Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 16 Gorffennaf 2024
Date: Dydd Mawrth: 16 Gorffennaf 2024
Lleoliad: Bunhill Row
Dyddiad cyfarfod nesaf y Bwrdd, dydd Llun, 17 Medi 2024
John Pullinger
Sue Bruce
Sarah Chambers
Roseanna Cunningham
Stephen Gilbert
Carole Mills
Katy Radford
Sheila Ritchie
Chris Ruane
Elan Closs Stephens
Yn bresennol
Vijay Rangarajan, Prif Weithredwr
Binnie Goh [o 9.30 am], Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol a Diwygio a Chwnsler Cyffredinol
Tom Hawthorn, Cyfarwyddwr Dros Dro Polisi ac Ymchwil
David Moran, Cyfarwyddwr Dros Dro Cyllid
Niki Nixon, Cyfarwyddwr Dros Dro Cyfathrebu
Elizabeth Youard, Pennaeth Llywodraethu
Arsylwyr
Denise Chick, Pennaeth Cefnogaeth Rheoleiddio
Su Crown [eitem 5 yn unig], Pennaeth Ymgyrchoedd a Hunaniaeth Gorfforaethol
Mel Davidson, Pennaeth Cymorth a Gwelliant
Ben Hancock [eitem 5 yn unig], Corfforaethol
Charlene Hannon, Pennaeth Canllawiau
Tess Martineau [eitem 5 yn unig], Rheolwr Ymgyrchoedd
Antonia Merrick, Rheolwr Busnes i'r Cadeirydd a'r Prif Weithredwr
Michela Palese [eitem 3 yn unig], Rheolwr Polisi
Phil Thompson [eitem 3 yn unig], Pennaeth Ymchwil
Croeso, ymddiheuriadau ac unrhyw ddatganiadau o fuddiant newyddgies and any new declarations of interest
Croesawodd Cadeirydd y Bwrdd bawb i’r cyfarfod. Anfonodd Jackie Killeen, Cyfarwyddwr Gweinyddiaeth Etholiadol a Chanllawiau, ei hymddiheuriadau. Croesawyd Tom Hawthorn, Cyfarwyddwr Dros Dro Polisi ac Ymchwil, a Niki Nixon, Cyfarwyddwr Dros Dro Cyfathrebu, i’r cyfarfod ac i’w rolau newydd.
Roedd Elan Closs Stephens wedi cofrestru buddiannau newydd fel Is-lywydd Anrhydeddus Gymdeithas y Cymmrodorion (o fis Ebrill 2023); Aelod o Fwrdd ac Ymddiriedolwr Gŵyl y Gelli, Y Gelli Gandryll (o fis Gorffennaf 2024); Aelod Cyngor o’r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol a benodwyd gan Lywodraeth Cymru i gynrychioli’r Fforwm Arweinwyr Cyhoeddus, dan gadeiryddiaeth Elan (o fis Chwefror 2024); a Chadeirydd Bwrdd Ymgynghorol y Geiriadur Bywgraffiadau Cenedlaethol (Cymru)/ Y Bywgraffiadur.
Byddai Chris Ruane yn cadarnhau manylion penodiad newydd ar gyfer cofrestru.
Diweddariad y Prif Weithredwr (CE 293/24)
Adroddodd y Prif Weithredwr ar weithgareddau sydd ar y gweill yn dilyn etholiad cyffredinol Senedd y DU a gynhaliwyd ar 4 Gorffennaf, gan gynnwys:
- sefydlu aelodau newydd o senedd y DU a gohebiaeth gan y Cadeirydd i weinidogion newydd
- gwaith partneriaeth ar y gweill gyda'r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol
- paratoi adroddiadau ar ôl y bleidlais, gan gwmpasu materion fel cam-drin a bygwth ymgeiswyr, a materion sy'n effeithio ar bleidleisio drwy'r post, pleidleisio dramor ac effaith ehangach ID pleidleisiwr
- roedd adolygiad o risgiau strategol i'w gynnal, gyda chytundeb y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg. Byddai'r Comisiwn yn rhoi'r gorau i ddefnyddio'r system rheoli perfformiad a risg a ddefnyddir, sef Pentana, ac yn datblygu dull rheoli risg diwygiedig i weddu i drefniadau diwygiedig y sefydliad a gweithrediad y Cynllun Corfforaethol newydd.
Cafwyd anogaeth gan y Comisiynydd am ddadansoddiad manwl, fel y bo'n ymarferol, ar ID pleidleisiwr a'i effaith ar bleidleiswyr, er mwyn nodi rhwystrau posibl. Byddai'r nifer a bleidleisiodd yn cael ei ystyried yn ogystal â thueddiadau cenedlaethol, lle byddai meintiau sampl yn caniatáu. Byddai drafftio ymchwil yn cael ei rannu gyda'r Comisiynwyr. Gofynnwyd am adroddiadau prydlon wrth baratoi ar gyfer etholiadau Mai 2025.
Adroddodd y Prif Weithredwr hefyd ar gynnydd materion corfforaethol. Roedd trafodaethau cyflog gydag undeb y PCS yn gwneud cynnydd, fel y cytunwyd gyda'r Pwyllgor Cydnabyddiaeth Ariannol ac Adnoddau Dynol. Roedd y trafodaethau ar y sail y dylai staff ar y cyflog isaf gael codiad cyflog cymesurol uwch. Cafodd y tri phwyllgor seneddol eu hysbysu. Roedd symudiad y Comisiwn Ffiniau Llywodraeth Leol i Bunhill Row yn symud yn ei flaen; roedd ad-drefnu swyddfeydd yn golygu na fyddai unrhyw golled net o le.
Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi diweddariad y Prif Weithredwr.
Cloriannu Etholiad Cyffredinol Seneddol a pharatoi ar gyfer senedd newydd (Llafar)
Canmolodd y Cadeirydd holl dimau'r Comisiwn ar draws y sefydliad am gefnogaeth gref i etholiad cyffredinol Senedd y DU ar 4 Gorffennaf yn y cyfnod cyn ac ar y diwrnod ei hun. Rhedodd yr etholiad yn dda ar y cyfan. Tynnwyd sylw at y materion canlynol yn ystod y drafodaeth:
- nid oedd nifer o risgiau dan wyliadwriaeth cyn yr etholiadau wedi dod i'r amlwg
- cynhaliwyd lefelau sylweddol o baratoi canllawiau ac ymgysylltu â rhanddeiliaid. Byddai adborth ar ôl y bleidlais gan bleidiau a gweinyddwyr yn cael ei adolygu
• roedd y Comisiwn wedi ymdrin â nifer fawr o gwestiynau gan y cyhoedd cyn yr etholiad a byddai ystyriaeth yn cael ei rhoi i'r pwyntiau a gododd - roedd presenoldeb y Comisiwn yn y cyfryngau wedi gweithio'n dda
- roedd staffio'r etholiadau wedi gweithio
- roedd cam-drin a bygwth ymgeiswyr a chefnogaeth yr heddlu i rai ymgeiswyr wedi bod yn broblem. Bu lefel annerbyniol o gam-drin a bygwth ymgeiswyr ac eraill;
- yng nghyd-destun proses sy’n gyffredinol esmwyth, nid oedd y system etholiadol gyffredinol wedi gweithio i rai pleidleiswyr ar 4 Gorffennaf. Bu problemau pleidleisio drwy'r post, yn enwedig yn yr Alban, yn ymwneud yn rhannol â phroblemau cyflenwi argraffwyr
- roedd amserlen yr etholiad wedi creu problemau, gan ddisgyn o fewn y cyfnod gwyliau yng Ngogledd Iwerddon a'r Alban. Roedd trefniadau pleidleisio absennol yn faes i gael sylw.
- Roedd y Post Brenhinol wedi gwella ei drefniadau gorchymyn a rheoli canolog a byddem yn casglu tystiolaeth i weld i ba raddau y mae hyn wedi cael ei gyflawni'n gyson ledled y wlad. Ymddengys bod lefel uchel o bleidleiswyr tramor wedi methu â phleidleisio.
Roedd y Comisiynwyr yn gyffredinol gadarnhaol am eu profiad o arsylwi gorsafoedd pleidleisio ar 4 Gorffennaf, yng nghyd-destun y meysydd a amlygwyd. Roedd cam-drin a bygwth ymgeiswyr yn cyfeirio at faterion cymdeithasol ehangach y tu hwnt i etholiadau.
Ailadroddodd adborth y Comisiynwyr bwysigrwydd adolygu'r cyfyngiadau a grëwyd gan feysydd o gyfraith etholiadol y mae angen eu hadolygu gan gynnwys materion yn ymwneud ag uniondeb y system pleidleisiau post. Cynhaliwyd trafodaeth ford gron lwyddiannus gyda chyfreithwyr etholiadol allweddol ar ddiwygio a moderneiddio cyfraith etholiadol ar 15 Gorffennaf i nodi meysydd o gonsensws ar gyfer newid ac archwilio sut y gellid cyflawni'r rhain. Byddai materion oedd yn codi yn cael eu symud ymlaen.
Byddai ymchwil a dadansoddiad pellach yn cael eu cynnal ar gyfer adrodd ar ôl y bleidlais. Byddai gwaith ar y cyd yn cael ei wneud gyda’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol a oedd â diddordeb mewn meysydd sy'n gorgyffwrdd.
Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi'r cloriannu Etholiad Cyffredinol Seneddol wrth baratoi ar gyfer senedd newydd.
Cynllun Corfforaethol 2025 - 30 o ffrydiau gwaith ym mis Gorffennaf 2024 (CE 294/24)
Roedd ymgynghoriad â'r Comisiynwyr ar Gynllun Corfforaethol 2025 - 30 wedi bod ar y gweill ers mis Ebrill 2024. Gofynnwyd am farn y Comisiynwyr i wirio’r ffrydiau gwaith arfaethedig manylach, y blaenoriaethu a'r dilyniannu a oedd yn dod i'r amlwg. Pennwyd yr amserlenni ar gyfer cyflwyno cyllidebau gyda chynlluniau i seneddau Cymru a’r Alban ym mis Medi 2024. Dangosodd y Comisiwn atebolrwydd drwy’r ffordd y datblygodd feysydd gwaith newydd a chyflwynodd ei amcangyfrifon adnoddau i seneddau.
Roedd ffrydiau gwaith newydd yn cael eu datblygu gan dimau ynghyd ag asesiad o gostau busnes parhaus ar gyfer 2025/26 a fframwaith priodoli costau newydd ar gyfer Cymru a’r Alban. Yn benodol, byddai’r fframwaith newydd yn amcangyfrif y costau ar gyfer y rhai a ddisgynnodd i San Steffan yn unig, gwariant craidd, neu gostau y gellir eu priodoli’n uniongyrchol i Gymru neu’r Alban.
Byddai cynigion manylach yn cael eu rhannu gyda'r Bwrdd ym mis Medi. Y meysydd i gael sylw a amlygwyd gan y Comisiynwyr yn ystod y drafodaeth oedd:
- asesu pa weithgareddau diwygio’r gyfraith etholiadol y gellid eu cyflawni ac y gellid eu rhoi mewn trefn o fewn y cyfnod hwn, tra’n edrych ar gefnogaeth y Comisiwn i’w rhoi i bartneriaid i symud ymlaen â diwygio’r gyfraith etholiadol yn ehangach. Roedd gorfodi ac ymchwilio yn perthyn i'r maes hwn
- ar gyfer pleidleisio yn 16 oed, ystyried polisi'r Comisiwn a chynyddu gweithgareddau addysgol a gyflawnir gan y Comisiwn a chyda phartneriaid, gan ystyried yn ofalus fanteision a chostau rhoi grantiau. Egluro y byddai addysgu a dysgu yn ymwneud â’r fframwaith a’r prosesau democrataidd, er mwyn rhoi sicrwydd i athrawon
- asesu’n llawn yr opsiynau model ymchwil gwahanol gan gynnwys Cynulliadau Dinasyddion ac ymchwil gydgynghorol, i bennu’r ffit orau ar gyfer anghenion adrodd
- deall y gofyniad perchnogaeth, ffurfwedd a gallu sy'n gysylltiedig â'r systemau data i gefnogi cofrestru pleidleiswyr awtomatig, a sefydlu lle byddai cyfranogiad y Comisiwn yn eistedd mewn gwaith ehangach sy'n cael ei wneud gan eraill
- sicrhau bod y buddsoddiad yng nghanolfan gorfforaethol y Comisiwn yn ddigonol i alluogi'r sefydliad i weithredu'n effeithiol.
Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi’r ffrydiau gwaith sy’n dod i’r amlwg ar gyfer y Cynllun Corfforaethol 2025 – 30.
Cynlluniau ymwybyddiaeth y cyhoedd ar gyfer etholiadau sydd wedi’u trefnu ar gyfer mis Mai 2025 (CE 295/24)
Y cynnig ar gyfer yr ymgyrchoedd i gefnogi’r etholiadau ar 1 Mai 2025 oedd cynnal ymgyrchoedd yn ymwneud â chofrestru pleidleiswyr, ymwybyddiaeth o'r gofyniad i ddod ag ID ffotograffig i bleidleisio, ymgyrch ar dwyll pleidleiswyr, mewn partneriaeth â Crimestoppers a Swyddfa'r Cabinet.
Roedd y drafodaeth yn ystyried llwyddiant y gwaith ymgyrchu hyd yma, gan roi amlygrwydd i rôl y pleidleisiwr. Roedd y dull cyfathrebu wedi’i integreiddio, gyda gweithgareddau cyfryngau cymdeithasol yn cael eu cydlynu ochr yn ochr â’r ymgyrchoedd, gan greu hyblygrwydd ac arloesedd mewn amgylchedd sy’n newid. Roedd angen i negeseuon fod yn syml.
Sefydlodd eglurhadau bod y gost o hysbysu wrth y drws yn afresymol ar gyfer ymgyrchoedd ID pleidleisiwr a chofrestru a bod hysbysebion teledu yn cyrraedd mwy o bobl. Byddai angen strategaeth ddigidol i gyrraedd pwynt dadansoddi data yn y dyfodol a allai ddod o hyd i unrhyw dueddiadau megis a oedd cysylltiad rhwng pleidleiswyr sydd newydd gofrestru a'r nifer a bleidleisiodd. Nid oedd pwrpas yr ymgyrchoedd yn ymwneud â'r nifer a bleidleisiodd.
Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cymeradwyo'r gyllideb ar gyfer ymgyrchoedd ymwybyddiaeth y cyhoedd y Comisiwn.
Materion gweithdrefnol a llywodraethu (CE 296/24)
Derbyniwyd cofnodion cyfarfod y Bwrdd a gynhaliwyd ar 25 Mehefin 2024.
Roedd gweithdy bwrdd fod dilyn y cyfarfod hwn i ddod â’r ffrydiau gwaith hyfforddiant tîm at ei gilydd a chreu blaen-gynllun ar gyfer effeithlonrwydd bwrdd.
Nodwyd statws y camau gweithredu y gofynnwyd amdanynt gan y Bwrdd.
Byddai ymgynghoriad yn cael ei gynnal ar gynlluniau cyfarfodydd yn y dyfodol.
Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi'r adroddiadau materion gweithdrefnol a llywodraethu gan gynnwys cytuno ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Mehefin.