Y Comisiwn Etholiadol

Y corff annibynnol sy'n goruchwylio etholiadau a rheoleiddio cyllid gwleidyddol yn y DU

Dewislen yr adran

Ymateb i ddatganiad polisi Llywodraeth y DU, Llywodraeth yr Alban a Llywodraeth Cymru: Cynigion i ddiwygio'r canfas blynyddol

Mae'r ymateb hwn yn amlinellu ein barn ar gynigion i ddiwygio'r canfas cofrestru etholiadol blynyddol ym Mhrydain Fawr. Rydym yn ymateb i'r ymgynghoriad hwn fel rhan o'n rôl statudol i barhau i adolygu cyfraith etholiadol ac argymell newidiadau os credwn fod angen eu cyflwyno.

Crynodeb

Croesawn gynigion i alluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddefnyddio data i wella effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd y canfas o eiddo preswyl sy'n ofynnol ganddynt bob blwyddyn. Rydym wedi tynnu sylw o'r blaen at ein pryder nad yw'r gofynion presennol o ran y canfas blynyddol yn gynaliadwy.

Dylai'r cam dirnadaeth data arfaethedig, sy'n galluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gadarnhau'r wybodaeth sydd ganddynt am eiddo yn erbyn setiau data cenedlaethol a lleol, eu helpu i dargedu adnoddau yn well a nodi eiddo lle mae preswylwyr yn fwy tebygol o fod wedi newid ac nad ydynt efallai wedi cofrestru i bleidleisio. Dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol hefyd allu defnyddio data lleol i ategu canlyniadau ymarferion paru data cenedlaethol gorfodol.

Fodd bynnag, gallai defnyddio data o ansawdd gwael mewn ymarferion paru olygu nad ydynt yn nodi eiddo, nac mewn digon o gysylltiad ag eiddo, lle bu newid o ran preswylwyr. Mae hyn yn peri'r risg o wneud cofrestrau etholiadol yn llai cywir a chyflawn dros amser. Er mwyn lliniaru'r risg hon, dylai holl lywodraethau'r DU ystyried sut i nodi yn y gyfraith y ffactorau y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol eu hystyried wrth benderfynu p'un a ddylid defnyddio setiau data lleol.

Rheoli'r broses weithredu

Bydd angen i'r newidiadau pwysig a sylweddol hyn gael eu cyflwyno a'u rheoli'n ofalus er mwyn sicrhau eu bod yn llwyddiannus. Mae gan lywodraethau'r DU rôl allweddol i'w chwarae wrth sicrhau y gall systemau meddalwedd rheoli etholiadol gefnogi ymarferion paru data lleol a chenedlaethol, a bod gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau y sgiliau a'r hyfforddiant technegol sydd eu hangen i ddefnyddio'r systemau hyn. Rydym hefyd am sicrhau bod gohebiaeth a ffurflenni newydd ar gyfer y canfas wedi'u profi'n gywir gyda'r cyhoedd cyn i Swyddogion Cofrestru Etholiadol eu defnyddio.

Nid oes llawer o gyfle i gyflwyno'r cynigion hyn cyn canfas blynyddol 2020. Bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol, cyflenwyr meddalwedd a'r Comisiwn gael sicrwydd ynghylch y polisi a'r ddeddfwriaeth fanwl ar gyfer diwygio'r canfas cyn mis Rhagfyr 2019, ac yn wir bydd angen i rywfaint o waith paratoi ddechrau ymhell cyn hynny. Mae angen i lywodraethau'r DU sicrhau bod y gwaith o ddatblygu a chytuno ar gynlluniau gweithredu yn mynd rhagddo nawr er mwyn ateb yr her hon.

Hefyd, bydd angen i lywodraethau'r DU ystyried sut y caiff y newidiadau pwysig hyn eu cyflwyno ochr yn ochr â diwygiadau sylweddol eraill ym meysydd cofrestru etholiadol ac etholfraint, sy'n cael eu hystyried ar hyn o bryd gan lywodraethau a deddfwrfeydd. Mae'r rhain yn cynnwys galluogi pob dinesydd Prydeinig sy'n byw dramor i bleidleisio yn etholiadau Senedd y DU, galluogi'r rheini sy'n 16 a 17 oed i bleidleisio mewn etholiadau yng Nghymru, ac ymestyn yr etholfraint yn yr Alban i gynnwys dinasyddion o aelod-wladwriaethau'r UE.

Dylai llywodraethau'r DU hefyd ystyried i ba raddau y gellid symleiddio rhannau o gyfraith etholiadol sy'n ymwneud â'r canfas blynyddol fel rhan o'r broses o ddiwygio'r canfas blynyddol, yn unol â'r egwyddorion a sefydlwyd gan adolygiad cynhwysfawr diweddar Comisiynau'r Gyfraith y DU a'r argymhellion ar ddiwygio cyfraith etholiadol.

Diwygiadau pellach i gyflwyno system cofrestru etholiadol fodern

Credwn fod y newidiadau hyn yn gam cyntaf pwysig tuag at foderneiddio'r system cofrestru etholiadol. Fodd bynnag, dylid gwneud mwy i adeiladu ar y diwygiadau hyn er mwyn sicrhau bod gennym broses gofrestru effeithiol drwy'r flwyddyn. Rydym am i lywodraethau'r DU ddatblygu cynlluniau tymor hwy ar gyfer diwygio cofrestru etholiadol sy'n adeiladu ar y cynigion o ran diwygio'r canfas.

Dylai'r rhain gynnwys rhoi mwy o bwerau ac adnoddau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol allu adnabod pobl a all fod yn gymwys i gofrestru i bleidleisio drwy'r flwyddyn yn hawdd, a rhoi pob cyfle ac anogaeth i'r bobl hynny gofrestru. Er enghraifft, galluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddefnyddio ystod ehangach o wybodaeth ddibynadwy yr ymddiriedir ynddi oddi wrth ffynonellau cyhoeddus eraill er mwyn cynnal y cofrestrau; integreiddio cofrestru etholiadol mewn trafodion gwasanaethau cyhoeddus eraill; ac archwilio ymarferoldeb a buddiannau ffurfiau mwy awtomataidd ar gofrestru.

Cam dirnadaeth data

Proses y cam dirnadaeth data

Rydym o blaid cyflwyno cam dirnadaeth data er mwyn gwneud y canfas blynyddol yn fwy effeithlon ac effeithiol. Dylai system cofrestru etholiadol fodern ddefnyddio data cyhoeddus yr ymddiriedir ynddynt er mwyn helpu i sicrhau ei bod yn parhau'n gywir ac yn gyflawn drwy gydol y flwyddyn.

Bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol feddu ar y sgiliau a'r gallu i gynnal ymarferion paru data cenedlaethol gorfodol ac ymarferion paru data lleol dewisol.

Dylai eiddo ond cael eu hystyried yn bariad gwyrdd os bydd Swyddog Cofrestru Etholiadol yn fodlon bod pawb sydd wedi'u cofrestru yn yr eiddo yn dal i fod yn byw yno. Os na fydd yn fodlon, dylai fod gofyn iddo ddilyn llwybr dau y canfas sy'n fwy dwys ar gyfer yr eiddo dan sylw.

Dim ond data lleol cywir, o ansawdd da a ddylai gael eu defnyddio wrth baru cofnodion cofrestru etholiadol cyn y canfas blynyddol. Dylai llywodraethau'r DU ystyried p'un a oes modd nodi yn y gyfraith y mathau o ffactorau y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol eu hystyried wrth benderfynu p'un a ddylid defnyddio setiau data lleol penodol.

Cwestiwn 1: Rydym yn cynnig y dylai'r broses paru data genedlaethol fod yn orfodol, gyda phroses paru data leol yn cael ei chynnal yn ôl disgresiwn y Swyddog Cofrestru Etholiadol. A ydych yn cytuno mai dyma'r peth cywir i'w wneud?

  • Cytunwn y dylai'r broses paru data genedlaethol fod yn orfodol, gyda phroses paru data leol yn cael ei chynnal yn ôl disgresiwn y Swyddog Cofrestru Etholiadol. Bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol feddu ar y sgiliau a'r gallu i gynnal y ddwy elfen o'r cynnig hwn yn effeithiol.

Fel bod y broses paru data genedlaethol yn un orfodol, flynyddol, bydd angen i Swyddogion Cofrestru Etholiadol allu anfon y data angenrheidiol i'w paru yn hawdd. Bydd angen i'r canlyniadau a ddychwelir atynt fod mewn fformat clir sy'n gydnaws â'u systemau meddalwedd rheoli etholiadol. Dylai cynlluniau gweithredu llywodraethau'r DU sicrhau bod modd i'r systemau hyn gefnogi ymarferion paru data lleol a chenedlaethol, a bod gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau y sgiliau a'r hyfforddiant technegol sydd eu hangen i ddefnyddio'r systemau hyn.

Cefnogwn y cynnig y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol allu defnyddio proses paru data leol i ategu canlyniadau proses paru data genedlaethol orfodol. Dylai data lleol dibynadwy a chyfredol helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i nodi'n fwy cywir lle na fu unrhyw newid o ran preswylwyr eiddo.

Fodd bynnag, dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol ond defnyddio ffynonellau data dibynadwy a chadarn sy'n cynnwys data cyfredol ar eiddo a phreswylwyr at ddibenion paru data lleol. Gallai paru data o ansawdd gwael olygu nad yw Swyddogion Cofrestru
Etholiadol yn nodi eiddo, nac mewn digon o gysylltiad ag eiddo, lle bu newid o ran preswylwyr. Fel y nodir yn fanylach mewn ymateb i gwestiwn 3 isod, dylai llywodraethau'r DU ystyried sut y gellir nodi yn y gyfraith y ffactorau y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol eu hystyried wrth benderfynu p'un a ddylid defnyddio p'un a ddylid defnyddio setiau data penodol ai peidio.

Cwestiwn 2: Rydym yn cynnig y dylai unrhyw eiddo ag etholwr coch gael ei drosi'n eiddo coch. Bydd eiddo ond yn wyrdd os yw pob etholwr yn yr eiddo yn wyrdd yn unigol. A ydych yn cytuno mai dyma'r peth cywir i'w wneud?

  • Cytunwn fod yn rhaid i unrhyw eiddo ag etholwr coch gael ei drosi'n eiddo coch, ac mai dim ond os yw Swyddog Cofrestru Etholiadol yn fodlon bod pob etholwr cofrestredig yn yr eiddo yn dal i fyw yno y dylid ystyried bod eiddo yn wyrdd. Os na fydd Swyddog Cofrestru Etholiadol yn fodlon, dylai fod gofyn iddo ddilyn llwybr dau sy'n fwy dwys ar gyfer yr eiddo dan sylw.

Byddai'r camau a gynigir yn y datganiad polisi yn lleihau'r risg o gael effaith negyddol ar effeithiolrwydd y canfas a chywirdeb a chyflawnrwydd y cofrestrau etholiadol. Cytunwn y dylai pob eiddo fod yn destun proses ganfasio lawn os nad yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol yn fodlon bod pob etholwr cofrestredig yn dal i fyw yno. Hefyd, argymhellwn y dylai eiddo lle mae gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol wybodaeth i awgrymu y gall fod etholwyr posibl newydd yno hefyd fod yn destun proses ganfasio lawn.

Mae'r datganiad polisi hefyd yn awgrymu, yn dilyn y broses baru, “The ERO will have the discretion to override an individual’s result if they have a valid reason to do so”. Cytunwn fod hyn yn debygol o fod yn ddefnyddiol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol mewn rhai amgylchiadau cyfyngedig. Awgrymodd adborth o ymarferion paru data blaenorol nad yw rhai pobl (e.e. rhywun sydd wedi newid cyfenw ar ôl priodi) yn cael eu paru â ffynonellau data cenedlaethol, hyd yn oed pan nad yw'r newid i'w manylion personol yn ddiweddar. Byddai'n bwysig osgoi sefyllfa lle na all yr un etholwr gael ei baru yn erbyn ffynhonnell ddata genedlaethol o un flwyddyn i'r llall, ond ei bod hi'n amlwg i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol ei fod yn dal i fyw yn y cyfeiriad.

Dylai llywodraethau'r DU ystyried yn ofalus sut i ddiffinio pŵer Swyddogion Cofrestru Etholiadol i arddel disgresiwn i anwybyddu canlyniad paru unigolyn. Argymhellwn y dylai cwmpas y pŵer hwn gael ei ddiffinio mewn deddfwriaeth, er mwyn lleihau'r risg y gallai Swyddogion Cofrestru Etholiadol gymhwyso meini prawf amhriodol ac anwybyddu canlyniadau paru heb resymau digonol, a allai olygu nad yw Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cyflawni gweithgareddau canfasio priodol er mwyn nodi newidiadau gwirioneddol i breswylwyr mewn rhai eiddo.

Gallai fod lle i ganllawiau hefyd er mwyn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddefnyddio eu gwybodaeth leol ac arddel barn wrth helpu i ddatrys ymholiadau ynghylch canlyniadau paru.

Cwestiwn 3: A ddylid cyflwyno safon ofynnol ar gyfer cywirdeb setiau data lleol?

  • Cytunwn mai dim ond data lleol cywir, o ansawdd da a ddylai gael eu defnyddio wrth baru cofnodion cofrestru etholiadol cyn y canfas blynyddol. Dylai llywodraethau'r DU ystyried nodi yn y gyfraith y ffactorau y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol eu hystyried wrth benderfynu p'un a ddylid defnyddio setiau data lleol ai peidio.

O ystyried yr ystod eang o setiau data lleol, gwahanol mae risg y gallai rhai Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddefnyddio data o ansawdd gwael neu hen ddata i baru cofnodion cofrestru etholiadol cyn y canfas. Gallai paru data o ansawdd gwael olygu nad yw Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn nodi eiddo, nac mewn digon o gysylltiad ag eiddo, lle bu newid o ran preswylwyr.

Er mwyn lleihau'r risg hon, dylai holl lywodraethau'r DU ystyried sut i nodi yn y gyfraith y ffactorau y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol eu hystyried wrth benderfynu p'un a ddylid defnyddio setiau data. Gallai hyn fod yn debyg i'r camau a gymerwyd o ran canllawiau Gweinidogol ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar ddefnyddio ymarferion paru data lleol fel rhan o'r broses ddilysu o dan IER. Rhestrir ffynonellau data posibl, ond hefyd nodir y meini prawf y mae'n rhaid i Swyddogion Cofrestru Etholiadol eu defnyddio er mwyn asesu pob ffynhonnell ddata cyn ei defnyddio.

Eithriadau i'r cam dirnadaeth data safonol

Dylai fod modd i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddilyn llwybr un y broses ganfasio sy'n llai dwys os ydynt yn fodlon bod eiddo yn wag neu y dylai barhau'n ddi-rym am nad oes neb cymwys yn byw yno.

Dylai pobl sydd wedi cael eu hychwanegu at y gofrestr yn ddiweddar gael eu gwirio yn erbyn setiau data cenedlaethol o hyd er mwyn sicrhau bod gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol y swm mwyaf posibl o wybodaeth i seilio eu penderfyniadau rheoli canfas arnynt.

Dylid tynnu'r blwch ticio meddiannaeth unigol o ffurflenni cofrestru. Gall gofyn am wybodaeth nad yw'n hanfodol fod yn ddryslyd neu'n rhwystredig a dylid osgoi gwneud hynny.

Cwestiwn 4: A ydych yn cytuno y dylai eiddo gwag a di-rym gael eu hanfon drwy broses paru data?

  • Cytunwn y dylai eiddo gwag a di-rym gael eu hanfon drwy broses paru gan ddefnyddio data lleol. Dylai fod modd i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddilyn llwybr un y broses ganfasio sy'n llai dwys os ydynt yn fodlon bod eiddo yn wag neu y dylai barhau'n ddi-rym am nad oes neb cymwys yn byw yno.

Mae'r broses a amlinellir yn y datganiad polisi yn rhesymegol. Dylai fod modd i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddefnyddio data lleol cywir ar eiddo gwag neu ddi-rym er mwyn penderfynu pa lwybr canfasio sy'n briodol. Fel gyda mathau eraill o eiddo, os na fydd Swyddog Cofrestru Etholiadol yn fodlon bod eiddo yn wag neu y dylai barhau i fod yn ddi-rym am nad oes neb cymwys yn byw yno, dylai fod gofyn iddo ddilyn llwybr dau y canfas sy'n fwy dwys ar gyfer yr eiddo dan sylw.

Cwestiwn 5: A ydych yn cytuno y dylai ceisiadau diweddar i gofrestru gael eu heithrio o'r cam data a chael eu marcio'n wyrdd yn awtomatig? Os ydych, pa gyfnod o amser a ddylai gael ei ystyried yn "ddiweddar" (mis, deufis, yn gysylltiedig â'r diweddariad misol diwethaf)?

  • Ni ddylai pobl sydd wedi cael eu hychwanegu at y gofrestr yn ddiweddar gael eu heithrio o'r cam data a'u marcio'n wyrdd yn awtomatig. Yn hytrach, dylai fod modd i Swyddogion Cofrestru Etholiadol arddel disgresiwn er mwyn penderfynu y dylai cofnodion unigol fod yn wyrdd os ydynt yn fodlon bod yr unigolyn penodol yn byw yn yr eiddo.

Dylai cofnodion ar gyfer pobl sydd wedi cael eu hychwanegu at y gofrestr yn ddiweddar gael eu gwirio o hyd yn erbyn setiau data cenedlaethol. Byddai hyn yn sicrhau bod gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol yr holl wybodaeth sydd ar gael er mwyn gwneud eu penderfyniadau rheoli canfas. Ni chredwn y byddai'n briodol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol gymryd yn union yr un camau er mwyn penderfynu y dylai pob cofnod o'r fath fod yn wyrdd heb roi ystyriaeth benodol i bob cofnod unigol.

Cydnabyddwn, mewn rhai achosion, y gall y cofnodion hyn gael eu dychwelyd yn goch yn dilyn ymarfer paru data oherwydd gallai fod oedi wrth ddiweddaru'r data cenedlaethol. Yn yr achosion hyn, credwn y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael arddel disgresiwn er mwyn penderfynu y dylai cofnodion unigol fod yn wyrdd os byddant yn fodlon bod yr unigolyn penodol yn byw yn yr eiddo. Gallai cais diweddar fod yn rhan o'r dystiolaeth ar gyfer y penderfyniad hwn, ond mewn rhai achosion gall fod tystiolaeth arall sy'n dynodi nad yw'r unigolyn yn byw yno mewn gwirionedd.

Yn ein hymateb i gwestiwn dau uchod, eglurwn y bydd yn bwysig ystyried yn ofalus sut y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol benderfynu a oes rheswm dilys dros anwybyddu canlyniad paru unigolyn. Byddai hyn yn cynnwys ystyried y cyfnod o amser lle gellid ystyried bod ychwanegiad diweddar at y gofrestr yn ddigon o dystiolaeth i anwybyddu pariad coch. Lle ceir cryn dipyn o symud gan y boblogaeth, er enghraifft, gallai cyfnod cymharol fyr fod yn briodol, a gallai fod achos dros gyfnod ychydig yn hirach mewn ardaloedd sydd â phoblogaeth fwy sefydlog.

Hefyd, awgrymwn ystyried mesurau diogelu pellach er mwyn lleihau'r risg nad yw eiddo lle bu newid meddiannaeth yn cael yr ohebiaeth ganfasio briodol. Er enghraifft, gan fod modd gwneud ceisiadau ar-lein bellach, lle caiff ymgeisydd llwyddiannus diweddar ei newid yn wyrdd (boed hynny'n awtomatig neu yn ôl disgresiwn Swyddog Cofrestru Etholiadol), dylai gael gohebiaeth llwybr un er mwyn sefydlu cysylltiad â'r eiddo yn hytrach na gallu ymateb i ganfasio electronig neu dros y ffôn (gweler cwestiwn saith).

Cwestiwn 6: A ydych yn cytuno na ddylai blwch ticio meddiannaeth unigol gael ei gynnwys ar ffurflenni cais cofrestru mwyach?

  • Cytunwn na ddylai'r blwch ticio meddiannaeth unigol gael ei gynnwys ar ffurflenni cofrestru mwyach. Dylai pob ffurflen gael ei chynllunio â diben a bwriad clir. Gall gofyn am wybodaeth nad yw'n hanfodol fod yn ddryslyd neu'n rhwystredig a dylid osgoi gwneud hynny.

Lle y caiff ei ddefnyddio'n briodol, mae'r blwch ticio meddiannaeth unigol wedi bod yn adnodd defnyddiol o dan y system bresennol. Fodd bynnag, cytunwn y byddai'n briodol i eiddo meddiannaeth unigol gael eu trin yn yr un ffordd â mathau eraill o eiddo o dan y
diwygiadau arfaethedig i'r canfas. Ni ddylai fod angen casglu'r wybodaeth hon ar ffurflenni cais mwyach.

Llwybr un: y llwybr cyffyrddiad ysgafnach

Cytunwn â'r broses arfaethedig ar gyfer llwybr un.

Dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael yr hyblygrwydd i ddefnyddio sianeli cyswllt electronig fel yr e-bost er mwyn cysylltu'n gychwynnol â chartrefi o dan broses llwybr un. Yn dilyn hyn, dylid cysylltu â nhw ar bapur os nad oes unrhyw ymateb i'r cyswllt electronig.

Ni ddylai fod gofyn i Swyddogion Cofrestru Etholiadol wneud gwaith dilynol ar ôl anfon gohebiaeth orfodol llwybr un. Os ydynt yn fodlon na fu unrhyw newid i breswylwyr yn yr eiddo, ni fyddai angen ymateb.

Cwestiwn 7: A ydych yn cytuno y dylid cael cysylltu â chartrefi drwy e-bost i gychwyn fel rhan o lwybr un (lle cedwir cyfeiriad e-bost), ac yna gysylltu â nhw ar bapur os na cheir ymateb?

  • Cytunwn y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael yr hyblygrwydd i ddefnyddio sianeli cyswllt electronig fel yr e-bost er mwyn cysylltu'n gychwynnol â chartrefi o dan broses llwybr un. Yn dilyn hyn, dylid cysylltu â'r eiddo ar bapur os nad oes unrhyw ymateb i'r cyswllt electronig.

Cytunwn â'r egwyddor o gael cysylltu â chartrefi drwy e-bost (neu ddull electronig arall) yn gychwynnol o dan broses llwybr un. Yn seiliedig ar ddata ar nifer y cyfeiriadau e-bost a gedwir, a'r costau a'r cyfraddau ymateb tebygol, gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol benderfynu y byddai hyn yn ffordd gosteffeithiol o ddechrau'r broses ganfasio ar gyfer yr eiddo hyn.

Ni ddylai fod gofyn i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddewis un person yn bennaeth y cartref ar gyfer y cyswllt hwn. Yn hytrach, dylai fod yn ofynnol iddynt anfon cyswllt electronig at bawb sy'n byw mewn eiddo y mae ganddynt fanylion perthnasol ar eu cyfer.

Dylai'r systemau ar gyfer ymateb i gyswllt electronig o dan lwybr un ei gwneud yn ofynnol i ymatebwyr ddewis y cyfeiriad cofrestredig. Byddai hyn yn lleihau'r risg o ymatebion cadarnhaol anwir gan bobl sydd wedi newid cyfeiriad mewn gwirionedd ond sydd heb ddeall diben y cyswllt electronig.

Cytunwn y dylai fod gofyn i Swyddogion Cofrestru Etholiadol anfon gohebiaeth bapur i eiddo preswyl os nad ydynt wedi cael ymateb i ohebiaeth electronig. Byddai hyn yn lliniaru rhywfaint o'r risg ynghlwm wrth anfon negeseuon e-bost i gyfrifon e-bost anghywir neu segur.

Mae'n debygol y bydd rhagor o risgiau i'w nodi a'u datrys yn hyn o beth, megis sut y byddai'r system yn cysoni gwahanol ymatebion gan fwy nag un person yn y cartref. Hoffem weld yr opsiwn hwn yn cael ei fapio allan yn ehangach er mwyn deall sut y byddai'n gweithio ym mhob achos.

Cwestiwn 8: A ydych yn cytuno â'r broses arfaethedig ar gyfer llwybr un?

Cwestiwn 9: A ydych yn cytuno â'r cynnig i hepgor gwaith dilynol gorfodol (ymweld â chartrefi ac ati)gyda chartrefi a anfonir drwy lwybr un?

  • Cytunwn â'r broses arfaethedig ar gyfer llwybr un. Ni ddylai fod gofyn i Swyddogion Cofrestru Etholiadol wneud gwaith dilynol ar ôl anfon gohebiaeth bapur orfodol i eiddo o dan lwybr un. Os ydynt yn fodlon na fu unrhyw newid i breswylwyr yn yr eiddo, ni fyddai angen ymateb.

Cytunwn â'r cynnig i weithredu proses ganfasio llai dwys ar gyfer eiddo y mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol wedi gallu eu paru drwy ymarferion paru data lleol neu genedlaethol. Os bydd Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn fodlon, ar sail y canlyniadau paru data, na fu unrhyw newid i breswylwyr yn yr eiddo dan sylw, ni fyddai'n defnydd effeithlon o'u hadnoddau cyfyngedig i wneud gwaith dilynol ar ohebiaeth bapur orfodol.

Bydd llwyddiant y broses hon yn dibynnu ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn defnyddio data paru o ansawdd da, a chyfathrebu â phreswylwyr mewn eiddo o dan lwybr un mewn ffordd effeithiol sydd wedi'i chynllunio'n dda. Heb y rhain, mae risg na fydd preswylwyr mewn rhai eiddo, lle bu newid yn y bobl sy'n gymwys i gofrestru mewn gwirionedd, yn deall beth mae angen iddynt ei wneud i hysbysu Swyddogion Cofrestru Etholiadol am y newid. Mae hyn yn cynnwys sicrhau ei bod hi'n glir i bobl nad ydynt wedi cofrestru i bleidleisio, ond a all fod yn gymwys, beth sydd angen ei wneud. Heb y rhain, gallai cofrestrau fynd yn llai cywir a chyflawn dros amser.

Llwybr dau: y broses ganfasio lawn

Bwriedir i broses ganfasio arfaethedig llwybr dau ond cael ei defnyddio ar gyfer eiddo lle mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol o'r farn y gall meddiannaeth fod wedi newid ers cyhoeddi'r gofrestr. Cytunwn y dylai'r gofynion canfasio presennol fod yn sail i'r llwybr hwn, er mwyn lleihau'r risg na chaiff newidiadau mewn meddiannaeth – gan gynnwys etholwyr newydd posibl – eu nodi.

Dylai cyswllt personol barhau i fod yn elfen orfodol o'r canfas diwygiedig ar gyfer eiddo llwybr dau, er mwyn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gynnal cofrestr gywir a chyflawn.

Proses llwybr dau

Cwestiwn 10: A ydych yn cytuno â'r broses arfaethedig ar gyfer llwybr dau?

  • Rydym yn cytuno â'r broses ganfasio arfaethedig ar gyfer eiddo llwybr dau. Dylai'r gofynion canfasio presennol fod yn sail i'r llwybr hwn, er mwyn lleihau'r risg na chaiff newidiadau mewn meddiannaeth – gan gynnwys etholwyr newydd posibl – eu nodi.

Bwriedir i broses ganfasio arfaethedig llwybr dau ond cael ei defnyddio ar gyfer eiddo lle mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol o'r farn y gall meddiannaeth fod wedi newid ers cyhoeddi'r gofrestr. Cytunwn y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol barhau i orfod cysylltu â'r eiddo hyn sawl gwaith, er mwyn sicrhau eu bod yn cael gafael ar y wybodaeth sydd ei hangen i nodi newidiadau i breswylwyr, neu gadarnhau na fu unrhyw newid.

Cytunwn y dylai'r cyswllt cychwynnol ag eiddo o dan lwybr dau fod ar ffurf anfon ffurflen bapur i'r eiddo. Lle bydd Swyddog Cofrestru Etholiadol o'r farn y gallai fod rhyw newid mewn meddiannaeth, ni fyddai'n rhesymegol cysylltu ag unigolyn sydd wedi'i gofrestru yn yr eiddo ar ffurf electronig.

Hefyd, cefnogwn roi rhyw fath o ddisgresiwn i Swyddogion Cofrestru Etholiadol amrywio'r ffordd y gwneir gwaith cyswllt dilynol, gan eu galluogi i dargedu eu hadnoddau yn seiliedig ar asesiad o'r hyn a wnaiff weithio orau. Dangosodd ein gwerthusiad o gynlluniau canfas blynyddol peilot 2017 y gallai defnyddio gwahanol ddulliau cysylltu arwain at gyfraddau ymateb uwch pan wnaed yr un peth droeon.

Canfasio personol

Cwestiwn 11: A ydych yn cytuno y dylai cyswllt personol (curo ar y drws neu alwad ffôn) fod yn elfen orfodol o'r canfas diwygiedig?

  • Dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael rhywfaint o ddisgresiwn i amrywio'r ffordd y gwneir gwaith cyswllt dilynol gydag eiddo o dan lwybr dau, ond cytunwn y dylai cyswllt personol barhau i fod yn elfen orfodol o'r broses ganfasio ddiwygiedig, er mwyn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gynnal cofrestr gywir a chyflawn drwy sicrhau bod cynifer o gartrefi â phosibl yn ymateb.

Cydnabyddwn fuddiannau ymholiadau o dŷ i dŷ yn y model canfasio presennol a chredwn fod hyn yn elfen hanfodol o unrhyw ddull diwygiedig. Byddai dileu'r gofyniad am ryw fath o gyswllt personol yn peryglu gallu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gynnal cofrestr gywir a chyflawn, a gallai olygu na chaiff etholwyr newydd posibl eu nodi.

Dylai fod gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol y disgresiwn i ddewis p'un a wneir y cysylltiadau personol hyn wyneb yn wyneb neu dros y ffôn; fodd bynnag, er y deellir buddiannau a risgiau curo ar y drws yn dda, nid yw galwadau ffôn yn cyfateb yn union a dylid ystyried ymdrin â'r gwahaniaethau rhwng y ddau ddull. Er enghraifft, tra bod curo ar ddrws yn sicrhau yr ymwelwyd â chartref, gellir ffonio rhif anghywir neu segur; felly ni ddylai galwad na chaiff ei hateb na thôn deialu 'marw' gyfrif fel ymgais i gysylltu wedi'i chwblhau a dylid gwneud gwaith dilynol.

Llwybr tri: Eithrio rhai mathau o eiddo

Cytunwn y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael cymryd camau gwahanol i ganfasio mathau penodol o eiddo lle mae sawl person yn byw yn yr un cyfeiriad ac y gall y sawl sy'n byw yno newid yn gymharol reolaidd. Gallai hyn helpu i gymryd camau mwy effeithiol i sicrhau bod y gofrestr yn gywir a chyflawn o ran y cyfeiriadau hynny, wrth osgoi gweithgarwch canfasio aneffeithlon gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar yr un pryd.

Argymhellwn y dylai llywodraethau'r DU gynnwys canolfannau milwrol yn y categori hwn.

Cytunwn, lle na all Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael gafael ar y data angenrheidiol, y dylai eiddo â sawl preswylydd yn yr un cyfeiriad gael eu cynnwys o dan lwybr dau. O ystyried natur yr eiddo hyn a'u preswylwyr, byddai hyn yn fesur diogelu angenrheidiol er mwyn lleihau'r risg na chaiff newidiadau eu nodi'n llawn.

Cwestiwn 12: A oes mathau o eiddo, heblaw am y rhai a nodir uchod, a ddylai ddod o dan lwybr tri yn eich barn chi?

  • Argymhellwn y dylai llywodraethau'r DU ystyried cynnwys canolfannau milwrol yn y categori hwn.

Dylai Llywodraeth y DU weithio gyda'r Weinyddiaeth Amddiffyn er mwyn penderfynu p'un a allai canolfannau milwrol (a nodweddir yn aml gan symudiad mynych personél) ddod o dan lwybr tri.

Cwestiwn 13: A ydych yn credu mai dyma'r ffordd gywir o ddelio â'r eiddo hyn? Os nad ydych, a allwch awgrymu dull amgen?

  • Cytunwn y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael cymryd camau gwahanol i ganfasio mathau penodol o eiddo lle mae sawl person yn byw yn yr un cyfeiriad ac y gall y sawl sy'n byw yno newid yn gymharol reolaidd. Gallai hyn helpu i gymryd camau mwy effeithiol i sicrhau bod y gofrestr yn gywir a chyflawn o ran y cyfeiriadau hynny, wrth osgoi gweithgarwch canfasio aneffeithlon gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar yr un pryd.

Mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn debygol o barhau i'w chael hi'n anodd cael gafael ar y wybodaeth angenrheidiol o rai categorïau o eiddo preswyl gan ddefnyddio dulliau canfasio presennol. O ystyried natur rhai mathau o eiddo – lle mae sawl preswylydd yn yr un cyfeiriad a gall y bobl sy'n byw yno newid yn gymharol reolaidd – cytunwn y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol allu cael gafael ar wybodaeth yn fwy effeithiol mewn ffordd wahanol.

Byddem yn croesawu cadarnhad bod llywodraethau'r DU yn fodlon y byddai pwerau presennol Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn ddigonol i'w gwneud yn ofynnol i sefydliadau neu unigolion perthnasol ddarparu gwybodaeth fel rhan o broses llwybr tri. Os na, byddai angen i'r pwerau hyn gael eu sefydlu er mwyn i'r broses weithio'n effeithiol. Dylai llywodraethau'r DU sicrhau bod unrhyw sefydliadau cenedlaethol perthnasol (fel cymdeithasau proffesiynol neu fasnach, neu adrannau eraill o'r llywodraeth) yn deall ac yn cefnogi'r gofynion ar sefydliadau ac unigolion lleol.

Cwestiwn 14: A ydych yn credu mai cynnwys yr eiddo hyn o dan lwybr dau, y canfas llawn, os na all y Swyddog Cofrestru Etholiadol gael gafael ar ddata, yw'r mesur diogelu cywir ar gyfer yr eiddo hyn?

Cytunwn, lle na all Swyddogion Cofrestru Etholiadol gael gafael ar y data angenrheidiol o dan lwybr tri, y dylai eiddo perthnasol gael eu canfasio o dan lwybr dau. O ystyried natur yr eiddo hyn a'u preswylwyr, byddai hyn yn fesur diogelu angenrheidiol er mwyn lleihau'r risg na chaiff newidiadau i breswylwyr sy'n gymwys i gofrestru eu nodi.

Trin etholwyr 'sydd yn yr arfaeth' ac etholwyr 'posibl'

Ni chytunwn y dylai etholwyr 'sydd yn yr arfaeth' neu etholwyr 'posibl' gael eu cynnwys yn y broses paru data nac mewn unrhyw ohebiaeth ganfasio. Byddai hyn yn peri'r risg o ddrysu pobl y gall fod angen iddynt ddarparu neu ddiweddaru gwybodaeth fel rhan o'r canfas neu'r broses gwneud cais i gofrestru, a chynyddu'r risg nad yw Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt.

Ni chytunwn y dylai etholwyr 'sydd yn yr arfaeth' neu etholwyr 'posibl' gael eu cynnwys yn y broses paru data nac mewn unrhyw ohebiaeth ganfasio. Byddai hyn yn peri'r risg o ddrysu pobl y gall fod yn dal angen iddynt ddarparu neu ddiweddaru gwybodaeth fel rhan o'r canfas neu brosesau gwneud cais i gofrestru, a chynyddu'r risg nad yw Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt.

Byddai Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn parhau i gysylltu'n uniongyrchol ag etholwyr sydd yn yr arfaeth neu etholwyr posibl drwy'r broses gwahoddiad i gofrestru. Unwaith y bydd y broses hon wedi dechrau, dylai'r Swyddog Cofrestru Etholiadol barhau nes i'r camau gofynnol gael eu cwblhau. Gallai cynnwys eu henwau mewn gohebiaeth ganfasio roi'r argraff gamarweiniol eu bod eisoes wedi cofrestru i bleidleisio, a gall eu rhwystro rhag cwblhau'r broses gais.

Am nad yw etholwyr 'sydd yn yr arfaeth' neu etholwyr 'posibl' yn cael eu cynnwys yn y gofrestr, rydym hefyd yn pryderu y byddai'n anodd cynllunio gohebiaeth ganfasio glir ac effeithiol sy'n egluro'r gwahaniaeth rhyngddyn nhw a phreswylwyr eraill sydd wedi'u cynnwys yn y gofrestr yn ddigonol. Mae cynnwys manylion etholwyr 'sydd yn yr arfaeth' neu etholwyr 'posibl' yn debygol o olygu nad yw cynllun gohebiaeth ganfasio mor syml nac effeithiol â phosibl.

Er y byddai hepgor etholwyr 'sydd yn yr arfaeth' neu etholwyr 'posibl' o'r broses paru data neu unrhyw ohebiaeth ganfasio yn golygu y gall fod angen i rai Swyddogion Cofrestru Etholiadol gysylltu ag eiddo o dan broses mwy dwys llwybr dau, byddai hyn o fudd am fod llai o ddryswch gan olygu nad yw Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt.

Cynllun ffurflenni

Dylai unrhyw ohebiaeth ganfasio flynyddol, gan gynnwys ffurflenni, ganolbwyntio ar rannu a chasglu gwybodaeth hanfodol er mwyn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall pwy sy'n byw mewn eiddo yn eu hardal.

Rydym wedi nodi rhai agweddau ar y ffurflenni canfasio presennol nad oes eu hangen i gyflawni hyn, ac y dylid eu dileu neu eu diwygio. Byddai hyn yn ei gwneud hi'n haws i etholwyr eu cwblhau, gan gynyddu'r gyfradd ymateb ac, yn ei dro, nifer y cofrestriadau.

Rhydd y broses o ddiwygio'r canfas gyfle i ailystyried diben sylfaenol cyfathrebu â dinasyddion yn ystod y canfas – dylai unrhyw ohebiaeth a ffurflenni newydd gael eu cynllunio i gyflawni swyddogaeth glir a'r ymateb a fwriedir.

Cwestiwn 16: Yn eich barn chi, beth yw'r problemau gyda'r HEF ar hyn o bryd?

Cwestiwn 17: A oes unrhyw wybodaeth y gellir ei dileu o'r HEF?

  • Dylai unrhyw ohebiaeth ganfasio flynyddol, gan gynnwys ffurflenni, ganolbwyntio ar rannu a chasglu gwybodaeth hanfodol er mwyn helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddeall pwy sy'n byw mewn eiddo yn eu hardal. Rydym wedi nodi rhai agweddau ar y ffurflen bresennol nad oes eu hangen i gyflawni hyn, ac y dylid eu dileu neu eu diwygio. Byddai hyn yn ei gwneud hi'n haws i etholwyr eu cwblhau, gan gynyddu'r gyfradd ymateb ac, yn ei dro, nifer y cofrestriadau.

Ers 2013, rydym wedi bod yn gyfrifol am gynllunio ffurflenni at ddibenion cofrestru etholiadol ym Mhrydain Fawr, yn amodol ar gymeradwyaeth Weinidogol berthnasol. Mae cryn dipyn o gynnwys y ffurflenni wedi'i ragnodi yn y gyfraith, sy'n golygu na fyddem yn gallu dileu elfennau nad yw Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn credu eu bod yn hanfodol.

Ar sail ein profiad o gynllunio a phrofi ffurflenni gyda'r cyhoedd, ac ystyried adborth arall a gafwyd, cytunwn fod lle i'r ffurflenni canfasio a'r ohebiaeth bresennol gael eu symleiddio a'u gwella:

  • Dylai elfennau ychwanegol nad ydynt yn bodloni prif ddiben nodi pwy sy'n byw mewn cyfeiriad ac a all fod yn gymwys i gofrestru i bleidleisio gael eu dileu.
  • Dylai llywodraethau'r DU ystyried p'un a allai'r gair 'opsiynol' gael ei ddileu o'r cais am rifau ffôn a chyfeiriadau e-bost. Byddai hyn yn cynyddu nifer y bobl sy'n darparu'r wybodaeth hon.
  • Dylai iaith glir ac adrannau symlach a byrrach gael eu defnyddio er mwyn gwneud y ffurflen yn fwy hygyrch.

Yn ehangach, rhydd y broses o ddiwygio'r canfas gyfle i ailystyried diben sylfaenol cyfathrebu â dinasyddion yn ystod y canfas – dylai unrhyw ohebiaeth a ffurflenni newydd gael eu cynllunio i gyflawni swyddogaeth glir a'r ymateb a fwriedir. Byddwn yn parhau i
weithio gyda llywodraethau'r DU, Swyddogion Cofrestru Etholiadol a chyflenwyr meddalwedd rheoli etholiadol er mwyn sicrhau bod ffurflenni cais canfasio a chofrestru wedi'u cynllunio'n dda a'u profi er mwyn deall sut mae dinasyddion cyffredin yn eu defnyddio ac yn ymateb iddynt.

Diwygiadau arfaethedig eraill

Dylai'r cynigion o ran diwygio'r canfas fod ar gael o leiaf chwe mis cyn canfas 2020 fel bod modd gwneud gwaith cynllunio effeithiol.

Dylai llywodraethau'r DU ystyried yn ofalus y gorgyffwrdd posibl rhwng diwygio'r canfas a diwygiadau cofrestru arfaethedig eraill, gan gynnwys yr heriau a wynebir gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol o ran cyflwyno'r rhain gyda'i gilydd neu un ar ôl y llall.

Dylai llywodraethau'r DU ystyried opsiynau ehangach ar gyfer diwygio'r broses cofrestru etholiadol, sy'n adeiladu ar y cynigion o ran diwygio'r canfas, er mwyn sicrhau bod y system yn cadw i fyny â'r newidiadau.

Nodwn fod Llywodraeth yr Alban a Llywodraeth Cymru yn bwriadu cyflwyno deddfwriaeth i ehangu etholfraint etholiadau Senedd yr Alban, etholiadau Cynulliad Cymru ac etholiadau llywodraeth leol, a'u bod hefyd wedi cynnig newidiadau eraill i'r system gofrestru. Hefyd, mae Llywodraeth y DU yn bwriadu cyflawni ei hymrwymiad maniffesto "pleidleisiau am fywyd", a fydd yn dileu'r rheol 15 mlynedd ar gyfer etholwyr tramor. Mae'n bosibl y bydd yr amserlen ar gyfer gweithredu rhai o'r diwygiadau mawr hyn, os nad pob un, yn cyd-fynd â diwygio'r canfas. Felly, bydd angen i lywodraethau'r DU ystyried yn ofalus unrhyw orgyffwrdd posibl o ran y diwygiadau hyn, yn enwedig gallu Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau, yn ogystal â darparwyr systemau meddalwedd rheoli etholiadol, i'w gweithredu ar yr un pryd neu un ar ôl y llall.

Bydd hefyd angen sicrhau bod y cynigion o ran diwygio'r canfas ar waith erbyn mis Rhagfyr 2019 fan bellaf, o leiaf chwe mis cyn i ganfas 2020 ddechrau, fel bod Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn Lloegr, yr Alban a Chymru yn gallu cynllunio'n effeithiol ar gyfer y newidiadau a sicrhau bod y sgiliau a'r adnoddau ar waith i allu eu gweithredu'n effeithiol. Bydd gwaith cynllunio gweithredu effeithiol hefyd yn hanfodol er mwyn gallu gwneud pethau fel cynnal profion amserol gyda defnyddwyr a chyfieithu ffurflenni a deunyddiau, yn ogystal â darparu canllawiau diwygiedig ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol.

Er mai diwygio'r canfas yn llwyddiannus ddylai gael y sylw pennaf, dylai llywodraethau'r DU hefyd fod yn meddwl yn y tymor hwy o ran sut y gallai camau penodol, a lywir yn fwy gan ddata fod yn sail i ddiwygio'r system cofrestru etholiadol ymhellach.

Dylid canolbwyntio ar roi mwy o bwerau ac adnoddau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol allu adnabod pobl a all fod yn gymwys i gofrestru i bleidleisio drwy gydol y flwyddyn yn hawdd, a rhoi pob cyfle ac anogaeth i'r bobl hynny gofrestru. Mae'r rhain yn cynnwys galluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ddefnyddio ystod ehangach o wybodaeth ddibynadwy yr ymddiriedir ynddi oddi wrth ffynonellau cyhoeddus eraill er mwyn cynnal cofrestrau etholiadau cywir a chyflawn; integreiddio cofrestru etholiadol mewn trafodion gwasanaethau cyhoeddus eraill; ffurfiau mwy awtomataidd ar gofrestru;
ac ystyried sut y gallai ceisiadau dyblyg gael eu nodi a'u rheoli'n fwy effeithiol o fewn y system.

Bydd y mesurau hyn yn helpu i sicrhau bod ein system yn cadw i fyny â newidiadau, wrth ddiwallu anghenion pleidleiswyr a bodloni eu disgwyliadau mewn cymdeithas fwyfwy digidol ar yr un pryd. Felly, argymhellwn y dylai llywodraethau'r DU ddatblygu cynlluniau tymor hwy ar gyfer diwygio cofrestru etholiadol sy'n adeiladu ar y cynigion o ran diwygio'r canfas.

Cyhoeddiadau