Bwletin Gweinyddiaeth Etholiadol 390

Fel rhan o’r newidiadau a ddaeth i rym gyda Deddf Etholiadau y DU, mae’n rhaid i etholwyr nawr ail-ymgeisio am eu pleidlais bost ar gyfer etholiadau Senedd y DU ac etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu bob tair blynedd. Rhaid i'r set gyntaf o bleidleiswyr post ail-ymgeisio erbyn 31 Ionawr 2026, neu fel arall bydd eu pleidlais bost yn cael ei chanslo.
Mae'n ofynnol ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol i hysbysu etholwyr domestig sydd â phleidlais bost ar waith cyn i'w trefniant presennol ddod i ben, i roi gwybod iddynt am y dyddiad y bydd yn dod i ben a sut wneud cais newydd. Rydym wedi cyhoeddi canllawiau ar y broses ail-ymgeisio i’ch cefnogi gyda'r gwaith hwn, ac wedi diweddaru’r canllawiau hyn yn ddiweddar yn dilyn trafodaethau pellach gyda chyfreithwyr y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol, i egluro y gellir defnyddio e-bost i gysylltu ag etholwyr lle bo hynny’n briodol.

Gan mai dyma'r garfan gyntaf o bleidleiswyr post i fynd trwy’r broses ail-ymgeisio, mae nifer fawr o bleidleiswyr post yn cael eu heffeithio ac mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn ystyried sut y gellir rheoli’r llwyth gwaith hwn cyn y dyddiad cau ar 31 Ionawr 2026. Rydym yn ymwybodol bod rhai Swyddogion Cofrestru Etholiadol eisoes wedi dechrau'r broses hon, ac mae rhai yn ystyried dechrau cyn bo hir. O ystyried y gofyniad am sut y byddwch yn cynnwys gwybodaeth am geisiadau ar wahân am bleidlais absennol ar gyfer mathau gwahanol o etholiadau yng Nghymru, mae’r newid hwn yn ychwanegu haen ychwanegol o gymhlethdod a fydd angen cynllunio gofalus. Dylech sicrhau eich bod yn barod i gefnogi etholwyr drwy’r broses hon, gan eu helpu i ddeall y gofynion a’r dyddiadau cau gwahanol. Bydd cyfathrebu clir a hygyrch yn hanfodol i sicrhau bod etholwyr yn ymwybodol o’r angen i ail-ymgeisio a’u bod yn deall bod hyn ar wahân i unrhyw drefniadau pleidlais absennol sydd eisoes ganddynt ar gyfer etholiadau datganoledig.

Os nad ydych eisoes wedi cychwyn, efallai y byddwch am nodi unrhyw etholwyr sydd angen ail-ymgeisio am eu plediais bost ar gyfer etholiad Senedd y DU, a chwblhau’r broses adnewyddu ar gyfer eu pleidlais bost ar gyfer etholiadau Senedd Cymru ac etholiadau llywodraeth leol. Bydd sefydlu’r grŵp hwn yn gynnar yn eich helpu i dargedu cyfathrebiadau a chefnogi yn fwy effeithiol.

Yn ogystal, mae gennym rai pwyntiau i chi eu hystyried, yn seiliedig ar adborth anecdotaidd gan y rhai sydd eisoes wedi dechrau hysbysu etholwyr yr effeithir arnynt.

Meysydd i’w hystyried wrth gynllunio:

Amseru 
•    A fyddwch chi’n cyfuno unrhyw brosesau ail-ymgeisio a phrosesau adnewyddu pleidlais bost ar gyfer etholiadau Senedd  Cymru ac etholiadau llywodraeth leol pan fydd angen ymatebion ynghylch ail-ymgeisio ac adnewyddu?   
•    Efallai hoffech ystyried dull graddol i ledaenu'r llwyth gwaith a lleihau’r pwysau wrth i’r dyddiad cau agosáu.
•    Ar gyfer unrhyw etholwyr eraill nad oes angen adnewyddu pleidlais bost arnynt, a oes gennych y capasiti yn eich tîm i reoli’r broses ail-ymgeisio? A fyddwch chi’n gwneud hyn cyn neu yn ystod y canfas blynyddol; neu a fyddwch chi’n aros tan ar ôl y canfas, ond cyn y cyfnod 6 wythnos cyn 31 Ionawr 2026 pan fydd eich proses adnewyddu yn digwydd?

Dulliau cyswllt

•    A fyddwch chi’n cysylltu ag etholwyr mewn swmp, neu mewn sypiau graddol? Bydd dull graddol yn eich galluogi i fonitro cyfraddau ymateb ar gyfer gwahanol ddulliau cyfathrebu a mireinio’ch dull yn unol â hynny. Bydd hyn yn eich galluogi i fireinio’ch dull ar gyfer y rheiny sydd hefyd angen cwblhau’r arfer adnewyddu ar gyfer etholiadau datganoledig a helpu i reoli’r llwyth gwaith cyffredinol a grëir gan ymatebion.
•    I gael cyfathrebu sydd wedi’i dargedu, gallwch ystyried grwpio sypiau yn ôl ward neu ddosbarth bleidleisio. 
•    Sut ydych chi’n mynd i gysylltu ag etholwyr – a fydd hyn drwy’r post neu drwy e-bost? 
•    Pan fyddwch chi’n cysylltu ag etholwyr drwy’r post, a fyddwch chi’n cynnwys copi caled o’r ffurflen gais am bleidlais bost gyda’r hysbysiad? Yr adborth hyd yn hyn yw bod llawer o etholwyr yn cysylltu â’u Swyddog Cofrestru Etholiadol i ofyn am ffurflen bapur ar ôl derbyn yr hysbysiad – gan gynnwys ffurflen ac amlen ragdaledig lle bo hynny’n bosibl. Gallai hyn fod yn fwy effeithlon i rai grwpiau o etholwyr.
•    Pan fydd gennych gyfeiriad e-bost dilys ar gyfer etholwyr – gallech ystyried dull hybrid, gan ddefnyddio e-bost ar gyfer hysbysiadau cychwynnol a dychwelyd i’r post ar gyfer unrhyw hysbysiadau atgoffa a anfonir allan.

Ymgysylltu â rhanddeiliaid 
•    A yw’r Swyddog Cofrestru Etholiadol wedi darparu gwybodaeth i rhanddeiliaid gwleidyddol ar y broses ail-ymgeisio am bleidlais bost? Mae hyn yn bwysig er mwyn iddynt ddeall y gall nifer y pleidleiswyr post cofrestredig newid cyn etholiadau a gedwir yn ôl yn y dyfodol. 
•    O ystyried rhai adroddiadau anecdotaidd mewn rhai meysydd am gyfraddau ymateb gwael hyd yn hyn, ystyriwch sut allwch chi weithio gyda'ch tîm cyfathrebu i wneud y mwyaf o bob cyfle i wella ymwybyddiaeth y cyhoedd.
•    Efallai y byddwch hefyd am gynnwys gwybodaeth ychwanegol am drefniadau pleidleisio drwy’r post mewn etholiadau eraill. Er enghraifft, eglurwch sut i wneud cais am bleidlais bost os nad oes ganddynt un ar gyfer etholiadau eraill, neu eglurwch beth mae ail-ymgeisio am bleidlais bost ar gyfer etholiadau Senedd y DU yn ei olygu ar gyfer eu gallu i barhau i bleidleisio drwy’r post mewn etholiadau eraill.

Adnoddau sydd eu hangen
•    Os ydych chi’n cysylltu ag etholwyr mewn sypiau, ystyriwch nifer yr etholwyr y byddwch chi’n cysylltu â nhw fesul cam. 
•    A oes gennych chi’r capasiti i brosesu’r nifer ddisgwyliedig o geisiadau   am bleidlais bost a ddychwelwyd?
•    A oes gweithgarwch etholiadol arall neu is-etholiadau yn cael eu cynnal ar yr un pryd, a allai gyfyngu ar yr adnoddau sydd ar gael i brosesu ceisiadau?

Ystyriaethau ar gyfer y canfas blynyddol

Gallwch gynnwys mewnosodiadau ychwanegol i negeseuon cyfathrebu canfas. Gallech chi benderfynu gwneud hynny i gynnwys gwybodaeth ychwanegol ynghylch unrhyw drefniadau pleidleisio absennol ac unrhyw gamau gweithredu angenrheidiol megis ymateb i’r broses ail-ymgeisio neu adnewyddu.

Os ydych chi'n ystyried defnyddio cyfathrebiadau canfas i gynyddu eich cyswllt ag etholwyr ynghylch y broses ail-ymgeisio, dylech ystyried:
•    Sut y byddwch chi'n sicrhau bod unrhyw negeseuon ychwanegol ar ail-ymgeisio am bleidlais bost yn glir ac nad ydynt yn drysu etholwyr.
•    Sut y byddwch chi’n sicrhau na fydd unrhyw fewnosodiadau neu negeseuon ychwanegol yn cael effaith negyddol ar yr ymateb i’r canfas.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynghylch y broses ail-ymgeisio am bleidlais bost, neu os ydych eisiau trafod eich dull o’i rheoli, cysylltwch â thîm Cymru