Cofnodion Bwrdd Cydlynu Etholiadol Cymru (BCEC) 9 Tachwedd 2017

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod cywir.

Awgrymodd RT y dylid categoreiddio aelodaeth BCEC fel bod y Bwrdd yn cael y cyfle i ymateb i ymgyngoriadau yn y dyfodol. Cynigodd y gallai Swyddogion Canlyniadau Rhanbarthol, cadeirydd AEA a chadeirydd y Grŵp Cynghori ar Ddeddfwriaeth Gymraeg gael eu categoreiddio'n aelodau, ac y gellid categoreiddio pawb arall fel cynghorwyr.

Dywedodd MP fod trefniant tebyg ar waith ar gyfer y Bwrdd Rheoli Etholiadol n yr Alban.

Cytunodd y Bwrdd i ddiwygio'r cylch gorchwyl fel y cynigwyd.

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i ddrafftio diwygiad i'r Cylch Gorchwyl er mwyn categoreiddio aelodaeth o'r Bwrdd.

Awgrymodd ECS y dylid ychwanegu amcan arall er mwyn adlewyrchu'r gwaith mentora a chymorth y byddai'r Bwrdd yn ei wneud gyda Swyddogion  anlyniadau a Rheolwyr Gwasanaethau Etholiadol newydd.

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i ddiwygio'r Cylch Gorchwyl er mwyn cynnwys amcan i adlewyrchu'r gwaith mentora a chymorth a fyddai'n cael ei gynnig i Swyddogion Canlyniadau a Rheolwyr Gwasanaethau Etholiadol  ewydd.

Awgrymodd RT y dylai'r cylch gorchwyl hefyd gael ei ddiwygio er mwyn galluogi aelodau i ddynodi dirprwy rhanbarthol i fynychu cyfarfodydd os na allent wneud hynny eu hunain.

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i ddiwygio'r Cylch Gorchwyl er mwyn galluogi aelodau i ddynodi dirprwy i fynychu cyfarfodydd ar eu rhan.

Derbyniwyd y Cylch Gorchwyl yn amodol ar wneud y diwygiadau.

Holodd RT a ddylai Pwynt Cyswllt Unigol yr heddlu fod yn aelod parhaol o'r Bwrdd. Credai TP ei bod yn fwy priodol gwahodd Pwynt Cyswllt Unigol yn ôl yr angen.

Eglurodd CE fod Swyddogion Canlyniadau a Rheolwyr Gwasanaethau Etholiadol newydd yn cael cynnig cymorth cyn etholiadau yn anffurfiol.

Ychwanegodd nad oedd Prif Swyddogion Gweithredol newydd yn dilyn proses sefydlu benodol ar gyfer etholiadau ond bod hynny'n digwydd ar gyfer meysydd eraill o'u gwaith.

Dywedodd MJ ei bod yn bosibl na fyddai Swyddogion Canlyniadau wedi ymwneud ag etholiadau o gwbl yn flaenorol. Yn y gorffennol, roedd wedi rhoi hyfforddiant anffurfiol i Swyddogion Canlyniadau ar y cyd â Chymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol (AEA) a'r Comisiwn Etholiadol, ond teimlai y byddai'n dda cael rhaglen mentora a hyfforddi fwy ffurfiol ar gyfer Swyddogion Canlyniadau newydd. Teimlai ei bod yn bwysig i Swyddogion Canlyniadau fod yn ymwybodol o'u cyfrifoldeb personol a dywedodd fod angen i Swyddogion Canlyniadau newydd wybod am y canlyniadau sylweddol posibl pan fyddai materion yn codi a bod yn rhaid i benderfyniadau gael eu gwneud yn gyflym.

Dywedodd MJ ei fod ef a CU wedi drafftio llythyr croesawu a deunyddiau ategol a allai gael eu hanfon at Swyddogion Canlyniadau newydd.

Roeddent hefyd wedi mapio proses ffurfiol gyda chyfres o fentoriaid ac roedd MJ wedi ysgrifennu at bob Swyddog Canlyniadau yn gofyn am fentoriaid wirfoddol ac wedi cael ymateb da. Byddai MJ a CU/RT hefyd yn cwrdd â phob Swyddog Canlyniadau newydd er mwyn egluro'r rôl a gellid ychwanegu deunyddiau Swyddogion Canlyniadau/ Swyddogion Cofrestru Etholiadol at dudalen BCEC ar wefan y Comisiwn Etholiadol.

Dywedodd MJ y byddai Swyddogion Canlyniadau yn cael gwybod am ddigwyddiadau hyfforddi yn ystod y flwyddyn, yn enwedig y digwyddiad SOLACE cenedlaethol ar gyfer Swyddogion Canlyniadau, unrhyw seminarau gan y Comisiwn Etholiadol yng Nghymru a chyrsiau hyfforddi AEA. Byddent hefyd yn cael cyngor ymarferol ac yn clywed am brofiadau Swyddogion Canlyniadau eraill, ynghyd â chael manylion fframwaith safonau perfformiad y Comisiwn Etholiadol.

Cam gweithredu: Byddai'r cynllun mentora a hyfforddi ar gyfer Swyddogion Canlyniadau newydd yn cael ei lansio ym mis Ionawr.

Gofynnodd CE a allai'r cynllun hwn hefyd gwmpasu Rheolwyr Gwasanaethau Etholiadol newydd.

Eglurodd RG fod AEA eisoes yn rhoi hyfforddiant i staff etholiadol ond nid oedd unrhyw gynllun mentora ar waith. Roedd Laura Lock, rheolwr hyfforddi AEA, wrthi'n ymchwilio i fireinio'r hyfforddiant a gaiff Rheolwyr Gwasanaethau Etholiadol newydd ac roedd AEA hefyd yn barod i ystyried cynnig hyfforddiant penodol yng Nghymru, ar gais. 

Awgrymodd MJ y byddai'n fuddiol gweithio gydag AEA er mwyn datblygu deunyddiau i gefnogi Rheolwyr Gwasanaethau Etholiadol newydd a dywedodd RG y gellid gwahodd cadeiryddion rhanbarthol AEA Cymru i ddatblygu'r cynllun.

Awgrymodd CU y dylai'r pwnc hwn gael ei drafod yng nghyfarfod nesaf Gweithgor Ymarferwyr Etholiadol Cymru ar 12 Rhagfyr.

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i ychwanegu cynllun mentora a chymorth ar gyfer Rheolwyr Gwasanaethau Etholiadol newydd at agenda cyfarfod nesaf Gweithgor Ymarferwyr Etholiadol Cymru.

Gofynnodd MP a allai weld y deunyddiau a oedd yn cael eu cynhyrchu.

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i anfon deunyddiau mentora a hyfforddi Swyddogion Canlyniadau at MP.

Eglurodd CE ei fod wedi bod yn gweithio ar asesiad risg o gapasiti o fewn timau etholiadau. Ychwanegodd ei fod ef a MP yn aelodau o'r Bwrdd Cynghori ar Gydlynu Etholiadau, sef grŵp asesu a oedd yn ystyried penderfyniadau a wnaed gan y Comisiwn Etholiadol ynghylch a oedd Swyddogion Canlyniadau wedi cyrraedd safonau perfformiad y Comisiwn.

Roedd materion yn codi'n aml mewn awdurdodau â Swyddog Canlyniadau a / neu Reolwr Gwasanaethau Etholiadol newydd ac nad oeddent yn gwybod sut i atal y sefyllfa neu ymateb iddi. Awgrymodd y gallai'r sefyllfaoedd hyn o fywyd go iawn gael eu cadw'n ddienw a'u trafod yn ystod yr agwedd ymarferol ar yr hyfforddiant. Ychwanegodd MP fod nifer o'r achosion a oedd yn cael eu  ystyried gan y Bwrdd yn codi am nad oedd gweithdrefnau prawfddarllen digonol wedi'u rhoi ar waith neu am fod cyflenwyr yn destun proses reoli wael.

Dywedodd CE fod etholiadau lleol mis Mai 2017 wedi cael eu cynnal yn dda, er gwaethaf yr amgylchiadau anodd lle galwyd Etholiad Cyffredinol Senedd y DU yn ystod y cyfnod enwebu.

Cytunodd RT fod yr etholiadau wedi cael eu cynnal yn dda. Roedd adroddiad y Comisiwn a gyhoeddwyd ar 20 Medi wedi gwneud nifer o argymhellion yn ymwneud â BCEC a'r Grŵp Cynghori ar Ddeddfwriaeth Gymraeg. Byddai'r Grŵp Cynghori hwn yn edrych ar elfennau  deddfwriaeth Gymraeg oedd yn ymwneud â phleidleiswyr ac yn gwneud argymhellion i Lywodraeth Cymru. Roedd a wnelo argymhelliad arall â chyhoeddi data ar y nifer a bleidleisiodd yn dilyn etholiadau.

Awgrymodd CE y gallai Swyddogion Canlyniadau gael templed i'w gwblhau a'i gyhoeddi ar-lein yn dilyn y cyfrif. Byddai hyn hefyd yn helpu gydag ymholiadau'r wasg. Gallai un Swyddog Canlyniadau gydlynu hyn.

Dywedodd RT y gallai'r Comisiwn Etholiadol gasglu a chyhoeddi'r data hyn.

Cam gweithreduY Comisiwn Etholiadol i weithio gyda AEA Cymru er mwyn llunio templed data ar y nifer a bleidleisiodd i Swyddogion Canlyniadau ei gwblhau.

Rhoddodd MP gyflwyniad ar hanes a gwaith cyfredol y Bwrdd yn yr Alban.

Yn dilyn problemau etholiadau cyfunol 2007 yn yr Alban, sefydlwyd Bwrdd Rheoli Etholiadol interim yn yr Alban. Yn ddiweddarach, cafodd sylfaen ddeddfwriaethol gan Ddeddf Gweinyddu Etholiadau Lleol (yr Alban) 2011,
gan olygu bod y Bwrdd yn cydlynu'r broses o weinyddu etholiadau Llywodraeth Leol yn yr Alban.

Roedd y Bwrdd yn cynnwys wyth aelod; pum Swyddog Canlyniadau (neu eu Dirprwyon) a thri Swyddog Cofrestru Etholiadol. Mae cynghorwyr o'r cymdeithasau proffesiynol sy'n gweithio ym maes gweinyddu etholiadau,
SOLAR a Chymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol hefyd yn mynychu cyfarfodydd y Bwrdd. Cafodd eraill, fel yr heddlu, eu gwahodd i gyfarfodydd fel bo angen.

Prif ffocws y Bwrdd oedd sicrhau bod buddiannau'r pleidleisiwr wrth wraidd y gwaith o gynllunio etholiadau.

Roedd ganddo ddwy rôl benodol:

• helpu awdurdodau lleol ac eraill i gyflawni eu swyddogaethau o ran etholiadau Llywodraeth Leol; hefyd 
• hyrwyddo arfer gorau ym maes etholiadau Llywodraeth Leol drwy ddarparu gwybodaeth, cyngor neu hyfforddiant (neu fel arall)

Roedd disgwyliadau o ran y Bwrdd wedi cynyddu dros y blynyddoedd ac roedd wedi dechrau cyflawni rolau ychwanegol nad oeddent yn statudol ond a oedd yn angenrheidiol er mwyn gweinyddu etholiadau a refferenda.

Er enghraifft, bu angen i Brif Swyddog Cyfrif refferendwm yr UE ddarparu canllawiau i'r sawl oedd yn gweinyddu'r refferendwm a chafodd gymorth
gan y Comisiwn Etholiadol a'r Bwrdd.

Ar gyfer etholiadau lleol 2017 y broblem fwyaf oedd e-gyfrif. Roedd un cyflenwr, costiodd £6m a byddai'r system ond yn gallu cael ei defnyddio ar gyfer yr etholiadau hynny ac unrhyw is-etholiad. Roedd system Gregory

Gynhwysol Bwysoledig STV-PR yn anodd iawn i gyfrif â llaw a byddai'n
cymryd wythnos heb ddulliau e-gyfrif.

Holodd RT sut y gwnaed penodiadau i'r Bwrdd.

Eglurodd MP fod aelodau'r Bwrdd yn cael eu penodi gan Gynullydd, a oedd yn ei dro yn cael ei benodi gan Weinidogion yr Alban yn dilyn proses cystadleuaeth agored.

Holodd ECS pa mor aml roedd y Bwrdd yn cyfarfod.

Dywedodd MP fod y Bwrdd yn cyfarfod tua 10 gwaith y flwyddyn. Roedd yn cael ei gynnal yr un diwrnod â chyfarfodydd SOLACE fel bod modd iddi gasglu barn pob Swyddog Canlyniadau cyn y cyfarfod os oedd angen.

Holodd FC sut roedd pobl ifanc 16 a 17 oed yn pleidleisio.

Dywedodd MP eu bod yn pleidleisio i raddau mwy na phobl ifanc rhwng 18 a 24 oed, a oedd hwythau yn pleidleisio mwy na'r rheini rhwng 25 a 39 oed.

Cawsant eu cofrestru mewn ysgolion. Nid oedd modd cyhoeddi'r gofrestr lawn am ei bod yn cynnwys manylion plant 14 a 15 oed ond roedd pleidiau gwleidyddol yn anhapus na allent gael y gofrestr yn ei chyfanrwydd.

Holodd RG a oedd sail statudol y Bwrdd o fudd.

Dywedodd MP na fu hyn yn angenrheidiol yn ystod y pedair blynedd gyntaf pan oedd yn gweithredu fel Bwrdd interim ac ni fu unrhyw newidiadau mawr pan ddaeth yn Fwrdd statudol.

Diweddariad y Comisiwn Etholiadol

Dywedodd CU fod y Comisiwn Etholiadol wedi cyhoeddi nifer o adroddiadau ers y cyfarfod blaenorol: 

Gorffennaf 2017:

Cofrestru etholiadol yn etholiad cyffredinol y DU Canolbwyntiwyd ar gofrestru pleidleiswyr, amlinellwyd dadansoddiad y Comisiwn o ddata allweddol ac awgrymwyd gwelliannau er mwyn moderneiddio

Medi 2017

Etholiadau Llywodraeth Leol 2017 yng Nghymru

Hydref 2017

Pleidleisio yn 2017 Crynhowyd yr arolygon a gynhaliwyd ar ôl yr etholiadau yn 2017 a rhoddwyd trosolwg o agweddau'r cyhoedd at etholiadau a phleidleisio.

Ychwanegodd CU y byddai'r Comisiwn y diwrnod hwnnw yn cyhoeddi adroddiad arall - 'Etholiadau i Bawb' a oedd yn edrych ar newidiadau posibl a allai wella hygyrchedd. Yn olaf, ym mis Tachwedd byddai'r adroddiad 'Gweinyddu Etholiad Cyffredinol y DU ym mis Mehefin 2017' yn cael ei gyhoeddi a byddai'r adroddiad hwn yn cynnwys adran ar safonau perfformiad.

Esboniodd CU fod y gwaith o fonitro safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn mynd rhagddo. Roedd y Comisiwn wedi bod yn gweithio gyda nifer o awdurdodau lleol yn ystod y canfas ac wedi cael gwybodaeth reoli gan bob un o'r 22 o Swyddogion Cofrestru Etholiadol. Ni nodwyd unrhyw faterion hyd yma a byddai'r Comisiwn yn adrodd ar gofrestri mis Rhagfyr ym mis Mawrth 2018.

Diweddariad y Grŵp Cynghori ar Ddeddfwriaeth Gymraeg

Roedd y grŵp wedi cyfarfod ar 18 Hydref. Prif ffocws y grŵp oedd edrych ar y ddeddfwriaeth ar gyfer etholiadau i Gynulliad Cenedlaethol Cymru, gan flaenoriaethu templedi pleidleiswyr. Roedd cyfieithwyr Llywodraeth Cymru yn edrych ar restr termau'r Comisiwn Etholiadol er mwyn sicrhau bod termau yn gyson. Byddai hyn yn helpu'r grŵp wrth edrych ar y ddeddfwriaeth.

Diweddariad AEA Cymru

Dywedodd RG fod adroddiad AEA ar etholiadau lleol 2017 yn cynnwys 33 o argymhellion. Ymhlith y materion dan sylw ar hyn o bryd roedd yr ymateb i ymgynghoriad Papur Gwyn Llywodraeth Cymru, etholiadau Senedd Ewrop, etholiadau lleol yn 2022, cofrestru dienw, etholwyr tramor a dileu'r rheol 15 mlynedd a ffurflenni Cymraeg. Roedd hefyd angen ystyried mater deddfwriaeth yng Nghymru o gymharu â Lloegr - ar gyfer etholiadau lleol 2017 roedd angen 12 darn o ddeddfwriaeth er mwyn creu'r papur pleidleisio dwyieithog ond ar gyfer etholiadau lleol Lloegr, dim ond un darn o ddeddfwriaeth oedd yn gymwys. Roedd angen i awdurdodau lleol ymateb i gyhoeddiad y Comisiwn Ffiniau ynghylch etholaethau seneddol diwygiedig.

Diweddariad Pwyntiau Cyswllt Unigol Cenedlaethol

Dywedodd TP y cafwyd pryderon ynghylch yr amser roedd yr heddlu yn ei gymryd i ddatrys materion. Roedd yr heddlu am barhau i addysgu ymgeiswyr. Roedd Comanderiaid cwnstabliaid heddlu lleol yn mynychu sesiynau briffio Swyddogion Canlyniadau i ymgeiswyr ac roedd y Coleg Plismona yn cyhoeddi canllawiau i swyddogion yr heddlu newydd oedd yn gweithredu fel Pwyntiau Cyswllt Unigol.

Trafododd y Bwrdd eitemau i'w cynnwys yn y flaenraglen waith ar gyfer 2018.

Roedd y rhain yn cynnwys:

• rheoli etholiadau a all gael eu galw
• diwygio Etholiadau Llywodraeth Leol a Chynulliad Cenedlaethol Cymru
• mentora a hyfforddi
• y Gymraeg
• capasiti a chynllunio olyniaeth
• safonau perfformiad
• taflen ffeithiau ar y cyfryngau cymdeithasol
• argymhellion gan y Panel Arbenigol ar Ddiwygio Etholiadol

Dywedodd MP fod y Bwrdd Rheoli Etholiadol yn yr Alban yn gweithio gyda Swyddogion Canlyniadau â nifer fawr o bleidleisiau a wrthodwyd.

Roedd hefyd yn edrych ar addysg pleidleiswyr, cyfarwyddiadau i bleidleiswyr a darparu hyfforddiant i staff gorsafoedd pleidleisio. Byddai hefyd adolygiad o dryloywder prosesau cyfrif a chaffael, er enghraifft systemau gwirio Dynodi Pleidleiswyr Absennol.

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i ystyried llunio taflen ffeithiau ar ddefnyddio'r cyfryngau cymdeithasol

Cam gweithredu: MP i rannu Blaenraglen Waith y Bwrdd Rheoli Etholiadol yn yr Alban

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i lunio Blaenraglen Waith ar gyfer 2018 

Dywedodd FC y cafwyd dros 1,000 o ymatebion i'r ymgynghoriad. Roedd y rhan fwyaf o gynigion wedi cael ymateb cadarnhaol. Roedd disgwyl i'r Gweinidog gyhoeddi'r cynigion roedd am eu datblygu ar ddechrau 2018. 

Credai CE y byddai'n fuddiol i rai o'r Swyddogion Canlyniadau Rhanbarthol wrdd â'r Gweinidog cyn unrhyw gyhoeddiad a gofynnodd am help FC i drefnu hyn.

Gweithdrefnau Hawliadau Cyfrifon Etholiadau Llywodraeth Cymru

Eglurodd CE fod ymgynghoriad Llywodraeth Cymru ar ddiwygio etholiadol yn cynnwys cynnig i symleiddio'r system ffioedd a thaliadau ar gyfer etholiadau Cynulliad Cenedlaethol Cymru. Byddai angen i unrhyw system newydd oedd yn cael ei chyflwyno fod yn destun proses graffu fewnol ddigonol.

Dywedodd FC nad oedd y system wedi newid llawer ers 1999. Roedd buddiannau o gael tîm bach yn craffu ar bob un o'r 22 o hawliadau gan ei fod yn gallu nodi unrhyw anghysonderau. Cynigwyd symud i ddull gweithredu seiliedig ar fformiwla lle byddai gan Swyddogion Canlyniadau fwy o disgresiwn o ran gwariant ond byddai angen cyhoeddi ffurflen gwariant. Awgrymodd y byddai'n ddefnyddiol sefydlu gweithgor i edrych ar y mater hwn.

Cam gweithredu: Ychwanegu Gweithdrefnau Hawliadau Cyfrifon
Etholiadau at y Flaenraglen Waith.

Trefniadau ar gyfer Adborth ar Etholiadau gan y Gymuned Etholiadau yn y Dyfodol

Trafodwyd y mater hwn yng nghyfarfod diwethaf BCEC. Ategodd CE y ffaith bod cyfraddau ymateb i adborth wedi bod yn wael ledled y DU ac y gellid gwneud mwy i wella hyn.

Cam gweithredu: Ychwanegu adborth ar Etholiadau i'r Flaenraglen Waith.

Dyddiadau cyfarfodydd yn y dyfodol

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i lunio amserlen o dri chyfarfod ar
gyfer 2018 gyda'r cyfarfod cyntaf i'w gynnal ym mis Mawrth.