Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 19 Mai 2021

Ni chafwyd ymddiheuriadau.

Croesawodd y Cadeirydd pawb i’r cyfarfod gan roi gwybod i’r Bwrdd am yr holl weithgareddau a ymgymerwyd ganddo yn ei swydd hyd yma, a diolchodd i’r staff am y cyrsiau cyflwyno a’r cyfarfodydd briffio y mae wedi’u cael.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd.

Penderfynwyd: Bod cofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 21 Ebrill 2021 yn cael eu cymeradwyo gyda mân newidiadau i eitem 11.

Derbyniodd y Bwrdd gyflwyniad i ystyried y safbwyntiau cychwynnol ynghylch sut cafodd yr etholiadau eu cynnal mewn perthynas â’r amcanion ar gyfer etholiadau llwyddiannus yn ystod y pandemig Covid-19.

Byddai’r canlyniadau hyn yn cael eu profi yn erbyn y sylfaen dystiolaeth y mae’r Comisiwn yn ei datblygu ar hyn o bryd, gyda diweddariad ar ganlyniadau a thrafodaeth ar unrhyw argymhellion i gael eu cynnwys yn ein hadrodd sydd wedi’i drefnu ar gyfer cyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf.

Cafodd y Bwrdd adborth hefyd gan Bennaeth y Comisiwn Etholiadol, Cymru, a Phennaeth y Comisiwn Etholiadol, yr Alban, ar y broses gynllunio, ymgyrchu, pleidleiswyr a gweinyddiaeth yn yr ardaloedd hynny.

Nododd y Bwrdd bod diweddariadau gan Gomisiynydd Cymru a Chomisiynydd yr Alban, gan adrodd ar foddhad cyffredinol a gorsafoedd pleidleisio oedd wedi’u trefnu’n dda.

Nododd y Bwrdd y cyflwyniad ac edrychodd ymlaen at gael adroddiad ar y sylfaen dystiolaeth a’r argymhellion sy’n codi yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y cyflwyniad a chroesawodd trafodaethau sydd wedi’u cynllunio i archwilio datrysiadau sy’n mynd i’r afael a heriau gallu cyflenwyr yn y weinyddiaeth etholiadol, yn ogystal â dysgu o brofiad i hyrwyddo arfer gorau er mwyn gwthio safonau i fyny.

Derbyniodd y Bwrdd adroddiad oedd yn rhoi cyfle i’r Bwrdd i adolygu’r cyfeiriad strategol arfaethedig ar gyfer Cynllun Corfforaethol 2022/23 – 2026/27.

Nodwyd bod y cyfeiriad strategol cyffredinol ar gyfer y cynllun wedi’i ardystio gan y Bwrdd ym mis Hydref 2020, ond gyda threigl amser a digwyddiadau roedd yn amserol i sicrhau ei fod yn parhau i fod yn briodol.

Gofynnodd y Bwrdd gwestiynau a gwnaeth awgrymiadau ar ddrafftio’r Cynllun. Gwnaethant annog mwy o ystyriaeth o sut y gallai’r system etholiadol edrych yn y dyfodol a rôl y Comisiwn wrth sicrhau hynny. Gofynnodd y Bwrdd bod gwaith y Comisiwn ym meysydd addysg ac ymchwil cyhoeddus yn cael ei ystyried yn gyffredinol. Anogwyd gweithio mewn partneriaeth agosach gyda rhanddeiliaid ac ymestyn allan i grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli. Roedd yna ystyriaeth o dueddiadau yn y dyfodol wrth fynd i’r afael ag amcanion newid yn yr hinsawdd a’r cynnydd mewn offer etholiadol carbon niwtral. Trafododd y Bwrdd sicrhau bod y Cynllun Corfforaethol yn hygyrch ac yn cydnabod y sefyllfa wahanol ym mhob un o wledydd y DU.

Penderfynwyd: Bod y cyfeiriad strategol ar gyfer datblygu Cynllun Corfforaethol 2022/23 – 2026/27 yn cymryd i ystyriaeth sut bydd angen i’r system etholiadol addasu ar gyfer heriau yn y dyfodol.

Derbyniodd y Bwrdd adroddiad oedd yn rhoi gwybodaeth am berfformiad ar gyfer y chwarter hyd at ddiwedd mis Mawrth, yn ogystal â gwybodaeth ar gyfer diwedd y flwyddyn.

Ar gyfer chwarter pedwar, cafodd y nodau i gyd eu graddio’n wyrdd, ond fel y nodwyd o fewn y nodau ac adrannau eraill yr adroddiad, nid oedd rhai o’r dangosyddion, gweithrediadau cynllun gweithredo, prosiectau a risgiau o dan y rhain yn wyrdd.

Nododd y Bwrdd, yn nifer o’r dangosyddion yn Nodau 2 a 4, bod y dangosydd yn goch, yn rhannol oherwydd bod y targed a osodwyd yn 100% lle na ellid disgwyl hyn yn rhesymol. Rhoddodd y Cyfarwyddwyr perthnasol wybod bod yr arolwg o’r dangosyddion perfformiad ar gyfer 2021/22 wedi nodi hyn, a bod targedau mwy ymarferol, ond sy’n dal i fod yn heriol, yn cael eu gosod. Gofynnodd y Bwrdd am ragor o wybodaeth naratif i ddangos pam y methwyd y dyddiadau cau a phwysigrwydd cwrdd â dyddiadau cau’r Pwyllgor Archwilio a Risgiau.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y perfformiad ar gyfer y pedwerydd chwarter ac ar gyfer y flwyddyn gyfan (yn dibynnu arno’n cael ei gwblhau fel rhan o’r adroddiad blynyddol a’r cyfrifon).

Derbyniodd y Bwrdd drafft o Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2020/21 y Comisiwn yn dilyn mewnbwn a roddwyd yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Ebrill ynghylch yr arolwg o berfformiad a negeseuon allweddol.

Nododd y Bwrdd bod y drafft presennol wedi cael mewnbwn pellach gan y Cadeirydd, y Tîm Gweithredol, Penaethiaid a staff perthnasol eraill.

Trafododd a rhoddodd y Bwrdd fewnbwn ar gwmpas a chyflwyniadau ynghyd â chael y manylion a’r balans yn gywir.

Nododd y Bwrdd y byddai adborth yn cael ei ymgorffori i gwblhau’r cynnwys ac yna’n cael ei drafod yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Mehefin yn dilyn arolwg yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risgiau sydd hefyd wedi’i drefnu ar gyfer mis Mehefin.

Penderfynwyd: Dod â’r adroddiad terfynol yn ôl i gyfarfod y Bwrdd y Comisiwn ym mis Mehefin.

Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol (Ar Lafar)

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan Gadeirydd y Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol (RemCo) ynghylch eu cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Mawrth 2021. 

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ynghylch penderfyniadau strategol a pholisi ar weithgareddau yn dilyn derbyn yr adroddiad bwlio ac aflonyddu a chynnydd gyda gweithrediadau sy’n codi yn sgil yr ymarfer meincnodi tâl.

Nododd y Bwrdd hefyd wybodaeth a diweddariadau eitemau sefydlog ar gynnydd gydag adroddiad y strategaeth pobl, ffyrdd o weithio yn sgil Covid-19, Tasglu’r Siarter Hil yn y Gweithle a gweithgarwch Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant arall, yn ogystal â diweddariadau ar daliadau ymadael ac adroddiad blynyddol y Pwyllgor i Fwrdd y Comisiwn ac arolwg effeithiolrwydd.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y diweddariadau ar weithrediadau a materion sy’n codi.

Pwyllgor Archwilio a Risgiau (Ar Lafar)

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risgiau ynghylch eu cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Mai 2021.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ynghylch penderfyniadau strategol a pholisi gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol, adroddiadau archwilio mewnol ar wersi Covid-19 sydd wedi’u dysgu, sicrwydd ansawdd a chaffael, arolwg blynyddol o’r polisïau gwrth-lwgrwobrwyo, gwrth-dwyll a chwythu’r chwiban

Nododd y Bwrdd hefyd wybodaeth ac eitemau sefydlog ar argymhellion archwilio, arolygon blynyddol o reoli risgiau gwybodaeth, polisïau cyfrifyddu a chylch gorchwyl y pwyllgor.

Nododd y Bwrdd os bydd aelodau’r Bwrdd am fynychu cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risgiau yn y dyfodol fel arsylwyr, dylent gysylltu â Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risgiau neu Ysgrifennydd y Bwrdd.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y diweddariadau.

Derbyniodd y Bwrdd traciwr gweithredu Bwrdd y Comisiwn oedd yn nodi bod angen i ddyddiadau cau a pherchenogaeth gael eu cynnwys.

Penderfynwyd: Bod traciwr gweithredu Bwrdd y Comisiwn yn cael ei nodi.

Trafododd y Comisiynwyr eitemau busnes ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol. Byddai’r rhain yn cael eu hadlewyrchu ym Mlaen-gynllun busnes y Bwrdd yng nghyfarfod mis Mehefin. 

Penderfynwyd: Bod Blaen-gynllun busnes y Bwrdd yn cael ei nodi.

Cwblhawyd materion y Bwrdd ar y pwynt hwn. Dilynwyd hyn gan sesiwn briffio anffurfiol ar:

Bil Uniondeb Etholiadol Llywodraeth y DU

Derbyniodd y Bwrdd gyflwyniad ar y darpariaethau y disgwylir iddynt gael eu cynnwys yn y Bil Uniondeb Etholiadol, a arweiniwyd gan y Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil.

Trafododd y Bwrdd nifer o’r darpariaethau a gynhwyswyd yn y cyflwyniad, i gefnogi gwaith paratoi’r Comisiwn o ran cyflwyno’r Bil a rhoi cyngor i Seneddwyr.