Pan fyddwn yn cysylltu â chi
Trosolwg
Rydym yn cadw manylion cyswllt unigolion gan gynnwys cynrychiolwyr etholedig, gweinyddwyr etholedig, pleidiau gwleidyddol, ymgyrchwyr cofrestredig ac unigolion eraill. Rydym yn casglu'r wybodaeth hon pan fydd unigolyn yn cysylltu â ni am y tro cyntaf neu drwy ffynonellau data cyhoeddus.
Sut rydym yn defnyddio ac yn storio gwybodaeth
Rydym yn defnyddio'r wybodaeth hon er mwyn anfon cylchlythyrau a'r wybodaeth ddiweddaraf am ddatblygiadau pwysig ym maes gweinyddu etholiadol, cofrestru etholiadol, a chyllid gwleidyddol. Mae'r gweithgarwch hwn yn rhan o'n tasg gyhoeddus sy'n seiliedig ar Ddeddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda 2000.
Rydym yn storio'r wybodaeth hon mewn system rheoli cwsmeriaid a chysylltiadau, ac yn defnyddio rheolaethau rhwydwaith er mwyn sicrhau mai dim ond yr aelodau staff hynny y mae angen iddynt gael mynediad at y system sy'n gallu gwneud hynny. Rydym yn monitro mynediad drwy gofnodion archwilio er mwyn i ni allu priodoli unrhyw newidiadau i'r data a ddelir gennym i aelod staff penodol.
Rydym yn archwilio'r wybodaeth hon yn flynyddol er mwyn sicrhau ei bod yn gywir ac er mwyn dadactifadu cofnodion diangen. Ar yr adeg hon, rydym yn disodli data personol mewn cofnodion diangen â manylion adnabod artiffisial er mwyn cadw cofnod o'r cyswllt ond dileu'r data personol sydd ar gael i staff.
Gallwn storio data personol gyda MailChimp er mwyn awtomeiddio'r ffordd rydym yn anfon cylchlythyrau ac archwilio cyrhaeddiad y cynnwys hwn. Mae MailChimp yn cydymffurfio â gofynion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol ac rydym yn rheoli'r data personol a gaiff eu storio ar ei blatfform.
Byddwn yn ymateb i unrhyw geisiadau i weld y data hwn, ei gywiro, ei ddileu, neu unrhyw geisiadau i wrthwynebu neu gyfyngu ar waith prosesu. Byddwn yn penderfynu ar bob cais yn ôl ei rinweddau ei hun.
Pan fyddwch yn cysylltu â ni
Rydym yn gweithredu llinell gwybodaeth gyhoeddus er mwyn helpu'r cyhoedd gydag ymholiadau am etholiadau a'r modd y caiff cyllid gwleidyddol ei reoleiddio. Y sail gyfreithiol dros brosesu'r wybodaeth hon yw bod angen i ni wneud hynny er mwyn cyflawni ein tasg gyhoeddus fel y nodir mewn deddfwriaeth.
Gallwch gysylltu â ni drwy e-bost, llythyr, dros y ffôn, drwy ein gwefan neu drwy Facebook neu Twitter.
Yr hyn y gallwn ei gofnodi
Pan fyddwch yn cysylltu â ni, gallwn gofnodi'r wybodaeth ganlynol:
- enw
- manylion cyswllt
- cyfeiriadau ar gyfryngau cymdeithasol
- lleoliad
- manylion eich ymholiad
Byddwn yn cadw'r wybodaeth hon am flwyddyn o ddyddiad y cyswllt diwethaf, oni bai bod rheswm rheoleiddiol dros gadw'r wybodaeth am gyfnod hwy. Gall hyn fod yn gymwys i gysylltiadau â phleidiau gwleidyddol neu weinyddwyr etholiadol.
Gallwn hefyd ddefnyddio canolfan gyswllt allanol yn y DU i reoli galwadau a chaiff ein cyfrifon cyfryngau cymdeithasol eu rheoli drwy adnodd trydydd parti. Caiff y gwasanaeth hwn ei ddarparu o dan gontractau sy'n cydymffurfio â'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a deddfwriaeth diogelu data'r DU.
Caiff y wybodaeth hon ei storio mewn system rheoli cwsmeriaid a chysylltiadau y gellir cael mynediad iddi drwy reolaethau rhwydwaith. Mae'r rheolaethau hyn yn sicrhau mai dim ond yr aelodau hynny o staff y mae angen iddynt gael mynediad i'r system sy'n gallu gwneud hynny. Caiff hyn ei fonitro drwy gofnodion archwilio er mwyn i ni allu priodoli unrhyw newidiadau i'r data a ddelir gennym i aelod penodol o staff. Caiff dyddiad y newid ei gofnodi hefyd.
O bryd i'w gilydd, efallai y byddwn am rannu'r wybodaeth a roddwyd gennych â sefydliadau eraill. Er enghraifft, os ydych yn codi mater ynghylch prosesau cofrestru etholiadol mewn ardal awdurdod lleol, efallai y byddwn am siarad â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol yn yr awdurdod lleol hwnnw am hyn. O dan yr amgylchiadau hyn, byddwn yn rhannu cyn lleied o ddata personol â phosibl ac yn canolbwyntio ar ffeithiau cyffredinol eich ymholiad. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw wybodaeth a rennir gennym cyn gynted â phosibl.
Byddwn yn ymateb i unrhyw geisiadau i weld y wybodaeth hon, ei chywiro, ei dileu, neu i wrthwynebu neu gyfyngu ar waith prosesu. Byddwn yn ymateb i bob cais yn ôl ei rinweddau ei hun.