Polisi Gorfodi

Ein nod yw sicrhau system y gellir ymddiried fwyfwy ynddi a system gynyddol dryloyw o reoleiddio ym maes cyllid gwleidyddol, monitro a sicrhau cydymffurfiaeth, hyrwyddo dealltwriaeth ymhlith y rhai sy'n cael eu rheoleiddio a mynd ar drywydd troseddau neu doriadau posibl mewn perthynas â chyfraith cyllid gwleidyddol.

Er mwyn gwneud hyn rydym yn darparu cymorth rhagweithiol neu adweithiol er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth ac i roi dealltwriaeth glir i'r rhai a gaiff eu rheoleiddio gennym o'u cyfrifoldebau a sut i'w bodloni. Byddwn hefyd yn cymryd camau gorfodi, gan gynnwys defnyddio pwerau ymchwilio a chosbau, ond dim ond pan fyddwn yn fodlon ei bod yn angenrheidiol ac yn gymesur gwneud hynny er mwyn cyflawni ein hamcan corfforaethol

Golyga hyn:

• pan fyddwn yn fodlon y gallwn ddatrys mater a chyflawni ein nod heb gymryd camau gorfodi, byddwn yn gwneud hynny
• pan fyddwn yn cymryd camau gorfodi, byddwn yn gwneud hynny mewn ffordd wrthrychol, diduedd, cyson, effeithiol, cymesur a theg
• byddwn yn ceisio cymryd camau gorfodi cyn gynted â phosibl ac yn effeithlon, a gan roi sylw priodol i'r rhai dan sylw
• byddwn yn ystyried ffeithiau pob sefyllfa
   

Mae rôl y Comisiwn fel rheoleiddiwr yn cynnwys monitro a sicrhau cydymffurfiaeth â'r holl gyfreithiau cyllid gwleidyddol yn PPERA. Fodd bynnag, gallwn ond ymchwilio a rhoi cosbau mewn perthynas â rhai troseddau ac achosion o dorri'r gyfraith yn PPERA. Mae'r troseddau hyn yn rhan o'n cylch gwaith gorfodi, sy'n gulach na'n cylch gwaith rheoleiddio. Mae pob trosedd PPERA yn drosedd o dan gyfraith droseddol a gall yr heddlu ymchwilio iddi.

 Mae cyfundrefn wahanol ar gyfer ymgeiswyr mewn etholiadau o dan Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983. Dim ond yr heddlu gaiff ymchwilio i'r troseddau a nodir yn y gyfundrefn honno. Ni allwn ymchwilio i'r troseddau hyn na rhoi cosbau mewn perthynas â nhw.
Mae gennym drefniadau ar waith gyda'r heddlu ac erlynwyr yng Nghymru a Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon. Pan fyddwn yn dod yn ymwybodol o drosedd bosibl o fewn ein rôl reoleiddiol ond nad yw'n rhan o'n cylch gwaith gorfodi, neu un sydd mor ddifrifol, yn ein barn ni, fel na fydd ein cosbau sifil yn ymateb digonol o bosibl, gallwn roi gwybod i'r heddlu fel y gall ystyried cynnal ymchwiliad. Mater i'r heddlu perthnasol fydd penderfynu a ddylid ymchwilio ai peidio.

Rydym yn gweithio gyda chyrff rheoleiddio eraill ac yn rhannu gwybodaeth â nhw lle y gallwn a'i bod yn briodol gwneud hynny. Gallwn hefyd hysbysu unrhyw awdurdod perthnasol, gan gynnwys yr heddlu, o droseddau posibl rydym yn dod yn ymwybodol ohonynt y tu hwnt i'n cylch gwaith rheoleiddiol os ydym o'r farn ei bod yn briodol gwneud hynny.

Os bydd mater yr ymchwilir iddo yn cynnwys trosedd neu droseddau lle mae gan fwy nag un corff gorfodi ddiddordeb, byddwn yn cydgysylltu â chyrff rheoleiddio eraill neu'r heddlu cyn gynted â phosibl er mwyn osgoi dyblygu gwaith ymchwilio gymaint â phosibl. Bydd ymchwiliadau'r heddlu bob amser yn cael blaenoriaeth dros ein hymchwiliadau sifil.
 

Gallwn gyflwyno hysbysiad datgelu sy'n ei gwneud yn ofynnol i sefydliad neu unigolyn a reoleiddir ddarparu dogfennau a/neu wybodaeth benodol. Mae'n rhaid i'r dogfennau hyn neu'r wybodaeth hon ymwneud ag incwm a gwariant y sefydliad neu'r unigolyn ac mae'n rhaid ein bod yn gofyn amdanynt yn rhesymol er mwyn cyflawni ein swyddogaethau.

Gellir cyflwyno hysbysiad datgelu, er enghraifft, pan fydd angen i ni fod yn sicr o gadarnhau cydymffurfiaeth sefydliad neu unigolyn a reoleiddir o fewn terfyn amser penodol, neu pan fydd materion er budd y cyhoedd yn codi. Gallwn hefyd ddefnyddio'r pŵer hwn pan fydd sefydliad neu unigolyn a reoleiddir wedi methu â chydymffurfio â chais am gydweithrediad gwirfoddol.

Gall deunydd gael ei ddatgelu mewn ffyrdd gwahanol Er cyfleuster i bawb dan sylw, byddwn fel arfer yn gofyn am i'r deunydd gael ei anfon atom er mwyn ei ystyried. Fodd bynnag, o dan rai amgylchiadau, mae'n bosibl y byddwn yn archwilio'r deunydd neu'r wybodaeth a ddarperir i ni ar safle'r sefydliad neu'r unigolyn a reoleiddir. Gall hyn ddigwydd, er enghraifft, am fod angen i ni adolygu systemau storio gwybodaeth ar y safle.

Mae'n drosedd i berson fethu â chydymffurfio â hysbysiad datgelu erbyn y terfyn amser a osodir heb esgus rhesymol. Byddwn yn ystyried ceisiadau am estyniadau i derfynau amser pan fydd sail resymol dros y cais. Mae hefyd yn drosedd ein rhwystro'n fwriadol rhag cyflawni ein swyddogaethau i gyhoeddi'r hysbysiad, neu roi gwybodaeth ffug yn ymwybodol neu'n fyrbwyll mewn cydymffurfiaeth honedig â hysbysiad datgelu.

Os gwrthodir rhoi mynediad i ni weld dogfennau yn afresymol ar ôl cais – gan gynnwys yn ystod archwiliad gwirfoddol o safle – gallwn ofyn i ynad heddwch neu, yn yr Alban, siryf, gyhoeddi gwarant archwilio. Er mwyn cael gwarant, mae'n rhaid ein bod yn gallu dangos pob un o'r canlynol:

• Bod seiliau rhesymol dros gredu bod dogfennau sy'n ymwneud ag incwm a gwariant y sefydliad neu'r unigolyn a reoleiddir ar y safle dan sylw.
• Bod angen i ni archwilio'r dogfennau hyn er mwyn cyflawni ein swyddogaethau (nad ydynt yn swyddogaethau ymchwilio).
• Ein bod wedi gofyn caniatâd i archwilio'r dogfennau ar y safle a'i fod wedi cael ei wrthod yn afresymol.
• Dim ond wrth arfer ein swyddogaethau goruchwylio y gallwn ofyn am warant archwilio, gan fod pwerau ar wahân i geisio gwybodaeth at ddiben ein swyddogaethau ymchwilio.

Mae methiant i gydymffurfio â'r warant, neu ei hatal fel arall neu ddarparu gwybodaeth ffug o dan y warant, yn drosedd. 

Gallwn gyflwyno hysbysiad ymchwilio sy'n ei gwneud yn ofynnol i berson gyflwyno dogfennau neu roi gwybodaeth neu esboniad y mae'n rhesymol gofyn amdani neu amdano at ddiben ein hymchwiliad i drosedd neu doriad a amheuir. Bydd yr hysbysiad ymchwilio yn nodi'r dogfennau, y wybodaeth a'r esboniad sy'n ofynnol, a phryd a ble y bydd yn rhaid eu cyflwyno.

Gallwn gyflwyno hysbysiad ymchwilio i unrhyw berson – unigolyn neu sefydliad – sydd, yn ein barn ni, yn dal dogfennau neu wybodaeth berthnasol. Mae hyn yn cynnwys y person yr ymchwilir iddo neu dyst posibl neu drydydd parti arall.

Gall deunydd gael ei ddatgelu mewn ffyrdd gwahanol Er cyfleuster i bawb dan sylw, byddwn fel arfer yn gofyn am i'r deunydd gael ei anfon atom er mwyn ei ystyried. Fodd bynnag, o dan rai amgylchiadau, mae'n bosibl y byddwn yn archwilio'r deunydd neu'r wybodaeth a ddarperir i ni ar safle'r person.

Mae'n drosedd methu â chydymffurfio â hysbysiad ymchwilio heb esgus rhesymol, neu ein hatal yn fwriadol rhag cyflawni ein swyddogaethau wrth gyflwyno'r hysbysiad. Mae hefyd yn drosedd rhoi gwybodaeth ffug yn ymwybodol neu'n fyrbwyll mewn cydymffurfiaeth honedig â hysbysiad ymchwilio. Bydd unrhyw gosb a geisir oherwydd methiant i gydymffurfio yn dibynnu ar yr amgylchiadau ac unrhyw ffactorau lliniaru.

Os na fydd y sawl sy'n derbyn hysbysiad ymchwilio yn meddu ar y dogfennau na'r wybodaeth a nodir yn yr hysbysiad ymchwilio neu os na fydd ganddo/ganddi fynediad atynt, mae'n rhaid iddo/iddi roi gwybod i ni cyn gynted ag y bo modd.
 

Pan na chydymffurfir â hysbysiad ymchwilio byddwn fel arfer yn ceisio ei orfodi drwy wneud cais i'r Uchel Lys neu, yn yr Alban, Lys y Sesiwn, am orchymyn datgelu. Er mwyn cael gorchymyn datgelu, mae'n rhaid i ni ddangos y canlynol:

• Bod gennym sail resymol dros amau bod person (p'un ai ef/hi yw'r sawl sydd wedi derbyn yr hysbysiad ymchwilio ai peidio) wedi cyflawni trosedd neu doriad o dan PPERA.
• Bod dogfennau, gwybodaeth neu esboniadau nas cyflwynwyd er mwyn cydymffurfio â hysbysiad ymchwilio.
• Ei bod yn rhesymol i ni ofyn am y dogfennau, y wybodaeth neu'r esboniadau hynny er mwyn ymchwilio i'r drosedd neu'r toriad a amheuir a bod y dogfennau, y wybodaeth neu'r esboniadau hynny yn cael eu gwarchod neu eu rheoli gan yr atebydd.

Gallwn gadw dogfennau a ddarparwyd yn unol â gorchymyn datgelu am dri mis, oni fydd camau cyfreithiol wedi dechrau mewn perthynas â throsedd neu os bydd y dogfennau yn berthnasol i gyflwyno hysbysiad cychwynnol gennym sy'n cynnig cosb ariannol. Yn ymarferol, caiff dogfennau eu dychwelyd yn gynt os nad ydynt yn berthnasol i'r ymchwiliad. Os cedwir dogfennau oherwydd achos cyfreithiol yn erbyn person, a bod apêl yn erbyn canlyniadau'r achos cyfreithiol, byddwn yn gwneud pob ymdrech i ddychwelyd y dogfennau cyn gynted ag sy'n ymarferol ar ôl i'r broses apelio ddod i ben. Gallwn wneud copïau neu gofnodion o'r wybodaeth a geir mewn dogfennau a gyflwynwyd i ni.

Mae'n drosedd methu â chydymffurfio â gorchymyn datgelu heb esgus rhesymol. Mae hefyd yn drosedd ein rhwystro, neu roi gwybodaeth ffug yn ymwybodol neu'n fwriadol mewn cydymffurfiaeth honedig â gorchymyn datgelu. Lle bydd hyn yn digwydd gallwn ofyn am i'r achos gael ei erlyn, neu geisio cael y gorchymyn datgelu wedi'i orfodi fel achos o ddirmygu'r llys.
 

Efallai y byddwn yn gofyn i unigolyn ddod am gyfweliad statudol. Mae'n rhaid i'r unigolyn – a all fod yn destun yr ymchwiliad neu'n dyst posibl neu'n drydydd parti arall sy'n dal gwybodaeth berthnasol – ddod i'r cyfweliad statudol ar amser ac mewn lle penodol ac mae'n rhaid iddo ateb unrhyw gwestiwn y credwn yn rhesymol ei fod yn berthnasol i'r ymchwiliad. 

Caiff cyfweliadau statudol eu recordio fel arfer. Gall yr unigolyn ddod â rhywun arall i'r cyfweliad, megis cynrychiolydd cyfreithiol. Fodd bynnag, gallwn wrthod caniatáu i berson penodol ddod gyda'r unigolyn os bydd presenoldeb y person hwnnw yn debygol o beryglu uniondeb yr ymchwiliad. 

Mae'n drosedd methu â chydymffurfio â gofyniad i ddod i gyfweliad statudol, heb esgus rhesymol, neu ateb y cwestiynau sy'n cael eu gofyn yn ystod y cyfweliad statudol. Mae hefyd yn drosedd ein rhwystro rhag cyflawni ein swyddogaethau yn y modd hwn, neu ddarparu gwybodaeth ffug yn ymwybodol neu'n fwriadol mewn cydymffurfiaeth honedig â'r cyfweliad statudol. Bydd unrhyw gosb a geisir oherwydd methiant i gydymffurfio yn dibynnu ar yr amgylchiadau ac unrhyw ffactorau lliniaru. 

Nid yw unrhyw dystiolaeth a geir gan berson o dan y pwerau hyn yn dderbyniadwy mewn achos troseddol yn erbyn y person hwnnw, os caiff ei gyhuddo o drosedd ar ôl hynny.

Mae hysbysiad atal o dan Atodlen 19B o PPERA yn ein galluogi i orchymyn sefydliad neu unigolyn a reoleiddir i beidio â gwneud rhywbeth, neu i roi gorau i wneud rhywbeth, hyd yn oed os nad yw trosedd wedi'i chyflawni eto o bosibl. Dim ond pan fyddwn yn credu'n rhesymol bod y canlynol yn wir y gallwn ddefnyddio hysbysiad atal:

• mae'r gweithgarwch rydym yn ceisio ei atal yn debygol o ymwneud â throsedd neu doriad o dan PPERA; 
• mae'r weithred rydym yn ceisio ei hatal yn amharu ar hyder y cyhoedd yng nghyfundrefn PPERA yn ddifrifol, neu'n peri risg sylweddol o wneud hyn, fel y mae'n ymwneud ag incwm a gwariant pleidiau gwleidyddol cofrestredig ac eraill.

Bydd yr hysbysiad atal yn amlinellu'r camau y mae'n rhaid i'r sawl sy'n ei dderbyn eu cymryd er mwyn cydymffurfio ag ef, yn ogystal â'r seiliau dros ei wneud, yr hyn a fydd yn digwydd os na chydymffurfir ag ef a'r hawl i apelio.

Gall y sawl sy'n derbyn hysbysiad atal gyflwyno apêl i lys sirol neu, yn yr Alban, y siryf yn erbyn y penderfyniad i gyflwyno'r hysbysiad.

Mae'n drosedd methu â chydymffurfio â hysbysiad atal. Bydd unrhyw gosb a geisir oherwydd methiant i gydymffurfio yn dibynnu ar yr amgylchiadau ac unrhyw ffactorau lliniaru.

Dylai'r sawl sy'n derbyn hysbysiad atal wneud cais i ni am dystysgrif gwblhau i gadarnhau ei fod wedi cydymffurfio â'r hysbysiad. Byddwn yn gwneud penderfyniad o fewn 14 diwrnod i dderbyn cais ynghylch a ddylid ei rhoi. Dim ond os ydym yn fodlon bod yr ymgeisydd wedi cydymffurfio â'r hysbysiad atal y byddwn yn rhoi tystysgrif gwblhau. Gall yr ymgeisydd apelio yn erbyn penderfyniad i beidio â rhoi tystysgrif gwblhau o fewn 28 diwrnod i gael ei hysbysu o'n penderfyniad.
 

Un o brif ddibenion PPERA yw sicrhau bod ffynonellau rhoddion yn cael eu rheoli ac atal gwleidyddiaeth yn y DU rhag cael ei hariannu'n anghyfreithlon o dramor. Mae adrannau 54-57 PPERA yn diffinio rhoddwyr ‘a ganiateir’, yn ei gwneud yn ofynnol i dderbynwyr gadarnhau bod pob rhoddwr yn un a ganiateir a dychwelyd unrhyw gyllid nad yw wedi dod gan roddwyr a ganiateir o fewn 30 diwrnod i'w dderbyn. Mae'n drosedd cadw rhodd o'r fath am fwy na 30 diwrnod ar ôl ei derbyn a gall y Comisiwn roi cosbau sifil am hyn. Mae'n amddiffyniad os gall y derbynnydd ddangos y canlynol: 

• ei fod wedi cymryd pob cam rhesymol i gadarnhau bod y rhoddwr yn un a ganiateir; ac, o ganlyniad, 
• ei fod yn credu bod y rhoddwr yn un a ganiateir

Byddwn yn penderfynu a ddylid ymchwilio a rhoi cosbau am y drosedd honno yn unol â'r polisi hwn.

Yn ogystal â'r drosedd bosibl a chosbau posibl, mae PPERA hefyd yn cynnwys darpariaethau ar gyfer ‘fforffediad’ yn adrannau 58-60 sy'n galluogi'r Comisiwn i wneud cais i lys i fforffedu cyllid a gafwyd gan roddwyr nas caniateir.

Felly mae'n rhaid i dderbynwyr ddychwelyd cyllid o fewn 30 diwrnod oni bai eu bod wedi cadarnhau bod y rhoddwr yn un a ganiateir. Os na chaiff y gwiriadau angenrheidiol eu cwblhau o fewn 30 diwrnod, dylid dychwelyd y rhodd. Fel gydag unrhyw agwedd ar ein gwaith rheoleiddio, rydym yn annog cydymffurfiaeth drwy gyhoeddi canllawiau a rhoi cyngor ar gais.

Byddwn yn defnyddio'r dull gweithredu canlynol wrth ymdrin â chyllid a geir gan roddwyr nas caniateir ac a gedwir am fwy na 30 diwrnod:

• Byddwn yn ymchwilio i bob achos o roddion gan roddwyr nas caniateir yn cael eu cadw am fwy na 30 diwrnod – diben hyn yw sicrhau bod gennym yr holl ffeithiau perthnasol cyn gwneud unrhyw benderfyniadau.
• Rydym yn disgwyl i gyllid na chaniateir gael ei ddychwelyd o fewn 30 diwrnod. Os na fydd hyn yn bosibl oherwydd amgylchiadau eithriadol, disgwyliwn i'r cyllid gael ei gadw am gyn lleied o amser â phosibl ar ôl 30 diwrnod, gan leihau unrhyw fudd i'r derbynnydd, ac y bydd y derbynnydd yn rhoi gwybod i'r Comisiwn am unrhyw gyllid yn cael ei gadw cyn gynted ag y bydd yn dod yn ymwybodol ohono.
• Lle bo cyllid wedi'i ddychwelyd, hyd yn oed ar ôl 30 diwrnod, mae'n bosibl y byddwn yn ceisio fforffediad, ond byddwn yn ystyried ffactorau perthnasol wrth wneud ein penderfyniad, megis am ba hyd y cadwyd y rhodd, unrhyw fudd i'r derbynnydd a ph'un a gafodd ei dychwelyd cyn gynted ag y bo modd.
• Os na fydd y cyllid wedi'i ddychwelyd, byddwn yn gwneud cais i'r llys am fforffediad oni bai nad yw'n rhesymol, yn rhesymegol neu'n gymesur gwneud hynny.
• Lle bynnag y bo'n bosibl ac yn briodol, byddwn yn gwahodd y derbynnydd i fforffedu cyllid o'r fath yn wirfoddol cyn gwneud cais i'r llys, er mwyn osgoi amser diangen yn y llys a chostau i bawb dan sylw. 
• Lle nad oedd rhoddwr unigol yn un a ganiateir ond ei fod, neu y gallai fod, wedi bod â hawl i ymddangos ar gofrestr etholiadol ar adeg y rhodd, byddwn yn ystyried y lefel briodol o fforffediad gwirfoddol yn unol â hynny.
• Byddwn yn ystyried a ddylid rhoi cosbau ar wahân. Mewn rhai achosion, mae'n bosibl y byddwn yn ceisio fforffediad heb roi unrhyw gosb, neu i'r gwrthwyneb.
   

Mae asesiadau yn ystyried y materion a'r dystiolaeth i benderfynu p'un a ddylid ymchwilio, neu a ellir ymdrin â mater mewn ffordd arall megis drwy roi canllawiau. 

Gallwn ymchwilio lle mae gennym sail resymol dros amau bod person wedi cyflawni trosedd neu dorri cyfyngiad neu ofyniad o dan PPERA, a lle rydym yn fodlon bod gweithredu er budd y cyhoedd.

Rydym yn edrych ar bob achos posibl o dorri rheolau PPERA er mwyn cadarnhau a ddylid ei asesu. Ni fyddwn yn asesu materion posibl os nad ydynt o fewn ein cylch gwaith rheoleiddiol. Gallwn hefyd benderfynu peidio ag asesu mater:

• Nid yw'n datgelu unrhyw fethiant i gydymffurfio â'r rheolau PPERA
• Os na chaiff ei ategu gan unrhyw dystiolaeth gredadwy
• Yn achos cwyn, os yw'r achwynydd yn gwrthod rhoi manylion am y mater ac unrhyw dystiolaeth ategol yn ysgrifenedig
• Os ydym eisoes wedi'i asesu ac nad oes unrhyw dystiolaeth newydd wedi dod i'r golwg
• Os ydym eisoes wedi cymryd camau gorfodi mewn perthynas â'r mater
• Os nad ydym yn ystyried ei fod er budd y cyhoedd neu'n cyfiawnhau'r defnydd o'n hadnoddau

Gall asesiadau gynnwys y canlynol:

• Adolygu dogfennau a ddarparwyd i ni
• Adolygu dogfennau sydd gennym eisoes
• Gofyn am ragor o wybodaeth neu eglurhad gan achwynydd
• Gwneud ymholiadau cychwynnol ynglŷn â'r sawl sy'n destun yr honiad neu bersonau eraill

Yn achos asesiad a gynhelir ar ôl cael cwyn, byddwn yn hysbysu'r achwynydd o ganlyniad yr asesiad mor gyflym â phosibl – ac o fewn 21 diwrnod calendr – ar ôl i ni gydnabod bod y gŵyn wedi dod i law.

Gall achwynydd ofyn i ni adolygu penderfyniad i beidio ag agor asesiad neu ymchwiliad. Mae'n rhaid i'r cais gael ei wneud o fewn 14 diwrnod ar ôl i'r achwynydd gael ei hysbysu o'r penderfyniad.

Os ydym yn fodlon bod sail resymol dros amau bod trosedd neu doriad wedi digwydd, byddwn yn ystyried p'un a ddylid cynnal ymchwiliad ai peidio. Dim ond os ydym o'r farn bod ymchwiliad i'r drosedd neu'r toriad a amheuir er budd y cyhoedd ac yn cyfiawnhau defnyddio ein hadnoddau yn y modd hwn y byddwn yn dechrau ymchwiliad.

Bydd p'un a yw mater er budd y cyhoedd ac yn cyfiawnhau defnyddio ein hadnoddau yn dibynnu ar nifer o ffactorau. Gall y ffactorau hyn fod yn wahanol a/neu gael eu pwysoli'n wahanol, yn dibynnu ar yr amgylchiadau. Byddwn yn ystyried y ffactorau perthnasol cyn penderfynu a ddylid dechrau ymchwiliad, a gallwn adolygu a yw'r ffactorau'n parhau i fod yn berthnasol yn ystod ymchwiliad. Ceir rhestr nad yw'n hollgynhwysfawr isod:

• Ein nodau a'n hamcanion rheoleiddio a ph'un ai ymchwiliad yw'r ffordd fwyaf priodol o'u cyflawni mewn achosion penodol
• Blaenoriaethau effeithiol ac effeithlon o ran y defnydd o'n hadnoddau 
• Difrifoldeb y drosedd neu'r toriad a amheuir, gan gynnwys maint y niwed a'r niwed posibl a achosir gan y drosedd neu'r toriad
• Pa mor gryf yw'r dystiolaeth
• Amlder neu hyd y drosedd neu'r toriad a amheuir
• Effaith ymchwiliad, gan gynnwys ei effaith ataliol a/neu unrhyw gosb y gellid ei rhoi
• Hanes cydymffurfiaeth y person(au) a all fod wedi cyflawni'r drosedd neu'r toriad a amheuir
• Unrhyw gamau sydd eisoes wedi cael eu cymryd i unioni'r mater
• Amgylchiadau'r unigolion dan sylw sy'n berthnasol
   

Mae faint o amser a gymerir i gwblhau ymchwiliad yn amrywio yn ôl yr achos unigol. Pan fydd llawer iawn o dystiolaeth i'w chasglu a'i hasesu, neu pan fydd y mater yn ymwneud â maes cyfreithiol cymhleth iawn, gall yr ymchwiliad gymryd mwy o amser.

Rydym yn rheoli ymchwiliadau yn wahanol yn dibynnu ar ba mor gymhleth yw'r achos, swm y dystiolaeth sydd dan sylw, neu nifer y toriadau posibl sy'n cael eu hystyried. Byddwn bob amser yn casglu'r holl dystiolaeth berthnasol y gallwn gael gafael arni ac yn ei chofnodi mewn ffordd sy'n sicrhau y gellir ei datgelu'n effeithiol.

Rydym yn cydnabod ei bod yn bwysig cwblhau ymchwiliadau mor fuan â phosibl. Mae hyn er budd y cyhoedd ac er budd cyfiawnder y rhai dan sylw. Byddwn hefyd yn sicrhau y caiff unrhyw achos sy'n agosáu at 12 mis o ran hyd yn cael ei adolygu gan rywun sy'n annibynnol ar yr ymchwiliad, er mwyn penderfynu a yw parhau â'r ymchwiliad er budd y cyhoedd. Fodd bynnag, ein blaenoriaeth bennaf bob amser fydd cynnal ymchwiliad teg a thrylwyr, a bydd hyn yn bwysicach na chynnal ymchwiliad yn gyflym neu ei hyd os bydd y ddau yn gwrthdaro.
 

Fel arfer, byddwn yn hysbysu'r sawl sy'n destun ymchwiliad cyn gynted ag y bydd yr ymchwiliad yn dechrau, oni fyddai hynny'n rhwystro'r ymchwiliad. Byddwn yn rhoi manylion y materion yr ymchwilir iddynt a sicrhau bod y sawl sy'n destun yr ymchwiliad yn cael cyfle i ymateb iddynt.

Er mwyn penderfynu a oes trosedd neu achos o dorri o dan PPERA wedi digwydd, efallai y bydd angen holi unigolion y credwn y gallant roi gwybodaeth berthnasol. Byddwn yn gofyn am ddogfennau, gwybodaeth ac esboniadau ar sail wirfoddol neu drwy ddefnyddio ein pwerau i ymchwilio, fel y bo'n briodol. Mae'n bosibl y byddwn yn gwneud hyn yn ysgrifenedig neu dros y ffôn, neu drwy drefnu cyfweliadau statudol neu wirfoddol, yn dibynnu ar yr amgylchiadau.

Deallwn y gall bod yn rhan o ymchwiliad, boed fel testun neu dyst, fod yn brofiad sy'n peri straen neu bryder hyd yn oed. Byddwn bob amser yn trin pawb sy'n rhan o ymchwiliad â pharch, ac yn ymwybodol o'r effaith y gall yr ymchwiliad ei chael. Byddwn yn gwneud pob ymdrech resymol i gynnal yr ymchwiliad mewn ffordd sy'n lleihau'r effaith ar y rhai dan sylw.

Byddwn yn rhoi amserlen ddisgwyliedig i'r sawl sy'n destun ymchwiliad mewn unrhyw sefyllfa os na fu unrhyw ohebiaeth arall i'r testun am gyfnod o 8 wythnos.

Byddwn yn cynnal ein hymchwiliadau mewn ffordd sy'n cydnabod amrywiaeth ac sy'n cydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb a hawliau dynol

Os byddwn yn datblygu pryderon, neu'n cael gwybod am unrhyw bryderon ynghylch gallu person i gymryd rhan am unrhyw reswm, byddwn yn adolygu'r sefyllfa ac yn ystyried ffyrdd eraill o symud ymlaen. 

Mae tri chanlyniad posibl i ymchwiliad:

• nid oes unrhyw dystiolaeth i benderfynu a yw trosedd neu achos o dorri wedi digwydd, neu mae'r dystiolaeth yn annigonol
• Rydym yn fodlon y tu hwnt i unrhyw amheuaeth resymol fod trosedd neu doriad wedi digwydd
• Rydym yn penderfynu, ar ôl ailystyried y ffactorau ym mharagraff 6.9 uchod, nad yw parhau i ymchwilio i drosedd neu doriad a amheuir er budd y cyhoedd mwyach.

Pan fyddwn yn fodlon y tu hwnt i unrhyw amheuaeth resymol fod trosedd neu doriad wedi digwydd, byddwn yn ystyried pa gamau pellach y dylem eu cymryd. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd hyn yn cynnwys penderfynu a ddylid rhoi cosb. Os yw'n briodol gallwn benderfynu cyfeirio'r mater at yr heddlu neu awdurdod erlyn perthnasol ar y cam hwn.

Mae nifer o droseddau yn PPERA yn cyfeirio at ‘esgus rhesymol’: lle rydym yn fodlon bod esgus rhesymol yn bodoli dros methiant i gydymffurfio â’r gofynion, ni chyflawnir trosedd. Nid yw ‘esgus rhesymol’ wedi’i ddiffinio yn PPERA ond nid yw’n golygu unrhyw esgus. Mae p'un a yw 'esgus rhesymol' yn cael ei wneud mewn unrhyw achos yn dibynnu ar ffeithiau a chyd-destun pob achos. Gellir nodi ble y digwyddodd y methiant i gydymffurfio oherwydd amgylchiadau y tu hwnt i reolaeth y person a allai fod wedi cyflawni'r drosedd, ac na allent, yn rhesymegol, fod wedi eu rhagweld a'u lliniaru.

Gallwn orfodi cosbau sifil ar gyfer y rhan fwyaf o droseddau o dan Atlodlen 19C PPERA, ond nid pob un. Er mwyn penderfynu a gyflawnwyd trosedd neu doriad, mae'n rhaid i ni fod yn fodlon y tu hwnt i unrhyw amheuaeth resymol a dim ond pryd hynny y gallwn roi cosb sifil. Er mwyn dechrau achos llys sifil i fforffedu swm o arian, safon y prawf sy'n gymwys fydd yr hyn sy'n debygol.

Fel arfer, byddwn yn rhoi cosb lle rydym o'r farn ei bod yn briodol gwneud hynny er mwyn cyflawni ein nod a'n hamcanion rheoleiddio, a phan fo'n gymesur ac er budd y cyhoedd i wneud hynny. Gallwn benderfynu peidio â rhoi cosb os na fydd yr amodau hyn wedi'u bodloni. 

Os byddwn yn penderfynu rhoi cosb, byddwn yn ystyried y gosb briodol ac, yn achos cosb ariannol, lefel y gosb honno. Caiff nifer o ffactorau eu hystyried, bydd y ffactorau hynny a'r pwys a roddir i bob un yn dibynnu ar yr amgylchiadau. Yn gyffredinol, byddwn yn rhoi mwy o bwys ar ffactorau sy'n ymwneud â'r drosedd ei hun a sut y digwyddodd, a natur a hanes cydymffurfiaeth y person neu'r sefydliad, nag ar y camau gweithredu a gymerwyd ar ôl y digwyddiad. 

Mae'r ffactorau hyn yn cynnwys y canlynol ond nid ydynt yn gyfyngedig iddynt (cyfeiriwn at berson yn yr ystyr gyfreithiol, gan gynnwys sefydliadau):

• Difrifoldeb y drosedd neu'r toriad
• Y niwed a achosir gan y drosedd neu'r toriad
• Y graddau roedd y drosedd neu'r toriad yn ddiofal, yn fyrbwyll, neu'n fwriadol
• Unrhyw fudd ariannol neu fantais arall i'r person dan sylw o ganlyniad i'r drosedd neu'r toriad
• Amlder neu hyd y drosedd neu'r toriad 
• Hanes cydymffurfiaeth y person dan sylw
• Lefel y cydweithrediad â ni a ddangosir gan y person dan sylw yn ystod yr ymchwiliad
• Unrhyw gyngor llafar wedi'i ddogfennu neu ysgrifenedig blaenorol gennym i'r person dan sylw ynglŷn â gofynion statudol perthnasol
• Unrhyw fwriadoldeb, anonestrwydd, twyll neu gamliwio gan y person dan sylw wrth gyflawni'r drosedd neu'r toriad 
• I ba raddau y deellir y rhesymau dros y drosedd neu'r toriad neu'r canlyniadau
• I ba raddau y derbynnir cyfrifoldeb am y drosedd neu'r toriad neu fel arall
• Camau a gymerwyd i ddileu, lleihau neu unioni'r niwed o ganlyniad i'r drosedd neu'r toriad
• Camau a gymerwyd i'w gwneud yn llai tebygol y byddai'r drosedd neu'r toriad yn digwydd eto
• A roddwyd gwybod am y mater yn wirfoddol gan y person dan sylw
• A gydymffurfiwyd ag unrhyw ymgymeriadau gorfodi y cytunwyd arnynt â ni
• Tystiolaeth wedi'i chadarnhau bod salwch wedi effeithio ar y camau a gymerwyd gan y person
   

Rydym yn trin y broses o roi cosb yn gyfrinachol, yn yr un ffordd rydym yn trin ymchwiliad. Ni fyddwn yn cyhoeddi gwybodaeth am y broses wrth iddi fynd rhagddi. Os byddwn yn ceisio rhoi cosb neu gyflwyno hysbysiad cydymffurfiaeth neu adfer, byddwn yn dilyn y broses hon:

• Cyflwyno hysbysiad yn cynnig y gosb
• Caniatáu cyfnod o amser ar gyfer sylwadau neu wrthwynebiadau ysgrifenedig gan y person dan sylw (dim ond y sawl y cyflwynir yr hysbysiad iddo sydd â'r hawl i wneud sylwadau, er y gallwn ystyried sylwadau gan bobl eraill lle bo'n briodol)
• Ystyried unrhyw sylwadau neu wrthwynebiadau
• Naill ai gau'r mater neu gyflwyno hysbysiad yn rhoi cosb (naill ai'r gosb a gynigiwyd yn wreiddiol, neu gosb ddiwygiedig)

Bydd yr hysbysiad sy'n cynnig cosb bob amser yn cynnwys manylion y gosb arfaethedig a'r rhesymau drosti, yn ogystal â sut y gellir cyflwyno sylwadau ysgrifenedig neu wrthwynebiadau a'r terfyn amser ar gyfer gwneud hynny. Byddwn yn darparu'r dystiolaeth y dibynnwyd arni (oni bai ein bod yn gwybod ei bod eisoes gan y derbynnydd) i wneud ein penderfyniad er mwyn helpu'r derbynnydd i wneud sylwadau. Byddwn hefyd yn esbonio'r sail dros y math o gosb a lefel unrhyw gosb a gynigir. Gall mathau penodol o hysbysiad gynnwys gwybodaeth ychwanegol, a esbonnir yn yr adran nesaf.

Wrth gyflwyno sylwadau neu wrthwynebiadau, gall y derbynwyr gyflwyno unrhyw wybodaeth sy'n berthnasol, yn eu barn nhw. Yn benodol, os nad ydynt eisoes wedi gwneud hynny, efallai y byddant am gyflwyno unrhyw amddiffyniad i'r drosedd neu'r toriad. Gallant hefyd wneud sylwadau ar ein rhesymau arfaethedig dros gosb, neu'r ffactorau rydym wedi'u hystyried wrth benderfynu ar y math o gosb a maint y gosb.

Yn olaf, ac ar wahân i'r ffactorau hynny, efallai y bydd y person dan sylw am wneud sylwadau ar ei allu i dalu cosb ariannol a/neu'r gost iddo sy'n gysylltiedig ag unrhyw ofyniad anariannol y gellid ei osod. Gallwn ystyried telerau talu lle byddwn yn fodlon y bydd lefel y ddirwy yn rhoi baich sylweddol iawn ar y sefydliad neu'r unigolyn. Fodd bynnag, ni fydd hwn yn un o'r ffactorau a ystyrir mewn perthynas â lefel y gosb.

Lle y bo modd, dylid cyflwyno tystiolaeth ategol wrth gyflwyno sylwadau neu wrthwynebiadau. O dan amgylchiadau eithriadol, byddwn yn ystyried sylwadau a fydd yn dod i law ar ôl y terfyn amser cyfreithiol ar eu cyfer. Fodd bynnag, nid oes gennym unrhyw bŵer cyfreithiol i ymestyn y terfyn amser hwn.

Caiff unrhyw sylwadau neu wrthwynebiadau eu hystyried gan un o uwch-swyddogion y Comisiwn nad oedd yn rhan o'r broses o wneud y penderfyniad i gyflwyno'r hysbysiad yn cynnig cosb. P'un a gyflwynwyd sylwadau ai peidio, bydd y swyddog yn defnyddio'r un fframwaith gwneud penderfyniadau. Mae hyn yn cynnwys adolygu'r achos er mwyn penderfynu a ydym yn dal i fod yn fodlon bod trosedd wedi digwydd ac, os felly, fod y gosb arfaethedig yn rhesymol ac yn briodol.

Os nad ydym yn fodlon mwyach, o ganlyniad i hynny, fod trosedd neu doriad wedi digwydd, byddwn yn dod â'r mater i ben. Fel arall, bydd yr uwch-swyddog yn penderfynu a ddylid cyflwyno hysbysiad yn rhoi cosb, sydd naill ai'n adlewyrchu'r penderfyniad cychwynnol neu'n ei amrywio.

Bydd yr hysbysiad sy'n cynnig y gosb yn cynnwys:

• Y sail dros y cynnig i roi'r gosb ariannol benodedig
• Yr hawl i wneud sylwadau a gwrthwynebiadau
• Yr amgylchiadau pan na chaiff y Comisiwn roi'r gosb ariannol benodedig
• Y cyfnod pan ellir cyflawni rhwymedigaeth am y gosb ariannol benodedig
• Y cyfnod pan ellir gwneud sylwadau a gwrthwynebiadau

Yn ogystal â'r wybodaeth uchod, bydd yr hysbysiad o gynnig hefyd yn esbonio y gall y derbynnydd gyflawni'r gosb drwy dalu swm y gosb arfaethedig o fewn 14 diwrnod i dderbyn yr hysbysiad o gynnig, a bydd y mater yn dod i ben ar y cam hwnnw. Bydd hefyd yn nodi'r amgylchiadau lle na allwn roi'r gosb.

Os na fydd y derbynnydd yn gwneud taliad o fewn 14 diwrnod i dderbyn yr hysbysiad o gynnig, yna pan fydd y terfyn amser ar gyfer cyflwyno sylwadau wedi mynd heibio a phan fydd unrhyw sylwadau wedi cael eu hystyried, byddwn yn penderfynu a ddylid cyflwyno hysbysiad yn rhoi'r gosb. Ni ellir amrywio cosb ariannol benodedig ar ôl i'r hysbysiad o gynnig cosb gael ei gyflwyno. Dim ond ei thynnu'n ôl neu ei rhoi y gellir ei wneud.
 

Bydd yr hysbysiad yn rhoi'r gosb yn cynnwys y wybodaeth ganlynol:

• Y seiliau dros roi'r gosb
• Sut i dalu
• Sut i apelio yn erbyn y penderfyniad i gyflwyno'r Hysbysiad Terfynol
• Y terfyn amser ar gyfer unrhyw apêl 
• Y terfyn amser ar gyfer talu (28 diwrnod ar ôl dyddiad yr Hysbysiad Terfynol)
• Y terfyn amser a maint y taliadau a godir am dalu'n hwyr
• Yr amgylchiadau lle y gallwn gymryd camau cyfreithiol sifil i adennill y ddyled os na chaiff y gosb ei thalu

Os nad yw cosb ariannol benodedig wedi cael ei thalu o fewn 28 diwrnod i gyflwyno'r hysbysiad terfynol, caiff tâl o £50 am dalu'n hwyr ei ychwanegu. Os nad yw'r gosb na'r tâl am dalu'n hwyr wedi cael eu talu o fewn 56 diwrnod i ddyddiad yr hysbysiad terfynol, bydd y tâl am dalu'n hwyr yn cynyddu i £100.

Gall y sawl sy'n derbyn hysbysiad apelio i lys sirol neu, yn yr Alban, y siryf yn erbyn y penderfyniad i roi cosb ariannol sefydlog. Mae'n rhaid i unrhyw apêl gael ei chyflwyno o fewn 28 diwrnod ar ôl i'r hysbysiad yn rhoi cosb gael ei gyflwyno.

Os byddwn wedi cyflwyno hysbysiad o gosb ariannol benodedig i berson, ni ellir dechrau achos troseddol ar gyfer y drosedd nes bod y cyfnod o 14 diwrnod i gyflawni'r rhwymedigaeth wedi dod i ben. Os cyflawnwyd y rhwymedigaeth, ni ellir euogfarnu unigolyn am y drosedd honno. Unwaith y byddwn wedi cyflwyno hysbysiad yn rhoi'r gosb, ni all y person ar unrhyw adeg gael ei euogfarnu am y drosedd a arweiniodd at y gosb.