Cofnodion Bwrdd y Comisiwn 14 Ionawr 2025

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. Roedd y Comisiynydd Sue Bruce wedi anfon ymddiheuriadau.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd.

Roedd y Bwrdd wedi llongyfarch Carol Sweetenham ar ennill gwobr MBE yn Anrhydedd Blwyddyn Newydd y Brenin am ddarparu cyfleoedd cyflogaeth i bobl agored i niwed a phobl dan anfantais yn Swydd Rydychen fel Aelod Sefydlol o'r Bwrdd ac yn ddiweddar Cadeirydd Aspire

Cyflwynodd y Pennaeth Cefnogaeth Rheoleiddio y Bwrdd i aelodau’r Tîm Cefnogaeth Rheoleiddio a wnaeth, yn eu tro rhoi trosolwg o swyddogaethau’r tîm a rhaglen waith y tîm. Roedd gweithgareddau wedi'u hailgynllunio i alluogi ymateb rhagweithiol a chymesur. Roedd hyn yn galluogi cyngor a chymorth hygyrch i atal eithriadau a lleihau'r angen am gamau rheoleiddio am ddiffyg cydymffurfio. Bwriad yr ail-gynllunio oedd creu cefnogaeth Gadarnhaol a oedd yn hawdd Cyrchu.

Rhoddwyd cymorth rheoleiddiol drwy wasanaeth cyngor a gafodd ei gynnal yn ystod diwrnodau wythnos gwaith, 9am i 5pm. Roedd ymholiadau cyffredinol yn amrywio o gyfrifyddu am wariant, cyfrifyddu am gyllid, sut i wneud cofnod gwariant ar-lein a chyngor am y rheolau ar gyfer ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau. Rhoddwyd cyngor wedi’i deilwra’n benodol i’r unigolyn. Cafodd 900 o ymatebion i ymholiadau eu gwneud rhwng yr amser a gyhoeddwyd Etholiad cyffredinol Senedd y DU hyd at y diwrnod pleidleisio, a bu 800 o ymholiadau ers hynny. Cafodd 80% o ymholiadau eu hymateb o fewn 1 diwrnod ac roedd y dangosyddion perfformiad allweddol wedi’u rhagori.

Roedd y gwasanaeth canllawiau wedi ystyried profiadau rhanddeiliaid a oedd yn gweithredu ar draws y system etholiadol. O ran allgymorth, roedd gwe-seminarau yn cynnig rhyngweithio â defnyddwyr terfynol a chafodd y digwyddiadau hyn adborth ffafriol. Cyhoeddodd y tîm canllawiau diwygiedig ym mis Rhagfyr 2023 er mwyn eu rhoi ar waith ym mis Ebrill 2024. Yn ogystal â’r canllawiau diwygiedig, roedd y tîm yn gweithio ar newidiadau i fformat cofnodion gwariant yn seiliedig ar adborth a oedd cynnig ffyrdd i wella hygyrchedd. Roedd canllawiau diwygiedig Senedd Yr Alban 2026 a chanllawiau diwygiedig etholiadau’r Senedd 2026 i’w gyhoeddi yn 2025, cyn y cyfnod rheoleiddio.

Roedd 18 mis o gydweithio wedi'i gyflawni i gyrraedd cyd-ddealltwriaeth ar ddefnyddio cod ymddygiad yr ymgyrchwyr.

O ran camau rheoleiddiol, roedd ail-ddylunio’r broses asesu i ymgorffori dull sy’n seiliedig ar dystiolaeth wedi galluogi’r tîm i ddatrys materion mewn modd cymesur. Roedd camau gorfodi mewn achosion diffyg cydymffurfio â’r gyfraith cyllid gwleidyddol wedi’i gadw ar gyfer achosion angenrheidiol.

Canmolwyd y tîm gan y Comisiynwyr am eu cynnydd cadarnhaol. Yn ystod y drafodaeth, nodwyd fod gwerthusiad pellach ei hangen ar gyfer y canlynol:

• nid oedd y datganiad hanesyddol a ddefnyddiwyd ar gyfer pleidiau a oedd yn defnyddio eu cyngor cyfreithiol eu hunain yn cael ei ddefnyddio mwyach.
• cyfeiriwyd yn rhagweithiol at yr amser ymateb ar ganllawiau yn ystod etholiad. Roedd y Comisiwn wedi gweithio gyda phob plaid ar ddiweddaru eu canllawiau yn ystod y cyfnod cyn Etholiad cyffredinol Senedd y DU 2024;
• gall defnyddio deallusrwydd artiffisial (AI) cael ei ystyried ar gyfer y swyddogaeth hon er mwyn cynorthwyo’r amser sgrinio ymholiadau cyffredin. Defnyddiwyd dadansoddi thematig i gyflymu’r broses o roi cyngor a chanllawiau. Roedd defnydd AI yn cael ei dreialu mewn mannau eraill yn y gyfarwyddiaeth;
• roedd Comisiynydd Gogledd Iwerddon wedi gwneud cais am ddeialog gyda Phanel Pleidiau Gwleidyddol Gogledd Iwerddon; ac
• roedd cyd-weithio ar ddefnyddio tystiolaeth ryngwladol er mwyn dod o hyd i ddatrysiad cyffredin yn opsiwn, pan fo’n briodol.

Penderfynwyd: Nodwyd y Bwrdd trosolwg o waith y Tîm Cefnogaeth Reoleiddiol a’r blaenoriaethau yn eu lle a nodwyd bod Comisiynwyr Enwebedig yn gallu cynnig eu profiad. Anogwyd y Tîm Cefnogaeth Reoleiddiol i weithio gyda Stephen Gilbert i adeiladu ar ei rôl flaenorol fel Comisiynydd linc yn ei ardal.

Cafodd cofnodion gwariant Etholiad cyffredinol Senedd y DU eu cyflwyno cyn y dyddiad cau sef 4 Ionawr 2025, roedd angen cydweithio tîm cryf dros gyfnod y gwyliau i gyflawni hyn. Cytunwyd i ysgrifennu at y tîm i’w llongyfarch am eu cyflawniad cadarnhaol ar ran y bwrdd. Roedd cyhoeddi gwybodaeth yn raddol ar wefan y Comisiwn o fis Chwefror i ddilyn.

Roedd trafodaeth ar dystiolaeth y Comisiwn i ymchwiliad y Pwyllgor Gweinyddiaeth Gyhoeddus a Materion Cyfansoddiadol (PACAC) ar yr etholiad cyffredinol ar 7 Ionawr wedi cynnwys ffocws cryf ar ddogfennau adnabod pleidleiswyr.

Roedd y Comisiwn yn coladu ei dystiolaeth ar gyfer Cynhadledd y Llefarydd ar gamdriniaeth a bygythiadau i’w gyflwyno dechrau fis Chwefror.  Roedd cylch gorchwyl yn cynnwys ffactorau megis dylanwadu lefelau bygythiadau ymgeiswyr ac ASau; effeithiolrwydd yr ymateb i fygythiadau o’r fath yn Etholiad Cyffredinol 2024 – gan gynnwys os oes gennym ddigon o bwerau yn eu lle; sicrhau etholiadau rhydd a theg – gan gynnwys camwybodaeth a thwyllwybodaeth ac effaith dylanwadau tramor ar gamdriniaeth a bygythiadau; a diogelu ymgeiswyr ac ASau – gan gynnwys mesurau diogelwch a chamau i leihau bygythiadau.

Roedd ymgysylltu gyda phleidiau yn cynnwys y canlynol:

• Amlygodd trafodaeth gyda Phrif Swyddog Gweithredol Y Post Brenhinol yr angen am gydweithio adeiladol gyda’r Comisiwn.
• Cynhaliwyd cyfarfodydd cadarnhaol ym Melfast ar 13 Ionawr gyda Sinn Fein, Plaid Democratiaid Cymdeithasol a Llafur a Phlaid Unoliaethwyr Ulster.
• Roedd gwaith partneriaeth effeithiol ac ymgysylltiedig yn eu lle gyda’r Weinyddiaeth Dai, Cymunedau a Llywodraeth leol. Roedd y newidiadau y cytunwyd arnynt ar gyfer y Grantiau Datblygu Polisi yn barod i symud ymlaen drwy is-ddeddfwriaeth.

Cyhoeddwyd y Papur Gwyn Datganoli Saesneg ym mis Rhagfyr 2024. Ar ôl trafodaeth ar gymhlethdodau a nodi’r angen am safbwynt Comisiwn, cytunwyd i adolygu’r polisi yn ystod cyfarfod y Bwrdd ar 25 Chwefror. Roedd Comisiynwyr yn galw am eglurder ynghylch amserlenni er mwyn asesu amseru a chyflawni posibl ar gyfer etholiadau lleol yn Lloegr, gan ddwyn ystyriaeth aildrefnu potensial ar awdurdodau lleol. Roedd y Cyfarwyddwr Corfforaethol yn monitro effaith unrhyw newidiadau o safbwynt cynlluniau gwariant y Comisiwn ar gyfer 2025-26.

Roedd y bwrdd yn ceisio cael dealltwriaeth a thrafodaeth bellach mewn perthynas â’r (1) polisi rhoddion tramor; a (2) defnydd cyfryngau cymdeithasol a sefyllfa’r Comisiwn o ran dylanwadu drwy ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol.

Roedd cynnydd mewnol cadarnhaol yn cael ei wneud ar gyflwyno fframwaith tâl newydd ar gyfer staff a chyflwyno uwchraddiadau TG lle byddai defnydd peilot o ddeallusrwydd artiffisial yn dechrau mewn rhai ardaloedd. Roedd adnewyddiad bach i swyddfa Caeredin yn cael ei chynllunio. Roedd y Tîm Gweithredol yn canolbwyntio ar gyflawniad ei hun hyd at 2027 mewn diwrnod i ffwrdd ym mis Chwefror. Roedd y sefydliad yn rhagweld gwarged i 2024/25.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd diweddariad y Prif Weithredwr.

Cafodd tueddiadau cadarnhaol eu hadrodd yn yr arolwg pobl 2024 a bu sgôr ymgysylltu uwch eleni a chanlyniadau da mewn perthynas ag ymrwymiad y Comisiwn i gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant. Roedd y Gweithredwr am drafod rhagor o feysydd i ganolbwyntio arnynt gyda’r Cyfarwyddiaethau. 

Cam i’w gymryd Roedd y Prif Weithredwr i gyflwyno cymhlethdodau canlyniadau’r arolwg pobl 2025 i gyfarfod y Bwrdd fis Chwefror 2025 ar gyfer ystyriaeth bellach, yn dilyn cais gan Gadeirydd y Pwyllgor Tâl Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol.

Trafododd y Bwrdd y gwaith sy’n mynd rhagddo i ddatblygu Cynllun Corfforaethol 2025-2030. Roedd y Cynllun Corfforaethol yn cynnwys ymgysylltu gyda Chomisiynwyr a rhanddeiliaid. Roedd y fersiwn derfynol i’w chyflwyno a’i chymeradwyo'n derfynol yng nghyfarfod y Bwrdd ar 25 Chwefror pan fyddai'n cael ei chyflwyno law yn llaw â'r prif amcangyfrif ar gyfer Senedd y DU 2025/26 a deunydd ategol ar gyflawni. Bydd yn barod i’w chyflwyno i Bwyllgor y Llefarydd Senedd y DU ar gyfer y Comisiwn Etholiadol ar 26 Chwefror.

Cymeradwyodd Pwyllgor y Llywydd ac roedd Senedd Yr Alban yn y broses o gymeradwyo prif amcangyfrif 2025/26 ar gyfer seneddau perthnasol. Rhoddodd Comisiynydd Etholiadol Cymru wybod bod gwaith ymgysylltu yn mynd rhagddo ymysg Pwyllgor y Llywydd a Senedd Yr Alban i sicrhau byddai gweithredu ar ganlyniadau’r Prif Amcangyfrif ar gyfer Senedd y DU.

Trafododd y Bwrdd y broses ddrafftio mewn perthynas â chydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant ac roedd galw am ffocws ar system etholiadol gyfartal a theg gyda’r bwriad o gael gwared ar rwystrau yn hytrach na thargedu grwpiau penodol. O ran Deddf yr Iaith Wyddeleg 2022, gofynnodd Comisiynydd Gogledd Iwerddon am gyfeirio at ieithoedd lleiafrifol. Cafodd Rhagair mewn iaith blaen ei annog i fynd i’r afael â’r achos gan gynnwys yr achos am newid ynghylch cydraddoldeb. Roedd y Comisiynwyr yn annog iaith a oedd yn hoelio ffocws ar bob pleidleisiwr. 

Dylid nodi newidiadau ystyrlon a fyddai’n cael ei wneud dros waelodlin gydnabyddedig. Nid oedd cyfeiriadau at newidiadau allweddol a fyddai’n cael eu datrys dros y cyfnod 5 mlynedd yn sefyll allan i bob Comisiynydd, a chafodd fframio craidd ar gyfer heriau eu hannog.

Dylid nodi rôl y darganfyddwr gorsaf pleidleisio yn y manylion hygyrchedd. Dylid cyfeirio at waith partneriaeth gydag Ofcom.

Croesawodd y Bwrdd lefel ymgysylltu yn y Cynllun Corfforaethol a mynegodd y bwrdd ddiolch i’r timau a gymerodd rhan yn y gwaith. Roedd y geiriad terfynol yn creu darlun cytbwys o atebolrwydd y Comisiwn fel partner annibynnol yn y system ddemocrataidd ledled y DU.
    
Penderfynwyd:

(1) cymeradwyodd y Bwrdd drafft olaf y Cynllun Corfforaethol 2025-30 yn dilyn ymgynghoriad cynhwysfawr, yn amodol ar adborth y Bwrdd ar feysydd i’w rhoi sylw iddynt yn y cyfarfod hwn;
(2) nododd y Bwrdd y gwaith a wnaed i asesu hyder wrth gyflawni rhaglenni;
(3) nododd y Bwrdd cynnydd y gwaith sy’n mynd rhagddo ar weledigaeth a gwerthoedd brand allanol y Comisiwn;
(4) nodwyd y bydd y Bwrdd yn cael ymgynghoriad ynghylch Dangosyddion Perfformiad Allweddol drafft cyn cyfarfod Bwrdd ar 25 Chwefror;
(5) nododd y Bwrdd yr ymgysylltu allanol ar gynnwys y Cynllun Corfforaethol a gynhaliwyd; a
(6) nododd y Bwrdd y gwaith sy’n mynd rhagddo ynghylch egluro rhagdybiaethau a chreu proffil blaen-gyllideb ar gyfer cymeradwyaeth yn y cyfarfod ar 25 Chwefror.

Nododd y Bwrdd yr adroddiad ysgrifenedig ar gyfarfodydd pwyllgor a gynhaliwyd: cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a gynhaliwyd ar 3 Rhagfyr 2024; cyfarfod y Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a gynhaliwyd ar 10 Rhagfyr; a chyfarfod y Pwyllgor Tâl Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol a gynhaliwyd ar 10 Rhagfyr.

 Nododd y Cadeirydd mai pryder mwyaf y Pwyllgor Tâl Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol oedd gallu’r tîm recriwtio i barhau i recriwtio ar y cyd â’r galw am gyflawni.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd yr adroddiadau ar bwyllgorau'r bwrdd a gynhaliwyd.

Derbyniwyd cofnodion cyfarfod y Bwrdd a gynhaliwyd ar 26 Tachwedd 2024.

Fel mater a godwyd o gyfarfod 26 Tachwedd, nodwyd bod ymgynghoriad gyda Chomisiynwyr i lunio naratif adroddiad blynyddol 2024/25 ar y gweill. Gofynnwyd am adborth erbyn 20 Ionawr.

Nodwyd statws y camau gweithredu y gofynnwyd amdanynt gan y Bwrdd. Roedd disgwyl i arolwg sgiliau'r Bwrdd diwygiedig fod ar gael mewn pryd ar gyfer y cyfarfod ar 25 Chwefror 2025.

Nodwyd blaengynllun ar gyfer cyfarfodydd y bwrdd yn 2025, gan gynnwys ymweliad â chanolbarth Lloegr ar 12-13 Mai. Roedd yr ymweliad hwn i gynnwys cyfarfod Bwrdd oddi cartref a bore i gwrdd â phartneriaid. Roedd bwriad cynnal y cyfarfod ym mis Gorffennaf 2025 y tu hwnt i Lundain a bod y cyfarfod staff cyfan i’w gynnal y diwrnod canlynol, i alluogi Comisiynwyr i fod yn bresennol.

Cytunodd y Bwrdd y byddai cod teithio a threuliau'r Comisiynydd yn cael ei integreiddio yn y Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol a fyddai’n cael ei gymeradwyo yn 

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd yr adroddiad ar faterion gweithdrefnol a llywodraethu. Cytunwyd ar y canlynol:

• cofnodion cyfarfod y Bwrdd a gynhaliwyd ar 26 Dachwedd 2024;
• adnewyddu cyfansoddiad pwyllgor y bwrdd a'r cynllun pontio, fel a ganlyn:

Y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (ARAC)

Roedd Sue Bruce y Cadeirydd ac Elan Closs Stephens, aelod o’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn dod a’u tymor pwyllgor i ben diwedd ddydd Llun 24 Chwefror 2025, ar ôl cwblhau un cyfarfod olaf. Mynegodd y Bwrdd eu diolchiadau i Sue ac Elan am eu cyfraniad sylweddol i’r Comisiwn wrth gyflawni eu blynyddoedd o wasanaeth ar y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.

Cafodd Stephen Gilbert ei benodi fel Cadeirydd Y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar gyfer y tymor nesaf sef ddydd Mawrth 25 Chwefror 2025 – 31 Hydref 2026 i wneud y gorau o barhad Stephen ar y pwyllgor a chefnogi blaengynllunio. Cafodd Chris Ruane ei ymesgusodi o’r penderfyniad hwn.

Penodwyd Carole Mills i fod yn Gadeirydd newydd Y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar gyfer y tymor 25 Chwefror 2025 – 31 Rhagfyr 2027 i elwa ar wybodaeth a sgiliau Carole. Cafodd Carole Mills ei hymesgusodi o’r penderfyniad hwn.

Penodwyd Sheila Ritchie i fod yn aelod newydd o’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar gyfer y tymor newydd sef 25 Chwefror 2025 – 31 Rhagfyr 2027 i elwa ar wybodaeth a sgiliau Carole. Cafodd Sheila Ritchie ei hymesgusodi o’r penderfyniad hwn. 

Pwyllgor Tâl Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol

Roedd Sarah Chambers i gamu lawr fel Cadeirydd y Pwyllgor Tâl Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol gan ei fod yn agosáu at ddiwedd ei thymor, sef diwedd 1 Mawrth 2025, wedi i’r cyfnod trosglwyddo dod i ben. Mynegodd y bwrdd eu gwerthfawrogiad am waith Sara a’i hymroddiad i gyflawni blynyddoedd o wasanaeth ar y Pwyllgor Tâl Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol.

Penodwyd Carole Mills i fod yn Gadeirydd newydd y Pwyllgor Tâl Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol ar gyfer y tymor nesaf sef 2 Mawrth 2025 – 31 Rhagfyr 2027 i wneud y gorau o barhad Carole ar y pwyllgor a chefnogi blaengynllunio. Cafodd Carole Mills ei hymesgusodi o’r penderfyniad hwn.

Cafodd Chris Ruane ei benodi fel aelod o’r Pwyllgor Tâl Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol ar gyfer tymor nesaf sef 2 Mawrth 2025 – 31 Hydref 2026 i elwa ar wybodaeth a sgiliau Chris. Cafodd Chris Ruane ei ymesgusodi o’r penderfyniad hwn.

Dydd Mawrth 25 Chwefror 2025 am 9.30am.