Cofnodion Gweithgor Ymarferwyr Etholiadol Cymru 20 Mehefin 2018

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod cywir.

Nid oedd Matthew Redmond (Comisiwn Ffiniau a Democratiaeth Leol Cymru) wedi mynychu cyfarfod CYEC eto.

Cam gweithredu: Gwahodd Matthew Redmond (Comisiwn Ffiniau a Democratiaeth Leol Cymru) i gyfarfod yn y dyfodol

Dywedodd RG fod Jenny Murphy (Uned Ddata Llywodraeth Leol) wedi siarad yng nghyfarfod cangen AEA ddoe ac wedi rhoi cyflwyniad da am yr arolwg ymgeiswyr llywodraeth leol. Cafwyd llai o ymatebion nag yn 2012 ond roedd ansawdd y data ar gyfer 2017 yn well. Fodd bynnag, dywedodd nad oedd y lefel cyllid yn ddigonol, hyd yn oed ar gyfer arolwg digidol.

Diolchodd RT i GM am fynd i gyfarfod y Gweithgor Etholiadau, Refferenda a Chofrestru (ERRWG) sydd ar ddod i gynrychioli gweinyddwyr Cymru.

Dywedodd FC fod Llywodraeth Cymru yn cynnal tri gweithdy gydag ymarferwyr etholiadol ledled Cymru am ddiwygio etholiadol.

Aeth ati i amlinellu'r diwygiadau etholiadol arfaethedig roedd yn disgwyl iddynt gael eu cynnwys yn y Bil Llywodraeth Leol arfaethedig.

Roedd y Bil yn debygol o gynnwys estyniad i'r etholfraint i gynnwys pobl 16 ac 17 oed a dinasyddion tramor sy'n byw'n gyfreithlon yng Nghymru, ond gallai fod cymhlethdodau o ran y cymhwysedd datganoledig i gynnwys carcharorion yn yr etholfraint.

Byddai'r Bil yn cyflwyno cymhwysedd i Swyddogion Cofrestru Etholiadol gofrestru pobl yn awtomatig os oeddent yn fodlon bod y wybodaeth a oedd ganddynt amdanynt yn ddibynadwy.

Byddai'r Bil yn galluogi is-ddeddfwriaeth er mwyn gallu creu cofrestr electronig Cymru gyfan pan fyddai hyn yn bosibl.

Byddai tymhorau etholiadau llywodraeth leol yn symud yn swyddogol i bum mlynedd. Byddai opsiwn i gynghorau unigol ddewis rhwng systemau pleidleisio y Cyntaf i'r Felin a Phleidlais Sengl Drosglwyddadwy ar gyfer etholiadau llywodraeth leol. Byddai angen pleidlais gyda mwyafrif o ddwy ran o dair yn y Cyngor i newid y system a byddai angen iddo aros am ddau dymor.

Byddai'r Bil yn cynnwys darpariaeth ar gyfer cynlluniau peilot mewn isetholiadau neu etholiadau cyffredin, er nad oedd y rhain yn debygol o gael eu hannog rhwng nawr a 2022.

Roedd disgwyl i'r Bil hefyd gynnwys cael gwared ar y gofyniad i ymgeiswyr gynnwys eu cyfeiriad cartref mewn unrhyw hysbysiadau a gyhoeddir neu ar y papur pleidleisio; gwahardd Aelodau Cynulliad rhag  gwasanaethu fel cynghorwyr hefyd, cyflwyno anerchiadau etholiadol arlein, gofyniad i ddatgelu cysylltiad â phlaid, caniatáu i staff y cyngor sefyll etholiad ar gyfer eu cyngor eu hunain (ar yr amod eu bod yn ymddiswyddo cyn cymryd eu sedd) a dod â'r ffi bersonol ar gyfer Swyddogion Canlyniadau yn etholiadau'r Cynulliad ac etholiadau lleol i ben.

Dywedodd RT y disgwylir i etholiad cyffredinol Senedd y Deyrnas Unedig nesaf gael ei gynnal ar yr un diwrnod a'r etholiadau llywodraeth leol nesaf.

Gofynnodd a oedd Llywodraeth Cymru wedi ystyried hyn.

Dywedodd FC fod Gweinidogion Cymru yn gallu newid blwyddyn etholiad ar hyn o bryd ond roedd darpariaeth yn cael ei chynllunio i'r Bil alluogi Gweinidogion i newid dyddiad yr etholiad.

Gofynnodd RT am y cynnig i gynnwys dyletswyddau'r Swyddog Canlyniadau yn rôl Prif Weithredwr yr awdurdod lleol.

Dywedodd FC y disgwylir i'r Bil gynnwys darpariaeth i gynnwys Prif Weithredwr statudol yn lle Pennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig statudol presennol a swyddogaethau'r Prif Weithredwr fel Swyddog Canlyniadau ar gyfer etholiadau lleol ac etholiadau'r Cynulliad. Byddai hefyd yn bosibl i'r awdurdod lleol benodi rolau Swyddog Canlyniadau a Swyddog
Cofrestru etholiadol ar wahân.

Dywedodd AB y gallai tynnu ffi'r Swyddog Canlyniadau arwain at ostyngiad mewn cefnogaeth gan y Swyddog Canlyniadau a'r Swyddog Canlyniadau yn gweithredu fel rhithlywydd.

Ychwanegodd GM y gallai fod problem gyda rôl annibynnol y Swyddog Canlyniadau oherwydd yna gallai Prif Weithredwyr fod yn destun dylanwad gwleidyddol.

Dywedodd FC y byddai rôl annibynnol y Swyddog Canlyniadau yn cael ei diogelu mewn deddfwriaeth. Yr unig newid fyddai tynnu rhyddid yr awdurdod lleol o ran pwy y byddant yn penodi fel Swyddog Canlyniadau.

Dywedodd RG fod rhai aelodau AEA yn poeni am gasglu'r holl adborth o weithdai Llywodraeth Cymru am ddiwygio etholiadol a bod llinell glir i'w dilyn.

Dywedodd FC nad oedd hyn wedi'i sefydlu ar hyn o bryd ond byddai'n cael ei ystyried.

Cam gweithredu: Llywodraeth Cymru i ystyried sefydlu cyfleuster adborth

Gofynnodd AB a oedd Llywodraeth Cymru yn cysylltu â'r cyflenwyr
meddalwedd etholiadol.

Dywedodd FC y cafwyd nifer o gyfarfodydd gyda chyflenwyr meddalwedd etholiadol a CGI sy'n cyflenwi cyfarpar cyfrif yn yr Alban. Roedd y cwmnïau yn hyddysg am y potensial ar gyfer etholfraint estynedig.

O ran cost y diwygiadau etholiadol arfaethedig, dywedodd FC byddai'r Asesiad Effaith Rheoleiddio (RIA) a fyddai'n cyd-fynd â'r Bil yn cynnwys costau a cham craffu gyda chyfle i roi adborth.

Gofynnodd RT am gostau parhaus cynnal a chadw'r gofrestr etholiadol. Er bod Cofrestriad Etholiadol Unigol wedi cael ei gyflwyno, a oedd yn fwy drud na'r system ganfas cartrefi, roedd costau gweithredu a chostau cynnal a chadw parhaus.

Dywedodd FC na fyddai costau rheolaidd cofrestru yn cael eu cynnwys yn y RIA. Dim ond y baich ychwanegol a roddir ar awdurdodau lleol fyddai'n cael eu cynnwys yn y RIA.

Gofynnodd GM am gofrestru ar-lein a ph'un a fyddai hyn yn cael ei effeithio gan y diwygio etholiadol arfaethedig.

Dywedodd FC y byddai Swyddfa'r Cabinet yn cynnal rheolaeth o'r porth cofrestru ar-lein.

Roedd problem o ran a fyddai pobl sydd wedi'u cofrestru'n awtomatig yng Nghymru yn gallu pleidleisio yn etholiadau'r DU. Y bwriad oedd y gofynnir i unrhyw un a gafodd ei ychwanegu at y gofrestr etholiadol gan Swyddog Cofrestru Etholiadol, ar sail gwybodaeth roedd yn ei hystyried yn ddibynadwy, gadarnhau ei fanylion. Os nad oedd ymateb, penderfyniad y Swyddog Cofrestru Etholiadol fyddai ei gynnwys ar y gofrestr ai peidio.

Dywedodd AI yn yr Alban fod pobl ifanc 15 ac 16 oed yn cael eu hychwanegu at gofrestr Etholiad Cyffredinol Senedd y Deyrnas Unedig pan fyddant yn gymwys.

Dywedodd RG fod Cofrestriad Etholiadol Unigol yn rhoi'r baich ar yr unigolyn. Roedd cofrestru awtomatig yn rhoi'r baich hwn yn ôl i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol. Roedd gwrthdaro mewn egwyddorion a byddai dau ddull gwahanol ar gyfer etholiadau gwahanol.

Awgrymodd RT fod angen i Lywodraeth Cymru ymgysylltu â Swyddogion Canlyniadau am y diwygiadau etholiadol arfaethedig am nad oeddent wedi cael eu cynnwys yn y gweithdai a gynhelir hyd yma.

Dywedodd CU fod y Comisiwn wedi cyhoeddi adroddiad ar gofrestru etholiadau yn Etholiad Cyffredinol Senedd y Deyrnas Unedig ym mis Mehefin 2017 ac wedi nodi nifer o ffyrdd i wella a moderneiddio'r system  gofrestru etholiadol yn y DU. Roedd grŵp prosiect wedi cael ei sefydlu i nodi diwygiadau y gellid eu cyflwyno gan gynnwys:

• defnydd gwell o'r data gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol i nodi etholwyr newydd neu newidiadau posibl i gofnodion presennol
• cofrestru etholiadol awtomatig
• integreiddio cofrestru etholiadol mewn gwasanaethau cyhoedduseraill
• ffyrdd posibl o ganfod ac atal ceisiadau dyblyg
• cofrestru ar y diwrnod pleidleisio

Byddai'r grŵp prosiect yn ystyried p'un a ellid cyflawni'r diwygiadau hyn a beth fyddai'r gost. Roeddent hefyd yn ystyried yr egwyddorion a ddylai arwain moderneiddio, a'r manteision a'r anfanteision sy'n gysylltiedig â gweithredu unigol yn erbyn gweithredu gwladwriaethol, Cofrestriad Etholiadol Unigol yn erbyn cofrestru awtomatig, cofrestru cenedlaethol cydgysylltiedig yn erbyn prosesau digyswllt a gwahanol ym mhob awdurdod lleol.

Byddai'r grŵp hefyd yn edrych ar y ffyrdd mwyaf effeithlon o gyflawni, gan gynnwys gwerth am arian, p'un a fyddai dull wedi'i dargedu yn well a risgiau digidol.

Roedd y Comisiwn yn archwilio pa ddata cenedlaethol a lleol oedd ar gael ac roedd eisoes wedi cynnal cyfarfodydd â DVLA, CThEM, EONI a bydd yn siarad â'r Swyddfa Pasbort, yr Adran Addysg, DWP, SYG a sefydliadau eraill amrywiol a oedd â data defnyddiol o bosibl.

Awgrymodd RG y byddai'r canfyddiadau hyn yn helpu Swyddfa'r Cabinet yn ei gwaith diwygio cofrestru etholiadol.

Esboniodd CH fod y Comisiwn wrthi'n adolygu ei gynllun arsylwyr sydd wedi bod yn rhedeg am 10 mlynedd. Rhoddodd y Ddeddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda ddyletswydd statudol i achredu unigolion a sefydliadau i fod yn arsylwyr a diddymu neu wrthod achrediadau mewn amgylchiadau cyfyngedig.

Roedd y cynllun ar waith yn bennaf i sicrhau tryloywder a gwella hyder yn y system drwy agor y broses i'r cyhoedd ac arsylwyr rhyngwladol.

Roedd yr adolygiad wedi ystyried nifer o gynlluniau arsylwyr mewn gwledydd eraill a safonau arsylwi rhyngwladol. Roedd system y DU yn gweithredu'n dda ac yn agored i bawb. Roedd rhai gwledydd yn caniatáu arsylwi cyhoeddus lle y gallech droi i fyny ac arsylwi, roedd eraill drwy wahoddiad yn unig. Roedd y broses ar gyfer gwneud cais yn y DU yn syml hefyd.

Roedd y grŵp prosiect hefyd wedi ystyried beth nad oedd yn gweithio cystal gyda'r cynllun presennol. Nid oedd unrhyw ddiben a nodwyd yn glir na phroses i arsylwyr roi adborth yn dilyn eu harsylwadau. Roedd nifer yr arsylwyr wedi cynyddu dros y 10 mlynedd diwethaf ac roedd risg ychydig yn uwch o darfu gan arsylwyr. Nid oedd llawer o arsylwyr yn gwybod beth
oeddent yn ei wneud ac nid oeddent yn llwyr ymwybodol o'r prosesau a'r disgwyliadau ohonynt. Nid oedd y rheini a oedd yn cynnal etholiadau yn gwybod pa unigolion fyddai'n dod i'w sesiynau a'r gorsafoedd pleidleisio.

Roedd y grŵp wedi nodi pedair egwyddor allweddol i ategu'r cynllun diwygiedig: tryloywder, hygyrchedd, didueddrwydd a diogelwch.

Dywedodd AB yn y ddau etholiad y llynedd fod yr heddlu am gael enwau pawb a oedd yn dod i'r cyfrif fel y gall roi'r enwau drwy ei system.

Gofynnodd a oedd dyddiad cau ar gyfer ceisiadau a ph'un a oedd arsylwyr yn gwybod y rhoddir eu manylion i'r heddlu.

Dywedodd CH fod dyddiad cau tua 10 diwrnod cyn y diwrnod pleidleisio.

Roedd rhestr o'r holl arsylwyr a sefydliadau ar wefan y Comisiwn er nad oedd yn dweud pa arsylwyr oedd yn bwriadu arsylwi. Roedd hyn yn cael ei ystyried fel rhan o'r adolygiad.

Ychwanegodd AI fod cydbwysedd anodd rhwng hygyrchedd a diogelwch.

Roedd Nodyn Preifatrwydd y Comisiwn ar gyfer GDPR yn nodi y gallai manylion arsylwyr gael eu rhannu â'r heddlu.

Gofynnodd RG sut y byddai adborth gan arsylwyr yn cael ei ddefnyddio a ph'un a fyddai'n cael ei gyhoeddi neu a oedd at ddefnydd mewnol yn unig.

Gallai'r adborth hwn fod yn ddefnyddiol ar gyfer gwerthusiadau gwersi a ddysgwyd.

Dywedodd AI y byddai'r cyfleuster adborth yn dryloyw ac y caiff adborth perthnasol ei rannu â Swyddogion Canlyniadau.

Dywedodd AB nad oedd pobl sydd â diddordeb yn gwybod fod y cynllun yn bodoli. Dylid rhoi gwybod i brifysgolion a sefydliadau sy'n ymwneud â gwleidyddiaeth am y cynllun.

Dywedodd CH fod nifer gynyddol o ysgolion a disgyblion chweched dosbarth wedi cymryd rhan. Rôl y comisiwn oedd gweinyddu'r cynllun ac achredu arsylwyr. Gallai'r Comisiwn ystyried meithrin cydberthnasau i ddangos tryloywder. Byddai'r ymgynghoriad yn cau ar ddiwedd mis Hydref.

Cynhaliwyd bord gron cangen AEA Cymru ar 14 Mai gyda Phrif Weithredwr a Dirprwy newydd AEA, Peter Stanyon a Laura Lock. Roedd aelodaeth y gangen yng Nghymru yn fach, heb fawr ddim arian o gymharu â changhennau eraill. Roedd cais i ystyried hyn ac am gymorth ychwanegol yn ystod yr agenda diwygio etholiadol i ddod.

Roedd yr aelodau wedi mynychu gweithdai Llywodraeth Cymru ac wedi ymateb i'r ymgynghoriadau diwygio etholiadol. Cyflwynwyd ymateb rhannol i'r ymgynghoriad ar y Papur Gwyrdd.

Nid oedd AEA wedi llunio adroddiad yn dilyn yr etholiadau lleol ym mis Mai 2018 yn Lloegr ond yn hytrach roedd wedi ysgrifennu at y Gweinidog Chloe Smith AS i ailategu argymhellion o adroddiadau etholiadau blaenorol.

Roedd CU wedi mynychu gweithdai a chyfarfodydd Llywodraeth Cymru ar ddiwygio etholiadol ac roedd y Comisiwn wedi ymateb i ymgynghoriad Llywodraeth Cymru ar Gryfhau Llywodraeth Leol gydag argymhellion.

Roedd y canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol wedi cael eu diweddaru i gynnwys canllawiau ar GDPR.

Byddai'r Comisiwn yn cyhoeddi adroddiad ar werthusiadau'r cynllun peilot canfas. Byddai'r adroddiad yn nodi fod y canfas blynyddol yn adnodd pwysig o hyd ond nad oedd y system bresennol yn gynaliadwy. Roedd yn gostus ac yn aneffeithlon ac roedd potensial i wneud newidiadau a fyddai'n gwella effeithiolrwydd a chost.

Roedd y Comisiwn wrthi'n gweithio drwy ymchwil i farn y cyhoedd a byddai'n cyhoeddi ei adroddiad ar gynlluniau peilot prawf adnabod pleidleiswyr Mai 2017 cyn toriad yr haf. Roedd Swyddfa'r Cabinet yn bwriadu goruchwylio set bellach o gynlluniau peilot yn 2019.

Caiff sampl seiliedig ar risg o Swyddogion Cofrestru Etholiadol eu dewis ar gyfer monitro o dan y fframwaith safonau perfformiad ar gyfer canfas eleni. Caiff y rheini sydd yn y sampl eu hysbysu ym mis Gorffennaf.

Esboniodd LW y cynhaliwyd cyfarfod diweddaraf BCEC ym mis Mai.

Roedd y Swyddog Canlyniadau Rhanbarthol ar gyfer Canolbarth a Gorllewin Cymru, Mark James, wedi rhoi'r newyddion diweddaraf am gynllun mentora a sefydlu Swyddogion Canlyniadau / Swyddogion Cofrestru Etholiadol. Roedd pum Swyddog Canlyniadau / Swyddog
Cofrestru Etholiadol newydd wedi dechrau ers i'r cynllun gael ei lansio ym  mis Mawrth 2018.

Roedd mentor gan dri ohonynt eisoes, ac roedd Y Comisiwn Etholiadol wedi cwrdd ag un i drafod canllawiau'r Comisiwn a'r cymorth sydd ar gael. Roedd BCEC yn ystyried ymestyn y cynllun hwn i'r Rheolwyr Gwasanaethau Etholiadol flwyddyn nesaf.

Lansiodd y Grŵp Cynghori ar Ddeddfwriaeth Gymraeg (WLLAG) y Rhestr Termau Etholiadol yn y cyfarfod. Roedd Y Comisiwn Etholiadol, ar y cyd ag eraill, wedi creu cronfa ddata o dermau etholiadol a fydd yn adnodd defnyddiol i sicrhau cysondeb ledled Cymru gan leihau achosion o
ddyblygu gwaith. Byddai WLLAG yn edrych ar ffurflenni pleidleiswyr nesaf, gan weithio gyda Swyddfa'r Cabinet.

Roedd BCEC wedi llunio arolwg hunan-asesu dilyniant a chapasiti y byddai pob Rheolwr Gwasanaeth Etholiadol yn cael ei annog i'w gwblhau.

Gallai hyn nodi anghenion hyfforddiant y gellid gofyn i AEA eu darparu.

Roedd y Llywydd, Elin Jones AC, wedi cael ei gwahodd i'r cyfarfod nesaf a oedd yn debygol o ganolbwyntio ar y diwygio etholiadol arfaethedig yng Nghymru.

Roedd canllawiau newydd wedi cael eu cyflwyno gan y Post Brenhinol ynglŷn â fformat a chynllun cardiau pleidleisio os hoffai cwsmeriaid ddefnyddio Mailmark. Roedd cynllun y cerdyn pleidleisio yn Saesneg yn unig ac nid oes templed dwyieithog ar gael. Gallai hyn gynyddu cost
postio cardiau pleidleisio yn sylweddol.

Awgrymodd RT y gallai WLLAG ymchwilio i hyn ymhellach.

Cam gweithredu: Y Grŵp Cynghori ar Ddeddfwriaeth Gymraeg i ystyried canllawiau Mailmark y Post Brenhinol ac adrodd yn ôl i'r Post Brenhinol a Swyddfa'r Cabinet

Esboniodd AB ei bod yn aros am gynigion drafft ar ffiniau awdurdodau lleol gan Gomisiwn Ffiniau a Democratiaeth Leol Cymru. Ni fyddai'r ymgynghoriad olaf yn cael ei gynnal tan haf 2019 ond disgwylir i adolygiadau o ddosbarthiadau pleidleisio ddechrau ym mis Hydref 2018.
9.2 Awgrymodd AI y gallai'r Comisiwn ddarparu canllawiau ychwanegol ar hyn.

Cam gweithredu: Y Comisiwn Etholiadol i ystyried darparu canllawiau ar gynnal adolygiadau o ddosbarthiadau pleidleisio yn ystod adolygiadau ffiniau

Awgrymwyd gwahodd Llywodraeth Cymru i holl gyfarfodydd GYEC yn ystod y rhaglen diwygio etholiadol a gwahodd swyddog allgymorth ar ran y Senedd Ieuenctid i gyfarfod yn y dyfodol.

Cam gweithredu: Gwahodd Llywodraeth Cymru i fynychu pob cyfarfod GYEC yn ystod y rhaglen diwygio etholiadol

Cam gweithredu: Gwahodd Swyddog Allgymorth o'r Senedd Ieuenctid i gyfarfod yn y dyfodol

Dywedodd RT fod y Comisiwn yn cynnal cyfres o seminarau ar ddemocratiaeth yng Nghymru. Cynhaliwyd y seminar gyntaf ym mis Chwefror, gydag Ysgrifennydd y Cabinet dros Lywodraeth Leol a Gwasanaethau Cyhoeddus, Alun Davies AC, yn siarad am ddiwygio etholiadol ym maes llywodraeth leol. Cynhelir y seminar nesaf yn ystod wythnos yr Eisteddfod gyda'r Comisiynydd Elan Closs Stephens, y Llywydd Elin Jones AC a phanel o bobl ifanc i drafod pleidleisio yn 16
oed. Anfonir gwahoddiad at bob aelod o GYEC er mwyn helpu i hyrwyddo'r digwyddiad.

Cam gweithredu: Anfon gwahoddiad i seminar yr Eisteddfod at gadeiryddion rhanbarthol i hyrwyddo'r digwyddiad

Ym mis Tachwedd bydd seminar yng ngogledd Cymru i drafod amrywiaeth a chyfranogiad menywod mewn gwleidyddiaeth yng Nghymru yn ystod blwyddyn canmlwyddiant y bleidlais i fenywod. Bydd panel o Aelodau Cynulliad benywaidd yn trafod cynigion Comisiwn y Cynulliad i
gyflwyno cwotâu rhywedd a rhannu swyddi i Aelodau Cynulliad.