Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 18 Mawrth 2020

Dim ymddiheuriadau.

Croesawodd y Cadeirydd bawb i gyfarfod cwbl rithwir Bwrdd y Comisiwn, a chadarnhaodd, dan yr amgylchiadau, y byddai'r agenda yn amrywio, gan gynnwys gohirio'r eitem a drefnwyd ar flaenoriaethau polisi. 

Hysbysodd y Cadeirydd y Bwrdd fod Llywodraeth yr Alban wedi ysgrifennu at y Comisiwn ddiwedd 17 Mawrth 2020 mewn perthynas â'r mater hwn. Byddai'r ohebiaeth hon yn cael ei rhannu â'r Bwrdd, a chytunwyd y dylai gael amser i'w hystyried cyn trafod y cais Adran 10. Nododd y Bwrdd na fyddai'r gwaith yn dechrau ar hyn o bryd beth bynnag o ganlyniad i bandemig COVID-19. Felly, dylai'r eitem hon gael ei gohirio i gael ei thrafod mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Gofynnodd y Bwrdd am i amcangyfrif o gyfanswm y gost a'r amser sy'n ofynnol ar staff y Comisiwn i gynnal yr asesiad gael ei ddarparu er mwyn llywio'r drafodaeth honno.
Atgoffodd y Prif Weithredwr y Bwrdd o'r cyngor cyfreithiol blaenorol a gafwyd ar sicrhau bod Comisiynwyr a enwebwyd yn cyfrannu i'r drafodaeth hon.

Cam gweithredu: I'r llythyr a ddaeth i law gan Lywodraeth yr Alban ar y mater hwn gael ei rannu â'r Comisiynwyr.

Penderfynwyd: Y dylid gohirio'r eitem hon i gael ei hystyried mewn cyfarfod diweddarach.

Dim datganiadau o fuddiant newydd.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 26 Chwefror 2020. Y dylid nodi cofnodion drafft cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 25 Chwefror 2020.

Rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad ar effaith COVID-19 ar y Comisiwn a'i waith. Roedd yr etholiadau yng Nghymru a Lloegr a drefnwyd ar gyfer mis Mai 2020 wedi cael eu gohirio am flwyddyn. Trafododd y Bwrdd y modd y daethpwyd i'r penderfyniad i roi cyngor i Lywodraeth y DU ar y mater hwn. Cadarnhaodd y Cadeirydd i'r Prif Weithredwr wneud y penderfyniad hwn mewn ymgynghoriad â'r Cadeirydd.

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil y gwnaed y penderfyniad i ohirio'r etholiadau mewn da bryd i allu canslo'r ymgyrch a gynlluniwyd i godi ymwybyddiaeth y cyhoedd. Clywodd y Bwrdd y byddai'r broses o ryddhau ein hadroddiad ar Etholiad Cyffredinol Senedd y DU yn cael ei haildrefnu rywfaint.

Byddai digwyddiadau pleidleisio mis Mai 2021 yn ddiwrnod etholiad prysur iawn, gyda sawl etholiad yn cael eu cynnal ar yr un diwrnod gan ddefnyddio systemau etholiadol gwahanol. Roedd y gwaith wedi dechrau i ddeall y goblygiadau ar gyfer ein gwaith, yn cynnwys mewn perthynas â'r cymorth y gellid ei roi i awdurdodau lleol. Roedd materion heb eu datrys o hyd, fel unrhyw is-etholiadau a fyddai wedi cael eu cynnal fel arall rhwng mis Mawrth 2020 a mis Mai 2021. Roedd y Comisiwn hefyd yn gweithio i ddeall unrhyw effaith ar y canfasiad blynyddol ym Mhrydain Fawr, gan nodi bod y canfasiad yng Ngogledd Iwerddon wedi'i ohirio tan 2021, a byddai'n parhau i ymgysylltu â Swyddfa'r Cabinet ac eraill mewn perthynas â hyn.

Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio ein bod wedi cysylltu â phob plaid gofrestredig ac ymgyrchydd i egluro y byddai ein gwasanaeth cynghori ar agor o hyd, ac y byddai dull synhwyrol a phragmataidd yn cael ei gymryd mewn perthynas â ffurflenni ariannol y disgwylid iddynt gael eu cyflwyno yn ystod y cyfnod hwn. Roeddem wedi gofyn i bleidiau roi gwybod i ni am unrhyw effaith y byddai COVID-19 yn ei chael ar eu gallu i fodloni terfynau amser statudol. Roeddem hefyd wedi parhau â'n gwaith cyhoeddi, monitro, cydymffurfiaeth a gorfodi.

Hysbysodd y Prif Weithredwr y Bwrdd fod staff y Comisiwn wedi bod yn gweithio o gartref, heblaw am gyfnod trosglwyddo byr ar gyfer nifer bach o staff yr oedd eu hangen arnom yn ein swyddfeydd yn Llundian. Roeddem yn ymwybodol o les staff yn yr amgylchiadau hyn, ac roedd cymorth yn cael ei roi i'r holl staff.

Roeddem wedi siarad â Phwyllgor y Llefarydd ynghylch diweddaru ein Cynllun Corfforaethol drafft a'n Prif Amcangyfrif o ystyried y ffaith bod etholiadau mis Mai 2020 wedi cael eu gohirio. Roeddem hefyd wedi cael trafodaethau cychwynnol â Phwyllgor y Llefarydd ar unrhyw effaith bosibl ar adsefydlu a/neu benodi Comisiynwyr dros y chwe mis nesaf.

Croesawodd y Bwrdd allu'r Comisiynydd i barhau i weithio yn ôl ei arfer o gartref, ac anogodd y Comisiwn i gefnogi rhanddeiliaid i wneud hynny hefyd.

Eglurodd y Pennaeth Cynllunio Strategol a Pherfformiad y newidiadau arfaethedig i'r weithdrefn frys, gwneud penderfyniadau drwy ddulliau electronig, sylwadau ysgrifenedig, a'r weithdrefn gwneud penderfyniadau. Cytunodd y Bwrdd â'r cynigion, a nododd y byddent hefyd yn berthnasol i Bwyllgorau ac is-bwyllgorau'r Bwrdd. Gwnaeth y Bwrdd gais i'r Rheolau Safonol gael eu hailystyried mewn cyfarfod yn y dyfodol, gan roi sylw penodol i'r rheolau sefydlog sy'n ymwneud â phryd y gellid ail-gynnal pleidleisiau.

Trafododd y Bwrdd sefyllfa Comisiynwyr a enwebwyd mewn perthynas â chworwm a phrosesau gwneud penderfyniadau. Nododd y Prif Weithredwr ei bod yn ofynnol i ni ysgrifennu'r Rheolau Sefydlog fel hyn, gan fod yn rhaid i Gomisiynwyr a enwebwyd fod yn y lleiafrif mewn prosesau gwneud penderfyniadau. Roeddem wedi ein rhwymo i ddilyn y safbwynt hwnnw yn unol â bwriad y Senedd.

Cam gweithredu: I'r Prif Weithredwr alw cyfarfod â'r Cadeirydd a'r Comisiynwyr a enwebwyd i drafod rôl y Comisiynwyr a enwebwyd ymhellach.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno â'r newidiadau arfaethedig i'n Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol.

Gadawodd y Prif Weithredwr (a ddatganodd wrthdaro buddiannau) a'r Pennaeth Cynllunio Strategol a Pherfformiad y cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

Rhoddodd y Cwnsler Cyffredinol Dros Dro ddiweddariad ar yr achos cyfreithiol sy'n cynnwys y Comisiwn. Cytunodd y Bwrdd â'r argymhelliad yn yr adroddiad.

Cam gweithredu:

I ddiweddariadau rheolaidd gael eu rhoi ar y camau ymgyfreitha yn adran Materion Cyfreithiol diweddariad y Prif Weithredwr.

Penderfynwyd:

Y byddai'r Bwrdd yn cytuno i amddiffyn yn erbyn y camau posibl a gafodd eu dwyn yn erbyn y Comisiwn Etholiadol a'i Brif Weithredwr sy'n cynnwys honiadau o ddifenwi a bod gwybodaeth breifat wedi cael ei chamddefnyddio. 

Y dylid cymeradwyo penderfyniad y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol fel y Dirprwy Swyddog Cyfrifyddu i ariannu costau cyfreithiol y Prif Weithredwr a'i gadw wedi'i indemnio rhag dyfarniad ariannol a wnaed yn ei erbyn.

Y dylid nodi casgliad y Dirprwy Swyddog Cyfrifyddu bod yr argymhellion yn gyson â 'Rheoli Arian Cyhoeddus'.

Argymhellodd y Bwrdd y dylai'r rhestr o faterion sy'n codi o'r flwyddyn gynnwys nifer y deisebau adalw a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn, ar wahân i'r sylwadau ar yr etholiadau a gynhaliwyd. Dylid cael esboniad manylach o lefel y cymhlethdod sy'n rhan o'r ymchwiliadau a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn. Hefyd, gwnaeth y Bwrdd gais i'r adroddiad diweddar gan Gomisiwn y Gyfraith ar ddiwygio cyfraith etholiadol gael ei amlygu, gan sôn am sicrhau hygyrchedd etholiadau.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Esboniodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau y byddai'r canfasiad nesaf ym Mhrydain Fawr yn cael ei gynnal yn unol â'r ddeddfwriaeth newydd ar gyfer y canfas diwygiedig, yn amodol ar gymeradwyo'r un darn o ddeddfwriaeth ofynnol oedd yn eisiau gan Senedd yr Alban ac yn amodol ar unrhyw newidiadau pellach a allai ddod i'r amlwg o ganlyniad i bandemig COVID-19. Roeddem wedi canolbwyntio ar gefnogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i weithredu'r broses o ddiwygio'r canfasiad. Roedd y gwaith arfaethedig ar y safonau perfformiad yn rhan allweddol o hyn.

Roeddem wedi datblygu fframwaith newydd wedi'i gynllunio i helpu Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r Comisiwn i ddeall perffromiad yn well ac i nodi ac annog gwelliannau lle roedd angen. Roeddem wedi canolbwyntio ar weithio gyda Swyddogion Cofrestru Etholiadol i'w helpu i wneud defnydd gwell o'r data a gesglir ganddynt er mwyn gallu deall effaith eu gweithgareddau a gwerthuso eu harferion. Byddem yn defnyddio'r data hyn i wella ein prosesau adrodd er mwyn gallu egluro'n gyhoeddus yr hyn roeddem yn ei wybod am berfformiad Swyddogion Cofrestru Etholiadol.

Ni wnaethom lwyddo i gwblhau'r broses ymgynghori o fewn y terfynau amser gwreiddiol am fod y broses wedi cael ei gohirio o ganlyniad i Etholiad Cyffredinol Senedd y DU. Fodd bynnag, roeddem wedi llwyddo i siarad â rhanddeiliaid dros y tri mis diwethaf, yn cynnwys yng nghyfarfodydd cangen Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol ledled Cymru a Lloegr ac â Chymdeithas Aseswyr yr Alban. Roedd yr adborth yn gadarnhaol ar y cyfan. Roedd y cyfnod ymgynghori yn ddeg wythnos, ac yn dod i ben ddiwedd mis Mawrth 2020. Roeddem wedi bod yn rhannu nodiadau atgoffa wrth i'r terfyn amser nesáu, a byddem yn parhau i wneud hynny. Esboniodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau yr anawstera wrth bennu targedau ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol, a allai gael eu dylanwadu'n gryf gan yr amgylchiadau mewn awdurdodau lleol unigol.

Byddai'r newidiadau arfaethedig yn golygu y gellid llunio adroddiadau ar berfformiad yn fwy rheolaidd, yn hytrach nag aros naw i ddeuddeg mis ar ôl y digwyddiad fel oedd yn digwydd ar y bryd. Byddai adroddiadau mwy rheolaidd yn galluogi'r Comisiwn i amlygu materion ac annog gwell perfformiad. Dylai'r safonau newydd leihau'r baich ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol ohewydd y dylid awtomeiddio aroddiadau'r adroddiadau data mewn systemau meddalwedd. Byddem yn darparu adnoddau a thempledi fel y gallai awdurdodau lleol adrodd ar eu perfformiad yn lleol. Trafododd y Bwrdd ffyrdd o werthuso llwyddiant yn y system newydd, a ffyrdd o adrodd ar berfformiad y system yn ei chyfanrwydd. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau fod hyn yn cael ei ystyried.

Cam gweithredu: Y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau i roi diweddariad i'r Bwrdd yng ngwanwyn 2021 ar ôl i'r safonau gael eu rhoi ar waith.

Penderfynwyd: Y dylid nodi'r papur ac y dylai'r Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau gymeradwyo'r fframwaith safonau perfformiad terfynol.

Penderfynwyd: Y dylid ailbenodi Rob Vincent i'r Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol, a'i ailbenodi yn Gadeirydd y Pwyllgor hwnnw.

Gofynnwyd i'r Comisiynwyranfon awgrymiadau o randdeiliaid i ymgynghori â nhw i'r Pennaeth Cynllunio Strategol a Pherfformiad.

Penderfynwyd: Y dylai'r eitem gael ei nodi.

Cam gweithredu: I gyfarfodydd presennol y Bwrdd gynnwys diweddariad ar COVID-19 a'r modd y mae hyn wedi effeithio ar y Comisiwn.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.

Amlygodd y Cadeirydd bwyntiau allweddol o gyfarfod yn gynharach yn yr wythnos gyda Chloe Smith AS.

Penderfynwyd: Y dylai'r papur gael ei nodi.