Ymgynghoriad ar safonau perfformio drafft ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol

Mae gan y Comisiwn Etholiadol y pŵer i bennu a monitro safonau perfformiad ar gyfer gwasanaethau etholiadol. Rydym wedi bod yn pennu safonau Swyddogion Cofrestru Etholiadol ym Mhrydain Fawr ers 2008, a gwnaethom ddiweddaru'r rhain yn 2016.

Gyda'n canllawiau a'n hadnoddau, mae'r safonau perfformiad yn rhan o becyn sy'n ceisio cefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gynllunio a chyflenwi gwasanaethau cofrestru etholiadol trefnus ledled Prydain Fawr.

Mae'r broses gofrestru etholiadol ym Mhrydain Fawr yn newid o ganlyniad i gyflwyno'r diwygiadau i'r canfasiad blynyddol eleni, sy'n rhoi cyfle priodol ac amserol i ni ddatblygu fframwaith safonau perfformiad newydd. Ein nod yw sicrhau bod y safonau hyn yn cael eu defnyddio gennym ni a gan ein Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall a gwella eu perfformiad, gan sicrhau yn y pen draw bod y cofrestrau mor gywir a chyflawn â phosibl a bod pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn gallu gwneud hynny.

Mae'r ymgynghoriad hwn yn ceisio barn am gyfres o safonau drafft a'r ffordd y dylid eu defnyddio.

Sut i ymateb

Daw'r ymgynghoriad i ben ar 31 Mawrth 2020. Gallwch ymateb drwy gwblhau'r ffurflen hon

Fel arall, gallwch anfon eich barn atom drwy e-bost, neu gallwch ysgrifennu atom yn:

Consultation on draft performance standards for EROs

The Electoral Commission

3 Bunhill Row

London

EC1Y 8YZ

Drwy gydol y cyfnod ymgynghori, byddwn yn mynychu cyfarfodydd a drefnir – megis cyfarfodydd cangen Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol a chyfarfodydd Cymdeithas Aseswyr yr Alban – ac yn cyfarfod â rhanddeiliaid unigol, ac yn achub ar y cyfleoedd hyn i geisio barn am y safonau drafft a'r ffordd rydym yn eu defnyddio. Rydym yn fodlon ystyried cyfarfod ag unrhyw grwpiau eraill neu unigolion sydd â diddordeb ar gais.

Er bod y diwygiadau i'r canfasiad blynyddol yn rhoi cyfle priodol ac amserol i ni gyflwyno'r safonau newydd, ein nod yw sicrhau ein bod yn sefydlu cyfres o safonau y gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r Comisiwn Etholiadol eu defnyddio drwy gydol y flwyddyn, (gan gynnwys yn ystod y cyfnod yn arwain at ddigwyddiadau etholiadol), er mwyn deall a gwella eu perfformiad, gan sicrhau yn y pen draw bod y cofrestrau mor gywir a chyflawn â phosibl a bod pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn gallu gwneud hynny.

Dros y flwyddyn ddiwethaf, rydym wedi bod yn cydweithio â chynrychiolwyr o bob rhan o'r gymuned  - gan gynnwys Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol, Cymdeithas Aseswyr yr Alban a Chymdeithas Prif Weithredwyr ac Uwch-reolwyr Awdurdodau Lleol Cymru - er mwyn helpu i lywio'r safonau drafft. Ar ôl cytuno ar gyfres o egwyddorion allweddol i ategu'r fframwaith newydd, gwnaethom sefydlu gweithgor o weinyddwyr etholiadol o bob rhan o Brydain Fawr a chynnal gweithdy â nhw er mwyn ystyried sut beth fyddai cyfres o safonau. Ar sail hyn, gwnaethom ddatblygu safon ddrafft ynghylch cywirdeb a chyflawnrwydd y cofrestrau etholiadol. Gwnaethom brofi hyn â'r grŵp hwn, Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol, Cymdeithas Aseswyr yr Alban a Chymdeithas Prif Weithredwyr ac Uwch-reolwyr Awdurdodau Lleol Cymru, ac mae eu hadborth wedi llywio cynnwys y gyfres ddrafft o safonau rydym bellach yn ymgynghori arnynt.

Yn ogystal â cheisio barn am y safonau drafft, rydym hefyd am geisio barn am y ffordd y dylid eu defnyddio i gefnogi gwasanaethau cofrestru etholiadol trefnus. Byddwn yn ystyried yr holl adborth a ddarperir ac yn ei ddefnyddio i lywio'r safonau terfynol a'r ffordd y cânt eu defnyddio, cyn lansio'r fframwaith newydd ym mis Mai 2020.

Ynglŷn â'r safonau drafft

Mae'r safonau newydd arfaethedig (y gellir eu gweld yn atodiad A) yn canolbwyntio ar y canlyniadau y dylid eu cyflawni, yn hytrach na'r prosesau a ddilynwyd, gyda'r nod o helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau i ddeall effaith eu gweithgareddau cofrestru etholiadol. Dylai hyn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i wneud penderfyniadau hyddysg am ba weithgareddau yr ymgymerir â nhw, y ffordd y mae'r gweithgareddau hyn yn cael eu cynnal a'r ffordd y gellir defnyddio adnoddau cyfyngedig yn effeithlon ac yn effeithiol.

Amcanion safonau perfformiad drafft

  • Cefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau i ddarparu gwasanaethau cofrestru etholiadol effeithiol ac effeithiol, a'u galluogi i ddangos effaith eu gweithgarwch cofrestru etholiadol
  • Rhoi sicrwydd i'r cyhoedd a rhanddeiliaid allweddol (megis pleidiau gwleidyddol ac aelodau etholedig) bod y Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn gwneud popeth o fewn eu gallu i sicrhau bod pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn gallu gwneud hynny

Beth mae'r safonau drafft yn eu cynnwys?

  • Canlyniad: Mae hyn yn nodi'r nod cyffredinol y dylai'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol fod yn ceisio ei gyflawni
  • Pa fewnbwn sydd ei angen? Mae hyn yn nodi'r adnoddau y bydd angen eu darparu ar gyfer y gwasanaeth fel y gellir cyflawni'r gweithgareddau angenrheidiol
  • Pa weithgareddau yr ymgymerir â nhw? Nid yw hyn yn rhoi rhestr gynhwysfawr o weithgareddau, ond yn hytrach, mae'n crynhoi'r prif weithgareddau y mae'n debygol y bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ymgymryd â nhw er mwyn gallu sicrhau'r canlyniad. Bydd ein canllawiau a'n hadnoddau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn eu helpu i benderfynu ar y gweithgareddau penodol y bydd angen eu cynnal o dan eu hamgylchiadau penodol
  • Pa wybodaeth sydd ei hangen i ddeall effaith ein gweithgareddau? Mae hyn yn tynnu sylw at y data a'r wybodaeth ansoddol a fydd yn helpu i ddangos effaith y gweithgareddau. Dylai hyn fod yn sail i'r ffordd y gall y Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r Comisiwn benderfynu ar lwyddiant eu gwaith. Unwaith eto, nid yw hyn yn rhestr gynhwysfawr a gallai data neu wybodaeth ychwanegol y mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol yn teimlo sy'n berthnasol i'w berfformiad ategu'r wybodaeth a restrir
  • Pa wahaniaeth sy'n cael ei wneud? Mae hyn yn crynhoi'r effeithiau cyfun y dylai'r gweithgareddau eu cael, ac a fyddai, o'u hystyried gyda'i gilydd, yn cyfrannu at y gwaith o sicrhau'r canlyniad cyffredinol
  • Sut gallwn benderfynu ar lwyddiant ein gwaith? Mae hyn yn pennu'r mesurau a fydd yn helpu i ddangos pa wahaniaeth y mae'r gwaith yn ei wneud. Mewn rhai achosion, ni fydd y gwahaniaeth yn syml i'w feintioli na'i fesur fel arall, ac felly efallai bydd yn rhaid dibynnu ar gyfuniad o sawl mesur er mwyn dangos yr hyn y mae'r gwaith yn ei gyflawni

Mae'r safonau drafft wedi'u cynllunio i fod yn ddigon hyblyg i gydnabod yr amgylchiadau lleol amrywiol y mae pob Swyddog Cofrestru Etholiadol yn gweithio ynddynt. Gan ystyried hyn, er ein bod yn cydnabod y manteision sy'n gysylltiedig â Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn defnyddio targedau ar gyfer eu gweithgarwch cofrestru lleol, rydym yn parhau i gredu na fyddai'n briodol i ni bennu targedau perfformiad ar lefel genedlaethol, gan y byddai'r gweithgareddau a'r effeithiau yn amrywio'n sylweddol fesul ardal leol, gan adlewyrchu'r ddemograffeg a'r amgylchiadau penodol y mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn gweithio ynddynt.

Cwestiynau

  • Yn eich barn chi, a fydd y safonau drafft yn cefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall a gwella eu perfformiad eu hunain?
  • Yn eich barn chi, a fydd y safonau yn galluogi'r Comisiwn i ddeall perfformiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol a nodi ble y mae angen darparu cymorth a her?
  • A yw'r safonau yn canolbwyntio ar y canlyniadau cywir? Os nad ydynt, pa ganlyniadau y dylid eu hadlewyrchu?
  • A yw'r safonau drafft yn dangos y cysylltiad clir rhwng rhoi mewnbwn a sicrhau'r canlyniadau cyffredinol?
  • A yw'r safonau yn canolbwyntio ar y gweithgareddau cywir? Os nad ydynt, pa weithgareddau y dylid eu cynnwys?
  • Beth yw eich barn am fesuradwyedd effaith y gweithgareddau a bennir yn y safonau drafft?
  • A yw'r safonau yn cwmpasu'r ystod lawn o gyfrifoldebau'r Swyddog Cofrestru Etholiadol? A oes unrhyw fylchau neu a oes unrhyw beth na ddylai fod wedi cael ei gynnwys?

Defnyddio'r safonau: Swyddogion Cofrestru Etholiadol

Rydym am sicrhau bod y Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau yn credu bod y safonau yn ddefnyddiol wrth ddeall, gwella ac adrodd ar eu perfformiad.

Mae'r safonau, a'r adnoddau a'r templedi a fydd ar gael i'w hategu, wedi'u cynllunio i helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall effaith eu gweithgareddau ar y gwaith cyffredinol o ddarparu eu gwasanaethau cofrestru. Dylent hefyd eu helpu i nodi ble y gellir gwneud gwelliannau a chefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i adrodd ar eu perfformiad eu hunain yn lleol.

Dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddefnyddio'r data a'r wybodaeth ansoddol a bennir yn y safonau i'w helpu i ddeall effaith eu gweithgareddau mewn unrhyw achos, fel y gallant nodi'r hyn sy'n gweithio, yr hyn nad yw'n gweithio a ble y gellir gwneud gwelliannau. Mae'r fframwaith wedi'i gynllunio i gefnogi'r dadansoddiad hwn a sicrhau bod Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn canolbwyntio ar y data a'r wybodaeth allweddol a fydd yn dangos yr hyn sy'n gweithio'n dda a'r hyn nad yw'n gweithio cystal.

Dylai'r safonau, a'r adnoddau a'r templedi ategol, hefyd helpu'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddangos yn lleol – p'un a yw hynny o fewn awdurdod lleol Swyddog Cofrestru Etholiadol, i aelodau etholedig neu'n ehangach – sut y mae'r gweithgareddau, y maent yn eu cynnal yn cyfrannu at y gwaith o ddarparu gwasanaeth cofrestru etholiadol effeithlon ac effeithiol ac, yn y pen draw, yn helpu i sicrhau bod pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn gallu gwneud hynny.

Mae'n hollbwysig bod data ar gael yn hawdd i Swyddogion Cofrestru Etholiadol drwy eu systemau meddalwedd rheoli etholiadol ar unrhyw adeg o'r flwyddyn. Mae'r dadansoddiad o ddata cywir sydd ar gael yn hawdd yn hanfodol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddeall eu perfformiad, monitro eu cynnydd ac asesu effaith eu gweithgareddau cofrestru. Rydym yn parhau i weithio'n agos gyda Swyddfa'r Cabinet fel rhan o'r paratoadau ar gyfer cyflwyno'r gwaith o ddiwygio'r canfasiad, er mwyn sicrhau y gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael gafael ar y data perthnasol yn hawdd pan fydd eu hangen arnynt.

Byddwn yn parhau i ddarparu cyfres o ganllawiau ac adnoddau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol, sydd wedi'u cynllunio i gefnogi'r gwaith o'r dechrau i'r diwedd, o ddarparu gwasanaethau cofrestru etholiadol trefnus a fydd yn adlewyrchu'r safonau. Ar hyn o bryd, bydd y canllawiau a'r adnoddau ategol yn pennu cyfrifoldebau statudol y Swyddogion Cofrestru Etholiadol a hefyd yn darparu canllawiau ymarferol ehangach er mwyn helpu gweinyddwyr i gynllunio a rheoli'r gwaith o ddarparu gwasanaethau cofrestru etholiadol o ddydd i ddydd.

Rydym yn parhau i fwrw ymlaen â gwaith cynllunio i ddiwygio ein dull o gyflwyno canllawiau ar ein gwefan, gan ystyried yr adborth gan weinyddwyr a phrofion defnyddwyr. Wrth i ni ddiweddaru ein canllawiau ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol o ganlyniad i ddiwygio'r canfasiad, byddwn yn symud i ffwrdd o'r fformat PDF presennol ac yn cyflwyno ein canllawiau ar ffurf sy'n seiliedig ar y we yn lle hynny, yn unol ag arferion modern a thechnoleg sy'n datblygu. Nod y dull hwn yw sicrhau bod y canllawiau yn gliriach ac yn haws i'w llywio a'u defnyddio, ond eu bod yn cadw'r nodweddion rydym yn gwybod sy'n bwysig i weinyddwyr, megis y gallu i argraffu copïau caled o'r canllawiau yn ôl yr angen.

Yn ogystal â'r mathau o ganllawiau, adnoddau a chymorth y mae'r Comisiwn yn eu darparu ar hyn o bryd, rydym hefyd yn bwriadu datblygu adnoddau a thempledi newydd i helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddefnyddio'r safonau perfformiad ac adrodd ar eu perfformiad yn lleol. Rydym yn disgwyl y byddai'r rhain yn cynnwys:

  • Adnodd ar ddefnyddio data, gan gynnwys gwybodaeth am y data sydd ar gael, sut y gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael gafael ar y data, sut y gallant eu defnyddio a beth y dylai ddweud wrthynt
  • Canllawiau ychwanegol ar gynllunio a phennu dangosyddion perfformiad allweddol, gan gynnwys sut i ddatblygu, monitro a gwerthuso yn erbyn dangosyddion perfformiad allweddol
  • Templedi adrodd, sy'n darparu fframwaith i Swyddogion Cofrestru Etholiadol adrodd ar effaith eu gweithgareddau yn lleol

Cwestiynau

  • Yn eich barn chi, a fydd y safonau a'r mathau o adnoddau ychwanegol y mae'r Comisiwn yn bwriadu eu darparu yn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall eu perfformiad eu hunain ac adrodd arno?
  • A oes unrhyw adnoddau a chanllawiau ychwanegol a fyddai'n helpu i gefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddefnyddio'r safonau?

Defnyddio'r safonau: y Comisiwn Etholiadol

Mae gan y Comisiwn y pŵer cyfreithiol i roi cyfarwyddyd i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddarparu adroddiadau ar eu perfformiad yn erbyn y safonau, a pharatoi a chyflwyno asesiadau o'u perfformiad yn erbyn y safonau.

Dull gweithredu arfaethedig

Ein nod yw defnyddio'r safonau i lywio'r ffordd rydym yn ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau dros y flwyddyn er mwyn ein helpu i ddeall eu perfformiad ac i nodi unrhyw faterion neu bryderon, gan ein galluogi i ddarparu cymorth a her lle y mae eu hangen fwyaf.

Fodd bynnag, mae gennym gyfrifoldeb hefyd i fod yn dryloyw i'r holl randdeiliaid amrywiol sydd â diddordeb ledled Prydain Fawr, gan gynnwys pleidleiswyr, ynglŷn â pherfformiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol ac, yn benodol, i nodi lle nad yw'r safonau yn cael eu cyflawni. Felly, rydym yn bwriadu crynhoi'r data a'r wybodaeth a gesglir drwy ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau i lywio'r gwaith o lunio adroddiadau cynnydd rheolaidd, er mwyn rhoi sicrwydd i'r cyhoedd a rhanddeiliaid allweddol (megis pleidiau gwleidyddol ac aelodau etholedig) bod y Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn gwneud popeth o fewn eu gallu i sicrhau bod pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn gallu, ac i nodi unrhyw achosion lle nad yw hynny'n wir.

Dros y flwyddyn ddiwethaf rydym eisoes wedi dechrau datblygu'r ffordd rydym yn gweithio gyda Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau, gan symud tuag at weithgarwch ymgysylltu mwy rheolaidd drwy gydol y flwyddyn yn hytrach na chanolbwyntio ein gweithgarwch ar y digwyddiadau canfasio ac etholiadol blynyddol.

Rydym am barhau i adeiladu ar hyn a defnyddio'r safonau newydd i lywio ein trafodaethau ar faterion cofrestru etholiadol, gan ddarparu strwythur er mwyn helpu i sicrhau y gallwn ddatblygu dealltwriaeth a rennir o berfformiad a nodi unrhyw feysydd i'w gwella, yn ogystal ag enghreifftiau o arfer da.

Er ein bod am barhau i gasglu data oddi wrth bob un o'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol er mwyn ein helpu i ddeall cyflwr cofrestrau etholiadol ledled Prydain Fawr, nid ydym yn cynnig y byddai Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn casglu ac yn darparu'r holl wybodaeth a restrir yn y safonau i ni yn rheolaidd. Fodd bynnag, yn ogystal â disgwyl i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddefnyddio'r data a'r wybodaeth berthnasol eu hunain er mwyn eu helpu i ddeall effaith eu gweithgareddau ble y gellir gwneud gwelliannau, byddem hefyd yn gweithio gyda'n Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau i ddadansoddi'r data a'r wybodaeth er mwyn ein helpu i gefnogi a herio eu perfformiad yn lleol.

Ein nod fydd gweithio gyda'r holl Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau o leiaf unwaith bob dwy flynedd, ond wrth wneud hyn, byddwn yn blaenoriaethu trefn, amlder a dwyster yr ymgysylltu yn seiliedig ar risg. Fel y gwneir ar hyn o bryd, wrth bennu risgiau, byddwn yn ystyried amrywiaeth o ffactorau gan gynnwys profiad y Swyddog Cofrestru Etholiadol, unrhyw newidiadau o bwys i'r staff yn y tîm cofrestru etholiadol, unrhyw faterion hysbys sy'n gysylltiedig â darparu gweithgareddau cofrestru etholiadol, ac unrhyw amgylchiadau lleol perthnasol eraill.

Rydym yn cynnig y byddwn yn cyhoeddi adroddiadau rheolaidd sy'n nodi canlyniadau ein hymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u perfformiad yn lleol.  Bydd hyn ein galluogi i amlygu llwyddiannau ac enghreifftiau o arfer da, yn ogystal ag unrhyw broblemau a wynebir, ac adrodd ar gynnydd a gwelliannau.

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chael drwy ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol hefyd yn ein helpu i ddatblygu dealltwriaeth eang o'r heriau y mae'r gymuned etholiadol yn eu hwynebu wrth ddarparu gwasanaethau cofrestru.  Yn ei dro, bydd hyn yn hwyluso'r gwaith o adrodd ar ddadansoddi data yn fwy cyffredinol ac unrhyw themâu a nodir yn ehangach, er enghraifft mewn perthynas â gwydnwch neu allu'r awdurdod lleol neu'r defnydd o ddata yn lleol er mwyn cefnogi gwasanaethau cofrestru.

Cwestiwn

  • A fydd ein dull arfaethedig o ymgysylltu â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau yn ein galluogi i ddarparu cymorth a her effeithiol? A oes unrhyw beth arall neu wahanol y dylem fod yn defnyddio'r safonau ar ei gyfer?
  • A oes gennych unrhyw farn am y dull arfaethedig o gyflwyno adroddiadau?

Dadlwythwch ac adolygwch safon perfformiad bosibl ddrafft ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol