Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mawrth 26 Tachwedd 2024

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. Roedd y Comisiynwyr Sue Bruce a Carole Mills wedi anfon ymddiheuriadau.  

Croesawodd y Bwrdd Chris Pleass, Cyfarwyddwr Corfforaethol. Ymunodd Chris â’r sefydliad ar 11 Tachwedd 2024 ac roedd wedi arsylwi cyfarfodydd y Bwrdd ar 17 Medi a 15 Hydref cyn ymuno.

Roedd y Cadeirydd wedi datgan buddiant, sef ei fod yn arwain prosiect ar Gymdeithas a Pholisi Digidol ar gyfer Sefydliad Alan Turing (dyddiad cychwyn mis Medi 2024). 

Cyflwynodd y Pennaeth Caffael waith y Tîm Caffael i'r Bwrdd, gan roi trosolwg o'r ymagwedd at gaffael o dan y tîm newydd. Roedd camau sylweddol yn cael eu cymryd i resymoli'r llwybr caffael a mynd i'r afael â bylchau yn y gofrestr contractau. Roedd nifer sylweddol o gontractau mawr wedi'u rhoi ar y gofrestr risg oherwydd diffyg dogfennaeth. Roedd cofrestr contractau ganolog yn cael ei rhoi ar waith.

Roedd adolygiad diagnostig a ffurfioli prosesau, rheolaethau a sicrwydd ar y gweill i sicrhau cofnod archwiliadwy. Y nod oedd cwblhau'r adolygiad caffael erbyn diwedd mis Ionawr a rhoi strategaeth gaffael fasnachol ar waith, gyda gwiriadau ar gyfer gwrthdaro buddiannau, adroddiadau dyfarnu contractau a rhestr wirio ar ôl dyfarnu. Dylid cyfiawnhau gweithredu tendr sengl a dim ond mewn amgylchiadau eithriadol iawn y dylai ddigwydd. Roedd y tîm yn paratoi adroddiadau llawn fel sy’n ofynnol o dan Ddeddf Caffael 2024.  

Byddai adrodd ar gaffael i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn flaenoriaeth wrth symud ymlaen, i roi sylw llawn i lywodraethu'r system gaffael. Dylid rhannu'r biblinell gontractau a'r gofrestr risg gyda'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg. Dylai o leiaf un plymiad dwfn blynyddol i gaffael gael ei raglennu i agenda'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.

Ar gyfer ymgyrchu ymwybyddiaeth y cyhoedd, roedd y sefydliad yn edrych ar gyfleoedd i ymgysylltu â Gwasanaeth Cyfathrebu'r Llywodraeth. Blaenoriaeth y Swyddog Cyfrifyddu ar hyn o bryd oedd sicrhau bod y system gaffael yn cydymffurfio gyda'r lefelau goddefiant cywir o amgylch y contractau mwyaf.

Trafododd y Bwrdd bwysigrwydd cydnabod y swyddogaeth gaffael arbenigol a'i dîm ag adnoddau priodol. I gefnogi'r Bwrdd a'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg gyda throsolwg, cyfeiriodd y Pennaeth Caffael at Swyddogaeth Fasnachol y Llywodraeth a chysylltiadau posibl â Swyddfa'r Cabinet. Roedd potensial i ymgymryd â dysgu rhwng cymheiriaid yn ddiweddarach yn 2025, er mwyn cael y gorau o brofiad pobl eraill.  

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi'r cyflwyniad i'r Tîm Caffael a'r blaenoriaethau caffael a'r map ffordd sy'n cael eu rhoi yn eu lle. 

 Roedd y Prif Weithredwr wedi cynnal ymweliad defnyddiol â Chomisiwn Etholiadol Awstralia. Roedd meysydd diddordeb a rennir a heriau a rennir mewn systemau etholiadol yn cynnwys cam-drin a bygwth ymgeiswyr etholiadol ac ymgyrchwyr; effaith camwybodaeth/twyllwybodaeth; a chyllid gwleidyddol. O ran cofrestru pleidleiswyr, roedd llawer i'w ddysgu o system Awstralia ynghylch cyflawnrwydd a chywirdeb y setiau data a'r trefniadau moderneiddio. Roedd y Prif Weithredwr yn bwriadu ailgynnull cynhadledd y pedair gwlad yn 2025, gan weithio ar draws Awstralia, Seland Newydd, Canada a’r DU ac o bosibl yn cynnwys Gweriniaeth Iwerddon.

Ymgysylltwyd yn gadarnhaol â Rushanara Ali, y Gweinidog dros Ddemocratiaeth a Phwyllgor y Llefarydd ar gyfer y Comisiwn Etholiadol, sydd bellach wedi'i sefydlu. Roedd paratoadau'n mynd rhagddynt ar gyfer Cynhadledd y Llefarydd ar gam-drin a brawychu ymgeiswyr, gyda thystiolaeth yn cael ei galw.

Cynhaliwyd ymweliad cynhyrchiol â'r Swyddfa Ystadegau Gwladol yng Nghasnewydd i archwilio'r defnydd o  Ddeallusrwydd Artiffisial a systemau data.

O ran cyllidebau a chyllid, roedd Pwyllgor y Llywydd wedi cymeradwyo amlen y Prif Amcangyfrif ar gyfer digwyddiad 2025/26 a chostau craidd, gydag ymgynghoriad ar gostau’r Cynllun Corfforaethol i ddilyn. Roedd Senedd yr Alban hefyd wedi cymeradwyo'r cais.  Roedd prosesau diwedd blwyddyn yn dechrau. Ni fyddai unrhyw gynigion atodol yn cael eu gwneud.

Yn fewnol, roedd adolygiad cyflog staff ar y gweill: roedd polisi wedi'i ddatblygu, ac roedd ymgynghoriad llawn wedi'i lansio. Roedd uwchraddiad TG yn rhedeg yn esmwyth.

Gwnaed cais gan y Comisiynydd i amser gael ei ddyrannu ar yr agenda i'r Bwrdd oruchwylio perfformiad, ac i roi sicrwydd ynghylch aliniad ar draws y gwaith sy'n ymwneud â Seneddau Cymru a’r Alban.  

Adroddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol y rhagwelwyd tanwariant cyflog ar gyfer diwedd y flwyddyn ariannol, yn gysylltiedig â chyflymder recriwtio. Roedd canlyniadau'r arolwg staff a oedd yn dod i'r amlwg yn galonogol ac roedd yr arwyddion yn cyfeirio'n gyffredinol at ymgysylltiad da â staff. Byddai'r tîm corfforaethol yn cynhyrchu adroddiad perfformiad a chyllid cyfunol. Roedd prosesau rheoli risg yn cael eu symleiddio. Roedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol a'r Pennaeth Llywodraethu wedi ymrwymo i wella argaeledd adroddiadau perfformiad ar-lein i'r bwrdd, gyda chyfraniad y Comisiynydd.

Cam i’w gymryd Byddai'r Prif Weithredwr yn egluro'r risg coch a adroddwyd ar lywodraethu gwybodaeth.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi diweddariad y Prif Weithredwr. 

Cyhoeddwyd yr adroddiad ar etholiad cyffredinol Senedd y DU 2024 ac etholiadau mis Mai 2024 ar 13 Tachwedd. Roedd digwyddiad i gyflwyno'r canfyddiadau allweddol wedi'i gynnal yn y Senedd, gyda phresenoldeb da gan gynnwys aelodau o Bwyllgor y Llefarydd ar gyfer y Comisiwn Etholiadol a sylw da yn y cyfryngau.  

Cyflwynwyd y newidiadau arfaethedig i'r Cynllun Grant Datblygiadau Polisi i'r Gweinidog ar 7 Tachwedd, yn dilyn canlyniad yr ymgynghoriad a rannwyd gyda'r Bwrdd ar 5 Tachwedd. Byddai adborth ar weithredu'r argymhelliad yn dilyn. Canmolwyd y tîm Polisi am y gwaith hwn.

Roedd yr angen am addysg effeithiol i bleidleiswyr i gyflwyno pleidleisiau yn 16 oed a phwysigrwydd archwilio ystod o setiau data ar gyfer cofrestru awtomatig wedi'u trafod gyda'r Gweinidog dros Ddemocratiaeth. Roedd gwella cofrestru yn faes ffocws arall.

Roedd gweithio'n agos gyda swyddogion y Llywodraeth a gwaith monitro polisi'r Llywodraeth ar waith i gadw'r Comisiwn yn unol â meddylfryd y Llywodraeth sy'n dod i'r amlwg. Roedd y Llywodraeth eisoes yn deddfu i ychwanegu’r cerdyn cyn-filwyr a datrys rhai cwestiynau rhestr dechnegol ID pleidleisiwr cyn etholiadau mis Mai 2025 yn Lloegr.

Gofynnwyd am gyfarfod ag Ysgrifennydd Gwladol Gogledd Iwerddon i drafod materion yn ymwneud â Gogledd Iwerddon.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi derbyniad cyhoeddi'r adroddiad etholiad; cynnydd ar y Cynllun Grant Datblygiadau Polisi; a meddylfryd y Llywodraeth sy'n dod i'r amlwg. 

Trafododd y Bwrdd y gwaith sy'n mynd rhagddo i ddatblygu Cynllun Corfforaethol 2025-30. Byddai barn Pwyllgor y Llefarydd ar y Comisiwn Etholiadol a rhanddeiliaid allweddol, y Senedd a Senedd yr Alban yn cael eu hystyried. Byddai cynigion sy’n dod i’r amlwg yn y Bil Diwygio Etholiadol a drefnwyd yn betrus ar gyfer Tachwedd 2025 yn cael eu hadlewyrchu. Byddai cyflawniad y Comisiwn o fusnes craidd, a pharatoadau ar gyfer etholiadau mis Mai 2025 ac etholiadau yng Nghymru a'r Alban yn 2026 yn cael eu hintegreiddio.  

Roedd naratif yn cael ei baratoi i ddisgrifio cyd-destun ehangach y ffactorau ehangach sy'n effeithio ar y system etholiadol a drafodwyd yn gynharach yn y cyfarfod. Roedd bygythiadau i uniondeb democratiaeth yn cael eu trafod gyda phartneriaid. Ategwyd gwaith ym myd addysg gan egwyddor o ddidueddrwydd, a gweithio mewn partneriaeth â thrydydd partïon a brofwyd drwy ddiwydrwydd dyladwy.

Cynigiwyd ehangu gwaith ymgysylltu â phleidleiswyr gyda grwpiau wedi’u tan-gynrychioli, gyda'r Comisiwn yn arwain ar ddatblygu sylfaen dystiolaeth a chynnull ar draws y sector. Roedd hyn wedi'i ddangos mewn gwaith diweddar ym myd addysg. Roedd dysgu sy’n seiliedig ar le wedi elwa o brofiad y Comisiwn yng Nghymru, yr Alban a Gogledd Iwerddon.  

Canfuwyd nad oedd unrhyw awydd gan y Llywodraeth i godi a darparu adnoddau ar gyfer y darganfyddwr gorsaf bleidleisio.

Trafododd y Bwrdd rôl y Comisiwn wrth hyrwyddo pleidleisio ac esbonio'r ffactorau sy'n sail i'r rhwystrau i bleidleisio a diogelu'r seilwaith sy'n hanfodol i'r system etholiadol rhag bygythiadau. Byddai'r naratif yn nodi hyn yn glir.

Mewn ymateb i gwestiynau'r Comisiynydd, sefydlwyd bod profion straen ar brosiectau a buddsoddiadau sy’n gysylltiedig â'r Cynllun Corfforaethol yn cael eu cynnal trwy brosesau sicrwydd rhaglenni a phrosiectau.  

Roedd y gyllideb gyffredinol pum mlynedd o hyd yn cael ei pharatoi. Roedd deialog gyda’r Senedd a Senedd yr Alban wedi’i gynllunio ar gyfer Ionawr 2025.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi cynnydd ar y Cynllun Corfforaethol ac y byddai’r tîm yn dod ag iteriadau pellach yn ôl i’r Bwrdd ym mis Ionawr a Chwefror 2025 cyn eu cyflwyno iBwyllgor y Llefarydd ar y Comisiwn Etholiadol ar gyfer gwrandawiad ym mis Mawrth  2025. 

 Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi’r cyfarfodydd i ddilyn: cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg i’w gynnal ar 3 Rhagfyr 2024; cyfarfod y Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant i'w gynnal ar 10 Rhagfyr; a chyfarfod y Pwyllgor Cydnabyddiaeth Ariannol ac Adnoddau Dynol i'w gynnal ar 10 Rhagfyr. 

Derbyniwyd cofnodion cyfarfod y Bwrdd a gynhaliwyd ar 15 Hydref 2024.

Nodwyd statws y camau gweithredu y gofynnwyd amdanynt gan y Bwrdd. Cytunwyd i gau’r cam gweithredu i gynnal dadansoddiad o anghenion dysgu ar gyfer Comisiynwyr gan fod hwn wedi’i gwblhau ym mis Tachwedd 2024.

Nodwyd y blaengynllun ar gyfer cyfarfodydd y Bwrdd yn 2025.

Byddai sesiwn effeithiolrwydd bwrdd yn cael ei chynnal yn syth ar ôl y cyfarfod hwn i gwmpasu canfyddiadau'r arolwg; dadansoddiad o anghenion hyfforddi a sgiliau bwrdd a gwaith dilynol ar gamau datblygu presennol y bwrdd.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi’r adroddiad materion gweithdrefnol a llywodraethu ac yn derbyn cofnodion 15 Hydref 2024.