Cynllun arsylwyr etholiadol

• enw'r ymgeisydd
• cyfeiriad post ymgeiswyr unigol ar gyfer derbyn bathodyn
• rhif ffôn symudol a rhif ffôn y cartref er mwyn i ni gysylltu â'r ymgeisydd
• cyfeiriad e-bost er mwyn i ni gysylltu â'r ymgeisydd yn ystod y broses a rhoi gwybodaeth fel y bo angen cyn etholiadau
• dyddiad geni mewn perthynas â'r oedran statudol ar gyfer arsylwyr ffotograff digidol o'r ymgeisydd, i'w ddefnyddio ar fathodyn adnabod copi eglur o brawf adnabod ategol â llun arno sy'n cadarnhau eich enw a'ch oedran

Dim ond er mwyn rhoi achrediad i'r unigolyn sy'n gwneud cais amdano neu unigolyn sy'n cynrychioli sefydliad achrededig y caiff y wybodaeth hon ei chasglu. Caiff hyn ei nodi yn y cod ymddygiad ar gyfer arsylwyr etholiadol.

Er mwyn dod yn arsylwr etholiadol achrededig, byddwn yn cynnal chwiliadau o'r rhyngrwyd a'r cyfryngau cymdeithasol er mwyn edrych am unrhyw dystiolaeth o ymgyrchu neu weithgarwch gwleidyddol a allai beryglu didueddrwydd y rôl hon. Gallwn hefyd edrych am wybodaeth sy'n awgrymu bod risg i'r digwyddiad etholiadol neu'r unigolion sy'n gweithio i'w gynnal. Caiff y gofyniad i ni gynnal y gwiriadau hyn ar niwtraliaeth wleidyddol a'r risg i'r digwyddiad eu cynnwys yn y cod ymarfer a'r ffurflen gais i arsylwyr. Yn sgil y gwiriadau hyn, gallai gwybodaeth amdanoch gael ei storio yn yr adran arsylwyr etholiadol o'n system rheoli dogfennau a'i rhannu â'r heddlu.

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth yn yr adran arsylwyr etholiadol o'n system rheoli dogfennau. Os byddwch yn darparu'r ddogfennaeth ar ffurf electronig, caiff ei chadw, cyhyd ag y bo'n bosibl, yn y fformat y'i hanfonwyd. Os ydych wedi darparu copïau caled o'r ddogfennaeth, cânt eu sganio i fformat PDF a'u storio yn ein system rheoli dogfennau. Caiff delweddau eu storio yn y system rheoli dogfennau ar fformat JPEG. Dim ond staff sy'n gweinyddu ac yn cymeradwyo'r broses all gael mynediad i adran arsylwyr etholiadol y system rheoli dogfennau. Gall y tîm TGCh a Rheoli Gwybodaeth gael mynediad i'r adran hon, ond dim ond er mwyn darparu cymorth technegol i'r broses.

Ni fyddwn yn cadw eich gwybodaeth am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol. Mae'r achrediad yn para tan 31 Rhagfyr yn y flwyddyn rydych yn gwneud y cais. Byddwn yn cadw eich gwybodaeth am y cyfnod rydych wedi'ch achredu â'r cynllun ac am flwyddyn ar ôl i'r achrediad ddod i ben. Ar ôl hynny, byddwn yn cael gwared ar eich gwybodaeth yn ddiogel a bydd angen i chi ddarparu'r holl wybodaeth eto. Mae hyn yn gymwys i geisiadau a gyflwynir ar fformat copi caled ac electronig.

Mae gennym nifer o swyddogaethau a nodir yn Neddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda 2000.

Mae'r prosesau hyn yn ei gwneud yn ofynnol i ni gasglu a phrosesu data personol. Caiff y gwaith hwn ei gyflawni o dan y sail gyfreithiol bod angen i ni brosesu'r data er mwyn cyflawni ein tasg gyhoeddus fel y nodir yng nghyfraith y DU. Er enghraifft, gweinyddu ceisiadau i arsylwi'r broses etholiadol fel unigolyn, ar ran sefydliad neu fel cynrychiolydd y Comisiwn.

Rydym yn cynnal ac yn cyhoeddi tair cofrestr:

• cofrestr o arsylwyr etholiadol achrededig
• cofrestr o sefydliadau achrededig
• a chofrestr o gynrychiolwyr awdurdodedig y Comisiwn

Mae'r rhain hefyd ar gael i'r cyhoedd eu harchwilio yn ein swyddfeydd ar gais.

Dim ond gwybodaeth am arsylwyr ag achrediad cyfredol a gyhoeddir ac mae'n cynnwys:

• rhif cerdyn adnabod yr arsylwr etholiadol
• enw cyntaf a chyfenw
• math o achrediad
• enw'r sefydliad os yw'n berthnasol
• dyddiad y'i hychwanegwyd at y gofrestr
• dyddiad yn ddilys o
• dyddiad yn ddilys tan

Nid ydym yn rhannu gwybodaeth am arsylwyr etholiadol â thrydydd partïon fel mater o drefn. Efallai y gofynnir i ni rannu gwybodaeth benodol â chyrff eraill fel yr heddlu. Caiff unrhyw gais o'r fath ei ystyried ar sail unigol a chaiff hawliau gwrthrych y data eu hystyried yn erbyn unrhyw gyfyngiadau.

Efallai na fydd yn bosibl i chi arfer rhai hawliau, er enghraifft yr hawl i gyfyngu neu wrthwynebu, gan fod y gwaith prosesu hwn yn rhan o'n swyddogaeth statudol. Dim ond at y dibenion a ddiffinnir gan y gyfraith y byddwn yn prosesu'r data. Os bydd angen rhagor o waith prosesu er mwyn cyflawni'r swyddogaeth statudol hon, byddwn yn cymryd camau rhesymol i'ch hysbysu cyn ymgymryd â'r gwaith prosesu hwn.

Os byddwch yn gwrthwynebu'r modd y defnyddir eich data personol i gefnogi'r cynllun arsylwyr etholiadol, ni fyddwn yn gallu prosesu eich cais.