystyried yr egwyddor hon yn ofalus wrth benderfynu pryd, ble a sut y caiff y pleidleisiau ym mhob ardal bleidleisio eu dilysu a'u cyfrif. Bydd angen i chi sicrhau eich bod yn hyderus bod eich prosesau chi a phrosesau'r Swyddogion Canlyniadau Lleol yn cael adnoddau ac yn cael eu rheoli mewn ffordd sy'n ei gwneud yn bosibl i'r cyfrif sicrhau canlyniad amserol.

Dylai'ch penderfyniad ynglŷn ag amseriad y broses dilysu a chyfrif adlewyrchu'r canlynol:

• Pleidlais unigol yw pob etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu, sy'n arwain at un canlyniad ar gyfer ardal yr heddlu yn ei chyfanrwydd. Mae cyfanswm pob ardal bleidleisio yn cyfrif tuag at ganlyniad ar gyfer ardal yr heddlu yn ei chyfanrwydd ac felly bydd yn bwysig nodi cyfnod penodol pryd y caiff yr holl bleidleisiau eu cyfrif ac y caiff cyfansymiau eu cyhoeddi ar gyfer pob ardal bleidleisio.
• Rhaid i ganlyniad yr etholiad fod yn gywir. Yn sail i'r penderfyniad ynglŷn ag amseriad y broses dilysu a chyfrif mae'r angen i sicrhau canlyniad cywir y gall pleidleiswyr ac ymgeiswyr ymddiried ynddo. Felly, wrth bennu'r cyfnod ar gyfer dilysu a chyfrif, rhaid pennu'r cyfryw gyfnod fel y bydd modd i Swyddogion Canlyniadau Lleol gael digon o adnoddau ar ei gyfer a chynnal proses dilysu a chyfrif wedi'i threfnu'n dda.
• Y posibilrwydd y caiff etholiadau eu cyfuno yn ardal yr heddlu a faint o etholiadau a gaiff eu cyfuno. Lle y caiff etholiadau eu cyfuno, p'un a yw hynny mewn rhai o'r ardaloedd pleidleisio neu bob un, bydd angen i chi ystyried hyn wrth nodi'r opsiynau ar gyfer amseriad dilysu a chyfrif y pleidleisiau ar gyfer etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu. Dylech wneud y canlynol:
  • cael gwybodaeth gan Swyddogion Canlyniadau Lleol am yr etholiadau eraill sy'n cael eu cynnal a'r cynlluniau ar gyfer dilysu a chyfrif yn yr etholiadau eraill, a defnyddio'r wybodaeth hon i lywio'ch rhagdybiaethau cynllunio.
  • nodi'n glir, wrth roi gwybod am y cynlluniau ynglŷn â phryd i ddilysu a chyfrif y pleidleisiau, pa ffactorau sy'n ymwneud â chyfuno etholiadau rydych wedi'u hystyried wrth eu llunio, ac unrhyw oblygiadau penodol i ardaloedd lle y cyfunir etholiadau o ganlyniad i'ch penderfyniadau.
  • sicrhau eich bod yn rhoi gwybodaeth i ymgeiswyr ac asiantiaid yn etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu am yr holl ardaloedd pleidleisio, gan nodi lle y cyfunir etholiadau a lle mae hyn wedi cael effaith ar y penderfyniad, gan gynnwys lle mae wedi arwain at roi trefniadau gwahanol ar waith.
  • parhau i adolygu'ch cynlluniau er mwyn ymdrin ag unrhyw sefyllfaoedd sy'n codi, megis cyhoeddi isetholiad ar yr un diwrnod ag etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu.

Gellir trefnu'r broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau mewn sawl ffordd drwy'r ardal heddlu gyfan, a bydd angen i chi benderfynu pa opsiwn sydd orau i'ch ardal heddlu chi, yn seiliedig ar yr etholiadau sy'n cael eu cyfuno, a yw dirprwyon wedi cael eu penodi, eich amgylchiadau lleol ac amgylchiadau'r Swyddogion Canlyniadau Lleol a, lle y bo'n berthnasol, Swyddogion Canlyniadau eraill yn eich ardal heddlu. 

Mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn unig, Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gyfrifol am ddilysu cyfrifon papurau pleidleisio a chyfrif y pleidleisiau ar gyfer eu hardal bleidleisio, oni bai eich bod wedi cadw'r cyfrifoldeb hwnnw yn ôl i chi'ch hun drwy hysbysu'r Swyddogion Canlyniadau Lleol perthnasol. 

Ar ôl cwblhau'r weithdrefn ddilysu mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn unig, rhaid i Swyddogion Canlyniadau Lleol eich hysbysu am gyfanswm nifer y papurau pleidleisio a gyfrifwyd.1

Os caiff y pleidleisiau eu cyfrif mewn lleoliad gwahanol i'r broses ddilysu, mae'n rhaid i Swyddogion Canlyniadau Lleol selio'r papurau pleidleisio wedi'u dilysu mewn pecynnau â rhestrau cynnwys a'u hanfon i leoliad y cyfrif, ynghyd â'r cyfrifon papurau pleidleisio a'r datganiad dilysu.2 Cewch gyfarwyddo Swyddogion Canlyniadau Lleol i gynnal gweithdrefnau dilysu ychwanegol ar ôl i'r dogfennau hyn gael eu cyflwyno i leoliad y cyfrif.

Lle y caiff etholiadau eu cyfuno, bydd angen i chi gydgysylltu â'ch tîm prosiect mor gynnar â phosibl yn y broses gynllunio a phenderfynu ar y ffordd y caiff y broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau ei threfnu yn eich ardal er mwyn sicrhau'r broses fwy effeithiol a thryloyw. 

Lle mae'r bleidlais mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu wedi cael ei chyfuno â'r bleidlais mewn etholiad arall, y Swyddog Canlyniadau perthnasol fydd yn gyfrifol am ddilysu'r papurau pleidleisio ym mhob etholiad. Fodd bynnag, y Swyddog Canlyniadau Lleol fydd yn gyfrifol o hyd am gyfrif y pleidleisiau ar gyfer ei ardal bleidleisio. Felly, lle mae etholiadau wedi cael eu cyfuno, dylech gydgysylltu â'r Swyddog Canlyniadau perthnasol er mwyn sicrhau cysondeb y broses ddilysu drwy'r ardal heddlu gyfan.

Lle mae etholiadau wedi cael eu cyfuno, bydd angen i chi gael y datganiad dilysu gan y Swyddog Canlyniadau perthnasol er mwyn eich galluogi i wirio cyfansymiau'r cyfrifon lleol yn erbyn y datganiad dilysu a nodi unrhyw amrywiannau posibl. Rhaid i Swyddogion Canlyniadau Lleol hefyd eich hysbysu am gynnwys y datganiad o gyfansymiau cyfrifon lleol, ar ôl iddo gael ei baratoi.

Mae rhagor o wybodaeth am ddilysu a chyfrif yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar reoli'r broses ddilysu a rheoli'r cyfrif. 

Mae dau opsiwn cyffredinol ar gyfer trefnu'r prosesau cyfrif ar gyfer etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu yn ardal yr heddlu: 

• Cyfrifon lleol unigol a choladu canolog gan Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu: O dan yr opsiwn hwn, byddai'r pleidleisiau yn cael eu dilysu a'u cyfrif yn lleoliadau cyfrifon lleol, a byddai'r cyfansymiau lleol yn cael eu hanfon ymlaen atoch mewn lle canolog. Os felly, byddai angen i chi sicrhau bod y broses sydd ar waith ar gyfer trosglwyddo a derbyn cyfansymiau oddi wrth bob Swyddog Canlyniadau Lleol i'r man canolog yn gallu sefydlu trywydd archwilio clir, yn amserol, ac yn cefnogi'r broses o ddatblygu canlyniad cywir.
• Cyfrif canolog i ardal yr heddlu: Mae dau brif amrywiad ar gyfrif canolog: cyfrif lle y caiff pleidleisiau eu dilysu'n lleol cyn cael eu trosglwyddo i leoliad cyfrif canolog, lle y byddai'r holl bleidleisiau ar gyfer ardal yr heddlu yn cael eu cyfrif wedyn; neu gyfrif lle y caiff pleidleisiau ar gyfer pob ardal bleidleisio eu dilysu a'u cyfrif mewn un lleoliad cyfrif canolog. 

Fodd bynnag, mae amrywiadau o fewn y ddau opsiwn hyn a gellir trefnu cyfrifon mewn ffyrdd eraill o fewn ardal heddlu. Er enghraifft, o fewn ardal heddlu, gallai rhai ardaloedd awdurdod lleol gyfrif yn lleol, tra bydd eraill yn dod ynghyd a chynnal cyfrifon ar sail fwy canolog.

Dylech gydgysylltu'n agos â'r Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal wrth benderfynu sut i weithredu. Mewn ardaloedd lle y caiff y bleidlais yn etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu ei chyfuno â'r bleidlais mewn etholiad arall, dylech weithio'n agos gyda'r Swyddogion Canlyniadau perthnasol i gytuno ar sut i weithredu. Pa opsiwn bynnag a ddewisir, bydd risgiau a manteision yn gysylltiedig ag ef. Bydd angen i chi nodi'r rhain wrth i chi ddatblygu'ch cynigion ar gyfer ymgynghoriad ac, ar ôl i benderfyniad gael ei wneud, weithio gyda Swyddogion Canlyniadau Lleol (neu'r Swyddog Canlyniadau perthnasol yn achos etholiadau cyfun) i gynllunio sut y byddwch yn rheoli ac yn lliniaru'r risgiau. 

Rydym wedi nodi yma rai o'r ffactorau allweddol y bydd angen i chi eu hystyried wrth benderfynu sut i drefnu a rheoli'r broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau yn eich ardal heddlu:

• Sicrhau cysondeb: Bydd gan Swyddogion Canlyniadau Lleol a'u staff brofiad blaenorol o gynnal cyfrifon etholiadol yn eu hardal bleidleisio a bydd ganddynt eu prosesau a'u llifau gwaith eu hunain y maent yn gyfarwydd â nhw. Er y bydd y wybodaeth a'r profiad hwn yn ddefnyddiol o ran helpu i benderfynu ar y ffordd orau o drefnu a rheoli'r broses dilysu a chyfrif, dylech ystyried sut y byddwch yn sicrhau cysondeb yn y ffordd y caiff pleidleisiau eu dilysu a'u cyfrif drwy'r ardal heddlu gyfan, ni waeth ble y caiff y prosesau eu cynnal.
• Adnoddau ac argaeledd staff: Bydd y gwaith o nodi, recriwtio a hyfforddi digon o staff medrus i gynnal y cyfrif hefyd yn ystyriaeth allweddol. Er enghraifft, yn dibynnu ar ddaearyddiaeth ardal yr heddlu, efallai y bydd yn fwy anodd recriwtio'r niferoedd angenrheidiol o staff addas i weithio mewn lleoliad canolog nag y byddai pe bai pobl yn cael eu recriwtio i weithio mewn lleoliad sy'n agosach i'w cartrefi, sydd hefyd yn fwy tebygol o fod yn staff profiadol. 
• Defnyddio staff: Dylech hefyd ystyried sut i ddefnyddio staff yn y ffordd fwyaf effeithlon. Gallai hyn olygu, oni chaiff cyfrifon eu cwblhau o fewn amser tebyg, y bydd staff cyfrif mewn rhai ardaloedd pleidleisio wedi cwblhau'r broses o bosibl tra bydd eraill yn dal i gyfrif. Os bydd staff cyfrif mewn un (neu sawl) lleoliad canolog gellir eu defnyddio’n hyblyg i sicrhau'r cynhyrchiant gorau posibl er mwyn i'r cyfrif gael ei gwblhau mewn modd amserol. Bydd angen i chi ystyried sut i sicrhau bod y trefniadau cyfrif yn ei gwneud yn bosibl i bob ardal bleidleisio gwblhau ei chyfrif o fewn terfyn amser rhesymol i'w gilydd.
• Lleoliadau: Bydd angen i unrhyw leoliadau a ddefnyddir fod yn ddigon mawr i gynnal y prosesau a rhoi lle i'r staff angenrheidiol, a'i gwneud yn bosibl i brosesau gael eu cynnal yn effeithiol ac yng ngolwg y rhai y mae ganddynt hawl i fod yn bresennol, gan ystyried presenoldeb posibl y cyfryngau pan gaiff y canlyniad ei ddatgan. Bydd gan Swyddogion Canlyniadau Lleol leoliadau (a lleoliadau wrth gefn) eisoes y maent wedi'u defnyddio yn y gorffennol ac y maent yn gyfarwydd â nhw, ynghyd â llifau gwaith dilysu a chyfrif a'r trefniadau sy'n addas ar gyfer y lleoliadau hyn. Os ydych yn defnyddio lleoliad canolog, bydd maint y lle sydd ei angen yn dibynnu ar faint ardal yr heddlu a nifer yr etholwyr. Bydd angen hefyd i chi nodi trefniadau wrth gefn a'u rhoi ar waith, a all gynnwys nodi lleoliadau addas o faint tebyg os caiff lleoliad ei golli.
• Trosglwyddo cyfansymiau lleol: mae angen i Swyddogion Canlyniadau Lleol drosglwyddo eu cyfansymiau lleol i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu er mwyn gallu cyfrifo canlyniad ardal yr heddlu. Bydd angen i chi sicrhau eich bod yn darparu cyfarwyddiadau ynglŷn â'r dull i'w ddefnyddio i drosglwyddo'r wybodaeth yn gywir ac yn ddiogel, a rhoi prawf ar y broses ymlaen llaw. Mae mwy o risgiau yn gysylltiedig â'r broses hon os bydd y cyfrif yn cael ei gynnal yn lleol, er enghraifft, o ganlyniad i broblemau technegol. Byddai angen i chi ddatblygu trefniadau wrth gefn i'w defnyddio pe bai problemau technegol yn codi.
• Diogelwch a logisteg: Dylech sicrhau bod y papurau pleidleisio yn cael eu storio'n ddiogel bob amser. Bydd hon yn ystyriaeth bwysig mewn unrhyw gynigion a fyddai'n gofyn am gludo blychau pleidleisio i leoliad canolog, neu rhwng lleoliadau ar ôl iddynt gael eu dilysu. Dylech ystyried yn ofalus y risgiau posibl i ddiogelwch sy'n gysylltiedig â chludo blychau pleidleisio a'r heriau logistaidd cysylltiedig, gan gynnwys sut i sicrhau bod y papurau pleidleisio cywir ar gyfer pob etholiad yn y man cywir lle y cyfunir etholiadau fel y gall pob papur pleidleisio gael ei gynnwys yn y cyfrif priodol. 

Dylai eich penderfyniadau ynghylch pryd, ble a sut y dylid dilysu a chyfrif pleidleisiau gael eu gwneud yn unol â'r egwyddorion a'r ystyriaethau a nodir yn y bennod hon. Ar ôl i chi wneud eich penderfyniadau dylech ystyried y ffordd orau o sicrhau y bydd cynlluniau Swyddogion Canlyniadau Lleol ar gyfer rheoli eu prosesau dilysu a chyfrif a darparu adnoddau ar eu cyfer yn cydymffurfio â'r egwyddorion hyn yn ymarferol.

Unwaith y byddwch wedi cytuno ar y ffordd y caiff y prosesau dilysu a chyfrif eu trefnu a'u rheoli, dylech wneud yn siŵr y bydd cynlluniau Swyddogion Canlyniadau Lleol yn sicrhau safon gyson wrth weinyddu'r agweddau hyn ar yr etholiad, fel y bydd yr etholiad yn ei gyfanrwydd yn arwain at ganlyniad cywir y gall pawb ymddiried ynddo.

Mae amrywiaeth o ddulliau o ddilysu'r papurau pleidleisio a chyfrif y pleidleisiau. Gallwch benderfynu p'un a ddylid ei gwneud yn ofynnol i Swyddogion Canlyniadau Lleol ddefnyddio dulliau penodol, neu adael i bob Swyddog Canlyniadau Lleol ddewis ei ddull ei hun yn seiliedig ar yr hyn sydd fwyaf priodol i'w amgylchiadau lleol ac esbonio hynny i chi. Chi sy'n penderfynu pa ddull i'w ddefnyddio mewn ymgynghoriad â Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal ac ar y cyd â nhw.

Pa ddull cyfrif bynnag a ddefnyddir dylai fod yn dryloyw ac arwain at ganlyniad cywir. Mae cyfrifo canlyniad lleol yn dibynnu ar ffigurau dilysu a chyfrif cywir, a bydd angen i chi ystyried yn benodol sut y byddwch yn sicrhau bod y cyfansymiau lleol a dderbyniwch oddi wrth Swyddogion Canlyniadau Lleol i goladu'r canlyniad yn gywir cyn i chi eu derbyn. Dylech baratoi templedi ar gyfer pob dogfen y bydd angen i Swyddogion Canlyniadau Lleol ei chwblhau yn ystod y broses dilysu a chyfrif er mwyn rhoi trywydd archwilio clir. 

Un dull cyfrif sy'n effeithiol iawn o ran sicrhau canlyniad cywir yw rhannu'r broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau yn ardaloedd sy'n llai na'r ardal bleidleisio gyfan. Mae rhannu'r broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau yn rhannau sy'n llai na'r ardal bleidleisio yn effeithiol iawn o ran sicrhau canlyniad cywir ac amserol ac iddo drywyddion archwilio clir. Yna caiff canlyniadau'r 'rhannau' hynny eu cyfuno i roi cyfanswm lleol cyffredinol ar gyfer yr ardal bleidleisio. Bydd unrhyw broblemau cyfrif sy'n codi wedi'u cyfyngu i ardal fwy hydrin a bydd unrhyw ailgyfrif a all ddigwydd o ganlyniad wedi'i gyfyngu o bosibl.

Beth bynnag fo'ch penderfyniad, dylech fod yn gallu bodloni'ch hun y gall cynlluniau Swyddogion Canlyniadau Lleol ar gyfer dilysu a chyfrif pleidleisiau gydymffurfio â'r egwyddorion ar gyfer proses dilysu a chyfrif effeithiol ac y byddant yn sicrhau canlyniad sy'n gywir ac y gall pawb ymddiried ynddo.

Dylech sicrhau bod y broses o goladu'r canlyniad, boed hynny yn lleoliad coladu'r canlyniad ac mewn unrhyw leoliadau cyfrif eraill, yn dibynnu ar y ffordd y caiff y broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau ei threfnu yn eich ardal heddlu, yn cael ei chyfleu mewn ffordd gyson a thryloyw i ymgeiswyr ac asiantiaid, y cyfryngau a rhanddeiliaid perthnasol eraill. Os cynhelir y broses ddilysu a/neu gyfrif mewn lleoliad(au) canolog, bydd angen i chi ddarparu gwybodaeth i'r rhai sy'n bresennol ynglŷn â'r prosesau hynny. 

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, mae'n rhaid i chi goladu cynnwys y datganiadau dilysu lleol a chyfansymiau'r cyfrif ar gyfer pob ardal bleidleisio, a chyfrifo a datgan y canlyniad cyffredinol ar gyfer yr ardal heddlu.1 Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, chi sy'n penderfynu ar y ffordd orau o reoli'r broses hon yn eich ardal heddlu. Dylai eich cynllun prosiect gynnwys cynlluniau i gyfrifo'r canlyniad.

Dylech gysylltu â Swyddogion Canlyniadau Lleol wrth gynllunio a datblygu'r broses ar gyfer coladu, gwirio a chymeradwyo cyfansymiau lleol, a rhoi arweiniad iddynt ar sut y bydd hyn yn gweithio'n ymarferol. Bydd angen i chi sicrhau bod gennych brosesau sy'n briodol i'r risg ar waith er mwyn sicrhau lefel o ddiogelwch ar gyfer data personol yn ystod y broses ddilysu a chyfrif. 

Dylech baratoi templedi o'r holl ddogfennau y bydd angen i'r Swyddogion Canlyniadau Lleol eu cwblhau yn ystod y broses o goladu cyfansymiau lleol, a'u rhannu ymlaen llaw (boed yn electronig neu ar ffurf copi caled) er mwyn sicrhau y caiff yr holl wybodaeth ei chofnodi a'i throsglwyddo mewn ffordd gyson ac er mwyn rhoi trywydd archwilio clir. Ar gyfer unrhyw system a ddefnyddir dylai fod trefniadau wrth gefn rhag ofn y bydd unrhyw broblemau neu fethiannau yn y system.

Dylech ystyried y ffordd orau o drefnu a rheoli'r broses o drosglwyddo gwybodaeth rhyngoch chi a'r Swyddogion Canlyniadau Lleol. Mae hyn yn cynnwys gwirio, cofnodi a choladu gwybodaeth gan Swyddogion Canlyniadau Lleol, a chyfrifo'r canlyniad. Dylech benderfynu a oes angen i chi roi systemau neu raglenni TG ar waith er mwyn hwyluso hyn.

Dylech o leiaf ddatblygu protocolau a'u rhoi ar waith yn ôl yr angen ar gyfer trosglwyddo gwybodaeth rhyngoch chi, Swyddogion Canlyniadau Lleol a'r staff sy'n gweithio ar y broses o goladu'r canlyniad. Dylech gynnwys sut y bydd cyfansymiau lleol yn cael eu cyfleu a'r broses o wirio cyfansymiau lleol a'u hawdurdodi i gael eu rhannu'n gyhoeddus. Pa brosesau a systemau bynnag a ddefnyddir i goladu'r canlyniad, bydd angen i chi sicrhau eu bod yn cydymffurfio â'r egwyddorion a nodwyd yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu ar Egwyddorion ar gyfer prosesau dilysu, cyfrif a choladu canlyniadau effeithiol. 

Dylech hefyd wneud trefniadau i brofi'r broses ac unrhyw systemau ategol rydych yn bwriadu eu defnyddio, a ddylai gynnwys o leiaf un ymarfer o'r broses sy'n cynnwys eich staff chi a Swyddogion Canlyniadau Lleol a'u staff nhw, er mwyn sicrhau bod pawb dan sylw yn deall sut mae'r broses yn gweithio ac yn gyfarwydd â hi, a beth yw eu cyfrifoldebau. Bydd hyn hefyd yn eich galluogi i nodi a datrys unrhyw faterion cyn y digwyddiad ei hun. 

Dylech sicrhau bod yr holl brosesau yn dryloyw ac yn digwydd o flaen pawb sydd â'r hawl i fod yno, gyda gwybodaeth yn cael ei rhoi i'r rhai sy'n bresennol ar y prosesau i'w dilyn.

Dim ond y bobl ganlynol sydd â hawl i fod yn bresennol ar adeg cyfrifo'r canlyniad:1

• chi a'ch clercod
• Swyddogion Canlyniadau Lleol a chlerc a ddewisir gan bob un ohonynt
• ymgeiswyr ac un person arall a ddewisir gan bob ymgeisydd
• asiantiaid etholiad (gall unrhyw is-asiant a benodir ar gyfer yr ardal lle y cynhelir y cyfrifiad o'r canlyniad fod yn bresennol pan na fydd yr asiant etholiad yn bresennol
• cynrychiolwyr o'r Comisiwn Etholiadol
• arsylwyr achrededig 

Dim ond os ydych yn fodlon nad amherir ar effeithlonrwydd y cyfrifiad, a'ch bod wedi ymgynghori â'r asiantiaid etholiad neu o'r farn y byddai'n anymarferol gwneud hynny, y gallwch ganiatáu i bobl eraill fod yn bresennol.

Rhaid i chi roi hysbysiad ysgrifenedig i asiantiaid etholiad o'r amser a'r lleoliad lle bydd y broses o goladu canlyniadau yn dechrau.

Rhaid i chi ddarparu cyfleusterau rhesymol i'r rhai hynny sydd â hawl i fod yn bresennol er mwyn goruchwylio'r broses o goladu canlyniadau. Dylech hefyd sicrhau y gall unrhyw un arall sydd â'r hawl i fod yn bresennol weld popeth sy'n digwydd yn glir, a hefyd sicrhau na fyddant yn gallu ymyrryd â gwaith eich staff.  

Mae canllawiau ar ddatblygu cynlluniau cyfathrebu i gefnogi'r broses o gynnal yr etholiad yn ein canllawiau Cynllunio i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu. 

Bydd cyfathrebu da, mewn sesiynau briffio ar gyfer ymgeiswyr ac asiantiaid a'r cyfryngau cyn y broses o goladu'r canlyniad ac yn ystod y digwyddiad ei hun, yn galluogi'r rhai sy'n bresennol i graffu'n briodol ar yr holl weithrediadau, a bydd hyn yn helpu i ennyn hyder bod y canlyniad yn gywir. Gall rhoi gwybodaeth am y prosesau i'w dilyn hefyd helpu i leihau nifer yr ymholiadau a godir gan ymgeiswyr ac asiantiaid, y cyfryngau a phobl eraill sy'n bresennol.

Mae ein canllawiau ar ddilysu a chyfrif y pleidleisiau i Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol a Swyddogion Canlyniadau Lleol yn cynnwys y wybodaeth y dylid ei darparu yn y broses dilysu a chyfrif, a'r ffyrdd y gellid gwneud hynny. Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, mae hefyd angen i chi sicrhau cysondeb a thryloywder drwy'r ardal heddlu gyfan o ran y wybodaeth a ddarperir yn ystod y prosesau dilysu, cyfrif a choladu canlyniadau a phryd a sut y caiff ei chyfleu, gan ystyried sut y trefnir y prosesau dilysu a chyfrif yn ardal yr heddlu.

Dylech sicrhau eich bod wedi paratoi gwybodaeth briodol er mwyn egluro'r prosesau rydych am eu dilyn yn ystod y broses o goladu canlyniadau i unrhyw ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr ac aelodau o'r cyfryngau sy'n bresennol. Dylech o leiaf egluro eich rôl fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu a nodi, lle y bo'n briodol, pwy yw eich dirprwyon a staff coladu canlyniadau allweddol ac egluro eu rolau. Dylech hefyd egluro sut y bydd y broses o goladu canlyniadau yn gweithio, gan gynnwys sut mae hyn yn berthnasol i'r broses o ddilysu a chyfrif pleidleisiau yn ardal yr heddlu, a nodi'r camau allweddol yn y broses.

Dylech wneud cyhoeddiadau ar ddechrau'r digwyddiad ac yn rheolaidd yn ystod y gweithrediadau er mwyn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r sawl sy'n bresennol am beth sy'n digwydd ble a phryd. Dylech hefyd gyhoeddi ar y dechrau pryd y bydd disgwyl i'r canlyniad gael ei ddatgan. 

Dylid rhoi gwybodaeth i'r rhai sy'n bresennol wrth i'r canlyniad gael ei goladu drwy gydol y broses. Felly, bydd angen i chi ystyried sut, ac ar ba gamau o'r broses, y byddwch yn cael gwybodaeth gan Swyddogion Canlyniadau Lleol er mwyn gallu rhoi gwybodaeth amserol a diweddariadau i'r rhai sy'n bresennol wrth i'r canlyniad gael ei goladu. Lle na chaiff y broses gyfrif ei chynnal mewn un lleoliad canolog, bydd angen i chi gyfleu yn eich protocolau cyfathrebu pa wybodaeth y mae angen ei rhannu am hynt y gwaith dilysu a chyfrif ym mhob un o'r ardaloedd pleidleisio, a sicrhau eich bod yn cael gwybodaeth gyson gan Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol neu Swyddogion Canlyniadau Lleol (fel y bo'n briodol) yn rheolaidd drwy gydol y broses. Bydd hefyd angen i chi sicrhau eich bod yn cynllunio ar gyfer rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am hynt y prosesau yn ardal yr heddlu yn rheolaidd, fel y gallant gyfleu'r wybodaeth hon yn lleol.

Os bydd asiantiaid neu arsylwyr yn anfodlon o gwbl ar y modd y caiff y gweithrediadau eu cynnal, dylai fod cyfle bob amser iddynt wneud sylwadau'n uniongyrchol i chi ar y cyfle cyntaf posibl fel y gallwch ystyried unrhyw bryderon, rhoi esboniadau a sicrwydd, a chymryd unrhyw gamau unioni os bydd angen. 

Dylech roi cynllun ar gyfer y cyfryngau ar waith, ynghyd â'r Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol neu'r Swyddogion Canlyniadau Lleol (fel y bo'n briodol), ar gyfer ardal yr heddlu, er mwyn sicrhau bod eich negeseuon a'ch dulliau cyfathrebu â'r cyfryngau yn ystod y broses dilysu a chyfrif a choladu'r canlyniad yn gyson drwy'r ardal heddlu gyfan. Yn ogystal â gwneud trefniadau ymarferol er mwyn iddynt fod yn bresennol, dylai eich cysylltiad cynnar â'r cyfryngau gynnwys esboniad o'r prosesau i'w dilyn, a phryd y rhagwelir y caiff y canlyniad ei ddatgan.

Yn y lleoliad coladu canlyniadau, dylech gynnwys lle a chyfle i'r cyfryngau adrodd ar y canlyniad. Gallwch benderfynu pa rai o gynrychiolwyr y cyfryngau a gaiff fod yn bresennol, yn ôl eich disgresiwn. Fel yn achos pawb sy'n bresennol, rhaid i chi sicrhau nad yw cynrychiolwyr y cyfryngau yn ymyrryd â'r broses nac yn peryglu cyfrinachedd y bleidlais.

Dylech ystyried rhoi gwybodaeth a/neu sesiynau briffio ymlaen llaw i gynrychiolwyr y cyfryngau sy'n bresennol yn ystod y broses o goladu'r canlyniad a datgan y canlyniad a sicrhau eich bod wedi gwneud y paratoadau angenrheidiol ar eu cyfer. Mae ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau llywodraeth leol a Swyddogion Canlyniadau Lleol yn cynnwys rhagor o fanylion ac yn nodi'r mathau o ddarpariaeth y bydd angen i chi ei threfnu o bosibl i'r wasg a'r cyfryngau. Dylai'r rhain gynnwys sicrhau bod lle a chyfarpar addas yn y lleoliad a bod prosesau clir ac adnoddau ar waith i ddarparu gwybodaeth i'r cyfryngau yn ystod y broses o goladu'r canlyniad, ac ymdrin ag ymholiadau ganddynt. Er mwyn eich helpu chi a'ch tîm cysylltiadau cyhoeddus, rydym wedi llunio 'awgrymiadau ar gyfer rheoli'r cyfryngau yn ystod y broses gyfrif’ ar y cyd â darlledwyr newyddion teledu cenedlaethol.

Os yw cynrychiolwyr o'r cyfryngau wedi cael eu hachredu’n arsylwyr gan y Comisiwn a'u bod yn bresennol yn rhinwedd y rôl honno, mae ganddynt yr un hawliau a rhwymedigaethau ag unrhyw arsylwr achrededig arall. Fel unrhyw arsylwyr eraill, mae'n ofynnol iddynt ystyried Cod ymarfer y Comisiwn i arsylwyr a rhaid iddynt gydymffurfio ag unrhyw benderfyniad a wnewch ynghylch defnyddio camerâu ac offer recordio arall.1  

Mae'r gyfraith yn nodi'r broses o goladu canlyniadau y mae'n rhaid ei dilyn. Mae'r camau allweddol fel a ganlyn:

Coladu'r ffigurau dilysu

• Rhaid i'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol neu'r Swyddog Canlyniadau Lleol (fel y bo'n briodol) ddilysu'r cyfrifon papurau pleidleisio ar gyfer ei ardal bleidleisio a llunio datganiad ar ganlyniad y broses ddilysu.1
• Rhaid i'r Swyddog Canlyniadau llywodraeth leol neu'r Swyddog Canlyniadau Lleol (fel y bo'n briodol) hysbysu'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu am ei ddatganiad dilysu.2
• Rhaid i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu goladu'r holl ffigurau dilysu ar gyfer ardal yr heddlu er mwyn canfod cyfanswm y papurau pleidleisio sy'n mynd ymlaen i'r cyfrif ar gyfer yr ardal heddlu gyfan.3
• Pan gaiff y pleidleisiau eu cyfrif mewn lleoliad gwahanol i'r man y cynhaliwyd y broses ddilysu, gallwch gyfarwyddo Swyddogion Canlyniadau Lleol i gynnal gweithdrefnau dilysu penodol pellach mewn perthynas â'r papurau pleidleisio a'r dogfennau sy'n ymwneud ag etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu.4

Coladu cyfansymiau'r cyfrif

• Pan fydd y cyfrif wedi'i gwblhau, rhaid i'r Swyddog Canlyniadau Lleol rannu'r ffigurau â'r ymgeiswyr a'r asiantiaid sy'n bresennol. Gall ymgeiswyr, asiantiaid etholiad a'r asiantiaid cyfrif hynny sydd wedi'u hawdurdodi'n benodol i wneud hynny, ofyn am ailgyfrif.5  
• Pan fydd yr ymgeiswyr a'r asiantiaid wedi cael cyfle i wirio'r ffigurau (a phan fydd unrhyw ailgyfrif wedi'i gwblhau), rhaid i'r Swyddog Canlyniadau Lleol lunio datganiad o gyfansymiau lleol yn cynnwys nifer y pleidleisiau a fwriwyd ar gyfer pob ymgeisydd a chyfanswm y papurau pleidleisio a wrthodwyd, a datganiad o bapurau pleidleisio a wrthodwyd wedi'u categoreiddio yn ôl y rheswm dros eu gwrthod.6
• Rhaid i bob Swyddog Canlyniadau Lleol, cyn gynted ag y bo'n ymarferol, hysbysu'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu am y datganiad o gyfansymiau lleol.7
• Cyn y gall y Swyddog Canlyniadau Lleol hysbysu'r ymgeiswyr a'r asiantiaid am gynnwys y datganiadau o bapurau pleidleisio a wrthodwyd a chyfansymiau lleol a chyhoeddi hysbysiad, rhaid iddo fod wedi cael awdurdod gan y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu.
• Rhaid i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu goladu'r cyfansymiau lleol ar gyfer ardal yr heddlu a dderbyniwyd gan Swyddogion Canlyniadau Lleol. Cyn gynted ag y bo'n ymarferol ar ôl i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu dderbyn yr holl gyfansymiau lleol ar gyfer ardal yr heddlu, rhaid iddo gyfrifo cyfanswm y pleidleisiau a fwriwyd ar gyfer pob ymgeisydd yn ardal yr heddlu. 
• Rhaid i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu rannu'r ffigurau perthnasol â'r asiantiaid etholiad sy'n bresennol a rhaid iddo roi cyfle rhesymol iddynt fodloni eu hunain ynghylch cywirdeb y cyfrifiad. Gall asiant etholiad wneud cais am ailgyfrif ond gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu wrthod gwneud hynny os yw'r cais yn afresymol yn ei farn ef.8
• Pan fydd yr asiantiaid wedi cael cyfle i wirio'r ffigurau (a phan fydd unrhyw ailgyfrifiad wedi'i gwblhau), rhaid i'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu ddatgan y canlyniad fel a ganlyn. 

Mae rhagor o ganllawiau ar y prosesau y bydd angen i chi eu dilyn ar ôl datgan y canlyniad, gan gynnwys rhoi hysbysiad cyhoeddus o'r canlyniad, yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu ar Ar ôl yr etholiad. 

Mae'r Comisiwn wedi datblygu canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol ar ddyfarnu ynglŷn â phapurau pleidleisio amheus mewn etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu. Maent ar gael yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol mewn etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu, ac mewn llyfryn ar wahân ar ddyfarnu ynglŷn â phapurau pleidleisio amheus. 

Mae'r llyfryn papur pleidleisio amheus yn cael ei ddiweddaru ar hyn o bryd i adlewyrchu darpariaethau Deddf Etholiadau 2022.

Dylech ystyried sut y byddwch yn gweithio gyda Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eich ardal heddlu er mwyn sicrhau y cyflwynir dyfarniadau cyson ar y papurau pleidleisio ar gyfer yr ardal heddlu gyfan. Dylai hyn gynnwys ystyried yr angen i ddarparu sesiynau briffio neu hyfforddi i Swyddogion Canlyniadau Lleol a ph'un a ydych am roi unrhyw ganllawiau neu gyfarwyddiadau ychwanegol iddynt o ran sut y dylent ddyfarnu ynglŷn â phapurau pleidleisio amheus.

Mae'r broses o gategoreiddio a chofnodi papurau pleidleisio a wrthodwyd yn ôl y rhesymau dros eu gwrthod yn rhan bwysig o'r trywydd archwilio ar gyfer y cyfrif, gan ennyn hyder yn y canlyniad. Dylech ystyried sut i sicrhau bod Swyddogion Canlyniadau Lleol yn deall sut y dylid categoreiddio papurau pleidleisio a wrthodwyd a sut y gellir cofnodi'r wybodaeth hon yn gywir.
.

Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, chi sy'n gyfrifol am awdurdodi Swyddogion Canlyniadau Lleol i roi hysbysiad cyhoeddus o'r datganiadau o gyfansymiau lleol o nifer y pleidleisiau a fwriwyd a'r papurau pleidleisio a wrthodwyd. Mae gwirio ac awdurdodi'r cyfansymiau hyn yn gam allweddol o ran sicrhau bod y canlyniad yn gywir a bod trywydd archwilio clir a diamwys. Felly, mae angen i chi roi proses wirio drylwyr a chadarn ar waith i allu bodloni eich hun bod y cyfansymiau lleol yn gywir ac y caiff gwybodaeth a ffigurau eu cofnodi a'u trosglwyddo'n gywir gan Swyddogion Canlyniadau Lleol, a'u cofnodi a'u coladu'n gywir gennych chi a'ch staff.

Er mwyn cyfrifo canlyniad cywir, mae hynny'n dibynnu ar ffigurau dilysu a chyfrif cywir. Bydd angen i chi ystyried yn benodol pa gamau y byddwch yn eu cymryd i sicrhau bod y cyfansymiau lleol y mae Swyddogion Canlyniadau Lleol yn eu rhoi i chi yn gywir cyn i chi awdurdodi cyhoeddi'r datganiad lleol.

Yn benodol, dylech ystyried sut i sicrhau y caiff y ffigurau canlynol eu cofnodi a'u trosglwyddo'n gyson ac yn gywir:

• cyfanswm nifer y papurau pleidleisio sy'n mynd ymlaen i'r cyfrif, gan sicrhau bod y ffigur hwn yn cynnwys yr holl bapurau pleidleisio o orsafoedd pleidleisio ac agor amlenni pleidleisiau post
• cyfanswm nifer y pleidleisiau a fwriwyd ar gyfer pob ymgeisydd
• cyfanswm nifer y pleidleisiau a wrthodwyd a'r niferoedd a gofnodwyd ym mhob categori gwrthod
  • dylai cyfanswm y pleidleisiau a gyfrifwyd ynghyd â chyfanswm y pleidleisiau a wrthodwyd gyfateb i gyfanswm y papurau pleidleisio sydd wedi mynd ymlaen i'r cyfrif

Os bydd y ffigurau hyn yn amrywio o gwbl, dylech ei gwneud yn ofynnol i'r Swyddog Canlyniadau Lleol gymryd pa gamau bynnag sy'n angenrheidiol ac yn briodol yn eich barn chi i geisio datrys yr amrywiant, a gallu egluro unrhyw amrywiant sy'n weddill i chi.

Cyn i chi dderbyn unrhyw ffigurau'n ffurfiol, dylai'r Swyddog Canlyniadau Lleol sydd wedi'u darparu eu gwirio, gan gynnwys sicrhau nad oes unrhyw wallau trawsgrifio.

Os bydd gennych reswm dros amau cywirdeb y broses o gyfrif y pleidleisiau mewn unrhyw ardal bleidleisio, gallwch gyfarwyddo'r Swyddog Canlyniadau Lleol i ailgyfrif y pleidleisiau.1  Unwaith y byddwch yn fodlon ar y cyfansymiau lleol, gallwch ei awdurdodi i roi hysbysiad cyhoeddus o'r datganiad o gyfansymiau lleol.2  

Rhaid i chi gyfrifo'r canlynol:1

• cyfanswm nifer y pleidleisiau a fwriwyd ar gyfer pob ymgeisydd
• cyfanswm nifer y pleidleisiau a wrthodwyd 
• nifer y papurau pleidleisio a wrthodwyd wedi'u categoreiddio yn ôl y rheswm dros ei wrthod

Ailgyfrifo'r canlyniad

Cyn gynted ag y byddwch wedi cyfrifo canlyniad y cyfrif, dylech hysbysu'r ymgeiswyr a'r asiantiaid etholiad sy'n bresennol am y cyfansymiau a gyfrifwyd gennych a rhoi cyfle iddynt fodloni eu hunain bod eich cyfrifiadau yn gywir.2

Gall asiantiaid etholiad ofyn i chi ailgyfrifo'r cyfansymiau. Gallwch wrthod cais o'r fath os byddwch yn ystyried ei fod yn afresymol.

Ailgyfrifon 

Gall Swyddogion Canlyniadau Lleol ailgyfrif pleidleisiau o dan amgylchiadau penodol ar ôl cwblhau'r cyfrif.3 Unwaith y bydd y canlyniad wedi cael ei ddatgan, ni ellir ailgyfrifo'r pleidleisiau a gyfrifwyd.

Gall ymgeiswyr, asiantiaid etholiad a'r asiantiaid cyfrif hynny a awdurdodwyd yn benodol i wneud cais am ailgyfrif wneud cais i'r Swyddog Canlyniadau Lleol ailgyfrif y pleidleisiau. Ni all unrhyw asiantiaid cyfrif eraill nac unigolion sy'n bresennol yn y cyfrif wneud cais am ailgyfrif. Gall y Swyddog Canlyniadau Lleol wrthod y cyfryw gais os bydd yn ystyried ei fod yn afresymol. 

Dylai unrhyw brotocol rydych wedi'i lunio ar gyfer sut y dylai Swyddogion Canlyniadau Lleol gyfathrebu â chi yn ystod y prosesau dilysu a chyfrif gynnwys manylion yr hyn y dylent ei wneud os bydd cais am ailgyfrif: er enghraifft, efallai y byddwch am ofyn i Swyddogion Canlyniadau Lleol eich hysbysu am yr holl geisiadau a gânt am ailgyfrif neu gallech ofyn iddynt eich hysbysu pan fyddant yn ystyried gwrthod cais am ailgyfrif.

Gallwch gyfarwyddo Swyddog Canlyniadau Lleol unigol i ailgyfrif y pleidleisiau ar gyfer ardal bleidleisio benodol, ond dim ond os oes gennych reswm dros amau cywirdeb cyfrif y pleidleisiau yn yr ardal bleidleisio honno. Ni allwch gyfarwyddo ailgyfrif llawn o'r holl bleidleisiau yn ardal yr heddlu.4

Rhaid i chi ddatgan enw'r ymgeisydd a gaiff ei ethol.1

Pan fydd ymgeisydd wedi defnyddio ei enw a ddefnyddir yn gyffredin, dylech ddefnyddio ei enw llawn a'i enw a ddefnyddir yn gyffredin wrth ddatgan y canlyniad.

Wrth gynllunio ar gyfer datgan y canlyniad, dylech wneud y canlynol::

• penderfynu ar yr union fan yn y lleoliad lle y caiff y canlyniad ei ddatgan a phwy fydd ar y llwyfan ar yr adeg hon 
• sicrhau y gall y rhai y mae angen iddynt gyrraedd y llwyfan wneud hynny'n hawdd 
• ystyried a allwch ddefnyddio byrddau arddangos yn gefndir i gyhoeddi'r canlyniadau
• gwirio unrhyw gyfarpar y byddwch yn ei ddefnyddio ar gyfer y cyhoeddiad cyn i'r gweithrediadau ddechrau
• gwiriwch ddwywaith fod y canlyniad yn gywir, a'i fod wedi'i ysgrifennu ar ffurf geiriau ar gyfer rhoi'r canlyniad ar lafar er mwyn osgoi unrhyw wallau. Efallai y bydd angen i chi ailadrodd y datganiad fel y gall y rhai sy'n bresennol glywed y manylion yn glir, yn enwedig lle mae'r sawl sy'n bresennol yn swnllyd
• Ystyried sut y byddwch yn rhoi copi ysgrifenedig o'r canlyniadau i gynrychiolwyr y cyfryngau sy'n bresennol ar yr adeg y gwneir y cyhoeddiad oherwydd bydd hyn yn eu helpu i sicrhau eu bod yn trosglwyddo'r ffigurau yn gywir

Unwaith y bydd y canlyniad wedi'i ddatgan, bydd yn derfynol ac ni ellir ei newid. Dylech felly sicrhau mai'r canlyniad cywir rydych yn ei ddatgan.

Fodd bynnag, os byddwch yn gwneud camgymeriad wrth gyhoeddi'r canlyniad ar lafar gallwch gywiro hyn, ar yr amod y'i gwneir ar unwaith.

Am ragor o wybodaeth am yr hysbysiadau ar ôl y canlyniad ac unrhyw weithdrefnau eraill ar ôl yr etholiad gweler ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu ar Ar ôl yr etholiad. 

Bwriedir i'r canllawiau hyn eich helpu gyda'r gweithgareddau y mae'n ofynnol i chi eu cwblhau ar ôl datgan y canlyniad. 

Rydym wedi rhoi canllawiau ar y camau y bydd angen i chi eu cymryd ar unwaith o ran rhoi hysbysiad ffurfiol o'r canlyniad, rheoli'r broses o ddychwelyd neu fforffedu'r ernes, yn ogystal â chanllawiau i'ch helpu i reoli'r broses o storio a chadw dogfennau etholiadol.

Rydym wedi cynnwys gwybodaeth gyswllt mewn perthynas â chyfrifyddu ar gyfer yr etholiad, manylion am gasglu ffurflenni gwariant etholiad ymgeiswyr, a'r camau gweithredu gofynnol mewn perthynas â'r broses honno. 

Yn olaf, mae'r canllawiau hyn yn cynnwys gwybodaeth am heriau i ganlyniad yr etholiad a'r broses ddeisebu. 

Yn ogystal â datgan y canlyniad, rhaid i chi gyhoeddi hysbysiad o'r canlynol1 :

• Enw'r ymgeisydd a etholwyd. Dylech hefyd gynnwys disgrifiad yr ymgeisydd (os oes un).
• Nifer y papurau pleidleisio a wrthodwyd fel y mae'n ymddangos yn y datganiad o bapurau pleidleisio a wrthodwyd.  

Dylech sicrhau bod copi o'r hysbysiad o'r canlyniad ar gael i bawb sydd â diddordeb cyn gynted â phosibl, a rhaid i chi ei gyhoeddi mewn man neu fannau amlwg yn ardal yr heddlu. Dylai hyn gynnwys swyddfeydd yr awdurdod lleol, hysbysfyrddau, llyfrgelloedd ac adeiladau cyhoeddus eraill ac ar wefan eich awdurdod lleol. 

Rhaid i chi anfon copi at bob un o'ch Swyddogion Canlyniadau Lleol er mwyn iddynt roi hysbysiad cyhoeddus o'r canlyniad yn eu hardal bleidleisio. Rhaid i chi hefyd anfon copi o'r hysbysiad hwn at y Gweinidog.

Datganiad derbyn swydd 
Rhaid i'r ymgeisydd llwyddiannus wneud datganiad derbyn swydd ar ffurf a ragnodir, y mae'n rhaid ei gyflwyno i'r swyddog priodol yn ardal yr heddlu. Mae deddfwriaeth yn nodi bod yn rhaid i'r datganiad gael ei gyflwyno i bennaeth gwasanaethau cyflogedig mewn awdurdod lleol penodol a ddynodir gan y Gweinidog. 

Os mai chi yw pennaeth y gwasanaethau cyflogedig yn yr awdurdod lleol a ddynodir gan y Gweinidog yn ardal yr heddlu at y diben hwn, dylech anfon copi o'r datganiad at y Gweinidog. Dylech gadw'r fersiwn wreiddiol tan yr etholiad nesaf ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu2 .
 

Ar ôl yr etholiad, rhaid i chi ddychwelyd yr ernes i'r unigolyn a'i rhoddodd, neu ei gynrychiolydd personol, os bydd yr ymgeisydd yn cael mwy na 5% o gyfanswm nifer y pleidleisiau a fwriwyd i'r holl ymgeiswyr.  

Rhaid i chi ddychwelyd yr ernes ar y diwrnod gwaith nesaf ar ôl i ganlyniad yr etholiad gael ei ddatgan fan bellaf1 .

Os byddwch yn dychwelyd ernes ar ffurf siec, ystyrir ei bod wedi ei dychwelyd ar y diwrnod y caiff y siec ei phostio.

Bydd unrhyw ymgeiswyr nad ydynt wedi cael 5% o gyfanswm y pleidleisiau a fwriwyd i'r holl ymgeiswyr yn colli eu hernes.  

Rhaid i chi anfon unrhyw ernesau a gollwyd at Ei Fawrhydi. Bydd yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau yn darparu mwy o wybodaeth am y broses hon. 
 

Ar ôl yr etholiad, dylech gynnal gwerthusiad trylwyr o'r holl brosesau a amlinellir yn eich cynllun prosiect, gan geisio adborth gan randdeiliaid priodol, a llunio dogfen ar y gwersi a ddysgwyd a gaiff ei defnyddio i lywio'r cynllun prosiect a'r gofrestr risg ar gyfer digwyddiadau etholiadol yn y dyfodol. 

Dylai eich proses werthuso gynnwys ceisio adborth gan y Swyddogion Canlyniadau perthnasol yn eich ardal heddlu a rhanddeiliaid priodol eraill.

Mae'r Comisiwn wedi darparu, fel rhan o'r templed ar gyfer cynllun prosiect, rai nodau enghreifftiol ac adnoddau a awgrymir a fydd yn eich galluogi i fesur i ba raddau y bu'r broses o gynnal yr etholiad yn llwyddiannus. 

Adnodd – Cynllun prosiect Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu

Yr adolygiad
Dylai'r adolygiad gwmpasu pob agwedd ar yr etholiad. Dylai eich cynllun prosiect gael ei ddefnyddio fel man cychwyn ar gyfer yr adolygiad, a dylai pob proses y cynlluniwyd ar ei chyfer ac a gyflawnwyd gael ei hadolygu.

Rhan allweddol o'r adolygiad fydd ystyried y nodau a'r amcanion a nodwyd yn eich cynllun prosiect a mesur eich perfformiad yn eu herbyn.

Dylech dalu sylw arbennig i adolygu'r canlynol:

• eich gwaith cynllunio prosiect
• p'un a oeddech yn gallu sicrhau digon o adnoddau
• effeithiolrwydd eich strwythur rheoli a chydweithredu, gan gynnwys monitro eich gwaith o gynllunio ar gyfer yr etholiad a'i chynnal gan y Swyddogion Canlyniadau perthnasol yn eich ardal heddlu
• effeithiolrwydd eich strategaethau a'ch dulliau cyfathrebu 
• recriwtio a hyfforddi staff 
• ymgysylltu ag ymgeiswyr ac asiantiaid
• rheoli'r broses enwebu a chyhoeddi cyfeiriadau ymgeiswyr
• trefnu a chyflwyno'r broses o goladu canlyniadau 
• addasrwydd y lleoliadau a ddefnyddiwyd 
• y gwaith o brosesu ac ymdrin ag ymholiadau
• unrhyw faterion sy'n effeithio ar ddiogelwch/uniondeb yr etholiad

Fel rhan o'r adolygiad dylech geisio adborth gan randdeiliaid allweddol, gan gynnwys:

• staff
• etholwyr
• ymgeiswyr, asiantiaid a phleidiau gwleidyddol
• Swyddogion Canlyniadau perthnasol o ardal yr heddlu a'u staff
• sefydliadau lleol o bobl anabl, pobl hŷn a grwpiau ethnig lleiafrifol, a swyddogion mynediad y cyngor

Ar ôl i chi adolygu pob agwedd ar yr etholiad a cheisio adborth gan randdeiliaid priodol, dylech lunio dogfen yn nodi'r gwersi a ddysgwyd. Dylai'r ddogfen honno gynnwys dadansoddiad o ba arferion fu'n llwyddiannus a ble arall y gellid eu defnyddio, beth fyddech yn ei wneud eto neu'n wahanol, ac argymhellion allweddol. Dylai'r adroddiad ar y gwersi a ddysgwyd gael ei ddefnyddio wedyn i lywio eich cynllun prosiect a chofrestr risg ar gyfer digwyddiadau etholiadol yn y dyfodol. Dylech hefyd roi adborth i Swyddogion Canlyniadau perthnasol yn ardal yr heddlu fel rhan o'u hadolygiad o'r broses o gynnal yr etholiad yn eu hardal bleidleisio. 
 

Hysbysiadau etholiad a gyhoeddir ar eich gwefan
Bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau etholiad amrywiol barhau i gael eu cyhoeddi ar eich gwefan ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad ddod i ben. 

Pan fo pob hysbysiad yn cyflawni diben penodol, h.y. nodi pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, unwaith y bydd yr etholiad drosodd, a bod y cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi mynd heibio, ni fydd iddo unrhyw ddiben pellach mwyach. Felly, dylech naill ai ddileu hysbysiadau o'r fath a gyhoeddwyd ar eich gwefan, neu ddileu'r data personol sydd ynddynt, pan fydd dyddiad cau deiseb yr etholiad hwnnw wedi mynd heibio.

Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu cadw data personol am fwy o amser os caiff y data eu prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu at ddibenion gwyddonol, hanesyddol neu ystadegol ac yn amodol ar weithredu mesurau diogelu priodol. Ar gyfer canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw'r rhain ar eich gwefan gan eu bod o ddiddordeb i'r cyhoedd ac at ddibenion hanesyddol ac ystadegol.

Storio'r papurau enwebu
Rhaid i chi gadw'r papurau enwebu yn ddiogel a chaniatáu i'r bobl a restrir yn ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu ar Bresenoldeb wrth gyflwyno papurau enwebu.

Ar ôl yr adeg honno, dylech storio'r papurau enwebu yn ddiogel am flwyddyn ar ôl yr etholiad.

Ffurflenni cyfeiriad cartref 
Rhaid i ymgeisydd gwblhau ffurflen cyfeiriad cartref fel rhan o'r broses enwebu. Rhaid i ffurflenni cyfeiriad cartref gael eu storio'n ddiogel am 21 diwrnod gwaith ar ôl datgan y canlyniad.1

Rhaid iddynt gael eu dinistrio yn ddiogel ar y diwrnod gwaith nesaf ar ôl y cyfnod 21 diwrnod. Fodd bynnag, os cyflwynir deiseb etholiadol yn ymwneud â'r etholiad o fewn y 21 diwrnod calendr, rhaid i'r ffurflenni cyfeiriad cartref gael eu cadw'n ddiogel nes bod gweithrediadau'r ddeiseb yn cael eu cwblhau (gan gynnwys unrhyw apêl sy'n deillio o'r gweithrediadau hynny). Yna rhaid iddynt gael eu dinistrio'n ddiogel y diwrnod gwaith nesaf ar ôl i'r gweithrediadau neu'r apêl ddod i ben.

Rhaid i ymgeiswyr roi gwybod am eu gwariant etholiadol a'r rhoddion a wnaed tuag at eu hymgyrch ar ôl yr etholiad. 

Rhaid i asiant ymgeisydd gyflwyno ffurflen gwariant a rhoddion i chi ynghyd ag unrhyw ddogfennau atodol, fel anfonebau a derbynebau perthnasol ar gyfer taliadau o fwy nag £20 a wnaed a rhoddion o fwy na £50 a gafwyd, o fewn 70 diwrnod calendr i'r dyddiad y caiff canlyniad yr etholiad ei ddatgan. Rhaid i asiantiaid hefyd gyflwyno datganiad ar gynnwys y ffurflen o fewn 70 diwrnod calendr i'r dyddiad y caiff canlyniad yr etholiad ei ddatgan. Rhaid i'r datganiad fod ar y ffurf a nodir yn rheolau'r etholiad neu ar ffurf debyg1 .

Rhaid i ymgeiswyr hefyd gyflwyno datganiad ar gynnwys y ffurflen o fewn saith diwrnod gwaith i'r dyddiad y bydd yr asiant etholiad yn cyflwyno'r ffurflen. Rhaid i'r datganiad fod ar y ffurf a nodir yn rheolau'r etholiad neu ar ffurf debyg2 .

Os yw'r ymgeisydd y tu allan i'r DU, rhaid i'r datganiad gael ei wneud o fewn 14 diwrnod calendr ar ôl i'r ymgeisydd ddychwelyd i'r DU. Os bydd ymgeisydd yn gweithredu fel ei asiant ei hun, dim ond un datganiad y mae'n ofynnol iddo ei gyflwyno. 

Cadw ffurflenni gwariant ymgeiswyr
Rhaid i chi gadw copi o bob ffurflen gwariant a datganiad mewn etholiad ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu, am gyfnod o ddwy flynedd o'r dyddiad y gwnaethoch ei derbyn. Yn ystod y cyfnod hwnnw, rhaid i chi sicrhau bod y copïau ar gael i'r cyhoedd eu harchwilio am ddim yn eich swyddfa neu mewn lle arall cyfleus a ddewisir gennych chi. Rhaid i chi hefyd ddarparu copïau o'r ffurflenni, datganiadau neu unrhyw ddogfennau cysylltiedig ar gais. Y ffi am gopi o unrhyw ffurflen, datganiad neu ddogfen yw 15c ar gyfer pob ochr o bob tudalen3 .

Rhaid i chi dynnu cyfeiriadau unigolion sydd wedi gwneud rhoddion i ymgeiswyr o bob copi o ddatganiadau o roddion sydd ar gael i'r cyhoedd eu harchwilio neu a ddarperir ar gais. Dylech hefyd sicrhau y caiff data personol eu golygu yn y copïau hyn.

Ar ddiwedd y cyfnod o ddwy flynedd, os bydd yr ymgeisydd neu'r asiant etholiad yn gwneud cais amdanynt, rhaid i'r ffurflenni, y datganiadau a'r dogfennau ategol gael eu dychwelyd i'r ymgeisydd, neu fel arall, dylid eu dinistrio.

O fewn 10 diwrnod i'r dyddiad cau i ymgeiswyr gyflwyno eu ffurflenni gwariant i chi, rhaid i chi gyhoeddi, mewn o leiaf ddau bapur newydd sy'n cael ei ddosbarthu yn ardal yr heddlu, hysbysiad o'r amser a'r lleoliad lle y gellir archwilio'r ffurflenni, y datganiadau a'r dogfennau ategol. Rhaid i chi hefyd anfon copi o'r hysbysiad hwn at bob asiant etholiad1 .

Os nad ydych wedi cael un o'r ffurflenni neu'r datganiadau gofynnol rhaid i chi nodi hyn yn yr hysbysiad. Os byddwch yn derbyn ffurflen neu ddatganiad yn dilyn hyn, rhaid i chi, o fewn deg diwrnod i'w (d)derbyn, gyhoeddi hysbysiad (yn yr un ffordd â'r hysbysiad cyntaf) o'r amser a'r lleoliad y gellir archwilio'r ffurflen, y datganiad a'r dogfennau ategol, ac anfon copi o'r hysbysiad hwn at yr holl asiantiaid.

Rhaid i chi anfon copïau heb eu golygu o holl ffurflenni a datganiadau ymgeiswyr a gewch ymlaen i'r Comisiwn.Gall y Comisiwn hefyd ofyn i chi ddarparu copïau o anfonebau a derbynebau ar gais1 .

Anfonwch gopïau PDF dros e-bost i [email protected]. Bydd o gymorth mawr i ni wrth brosesu ffurflenni gwariant a anfonwyd drwy e-bost, ac er mwyn osgoi ymholiadau gennym i chi, os byddwch yn gwneud y canlynol:

• sganio pob ffurflen ar wahân 
• anfon pob ffurflen drwy e-bost ar wahân, oherwydd caiff atodiadau mawr iawn eu gwrthod gan ein gweinydd 
• nodi'r etholiad ac enw'r ymgeisydd yn llinell bwnc yr e-bost  
• peidio â diogelu negeseuon e-bost â chyfrineiriau na darparu cyfrineiriau na gwefannau diogel – mae e-bost arferol yn iawn 
• peidio ag anfon anfonebau cysylltiedig na dogfennau ategol eraill – byddwn yn gofyn am y rhain os bydd eu hangen arnom

Os na allwch anfon copïau PDF drwy e-bost atom, gallwch anfon copïau papur o'r ffurflenni i'r cyfeiriad canlynol:
Political Finance and Regulation 
The Electoral Commission
3 Bunhill Row
London
EC1Y 8YZ  

Ar ôl yr etholiad, efallai y cewch geisiadau o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. O dan y ddeddf hon, nid awdurdod cyhoeddus yw Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu, Swyddogion Canlyniadau Lleol na Swyddogion Cofrestru Etholiadol ac, fel y cyfryw, maent wedi'u heithrio rhag y gofynion datgelu a osodir o dan y ddeddf1 .

Fodd bynnag, lle y bo'n bosibl, dylai Swyddogion Canlyniadau Ardal Heddlu, Swyddogion Canlyniadau Lleol a Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddatgelu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani, ar yr amod bod y wybodaeth hon eisoes yn eiddo i'r cyhoedd, neu ar yr amod nad yw'r wybodaeth y gofynnwyd amdani yn cynnwys data personol. Un enghraifft o ddata nad yw'n bersonol fyddai data ystadegol yn dangos cyfanswm nifer yr etholwyr a gofrestrwyd yn ardal yr heddlu neu nifer y pleidleiswyr post.
 

Mewn etholiadau a drefnwyd, gofynnir i chi anfon gwybodaeth a data atom mewn perthynas â'r etholiadau. 

Bydd ffurflenni ar gyfer casglu gwybodaeth a data, a nodiadau canllaw ategol i'w cwblhau yn cael eu darparu drwy ein Bwletin ar gyfer gweinyddwyr etholiadol, yn ogystal â ffurflen adborth i'r Comisiwn.
 

Ariennir etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu gan Lywodraeth y DU. Bydd Gorchymyn Ffioedd a Thaliadau a fydd yn nodi faint y gallwch ei hawlio. Bydd yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau yn rhoi canllawiau ar gyfrifyddu ar gyfer yr etholiadau. 

Talu credydwyr    
Dylech gadw derbynebau cyn cyfnod yr etholiadau a thrwy gydol cyfnod yr etholiadau ar gyfer pob gwasanaeth/gwaith a ddarparwyd, a thalu pob credydwr cyn gynted â phosibl ar ôl yr etholiadau.  

Talu ffioedd i staff 
Wrth dalu'ch ffioedd i'r staff bydd angen i chi ystyried y canlynol. 

Treth incwm 
O dan reolau treth rhaid cwblhau rhestr wirio dechreuwr safonol, a gyhoeddir ar yr adeg penodi. Dim ond unwaith y mae'n rhaid ei chwblhau yn hytrach na'i hadolygu bob blwyddyn. Bydd angen i chi roi ffurflen P60 i'r cyflogai ar ddiwedd y flwyddyn dreth.   
Os byddwch yn terfynu contract unrhyw aelod o'ch staff achlysurol yn dilyn yr etholiad ac yn rhoi P45 iddo/iddi, yna bydd angen i unrhyw staff achlysurol sy'n dychwelyd i weithio mewn etholiadau yn y dyfodol gwblhau rhestr wirio safonol newydd i ddechreuwyr ym mhob etholiad newydd.    

Gwybodaeth amser real CThEF 
Bydd pob taliad etholiad a wneir yn ddarostyngedig i system taliadau treth gwybodaeth amser real CThEF. Dylech sicrhau eich bod yn cysylltu ag adrannau cyllid ac adnoddau dynol eich awdurdod lleol cyn gynted â phosibl er mwyn sicrhau y gallwch gydymffurfio â'r rheolau treth ar gyfer pob un o'ch cyflogeion, gan gynnwys unrhyw staff dros dro a staff contract tymor byr. Ceir canllawiau pellach gan CThEF. 

Cofrestru'n awtomatig mewn pensiwn yn y gweithle 
Rhaid i bob cyflogwr sydd â staff sy'n gweithio yn y DU gydymffurfio â'r gofynion o ran cofrestru'n awtomatig. Ceir canllawiau pellach gan y Rheoleiddiwr Pensiynau.

Deisebau etholiadol
Gellir defnyddio deiseb etholiadol i herio canlyniad etholiad Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu.

Gall deiseb etholiadol gael ei chyflwyno gan y canlynol1 :

• person sy'n honni ei fod yn ymgeisydd yn yr etholiad, neu
• bedwar neu fwy o bobl a bleidleisiodd yn yr etholiad neu yr oedd ganddynt hawl i bleidleisio yn yr etholiad, heblaw am etholwyr a gofrestrwyd yn ddienw

Beth yw'r sail dros ddeiseb etholiadol? 
Y seiliau a ganiateir dros ddeiseb yw2 :

• nad oedd yr unigolyn y codwyd amheuaeth ynghylch ei ethol wedi'i iawn ethol
• bod yr unigolyn y codwyd amheuaeth ynghylch ei ethol wedi'i anghymhwyso ar adeg yr etholiad
• bod yr etholiad yn annilys oherwydd arferion llwgr neu anghyfreithlon neu ar y seiliau a nodir yn Adrannau 164 a 165 o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983

Pwy fydd yr ymatebydd?
Mae'n debygol iawn y caiff yr unigolyn y ceir amheuaeth ynghylch ei ethol ei wneud yn wrthapeliwr i'r ddeiseb. Fel Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, byddwch yn ymatebydd i'r ddeiseb os yw'n ymwneud â'r broses o gynnal yr etholiad, ac os yw'n ymwneud â'r broses o gynnal yr etholiad mewn ardal bleidleisio benodol neu ardaloedd pleidleisio penodol, mae'n bosibl y bydd Swyddogion Canlyniadau perthnasol hefyd yn ymatebwyr3 . 

Dyddiadau cau ar gyfer cyflwyno deisebau
Rhaid cyflwyno deiseb o fewn 21 diwrnod ar ôl y diwrnod y cynhaliwyd yr etholiad. Caniateir rhagor o amser mewn amgylchiadau penodol4 .

Dylid cynghori unrhyw un sy'n ystyried cyflwyno deiseb etholiadol i geisio ei gyngor cyfreithiol ei hun. Ar gyfer unrhyw gwestiynau sy'n ymwneud â deisebau etholiadol, gan gynnwys cadarnhau'r dyddiadau cau, dylech gysylltu â'r Swyddfa Deisebau Etholiadol:

The Election Petitions Office 
Room E113 
Royal Courts of Justice 
Strand 
London WC2A 2LL 
E-bost: [email protected] 
Ffôn: 0207 947 6877

Gall unrhyw un wneud cais i'r Uchel Lys am ddatganiad bod Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu, neu Gomisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu, wedi cael ei anghymhwyso rhag bod yn Gomisiynydd yr Heddlu a Throseddu, neu'n Gomisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu nawr neu unrhyw bryd ers ei ethol.

Dylid cynghori unrhyw un sy'n ystyried gwneud cais am ddatganiad anghymhwyso barnwrol geisio ei gyngor cyfreithiol ei hun.
 

Planning for the election

Voter Materials

Starting the election timetable

Nominations and the Elections Address

Agents

Verification and Count