Adroddiad Monitro Blynyddol Safonau’r Gymraeg

Yn ystod y cyfnod 2020-21, roedd wyth aelod staff amser llawn yn Swyddfa Cymru’r Comisiwn Etholiadol, a dau ohonynt yn rhugl yn y Gymraeg. Yn ddiweddar, cynhaliwyd archwiliad o allu Cymraeg pob aelod staff sy’n gweithio i’r Comisiwn Etholiadol yng Nghymru. Asesodd aelodau staff eu lefel eu hunan, fodd bynnag mae lefelau rhai aelodau staff sydd bellach wedi gadael wedi eu hamcangyfrif.

Mae’r lefelau’n amrywio rhwng 1 a 5 (0 = dim lefel, 1 = mynediad, 2 = sylfaenol, 3= canolradd, 4= datblygiedig, 5 = hyddysg ) mewn pedwar categori (gwrando; siarad; darllen; ysgrifennu). Ni ddatgelir hunaniaeth aelodau staff unigol; yn hytrach, cyfeirir atynt fesul rhif.

Gall pob aelod staff gyfarch eraill trwy gyfrwng y Gymraeg, a gwnânt felly wrth ateb pob galwad ffôn. Gallant hefyd gyfeirio rhanddeiliaid neu aelodau o’r cyhoedd at ein staff Cymraeg a’n gwasanaethau Cymraeg.

Yn ogystal â’r wyth aelod staff amser llawn, cyflogwyd dau aelod staff dros dro rhwng mis Mawrth a mis Mai 2021 i weithio ar y llinell gymorth yn arwain at etholiadau’r Senedd a Chomisiynwyr yr Heddlu a Throseddu. Roedd y ddau gyflogai hyn yn rhugl yn y Gymraeg ac o’r herwydd yn gallu darparu gwasanaeth Cymraeg i unrhyw un a oedd yn cysylltu â ni trwy ddefnyddio’r llinell gymorth hon.

Mae gan staff yng Nghymru y gallu i fynychu gwersi Cymraeg gyda chefnogaeth y sefydliad, a chânt eu hannog i wella eu sgiliau Cymraeg.
Mae gennym oddeutu 171 o aelodau staff yn gweithio ar draws y DU. 

Ni aeth unrhyw aelodau staff ar gwrs trwy gyfrwng y Gymraeg yn ystod y flwyddyn ddiwethaf. Fodd bynnag, yn unol â Safon 124, mae aelodau staff yn ymwybodol bod cyrsiau hyfforddiant a gynigir yn fewnol ar gael trwy gyfrwng y Gymraeg, os dymunir felly.

Yn ychwanegol at y wybodaeth a ddarparwn mewn perthynas â’n polisi defnyddio’r Gymraeg yn fewnol, rydym yn darparu termau a brawddegau

Cymraeg defnyddiol i’n haelodau staff. Bydd y termau hyn yn annog staff nad oes ganddynt sgiliau iaith Gymraeg i roi cynnig ar gyfarch pobl yn Gymraeg, a defnyddio peth Cymraeg bob dydd.

I sicrhau bod rhanddeiliaid Cymraeg yn cael eu cyfarch yn Gymraeg, mae staff y Comisiwn Etholiadol yng Nghymru wedi eu hyfforddi i gyfarch pobl dros y ffôn yn Gymraeg/yn ddwyieithog.

Yn y flwyddyn ddiwethaf, hysbysebom y swyddi canlynol:

• Cyfieithydd (swydd amser llawn)
• Swyddog Cyfathrebu (cyfnod penodol)
• Cynghorydd – Cymru (swydd amser llawn)

Hysbysebwyd y dair swydd yn allanol ac yn ddwyieithog.

Nodwyd bod sgiliau Cymraeg yn hanfodol i’r rôl yn swydd ddisgrifiad y Cyfiethydd a’r swydd Swyddog Cyfathrebu. Yn swydd ddisgrifiad y Cynghorydd nodwyd bod sgiliau iaith Cymraeg yn ddymunol.

Cafodd y ddwy swydd allanol, dros dro y cyflogwyd i weithio ar y llinell gymorth yn arwain at etholiadau’r Senedd a Chomisiynwyr yr Heddlu a Throseddu eu hysbysebu gyda sgiliau Cymraeg yn hanfodol, a phenodwyd dau siaradwr Cymraeg rhugl i’r ddwy rôl.

Mae’r adran hon yn mynd i’r afael â chwynion  mewn perthynas â materion cyflenwi gwasanaeth, llunio polisi, a gweithredu. Mae hyn yn cwmpasu unrhyw gŵynion a wnaed yn uniongyrchol i Swyddfa Cymru’r Comisiwn Etholiadol neu unrhyw un o’n swyddfeydd eraill yn y DU.

Rydym wedi rhoi mesurau ar waith i sicrhau bod aelodau’r cyhoedd yn gallu cyflwyno cwyn trwy gyfrwng y Gymraeg, ac ein bod yn ymateb yn Gymraeg i gŵynion a dderbyniwyd trwy gyfrwng yn Gymraeg, ac na fydd cyflwyno cwyn yn Gymraeg yn peri unrhyw oedi.

Yn ystod y flwyddyn ariannol 2020-21, derbyniasom hysbysiad am gŵyn i Gomisiynydd y Gymraeg ynghylch y modd y gwnaethom gymhwyso Safonau’r Gymraeg at gais i gofrestru plaid wleidyddol. Ychydig wedi hynny, fe wnaethom hefyd dderbyn llythyr cyn-weithredu ynghylch achos cyfreithiol posibl mewn perthynas â’n penderfyniad am yr un cais. Ar ôl ystyried y pwyntiau yn y llythyr, fe wnaethom benderfynu ystyried y cais cofrestru o’r newydd i sicrhau yr eid i’r afael â’r broses a’r ystyriaethau priodol, ac rydym wedi gwneud hyn. O’r herwydd, ni chyflwynwyd achos cyfreithiol. Fel y byddwch yn ymwybodol, cynhaliodd Comisiynydd y Gymraeg ymchwiliad i rai materion a godwyd yn y gŵyn, ac fe sicrhaom y darparwyd pob cymorth iddo.

Ar ddiwedd cyfnod 2020-21 roedd yr ymchwiliad yn dal i fynd rhagddo. Fodd bynnag derbyniwyd perfyniad terfynol yr ymchwiliad ym mis Awst 2021. Daethpwyd i’r casgliad nad oedd y Comisiwn Etholiadol wedi methu â chymhwyso â safonau’r Gymraeg. Cyflwynwyd argymhellion arferion gorau yn yr adroddiad terfynol, ac rydym yn gwireddu yr argymhellion hyn yn y flwyddyn ariannol 2021-2022. 

Ysgogodd ymchwiliad Comisynydd y Gymraeg inni gynnal adolygiad mewnol i’n cydymffurfiaeth â safonau’r iaith Gymraeg gyda chymorth cwmni Ateb. Cynhaliwyd ymchwiliad manwl gan dargedu meysydd gwasanaeth allweddol sy'n wynebu'r cyhoedd yn ogystal â rhaglen o ymgysylltu â rhanddeiliaid mewnol. Yna cynhaliwyd adolygiad manwl i bum maes gwasanaeth lle cynhaliwyd trafodaethau mwy manwl gyda’r staff perthnasol. Cwblhawyd adolygiad desg o bolisïau, prosesau ac adroddiadau mewnol perthnasol hefyd.

Yn sgîl yr adolygiad mewnol, cyflwynodd Ateb Gynllun Gweithredu drafft ym mis Mawrth 2021 er mwyn cryfhau cydymffuriaeth ein sefydliad gyda’r safonau iaith. Bydd y Cynllun Gweithredu hwn hefyd yn cael ei weithredu yn ystod blwyddyn ariannol 2021-2022.

Derbyniasom un cwyn uniongyrchol gan aelod o’r cyhoedd mewn perthynas â’n cydymffurfiaeth â Safonau’r Gymraeg rhwng 1 Ebrill 2020 a 31 Mawrth 2021. Roedd y gŵyn yn ymwneud â hysbysiad swydd nad oedd yn ddwyieithog. Roedd y gŵyn yn honni bod y Comisiwn yn torri safonau 48, 132, 132A, 133, 133A, 135. 

Cydnabyddwyd y gŵyn o fewn y 20 diwrnod gwaith a osodir arnom i ymateb i gwynion. Daethom i’r casgliad nas torrwyd safonau 132 a 132A, fodd bynnag torrwyd safonau 48, 133 a 133A. Yn annibynnol ar y gŵyn, penderfynom i dynnu’r recriwtio, ac felly ni chafodd neb  eu hanfanteisio.

Mae gennym fesurau ar waith i sicrhau bod ein holl ohebiaeth â rhanddeiliaid yng Nghymru yn cael ei hanfon yn ddwyieithog. Yn ogystal â hyn, mae yna fesurau ar waith i sicrhau bod unrhyw ohebiaeth rydym yn ei derbyn yn Gymraeg yn derbyn ateb yn y Gymraeg.

Rydym yn cofnodi dewis iaith rhanddeiliaid yng Nghymru, gan sicrhau bod cyfathrebu yn digwydd yn yr iaith honno. Gofynnir i randdeiliaid eraill nodi eu dewis iaith pan nad yw’n hysbys.

Mae mesurau ar waith i sicrhau bod pob aelod o’r cyhoedd sy’n cysylltu â ni trwy e-bost neu dros y ffôn yn gallu gwneud felly yn Gymraeg, ac na fydd gwneud felly yn peri oedi. Os yw aelod o’r cyhoedd yn ein ffonio ac yn dymuno defnyddio’r Gymraeg, gallant wneud hynny. Os nad oes siaradwr Cymraeg ar gael, rhoddir dewis i’r person gael eu galw’n ôl cyn gynted ag y bydd siaradwr Cymraeg ar gael.

Yn hyn o beth, mae gennym linell ffôn Gymraeg sy’n trosglwyddo’n uniongyrchol i aelod staff Cymraeg, gyda thri siaradwr Cymraeg rhugl yn gweithio yn Swyddfa Cymru ar hyn o bryd (2020-21), does dim perygl na fydd yr alwad yn cael ei ateb o fewn amser rhesymol.

Mae ein holl ddeunydd cyhoeddusrwydd a hysbysebu sy’n targedu cynulleidfaoedd yng Nghymru, neu sy’n cynnwys gwybodaeth sy’n berthnasol i Gymru, yn cael ei gynhyrchu yn ddwyieithog. Yn ychwanegol at hyn, mae cyfran sylweddol o’n deunydd cyhoeddusrwydd a hysbysebu nad ydyw o reidrwydd yn effeithio ar Gymru, neu sydd heb ei anelu at gynulleidfaoedd yng Nghymru yn benodol, hefyd yn cael ei gyfieithu. Mae hyn yn bennaf er mwyn sicrhau bod ein gwefan yn ddwyieithog.

Mae pob ymgyrch a gynhelir yng Nghymru, neu sy’n ymwneud â Chymru, yn ddwyieithog. Parhawyd â gwaith ar ein hymgyrch ddwyieithog ‘Croeso i’ch Pleidlais / Welcome to Your Vote’ a sefydlwyd ym mlwyddyn ariannol 2019-2020, roedd yr ymgyrch wedi ei hanelu at y pleidleiswyr hynny sydd newydd eu rhyddfreinio o ganlyniad i Ddeddf Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020.

Yn ystod y flwyddyn ariannol 2020-21 lansiwyd ein hymgyrch ‘Oes 5 munud ‘da ti / Got 5’ a oedd yn ymgyrch yn annog pobl i gofrestru i bleidleisio yn Etholiadau Mai 2021. Yn ogystal â hyn, creuwyd adnoddau dwyieithog ar-lein ynglŷn â’r broses ddemocrataidd er mwyn i addyswgyr ac athrawon gael eu defnyddio.

Pan fyddwn yn trefnu i ymwelwyr fynychu cyfarfodydd, mae yna fesurau ar waith i sicrhau bod yr ymwelwyr hyn yn derbyn gwasanaeth Cymraeg, os dymunant; cânt eu hysbysu am hyn yn rhagweithiol. Rydym yn gofyn iddynt p’un a oes angen gwasanaeth derbynfa Cymraeg arnynt, fodd bynnag yn ystod blwyddyn ariannol 2020-21 nid oedd hyn yn berthnasol gan nad oedd neb yn ymweld â’r swyddfa. Mae cyfieithu ar y pryd ar gael i randdeiliaid sy'n dymuno cyfrannu trwy gyfrwng y Gymraeg mewn cyfarfodydd rhithwir pan fydd cylch gorchwyl cyfarfod yn nodi y bydd yn cael ei gynnal yn Gymraeg a Saesneg. Rydym hefyd yn darparu cyfieithu ar yr un pryd mewn digwyddiadau lle gwahoddir rhanddeiliaid, e.e. digwyddiad ar gyfer ymgeiswyr ac asiantau neu ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau.

Mae ein holl negeseuon/trydariadau sy’n ymwneud â Chymru neu sy’n effeithio ar Gymru yn cael eu cyhoeddi yn ddwyieithog ar ein cyfrifon cyfryngau cymdeithasol. Mae yna un cyfrif Twitter dwyieithog (@ElectoralWales) sy’n cael ei reoli gan  staff y Comisiwn Etholiadol yng Nghymru. Caiff gwybodaeth sydd wedi ei bwriadu yn benodol ar gyfer Cymru ei chynhyrchu a’i rhannu gan y cyfrif hwn. Crëir trydariadau yn ddwyieithog, naill ai o fewn trydariad unigol, neu drwy drydariad ar wahân a gaiff ei rannu ar yr un pryd.

Os bydd unrhyw un yn cysylltu â ni yn Gymraeg trwy ein cyfryngau cymdeithasol, mae yna fesurau ar waith i sicrhau eu bod yn derbyn ateb yn y Gymraeg, ac nad yw hynny yn peri oedi.

Mae ein holl ganllawiau a chynnwys arall sy’n berthnasol i Gymru yn cael eu cynhyrchu yn ddwyieithog, a chaiff y fersiynau Cymraeg a Saesneg eu cyhoeddi ar yr un pryd fel nad oes bwlch o ran y ddarpariaeth Gymraeg. Lle bo diweddariadau, caiff y fersiynau Cymraeg eu diweddaru ar yr un pryd â’r fersiynau Saesneg. Lle bo darpariaeth Gymraeg ar gael, caiff ei hyrwyddo yn rhagweithiol, ac mae’r opsiwn ar gyfer cynnwys Cymraeg yn cael ei ddangos yn glir ar gynnwys Saesneg cyfatebol.

Mae gennym bolisi ar ddefnyddio’r Gymraeg yn fewnol yn y Comisiwn Etholiadol yng Nghymru. Mae’r ddogfen hon yn nodi bod yna fesurau ar waith i sicrhau bod unrhyw aelod staff sy’n gweithio yn Swyddfa Cymru’r Comisiwn Etholiadol yn gallu derbyn gwasanaethau mewnol trwy gyfrwng y Gymraeg, os dymunant.

Mae’r ddogfen hon ar gael i’n holl aelodau staff trwy ein mewnrwyd. Mae polisïau perthnasol sy’n ymwneud â defnyddio’r Gymraeg ar gael yn adrannau AD ein mewnrwyd.

Mae gennym system cwbl ddwyieithog. Mae ein holl bolisïau adnoddau dynol wedi eu cyfieithu, ac maent oll ar gael yn ddwyieithog
Mae gwybodaeth sy’n ymwneud â phob cam o’r broses recriwtio yn ddwyieithog pan fo mewn perthynas â’r Comisiwn Etholiadol yng Nghymru.

Mae gwybodaeth sy’n ymwneud ag unrhyw grantiau neu dendrau yng Nghymru yn cael ei chyhoeddi a’i hyrwyddo yn ddwyieithog, a gellir ymgymryd â nhw yn Gymraeg, os dymunir.

Mae digwyddiadau’r Comisiwn Etholiadol yng Nghymru yn cael eu hysbysebu a’u hyrwyddo yn Gymraeg a Saesneg, ac mae darpariaeth Gymraeg ar gael. Yn ychwanegol at hyn, mae gwybodaeth sy’n ymwneud â’r digwyddiadau hyn, yn daflenni, arwyddion, ac ati, yn ddwyieithog.

Cynhwysir safonau llunio polisi yn ein dogfen ‘Asesiadau Effaith ar Gydraddoldeb’. Mae’r ddogfen hon ar gael i bob aelod staff trwy ein mewnrwyd. Mae effaith unrhyw bolisi newydd ar yr iaith Gymraeg yn cael ei mesur trwy weithdrefn yr Asesiad Effaith ar Gydraddoldeb.

Fel a soniwyd uchod, cyflwynwyd Cynllun Gweithredu drafft yn y flwyddyn ariannol 2020-21. Mae’r gwaith i wireddu y Cynllun Gweithredu hwn ynghyd ag argymhellion Comisiynydd y Gymraeg yn mynd rhagddo yn ystod blwyddyn ariannol 2021-22. Rydym yn sefydlu gweithgor gydag aeldoau staff ar draws y sefydliad yn rhan ohono i sicrhau bod y cynllun yn cael ei wireddu. Bydd ein cynydd yn gweithredu y cynllun cydymffurfio yn cael ei fesur. Yn ogystal â hyn byddwn yn penodi perchennog lefel uchaf ar gyfer safonau'r Gymraeg o fewn yr Uwch Dîm.

O ganlyniad i bandemig Covid-19 ni lwyddwyd i gynnal sesiynau ymwybyddiaeth iaith yn ystod 2020-21. Fodd bynnag dros y flwyddyn nesaf, mae sesiynau ymwybyddiaeth iaith wedi eu cynllunio, a sesiynau ar sut mae cyfarch rhywun yn Gymraeg. Bydd y sesiynau hyn ar gael i unrhyw aelod staff, gyda’r rheiny sy’n ymdrin â’r cyhoedd yn cael eu hannog i’w mynychu yn enwedig. Mae hyn yn ychwanegol at ddefnyddio’r Gymraeg yn achlysurol wrth gyfathrebu â staff Saesneg eu hiaith (megis trwy eu cyfarch, ffarwelio, ac ati), ac anogaeth i ddefnyddio’r iaith yn y fath fodd ag i goleddu ymwybyddiaeth barhaus ohoni.