Mae’r polisi hwn yn gosod allan ein dull o ran ystyried ymgeiswyr mewn achosion lle mae cyn-droseddau neu rybuddion wedi eu hunan-ddatgelu, neu lle maent wedi dod i’r amlwg fel rhan o’n gwiriadau cyn penodi, sy’n cynnwys gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (CBS) (neu wiriad Datgelu yr Alban neu wiriad Mynediad Gogledd Iwerddon, yn dibynnu ar leoliad y swydd). Gallai fod angen cliriad diogelwch uwch ar gyfer rhai rolau o fewn y Comisiwn.

Y Comisiwn Etholiadol yw'r corff annibynnol sy'n goruchwylio etholiadau a rheoleiddio cyllid gwleidyddol yn y DU. Rydym yn gweithio i hyrwyddo hyder y cyhoedd yn y broses ddemocrataidd a sicrhau ei huniondeb. O’r herwydd, mae ein didueddrwydd, unionder ac enw da yn arbennig o bwysig i ni.

Mae’r Comisiwn yn hyrwyddo cydraddoldeb cyfleoedd mewn modd rhagweithiol er mwyn ymgyrraedd at y gymysgedd orau o dalent, sgiliau, a photensial, a chroesawu ystod eang o ymgeiswyr, gan gynnwys y rheiny â chofnod troseddol.

Nid yw meddu ar gofnod troseddol yn eich gwahardd o reidrwydd rhag gweithio gyda ni. Bydd hyn yn dibynnu ar natur y swydd ac amgylchiadau eich troseddau. Rydym yn ymrwymo i beidio â gwahaniaethu mewn modd annheg yn erbyn ymgeiswyr oherwydd troseddau rhybuddion, ceryddon, neu achosion troseddol sy’n dal i fynd rhagddynt.

1. Sut rydym yn gwneud hyn

Yn unol â’n Datganiad Polisi Cyfleoedd Cyfartal (sydd ar gael ar ein gwefan), byddwn yn trin pob ymgeisydd am swydd gydag urddas a pharch. 

Rydym yn ymrwymo i beidio â gwahaniaethu mewn modd annheg yn erbyn gwrthrych unrhyw gwiriad cofnod troseddol oherwydd euogfarn neu unrhyw wybodaeth arall a ddatgelir. 

Byddwn ond yn holi unigolion am euogfarnau neu rybuddion nad ydynt wedi eu gwarchod.

Bydd y gofyniad am wiriad DBS (neu, os yw’n berthnasol, gliriad diogelwch uwch) yn cael ei wneud yn glir ar gychwyn unrhyw broses recriwtio mewn hysbysebion neu ddeunydd recriwtio. Mae’r polisi hwn ar gael ar ein gwefan. 
 

2. Pwy mae hyn yn berthnasol iddo

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i holl gyflogeion y Comisiwn a secondeion i’r Comisiwn. Bydd hefyd ofyn i weithwyr asiantaethau ymddarostwng i’r polisi hwn lle bo hynny’n berthnasol. 

3. Rolau a Chyfrifoldebau

Y tîm Adnoddau Dynol (AD) sy’n gyfrifol am ddatblygu a chynnal y polisi recriwtio cyn-droseddwyr, gan sicrhau cydymffurfiaeth a chynhyrchu unrhyw ganllawiau ategol yn ôl yr angen. Byddant yn darparu cyngor a chefnogaeth i reolwyr recriwtio trwy gydol y broses gwiriadau cyn penodi. 

Mae’r rheolwr recriwtio yn gyfrifol am sicrhau eu bod yn darllen a deall y polisi recriwtio cyn-droseddwyr a gwneud penderfyniadau recriwtio yn seiliedig ar asesiad priodol o’r risg pe bai unrhyw wiriad DBS yn datgelu unrhyw fanylion parthed euogfarnau a/neu rybuddion. Maent hefyd yn gyfrifol am sicrhau bod trafodaeth agored a phwyllog yn digwydd gyda’r unigolyn sy’n wrthrych unrhyw droseddau neu faterion eraill a allai fod yn berthnasol i’r swydd cyn penderfynu a ddylid parhau gyda’r cynnig cyflogaeth neu dynnu yn ôl gynnig cyflogaeth amodol.

Mae ymgeiswyr yn gyfrifol am ddilyn y broses gwiriadau gyn-gyflogaeth, gan gynnwys y gofyniad am wiriad DBS neu gliriad diogelwch uwch yn dibynnu ar y swydd yr ymgeisir ar ei chyfer. Gallai methu â datgelu gwybodaeth sy’n uniongyrchol berthnasol i’r swydd yr ymgeisir ar ei chyfer arwain at gynnig cyflogaeth y cael ei thynnu yn ôl. 

4. Gweithdrefn

Yn dilyn cyfweliad, bydd y rheolwr recriwtio yn rhoi gwybod i chi p’un ai chi yw’r ymgeisydd a ffefrir, a bod hyn yn ddarostyngedig i wiriadau cyn-gyflogaeth boddhaol. 

Yn ogystal â gwiriad DBS, mae’r broses gwiriadau gyn-gyflogaeth yn cynnwys gwirio dogfennau allweddol a geirdaon (o leiaf 3 blynedd), i wirio eich hunaniaeth a’ch cyfeiriad, eich hawl i weithio yn y DU, hanes gwaith, a chymwysterau.

Ni fydd cyflogeion yn gallu dechrau eu cyflogaeth cyn bod yr holl wiriadau hyn wedi eu cwblhau.

Mae’r Comisiwn Etholiadol yn defnyddio sefydliad ambarél cydnabyddedig (o’r enw Security Watchdog) i gyflawni gweinyddu’r gwiriadau DBS.

Pe bai hunan-ddatgeliad neu’r gwiriad DBS yn datgelu euogfarnau neu rybuddion blaenorol, bydd y rheolwr recriwtio yn cael trafodaeth agored a phwyllog â chi ynghylch unrhyw euogfarnau, rhybuddion, ceryddon, neu achosion troseddol sy’n mynd rhagddynt a allai fod yn berthnasol i’r swydd. Gallai methu â datgelu gwybodaeth sy’n uniongyrchol berthnasol i’r swydd arwain at gynnig cyflogaeth y cael ei thynnu yn ôl (neu ddiswyddo, os yw eich cyflogaeth wedi dechrau).

4.1 Data

Bydd gwybodaeth y Dystysgrif DBS yn cael ei chadw’n ddiogel, a dim ond staff AD a’r rheolwr recriwtio perthnasol a fydd â mynediad ati ar y cam recriwtio. 

Dim ond at y diben penodol y gofynnwyd amdani y bydd gwybodaeth y Dystysgrif DBS yn cael ei defnyddio,  y mae’r ymgeisydd wedi cydsynio’n llawn iddo. 

Unwaith y bydd penderfyniad recriwtio (neu benderfyniad perthnasol arall) wedi ei wneud, byddwn yn cadw gwybodaeth y Dystysgrif DBS am hyd y contract cyflogaeth. Bydd cadw hon yn galluogi ystyried a datrys unrhyw anghydfodau neu gŵynion, neu gwblhau archwiliadau diogelu. 

4.2 Gweithwyr asiantaethau dros dro

Lle bo arnom angen recriwtio byr-dymor (fel arfer tri mis lai lai), gallwn benodi gweithiwr dros dro trwy asiantaeth, heb hysbysebu’r swydd. Nid yw gweithwyr asiantaethau yn gyflogeion. Fodd bynnag disgwylir iddynt gwblhau rhai o’n gwiriadau cyn-gyflogaeth, a gallai’r rhain gynnwys gwiriad DBS, yn dibynnu ar natur y rôl.

5. Dogfennau a pholisïau cysylltiedig

  • Polisi recriwtio a dethol
  • Polisi contract tymor penodol
  • Polisi profiad gwaith, interniaethau, a gweithwyr dros dro
  • Polisi secondiadau ac egwyliau datblygu gyrfa
  • Canllawiau ar ddiffiniad a defnydd ymgynghorwyr

6. Polisi rheoli a llywodraethu

6.1 Asesiad effaith cydraddoldeb

Cwblhawyd sgriniad asesiad cydraddoldeb o’r polisi hwn ym mis Gorffennaf 2020.

6.2 Diogelu data

Caiff unrhyw wybodaeth bersonol a brosesir wrth gymhwyso’r polisi hwn ei rheoli yn unol â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR), deddfwriaeth diogelu data y DU, a pholisi Diogelu Data’r Comisiwn.

6.3 Ymgynghoriad

Rydym yn adolygu ein polisïau a’n gweithdrefnau yn rheolaidd, a byddwn yn gwneud newidiadau iddynt lle gwelwn fod angen hynny. Byddwn yn ymgynghori ar y newidiadau hyn lle bo hynny’n briodol. Cyfathrebir polisïau diwygiedig i bob cyflogai trwy Skynet.

6.4 Perchennog y polisi

Pennaeth Adnoddau Dynol

6.5 Tabl crynodeb newidiadau a fersiynau

Fersiwn Dyddiad Diweddarwyd y ddogfen gan Crynodeb o’r newidiadau a wnaed i’r fersiwn hon Dyddiad adolygu
1 Gorffennaf 2020 Jane Gordon; HR BP Polisi newydd - ffynhonnell y cynnwys  yn bennaf yw Gov.uk  + 3 blynedd