Rhannu Arfer Da: Recriwtio Staff Dros Dro

Gall ystyried sut i wneud gweithio mewn etholiadau yn fwy deniadol i staff y cyngor a'u paratoi ar gyfer y rolau helpu i sicrhau bod gennych lefelau digonol o staff ar gyfer etholiadau.

Yn Torridge bydd unrhyw aelod o staff sy'n gweithio yn yr etholiad yn derbyn eu cyflog arferol am y diwrnod yn ogystal â thaliad etholiad ar ben hynny. Nid yw'n ofynnol iddynt ychwaith gymryd diwrnod o wyliau; mae gan bob aelod o staff hawl i un ‘diwrnod etholiad’ fesul etholiad.

Gofynnwyd i Reolwyr Gweithredol gynnal gwasanaethau dydd i ddydd gyda chriw tenau o staff er mwyn caniatáu i’r cyngor barhau i weithredu, ond hefyd i sicrhau bod gennym y nifer gofynnol o staff ar gyfer yr etholiad. Fel arfer byddai unrhyw brinder staff yn cael ei lenwi drwy ddefnyddio staff mewnol. Mae holl staff newydd y cyngor yn cael eu cyflwyno i'r tîm etholiadau ac rydym yn esbonio’r cyfleoedd ar eu cyfer yn etholiadau'r dyfodol.

Rydym wedi cael nifer o newidiadau staff dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf, ac felly mae gennym nifer o Glercod Pleidleisio sydd wedi cyflawni’r rôl ddwywaith neu fwy nad ydynt yn siŵr a ydynt am gamu i rôl newydd fel Swyddogion Llywyddu. Rydym am godi ‘gorsaf bleidleisio ffug’ a byddwn yn llunio’r holl waith papur angenrheidiol i geisio eu gwneud yn fwy cyfarwydd â’r hyn sy’n ofynnol ar gyfer y rôl, gan arwain, gobeithio, at rai Swyddogion Llywyddu ychwanegol.
 

Gall sicrhau bod uwch reolwyr yn cymryd rhan helpu i sicrhau bod pwysigrwydd etholiadau yn cael ei ddeall ar draws y cyngor, a gall helpu i nodi a recriwtio staff etholiad dros dro o fewn y sefydliad. Gall annog uwch staff i arwain trwy esiampl a chymryd rolau etholiadol hefyd helpu i godi ymwybyddiaeth o waith etholiadol ac ysgogi diddordeb gan bobl eraill yn y cyngor.

Mae gennym ni “fyddin dawel” y gellir ei defnyddio o fis Ionawr hyd at ddiwrnod yr etholiad, bob blwyddyn. Lluniwyd hyn i liniaru’r risg o beidio â chael digon o staff hyfforddedig pan fo angen – gan ddarparu gwydnwch mawr ei angen ar y diwrnod yn ogystal â diogelu materion adnoddau “pobl” ar gyfer y dyfodol.

Mae’r “fyddin” hon yn cynnwys nifer o swyddogion ar draws y cyngor ac nid yw’n ddibynnol ar deitl swydd na chyflog. Mae dealltwriaeth ar draws y cyngor, sy’n dechrau o’r tîm Rheoli Canolog (Cyfarwyddwyr Strategol), yr Uwch Dîm Arwain (Cyfarwyddwyr Gwasanaeth a Phenaethiaid Gwasanaeth) a Thîm Plymouth (rheolwyr ac arweinwyr tîm), bod etholiadau yn faterion cyngor/corfforaethol y mae pawb yn gyfrifol amdanynt.

Mae cynlluniau gweithredol ar gyfer sawl adran yn cael eu haddasu i wneud yn siŵr naill ai bod staff cyflenwi ar gael yn ystod cyfnod yr etholiad neu fod disgwyliadau aelodau etholedig a Chyfarwyddwyr yn cael eu rheoli fel eu bod yn ymwybodol y bydd rhai gweithgareddau gweithredol naill ai'n cael eu gohirio neu'n cymryd diwrnodau ychwanegol i'w cwblhau.

Mae ein byddin dawel yn cynnwys swyddogion o'r adrannau canlynol (ddim yn gyflawn):

•    Tîm y Swyddfa Argyfwng - Swyddogion Llywyddu brys a goruchwylwyr ar gyfer y Broses Ddilysu a Chyfrif.
•    Timau Democrataidd a Chraffu – canolfan reoli dactegol am y dydd ar gyfer naill ai gorsafoedd pleidleisio neu gofrestru. 
•    Timau Polisi a Pherfformiad - Swyddogion Llywyddu brys a goruchwylwyr ar gyfer y Broses Ddilysu a Chyfrif. Mae'r tîm perfformiad hefyd yn arwain ar sicrhau ansawdd y gofrestr ar gyfer yr holl weithgareddau etholiadol a'r rhaglenni TG/taenlenni ar gyfer y Broses Ddilysu a Chyfrif. 
•    Tîm Trawsnewid – cynorthwyo’r tîm Perfformiad ar Sicrhau Ansawdd y gofrestr yn ogystal â'r archwilwyr ar noson y Broses Ddilysu a Chyfrif. 
•    Cyllid (cafodd hyd yn oed y swyddog S151 ei ddefnyddio fel Swyddog Llywyddu mewn etholiadau y llynedd a mis Mai eleni). 
•    Strydoedd a Phriffyrdd – Swyddogion Llywyddu, tîm Blaenoriaethu a pharatoi blychau pleidleisio. Maent hefyd yn helpu i sicrhau bod mannau parcio yn cael eu dynodi ar y diwrnod (os oes lleiafswm o leoedd parcio neu os nad ydynt yn bodoli). Cyfarwyddwr Gwasanaeth y tîm Strydoedd yw un o'n rheolwyr ardal ar gyfer y cyfrif.
•    Tîm cyfreithiol – caiff y rhan fwyaf eu rhyddhau i fod yn Glercod Pleidleisio a Swyddogion Llywyddu, ac mae 2 uwch gyfreithiwr a Swyddog Monitro yn Arolygwyr Gorsafoedd Pleidleisio. Mae rhai cyfreithwyr iau wedi cael eu hyfforddi mewn cofrestru yn ogystal ag agor pleidleisiau post - roedd hyn yn bwysig iawn yn ystod y trawsnewid i ID Pleidleiswyr!
•    Cydweithwyr yn y Ganolfan Alwadau – dau aelod o staff cyfwerth ag amser llawn wedi'u neilltuo ar gyfer pob ymholiad ynghylch etholiadau a chofrestru, gyda phedwar arall ar ddiwrnod yr etholiad.
•    Tîm Cymorth Busnes corfforaethol a chanolog – Swyddogion Llywyddu brys ac arwain ar y gwaith o baratoi ar gyfer y Broses Ddilysu a Chyfrif. Mae hefyd yn helpu i wirio cymhwysedd cyflogaeth. 
•    Tîm digwyddiadau – tîm ymateb ar gyfer pob gorsaf bleidleisio ac yn arwain ar drefniadau diogelwch a pharcio ar gyfer y broses ddilysu a chyfrif.
•    Tîm cyfleusterau – archebu a gwneud yn siŵr bod holl swyddfeydd y cyngor a ddefnyddir ar gyfer gwahanol weithgareddau etholiad ar gael ac yn barod pan fo angen.
•    Tîm AD – cynorthwywyr dilysu a chyfrif wrth law.
•    Tîm caffael - Swyddogion Braenaru a goruchwylwyr ar gyfer y Broses Ddilysu a Chyfrif.
 

Mae'r Prif Weithredwr a’r Cyfarwyddwr Gwasanaeth AD wedi cytuno na fydd angen i swyddogion y cyngor a gaiff eu galw gymryd gwyliau blynyddol neu oriau hyblyg ar gyfer gweithgareddau etholiad. Mae trefniant hefyd i swyddogion sy'n gweithio ar noson yr etholiad allu dod i mewn yn hwyrach y bore wedyn. 

Ystyried pa sianeli cyfathrebu presennol y gellir eu defnyddio i hyrwyddo gweithio mewn etholiadau i staff fel cylchlythyr staff, y fewnrwyd a sesiynau briffio staff. Gall ei hyrwyddo fel cyfle i ddod ynghyd a gweithio ar rywbeth fel tîm cyngor cyfan hybu morâl a chryfhau perthnasoedd gwaith.

Mewn etholiadau diweddar fe wnaeth tua thraean o'r staff penodedig adael eu rolau o ganol mis Mawrth hyd at y diwrnod cyn yr etholiad. Roeddem eisoes wedi colli nifer fawr o staff o’n cronfa ddata o ganlyniad i Covid ac wedi colli ychydig mwy eleni oherwydd eu nerfusrwydd ynghylch ymdrin ag ID Pleidleiswyr.  

O ganlyniad, cynhaliom sawl ymgyrch yn ein cylchlythyr staff. Fe wnaethom amlygu gwaith etholiadol i unrhyw staff newydd nad oedd wedi bod yn ymwybodol o’r cyfleoedd i gymryd rhan o’r blaen. Fe wnaethom hefyd ofyn i staff rannu’r neges ymhlith eu ffrindiau a'u perthnasau.  Mae gennym ffurflen ar-lein y gall pobl ei llenwi i gofrestru eu diddordeb a gwnaethom yn siŵr bod hon wedi'i chynnwys yn ein holl gyfathrebiadau.  

Fe wnaethom recriwtio tua 50 o staff ychwanegol ar gyfer yr etholiadau hyn gan ddefnyddio'r dull hwn. Er ein bod yn dal i orfod dibynnu ar staff mewnol i lenwi nifer o'r diffygion, gwnaed yn glir i'r staff mewnol na fyddai'n ofynnol iddynt gymryd gwyliau er mwyn helpu gyda'r etholiadau, a arweiniodd at ychydig mwy o bobl yn cymryd rhan.  

Pan fyddwn yn cyflwyno’r cais am gymorth yn fewnol mae’n cael ei ystyried yn fawr fel cyfle i adeiladu “Tîm Teignbridge”, h.y. cyfle i gwrdd â chydweithwyr na fyddech fel arfer yn dod ar eu traws yn eich maes gwaith arferol, i gyd yn cyd-dynnu i gynnal etholiadau llwyddiannus, cefnogi'r Swyddog Canlyniadau ac ati. Mae'n rhaid i mi ddweud bod yna deimlad cadarnhaol da bob amser ac mae'r elfen adeiladu tîm yn arbennig o berthnasol yn y broses ddilysu a chyfrif. Anfonir e-bost yn diolch i'r holl staff ar ôl yr etholiad ac mae'r Swyddog Canlyniadau hefyd yn rhoi eitem o ddiolch yn y cylchlythyr staff ar ôl yr etholiad.
 

Cyngor Gall defnyddio amrywiaeth o wahanol ddulliau i dargedu staff ar wahanol lefelau ar draws y sefydliad arwain at ganlyniadau cadarnhaol a sicrhau bod rolau’n cael eu llenwi’n effeithiol, gan obeithio cadw staff ar gyfer etholiadau’r dyfodol.

Tîm prentisiaid 
Ar hyn o bryd rydym yn gweithio gyda’r tîm Cymorth Prentisiaid i ddarparu staff i gynorthwyo gydag agor pleidleisiau post, llenwi blychau pleidleisio a helpu gyda didoli a storio deunydd ysgrifennu.

Gyda phrentisiaid newydd yn cymryd rhan bob blwyddyn a’r gobaith y gallwn gadw'r rhai sydd eisoes wedi gweithio ar etholiad, gallwn gynyddu'r gronfa o staff. Mae rhaglenni sefydlu prentisiaid hefyd yn cynnwys gwybodaeth am weithio ar etholiadau sydd ar ddod.

Cynorthwywyr Personol Cyfarwyddwyr 
Mae gennym nifer o Gynorthwywyr Personol i gyflenwi yn y swyddfa ar gyfer sesiynau agor pleidleisiau post ac ar ddiwrnod yr etholiad. Mae nifer helaeth o'n cyfarwyddwyr yn cyflawni dyletswyddau etholiadol sydd yn eu tro yn rhyddhau eu Cynorthwywyr Personol i helpu i gyflenwi.  

Rhaeadru llifoedd gwaith 
Penderfynasom ddechrau penodi uwch staff agor pleidleisiau post a dilysu a chyfrif yn gynnar ar ôl clywed am broblemau gan Awdurdodau cyfagos ym mis Mai 2023.  Aethom at y Dirprwy Swyddogion Canlyniadau ac ar ôl cael cadarnhad, gofynnwyd iddynt ddarparu eu goruchwylwyr eu hunain y byddent yn dymuno gweithio gyda nhw.  Yna gofynnwyd i'r goruchwylwyr ddarparu eu goruchwylwyr cynorthwyol eu hunain, sydd wedi bod yn hynod lwyddiannus gyda rhai hyd yn oed yn darparu eu cyfrifwyr ac agorwyr pleidleisiau post eu hunain.

Credwn fod ei wneud fel hyn yn golygu bod timau'n gyfarwydd â gweithio i'w gilydd ac y dylent gydweithio'n llwyddiannus.  Rydym hefyd yn gobeithio y bydd staff yn llai tebygol o dynnu’n ôl o ystyried mai eu cyfarwyddwr neu eu rheolwr llinell yn y rhan fwyaf o achosion y byddant yn gweithio ochr yn ochr â nhw. Lle bydd staff yn rhoi’r gorau iddi, byddwn yn cysylltu â’r person a roddodd yr enw i weld a gallant ddod o hyd i berson arall.
 

Mae dechrau'r broses recriwtio yn gynnar yn ffordd dda o sicrhau eich bod yn symud ymlaen gyda recriwtio a gall ennill cefnogaeth gan dimau eraill, gan gynnwys eich tîm AD, wneud y broses yn haws ar dimau etholiadol. 

Fel rhan o ddull corfforaethol, mae'r tîm AD wedi bod yn recriwtio staff ar gyfer y broses gyfrif ers nifer o flynyddoedd. Mae hyn yn rhoi amser i’r tîm etholiad gyflawni tasgau eraill sy'n cymryd cryn dipyn o amser ac ymdrech.

Mae'r tîm AD yn dechrau'r broses recriwtio ym mis Hydref. Anfonir e-bost ‘cofiwch y dyddiad’ ym mis Hydref at holl staff y cyngor:

Cyfleoedd i ymgymryd â rôl yn cefnogi’r etholiadau lleol a maerol yn 2024.

Mae un o'r digwyddiadau mwyaf yng nghalendr y cyngor wedi'i drefnu ar gyfer dydd Iau 2 Mai 2024. Dyma'r diwrnod pleidleisio ar gyfer yr etholiadau lleol a maerol.

Er mwyn sicrhau bod y broses etholiadol yn cael ei chynnal yn broffesiynol ac yn llyfn, byddwn yn cysylltu â chydweithwyr ym mis Hydref i ofyn am eich cefnogaeth ar ddiwrnod yr etholiad - 2 Mai - ac yn broses gyfrif, a gynhelir yn ystod y dydd ar ddydd Gwener 3 Mai a dydd Sadwrn 4 Mai 2024.

Bydd amrywiaeth o rolau ar ddiwrnod yr etholiad ac yn y broses ddilysu a chyfrif.  Mae’r broses gyfrif yn un o’r digwyddiadau mwyaf a mwyaf arwyddocaol yng nghalendr y cyngor, a dim ond diolch i’r gefnogaeth wych a gawn gan ein cydweithwyr y gallwn ei chynnal yn llyfn ac yn effeithiol.

•    Cynorthwywyr Cyfrif i gefnogi'r broses ddilysu a chyfrif.
•    Rolau Cefnogi fel ein tîm derbynebau a goruchwylwyr cyfrif i gefnogi'r etholiadau lleol. 
•    Clercod Pleidleisio i gynorthwyo'r Swyddog Llywyddu i gynnal y bleidlais yn y gorsafoedd pleidleisio ar ddiwrnod yr etholiadau.
•    Swyddogion Llywyddu i chwarae rhan allweddol yn goruchwylio mewn Gorsaf Bleidleisio, gan gefnogi gweithgareddau cyn yr etholiad a goruchwylio clercod pleidleisio ar ddiwrnod yr etholiad.

Llunnir dogfen yn egluro rôl y cyfrifwyr hefyd sy'n nodi pob cam yn glir ac ar ffurf hawdd ei darllen.

Darperir gwybodaeth o ansawdd uchel fel bod pobl yn deall y rôl ac mae nifer digonol o staff yn ymgymryd â rolau i gefnogi etholiadau.
 

Mae defnyddio gweithgareddau presennol, megis sesiynau sefydlu staff a chyfarfodydd i hyrwyddo gweithio mewn etholiadau yn ffordd dda o gyrraedd staff y cyngor, ac mae cynnwys y gweithgaredd mewn disgrifiadau swydd fel disgwyliad yn helpu i sicrhau ei fod yn cael ei weld fel rôl pawb i helpu i sicrhau bod etholiadau’n cael eu cynnal yn dda.

Mae'r holl sesiynau sefydlu staff newydd yn Northumberland yn cynnwys gwybodaeth ac anogaeth ynghylch gweithio ar etholiadau gyda'n manylion gwybodaeth wedi'u cynnwys fel y gallant gysylltu â ni os oes ganddynt ddiddordeb mewn gweithio.

Mae'r canlynol hefyd wedi'i gynnwys fel rhan o ddisgrifiadau swydd yr uwch staff a phenaethiaid gwasanaeth sy'n ymuno â'r awdurdod.

Ymgymryd â swyddogaethau yn achos etholiadau lleol neu genedlaethol, cefnogi'r Swyddog Canlyniadau i sicrhau bod natur ddemocrataidd gweithgareddau o'r fath yn cael ei chyflawni'n effeithlon ac yn cydymffurfio â'r holl ofynion statudol.
 

Mae ein penaethiaid gwasanaeth hefyd yn cyfarfod unwaith y mis, felly cyn y cyfarfod blaenorol anfonwyd e-bost at bob Pennaeth Gwasanaeth yn gofyn iddynt rannu'r neges bod angen arolygwyr gorsafoedd pleidleisio newydd arnom gan fod gennym 14 o swyddi gwag i'w llenwi.  Roedd yr ymateb yn gadarnhaol iawn gyda’r 14 swydd wag wedi’u llenwi o fewn 3 diwrnod, ac yn dilyn llwyddiant yr e-bost rydym yn bwriadu anfon e-bost pellach at grŵp y Penaethiaid Gwasanaeth ar gyfer staff gorsafoedd pleidleisio.

Gall cydweithio â Chynghorau Sir i ddod o hyd i staff ar gyfer etholiadau ddod â manteision ychwanegol, megis cryfhau'r berthynas rhwng cynghorau dosbarth a sir.
 

Gwnaethom hysbysebu'n fewnol gan ofyn a oedd gan staff ddiddordeb mewn cymryd rhan yn y broses ddemocrataidd.

Mae'r Swyddog Cefnogi Busnes yn edrych ar leoliad pobl er mwyn argymell pa gynghorau dosbarth y byddent yn fwy parod i weithio iddynt oherwydd yr amser teithio. Mae gennym staff wedi'u lleoli ar draws y sir enfawr hon felly gallwn fel arfer helpu i ddod o hyd i ddigon o wirfoddolwyr i ddiwallu anghenion ein cydweithwyr yn yr ardal.

Mae wedi ennyn ymgysylltiad agosach rhwng y cyngor sir a chynghorau dosbarth. Cynhelir cyfarfod rhithwir misol bellach gyda staff gwasanaethau democrataidd o gynghorau dosbarth a chynghorau sir lle rydym yn siarad am etholiadau yn ogystal ag eitemau gwasanaethau democrataidd. 
 

Gall gweithio ar y cyd â staff ar lefel cyngor sir i ddod o hyd i ymgeiswyr ar gyfer rolau etholiadol fod yn hynod effeithiol. 

Cynorthwyodd Cyngor Sir Gaerhirfryn Gynghorau Dosbarth Swydd Gaerhirfryn (gan gynnwys Blackburn gyda Darwen a Blackpool) gyda'u swyddi gwag mewn gorsafoedd pleidleisio trwy gyhoeddi hysbysiadau staff Cyngor Sir Gaerhirfryn yn annog gweithwyr i wneud cais.

Ynghyd â dulliau eraill, arweiniodd hyn at dderbyn dros 500 o ymholiadau. Darparwyd datganiadau o ddiddordeb i Reolwyr Etholiadau Dosbarth fesul ardal, fel y gallai unrhyw ardaloedd ag adnoddau sbâr drosglwyddo'r manylion i ardal gyfagos. Anogwyd Rheolwyr Etholiadau Dosbarth i ddarparu diweddariadau rheolaidd ar swyddi gwag er mwyn galluogi dull gweithredu wedi'i dargedu'n well.
 

Gall cysylltu â chyflogwyr lleol fod yn ddefnyddiol wrth hyrwyddo rolau etholiadol i'r gymuned ehangach. Efallai eu bod yn agored i chi ddod i mewn i siarad â staff neu rannu neges trwy gyfathrebu mewnol.

Roedd prinder staff wrth i ni agosáu at y diwrnod pleidleisio. Roeddem wedi ceisio ers cwpl o flynyddoedd i recriwtio o fewn yr Adran Gwaith a Phensiynau ac nid oeddem yn llwyddiannus gan na wnaethom lwyddo i gael y cysylltiadau cywir.

Cysylltais â'r Adran Gyfathrebiadau i weld a oedd unrhyw beth y gallent ei wneud i helpu i hyrwyddo'r swyddi.

Anfonwyd yr hysbyseb swydd atynt, ac unwaith y cafodd ei chymeradwyo fe'i hanfonwyd at yr holl staff. Anfonwyd yr e-bost am 8.30am ac erbyn 9.10am roedd gennym restr lawn o staff wrth gefn.

Ar ôl yr etholiad anfonwyd holiadur i staff am eu profiad ac ni chawsom unrhyw sylwadau negyddol a hoffai’r rhan fwyaf o’r recriwtiaid newydd gael eu hystyried fel Llywydd y tro nesaf.

Yn yr etholiad lleol cawsom drafferth i chwilio am Lywyddion a bu'n rhaid i ni recriwtio'n fewnol - wrth symud ymlaen rydym yn gobeithio defnyddio cronfa staff yr Adran Gwaith a Phensiynau nawr bod ganddynt rywfaint o brofiad.
 

Gall fod yn ddefnyddiol cysylltu ag amrywiaeth o wahanol sefydliadau lleol i ddod o hyd i staff ar gyfer etholiadau. Ystyriwch pa sefydliadau a allai fod â'r diddordeb mwyaf mewn helpu i recriwtio staff ar gyfer etholiadau.

Cynorthwyodd Cyngor Sir Gaerhirfryn Gynghorau Dosbarth Swydd Gaerhirfryn (gan gynnwys Blackburn gyda Darwen a Blackpool) gyda’u swyddi gwag mewn gorsafoedd pleidleisio drwy rannu manylion â Phartneriaeth Gwirfoddoli Swydd Gaerhirfryn.

Mae Partneriaeth Gwirfoddoli Swydd Gaerhirfryn yn cynnwys amrywiaeth o sefydliadau gwasanaethau cyhoeddus sydd wedi dod at ei gilydd i wella, hyrwyddo ac ehangu gwirfoddoli ar draws y sector cyhoeddus. Mae gwefan Partneriaeth Gwirfoddoli Swydd Gaerhirfryn yn cyhoeddi cyfleoedd gwirfoddoli mewn un lle.

Fe wnaethom hefyd rannu manylion swyddi gwag gyda Phrifysgol Canolbarth Swydd Gaerhirfryn a Phrifysgol Caerhirfryn i’w cynnwys yn eu cyfathrebiadau ‘Newyddion i Fyfyrwyr’, gan ganiatáu i fyfyrwyr wneud cais.

Ynghyd â dulliau eraill, arweiniodd hyn at dderbyn dros 500 o ymholiadau. 

Ystyriwch pwy allai elwa o ddatblygu sgiliau a phrofiad trwy weithio mewn etholiadau. Mae rhai awdurdodau wedi cael llwyddiant yn cysylltu â phrifysgolion i hyrwyddo rolau etholiadol. Darganfyddwch a oes ganddynt ffeiriau recriwtio neu a allech chi siarad am weithio mewn etholiadau.

Yn y cyfnod cyn etholiadau 2023, aethom at y ddwy brifysgol yn y ddinas. Mae’r ddwy yn cynnal cyrsiau gradd sy’n canolbwyntio ar wleidyddiaeth, ac roedd yn gyfle delfrydol i ni gydweithio â’r ddwy brifysgol i ddarparu rhywfaint o brofiad ‘byw’ o’r broses wleidyddol i’r myfyrwyr (a’r staff), tra hefyd yn sicrhau adnoddau staffio ychwanegol i’r cyngor.

Ar ôl cysylltu â'r ddau sefydliad, cawsom ymateb arbennig o gadarnhaol gan un, a arweiniodd at recriwtio tua deg o fyfyrwyr ar gyfer dyletswyddau clerc pleidleisio a chynorthwyydd cyfrif.  Er y gall y nifer hwn ymddangos yn isel, mae’n cynrychioli dechrau’r hyn y bwriedir iddi fod yn berthynas barhaus â’r brifysgol, a thrwy hynny gall ei myfyrwyr gwleidyddiaeth (a staff) gael profiad uniongyrchol ar ‘ben miniog’ y broses etholiadol, a helpu i rannu’r neges drwy'r boblogaeth myfyrwyr ar yr angen am ID pleidleisiwr wrth bleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio.
 

Mae defnyddio amrywiaeth o ddulliau i hyrwyddo rolau yn allweddol i sicrhau bod eich neges yn cyrraedd y gynulleidfa gywir. Ystyriwch pa gynulleidfaoedd y mae gennych fynediad iddynt eisoes a sut y gallech hyrwyddo rolau etholiadol iddynt.
Yn 2023 rhoesom gynnig ar y dulliau canlynol i gynyddu nifer y ceisiadau:

•    Postiwyd ‘galwad i gymryd rhan’ ar ein gwefan (mae'r holl swyddi sy'n cael eu postio yno yn ymddangos ar Indeed a LinkedIn yn ogystal ag mewn man mwy amlwg ar ein gwefan). 
•    Hyrwyddwyd swyddi hefyd trwy e-byst i breswylwyr (ar hyn o bryd mae tua 15.5 mil o drigolion wedi cofrestru)
•    Anfonwyd asedau argraffu at sefydliadau partner, gan gynnwys Awdurdod y Parc Cenedlaethol, ein swyddfeydd gwybodaeth a'n depos. 
•    Gosodwyd asedau argraffu mewn lleoliadau argraffwyr, ger gorsafoedd coffi ac ar hysbysfyrddau o amgylch swyddfeydd. 
•    Anfonwyd asedau digidol i golegau lleol 
•    Anfonwyd e-byst Ffrindiau a Theulu at holl staff cofrestredig Academi Fenter Manceinion a chysylltwyd â holl staff Cyngor Dosbarth New Forest yn eu hannog i gofrestru ac i annog eu ffrindiau a’u teuluoedd. 
•    Lluniwyd taflen ar gyfer sioe Sir New Forest. 
•    Crëwyd post ar gyfer y blog gan ddefnyddio geirda gan staff profiadol gyda’r nod o ‘dawelu meddyliau’ ymgeiswyr newydd posibl. 
•    Defnyddiwyd sianeli mewnol i gyrraedd cydweithwyr – sgriniau clo, e-byst staff, post ar y fewnrwyd. 
•    Cynigwyd galwadau anffurfiol i gael sgwrs fer gydag unigolion â diddordeb i ddarparu mwy o wybodaeth.

Effaith y gwaith hwn oedd tua 60 o geisiadau ‘gweithio i ni’ newydd dros gyfnod y gweithgaredd, gyda llawer ohonynt yn y pen draw yn gweithio mewn amrywiaeth o rolau ar gyfer etholiadau mis Mai. Roeddem yn gallu cynnig/annog rhai Clercod Pleidleisio i weithio fel Swyddogion Llywyddu eleni gan ein bod yn gallu recriwtio Clercod Pleidleisio newydd ychwanegol. Cawsom hefyd nifer o sgyrsiau anffurfiol gyda darpar ymgeiswyr - ac aeth y mwyafrif ohonynt ymlaen i weithio yn etholiadau mis Mai.
 

Gall mabwysiadu agwedd greadigol at hyrwyddo rolau etholiadol gael sylw darpar staff. 

Roeddem wedi cael adborth o flynyddoedd blaenorol nad oedd staff yn deall yn iawn yr hyn a ddisgwylid mewn rolau etholiad felly penderfynasom gynnal digwyddiad staff dros y Nadolig o’r enw ‘Gorsaf bleidleisio’r Gogledd’. Fe wnaethom bleidleisio dros ymgeiswyr ar thema’r Nadolig ar gyfer ward Pegwn y Gogledd. Rhoddodd gyfle i ddarpar ymgeiswyr o staff roi cynnig ar y broses, gan roi sicrwydd iddynt ei bod yn weddol syml ac nad yw’n rhy frawychus.
 

Gall cadw mewn cysylltiad â phobl sydd wedi gweithio mewn etholiadau yn y gorffennol helpu i sicrhau eu bod yn parhau i gymryd rhan. Gall hyn helpu i gadw staff ar gyfer etholiadau yn y dyfodol a sicrhau eu bod yn teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi.

Mae Gov.notify yn system syml i'w defnyddio. Mae gan ein system rheoli etholiadau fodiwl staffio - rydym yn tynnu enwau a chyfeiriadau e-bost staff ac yn eu rhoi mewn taenlen Excel sydd yna’n cysylltu â'r system gov.notify. Mae’n ffordd gyflym iawn o allu cysylltu â staff.

Rydym yn cysylltu â staff etholiadau sawl gwaith yn ystod y cyfnod cyn yr etholiad gan ddefnyddio'r system. Mae’r cyswllt cychwynnol yn nodyn atgoffa cyffredinol bod etholiadau ar y gweill – gan gynnwys y dyddiad ac arwydd o’r ffioedd a fydd yn cael eu talu fel y gall pobl wneud nodyn yn eu dyddiaduron a’i roi ar eu radar.

Mae e-bost hefyd yn cael ei anfon at staff sydd wedi cael rolau dros dro ac yn gofyn i'r rhai na allant weithio gysylltu â'r Rheolwr Gwasanaethau Etholiadol yn unig.

Defnyddir gov.notify hefyd i anfon nodiadau atgoffa am sesiynau hyfforddi, nodyn atgoffa ychydig ddyddiau cyn yr etholiad, a neges ‘pob lwc’ ar y diwrnod. Defnyddir y system hefyd ar gyfer apwyntiadau dilynol ar ôl y bleidlais. Mae'n gwneud cysylltu â staff etholiadau yn syml iawn ac yn rhyddhau amser i alluogi'r tîm i ganolbwyntio ar waith arall ar adeg sy'n brysur iawn.

Mae gan gov.notify ddangosfwrdd fel y gallwch weld a yw'r e-byst wedi'u dosbarthu, a ydynt wedi'u hagor, ac unrhyw e-byst na anfonwyd. Mae hyn yn golygu y gallwn gadw golwg ar unrhyw un sydd heb weld y negeseuon. Gellir ei ddefnyddio hefyd i gysylltu ag ymgeiswyr a gwesteion cyfrif – eto oherwydd symlrwydd y system a pha mor hawdd yw rheoli cyfathrebu drwyddi.

Rydym wedi defnyddio gov.notify fel dull ychwanegol o gyfathrebu yn ogystal â defnyddio'r cyfleuster hysbysu/penodi yn ein system rheoli etholiadol a chylchlythyrau mewnol staff.  Nid ydym yn hoffi dibynnu ar un math o gyfathrebu electronig rhag ofn iddynt ddiflannu mewn ffolderi sbam neu sothach! 
 

Gall defnyddio'r offer a'r adnoddau sydd gennych eisoes, fel eich gwefan, fod yn ffordd dda o hyrwyddo rolau i aelodau'r cyhoedd. Mae rhai cynghorau wedi ei chael yn ddefnyddiol i gael ffurflen ar eu gwefan i bobl fynegi diddordeb neu wneud cais yn uniongyrchol.

Mae gennymdudalen benodol ar ein gwefan am weithio ar etholiadau sy'n fyw trwy gydol y flwyddyn. Mae’n rhoi trosolwg o bob rôl a’r hyn y mae’n ei olygu ac mae ganddo ddolen i bobl wneud cais.

Y tu allan i amser etholiad rydym yn cael tua 20-30 cais y mis ac mae hyn yn cynyddu i ychydig gannoedd y mis rhwng Chwefror ac Ebrill. Rydym yn ychwanegu dolen gyflym ato ar yr hafan tua mis Chwefror fel bod unrhyw un sy'n ymweld â'r wefan yn ei weld.

Mae pob cais yn cael ei fewnbynnu i'n System Rheoli Etholiadol. Rydym yn gosod y mathau o swyddi y mae ganddynt ddiddordeb ynddynt, ac yn anfon ceisiadau argaeledd atynt cyn anfon cynigion swyddi. 
Ni fydd yr ymgeiswyr bob amser yn cael cynnig yn y rownd gyntaf gan ein bod yn tueddu i gynnig i bobl sydd wedi gweithio o’r blaen, ond fel hyn mae gennym gronfa dda o unigolion wrth gefn ac rydym yn gwybod eu bod ar gael.