Ymateb i'r ymgynghoriad – Adolygiad o'r cynllun a'r Cod Ymarfer i arsylwyr etholiadol

Crynodeb o'r ymatebion i'r ymgynghoriad

Cafwyd cefnogaeth eang i'n cynnig i gyflwyno proses gwneud cais ar-lein. Fodd bynnag, mynegwyd barn gref y dylai'r broses bapur barhau er mwyn sicrhau bod pawb yn gallu defnyddio'r broses gwneud cais, gan gydnabod na all rhai pobl gael gafael ar wasanaethau ar-lein o bosibl.

Nododd ymatebwyr yn glir y dylai darpar ymgeiswyr barhau i allu cael gafael ar ein staff fel y gallwn roi cymorth a chyngor ar gwblhau'r broses gwneud cais.

Cawsom amryw sylwadau ar y ffordd roeddem yn cynnig asesu a thrin ceisiadau. Un thema gyffredin oedd am ba mor hir y byddai achrediad unigolion yn ddilys. Yn benodol, gofynnodd nifer o ymatebwyr p'un a allai bara'n hwy nag y mae'n para ar hyn o bryd, yn hytrach na bod achrediad unigolion yn dod i ben ar ddiwedd pob blwyddyn galendr.

Yr hyn rydym yn ei wneud i egluro a moderneiddio'r broses gwneud cais

O fis Ionawr 2019 ymlaen, bydd unigolion a sefydliadau yn gallu gwneud cais am achrediad ar-lein.

Byddwn hefyd yn parhau i gynnig ffurflen bapur er mwyn sicrhau y gall unrhyw un sydd am gael ei achredu ddefnyddio'r broses gwneud cais yn llawn. Bydd staff yn ein holl swyddfeydd yn parhau i roi cyngor ac arweiniad i unrhyw un y bydd angen cymorth arnynt i gwblhau'r broses gwneud cais.

Rydym wedi ymestyn hyd yr achrediad i arsylwyr etholiadol sy'n unigolion, o hyd at flwyddyn i hyd at dair blynedd. Bydd hyn yn golygu bod cyfnod yr achrediad yn gyson i unigolion a sefydliadau. Felly, bydd achrediad yn para o'r dyddiad dyroddi tan 31 Rhagfyr yn y drydedd flwyddyn galendr. Fodd bynnag, gall arsylwyr ddewis cael eu hachredu am gyfnod byrrach neu ddod â'u hachrediad i ben unrhyw bryd.

Yn ein Cod Ymarfer diwygiedig, nodwn yn glir y bydd cais pob ymgeisydd yn cael ei brosesu gennym ac y byddwn yn cynnal gwiriadau er mwyn sicrhau eu bod yn bodloni'r gofynion a nodir ynddo, gan gynnwys bod yn ddiduedd yn wleidyddol.

Mae ein hysbysiad preifatrwydd hefyd yn tynnu sylw at yr hyn y byddwn yn ei wneud o ran gwiriadau. Fodd bynnag, er mwyn bod yn fwy tryloyw fyth, byddwn yn cyhoeddi ein proses gwneud penderfyniadau ar gyfer achredu arsylwyr etholiadol ar ein gwefan.

Crynodeb o'r ymatebion i'r ymgynghoriad

Cafodd ein cynnig i roi rhagor o wybodaeth a chanllawiau i arsylwyr etholiadol, a'r rhai sy'n cynnal etholiadau, ei groesawu'n eang. Dywedodd y rhai sydd eisoes wedi arsylwi mewn etholiadau wrthym y byddai cael mwy o wybodaeth am y broses etholiadol yn helpu i wneud arsylwadau'n fwy ystyrlon. Roedd rhai yn cydnabod bod llawer o'r deunyddiau canllaw rydym eisoes yn eu llunio yn ddefnyddiol, ond nad yw'n hawdd dod o hyd iddynt.

Cawsom rai awgrymiadau ynglŷn â'r math o ganllawiau y gallem eu darparu, fel llawlyfrau, fideos hyfforddi ar-lein a sesiynau hyfforddi. Dywedodd rhai y byddai'n ddefnyddiol petai mwy o ganllawiau'n cael eu rhoi i staff gorsafoedd pleidleisio nad ydynt yn deall rôl a diben arsylwi etholiadol yn llawn o bosibl.

Roedd gweinyddwyr etholiadau yn croesawu mwy o ganllawiau i arsylwyr etholiadol, gan nodi y byddai'n helpu i sicrhau bod gan arsyllwyr etholiadol y rhai sy'n arsylwi ar eu digwyddiadau ddealltwriaeth gliriach o'r broses etholiadol. Yn benodol, roeddent yn croesawu ein cynnig i egluro'r ffyrdd y disgwylir i arsylwyr etholiadol ymddwyn. Roeddent hefyd o blaid cael mwy o ganllawiau ar hwyluso'r broses arsylwi etholiadol.

Yr hyn rydym yn ei wneud i egluro'r disgwyliadau ynglŷn â rôl arsylwyr

Rydym yn adolygu ein canllawiau ac yn ystyried sut y gallwn ei gwneud yn haws i arsylwyr etholiadol a'r rhai sy'n cynnal digwyddiadau etholiadol eu darllen.

Yn y byrdymor, byddwn yn gwneud gwelliannau cychwynnol cyn yr etholiadau lleol yn Lloegr a Gogledd Iwerddon ym mis Mai 2019. Fel rhan o'n strategaeth ddigidol, rydym yn ailddatblygu ein gwefan gorfforaethol. Drwy'r gwaith hwn, byddwn yn sicrhau y gall arsylwyr etholiadol a gweinyddwyr etholiadau gael gafael ar yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnynt ar-lein. Bydd canllawiau ac adnoddau wedi'u diweddaru ar gael o haf 2019 ymlaen.

Byddwn yn anfon e-bost at bob arsylwr etholiadol pan gaiff ei achredu er mwyn ei helpu i ddod o hyd i'r canllawiau sydd eu hangen arno yn hawdd. Bydd yn cynnwys dolen i'r Cod Ymarfer ar gyfer arsylwi etholiadol, yn ogystal â chyfeirio at wybodaeth am y broses etholiadol a manylion am sut y gellir cysylltu â Swyddogion Canlyniadau.

Crynodeb o'r hyn a ddywedwyd mewn ymateb i'r ymgynghoriad

Newid cynllun y bathodyn i arsylwyr

Croesawyd ein cynnig i newid cynllun y bathodyn i arsylwyr. Roedd llawer yn cytuno y byddai hyn yn helpu i wahaniaethu'n gliriach rhwng cynrychiolwyr y Comisiwn ac arsylwyr achrededig ac osgoi dryswch i'r rhai sy'n cynnal digwyddiadau etholiadau ac yn gweithio ynddynt.

Rhoi cyngor a chanllawiau ar ddiogelwch personol

Croesawyd ein cynnig i roi cyngor a chanllawiau ar ddiogelwch personol, gyda rhai ymatebwyr yn awgrymu y dylid cynnwys hyn yn y Cod Ymarfer.

Rhoi gwybod ymlaen llaw am ymweliadau arsylwi

Gwelwyd gwahaniaeth barn ynglŷn â'r cynnig y dylai arsylwyr roi gwybod ymlaen llaw i'r rhai sy'n cynnal etholiadau yn yr ardal lle maent yn dymuno arsylwi. Er bod rhai arsylwyr yn cydnabod y byddai'n gwrtais gwneud hynny, roedd mwy ohonynt o'r farn y gallai'r fath newid danseilio diben arsylwi etholiadol annibynnol.

Roedd ymdeimlad cryf ymhlith y rhai sy'n arsylwi ar etholiadau bod cynnal ymweliadau dirybudd yn arwain at arsylwi mwy effeithiol ac yn cyd-fynd â safonau rhyngwladol. Byddai arsylwadau dirybudd yn sicrhau y gellid gweld gwir adlewyrchiad o'r broses bleidleisio yn hytrach nag un a baratowyd yn benodol ar gyfer arsylwyr annibynnol. Roedd llawer o'r rhai sy'n rhan o'r gwaith o gynnal etholiadau o blaid y cynnig y dylid rhoi gwybod ymlaen llaw gan y byddai hynny'n eu helpu i gynllunio a chydlynu etholiadau, yn enwedig mewn perthynas â lleoliadau cyfrif. Fe'i croesawyd hefyd am ei fod yn cefnogi arsylwi mwy ystyrlon oherwydd gallai'r rhai sy'n cynnal etholiadau roi gwybodaeth ymlaen llaw i helpu arsylwyr, fel lleoliadau gorsafoedd pleidleisio, amseroedd agor pleidleisiau post a llawlyfrau cyfrif.

Egluro'r safonau ymddygiad y disgwylir i arsylwyr etholiadol eu cyrraedd

Roedd nifer o ymatebwyr yn croesawu cael mwy o wybodaeth am y safonau y disgwylir i arsylwyr etholiadol eu cyrraedd a'r ffyrdd y disgwylir iddynt ymddwyn, ac roedd rhai o'r farn y dylai'r wybodaeth hon gael ei dosbarthu'n ehangach ymhlith y rhai sy'n cynnal etholiadau. Dywedodd arsylwyr a'r rhai sy'n cynnal etholiadau wrthym y byddai gwybodaeth o'r fath yn helpu i feithrin gwell dealltwriaeth o'r hyn y dylid ei ddisgwyl o'r broses arsylwi etholiadol.

Mynegodd nifer fach o'r ymatebwyr hynny sy'n cynnal etholiadau bryderon ynglŷn â'r ffordd y dylent ymdrin â materion yn ymwneud â chamymddwyn gan arsylwyr etholiadol. Er enghraifft, nodwyd na fyddai modd iddynt rwystro unrhyw unigolion achrededig a all fod wedi gwneud cais am gael eu hachredu gyda'r nod o darfu ar weithrediadau, neu ddangos cefnogaeth i'r rhai sy'n ymladd etholiad, rhag cael mynediad. Un awgrym oedd y dylem ymgynghori â'r gymuned etholiadol wrth brosesu ceisiadau er mwyn sicrhau bod unigolion yn addas i gael eu hachredu.

Yr hyn rydym yn ei wneud i wella'r canllawiau a'r cymorth mewn perthynas â'r trefniadau ymarferol ar gyfer bod yn arsylwr

Newid cynllun y bathodyn i arsylwyr

Rydym yn diweddaru ein bathodynnau i arsylwyr etholiadol er mwyn sicrhau gwahaniaeth cliriach rhwng arsylwyr etholiadol achrededig a chynrychiolwyr y Comisiwn.

Bydd y bathodynnau newydd hefyd yn cynnwys nodweddion diogelwch ychwanegol er mwyn helpu i wella diogelwch ac uniondeb cyffredinol y cynllun. Caiff y bathodynnau newydd eu rhoi i bob arsylwr o fis Ionawr 2019 ymlaen.

Rhoi cyngor a chanllawiau ar ddiogelwch personol

Rydym yn adolygu'r wybodaeth y gallwn ei rhoi i arsylwyr etholiadol er mwyn helpu gyda'u diogelwch personol eu hunain wrth arsylwi ar weithrediadau etholiadol. Byddwn yn rhoi cyngor ar ddiogelwch pan fyddwn yn lansio ein cyfres ehangach o ganllawiau i arsylwyr, a fydd yn digwydd ar yr un pryd ag y byddwn yn lansio ein gwefan newydd ym mis Mehefin 2019.

Rhoi gwybod ymlaen llaw am ymweliadau arsylwi

Rydym yn cydnabod bod gan bobl farn gref ynghylch ein cynnig i annog arsylwyr i roi gwybod ymlaen llaw. Yn ein profiad ni, mae arsylwyr yn cael budd o roi gwybod ymlaen llaw i'r rhai sy'n cynnal etholiadau yn yr ardal lle maent yn bwriadu arsylwi. Fodd bynnag rydym yn cydnabod bod ymweliadau dirybudd a heb eu trefnu yn bwysig er mwyn cynnal uniondeb y gweithrediadau yr arsylwir arnynt a hyder pobl yn y gweithrediadau hynny.

Nodir yn glir yn ein Cod Ymarfer nad yw'n ofynnol i arsylwyr etholiadol roi gwybod i swyddogion etholiadol eu bod yn bwriadu arsylwi ar weithrediadau. Fodd bynnag, nodir hefyd y bydd rhoi gwybod i swyddogion etholiadol ymlaen llaw yn golygu y gallant roi gwybodaeth leol berthnasol i arsylwyr achrededig, fel y rhestr o orsafoedd pleidleisio, a fydd yn helpu i sicrhau bod yr arsylwadau mor werthfawr â phosibl.

Egluro'r safonau ymddygiad y disgwylir i arsylwyr etholiadol eu cyrraedd

Mae'r dystiolaeth rydym wedi'i gweld dros y degawd diwethaf yn dangos bod mwyafrif llethol yr arsylwyr achrededig yn cydymffurfio â'r Cod Ymarfer, ac nid oes llawer o achosion o gamymddwyn honedig wedi bod.

Fodd bynnag, rydym yn deall y pryderon a godwyd gan y rhai sy'n cynnal etholiadau, gan y gallai unrhyw achosion o gamymddwyn gael effaith sylweddol ar y ffordd y caiff gweithrediadau etholiadol eu cynnal.

Byddwn yn edrych ymhellach ar y canllawiau a gynigir gennym i'r rhai sy'n cynnal etholiadau er mwyn sicrhau eu bod yn eu helpu i ymdrin ag unrhyw achosion o gamymddwyn. Er enghraifft, byddwn yn cyhoeddi ein proses ar gyfer ymdrin ag achrediad a'i ddiddymu. Rydym eisoes wedi egluro, yn y Cod Ymarfer, y safonau y disgwylir i arsylwyr etholiadol eu cyrraedd.

Rydym wrthi'n llunio canllawiau pellach i arsylwyr etholiadol a fydd hefyd yn gliriach ynghylch y ffyrdd y disgwylir iddynt ymddwyn, a beth fydd canlyniadau methu â chydymffurfio â'r Cod Ymarfer a/neu gamymddwyn. Rydym yn annog unrhyw un sydd â thystiolaeth o achosion o dorri'r Cod Ymarfer neu gamymddwyn gan arsylwyr etholiadol i roi gwybod i ni drwy anfon e-bost i [email protected]

Sefydlu proses i arsylwyr roi adborth yn wirfoddol

fel y gallwn adolygu eu hachrediad a chymryd camau gweithredu os oes angen.

Crynodeb o'r ymatebion i'r ymgynghoriad

Roedd yr adborth a gawsom ar y cynnig hwn yn gadarnhaol, gyda llawer o ymatebwyr yn croesawu'r syniad o gyflwyno system adborth yn benodol. Roeddent o'r farn y bydd yn cyfrannu at arsylwi etholiadol mwy effeithiol ac ystyrlon.

Fodd bynnag, roedd rhai ymatebwyr yn pwysleisio y dylai'r broses hon fod yn wirfoddol bob amser ac na ddylem ragnodi sut y dylai arsylwyr roi adborth.

Yr hyn rydym yn ei wneud i sefydlu proses i arsylwyr roi adborth yn wirfoddol

Byddwn yn treialu system adborth yn yr etholiadau llywodraeth leol yn Lloegr a Gogledd Iwerddon ym mis Mai 2019. Bydd adborth gan arsylwyr yn rhan bwysig o'r wybodaeth ehangach a gesglir gennym mewn digwyddiadau etholiadol ac yn ategu'r wybodaeth a'r data etholiadau rydym eisoes yn eu casglu gan Swyddogion Canlyniadau.

Byddwn yn cynnig adnoddau ar-lein i arsylwyr roi eu hadborth. Fodd bynnag, ni fyddwn yn ei gwneud yn orfodol i arsylwyr roi adborth, a byddwn yn derbyn adroddiadau mewn unrhyw fformat.

Byddwn hefyd yn rhannu adroddiadau penodol a lleol â'r rhai sy'n gyfrifol am weinyddu digwyddiadau pleidleisio er mwyn eu helpu i werthuso a chynllunio ar gyfer y dyfodol.

Crynodeb o'r ymatebion i'r ymgynghoriad

Ar y cyfan, croesawyd y newidiadau i'r Cod Ymarfer a gynigiwyd gennym. Dywedwyd wrthym bod y Cod yn glir, yn gryno ac yn hawdd ei ddeall, ac y byddai'n adnodd ymarferol i helpu gydag arsylwi etholiadol effeithiol.

Cawsom nifer o awgrymiadau ynglŷn â deunyddiau ategol ychwanegol y gellid eu defnyddio i hyrwyddo ac ategu'r Cod Ymarfer, fel taflenni ffeithiau a rhestr o bethau i'w gwneud a pheidio â'u gwneud wrth arsylwi ar etholiadau a fyddai'n gweithio ochr yn ochr â'r Cod.

Cododd nifer o ymatebwyr bryderon ynglŷn â'r gofyniad i arsylwyr etholiadol fod yn ddiduedd yn wleidyddol. Teimlai rhai y gallai arsylwyr wneud cais am achrediad ac anwybyddu'r gofyniad hwn yn fwriadol, ond roedd eraill yn credu y gallai fod yn rhwystr i arsylwyr dilys – yn enwedig arsylwyr rhyngwladol a all fod yn weithgar yn wleidyddol y tu allan i'r DU. Awgrymodd rhai mai dim ond yn ystod cyfnod etholiad y dylai didueddrwydd gwleidyddol fod yn berthnasol, yn hytrach nag am gyfnod llawn yr achrediad.

Yr hyn rydym wedi'i ddiweddaru yn y Cod Ymarfer i arsylwyr etholiadol

Rydym wedi adolygu'r Cod Ymarfer i adlewyrchu'r adborth a gawsom. Mae'r Cod diwygiedig bellach wedi cael ei gyflwyno gerbron Senedd y DU a Senedd yr Alban. Bydd yn ofynnol i bob arsylwr gydymffurfio â'r Cod hwn o fis Ionawr 2019 ymlaen.

Rydym yn datblygu deunyddiau ategol a fydd yn hyrwyddo ac yn ategu'r Cod Ymarfer. Bydd y rhain yn cynnwys taflenni ffeithiau yn esbonio prosesau etholiadol a chyngor ar ddiogelwch i arsylwyr. Bydd yr adnoddau ategol hyn ar gael ar yr un pryd ag y caiff ein gwefan newydd ei lansio ym mis Mehefin 2019.

Credwn fod didueddrwydd gwleidyddol yn rhan bwysig o broses arsylwi etholiadol annibynnol a diduedd.

Rydym yn disgwyl i arsylwyr fodloni'r gofyniad hwn yn llawn. Nid yw bod yn gysylltiedig â phlaid wleidyddol gofrestredig yn y DU neu grŵp ymgyrchu nad yw'n blaid yn anghymwyso rhywun rhag cael ei achredu fel arsylwr etholiadol yn awtomatig. Fodd bynnag, ni chaiff aelodau, swyddogion na chyflogeion plaid wleidyddol gofrestredig yn y DU a fyddai, neu sy'n debygol o fod, yn weithgar yn wleidyddol yn ystod cyfnod eu hachrediad, wneud cais i gael eu hachredu.

Os gwelwn dystiolaeth bod ymgeisydd wedi ymgyrchu o'r blaen neu wedi bod yn weithgar yn wleidyddol, byddwn yn cysylltu â'r ymgeisydd i sicrhau ei fod yn ymwybodol o'r gofyniad i fod yn ddiduedd yn wleidyddol ac yn gallu bodloni'r gofyniad hwnnw yn ystod cyfnod ei achrediad. Credwn fod hyn yn hanfodol er mwyn cynnal uniondeb a hyder yn annibyniaeth y cynllun arsylwyr etholiadol.

Os gwelwn dystiolaeth bod arsylwr achrededig wedi ymgyrchu neu ddangos cefnogaeth bleidiol mewn gweithrediadau etholiadol, byddwn yn diddymu ei achrediad. Hefyd, gall arsylwr ofyn am gael dod â'i achrediad i ben os yw'n dewis dod yn weithgar yn wleidyddol.

Er mwyn gwella uniondeb ein cynllun arsylwyr ymhellach, rydym hefyd wedi adolygu'r ffordd rydym yn ymdrin â'r broses o wrthod neu ddiddymu achrediad. Yn ein Cod Ymarfer diwygiedig, nodwn yn glir y bydd cais pob ymgeisydd yn cael ei brosesu gennym ac y byddwn yn cynnal gwiriadau er mwyn sicrhau eu bod yn bodloni'r gofynion a nodir ynddo, gan gynnwys bod yn ddiduedd yn wleidyddol.

Mae ein hysbysiad preifatrwydd hefyd yn tynnu sylw at yr hyn y byddwn yn ei wneud o ran gwiriadau. Fodd bynnag, er mwyn bod yn fwy tryloyw fyth, byddwn yn cyhoeddi ein proses gwneud penderfyniadau ar gyfer achredu arsylwyr etholiadol ar ein gwefan.