Cofnodion Bwrdd y Comisiwn

Rhoddodd Louise Edwards ei hymddiheuriadau.

Dim datganiadau o fuddiant newydd.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 5 Mehefin 2019.

Clywodd y Bwrdd am yr adnoddau ychwanegol sydd eu hangen er mwyn mynd i'r afael â'r nifer mawr o gwynion a gafwyd yn ddiweddar. Ar adeg Etholiad Senedd Ewrop, cafodd y Comisiwn lawer o gwynion. Daeth y mwyafrif o'r cwynion hyn gan ddinasyddion yr Undeb Ewropeaidd a oedd yn byw yn y DU nad oeddent yn gallu cwblhau'r broses gofrestru cyn yr etholiad, felly nid oeddent yn cael bwrw pleidlais. Defnyddiodd nifer sylweddol o'r achwynwyr hyn dempled safonol a ddatblygwyd gan drydydd parti er mwyn cyflwyno eu cwyn. Clywodd y bwrdd y lluniodd aelodau profiadol o'r staff ymateb cyffredin i'r cwynion hyn. Pan nad oedd yr ymateb safonedig yn ateb pob un o'r materion a godwyd yn y gŵyn wreiddiol, ychwanegwyd geiriau ychwanegol. 

Rhoddodd Kieran Rix drosolwg o sut roedd ymatebion i gwynion yn cael eu datblygu a'r broses o'u cymeradwyo cyn cyflwyno ymateb. Cynghorodd y Bwrdd ar waith i ddatblygu dull o fynd i'r afael â chwynion mynych, sarhaus a blinderus. Roedd gwaith yn parhau gyda thimau eraill ym mhob rhan o'r sefydliad er mwyn sicrhau arfer gwaith mwy llyfn wrth ymateb i gwynion mewn modd amserol. Cydnabu'r Bwrdd fod y staff wedi gweithio'n galed i sicrhau y gwnaethom ymateb i'r nifer mawr o gwynion o fewn y terfyn amser o 20 niwrnod. 

Rhoddwyd sicrwydd i'r Bwrdd nad ymchwiliwyd i gwynion gan yr unigolyn y cyflwynwyd cwyn yn ei gylch. Clywodd y Bwrdd fod cynllun wrth gefn lle byddai naill ai Cadeirydd y Bwrdd neu Gynghorydd Annibynnol y Pwyllgor Archwilio yn cynnal adolygiad o’r gŵyn os oedd yn ymwneud â'r Prif Weithredwr. Byddai'r polisi cwynion yn cael ei ddiweddaru er mwyn sicrhau bod y broses hon yn glir. 

Cam gweithredu: Cynnwys gwybodaeth fanylach am unrhyw gwynion nad ymatebwyd iddynt o fewn y terfyn amser o 20 diwrnod gwaith mewn adroddiadau yn y dyfodol.

Diweddaru'r polisi cwynion er mwyn egluro rôl Cadeirydd y Bwrdd neu Gynghorydd Annibynnol y Pwyllgor Archwilio yn y broses o adolygu cwynion am y Prif Weithredwr, lle y bo'n briodol.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Cyflwynodd Sue Bruce, Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio, yr eitem a thynnodd sylw'r Bwrdd at y prif feysydd gwaith a wneir gan y Pwyllgor. Cytunwyd bod penodi cynghorydd annibynnol yn hytrach na chadeirydd annibynnol wedi bod o fudd i'r Pwyllgor. Roedd angen ychwanegu rhai sylwadau gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol at yr adroddiad terfynol, yn ogystal â manylion yr adroddiad sicrwydd. 

Cytunodd y Pwyllgor Archwilio i ychwanegu cyfarfod archwilio arall yn y flwyddyn ariannol newydd er mwyn sicrhau bod llwyth gwaith y Pwyllgor yn gytbwys o hyd. Cafwyd trafodaeth ynglŷn â newid cylch gwaith y Pwyllgor i bwyllgor archwilio a risg, ac ymestyn ei gwmpas i gynnwys meysydd megis perfformiad amgylcheddol.

Nododd y Prif Weithredwr fod nifer y diwrnodau y mae'r archwilwyr mewnol yn eu treulio'n archwilio'r Comisiwn wedi bod yn sefydlog ers nifer o flynyddoedd, ac awgrymodd y gallai fod angen cynyddu hyn er mwyn adlewyrchu ehangder cynyddol gwaith y Comisiwn.  Ychwanegodd Kieran Rix y gallai hyn hefyd gynnwys newid fel bod yr archwilwyr mewnol yn darparu mwy o waith ymgynghorol.

Cam gweithredu: Kieran Rix i ddiwygio'r adroddiad i ymgorffori sylwadau'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol a manylion yr adroddiad sicrwydd.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei gymeradwyo, yn amodol ar newidiadau terfynol yn cael eu gwneud gan Kieran Rix yn gweithio i Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio, a'u cymeradwyo gan y Pwyllgor Archwilio drwy ohebiaeth. 

Cyflwynodd Rob Vincent, Cadeirydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol (RemCo), y papur, a chrybwyllodd y cymorth o ansawdd uchel y mae'r staff yn ei ddarparu i'r Pwyllgor. Amlygodd y meysydd allweddol yr oedd y Pwyllgor wedi'u hystyried yn ystod y flwyddyn, gan gynnwys trosiant staff a'r dyfarniadau cyflogau. Yn ystod y flwyddyn i ddod, byddai'r Pwyllgor yn canolbwyntio ar gydraddoldeb ac amrywiaeth, yn cynyddu ei gyfraniad at yr arolwg staff ac yn cefnogi proses o reoli talent yn well. 

Ailddatganodd y Prif Weithredwr fod tybiaethau blaenorol ynghylch recriwtio wedi cael eu gwrthdroi; byddai pob swydd yn cael ei llenwi'n barhaol oni fyddai achos busnes darbwyllol o blaid contract tymor sefydlog. Roedd trosiant staff parhaol yn uwch nag yr hoffem iddo fod, ond dim ond ychydig y tu allan i'r ystod a ddisgwyliwyd. Trafododd y Bwrdd lefel isel yr absenoldeb salwch, a oedd wedi gostwng yn ddramatig ers dechrau'r flwyddyn, fel dangosydd perthnasol bod y gwaith o ymgysylltu â'r staff a gofalu amdanynt yn gadarnhaol. Roedd lefelau absenoldeb salwch yn is na chyfartaledd y sector cyhoeddus a'r sector preifat. 

Rhoddodd Kieran Rix drosolwg o'r dyfarniadau cyflogau ar gyfer eleni. Esboniodd y Prif Weithredwr pam roedd y cyflog ar gyfer rhai swyddi yn seiliedig ar y farchnad, a sut roeddem wedi recriwtio sgiliau newydd, wrth i'r sefydliad dyfu, a oedd yn gofyn am adolygu'r cyflog a oedd yn cael ei gynnig. Roedd y duedd hon yn debygol o barhau ac yn debyg i ddull gweithredu rheoleiddwyr eraill. 

Trafododd y Bwrdd a ddylai gael gwybod yn gynharach am y dyfarniad costau byw a chael nodyn amdano. Awgrymodd y Prif Weithredwr y gellid rhoi gwybod i'r Bwrdd fel rhan o ystyriaeth RemCo. 

Cam gweithredu: Y Cyfarwyddwr Cyllid i ystyried dod â'r adroddiad dyfarniadau cyflogau i sylw'r Bwrdd fel rhan o ystyriaeth RemCo.

Penderfynwyd: y dylid cytuno ar y papur. 

Cyflwynodd y Cadeirydd eitem a rhoddodd y Prif Weithredwr drosolwg byr o'r ddogfen. Cadarnhaodd Kieran Rix fod barn ddrafft y Swyddfa Archwilio Genedlaethol yn ddiamod, a bod ganddi rai mân argymhellion. Yna esboniodd y camau terfynol angenrheidiol cyn cymeradwyo, gyda'r bwriad y byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno gerbron y Senedd ar 18 Gorffennaf. 

Awgrymodd y Bwrdd welliannau i eiriad y rhagair, a rhai o'r esboniadau am y mesuriadau perfformiad. Trafododd y bwrdd hefyd ychwanegu rhagor o wybodaeth at y rhagair er mwyn pwysleisio'r newidiadau eraill i gyfraith etholiadol yr hoffai iddynt gael eu gwneud. Awgrymodd y bwrdd y dylid pwysleisio bod y Comisiwn wedi cael blwyddyn heriol, gan ychwanegu rhagor o wybodaeth mewn meysydd lle roedd safon y perfformiad wedi newid yn ystod y flwyddyn. 

Esboniodd Kieran Rix y cyfrifon yn fanylach, gan nodi eu bod yn gyson â'r cyfrifon rheoli, ac yn amodol ar nifer bach o fân ddiwygiadau. Dangosodd y cyfrifon danwariant o 8.5%. Roedd y tanwariant hwn yn bennaf o ganlyniad i'r cyllid wrth gefn nas defnyddiwyd ar gyfer Etholiad Senedd Ewrop. 

Cam gweithredu: Y dylai'r Prif Weithredwr a'r Cadeirydd adlewyrchu'r sylwadau a wnaed gan y Comisiynwyr yn ystod yr eitem hon yn fersiwn derfynol yr Adroddiad Blynyddol sydd i'w gyflwyno gerbron y Senedd.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar y papur, yn amodol ar y diwygiadau a drafodwyd a chytundeb terfynol â'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol. 

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr eitem ac atgoffodd y Bwrdd fod dyletswydd statudol arnom i werthuso'r cynlluniau peilot adnabod pleidleiswyr a gynhaliwyd mewn deg awdurdod lleol ar 2 Mai 2019. Roedd y data'n dal i gael eu dadansoddi, felly gallai'r darlun terfynol newid o hyd. Clywodd y Bwrdd fod cynlluniau peilot 2019 wedi'u dylunio'n well ac yn cynnwys mwy o amrywiaeth o gynlluniau wrth gefn. 

Rhoddodd Phil Thompson fwy o gyd-destun ar ganfyddiadau'r gwaith ymchwil. Esboniodd fod canran y pleidleiswyr y gwrthodwyd rhoi papur pleidleisio iddynt am nad oedd ganddynt brawf adnabod addas ac na wnaethant ddychwelyd i fwrw pleidlais yn amrywio o 0.03% i 0.7%. Nodwyd y gallai'r nifer hwn, er ei fod yn fach, effeithio o hyd ar ganlyniad etholiad. Nododd y Bwrdd fod y nifer sy'n pleidleisio mewn etholiadau lleol yn wahanol i Etholiad Cyffredinol Senedd y DU ac roedd risg y byddai cyfran y bobl na allant gyflwyno prawf adnabod digonol yn cynyddu mewn Etholiad Cyffredinol.

Nid oedd y cynlluniau peilot yn casglu tystiolaeth ynghylch pam na ddychwelodd pobl ar ôl cael eu gwrthod. Byddai'n anodd casglu'r data hyn a byddai angen i ymchwilwyr gymryd rhan fwy gweithredol yn y broses. Hefyd, nid oedd gennym dystiolaeth i benderfynu a oedd cynnydd neu leihad o ran cam-bersonadu yn yr ardaloedd peilot, gan nad oedd gennym dystiolaeth gadarn o nifer yr achosion o gam-bersonadu y tu allan i'r ardaloedd peilot i gymharu unrhyw ddata yn ei herbyn.

Canfu'r ymchwil lefelau uchel o ymwybyddiaeth honedig fod y cynlluniau prawf yn cael eu cynnal, a oedd yn debyg i gynlluniau peilot blaenorol, er bod llai o ymwybyddiaeth ymhlith pobl o grwpiau demograffig sydd fel arfer yn llai tebygol o bleidleisio. Roedd peth tystiolaeth yn y cynlluniau peilot o effaith negyddol bosibl ar y nifer a bleidleisiodd ymhlith rhag poblogaethau, ond nid oedd y canlyniadau'n bendant. 

Trafododd y Bwrdd y dystiolaeth a nododd gynnydd yn nifer y bobl a bleidleisiodd a oedd yn teimlo bod twyll etholiadol yn broblem lai difrifol na chyn y cyfnod prawf. Er nad oedd tystiolaeth gadarn bod effaith ar leihau twyll etholiadol, roedd tystiolaeth o newid yng nghanfyddiad pobl o gryfder y system. 

Cafodd rhan o'n gwaith dadansoddi ei lywio gan ganfyddiadau dadansoddwr diogelwch a asesodd y mathau gwahanol o ddulliau prawf adnabod pleidleiswyr a oedd yn cael eu defnyddio. Yn ôl y gwaith dadansoddi hwn, nid oedd cardiau banc yn cynnig rhagor o sicrwydd na cherdyn pleidleisio. Fodd bynnag, argymhellodd y gwaith dadansoddi y gellid gwneud newidiadau i'r cerdyn pleidleisio er mwyn atgyfnerthu ei ddiogelwch. Hefyd, nododd y cynlluniau prawf feysydd lle gellid atgyfnerthu gweithdrefnau gorsafoedd pleidleisio er mwyn rhoi mwy o sicrwydd, gan gynnwys newidiadau i drefn y broses o gyflwyno papurau pleidleisio i etholwyr. 

Cadarnhaodd y dadansoddwr diogelwch mai prawf adnabod ffotograffig fyddai'n rhoi'r sicrwydd mwyaf. Ni fyddai tua 7.5% o bleidleiswyr yn gallu cyflwyno unrhyw fath o brawf adnabod ffotograffig derbyniol petai'n ofynnol. Trafododd y Bwrdd rinweddau argymell cyflwyno prawf adnabod ffotograffig am ddim. Gofynnodd y Bwrdd hefyd a fyddai tystiolaeth o Ogledd Iwerddon, lle bu angen prawf adnabod ffotograffig er mwyn pleidleisio ers cryn amser, yn cael ei defnyddio i lywio'r adroddiad i'r llywodraeth. 

Roedd angen rhagor o dystiolaeth er mwyn penderfynu a fyddai'r diogelwch a gynigir gan gardiau adnabod pleidleiswyr yn well na'r hyn a gynigir gan gardiau pleidleisio. Mae'r cydbwysedd rhwng diogelwch a hygyrchedd yn berthnasol yn hyn o beth. Nododd y Bwrdd mai un o anfanteision posibl gofyn am gardiau pleidleisio yw'r oedi rhwng cyflwyno'r cardiau pleidleisio a'r diwrnod pleidleisio, a allai fod cyhyd â thair wythnos. Roedd gan y Bwrdd ddiddordeb mewn asesu'r arian a gaiff ei wario ar gardiau adnabod pleidleiswyr yn erbyn mynd i'r afael â gwendidau hysbys eraill yn y system. 

Gadawodd Sarah Chambers y cyfarfod ar yr adeg hon.
Cam gweithredu: Dylai'r Pennaeth Ymchwil sicrhau bod yr adroddiad terfynol i'r Llywodraeth yn cynnwys y pwyntiau allweddol a godwyd yn y drafodaeth gan y Bwrdd. 
Dylai'r Pennaeth Ymchwil ddosbarthu'r adroddiad i bob un o'r Comisiynwyr gyflwyno sylwadau arnynt. 
Dylai'r Prif Weithredwr mewn ymgynghoriad â'r Cadeirydd gael y gair olaf ar eiriad yr adroddiad.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr eitem, a dechreuodd drwy nodi'r agenda arwyddocaol yng Nghymru a'r Alban lle mae arwyddion cadarnhaol y byddai rhai o'n hargymhellion polisi yn cael eu hadlewyrchu mewn deddfwriaeth. Hefyd, rhoddodd y wybodaeth ddiweddaraf am y diweddariadau i'r system a oedd yn cael eu datblygu, gan gynnwys y wefan a'r system Rheoleiddio Cyllid Gwleidyddol ar-lein. 

Rhoddodd Alisa Irvine y wybodaeth ddiweddaraf am y darnau gwahanol o ddeddfwriaeth a oedd yn cael eu datblygu gan Lywodraeth Cymru a Llywodraeth yr Alban. Roedd hyn yn cynnwys deddfwriaeth a oedd yn gysylltiedig ag unrhyw refferendwm yn y dyfodol yn yr Alban, yn ogystal ag ymestyn yr etholfraint. 

Rhoddodd Dan Adamson y wybodaeth ddiweddaraf am fonitro pleidiau a oedd wedi cyflwyno ffurflenni yn hwyr, a'r rhai nad oeddent wedi cyflwyno ffurflenni eto. Rydym yn gwerthuso'r broses o fonitro Etholiad Senedd Ewrop, yn enwedig y llyfrgelloedd hysbysebu a gafodd eu creu gan gwmnïau cyfryngau cymdeithasol. Clywodd y Bwrdd ein bod ni, ar y cyd â'r heddlu, wedi cyflwyno canllawiau i ymgeiswyr ynghylch sut i ymdrin ag aflonyddu.  

Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am yr achosion ymgyfreitha gwahanol amrywiol yr oeddem yn rhan ohonynt. 

Rhoddodd Craig Westwood y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am y digwyddiadau proffil uchel sy'n digwydd ym mis Gorffennaf, gan gynnwys ymddangos gerbron ymchwiliad cyfraith etholiadol y Pwyllgor Gweinyddiaeth Gyhoeddus a Materion Cyfansoddiadol Senedd y DU, yn ogystal â'r Grŵp Seneddol Hollbleidiol ar dryloywder ymgyrchu etholiadol. Disgwyliwyd i wefan newydd y Comisiwn gael ei lansio yn hwyr ym mis Gorffennaf. 

Rhoddodd Kieran Rix wybodaeth gryno am y trafodaethau ar brydles Bunhill Row, a oedd wedi dechrau. Gofynnodd Joan Walley a fyddwn yn codi materion yn ymwneud ag adroddiadau amgylcheddol yn ystod y trafodaethau ar y brydles. Cadarnhaodd Kieran Rix y byddai'n codi'r mater hwn yn ystod y trafodaethau.

Camau gweithredu: Bydd Kieran Rix yn codi mater adroddiadau amgylcheddol yn ystod y trafodaethau ar y brydles

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Atgoffodd y Cadeirydd y Comisiynwyr y byddai'r cyfarfod ar 17 Gorffennaf yn cael ei gynnal yn y prynhawn, wedi'i ddilyn gan dderbyniad yn yr Ystafelloedd Gwladol, Tŷ'r Llefarydd, Tŷ'r Cyffredin, er mwyn dathlu Cynhadledd y Pedair Gwlad 2019. 

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Cam gweithredu: Y Tîm Gweithredol i drefnu pob un o'r camau gweithredu.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Daeth y cyfarfod i ben am 1.03pm.

Dyddiad y cyfarfod nesaf a drefnwyd: Diwrnod y Comisiynwyr, ddydd Mercher 17 Gorffennaf 2019