Y Comisiwn Etholiadol

Y corff annibynnol sy'n goruchwylio etholiadau a rheoleiddio cyllid gwleidyddol yn y DU

Dewislen yr adran

Cofrestru etholiadol ym Mhrydain Fawr: canfasau blynyddol 2017 a 2018

Cyd-destun

Yn hanesyddol, y canfas blynyddol fu prif ddull Swyddogion Cofrestru Etholiadol o gynnal eu cofrestri etholiadol.

Ar hyn o bryd, mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i Swyddogion Cofrestru Etholiadol, o 1 Gorffennaf bob blwyddyn, anfon Ffurflen Ymholiad y Cartref i bob cartref yn eu hardal sy'n dweud pwy sydd wedi'i gofrestru yn y cyfeiriad hwnnw ac yn gofyn am i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gael ei hysbysu am unrhyw newidiadau. Pan na chânt ymateb i'r ffurflen gychwynnol honno mae'n rhaid iddynt anfon dau nodyn atgoffa drwy'r post ac ymweld â'r cartref er mwyn annog ymateb. Mae hyn yn golygu, yn dibynnu pryd neu os bydd cartref yn ymateb, y gellir cysylltu â nhw hyd at bedair gwaith yn ystod y canfas. At hynny, ni ellir defnyddio Ffurflen Ymholiad y Cartref i gofrestru pobl na thynnu enwau pobl oddi ar y gofrestr. Bydd y wybodaeth a roddir ar Ffurflen Ymholiad y Cartref yn arwain at gymryd camau pellach yn seiliedig ar yr ymateb a geir. Er enghraifft, os bydd enw wedi'i ychwanegu at Ffurflen Ymholiad y Cartref, bydd angen anfon gwahoddiad i gofrestru a ffurflen gais cofrestru at y darpar etholwr newydd a bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol gymryd y camau penodol - anfon dau nodyn atgoffa a chynnal ymweliad personol - i fynd ar ôl unrhyw unigolion nad ydynt wedi ymateb i'r gwahoddiad i gofrestru.

Yn sgil cyflwyno cofrestru etholiadol unigol a chofrestru ar-lein, mae wedi dod yn amlwg bod y canfas traddodiadol o gartrefi, yn unol â'r gyfraith, wedi mynd yn llai effeithlon ac yn fwy costus i'w gynnal. Mae'r Comisiwn wedi tynnu sylw yn flaenorol at y risg sy'n gysylltiedig â pharhau â'r dull presennol, costus o ganfasio ar adeg pan fo cyllidebau awdurdodau lleol o dan bwysau. Ym mis Gorffennaf 2016, daeth ein hasesiad o gywirdeb a chyflawnder cofrestri i'r casgliad nad yw'r system bresennol yn gynaliadwy yn y tymor hwy.

Er bod rhyw fath o gyswllt ar lefel y cartref yn debygol o fod yn ddull allweddol o hyd a ddefnyddir gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol i archwilio eu cofrestri, o leiaf yn y byrdymor i'r tymor canolig, gellid gwneud newidiadau a fydd yn gwella effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd y canfas blynyddol. Nid yw'r rhan fwyaf o bobl yn symud cyfeiriad bob blwyddyn, ac ni ddylai fod angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol wario symiau mawr o arian cyhoeddus i gadarnhau hyn. Mae'n bosibl y bydd modd iddynt ddefnyddio arbedion sy'n deillio o brosesau canfasio mwy effeithlon i dargedu gweithgarwch er mwyn helpu pobl sy'n llai tebygol o gofrestru i bleidleisio drwy gydol y flwyddyn.

Mae Llywodraeth y DU yn ymgymryd â rhaglen waith sy'n canolbwyntio ar sut y gall y system cofrestru etholiadol sicrhau gwell canlyniadau i ddinasyddion. Fel rhan o'r rhaglen hon, sefydlodd y Llywodraeth gyfres o gynlluniau peilot yn 2016 a 2017, er mwyn profi newidiadau i brosesau presennol y canfas blynyddol, gan ddefnyddio darpariaethau yn Neddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013 (Deddf 2013).

Roedd y cynlluniau peilot yn cynnwys pedwar model amgen yn lle'r canfas presennol:

  • Llythyrau Hysbysu Cartrefi
  • Canfasio drwy e-bost
  • Canfasio dros y ffôn
  • Canfasio a arweinir gan ddata

Mae'n ofynnol i'r Comisiwn werthuso unrhyw gynlluniau peilot o dan ddarpariaethau'r Deddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol a chyhoeddwyd ein gwerthusiad o gynlluniau peilot 2017 ym mis Mehefin 2018. Rhoddodd y cynlluniau peilot wybodaeth bwysig i ni er mwyn helpu i lunio'r cam nesaf o newidiadau i'r broses cofrestru etholiadol ym Mhrydain Fawr.

Daethom i'r casgliad nad oes unrhyw un o'r modelau peilot penodol yn barod i'w roi ar waith eto, yn ein barn ni. Fodd bynnag, y pedwerydd model, sy'n defnyddio data i alluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i dargedu eu gweithgareddau canfasio, sy'n cynnig y manteision mwyaf posibl. Dengys tystiolaeth o'r cynlluniau peilot hyn y gallai'r dull gweithredu hwn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddefnyddio eu hadnoddau'n fwy effeithlon. Argymhellodd yr adroddiad y dylai'r Llywodraeth ganolbwyntio ar ddatblygu'r dull hwn o weithredu ac rydym wedi nodi nifer o newidiadau a fyddai'n gwneud gweithgarwch canfasio a arweinir gan ddata yn fwy effeithiol ac ymarferol.

Felly, rydym yn croesawu'r datganiad polisi diweddar gan Lywodraeth y DU, Llywodraeth Cymru a Llywodraeth yr Alban ar gynigion ar gyfer diwygio'r canfas blynyddol, sy'n cydnabod nad yw'r prosesau presennol, fel y'u rhagnodir gan y gyfraith, yn defnyddio adnoddau helaeth ac nad ydynt yn ystyried y gwahaniaethau o fewn ardaloedd cofrestru a rhyngddynt.

Bwriedir i unrhyw fesurau a fydd yn cyflwyno newid parhaol i'r canfas fod ar waith ar gyfer canfas 2020.

Byddwn yn adolygu'r safonau perfformiad eu hunain yng nghyd-destun newid posibl i'r canfas a gwaith ar ddatblygu metrigau i hwyluso'r gwaith o ddiwygio'r canfas. At hynny, dros y 18 mis nesaf, byddwn yn adolygu'r modd y defnyddiwn y fframwaith safonau perfformiad, gan gynnwys sut yr adlewyrchir y safonau o fewn ein cyfres o ganllawiau, i gefnogi a herio Swyddogion Cofrestru Etholiadol wrth iddynt gyflawni eu swyddogaethau cofrestru, gan gydnabod yn enwedig bod eu gweithgarwch yn golygu gweithio fwyfwy drwy gydol y flwyddyn.

Adolygu canfas 2017

Fframwaith safonau perfformiad

Lluniwyd y fframwaith safonau perfformiad presennol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol newydd ar sail canlyniadau allweddol o safbwynt sicrhau bod pob person cymwys yn gallu cymryd rhan yn y broses etholiadol, os bydd yn dymuno gwneud hynny, a sicrhau bod cofrestri etholiadol mor gywir a chyflawn â phosibl (gan gynnwys sicrhau nad oes unrhyw gofnodion twyllodrus ar y gofrestr etholiadol). Mae'r safonau newydd yn canolbwyntio ar y ddau faes allweddol canlynol:

  • Y fframwaith ar gyfer cyflawni gweithgarwch cofrestru
  • Cyflawni gweithgarwch cofrestru i gynnal cofrestri cywir a chyflawn

Dull canfasio 2017

Er bod y safonau'n canolbwyntio ar wasanaeth cofrestru etholiadol a gaiff ei redeg yn dda drwy gydol y flwyddyn, mae ein gwaith o fonitro Swyddogion Cofrestru Etholiadol wedi canolbwyntio yn draddodiadol ar weithgarwch cofrestru etholiadol yn ystod y cyfnod canfasio. Fodd bynnag, os down yn ymwybodol o unrhyw broblemau yn ymwneud â pherfformiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol y tu allan i'r cyfnod hwn, er enghraifft yn y cyfnod yn arwain at y bleidlais, byddwn yn cysylltu â nhw'n unigol yn ôl yr angen ac yn adlewyrchu hyn yn ein dull proffilio a monitro risg ar gyfer y canfas dilynol.

Roedd ein dull canfasio yn 2017 yn gyson, fwy neu lai, â'r dull canfasio a fabwysiadwyd yn 2016 ond gyda newid pwyslais er mwyn adlewyrchu'r gwersi a ddysgwyd o waith monitro yn ystod canfasau blaenorol a'r ffaith bod cynllunio prosiect yn ffurfiol bellach wedi'i ymgorffori'n gyffredinol yn null Swyddogion Cofrestru Etholiadol o ymdrin â'r canfas. Nid yw ein hystyriaeth o berfformiad mewn perthynas â chanfas 2017 yn cynnwys y 23 o ardaloedd awdurdod lleol a gymerodd ran mewn cynlluniau peilot canfas. Nid oedd yr awdurdodau hyn yn rhan o'n dull monitro safonol ond serch hynny roeddent yn destun gwaith ymgysylltu penodol. Buom hefyd yn gweithio i sicrhau y byddem yn gallu nodi arfer da lle y'i ceir gyda'r nod o'i rannu'n ehangach â phob rhan o'r gymuned etholiadol.

Dewiswyd nifer o Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar gyfer gwaith monitro manylach gan ystyried ffactorau fel profiad y Swyddog Cofrestru Etholiadol, newidiadau sylweddol yn y tîm gwasanaethau etholiadol, unrhyw faterion y tynnwyd sylw atynt yn y canfas blaenorol neu mewn etholiadau diweddar, ac amgylchiadau lleol perthnasol eraill. Roedd timau'r Comisiwn ledled Cymru, Lloegr a'r Alban mewn cysylltiad rheolaidd â'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol hyn drwy gydol y canfas.

Rhoddodd yr arolwg gwybodaeth reoli a anfonwyd at bob Swyddog Cofrestru Etholiadol ar ddechrau mis Hydref 2017 gyfle i Swyddogion Cofrestru Etholiadol fanylu ar eu cynnydd cyffredinol mewn perthynas â'r canfas, yn ogystal â thynnu sylw at unrhyw faterion penodol a heriau yr oeddent yn eu hwynebu. Bwriadwyd iddo alluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall y cynnydd roeddent yn ei wneud a'r heriau roeddent yn eu hwynebu drwy'r canfas, yn ogystal â chasglu'r holl wybodaeth roeddem am ei gweld er mwyn i ni allu bod yn sicr eu bod yn gwneud cynnydd. Er i'r arolwg ddarparu lefel uchel o sicrwydd cyffredinol bod y canfas yn mynd rhagddo'n dda, roedd yn amlwg bod heriau adnoddau yn wynebu rhai Swyddogion Cofrestru Etholiadol, yn enwedig o ran recriwtio a chadw digon o ganfaswyr.

Nododd yr arolwg hefyd fod rhai Swyddogion Cofrestru Etholiadol, mewn ymgais i ganfod dull mwy costeffeithiol o ymdrin â'r canfas, fel petaent wedi mabwysiadu arferion nad oeddent yn gwbl unol â'r gofynion cyfreithiol o ddosbarthu ffurflenni ymholiadau cartrefi a chysylltu ag unrhyw rai nad ydynt yn ymateb iddynt.

Gan ddefnyddio'r wybodaeth o'r arolwg, roedd timau'r Comisiwn yn gallu gweithio'n agosach gyda Swyddogion Cofrestru Etholiadol a oedd yn rhoi gwybod bod ganddynt broblemau. Roedd hyn yn cynnwys rhoi enghreifftiau o arferion a ddefnyddiwyd gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol eraill, fel gwneud defnydd effeithiol o'r adnoddau a oedd ar gael i barhau i ganfasio y tu hwnt i fis Rhagfyr 2017, a herio Swyddogion Cofrestru Etholiadol i sicrhau bod y prosesau statudol priodol yn cael eu dilyn.

Defnyddio data cofrestru

Fel y nodir yn ein hadroddiadau blaenorol ar gofrestri etholiadol yn y Deyrnas Unedig, gwnaeth y broses o gasglu a dadansoddi data cofrestru unwaith eto achosi sawl problem o ran ein helpu i asesu perfformiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol mewn ffordd wrthrychol. Fodd bynnag, roeddem yn gallu defnyddio'r gwersi a ddysgwyd o ganfas 2016 er mwyn sicrhau y byddai'r wybodaeth gyd-destunol a gasglwyd drwy'r arolwg gwybodaeth reoli yn darparu tystiolaeth gadarn er mwyn i ni allu deall yn well sut roedd Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cyflawni eu gweithgareddau cofrestru hyd yn oed os nad oedd data amserol a chywir ar gael.

Yn ogystal â'i gwneud yn anos i'r Comisiwn ddeall perfformiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol, yn fwy sylfaenol mae diffyg data cywir a chyson yn effeithio ar allu Swyddogion Cofrestru Etholiadol unigol i fonitro cynnydd eu canfas yn hyderus ac asesu effaith eu gweithgareddau. Rydym yn parhau i weithio'n agos gyda Swyddfa'r Cabinet ar brosiect i wella'r metrigau sydd ar gael i Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r Comisiwn, a fydd yn darparu dull mwy effeithiol o fonitro ac adrodd ar gynnydd ac effaith yn y dyfodol.

Perfformiad yng nghanfas 2017

Erbyn dechrau mis Mawrth 2018, roeddem yn dal i wneud gwaith dilynol ar elfennau o'r ffurflen data canfas derfynol a gyflwynwyd rhwng mis Rhagfyr 2017 a mis Chwefror 2018 gyda 38 o Swyddogion Cofrestru Etholiadol. Erbyn diwedd mis Mai 2018 roeddem wedi nodi 20 o Swyddogion Cofrestru Etholiadol lle roedd y data a gwybodaeth arall a oedd ar gael yn awgrymu nad oedd elfennau o'r safonau perfformiad wedi'u bodloni'n llawn. Lluniwyd asesiadau dros dro o berfformiad yn erbyn y safonau ar gyfer pob un o'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol hyn, a gymedrolwyd gennym drwy ymgynghori â chynrychiolwyr o'r Bwrdd Cydlynu a Chynghori Etholiadol (ECAB).

O'r 20 o Swyddogion Cofrestru Etholiadol hyn, rydym yn fodlon, mewn 9 achos, fod y prosesau canfasio wedi'u cwblhau a bod perfformiad yn unol â'r safonau perfformiad.

Ar gyfer yr 11 o Swyddogion Cofrestru Etholiadol eraill(1), mae'r data sydd ar gael yn awgrymu na wnaethant gwblhau canfas llawn fel y'i rhagnodir gan y gyfraith ac y'i hadlewyrchir yn y safonau perfformiad. Rydym wedi gweithio'n agos gyda phob un o'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol hyn i ganfod y rhesymau dros hyn ac wedi nodi nifer o feysydd y mae angen iddynt fynd i'r afael â nhw ar gyfer canfas 2018, gan gynnwys sicrhau lefel briodol o staff i ymgymryd ag elfennau ymweliadau personol y canfas ac ymchwilio i opsiynau ar gyfer cael gafael ar etholwyr anodd eu cyrraedd mewn ardaloedd gwledig, adeiladau mynediad diogel, llety prifysgolion a chartrefi nyrsio.

Byddwn yn parhau i roi cymorth a chyngor wedi eu targedu i'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol hyn drwy gydol canfas 2018 er mwyn helpu i sicrhau eu bod yn cyflawni'r canfas mewn ffordd sy'n bodloni'r gofynion deddfwriaethol a'n safonau perfformiad ni.

Gobeithio y bydd diwygio gofynion y canfas presennol yn helpu i fynd i'r afael â rhai o'r heriau y mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn eu hwynebu o ran cynnal eu cofrestri etholiadol yn y dyfodol.

Mae'r datganiad polisi diweddar ar gynigion ar gyfer diwygio'r canfas blynyddol yn cydnabod bod Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn wynebu problemau penodol o ran cyrraedd grwpiau penodol o etholwyr, megis ardaloedd lle y ceir poblogaethau mawr o fyfyrwyr.

Felly, rydym yn croesawu'r cynnig i eithrio mathau penodol o eiddo, er enghraifft, Tai mewn Amlfeddiannaeth, cartrefi gofal a neuaddau preswyl myfyrwyr, o'r prosesau canfasio arferol. Yn lle hynny, cynigir y byddai'n ofynnol i un swyddog cyfrifol ddarparu rhestr o drigolion cymwys yn yr eiddo, y gallai Swyddogion Cofrestru Etholiadol ei defnyddio wedyn i anfon gwahoddiad i gofrestru at unrhyw unigolion nad ydynt wedi'u cofrestru ar hyn o bryd.

Canfas 2018

Dull canfasio 2018

Mae ein dull canfasio yn 2018 yn debyg i'r un a ddefnyddiwyd mewn blynyddoedd blaenorol ond bydd yn ystyried y gwersi a ddysgwyd drwy gydol canfas 2017, ac mae hefyd yn cynnwys dull wedi'i ddiweddaru o ymgysylltu â rhanddeiliaid.

Mae'r ymarfer proffilio risg cychwynnol a gynhelir mewn perthynas ag awdurdodau lleol yn dal i fod yn adnodd pwysig i'n helpu i nodi meysydd lle y gallwn roi cymorth ychwanegol mewn amryw o ffyrdd, megis rhannu arferion arloesol. Drwy gynnal yr ymarfer hwn bu'n bosibl i ni nodi unrhyw feysydd penodol sy'n peri risg i'r gwaith o gyflawni'r canfas, sydd wedi'n galluogi i gynnal trafodaethau parhaus ystyrlon â Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau gweinyddu etholiadol.

Ein nod yw cysylltu â phob awdurdod rywbryd yn ystod y cyfnod canfasio. Byddwn hefyd yn adolygu'r arolwg gwybodaeth reoli a ddosberthir gennym, er mwyn sicrhau ei fod yn gofyn y cwestiynau cywir fel y gellir defnyddio'r wybodaeth a gesglir i flaenoriaethu'r ymgysylltiad hwn. Ochr yn ochr â'r safonau perfformiad bydd hyn yn ein galluogi i deilwra ein cymorth yn fwy effeithiol a herio pan nad yw'r canfas yn cael ei gynnal mewn ffordd sy'n bodloni'r gofynion deddfwriaethol a'n safonau perfformiad.

Er bod yr ymgysylltiad hwn yn canolbwyntio ar y safonau perfformiad, nidydym yn ystyried mai nod y gwaith hwn yw llunio asesiad o berfformiad; yn hytrach, mae'r safonau perfformiad yn adnodd i ni ei ddefnyddio i gefnogi a herio Swyddogion Cofrestru Etholiadol er mwyn sicrhau bod gwasanaethau cofrestru etholiadol yn cael eu cynnal yn gyson dda ym Mhrydain Fawr.

Nodi a rhannu arfer da

Caiff unrhyw enghreifftiau o arfer da a nodir yn ystod y canfas eu hadolygu a'u hystyried er mwyn eu rhannu'n fwy eang fel rhan o brosiect rydym yn ei gynnal gyda'r AEA a'r SAA i nodi a rhannu arfer da. Mae hyn yn adeiladu ar y gwaith a gyflawnwyd eisoes i nodi a lledaenu enghreifftiau o arfer da ym maes cofrestru etholiadol a'i fwriad yw helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol a gweinyddwyr i ganfod ffyrdd newydd o fynd i'r afael â heriau gweinyddu etholiadol, gan ddefnyddio'r hyn y mae cydweithwyr wedi ei ddysgu ledled y DU.

Ffurflen data diwedd canfas

Fel mewn blynyddoedd blaenorol, bydd yn ofynnol i bob Swyddog Cofrestru Etholiadol ddarparu'r data fel y'u nodir yn y safonau ar ôl cwblhau'r canfas ac ar ôl cyhoeddi cofrestri diwygiedig. Byddwn yn defnyddio'r data a gasglwn i ddod i gasgliadau cyffredinol i gefnogi ein dull o fonitro'r canfas hyd y pwynt hwnnw.

Lle y bo angen, byddwn hefyd yn defnyddio'r data i roi cymorth ac arweiniad wedi eu targedu er mwyn galluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gwblhau eu canfas ar ôl cyhoeddi'r cofrestri diwygiedig, ac yn fwy cyffredinol fel sail i helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddefnyddio'r data yn well i werthuso a nodi gwelliannau i'w prosesau.

Oherwydd anawsterau wrth gasglu ffigurau manwl o ganfasau diweddar a'r her o ddadansoddi data o'r fath yn briodol byddwn hefyd yn addasu'r arolwg gwybodaeth reoli er mwyn caniatáu i Swyddogion Cofrestru Etholiadol gofnodi gwybodaeth gyd- destunol ar adeg neu adegau penodol yn ystod y canfas, a fydd yn darparu dull o asesu cynnydd yn hyderus i ni a'r Swyddogion Cofrestru Etholiadol.

Asesu perfformiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol

Deuir i gasgliad ynghylch ein hasesiad o berfformiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn erbyn ein safonau perfformiad yn seiliedig ar ddadansoddi'r wybodaeth a gasglwyd drwy ein gwaith monitro penodol ac unrhyw wybodaeth arall sydd ar gael, fel data a gwybodaeth a gasglwyd o'r arolwg cynnydd interim a'r data a gyflwynwyd ar ôl cyhoeddi cofrestri mis Rhagfyr.

Pan nodir problemau o ran perfformiad, cânt eu hasesu a'u rhannu â phanel sy'n cynnwys aelodau o ECAB er mwyn eu hystyried. Gwneir yr asesiadau terfynol gan y Comisiwn a hysbysir Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn unol â hynny.

Ein nod yw adrodd ar berfformiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol erbyn dechrau haf 2019.


(1) Y Swyddogion Cofrestru Etholiadol hyn yw: Caergrawnt, Lewes, Newark a Sherwood, Gogledd Swydd Hertford, Sefton, Swydd Amwythig, Wandsworth, Warwick, Gorllewin Dorset, Weymouth a Portland a Chaerefrog.

Gweinyddwr Etholiadol