Datblygu dangosyddion perfformiad allweddol

Lluniwyd y canllawiau hyn i gefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau wrth ddefnyddio'r safonau perfformiad i'w helpu i ddatblygu dangosyddion perfformiad allweddol i fesur effaith eu gweithgareddau ac i'w cefnogi wrth bennu targedau a chreu llinell sylfaen ar gyfer eu perfformiad. 

Mae'r canllawiau yn ymdrin â'r canlynol: 

  • Pam datblygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol?
  • Sut i ddatblygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol 

Pam datblygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol?

Mae Dangosydd Perfformiad Allweddol yn fesur meintiol y gellir ei ddefnyddio i ddangos perfformiad yn erbyn amcanion a blaenoriaethau allweddol. 

Mae Dangosyddion Perfformiad Allweddol yn bwysig am sawl rheswm: 

  • Gallant ddangos cynnydd tuag at nodau a thargedau
  • Gallant helpu i nodi cyfleoedd i wella
  • Gallant gefnogi atebolrwydd i randdeiliaid drwy sicrhau y gellir cyflwyno adroddiadau ar berfformiad 

Nodweddion Dangosydd Perfformiad Allweddol da 

Bydd Dangosyddion Perfformiad Allweddol a ddatblygwyd yn dda yn helpu'r Swyddog Cofrestru Etholiadol a'i dîm i ddangos pa wahaniaeth y mae eu gwaith yn ei wneud, sydd yn ei dro yn dangos perfformiad yn erbyn y canlyniadau a nodwyd yn y safonau perfformiad. 

Gan ddefnyddio'r dull 'CAMPUS', dylai Dangosydd Perfformiad Allweddol gynnwys y nodweddion canlynol: 

Cyflawnadwy - Dylai targedau fod yn rhesymol ac yn bosibl eu cyrraedd 
Yn gyfyngedig o ran Amser - Gellir ei fesur dros gyfnod penodedig 
Mesuradwy - Gellir ei gofnodi a'i ddefnyddio wrth lunio adroddiadau 
Penodol - Clir ac yn canolbwyntio ar dargedau perfformiad 
Synhwyrol - Yn uniongyrchol berthnasol i'r gwaith sy'n cael ei wneud 
 

Sut i ddatblygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol

Mae'r fframwaith safonau perfformiad yn cefnogi proses cam-wrth-gam o ran diffinio eich Dangosyddion Perfformiad Allweddol. Mae'n nodi canlyniadau clir y dylai Swyddogion Cofrestru Etholiadol fod yn ceisio eu cyflawni, a'r gweithgareddau y mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn debygol o ymgymryd â nhw er mwyn gallu cyflawni'r canlyniadau hynny. Gan ystyried y gweithgareddau y byddwch yn ymgymryd â nhw a'r data sydd ar gael i chi, gallwch ddatblygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol sy'n helpu i ddangos effaith gweithgareddau cofrestru, a'r gwahaniaeth y maent wedi ei wneud o ran y canlyniadau cyffredinol fel y'u nodwyd yn y safonau perfformiad. 

Yn ogystal â'r canllawiau hyn, rydym hefyd wedi datblygu adnodd ar ddefnyddio data, sy'n cynnwys gwybodaeth am ddata lleol hygyrch ar boblogaeth a thai, gan amlinellu'r hyn sydd ar gael a ble y gellir dod o hyd iddo. 

Nid yw'r broses o fesur effaith gweithgareddau yn uniongyrchol bob amser yn hawdd, ac mae nifer o newidynnau a all gael effaith, y mae llawer ohonynt y tu allan i reolaeth Swyddogion Cofrestru Etholiadol. Fodd bynnag, drwy ddefnyddio sylwadau a naratif i esbonio'r data, mae'n bosibl o hyd i ddangos yr hyn y mae eich gwaith yn ei gyflawni. Bydd y broses adrodd hefyd yn cynnig cyfle i chi ddarparu cyd-destun i'r heriau ehangach sy'n bodoli yn eich ardal mewn perthynas â chofrestru etholiadol.  

Monitro ac adrodd 

Ar ôl i chi bennu eich Dangosyddion Perfformiad Allweddol, byddwch yn gallu eu monitro ac adrodd ar gynnydd yn eu herbyn. Drwy goladu a dadansoddi'r data, byddwch yn meithrin dealltwriaeth dda o'ch perfformiad yn erbyn y Dangosyddion Perfformiad Allweddol a bennwyd gennych, gan roi syniad i chi ynghylch p'un a fu'r gweithgareddau a gynhaliwyd gennych yn effeithiol, ac a oes angen gwneud unrhyw newidiadau iddynt.  

Bydd amlder eich adroddiadau ar gynnydd yn amrywio ar gyfer pob Dangosydd Perfformiad Allweddol, gan ddibynnu pryd y byddai'n briodol i chi goladu a dadansoddi'r data.  Mewn rhai achosion, byddech yn awyddus i edrych ar y canlyniadau yn amlach, bob mis er enghraifft, ac mewn achosion eraill, efallai y gallech ystyried adrodd bob chwarter, neu bob blwyddyn. 

Gosod targedau

Ar ôl i chi nodi eich Dangosyddion Perfformiad Allweddol, wedyn gallwch bennu targed – sef lefel o berfformiad rydych yn anelu at ei chyrraedd yn y dyfodol, boed yn fisol, yn chwarterol neu'n flynyddol, neu'n gyfnod penodol o amser yn dilyn gweithgaredd penodol. 

Er enghraifft, os bydd y Dangosydd Perfformiad Allweddol yn ymwneud â lefelau ychwanegiadau at y gofrestr o blith grŵp penodol sy'n anodd ei gyrraedd, megis cyrhaeddwyr er enghraifft, er mwyn pennu targed, bydd angen i chi ystyried y man cychwyn ar gyfer y grŵp hwn – a ydych yn ymwybodol o lefelau cofrestru presennol y grŵp hwn? Pa weithgaredd a gynhelir? A oes unrhyw batrymau data blaenorol ar gyfer y grŵp hwn? Sut y byddwch yn mesur unrhyw newidiadau? Ar gyfer rhai grwpiau lle na cheir lefelau cofrestru digonol, lle nad oes modd eu nodi o'r wybodaeth yn y cofrestrau, gallai fod yn ddefnyddiol defnyddio mesurau procsi.  Er enghraifft, os byddwch yn gwybod bod ward neu ddosbarth etholiadol penodol yn cynnwys poblogaeth fawr o blith grŵp penodol lle na cheir lefelau cofrestru digonol, gellid defnyddio data ar gyfer yr ardal gyfan fel mesur procsi. 

Gan ystyried hyn i gyd, gallwch wedyn bennu targed ar gyfer nifer yr ychwanegiadau y byddech yn awyddus i'w gweld dros gyfnod penodol, neu ar ôl gweithgaredd penodol, er mwyn annog y grwpiau hyn i gofrestru. 

Mae'n bosibl na fyddwch am weld cynnydd bob amser. Mewn achosion eraill, efallai y byddwch am gynnal yr un lefel, neu efallai y byddech am leihau rhywbeth. 

Drwy fesur eich perfformiad yn ystod y cyfnod penodol o amser (e.e. y flwyddyn gyntaf/y mis cyntaf), bydd hyn yn darparu llinell sylfaen ar gyfer eich Dangosyddion Perfformiad Allweddol. 

Y llinell sylfaen ar gyfer Dangosydd Perfformiad Allweddol yw lefel gyfartalog eich perfformiad presennol. Unwaith y bydd llinell sylfaen gennych, byddwch yn gallu olrhain dros amser a chymharu lefelau perfformiad y dyfodol â'ch llinell sylfaen, er mwyn profi a yw perfformiad yn newid ac yn gwella mewn gwirionedd. 

Drwy gymharu llinell sylfaen eich perfformiad yn erbyn Dangosyddion Perfformiad Allweddol, byddwch hefyd yn gallu adolygu eich perfformiad ac asesu lle y gellir gwneud gwelliannau. Byddwch wedyn yn gallu pennu targedau lleol priodol ar gyfer eich perfformiad yn y dyfodol, a fydd yn eich helpu i barhau i fireinio a gwella eich perfformiad, ac o ganlyniad, i ddangos cyflawniadau pellach tuag at ganlyniadau cyffredinol y fframwaith. 

Enghreifftiau penodol 

Rydym wedi darparu enghreifftiau isod o sut y gall Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'u timau ddefnyddio'r safonau perfformiad i'w helpu i ddatblygu eu Dangosyddion Perfformiad Allweddol eu hunain. Nid yw'n rhestr gynhwysfawr, ond yn hytrach, fe'i datblygwyd er mwyn cefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol wrth bennu eu Dangosyddion Perfformiad Allweddol eu hunain – enghreifftiau yw'r mesurau a'r wybodaeth a restrir, y gellir eu defnyddio i ddatblygu'r darlun o berfformiad ar gyfer pob gweithgaredd. 

 

Y canlyniad cyntaf yn y safonau yw bod cofrestrau etholiadol mor gywir a chyflawn â phosibl, gan sicrhau bod pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn gallu gwneud hynny.

Un o'r effeithiau rydych yn ceisio ei chyflawni yw bod etholwyr newydd posibl yn cael eu nodi, ac yn cael pob cyfle i gofrestru i bleidleisio a byddwch yn ymgymryd â gweithgareddau penodol i gefnogi hyn, megis cysylltu ag etholwyr cymwys posibl, gan gynnwys cynnal gwaith i dargedu grwpiau anodd eu cyrraedd. 

Yn gyntaf, bydd angen i chi nodi'r grwpiau y mae angen gweithgareddau ymgysylltu penodol ar eu cyfer. Mae'n bosibl y bydd eich grwpiau targed wedi'u dosbarthu'n gyfartal ym mhob rhan o'r awdurdod, er enghraifft cyrhaeddwyr, ond y bydd eraill, megis myfyrwyr neu'r sawl sy'n rhentu'n breifat, o bosibl wedi crynhoi o fewn wardiau neu gymdogaethau penodol. Ar ôl i chi nodi'r grwpiau hyn, byddwch wedyn yn gallu pennu targedau ar gyfer ychwanegiadau penodol yn y grŵp hwnnw, dros y cyfnod o amser y byddwch yn cynnal y gweithgaredd. 

Ymhlith y wybodaeth y bydd ei hangen arnoch er mwyn deall i ba raddau rydych yn llwyddo mae: 

  • Nifer yr etholwyr posibl a nodwyd drwy waith dadansoddi data
  • Nifer y Gwahoddiadau i Gofrestru a anfonwyd
  • Nifer yr ychwanegiadau a'r achosion o ddileu, yn ystod y canfasiad a thrwy gydol y flwyddyn 

Bydd y newidiadau o ran lefelau cofrestru yn yr ardal gofrestru, yn gyffredinol ac mewn perthynas â grwpiau y nodwyd nad ydynt wedi'u cynrychioli'n ddigonol ar y gofrestr, yn helpu i ddangos p'un a fu eich gweithgareddau yn effeithiol ai peidio, a gallwch fesur hyn drwy Ddangosyddion Perfformiad Allweddol megis asesiad ansoddol i weld a ydych wedi nodi pob grŵp nad yw wedi'i gynrychioli'n ddigonol ar y gofrestr yn yr ardal gofrestru, yn ogystal ag ychwanegiadau at y gofrestr ac achosion o ddileu oddi arni ar gyfer grwpiau/ardaloedd penodol. 

Y canlyniad cyntaf yn y safonau yw bod cofrestrau etholiadol mor gywir a chyflawn â phosibl, gan sicrhau bod pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn gallu gwneud hynny.

Un o'r effeithiau rydych yn ceisio ei chyflawni yw bod demograffeg yr ardal gofrestru ac anghenion grwpiau o etholwyr yn yr ardal honno yn cael eu deall, gan alluogi gwasanaethau i gael eu targedu a'u cynllunio i ddiwallu anghenion trigolion a byddwch yn ymgymryd â gweithgareddau penodol i gefnogi hyn, megis nodi'r rhai nad ydynt wedi cofrestru, gan gynnwys grwpiau anodd eu cyrraedd, drwy ddefnyddio'r data a'r ffynonellau gwybodaeth sydd ar gael. 

Ymhlith y wybodaeth y bydd ei hangen arnoch er mwyn deall i ba raddau rydych yn llwyddo mae: 

  • Dadansoddiad o gwmpas a defnyddioldeb y data a'r wybodaeth sydd ar gael, er enghraifft, a yw'r data a'r wybodaeth yn rhoi dealltwriaeth i chi o'r heriau o ran cofrestru yn eich ardal
  • Dadansoddi'r ardal gofrestru ar lefel ward, er enghraifft, gwybodaeth ddemograffig am drigolion
  • Nodi ardaloedd â blaenoriaeth er mwyn targedu gweithgareddau cofrestru

Bydd y newidiadau o ran lefelau cofrestru yn yr ardal gofrestru, yn gyffredinol ac mewn perthynas â grwpiau y nodwyd nad ydynt wedi'u cynrychioli'n ddigonol ar y gofrestr, yn helpu i ddangos p'un a fu eich gweithgareddau yn effeithiol ai peidio, a gallwch fesur hyn drwy Ddangosyddion Perfformiad Allweddol megis asesiad ansoddol i weld a ydych wedi nodi pob grŵp nad yw wedi'i gynrychioli'n ddigonol ar y gofrestr yn yr ardal gofrestru, yn ogystal ag ychwanegiadau ac achosion o ddileu yn yr ardaloedd targed. 

Y canlyniad cyntaf yn y safonau yw bod cofrestrau etholiadol mor gywir a chyflawn â phosibl, gan sicrhau bod pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn gallu gwneud hynny.

Un o'r effeithiau rydych yn ceisio ei chyflawni yw bod newidiadau yn statws cofrestru unigolion yn cael eu nodi a'u cymhwyso at y rhestr mewn modd amserol  a byddwch yn ymgymryd â gweithgareddau penodol i gefnogi hyn, megis gweinyddu'r canfasiad. 

Ymhlith y wybodaeth y bydd ei hangen arnoch er mwyn deall i ba raddau rydych yn llwyddo mae:

  • Canlyniadau paru data (cenedlaethol a lleol)
  • Nifer yr aelwydydd a fwriadwyd ar gyfer pob llwybr
  • Nifer yr aelwydydd a ganfasiwyd, yn ôl llwybr a sianel
  • Nifer yr ohebiaeth a anfonwyd, yn ôl llwybr a sianel
  • Nifer yr ymatebion, yn ôl llwybr a sianel

Yn fras, bydd asesiad o lefelau o ychwanegiadau ac achosion o ddileu, o ganlyniad i weithgareddau canfasio a thrwy gydol y flwyddyn, yn dangos p'un a fu eich gweithgareddau yn llwyddiannus ai peidio. Fodd bynnag, mae Dangosyddion Perfformiad Allweddol eraill posibl hefyd, megis % yr aelwydydd sy'n aros ar y llwybr gwreiddiol a % yr ymatebion i ohebiaeth canfasio (fesul llwybr). 

Yr ail ganlyniad yn y safonau perfformiad yw bod pleidleisio absennol yn hygyrch, gan sicrhau bod pawb sy'n gymwys ac sydd am bleidleisio yn cael eu cynnwys ar y rhestr pleidleiswyr absennol berthnasol. 

Un o'r effeithiau rydych yn ceisio ei chyflawni yw bod newidiadau i drefniadau pleidleisio yn cael eu nodi a'u cymhwyso mewn modd amserol  a byddwch yn ymgymryd â gweithgareddau penodol i gefnogi hyn, megis prosesu ceisiadau newydd.

Ymhlith y wybodaeth y bydd ei hangen arnoch er mwyn deall i ba raddau rydych yn llwyddo mae: 

  • Nifer y ceisiadau pleidlais absennol a gafwyd yn ôl math (pleidlais bost neu drwy ddirprwy
  • Nifer y ceisiadau pleidlais absennol a wrthodwyd
  • Nifer y cofrestriadau pleidlais absennol a gadarnhawyd
  • Asesiad o'r amser a dreuliwyd yn prosesu ceisiadau

Bydd eich perfformiad yn erbyn y Dangosyddion Perfformiad Allweddol/amcanion a nodwyd yn eich cynlluniau yn dangos p'un a fu eich gweithgareddau yn llwyddiannus ai peidio, a gallwch fesur hyn drwy Ddangosyddion Perfformiad Allweddol megis amseroldeb prosesu ceisiadau, % y ceisiadau a dderbyniwyd/a wrthodwyd a'r rhesymau am wrthod, asesiad o nifer y gwallau a'r mathau o wallau yn y rhestrau pleidleiswyr absennol. 

Y trydydd canlyniad yn y safonau perfformiad yw bod hyder gan randdeiliaid ac etholwyr bod y cofrestrau etholiadol yn cael eu rheoli'n ddiogel. 

Un o'r effeithiau rydych yn ceisio ei chyflawni yw bod pawb sy'n gymwys i gael y gofrestr yn cael y data yn brydlon ac mewn fformat priodol a byddwch yn ymgymryd â gweithgareddau penodol i gefnogi hyn, megis rhoi'r gofrestr etholiadol i'r sawl sy'n ei derbyn mewn modd diogel. 

Ymhlith y wybodaeth y bydd ei hangen arnoch er mwyn deall i ba raddau rydych yn llwyddo mae: 

  • Nifer y ceisiadau a gafwyd, nifer y ceisiadau a gymeradwywyd a phryd y cawsant eu cyflenwi
  • Llwybrau archwilio sy'n dangos sut a phryd y cafodd data eu trosglwyddo
  • Prosesau i sicrhau seiberddiogelwch 

Bydd eich perfformiad yn erbyn y Dangosyddion Perfformiad Allweddol a nodwyd yn eich cynlluniau yn dangos p'un a fu eich gweithgareddau yn llwyddiannus ai peidio, a gallwch fesur hyn drwy Ddangosyddion Perfformiad Allweddol megis % y diweddariadau a roddwyd o fewn terfynau amser targed, a nifer y cwynion gan y sawl sy'n derbyn cofrestrau mewn perthynas â darparu cofrestrau.