Atodiad 8 Penderfyniadau'r Comisiwn Etholiadol – Rheoli risgiau cyfreithiol a risgiau i enw da

Sefydlwyd y Comisiwn Etholiadol i fod yn gorff cyhoeddus annibynnol ac awdurdodol, gyda Chomisiynwyr sy'n cynnig profiad o uwch-arweinyddiaeth ac arbenigedd gwleidyddol.  Er mwyn cynnal hyder y cyhoedd yn y system etholiadol a'r broses ddemocrataidd, mae'n rhaid i Gomisiynwyr gadw'r safonau priodol uchaf a chynnal enw da'r Comisiwn o ran annibyniaeth a didueddrwydd. Mae hyn yn cynnwys rheolaethau ar weithgareddau gwleidyddol blaenorol a phresennol Comisiynwyr, gan gynnwys Comisiynwyr a enwebir ar ôl iddynt gael eu penodi.  

Caiff materion proffil uchel ac o natur wleidyddol sensitif eu cyflwyno gerbron y Bwrdd ar gyfer penderfyniadau o bryd i'w gilydd. Bydd rhai penderfyniadau yn gwneud honiadau o wrthdaro a thuedd yn fwy tebygol mewn perthynas â'r broses gwneud penderfyniadau a bydd effeithiau cyfreithiol difrifol ynghlwm â hwy i'r Comisiwn a'i enw da. 

Mae'n bwysig bod proses gwneud penderfyniadau'r Bwrdd mor gadarn â phosibl er mwyn sicrhau y gall hyder mewn penderfyniadau o'r fath wrthsefyll craffu allanol. 

Mae'r atodiad i'r nodyn hwn yn rhoi gwybodaeth am ddyletswydd tegwch cyfraith gyffredin mewn perthynas â phrosesau gwneud penderfyniadau, a'r amgylchiadau sy'n gwneud honiadau o duedd a/neu wrthdaro sy'n berthnasol i'r Comisiwn yn fwy tebygol.

Er mwyn rheoli'r risg o her yn seiliedig ar honiadau bod penderfyniad wedi'i lygru gan achos o wrthdaro buddiannau neu duedd, dylid mabwysiadu'r dull canlynol:

Rhaid ystyried yn gynnar a yw'r penderfyniad yn arwain at risg sylweddol o honiadau o wrthdaro a thuedd a risg gyfreithiol a/neu risg i enw da.

• Os bydd unrhyw Gomisiynydd neu aelod o staff o'r farn bod honiadau o wrthdaro buddiannau neu duedd yn debygol, rhaid codi'r mater gyda'r Cadeirydd, y Prif Weithredwr, Ysgrifennydd y Bwrdd, a'r Cwnsler Cyffredinol (os nad yr un person ydyw) er mwyn cael cyngor ac argymhellion.
• Yn seiliedig ar gyngor ac argymhellion, bydd y Bwrdd mewn sefyllfa wedyn i ystyried ei barodrwydd i dderbyn risg mewn perthynas â'r mater penodol dan sylw. Bydd lefel y risg gyfreithiol a'r risg i enw da y mae'r Bwrdd yn fodlon ei derbyn o honiadau posibl o wrthdaro a thuedd yn dibynnu ar amgylchiadau, natur a risgiau penodol pob penderfyniad.

Os bydd y Bwrdd, ar ôl ystyried unrhyw gyngor ac argymhellion, o'r farn bod penderfyniad sydd ger ei fron yn arwain at risg sylweddol o honiadau o wrthdaro a thuedd a risg gyfreithiol a/neu risg i enw da, yna rhaid i'r Bwrdd ystyried pa fesurau lliniaru y gellid eu rhoi ar waith er mwyn mynd i'r afael â'r risg neu ei lleihau.

• Fel prif flaenoriaeth, cred y Bwrdd y dylai pob Comisiynydd allu bod yn rhan o bob penderfyniad fel mater o drefn. Felly, bydd y Bwrdd bob amser yn ystyried, yn y lle cyntaf, a ellir lliniaru'r risgiau yn effeithiol er mwyn galluogi pob Comisiynydd, neu gynifer o Gomisiynwyr â phosibl, i fod yn rhan o bob agwedd ar y broses gwneud penderfyniadau. 
• Er y bydd y mesurau lliniaru posibl a all fod yn berthnasol i benderfyniad penodol yn amrywio yn dibynnu ar amgylchiadau'r penderfyniad hwnnw, mae'r mesurau lliniaru y bydd angen i'r Bwrdd eu hystyried yn cynnwys: 
• Datgan buddiant a chael hepgoriadau gan y rhai y mae'r penderfyniad yn effeithio arnynt.
• Rheoli trafodaethau fel y gall Comisiynydd gyfrannu at y strategaeth gyffredinol neu gynnig arbenigedd, ond ni fydd yn rhan o'r penderfyniad ei hun wrth ystyried.
• Achosion o Gomisiynwyr yn tynnu allan o gymryd rhan mewn trafodaethau a phrosesau gwneud penderfyniadau.
• Dirprwyo'r penderfyniad neu agweddau ar y broses gwneud penderfyniadau i'r Tîm Gweithredol.

Os daw'r Bwrdd i'r casgliad na ellir rheoli'r risg o honiadau o wrthdaro a thuedd a'r risg gyfreithiol a/neu'r risg i enw da yn effeithiol, dylai'r Bwrdd dynnu Comisiynwyr yr effeithir arnynt allan o'r trafodaethau a'r penderfyniad pe bai hynny'n lleihau'r risg.

Mae dyletswydd cyfraith gyffredin ar gyrff cyhoeddus i wneud penderfyniadau mewn ffordd ‘deg’. Mae hyn yn cynnwys dyletswyddau ar y rhai sy'n gwneud penderfyniadau i wneud hynny â meddwl agored a pheidio â bod yn farnwr yn eu hachos eu hunain (boed yn ariannol ai peidio).

Nodir y prawf ar gyfer pennu a oes achos o wrthdaro buddiannau neu duedd yn Porter v Magill [2001], sef a fyddai:  arsyllwr teg a gwybodus, ar ôl ystyried y ffeithiau, yn dod i’r casgliad bod posibilrwydd gwirioneddol o duedd. 

Mewn perthynas â'r Comisiwn, nid a yw Comisiynwyr yn teimlo bod ganddynt fuddiannau sy'n gwrthdaro neu duedd yw'r prawf, ond a fyddai aelod allanol o'r cyhoedd, sy'n deg ac yn wybodus, yn dod i'r casgliad hwnnw. Os felly, caiff dilysrwydd y penderfyniad ei gwestiynu.

Mae'r prawf arsyllwr teg a gwybodus yn Porter v Magill hefyd wedi cael ei fabwysiadu gan y llysoedd er mwyn pennu a oes posibilrwydd y gall tuedd ddeillio o ‘ragderfyniad’ neu fod â ‘meddwl caeëdig’. 

Ar gyfer gwneud penderfyniadau llywodraeth leol, mae adran 25 o Ddeddf Lleoliaeth 2011 yn rhoi eglurder drwy nodi'n glir nad yw awgrymiadau blaenorol o farn am fater yn gyfystyr, ynddynt hwy eu hunain, â ‘rhagderfyniad’ mewn perthynas â rhai penderfyniadau llywodraeth leol. Fodd bynnag, mae'n dileu'r gofyniad i'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau fod â meddwl agored. 

Nid oes amddiffyniad statudol o'r fath yn PPERA ac felly bydd angen i'r Comisiwn ddangos bod y rhai sy'n gwneud penderfyniadau wedi ymddwyn â meddwl agored ac na fyddai arsyllwr teg a gwybodus o'r farn bod posibilrwydd gwirioneddol o duedd.

Pe bai'r Comisiwn yn gwneud penderfyniad yn ‘annheg’, byddai risg ddifrifol o her gyfreithiol lwyddiannus.

Mae tegwch yn fwy na gofyniad cyfreithiol, mae hefyd yn sicrhau ymddiriedaeth ehangach yn y rhai sy'n gwneud penderfyniadau, y broses, yn ogystal â'r penderfyniad ei hun.

Amgylchiadau sy'n gwneud honiadau o duedd a / neu wrthdaro yn fwy tebygol

Er bod penderfyniadau a allai arwain at honiadau o wrthdaro a thuedd yn gymharol brin, byddai goblygiadau her gyfreithiol a'r risg i enw da sy'n gysylltiedig â honiadau o'r fath yn cael effaith ddifrifol, nid yn unig ar y Comisiwn, ond ar y digwyddiad etholiadol dan sylw, unigolion, pleidiau gwleidyddol ac ymgyrchwyr, a'r broses ddemocrataidd gyfan.

Nid oes unrhyw reolau statudol manwl ar gynnwys Comisiynwyr mewn trafodaethau a/neu benderfyniadau, neu eu hatal rhag cymryd rhan ynddynt. Ar ôl eu penodi, a heb ystyried unrhyw arweinydd pwnc neu enwebiad gwleidyddol, mae pob Comisiynydd yn gyfrifol ar y cyd am benderfyniadau'r Comisiwn ac maent yn rhwym gan gyfrifoldeb ar y cyd. 

Yn yr un modd, nid yw'n ofynnol i bob Comisiynydd fod yn rhan o bob penderfyniad, o leiaf chwech yw'r cworwm (er, rhaid cael yr un nifer o Gomisiynwyr nas enwebwyd a Chomisiynwyr a enwebwyd, neu fwy ohonynt). 

Mae'r Bwrdd hefyd wedi dirprwyo rhai penderfyniadau a chyfrifoldebau i'r Tîm Gweithredol eu cyflawni (gweler y cynllun dirprwyo yn Rhan 4 o'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol). 

Mae gan y Comisiwn y pŵer i reoleiddio ei weithdrefnau ei hun er mwyn rheoli'r risgiau cyfreithiol a'r risgiau i enw da sy'n deillio o'i benderfyniadau. Wrth wneud hynny, mae'n bwysig bod y Comisiwn a'r Comisiynwyr unigol yn ystyried yn ofalus a oes unrhyw amgylchiadau sefydliadol neu bersonol sy'n gwneud cwynion am wrthdaro a thuedd a risg gyfreithiol a/neu risg i enw da yn fwy tebygol mewn perthynas â phenderfyniadau penodol.

Er y bydd popeth yn dibynnu ar y ffeithiau, noda cyfraith achosion y canlynol: ni fyddai aelodaeth o sefydliad proffesiynol, gwleidyddol neu sefydliadau eraill  yn sail dros wneud honiad o duedd, heb rywbeth mwy. Yn yr un modd, mae llys yn annhebygol o wrthwynebu i gyfranogiad unigolyn mewn proses gwneud penderfyniadau oherwydd ei grefydd, tarddiad ethnig neu genedlaethol, rhywedd, oedran, dosbarth,  modd ariannol neu gyfeiriadedd rhywiol.

Er mwyn rheoli'r risg gyfreithiol a'r risg i enw da, dylai Comisiynwyr fod yn ymwybodol o'r ffactorau sydd wedi arwain at honiadau llwyddiannus yn erbyn unigolion neu sefydliadau.  Mae'n bosibl na fydd y ffactorau hyn yn arwain at honiad llwyddiannus bob amser gan y bydd yn dibynnu ar yr amgylchiadau cysylltiedig a difrifoldeb y sefyllfa.  Ceir rhestr isod, nad yw'n gynhwysfawr, o enghreifftiau eglurhaol o ffactorau, sy'n dod o gyfraith achosion, a all wneud honiadau o wrthdaro a / neu duedd ym mhrosesau gwneud penderfyniadau'r Comisiwn yn fwy tebygol: 

• Buddiant ariannol neu berchnogol (ac, mewn rhai amgylchiadau, heb fod yn berchnogol) yn y canlyniad.
• Hyrwyddo'r un achos â'r rhai y mae'r penderfyniad yn effeithio arnynt, er enghraifft, cysylltiad hirsefydledig ag un ochr o ddadl, mater neu achos.
• Sylwadau beirniadol neu gefnogol wrth fynegi barn am fater a all awgrymu bod gan yr unigolyn gasgliadau rhagderfynedig ar y mater.
• Cymryd rhan mewn penderfyniadau y gellid ystyried eu bod yn hyrwyddo polisi gwleidyddol neu'n hyrwyddo ymrwymiad mainffesto plaid wleidyddol y mae'r Comisiynydd yn aelod ohoni.
• Cydnabyddiaeth bersonol, neu elyniaeth, ag unigolyn neu sefydliad sy'n gysylltiedig â mater.
• Trafodion ariannol neu gydberthnasau â sefydliadau neu unigolion sy'n gysylltiedig â'r mater.

Os bydd Comisiynwyr yn ymwybodol o amgylchiadau o'r fath, rhaid iddynt geisio cyngor gan y Cadeirydd, y Prif Weithredwr, Ysgrifennydd y Bwrdd neu'r Cwnsler Cyffredinol.