Rydym yn cadw manylion cyswllt unigolion gan gynnwys cynrychiolwyr etholedig, gweinyddwyr etholedig, pleidiau gwleidyddol, ymgyrchwyr cofrestredig ac unigolion eraill. Rydym yn casglu'r wybodaeth hon pan fydd unigolyn yn cysylltu â ni am y tro cyntaf neu drwy ffynonellau data cyhoeddus.
Sut rydym yn defnyddio ac yn storio gwybodaeth
Rydym yn defnyddio'r wybodaeth hon er mwyn anfon cylchlythyrau a'r wybodaeth ddiweddaraf am ddatblygiadau pwysig ym maes gweinyddu etholiadol, cofrestru etholiadol, a chyllid gwleidyddol. Mae'r gweithgarwch hwn yn rhan o'n tasg gyhoeddus sy'n seiliedig ar Ddeddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda 2000.
Rydym yn storio'r wybodaeth hon mewn system rheoli cwsmeriaid a chysylltiadau, ac yn defnyddio rheolaethau rhwydwaith er mwyn sicrhau mai dim ond yr aelodau staff hynny y mae angen iddynt gael mynediad at y system sy'n gallu gwneud hynny. Rydym yn monitro mynediad drwy gofnodion archwilio er mwyn i ni allu priodoli unrhyw newidiadau i'r data a ddelir gennym i aelod staff penodol.
Rydym yn archwilio'r wybodaeth hon yn flynyddol er mwyn sicrhau ei bod yn gywir ac er mwyn dadactifadu cofnodion diangen. Ar yr adeg hon, rydym yn disodli data personol mewn cofnodion diangen â manylion adnabod artiffisial er mwyn cadw cofnod o'r cyswllt ond dileu'r data personol sydd ar gael i staff.
Gallwn storio data personol gyda MailChimp er mwyn awtomeiddio'r ffordd rydym yn anfon cylchlythyrau ac archwilio cyrhaeddiad y cynnwys hwn. Mae MailChimp yn cydymffurfio â gofynion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol ac rydym yn rheoli'r data personol a gaiff eu storio ar ei blatfform.
Byddwn yn ymateb i unrhyw geisiadau i weld y data hwn, ei gywiro, ei ddileu, neu unrhyw geisiadau i wrthwynebu neu gyfyngu ar waith prosesu. Byddwn yn penderfynu ar bob cais yn ôl ei rinweddau ei hun.