Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 20 Mai 2024

Croesawodd Cadeirydd y Bwrdd bawb i’r cyfarfod ac i Gaeredin, gyda gwerthfawrogiad mawr i dîm yr Alban am gynorthwyo gyda gwneud y trefniadau ar gyfer ymweliad y Bwrdd â Chaeredin. Byddai nifer o gyfranwyr ac arsylwyr yn ymuno ar gyfer rhannau o'r cyfarfod, gyda chroeso yn cael ei ymestyn.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd.

Nododd y Bwrdd gyfansoddiad tîm yr Alban a disgrifiad o'i weithgareddau. Disgrifiodd y tîm yr ystod o randdeiliaid y buont yn gweithio gyda nhw a thynnodd sylw at eu gwaith gyda'r Bwrdd Rheoli Etholiadol yn yr Alban. Mae'r Comisiwn yn mabwysiadu dull lleol o gefnogi pleidiau, ymgyrchwyr a gweinyddwyr etholiadol i sicrhau bod cyngor yn cael ei deilwra i'w hanghenion. Roedd y tîm hefyd wedi meithrin partneriaethau gyda grwpiau addysg ac elusennol i godi dealltwriaeth o sut mae'r system ddemocrataidd yn gweithio. Nodwyd heriau penodol o ran meithrin dealltwriaeth well o'r system pleidlais sengl drosglwyddadwy. Bu'r cyfarfod yn trafod diwygio cyfraith etholiadol sydd ar y gweill yn yr Alban ar hyn o bryd a chynlluniau i gyflwyno gofyniad am Gynllun Corfforaethol y Comisiwn ar wahân ar gyfer yr Alban.  

Diolchodd y Bwrdd i'r tîm am eu gwaith yn trefnu'r rhaglen ymgysylltu ar gyfer ymweliad y Bwrdd.

Rhoddodd y Prif Weithredwr y newyddion diweddaraf i'r Bwrdd ar ymgysylltu allanol diweddar, heriau, a phrosiectau corfforaethol. Roedd cyfarfod â’r Cydbwyllgor ar y Strategaeth Ddiogelwch Genedlaethol wedi archwilio’r heriau diogelwch y mae gweithrediad ein systemau democrataidd yn eu hwynebu. Roedd trafodaethau gyda rheoleiddwyr eraill, yn y DU ac yn rhyngwladol, wedi ymdrin â ffugiau dwfn a delio â chamwybodaeth a thwyllwybodaeth. Roedd y Comisiwn Etholiadol a'r Post Brenhinol wedi bod yn adolygu paratoadau ar gyfer Etholiad Cyffredinol.

Nodwyd y ddadl ynghylch ehangu'r mathau o ID ffotograffig a dderbynnir ar gyfer pleidleisio. Roedd gan y Llywodraeth gynlluniau i ychwanegu Cardiau Cyn-filwyr at y rhestr o ID derbyniol. Roedd y Comisiwn wedi bod yn pwyso am ehangu'r rhestr honno ymhellach er mwyn ehangu hygyrchedd.

Trafodwyd y porth electronig newydd ar gyfer ceisiadau am bleidlais drwy’r post a thrwy ddirprwy. Rhoddodd y dangosfyrddau perfformiad fewnwelediadau gwerthfawr: rhoddwyd ystyriaeth i’r fframwaith priodol ar gyfer defnyddio’r data hwnnw.  

Nododd y Bwrdd adroddiadau corfforaethol gan gynnwys y canlynol:

• diweddariad ar y trefniant sy'n cael ei roi ar waith i rannu swyddfa Llundain gyda'r Comisiwn Ffiniau Llywodraeth Leol i Loegr
• golwg ymlaen llaw ar gyfer digwyddiadau ym mis Mehefin a mis Gorffennaf, gan gynnwys Paneli Pleidiau Seneddol a chyfarfodydd rhyngwladol
• yr Adroddiad Perfformiad a Chyllid ar gyfer Chwarter 4 2023/24.  

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi'r diweddariad ar weithrediadau a materion yn codi ac adroddiad cyllid a pherfformiad chwarterol Ch4 2023/24.

Derbyniodd y Bwrdd adroddiadau cychwynnol ar y modd y cynhaliwyd yr etholiadau ar 2 Mai gan y timau Polisi ac Ymchwil. Ar y cyfan, aeth yr etholiadau’n dda, gydag ychydig o broblemau lleol. Byddai dau adroddiad ar ôl y bleidlais: y cyntaf yn adroddiad byr wedi'i dargedu ym mis Gorffennaf, ac yna ail adroddiad llawn ym mis Medi. Trafododd y Bwrdd y themâu a ddaeth i'r amlwg o arsylwadau ac arolygon gan weinyddwyr etholiadol ac ymgyrchwyr. Byddai gwaith polisi yn parhau dros y misoedd nesaf a gwahoddwyd y Comisiynwyr i helpu i ddatblygu'r argymhellion yn yr adroddiad terfynol.

Rhannodd y tîm Ymchwil rywfaint o ddata cychwynnol o’r gorsafoedd pleidleisio. Nid oedd unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol i gofnodi data’n llawn ar gyflwyno ID pleidleisiwr ac ar gyfraddau y pleidleiswyr a gafodd eu gwrthod ac roedd y data’n llai cyflawn nag yn 2023. Byddai angen dadansoddi a dilysu pellach. Roedd yn ymddangos bod data cychwynnol yn dangos bod cyfradd y pleidleiswyr a wrthodwyd ac na ddychwelodd yn cyd-fynd yn fras â chanfyddiadau 2023. Anogodd y Bwrdd fwy o bwyslais ar fewnwelediadau ansoddol yn ogystal â defnyddio data meintiol.

Cafodd ymgyrch ymwybyddiaeth y cyhoedd ar ID pleidleisiwr ei hailadrodd ar gyfer etholiadau mis Mai. Canfuwyd ei bod wedi bod yn anoddach o gymharu â 2023 i dorri drwodd i'r cyfryngau cenedlaethol.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi nodi diweddariad ar etholiadau Mai 2024 a themâu sy'n dod i'r amlwg ar gyfer adrodd arnynt.

Bu'r Bwrdd yn trafod yr opsiynau ar gyfer cyfeiriad a lefel yr uchelgais yn y dyfodol i'w gosod yn y Cynllun Corfforaethol. Roedd y Cynllun Corfforaethol yn cael ei ddatblygu yn erbyn yr ansicrwydd ynghylch dyddiad Etholiad Cyffredinol y DU ac roedd y Bwrdd yn cydnabod bod angen cynnwys hyblygrwydd. Fel fframwaith ar gyfer trafodaeth, archwiliodd a chefnogodd y Bwrdd waith yn y meysydd canlynol:

• cwblhau cofrestriad etholiadol cywir
• pleidleisio diogel a hygyrch, gyda gwerthusiad llawn o ID pleidleisiwr
• cyllid gwleidyddol a gwariant ymgyrchu tryloyw y gellir ymddiried ynddynt
• system etholiadol effeithiol a chynaliadwy sy’n gadarn yn erbyn bygythiadau a risgiau cynyddol
• cyfraith etholiadol deg, effeithiol sy’n addas ar gyfer y dyfodol, gan barhau i gefnogi Comisiwn y Gyfraith mewn meysydd ar gyfer cydweithio wrth symud ymlaen
• defnydd o ddata a thechnoleg ar draws y system etholiadol, gan edrych ar sut y gallwn alluogi ac arwain ar newid digidol
• risgiau a bygythiadau i'r system etholiadol, gan gynnwys risgiau diogelwch ac effeithiau amgylcheddol
• annog diwygio ac arloesi ac arwain dadl ar ein system ddemocrataidd, adeiladu ein sylfaen ymchwil ansoddol, gan gynnwys drwy gynulliadau dinasyddion, cynyddu ein cefnogaeth i ymgyrchwyr a gwirfoddolwyr
• cael gweledigaeth eang ac uchelgeisiol a gosod amcan eang, trawsbynciol ar gyfer cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant
• parhau i adeiladu gallu corfforaethol y Comisiwn, gan fuddsoddi yn ein pobl a systemau i wneud hyn. gyda llywodraethu da.

O ran y cynulleidfaoedd lluosog y mae'n rhaid i'r cynllun corfforaethol eu cyrraedd, gofynnodd y Bwrdd am ddadansoddiad manylach o'r costau, risgiau, amserlenni a gwaith partneriaeth arfaethedig.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi cefnogi'r rhagdybiaethau cynllunio arfaethedig ar gyfer y meysydd allweddol a lefel yr uchelgais ar gyfer cynllun corfforaethol nesaf y Comisiwn.

Datblygu’r Bwrdd – y wybodaeth ddiweddaraf am ffrydiau gwaith hyfforddi’r bwrdd: (Ar lafar)

Soniodd y Comisiynwyr am gynnydd parhaus pellach o ran datblygu’r bwrdd. Parhaodd y tri grŵp ffrwd gwaith i archwilio ffyrdd yr oedd Comisiynwyr unigol ac aelodau'r Bwrdd yn cydweithio â'r sefydliad. Roedd cynigion yn dod i'r amlwg i alluogi eglurder rôl y Comisiynydd; cyfarfodydd bwrdd symlach, blaengynllun gwell a mwy o gyfnewid gwybodaeth; a chydweithio integredig. Roedd cael arweinwyr yn dangos dilysrwydd, didwylledd, gwerthoedd moesegol a pharch, a chynnig her adeiladol wedi cael ei gefnogi fel ymagweddau cadarnhaol. Er mwyn galluogi Comisiynwyr newydd i ymuno â'r sefydliad yn ddidrafferth, bwriadwyd ailstrwythuro'r broses sefydlu. Y bwriad oedd dod â'r ffrydiau gwaith at ei gilydd erbyn mis Gorffennaf.
     
Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi'r wybodaeth ddiweddaraf am ffrydiau gwaith hyfforddi tîm y bwrdd.

Adroddiad gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg 

 Adroddodd y Cadeirydd ar gyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar 10   
Mai pan oedd yr aelodau wedi:
 

• bod yn fodlon bod yr holl gamau angenrheidiol wedi'u cymryd ar yr asesiad blynyddol o reoli risg gwybodaeth
• wedi derbyn adroddiad boddhaol gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar y broses archwilio allanol hyd yma
• nodi tri adolygiad archwilio mewnol terfynol RSM ar drefniadau sefydliadol ar gyfer dysgu a datblygu; caffael a rheoli contractau. Roedd y rheolwyr wedi derbyn holl argymhellion RSM a byddent yn mynd i'r afael â hwy
• derbyn cynllun tair blynedd heriol gan BDO fel yr archwiliwr mewnol newydd
• nodi bod y Bwrdd Gweithredol Sicrwydd Portffolio (PAB) wedi dechrau cyfarfod ac wedi derbyn y dangosfwrdd Asesiad Hyder Cyflawni (DCA) a gynigiwyd.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd yr adroddiad gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.

Adolygu’r Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon Adnoddau drafft ar gyfer 2023/24

Roedd y Bwrdd a’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg wedi'u gwahodd i adolygu'r Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon Adnoddau drafft ar gyfer 2023/24 a rhannu adborth. Yn dilyn yr ymgynghoriad hwn ac yn dilyn y broses archwilio allanol, roedd y Bwrdd i fod i dderbyn y ddogfen arfaethedig derfynol yn ei gyfarfod ar ddydd Mawrth 25 Mehefin i'w chymeradwyo fel y gellid gosod y ddogfen derfynol yn y Seneddau ym mis Gorffennaf.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi'r Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon Adnoddau drafft ar gyfer 2023/24 a gwahoddiad i ymgysylltu drwy'r broses adolygu.

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 9 Ebrill 2024.

Fel cam a gyflawnwyd, cafodd ymweliadau â’r Senedd ar gyfer staff a drefnwyd gan Stephen Gilbert eu gwerthfawrogi’n fawr. Roedd blaengynllun y Bwrdd ar gyfer 2024/25 yn cael ei adolygu.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y cynnydd yn erbyn camau gweithredu yr oedd wedi gofyn amdanynt a chytuno ar derfyniadau arfaethedig.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi adroddiad blynyddol y Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol ar gyfer 2023/24 i'r Bwrdd, yn amodol ar ychwanegu'r cyfeiriad at y cyfarfod arbennig a gynhaliwyd.

(Comisiynwyr a’r Prif Weithredwr yn unig, 4.10 – 4.30pm)

Daeth y cyfarfod i ben am 4.05pm

Dyddiad cyfarfod nesaf y Bwrdd: Dydd Iau 25 Mehefin 2024, i’w gynnal ar-lein.