Cylch Gorchwyl: Bwrdd Cydlynu Etholiadol Cymru

• Cynnal cysondeb a pherfformiad cofrestru etholiadol yng Nghymru
• Cynnal cysondeb y broses o reoli etholiadau yng Nghymru
• Cefnogi rhwydwaith gadarn o weithwyr etholiadol proffesiynol
• Goruchwylio hyfforddiant/briffio a rhaglenni mentora a chefnogi effeithiol i swyddogion etholiadol yng Nghymru
• Gweithredu argymhellion yn seiliedig ar ddysgu o ymgyrchoedd cofrestru etholiadol 
• Gweithredu argymhellion yn seiliedig ar ddysgu o ymgyrchoedd cofrestru etholiadol  
• Hysbysu, cefnogi a galluogi moderneiddio a diwygio etholiadol gyda’r Llywodraeth a phartneriaid allweddol
• Rhannu arferion gorau i sicrhau cadernid y rhwydwaith
• Hyrwyddo ymwybyddiaeth y cyhoedd a chyfranogiad mewn cofrestru etholiadol ac etholiadau 
• Diogelu a hyrwyddo buddiannau pleidleiswyr ym mhob gweithgaredd etholiadol
• Cynnal mynediad dinasyddion i gofrestru etholiadau ac etholiadau, a’u boddhad gyda nhw. 
• Sicrhau bod gweithgarwch etholiadol yng Nghymru yn gwbl ddwyieithog 

Bydd y Bwrdd yn cael ei gadeirio gan Swyddog Canlyniadau Rhanbarthol Cymru neu gynrychiolydd Cymru ar y Grŵp Cydlynu ac Ymgynghori Etholiadol.

Er mwyn caniatáu’r grŵp i ymateb yn ffurfiol i ddarnau penodol o waith ar rai achlysuron (a phan fydd hi’n briodol i wneud hynny), bydd y grŵp yn cynnwys aelodau ac ymgynghorwyr. Rhoddir unrhyw ymatebion ffurfiol ar ran aelodau llawn y grŵp. 

Os na all aelod fod yn bresennol, dylai benodi Dirprwy i fod yn bresennol yn ei le. Yn achos Swyddog Canlyniadau Rhanbarthol, gallai hyn fod yn Uwch Swyddog Canlyniadau o’r rhanbarth etholiadol hwnnw. Yn achos Swyddog Canlyniadau Etholaethol, gallai fod yn Swyddog Canlyniadau Etholaethol o etholaeth gyfagos.

Aelodau:

• Y Cadeirydd (Swyddog Canlyniadau Rhanbarthol Cymru)
• Pum uwch swyddog etholiadol (gan gynnwys y Cadeirydd) Dylai’r rhain fod wedi’u gwasgaru ar draws y wlad i sicrhau balans daearyddol, a dylent gynnwys:
  • Swyddogion Canlyniadau Etholaethol
  • Swyddogion Canlyniadau Rhanbarthol
  • Swyddogion Cofrestru Etholiadol
  • Swyddogion Canlyniadau Ardal yr Heddlu
• Cadeirydd, Grŵp Cynghori Deddfwriaeth y Gymraeg
• Hyd at bedwar cynrychiolydd o Gymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol, Cymru

Cynghorwyr:

• Y Comisiwn Etholiadol
• Llywodraeth Cymru 
• Y Senedd (Comisiwn y Senedd)
• Llywodraeth y DU 
  o    Swyddfa Cymru 
  o    Swyddfa'r Cabinet  
• Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru

Bydd y Bwrdd hefyd yn gwahodd eraill i ymuno a’r cyfarfod ar sail ad hoc i gyfrannu at drafodaethau penodol (er enghraifft cynrychiolwyr o bleidiau gwleidyddol, y trydydd sector ac adrannau eraill y llywodraeth). 

Bydd gwaith y Bwrdd yn cael ei gydlynu gyda gwaith:

• Y Grŵp Cydlynu ac Ymgynghori Etholiadol
• Y Gweithgor Etholiadau, Refferenda a Chofrestru 
• Y Ford Gron Uniondeb 
• Gweithgor Ymarferwyr Etholiadol Cymru
• Grŵp Cynghori'r Gymraeg

Mae manylion y grwpiau ategol hyn yn yr atodiad i’r cylch gorchwyl.

Bydd y Bwrdd yn cael adroddiadau rheolaidd ar waith y grwpiau ategol, a gallant ailgyfeirio materion penodol i’r grwpiau atodol, naill ai er mwyn eu datrys neu gyda chais am gyngor.

Gall y Bwrdd sefydlu grwpiau ad hoc unrhyw bryd i fynd i’r afael â materion penodol.

Cynhelir o leiaf dau cyfarfod bob blwyddyn (yn ystod yr haf a’r hydref/gaeaf). Bydd cyfarfodydd pellach yn cael eu trefnu yn ôl yr angen ac yn ôl y rhaglen waith a gofynion gwaith. 

Bydd cyfarfodydd yn cael eu cynnal mewn lleoliad a gytunir gan yr aelodau. Lle bo hynny’n bosibl, rhoddir ystyriaeth i ddefnyddio cyfleusterau fideogynadledda er mwyn osgoi teithio diangen.

Rhoddir yr ysgrifenyddiaeth gan y Comisiwn Etholiadol, a fydd yn gwneud trefniadau ar gyfer cyfarfodydd a lleoliadau, ac yn paratoi agenda a nodiadau’r cyfarfodydd. Gall cyfarfodydd gael eu recordio at y diben hwn a bydd nodiadau’r cyfarfodydd yn cael eu hanfon at y gynulleidfa berthnasol. 

Gofynnir i Aelodau’r Bwrdd gynnig eitemau agenda, a chytunir ar yr agenda cyn pob cyfarfod.

Bydd papurau’n cael eu hanfon at Aelodau’r Bwrdd o leiaf 5 diwrnod gwaith cyn cyfarfodydd.