Datblygu dangosyddion perfformiad allweddol

Overview

Lluniwyd y canllawiau hyn i gefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau wrth ddefnyddio'r safonau perfformiad i'w helpu i ddatblygu dangosyddion perfformiad allweddol i fesur effaith eu gweithgareddau ac i'w cefnogi wrth bennu targedau a chreu llinell sylfaen ar gyfer eu perfformiad. 

Mae'r canllawiau yn ymdrin â'r canlynol: 

  • Pam datblygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol?
  • Sut i ddatblygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol 

Pam datblygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol?

Mae Dangosydd Perfformiad Allweddol yn fesur meintiol y gellir ei ddefnyddio i ddangos perfformiad yn erbyn amcanion a blaenoriaethau allweddol. 

Mae Dangosyddion Perfformiad Allweddol yn bwysig am sawl rheswm: 

  • Gallant ddangos cynnydd tuag at nodau a thargedau
  • Gallant helpu i nodi cyfleoedd i wella
  • Gallant gefnogi atebolrwydd i randdeiliaid drwy sicrhau y gellir cyflwyno adroddiadau ar berfformiad 

Nodweddion Dangosydd Perfformiad Allweddol da 

Bydd Dangosyddion Perfformiad Allweddol a ddatblygwyd yn dda yn helpu'r Swyddog Cofrestru Etholiadol a'i dîm i ddangos pa wahaniaeth y mae eu gwaith yn ei wneud, sydd yn ei dro yn dangos perfformiad yn erbyn y canlyniadau a nodwyd yn y safonau perfformiad. 

Gan ddefnyddio'r dull 'CAMPUS', dylai Dangosydd Perfformiad Allweddol gynnwys y nodweddion canlynol: 

Cyflawnadwy - Dylai targedau fod yn rhesymol ac yn bosibl eu cyrraedd 
Yn gyfyngedig o ran Amser -
Gellir ei fesur dros gyfnod penodedig 
Mesuradwy - Gellir ei gofnodi a'i ddefnyddio wrth lunio adroddiadau 
Penodol - Clir ac yn canolbwyntio ar dargedau perfformiad 
Synhwyrol - Yn uniongyrchol berthnasol i'r gwaith sy'n cael ei wneud 
 

Sut i ddatblygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol

Mae'r fframwaith safonau perfformiad yn cefnogi proses cam-wrth-gam o ran diffinio eich Dangosyddion Perfformiad Allweddol. Mae'n nodi canlyniadau clir y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol fod yn ceisio eu cyflawni, a'r gweithgareddau y mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn debygol o ymgymryd â nhw er mwyn gallu cyflawni'r canlyniadau hynny. Gan ystyried y gweithgareddau y byddwch yn ymgymryd â nhw a'r data sydd ar gael i chi, gallwch ddatblygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol sy'n helpu i ddangos effaith gweithgareddau cofrestru, a'r gwahaniaeth y maent wedi ei wneud o ran y canlyniadau cyffredinol fel y'u nodwyd yn y safonau perfformiad. 

Yn ogystal â'r canllawiau hyn, rydym hefyd wedi datblygu adnodd ar ddefnyddio data, sy'n cynnwys gwybodaeth am ddata lleol hygyrch ar boblogaeth a thai, gan amlinellu'r hyn sydd ar gael a ble y gellir dod o hyd iddo. 

Nid yw'r broses o fesur effaith gweithgareddau yn uniongyrchol bob amser yn hawdd, ac mae nifer o newidynnau a all gael effaith, y mae llawer ohonynt y tu allan i reolaeth Swyddogion Cofrestru Etholiadol. Fodd bynnag, drwy ddefnyddio sylwadau a naratif i esbonio'r data, mae'n bosibl o hyd i ddangos yr hyn y mae eich gwaith yn ei gyflawni. Bydd y broses adrodd hefyd yn cynnig cyfle i chi ddarparu cyd-destun i'r heriau ehangach sy'n bodoli yn eich ardal mewn perthynas â chofrestru etholiadol.  

Monitro ac adrodd 

Ar ôl i chi bennu eich Dangosyddion Perfformiad Allweddol, byddwch yn gallu eu monitro ac adrodd ar gynnydd yn eu herbyn. Drwy goladu a dadansoddi'r data, byddwch yn meithrin dealltwriaeth dda o'ch perfformiad yn erbyn y Dangosyddion Perfformiad Allweddol a bennwyd gennych, gan roi syniad i chi ynghylch p'un a fu'r gweithgareddau a gynhaliwyd gennych yn effeithiol, ac a oes angen gwneud unrhyw newidiadau iddynt.  

Bydd amlder eich adroddiadau ar gynnydd yn amrywio ar gyfer pob Dangosydd Perfformiad Allweddol, gan ddibynnu pryd y byddai'n briodol i chi goladu a dadansoddi'r data.  Mewn rhai achosion, byddech yn awyddus i edrych ar y canlyniadau yn amlach, bob mis er enghraifft, ac mewn achosion eraill, efallai y gallech ystyried adrodd bob chwarter, neu bob blwyddyn. 

Gosod targedau

Ar ôl i chi nodi eich Dangosyddion Perfformiad Allweddol, wedyn gallwch bennu targed – sef lefel o berfformiad rydych yn anelu at ei chyrraedd yn y dyfodol, boed yn fisol, yn chwarterol neu'n flynyddol, neu'n gyfnod penodol o amser yn dilyn gweithgaredd penodol. 

Er enghraifft, os bydd y Dangosydd Perfformiad Allweddol yn ymwneud â lefelau ychwanegiadau at y gofrestr o blith grŵp penodol sy'n anodd ei gyrraedd, megis cyrhaeddwyr er enghraifft, er mwyn pennu targed, bydd angen i chi ystyried y man cychwyn ar gyfer y grŵp hwn – a ydych yn ymwybodol o lefelau cofrestru presennol y grŵp hwn? Pa weithgaredd a gynhelir? A oes unrhyw batrymau data blaenorol ar gyfer y grŵp hwn? Sut y byddwch yn mesur unrhyw newidiadau? Ar gyfer rhai grwpiau lle na cheir lefelau cofrestru digonol, lle nad oes modd eu nodi o'r wybodaeth yn y cofrestrau, gallai fod yn ddefnyddiol defnyddio mesurau procsi.  Er enghraifft, os byddwch yn gwybod bod ward neu ddosbarth etholiadol penodol yn cynnwys poblogaeth fawr o blith grŵp penodol lle na cheir lefelau cofrestru digonol, gellid defnyddio data ar gyfer yr ardal gyfan fel mesur procsi. 

Gan ystyried hyn i gyd, gallwch wedyn bennu targed ar gyfer nifer yr ychwanegiadau y byddech yn awyddus i'w gweld dros gyfnod penodol, neu ar ôl gweithgaredd penodol, er mwyn annog y grwpiau hyn i gofrestru. 

Mae'n bosibl na fyddwch am weld cynnydd bob amser. Mewn achosion eraill, efallai y byddwch am gynnal yr un lefel, neu efallai y byddech am leihau rhywbeth. 

Drwy fesur eich perfformiad yn ystod y cyfnod penodol o amser (e.e. y flwyddyn gyntaf/y mis cyntaf), bydd hyn yn darparu llinell sylfaen ar gyfer eich Dangosyddion Perfformiad Allweddol. 

Y llinell sylfaen ar gyfer Dangosydd Perfformiad Allweddol yw lefel gyfartalog eich perfformiad presennol. Unwaith y bydd llinell sylfaen gennych, byddwch yn gallu olrhain dros amser a chymharu lefelau perfformiad y dyfodol â'ch llinell sylfaen, er mwyn profi a yw perfformiad yn newid ac yn gwella mewn gwirionedd. 

Drwy gymharu llinell sylfaen eich perfformiad yn erbyn Dangosyddion Perfformiad Allweddol, byddwch hefyd yn gallu adolygu eich perfformiad ac asesu lle y gellir gwneud gwelliannau. Byddwch wedyn yn gallu pennu targedau lleol priodol ar gyfer eich perfformiad yn y dyfodol, a fydd yn eich helpu i barhau i fireinio a gwella eich perfformiad, ac o ganlyniad, i ddangos cyflawniadau pellach tuag at ganlyniadau cyffredinol y fframwaith. 

Enghreifftiau penodol 

Rydym wedi darparu enghreifftiau isod o sut y gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau ddefnyddio'r safonau perfformiad i'w helpu i ddatblygu eu Dangosyddion Perfformiad Allweddol eu hunain. Nid yw'n rhestr gynhwysfawr, ond yn hytrach, fe'i datblygwyd er mwyn cefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol wrth bennu eu Dangosyddion Perfformiad Allweddol eu hunain – enghreifftiau yw'r mesurau a'r wybodaeth a restrir, y gellir eu defnyddio i ddatblygu'r darlun o berfformiad ar gyfer pob gweithgaredd. 

 

Example 1