Safonau perfformiad newydd ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol

Gwnaethom ddechrau cynnal ymgynghoriad 10 wythnos ar fframwaith drafft ym mis Ionawr 2020 gyda'r bwriad o lunio set newydd o safonau y gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r Comisiwn eu defnyddio drwy gydol y flwyddyn er mwyn deall a gwella eu perfformiad, gan sicrhau yn y pen draw fod cofrestrau mor gywir a chyflawn â phosibl, a'i gwneud yn bosibl i bawb sy'n gymwys i bleidleisio ac sydd am bleidleisio allu pleidleisio.

Bu'r adborth a gawsom yn gadarnhaol ar y cyfan, ac roedd ymatebwyr yn croesawu'r hyn a gynigiwyd. Ar y cyfan, roedd ymatebwyr yn cytuno y bydd y safonau – gyda rhai mân newidiadau – ynghyd â'r adnoddau a'r templedi arfaethedig i'w darparu gan y Comisiwn, yn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall a gwella eu perfformiad eu hunain. 

Fodd bynnag, o ganlyniad i bandemig y coronafeirws, rydym yn cydnabod nad oedd pawb a fyddai wedi dymuno ymateb i'r ymgynghoriad yn gallu gwneud hynny. 

Felly, rydym wedi penderfynu gohirio'r broses o lunio'r safonau'n derfynol am flwyddyn, er mwyn rhoi cyfle i ragor o adborth gael ei roi.

Er nad ydym yn lansio'r safonau yn ffurfiol eleni, serch hynny, credwn o hyd ei bod yn bwysig sicrhau bod y safonau a'r adnoddau a'r templedi cysylltiedig ar gael am eu bod yn rhan allweddol o'n pecyn o'n canllawiau a'n cymorth sydd â'r nod o helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gynllunio ar gyfer gwasanaethau cofrestru etholiadol wedi'u rhedeg yn dda a'u darparu ledled Prydain Fawr. Byddwn yn defnyddio'r safonau drafft i lywio'r ffordd rydym yn ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol dros y flwyddyn nesaf a byddwn yn cyflwyno adroddiad ar eu heffeithiolrwydd cyn eu llunio'n derfynol a'u gosod gerbron Senedd y DU, Senedd Cymru a Senedd yr Alban erbyn yr haf nesaf.

Mae gan y Comisiwn y pŵer yn ôl y gyfraith i wneud y canlynol: pennu safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol; rhoi cyfarwyddiadau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol i roi adroddiadau ar eu perfformiad yn erbyn y safonau; a pharatoi a chyhoeddi asesiadau o'u perfformiad yn erbyn y safonau.

Cyflwynwyd safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol ym mis Gorffennaf 2008 yn gyntaf, gyda'r nod allweddol o sicrhau ymarfer mwy cyson ledled Prydain Fawr. Yna, cyflwynwyd fframwaith diwygiedig yn 2013 er mwyn helpu i bontio i gofrestru etholiadol unigol ac yna unwaith eto yn 2016, ar ôl cyflwyno cofrestru etholiadol unigol.

Mae'r diwygiadau i'r canfasiad blynyddol sy'n cael eu cyflwyno eleni yn rhoi cyfle priodol ac amserol i ni ddatblygu fframwaith safonau perfformiad newydd. Fodd bynnag, disgwyliwn y bydd cofrestru etholiadol ym Mhrydain Fawr a ledled Prydain Fawr yn parhau i ddatblygu ac felly rydym yn awyddus i sicrhau bod y fframwaith newydd yn ddigon hyblyg i allu cael ei addasu ar gyfer newidiadau pellach. 

Datblygu'r safonau newydd

Dros y flwyddyn ddiwethaf, rydym wedi bod yn cydweithio â chynrychiolwyr o bob rhan o'r gymuned etholiadol, gan gynnwys Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol, Cymdeithas Prif Weithredwyr ac Uwch-reolwyr Awdurdodau Lleol Cymru a Chymdeithas Aseswyr yr Alban er mwyn helpu i lywio'r safonau drafft.

Ar ôl cytuno ar gyfres o egwyddorion allweddol i ategu'r fframwaith newydd, gwnaethom sefydlu gweithgor o weinyddwyr etholiadol o bob rhan o Brydain Fawr a chynnal gweithdy gyda nhw er mwyn ystyried sut beth fyddai cyfres o safonau.

O hyn, datblygwyd safon ddrafft ar gyfer cywirdeb a chyflawnrwydd y cofrestrau etholiadol, a brofwyd gyda'r grŵp hwn a Chymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol, Cymdeithas Prif Weithredwyr ac Uwch-reolwyr Awdurdodau Lleol Cymru a Chymdeithas Aseswyr yr Alban. Cafodd cynnwys y set ddrafft o safonau yr ymgynghorwyd arnynt ei lywio gan eu hadborth.

Ymgynghori

Anfonwyd yr ymgynghoriad at amrywiaeth o randdeiliaid, gan gynnwys: Gweinidogion a swyddogion yn llywodraeth y DU a'r llywodraethau datganoledig; pleidiau gwleidyddol; Swyddogion Cofrestru Etholiadol; gweinyddwyr etholiadau; a nifer o asiantaethau, cyrff proffesiynol a sefydliadau cynrychioliadol. 


Cawsom 34 o ymatebion i'n hymgynghoriad oddi wrth nifer o sefydliadau ac unigolion, gan gynnwys: Chloe Smith AS, Gweinidog y DU dros y Cyfansoddiad a Datganoli; Michael Russell ASA, Ysgrifennydd y Cabinet dros Fusnes y Llywodraeth a Chysylltiadau Cyfansoddiadol; Llywodraeth Cymru; Swyddogion Cofrestru Etholiadol ac awdurdodau lleol amrywiol; Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol; a Chymdeithas Aseswyr yr Alban. Ceir rhestr lawn o'r ymatebwyr yn Atodiad B.

Hefyd, cawsom adborth drwy drafodaethau â rhanddeiliaid o bob rhan o'r gymuned etholiadol yn ystod y cyfnod ymgynghori. Roedd hyn yn cynnwys mynd i amrywiol gyfarfodydd, gan gynnwys cyfarfodydd cangen o Gymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol, er mwyn trafod y safonau drafft a cheisio adborth.

Gofynnodd yr ymgynghoriad am farn pobl ar nifer o gwestiynau ar y safonau perfformiad arfaethedig, gan gynnwys:

  • a fydd y safonau drafft yn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall eu perfformiad, ei wella a chyflwyno adroddiadau arno.
  • a fydd ein dull arfaethedig o ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau yn ein galluogi i ddarparu cymorth a her effeithiol 

Rydym yn ddiolchgar am yr adborth a gawsom, boed hynny drwy ymatebion ysgrifenedig i'r ymgynghoriad neu drwy drafodaethau yng nghyfarfodydd Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol a Chymdeithas Aseswyr yr Alban. 

Fodd bynnag, o ganlyniad i bandemig y coronafeirws, gwyddom nad oedd pawb a oedd am ymateb yn gallu gwneud hynny. O ystyried pwysigrwydd sicrhau y gallwn ystyried safbwyntiau amrywiaeth mor eang â phosibl o randdeiliaid â diddordeb, rydym felly wedi penderfynu gohirio llunio'r safonau yn derfynol am flwyddyn, er mwyn rhoi cyfle i ragor o adborth gael ei roi.

Er nad ydym yn lansio'r safonau yn ffurfiol eleni, serch hynny, credwn o hyd ei bod yn bwysig sicrhau bod y safonau a'r adnoddau a'r templedi cysylltiedig ar gael am eu bod yn rhan allweddol o'n pecyn o'n canllawiau a'n cymorth sydd â'r nod o helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gynllunio ar gyfer gwasanaethau cofrestru etholiadol wedi'u rhedeg yn dda a'u darparu ledled Prydain Fawr. Byddwn yn parhau i groesawu rhagor o adborth ar y cwestiynau a godwyd gennym yn yr ymgynghoriad yn ystod y naw mis nesaf, a fydd hefyd yn ein galluogi i ddysgu'n uniongyrchol o brofiad defnyddio'r safonau er mwyn ddeall perfformiad, ei wella a chyflwyno adroddiadau arno yn ystod canfasiad 2020. 

Bydd y Comisiwn yn defnyddio'r safonau drafft i lywio'r ffordd rydym yn ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol dros y cyfnod hwn, a byddwn yn cyflwyno adroddiad ar eu heffeithiolrwydd cyn eu llunio'n derfynol a'u gosod gerbron Senedd y DU, Senedd Cymru a Senedd yr Alban erbyn yr haf nesaf. Ceir rhagor o wybodaeth am y camau nesaf yn yr adran isod 'Beth sy'n digwydd nesaf?'.
 

Crynodeb o'r ymatebion i'r ymgynghoriad

Bu'r adborth a gawsom yn gadarnhaol ar y cyfan, ac roedd ymatebwyr yn croesawu'r hyn a gynigiwyd. Ar y cyfan, roedd ymatebwyr yn cytuno y bydd y safonau – gyda rhai mân newidiadau – ynghyd â'r adnoddau a'r templedi arfaethedig i'w darparu gan y Comisiwn, yn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall a gwella eu perfformiad eu hunain. Roedd ymatebwyr hefyd, yn gyffredinol, yn croesawu'r ffordd roeddem yn bwriadu ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau yn ystod y flwyddyn.

Ynglŷn â'r safonau drafft 

Mae'r safonau newydd yn canolbwyntio ar y canlyniadau y dylid eu cyflawni, yn hytrach na'r prosesau sy'n cael eu dilyn, gyda'r nod o helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau i ddeall effaith eu gweithgareddau cofrestru etholiadol. Dylai hyn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i wneud penderfyniadau hyddysg am ba weithgareddau yr ymgymerir â nhw, y ffordd y mae'r gweithgareddau hyn yn cael eu cynnal a'r ffordd y gellir defnyddio adnoddau cyfyngedig yn effeithlon ac yn effeithiol.

Er bod cytundeb cyffredinol ymhlith yr ymatebwyr bod y safonau'n canolbwyntio ar y gweithgareddau cywir, nododd nifer o ymatebwyr, er i'r ymgynghoriad nodi'r ffordd y byddem yn defnyddio'r safonau yn ystod y flwyddyn, nad oedd unrhyw gyfeiriad penodol at gamau cofrestru yn effeithio ar gyflawni swyddogaethau Swyddogion Canlyniadau mewn etholiad, sy'n bwysig o ran sicrhau bod pawb sydd am bleidleisio yn gallu gwneud hynny. Felly, rydym bellach wedi cynnwys cyfeiriad penodol at hyn fel rhan o'r safonau, drwy ychwanegu'r gweithgarwch 'Cyflenwi cofrestrau etholiadol i'r Swyddog Canlyniadau mewn modd amserol a chywir er mwyn cefnogi'r gwaith o gynnal etholiadau'.

Roedd yr ymatebion i'r ymgynghoriad hefyd yn dangos ychydig o ddryswch ynglŷn â'r canlyniad a oedd yn dwyn y teitl 'Mae gan randdeiliaid ac etholwyr hyder yn uniondeb y cofrestrau etholiadol', a dehonglwyd bod y defnydd o'r gair uniondeb yn cyfeirio at uniondeb etholiadol yn hytrach na chael ei ddarllen yn unol â'r diffiniad ehangach a fwriadwyd. Rydym wedi ceisio gwneud hyn yn fwy eglur drwy newid y canlyniad i ganolbwyntio ar 'rheoli'r cofrestrau etholiadol yn ddiogel' yn hytrach na chyfeirio at eu huniondeb. O ran manylion y safon hon, rydym bellach wedi ychwanegu cyfeiriadau eraill at brosesau seiberddiogelwch a chynnal trywyddau archwilio o'r ffordd y trosglwyddwyd data mewn ymateb i adborth a phryd hefyd, gan ei gwneud yn fwy penodol pa mor bwysig yw'r elfennau hyn o ran rheoli'r cofrestrau etholiadol yn ddiogel. 

Codwyd pryderon hefyd gan nifer o ymatebwyr ynglŷn â'r gallu i weld, darparu a dadansoddi'r holl ddata a restrir yn y safonau. Credwn y bydd mynediad at yr holl wybodaeth hon, sy'n adeiladu ar y data sydd eisoes wedi'u cynnwys yn y safonau perfformiad presennol, yn hanfodol i alluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall eu perfformiad, ei wella a chyflwyno adroddiadau arno, felly rydym wedi gweithio gyda Swyddfa'r Cabinet ar brosiect metrigiau gwell er mwyn helpu i sicrhau y bydd y data hyn ar gael o fewn systemau meddalwedd ac y gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael gafael arnynt pan fo'u hangen. Dylai'r adnoddau a'r templedi ychwanegol a ddarperir gennym ar y cyd â'r safonau, yn enwedig adnodd sy'n canolbwyntio ar sut i gael gafael ar ddata, eu dadansoddi a'u hasesu, helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i wneud defnydd llawnach o'r wybodaeth sydd ar gael iddynt.

Cafwyd rhai awgrymiadau penodol hefyd am wybodaeth ychwanegol y gellid ei chynnwys er mwyn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall effaith eu gweithgareddau, er enghraifft, data ar nifer y Gwahoddiadau i Gofrestru na chafwyd ymateb iddynt ar ôl y cam atgoffa a cham yr ymweliad personol, ac mae nifer o'r rhain wedi cael eu hychwanegu at y safonau bellach. 

Tynnodd sawl ymatebydd sylw at anawsterau ymarferol nodi nifer o ychwanegiadau o ganlyniad i wahanol ddulliau targedu. Er y bydd yn bwysig i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddefnyddio'r data sydd ar gael ar lefelau ychwanegu a dileu er mwyn eu helpu i ddeall effaith eu gweithgareddau, rydym wedi dileu'r cyfeiriad penodol at 'Nifer yr ychwanegiadau o ganlyniad i wahanol ddulliau targedu' yn y safonau, er mwyn cydnabod na all Swyddogion Cofrestru Etholiadol weld o'r wybodaeth sydd ar gael fel arfer gan Wasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol beth sydd wedi cymell unigolyn i wneud cais. 

Defnyddio'r safonau: Swyddogion Cofrestru Etholiadol

Bydd Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn defnyddio'r data a'r wybodaeth ansoddol a nodir yn y safonau, ac unrhyw ddata neu wybodaeth ychwanegol arall y mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn teimlo eu bod yn berthnasol i'w helpu i ddeall effaith eu gweithgareddau, fel y gallant nodi'r hyn sy'n gweithio, yr hyn nad yw'n gweithio, a ble y gellid gwneud gwelliannau. Er mwyn eu helpu i wneud hyn, rydym yn ymrwymedig i ddatblygu adnoddau a thempledi ychwanegol a fydd yn eistedd ochr yn ochr â'r safonau, gan gynnwys adnodd ar ddefnyddio data, canllawiau ar bennu dangosyddion perfformiad allweddol a thempled adrodd. 

Roedd ymatebwyr yn croesawu'r cynnig i ddarparu adnoddau a thempledi ychwanegol i helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddefnyddio'r safonau. Yn ogystal â'r adnoddau a nodwyd yn yr ymgynghoriad, gofynnodd ymatebwyr am ragor o ganllawiau ar sut i ddefnyddio'r safonau ac yn benodol sut y gallant fesur eu heffaith a gwerthuso eu gweithgareddau. Er mwyn ymateb i hyn, byddwn yn awr hefyd yn datblygu canllaw ar ddefnyddio'r safonau gyda'r nod o helpu Swyddog Cofrestru Etholiadol a'u timau i ddeall yr hyn y mae pob elfen o'r safonau yn ceisio ei gyflawni a byddwn yn rhoi enghreifftiau o'r hyn y dylai'r gwahanol eitemau o ddata a gwybodaeth a restrwn ei ddangos iddynt a sut y gellir defnyddio'r rhain i'w helpu i ddeall effaith eu gweithgareddau cofrestru etholiadol.

Nododd ein hymgynghoriad hefyd, er ein bod yn cydnabod y manteision sy'n gysylltiedig â Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn defnyddio targedau ar gyfer eu gweithgarwch cofrestru lleol, ein bod yn parhau i gredu na fyddai'n briodol i ni bennu targedau perfformiad ar lefel genedlaethol, gan y byddai'r gweithgareddau a'r effeithiau yn amrywio'n sylweddol fesul ardal leol, gan adlewyrchu'r ddemograffeg a'r amgylchiadau penodol y mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn gweithio ynddynt. Fodd bynnag, rydym yn awyddus i helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i bennu llinell sylfaen eu perfformiad eu hunain a phennu targedau sy'n ystyried eu hamgylchiadau penodol, a byddwn yn rhoi canllawau ac adnoddau i helpu yn hyn o beth. Yn benodol, nododd sawl ymatebydd yr hoffent allu defnyddio data i gymharu eu perfformiad â Swyddogion Cofrestru Etholiadol eraill. Drwy gyflwyno adroddiadau a chyhoeddi data'n dryloyw, rydym yn gobeithio bod mewn sefyllfa i gefnogi'r gweithgarwch hwn, a byddwn yn ystyried ymhellach sut y gallwn helpu i hwyluso gweithgarwch cymharu defnyddiol fel rhan o'n cymorth a'n gwaith herio parhaus.

Defnyddio'r safonau: y Comisiwn Etholiadol 

Nododd yr ymgynghoriad y ffordd rydym yn bwriadu defnyddio'r safonau i lywio sut rydym yn ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau yn ystod y flwyddyn, nid dim ond yn ystod y cyfnod canfasio blynyddol, gyda'r nod o weithio gyda phob Swyddog Cofrestru Etholiadol a'i dîm o leiaf unwaith bob dwy flynedd, gan barhau i ddefnyddio asesiadau risg i helpu i flaenoriaethu trefn, amlder a dwysedd ein gweithgarwch ymgysylltu.

Ar y cyfan, roedd ymatebwyr yn croesawu'r ffordd roeddem yn bwriadu ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau. Nododd un ymatebydd, sef Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol, y bydd angen i ni weithio'n agos gyda rhanddeiliaid allweddol er mwyn deall lle mae angen cymorth a her, gan sicrhau ein bod yn nodi'r rhai y mae angen cymorth arnynt yn amlach. Cafodd y dull sy'n seiliedig ar risg ei lunio gan gadw hyn mewn cof, er mwyn helpu i nodi pa lefel o gymorth sydd ei hangen, ac rydym yn croesawu gweithio gydag eraill o hyd er mwyn helpu i sicrhau ein bod yn nodi ble mae heriau penodol er mwyn i ni allu targedu ein cymorth a'n her fel y bo'n briodol. 

Nododd ymatebwyr hefyd bod yn rhaid i ni fod yn ystyriol o gylchoedd etholiadol a gofynion eraill ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol wrth gasglu gwybodaeth oddi wrthynt, a rhoi digon o amser iddynt gyflwyno'r wybodaeth angenrheidiol. Fel y nodwyd yn yr ymgynghoriad, nid yw'n fwriad gan y Comisiwn y byddai'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn coladu'r holl wybodaeth a restrir yn y safonau a'i chyflwyno i ni'n rheolaidd; yn lle hynny, byddwn yn gweithio gyda Swyddogion Canlyniadau Lleol a'u timau i ddadansoddi'r data a'r wyboodaeth er mwyn ein helpu i ddeall eu perfformiad a nodi unrhyw faterion neu bryderon. Fodd bynnag, byddwn am gasglu data oddi wrth bob Swyddog Cofrestru Etholiadol o hyd, er mwyn ein helpu i ddeall cyflwr y cofrestrau etholiadol ledled Prydain Fawr, ond byddwn yn ystyried amseriad a nifer y ceisiadau hyn er mwyn sicrhau eu bod mor syml â phosibl i Swyddogion Cofrestru Etholiadol.

Nodwyd hefyd gennym ein bod yn bwriadu crynhoi'r data a'r wybodaeth a gesglir gennym drwy ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau er mwyn llywio adroddiadau cynnydd rheolaidd, yn hytrach na llunio asesiad a chrynodeb blynyddol o berfformiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol. Drwy ein hadroddiadau, rydym am roi sicrwydd i'r cyhoedd a rhanddeiliaid allweddol (megis pleidiau gwleidyddol ac aelodau etholedig) bod Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn gwneud popeth o fewn eu gallu i sicrhau bod pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn gallu gwneud hynny, a thynnu sylw at unrhyw achosion lle nad yw hyn yn digwydd. 

Roedd ymatebwyr yn awyddus i adroddiadau gael eu defnyddio i nodi'r gwaith cadarnhaol a'r llwyddiannau, yn hytrach nag enwi Swyddogion Cofrestru Etholiadol sy'n cael problemau. Er ein bod yn dal i ganolbwyntio ar helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall a gwella eu perfformiad, serch hynny mae cyfrifoldeb arnom i fod yn dryloyw pan fydd problemau'n codi a byddwn yn parhau i ddefnyddio'r safonau i herio Swyddogion Cofrestru Etholiadol pan fo angen, gan gynnwys nodi'n glir yn ein hadroddiadau os gwelwn nad ydynt wedi cyrraedd y safonau. Fodd bynnag, byddwn yn sicrhau bod ein hadroddiadau yn cael eu defnyddio i ddathlu llwyddiant a rhannu enghreifftiau o arferion da hefyd. Yn fwy cyffredinol, rydym yn ymrwymedig i weithio gyda Chymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol, Cymdeithas Prif Weithredwyr ac Uwch-reolwyr Awdurdodau Lleol Cymru a Chymdeithas Aseswyr yr Alban i ystyried sut y gallwn weithio gyda'n gilydd i nodi a rhanu arferion da ym maes cofrestru etholiadol yn y ffordd fwyaf effeithiol, a fydd o bwys arbennig wrth i wersi ddechrau dod i'r amlwg o flwyddyn gyntaf gweithredu'r prosesau canfasio diwygiedig ac mae'r gwaith hwn yn faes yr oedd ymatebwyr yn awyddus i ni ehangu iddo. 

Beth fydd yn digwydd nesaf?

Fel y nodir uchod, er nad ydym yn anelu at lunio'r safonau yn derfynol a'u gosod gerbron y Seneddau eleni, serch hynny rydym am sicrhau eu bod ar gael fel y maent ar hyn o bryd, sy'n adlewyrchu'r ffaith eu bod nhw, ynghyd â'n canllawiau a'n hadnoddau, yn rhan allweddol o'n pecyn o ganllawiau a chymorth sydd â'r nod o helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gynllunio ar gyfer gwasanaethau cofrestru etholiadol wedi'u rhedeg yn dda a'u darparu ledled Prydain Fawr.

Byddwn hefyd yn cyhoeddi adnoddau ychwanegol erbyn diwedd mis Mehefin. Mae'r cynhyrchion hyn, sy'n cynnwys canllaw ar ddefnyddio'r safonau, canllaw ar bennu dangosyddion perfformiad allweddol a thempledi adroddiadau, wedi'u hanelu at helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau i ddefnyddio'r safonau i bennu targedau a'u helpu i osod llinell sylfaen ar gyfer eu perfformiad. Bydd hyn yn cynnig man cychwyn cadarn i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddefnyddio'r safonau yn y dyfodol er mwyn deall eu data ac unrhyw dueddiadau ac amrywiannau, a'u helpu i nodi'r hyn sy'n gweithio a'r hyn nad yw'n gweithio. 

Yn y Comisiwn, byddwn yn defnyddio'r safonau yn y cyfnod hwn i helpu i gael darlun o berfformiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol unigol yn ystod y canfasiad diwygiedig cyntaf yn ogystal â deall yn fwy cyffredinol sut mae'r prosesau newydd yn gweithredu'n ymarferol. Gan weithredu'n seiliedig ar risg, byddwn yn ymgysylltu ag amrywiaeth o Swyddogion Cofrestru Etholiadol drwy gydol cyfnod y canfasiad a dechrau 2021, gan ddefnyddio'r safonau i lywio ein trafodaethau. 

Er mwyn paratoi, byddwn yn rhoi gwybod i Swyddogion Cofrestru Etholiadol cyn y drafodaeth am y mathau o wybodaeth y byddwn am eu trafod â nhw, a fydd yn amrywio yn dibynnu ar ba bwynt yn ystod y cylch rydym yn ymgysylltu â nhw, er mwyn eu helpu i ddeall y meysydd y byddwn am eu hystyried, gan gynnwys y data y byddai'n ddefnyddiol eu hystyried.

A thra byddwn yn parhau i gyflwyno adroddiadau ar faterion cofrestru etholiadol, gan gydnabod nad yw'r safonau wedi'u gosod gerbon y Seneddau eto, yn ogystal â chydnabod effaith ehangach pandemig y Coronafeirws ar ddarparu gwasanaethau cofrestru etholiadol, ni fyddwn yn gwneud unrhyw asesiadau ffurfiol o berfformiad yn y flwyddyn gyntaf. Yn lle hynny, byddwn yn defnyddio ein hadroddiadau dros y cyfnod hwn i dynnu sylw at ganlyniadau ein gweithgarwch ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol, gan ganolbwyntio ar y gweithgareddau y maent yn ymgymryd â nhw ac unrhyw dueddiadau, materion a heriau a nodwyd, yn ogystal â nodi unrhyw lwyddiannau ac enghreifftiau o arferion da. Byddwn hefyd yn parhau i gyflwyno adroddiadau'n fwy cyffredinol ar y canfasiad fel rydym wedi'i wneud mewn blynyddoedd blaenorol, a fydd yn cynnwys asesiad o'r ffordd y mae'r canfasiad diwygiedig yn gweithredu'n ymarferol, y byddwn yn anelu at ei gyhoeddi erbyn diwedd mis Mai 2021. 

Rydym hefyd yn bwriadu defnyddio'r cyfnod hwn i geisio adborth ar effeithiolrwydd y safonau er mwyn deall perfformiad, ei wella a chyflwyno adroddiadau arno, gan sicrhau bod y safonau yn gweithio o safbwynt Swyddogion Cofrestru Etholiadol a hefyd o safbwynt y Comisiwn cyn eu bod yn cael eu llunio'n derfynol. Byddwn yn casglu adborth yn ystod ein trafodaethau â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a byddwn hefyd yn ceisio rhoi cyfle'n fwy cyffredinol i wneud cyfraniad ehangach ynglŷn â'r ffordd y mae'r safonau yn gweithio.
 

Fersiwn hygyrch y safonau perfformiad drafft

Pa fewnbwn sydd ei angen?

Dealltwriaeth Swyddogion Cofrestru Etholiadol a chyflawni'r rôl a'r cyfrifoldebau

Rheoli a goruchwylio'r gwaith o ddarparu'r gwasanaeth cofrestru etholiadol, gan gynnwys swyddogaethau statudol Swyddog Cofrestru Etholiadol, ac ymgysylltu â rhanddeiliaid

Cynllunio

Cynnal cynllun ar gyfer cofrestru drwy gydol y flwyddyn, gan sicrhau y caiff ei adolygu'n gyson a'i werthuso, gan fwydo'r gwersi a ddysgwyd yn ôl

Adnoddau

Nodi a dyrannu cyllideb ar gyfer staff a gweithgareddau cofrestru etholiadol

Hyfforddiant

Nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Nodi'r rhai nad ydynt wedi cofrestru, gan gynnwys grwpiau anodd eu cyrraedd:

  • Defnyddio'r data sydd ar gael a ffynonellau gwybodaeth, nodi'r rhai nad ydynt wedi cofrestru, gan gynnwys grwpiau anodd eu cyrraedd
  • Datblygu a chynnal strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd, gan sicrhau bod gweithgareddau cynlluniedig wedi'u teilwra i ddiwallu anghenion grwpiau gwahanol o etholwyr

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Dadansoddi cwmpas a defnyddioldeb y data a'r wybodaeth
  • Dadansoddi'r ardal gofrestru ar lefel ward
  • Nodi ardaloedd â blaenoriaeth er mwyn targedu gweithgarwch cofrestru Gwerthuso sianeli a dulliau cyfathrebu, gan gynnwys dadansoddiad cost a budd o weithgarwch blaenorol, gan gefnogi'r gwaith o ddatblygu strategaeth ymgysylltu a gweithgareddau

Ymgymryd â gweithgarwch cofrestru drwy'r flwyddyn:

  • Cynnal y gronfa ddata eiddo Cysylltu ag etholwyr cymwys posibl, gan gynnwys cynnal gwaith i dargedu grwpiau anodd eu cyrraedd
  • Sicrhau bod y rhai nad ydynt yn gymwys i gael eu cofrestru mwyach yn cael eu nodi a'u tynnu oddi ar y gofrestr
  • Rheoli etholwyr categori arbennig

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Nifer yr eiddo â rhif cyfeirnod eiddo unigryw (UPRN)/fel canran o'r eiddo
  • Dadansoddi unrhyw faterion y rhoddir gwybod amdanynt o ran dyrannu eiddo i ddosbarthiadau pleidleisio er mwyn adlewyrchu ffiniau etholiadol perthnasol
  • Cywirdeb a defnyddioldeb y ffynonellau data a ddefnyddir
  • Dadansoddi cyfraddau ymateb yn ôl sianel er mwyn deall effaith gwahanol ddulliau gweithredu
  • Nifer y Gwahoddiadau i Gofrestru a anfonwyd (yn ôl sianel)
  • Nifer y Gwahoddiadau i Gofrestru y dilynwyd eu trywydd
  • Nifer y Gwahoddiadau i Gofrestru lle na chafwyd ymateb ar ôl y cam atgoffa a cham yr ymweliad personol
  • Nifer yr etholwyr na ddilyswyd pwy ydynt ac nad ydynt wedi rhoi tystiolaeth ddogfennol eto
  • Nifer y ceisiadau cofrestru a gafwyd
  • Nifer yr ychwanegiadau at y gofrestr
  • Nifer yr adolygiadau cofrestru a'r nifer y cafodd eu henwau eu dileu o ganlyniad i hynny
  • Nifer y dileadau nad oeddent o ganlyniad i adolygiad, yn ôl math
  • Nifer y ceisiadau adnewyddu a anfonwyd
  • Nifer y ceisiadau etholwyr categori arbennig a broseswyd Nifer yr etholwyr categori arbennig a adnewyddwyd

Gweinyddu'r canfasiad:

  • Defnyddio data a gwybodaeth, nodi'r dull mwyaf priodol i ganfasio eiddo yn eich ardal
  • Gwneud trefniadau i ddarparu'r gweithgareddau canfasio a gynlluniwyd
  • Ymgymryd â'r gweithgareddau canfasio a gynlluniwyd

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Cywirdeb a defnyddioldeb y ffynonellau data lleol a ddefnyddir
  • Canlyniadau paru data (cenedlaethol a lleol)
  • Nifer yr aelwydydd a fwriadwyd ar gyfer pob llwybr
  • Dadansoddi'r sianeli cyfathrebu sydd ar gael (e-gyfathrebu, ffôn, post ac ati), er mwyn llywio'r cyswllt â'r eiddo unigol
  • Nifer yr aelwydydd a ganfasiwyd, yn ôl llwybr a sianel
  • Nifer yr ohebiaeth a anfonwyd, yn ôl llwybr a sianel
  • Nifer yr ymatebion, yn ôl llwybr a sianel
  • Asesu llwyddiant y sianeli cyfathrebu canfasio a ddefnyddiwyd
  • Nifer y canfaswyr a recriwtiwyd ac a hyfforddwyd Gwerthusiad o berfformiad canfaswr

Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud?

  • Deellir demograffeg yr ardal gofrestru a bod anghenion grwpiau o etholwyr yn yr ardal honno yn cael eu deall, gan alluogi gwasanaethau i gael eu targedu a'u cynllunio i ddiwallu anghenion trigolion
  • Rhwystrau i gofrestru wedi'u lleihau i'r eithaf gan alluogi pob unigolyn cymwys i gofrestru
  • Nodi etholwyr newydd posibl a sicrhau eu bod yn cael pob cyfle i bleidleisio Nodi newidiadau yn statws cofrestru unigolion a'u cymhwyso at y rhestr mewn modd amserol
  • Caiff etholiadau eu cefnogi'n effeithiol gan y gofrestr

Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Nodi perfformiad yn erbyn y DPAau/amcanion yn eich cynlluniau cofrestru
  • Gwerthuso gweithgareddau ymgysylltu â'r cyhoedd yr ymgymerwyd â nhw, gan gynnwys newidiadau a wnaed i'r gofrestr o ganlyniad i'r gweithgarwch
  • Newidiadau yn y lefelau cofrestru yn yr ardal gofrestru yn gyffredinol ac o fewn grwpiau a nodwyd, lle na cheir lefelau cofrestru digonol
  • Asesiad o lefelau yr ychwanegiadau a dileadau, yn ystod y canfasiad a thrwy gydol y flwyddyn
  • Dadansoddiad o flwyddyn i flwyddyn o'r ychwanegiadau a'r dileadau Asesu nifer yr etholwyr a oedd wedi ceisio pleidleisio ar y diwrnod, ond nad oeddent wedi gallu gwneud hynny am nad oeddent wedi cofrestru i bleidleisio

Pa fewnbwn sydd ei angen?

Dealltwriaeth Swyddogion Cofrestru Etholiadol a chyflawni'r rôl a'r cyfrifoldebau

Rheoli a goruchwylio'r gwaith o ddarparu'r swyddogaeth pleidleisio absennol, gan gynnwys cyfrifoldebau statudol Swyddog Cofrestru Etholiadol, ac ymgysylltu â rhanddeiliaid

Cynllunio

Cynnal cynllun drwy gydol y flwyddyn, gan gynnwys trefniadau ar gyfer rheoli'r broses pleidleisio absennol

Adnoddau

Nodi a dyrannu cyllideb ar gyfer staff ac ar gyfer gweithgareddau pleidleisio

Hyfforddiant

Nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Cefnogi etholwyr i ymgysylltu â'r broses pleidleisio absennol:

  • Datblygu a gweithredu cynllun cyfathrebu er mwyn sicrhau bod etholwyr yn ymwybodol o'r opsiynau pleidleisio absennol sydd ar gael iddynt
  • Sicrhau y gall yr holl etholwyr ddefnyddio'r broses pleidleisio absennol

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Gwerthuso gwybodaeth sydd ar gael i etholwyr eraill am y broses pleidleisio absennol er mwyn eu helpu i ddeall yr opsiynau sydd ar gael iddynt
  • Nifer y ceisiadau pleidleisio absennol gan grwpiau gwahanol o etholwyr (tramor, gwasanaeth ac ati), yn ôl math (pleidlais bost neu drwy ddirprwy)
  • Nifer a math o gwynion a gafwyd am y gallu i ddefnyddio'r broses pleidleisio absennol

Gweinyddu prosesau pleidleisio absennol:

  • Prosesu ceisiadau newydd
  • Prosesu newidiadau y gofynnwyd amdanynt i'r dewisiadau pleidleisio absennol
  • Cynnal cofnodion a rhestrau pleidleisio absennol
  • Datblygu a gweithredu prosesau i nodi a mynd i'r afael â materion uniondeb posibl

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Nifer y ceisiadau pleidlais absennol a gafwyd yn ôl math (pleidlais bost neu drwy ddirprwy)
  • Nifer y ceisiadau pleidlais absennol a wrthodwyd
  • Nifer y cofrestriadau pleidlais absennol a gadarnhawyd
  • Nifer y newidiadau i'r trefniadau pleidleisio a broseswyd
  • Nifer yr hysbysiadau adnewyddu pleidlais absennol a anfonwyd ac y dilynwyd eu trywydd, a nifer yr ymatebion a broseswyd
  • Nifer y ceisiadau pleidlais bost i bleidleisiau post cael eu hailgyfeirio i un cyfeiriad
  • Nifer y ceisiadau post o un cyfeiriad
  • Nifer y ceisiadau pleidlais drwy ddirprwy o un cyfeiriad
  • Nifer y ceisiadau am bleidlais drwy ddirprwy brys yn ôl math
  • Nifer y ceisiadau a ailgyfeiriwyd at yr heddlu i ymchwilio iddynt

Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud?

  • Gall etholwyr wneud penderfyniad hyddysg o ran pa ddull pleidleisio sydd orau iddynt
  • Rhwystrau i bleidleisio absennol wedi'u lleihau i'r eithaf, gan alluogi pob unigolyn cymwys i wneud cais
  • Nodi newidiadau i drefniadau pleidleisio a'u cymhwyso at y rhestr mewn modd amserol
  • Cynnal uniondeb cofnodion pleidleisio absennol

Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Nodi perfformiad yn erbyn y DPAau/amcanion yn eich cynlluniau
  • Dadansoddi cwynion ac adborth a gafwyd am y gallu i ddefnyddio'r broses pleidleisio absennol
  • Asesu nifer a mathau o wallau yn y rhestrau pleidleiswyr absennol

Pa fewnbwn sydd ei angen?

Dealltwriaeth Swyddogion Cofrestru Etholiadol a chyflawni'r rôl a'r cyfrifoldebau

Rheoli a goruchwylio'r gwaith o ddarparu'r cofrestrau etholiadol, gan gynnwys swyddogaethau statudol Swyddog Cofrestru Etholiadol, ac ymgysylltu â rhanddeiliaid

Cynllunio

Cynnal cynllun drwy gydol y flwyddyn, gan gynnwys manylion am gyhoeddi a chyflenwi'r gofrestr

Adnoddau

Nodi a dyrannu cyllideb ar gyfer staff a gweithgareddau cofrestru etholiadol

Hyfforddiant

Nodi a darparu hyfforddiant i ddiwallu anghenion staff dros dro a staff parhaol

Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw?

Cyhoeddi a chyflenwi'r gofrestr etholiadol:

  • Cynnal cofnod o'r rhai sy'n gymwys i gael y gofrestr etholiadol
  • Cyflenwi'r gofrestr etholiadol yn ddiogel i dderbynyddion
  • Cyflenwi cofrestrau etholiadol i'r Swyddog Canlyniadau mewn modd amserol a chywir er mwyn cefnogi'r gwaith o gynnal etholiadau

Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau?

  • Gwerthuso trefniadau i gyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig a diweddaru'r gofrestr bob mis
  • Gwerthuso trefniadau i gyflenwi'r gofrestr i'r rhai sy'n gymwys i'w chael
  • Nifer y ceisiadau a gafwyd, nifer y ceisiadau a gymeradwywyd a phryd y cawsant eu cyflenwi
  • Trywyddau archwilio sy'n dangos sut a phryd mae data wedi cael eu trosglwyddo
  • Gwerthuso dulliau o drosglwyddo data
  • Prosesau i sicrhau seiberddiogelwch
  • Amseru'r broses o ddarparu'r cofrestrau Darparu gwybodaeth i'r sawl sy'n derbyn y gofrestr am sut i'w defnyddio'n briodol

Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud?

  • Mae pawb sy'n gymwys i gael y gofrestr yn cael y data yn brydlon ac mewn fformat priodol
  • Mae gan etholwyr hyder yn y ffordd y mae eu data yn cael eu llunio, eu cyrchu a'u defnyddio
  • Caiff data personol eu prosesu'n gyfreithlon ac yn dryloyw

Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith?

  • Nodi perfformiad yn erbyn y DPAau/amcanion a nodwyd yn eich cynlluniau
  • Dadansoddi cwynion a gafwyd mewn perthynas â darparu'r cofrestrau
  • Dadansoddi cwynion gan etholwyr am y ffordd y caiff eu data eu prosesu

Cawsom 34 o ymatebion i'r ymgynghoriad:

Llywodraeth y DU a'r llywodraethau datganoledig (4)

Chloe Smith AS, y Gweinidog dros y Cyfansoddiad a Datganoli 
Michael Russell ASA, Ysgrifennydd y Cabinet dros Fusnes y Llywodraeth a Chysylltiadau Cyfansoddiadol
Swyddogion Llywodraeth Cymru (Is-adran Democratiaeth Llywodraeth Leol)
Swyddogion Swyddfa'r Cabinet

Cyrff cynrychioliadol (4)

Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadau (AEA)
Cangen Gogledd-ddwyrain Lloegr a Swydd Gaerefrog Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol
Cymdeithas Aseswyr yr Alban
Ymddiriedolaeth Runnymede

Swyddogion Cofrestru Etholiadol ac awdurdodau lleol (26)

Cyngor Dinas Aberdeen
Cyngor Bwrdeistref Ashford
Cyngor Bryste
Cyngor Dosbarth Bromsgrove/Cyngor Bwrdeistref Redditch
Cyngor Sir Ceredigion
Cyngor Gorllewin Swydd Gaer a Dinas Caer
Cyngor Chorley
Cyngor Cernyw
Cyngor Bwrdeistref Eastbourne/Cyngor Dosbarth Lewes 
Cyngor Dwyrain Swydd Hertford 
Cyngor Bwrdeistref Dwyrain Swydd Stafford
Cyngor Bwrdeistref Gravesham
Cyngor Bwrdeistref Halton
Cyngor Swydd Henffordd
Bwrdeistref Camden yn Llundain
Bwrdeistref Waltham Forest yn Llundain
Cyngor Luton
Cyngor Moray
Cyngor Dosbarth Gogledd Swydd Hertford
Cyngor Sir Penfro
Cyngor Dinas a Dosbarth St Albans
Cyngor Abertawe
Cyngor Torbay
Cyngor Dosbarth Walden
Cyngor Wellingborough (un ymateb gan Reolwr y Gwasanaethau Etholiadol ac un gan y Swyddog Gwasanaethau Etholiadol)

Aethom i'r cyfarfodydd canlynol hefyd er mwyn cael adborth drwy drafodaethau â rhanddeiliaid o bob rhan o'r gymuned etholiadol: 

  • Cyfarfodydd cangen Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol: Dwyrain Lloegr, Dwyrain Canolbarth Lloegr, Llundain, Gogledd-orllewin Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon, De Lloegr, De-ddwyrain Lloegr, De-orllewin Lloegr a Gorllewin Canolbarth Lloegr
  • Pwyllgor Cofrestru Etholiadol Cymdeithas Aseswyr yr Alban
  • Bwrdd Cydlynu Etholiadol Cymru

Cynnwys cysylltiedig