Cofnodion Bwrdd y Comisiwn 25 Ebrill 2023

Dyddiad: Dydd Mawrth 25 Ebrill 2023, 9.30am

Lleoliad: Bunhill Row, Llundain, a thrwy Gynhadledd fideo

Dyddiad cyfarfod nesaf y Bwrdd, dydd Mawrth, 23 Mai 2023

John Pullinger Cadeirydd
Rob Vincent
Alex Attwood
Sarah Chambers
Roseanna Cunningham 
Chris Ruane 
Katy Radford
Sue Bruce 

Yn bresennol:

Shaun McNally Prif Weithredwr
Kieran Rix Cyfarwyddwr, Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol
Craig Westwood Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil
Ailsa Irvine Cyfarwyddwr, Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau
Louise Edwards Cyfarwyddwr, Rheoleiddio 
Binnie Goh Cwnsler Cyffredinol
David Moran Cyfarwyddwr Dros Dro, Cyllid 
Matt Pledger Uwch-gynghorydd, Llywodraethu
Tasnim Jahan Swyddog Cyfreithiol [cymorth cyfarfod]
Phil Thompson Pennaeth Ymchwil [eitemau 1 a 5]
Emma Rose Uwch-swyddog Ymchwil [Eitem 1]
Tom Kelsey Uwch-swyddog Ymchwil [Eitem 1]
Sandy Grant Uwch-swyddog Ymchwil [Eitem 1]
Helen Lyon Uwch-swyddog Ymchwil [Eitem 1]
Charlotte Eva Uwch-swyddog Ymchwil [Eitem 1]
Tom Hawthorn Pennaeth Polisi [eitemau 5 a 7]
Michela Palese Rheolwr Polisi [eitem 5]
Cahir Hughes Pennaeth y Comisiwn Etholiadol, Gogledd Iwerddon [eitem 5]
Yr Athro Kate Dommett Prifysgol Sheffield [eitem 7]

Croeso ac ymddiheuriadau, wedi'i ddilyn gan gyflwyniad i'r Tîm Ymchwil sy'n darparu trosolwg o'i waith 

Derbyniodd y Bwrdd ymddiheuriadau gan y canlynol:

Comisiynwyr:

  • Elan Closs Stephens
  • Stephen Gilbert

Cynghorydd Annibynnol i Fwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant 

  • Sal Naseem

Nododd y Bwrdd y byddai Kieran Rix, Cyfarwyddwr, Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, yn gadael y Comisiwn ac mai hwn oedd ei gyfarfod Bwrdd olaf. Diolchodd y Bwrdd iddo am ei waith yn y Comisiwn. Cafwyd geiriau i ffarwelio ag ef gan Gadeirydd y Bwrdd, Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a'r Prif Weithredwr. Diolchodd pawb i'r Cyfarwyddwr, Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol am ei ymroddiad a'i gymorth iddynt hwy a'r Comisiwn. 

Croesawodd y Bwrdd David Moran, Cyfarwyddwr Dros Dro, Cyllid, i'r Comisiwn.    
Croesawodd y Bwrdd aelodau'r Tîm Ymchwil a ddarparodd amlinelliad o'u gwaith. Nododd y Bwrdd fod y tîm yn gweithio yn unol â holl amcanion y Comisiwn, a bod ei fethodoleg ymchwil yn seiliedig ar brosesau cadarn er mwyn cyflwyno canfyddiadau ansoddol a meintiol, a gaiff eu cyhoeddi lle bynnag y bo modd er mwyn cefnogi dealltwriaeth bellach o'r sector. 
Diolchodd y Bwrdd i aelodau'r Tîm Ymchwil am eu hamser a'r diweddariad.

Datganiadau o fuddiannau 

Nododd y Bwrdd y cofnod canlynol o ddatganiadau o fuddiannau a ddiweddarwyd ers cyfarfod y Bwrdd ym mis Mawrth 2023: 

Comisiynwyr: Sarah Chambers: Aelod o'r Panel Defnyddwyr Arbenigol ar gyfer y Swyddfa Rheilffyrdd a Ffyrdd

Cofnodion (CE 189/23)

Materion yn codi: Bod y Bwrdd yn nodi o dan benderfyniad eitem 8.3 fod y Cadeirydd wedi cytuno ar aralleiriad y canllawiau ar wrthdaro buddiannau yn atodiad y Cod Ymddygiad i Gomisiynwyr.  Mae'r fersiwn ddiwygiedig hon wedi cael ei mabwysiadu fel rhan o'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol. Byddai'r ddogfen yn cael ei dosbarthu i'r Comisiynwyr er mwyn ei llofnodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 22 Mawrth 2023.

System olrhain camau gweithredu Bwrdd y Comisiwn (CE 190/23)

Rhoddodd y Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil, wybod i'r Bwrdd fod trefniadau yn mynd rhagddynt i arbenigwr fod yn bresennol yn y cyfarfod ym mis Gorffennaf 2023 er mwyn cefnogi trafodaethau'r Bwrdd am ymgyrchu i godi ymwybyddiaeth y cyhoedd.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu y mae'r Bwrdd wedi gofyn amdanynt.

Diweddariad y Prif Weithredwr (chwarterol) (CE 191/23) 

Dywedodd y Prif Weithredwr fod amrywiaeth o heriau yn wynebu'r tîm yn sgil yr amserlen ddiweddaraf ar gyfer y camau nesaf i roi'r Ddeddf Etholiadau ar waith. Nododd y Bwrdd fod Llywodraeth y DU hefyd wedi rhannu amserlen wedi'i diweddaru ar gyfer yr ymgynghoriad seneddol ar y Strategaeth a'r Datganiad Polisi arfaethedig.  Gofynnodd y Bwrdd am gael diweddariad ar gam nesaf y broses o roi'r Ddeddf Etholiadau ar waith yn y cyfarfod nesaf

Nododd y Bwrdd ganfyddiadau allweddol arolwg olrhain blynyddol 2022, a diweddariad ar ba mor barod yw'r Comisiwn ar gyfer etholiadau mis Mai 2023. Nododd y Bwrdd ei fod wedi cael diweddariadau rheolaidd gan y Tîm Gweithredol mewn perthynas â'r paratoadau ar gyfer etholiadau mis Mai 2023. Trafododd y Bwrdd effaith y gofyniad ID pleidleisiwr a nodwyd y byddai dadansoddiad interim o'r data ar ID pleidleisiwr yn cael ei gyhoeddi ym mis Mehefin/Gorffennaf 2023, cyn adroddiad ôl-etholiad llawn y Comisiwn ym mis Medi 2023.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi diweddariad y Prif Weithredwr ar weithrediadau a materion sy'n codi, gan gynnwys diweddariad am baratoadau ar gyfer etholiadau mis Mai 2023, a diweddariad am ganfyddiadau allweddol arolwg olrhain blynyddol 2022.

Diweddariad ar y cynllun i adolygu Amcanion Strategol y Comisiwn (CE 192/23) 

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr eitem hon i'r Bwrdd yn dilyn trafodaethau yn nigwyddiad Cwrdd i Ffwrdd y Bwrdd ym mis Chwefror 2023, gan nodi bod yr adolygiad yn gyfle i gymryd rhan mewn trafodaeth agored a phrofi lefel uchelgais y Bwrdd. Yn eu tro, byddai'r trafodaethau hyn yn dylanwadu ar y Cynllun Corfforaethol nesaf. Cytunodd y Bwrdd i gynnal cyfres o adolygiadau thematig o'r amcanion strategol presennol drwy estyn cyfarfodydd misol y Bwrdd.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r cyflwyniad a chymeradwyo'r rhaglen weithgareddau.

Ymgyrchu digidol

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr, Rheoleiddio, yr Athro Kate Dommett i'r Bwrdd. Cyflwynodd yr Athro Dommett o Brifysgol Sheffield ymchwil ar agweddau'r cyhoedd at hysbysebion gwleidyddol ar-lein.  Nod y prosiect oedd pennu canfyddiadau'r cyhoedd o ran sut mae hysbysebion gwleidyddol dilys yn edrych.  Cyflwynodd ddata am wariant cymharol ymgyrchoedd ar hysbysebion gwleidyddol ar-lein. Nododd yr Athro Dommett ganfyddiadau a oedd yn awgrymu bod consensws cyffredinol ymhlith y cyhoedd o ran y ffactorau sy'n pennu a yw hysbyseb yn dderbyniol; megis gwedduster, cyfreithlondeb a gwirionedd. Nododd y Cyfarwyddwr, Rheoleiddio, fod yr ymchwil yn darparu gwybodaeth am werth ymgyrchu ar-lein fel adnodd hygyrch i ymgyrchwyr, yn ogystal â'r risgiau mewn perthynas ag ymddiriedaeth y cyhoedd mewn deunydd ymgyrchu ar-lein.

Ystyriodd y Bwrdd y canfyddiadau a gyflwynwyd a diolchodd i'r Athro Dommett am ei chyflwyniad.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r cyflwyniad gan yr Athro Dommett, Prifysgol Sheffield.

Blaengynllun o Fusnes y Bwrdd 2023/24 (CE 193/23)

Nododd y Bwrdd y byddai sesiynau estynedig i gyfarfodydd y Bwrdd yn cael eu hymgorffori yn y Blaengynllun ac y byddai cyfarfod y Bwrdd ym mis Medi 2023 yn dechrau am 9.00am. Byddai'r Blaengynllun yn cael ei ddiwygio er mwyn cynnwys trafodaeth am y Strategaeth a'r Datganiad Polisi yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Mehefin 2023.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r Blaengynllun o fusnes y Bwrdd ar gyfer 2023/24.

Diweddariad ar weithgareddau Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant (CE 194/23) 

Rhoddodd y Prif Weithredwr y wybodaeth ddiweddaraf am gyfarfod cyntaf y Bwrdd Prosiect Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant. Nododd y Bwrdd y byddai cyfarfod nesaf y Bwrdd Prosiect yn ystyried gweithgareddau Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant allanol yn ogystal â gweithgareddau i hyrwyddo Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ymhellach o fewn y Comisiwn. Byddai hefyd yn ystyried y strwythurau a'r adnoddau sydd eu hangen i roi gwaith Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ar waith.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar weithgareddau Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Cofrestrau o fuddiannau, rhoddion a lletygarwch (CE 195/23)

Rhoddodd y Cwnsler Cyffredinol y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd mewn perthynas â'r Gofrestr o Fuddiannau. Nododd y Bwrdd y byddai'r Tîm Llywodraethu yn cyhoeddi dogfennaeth flynyddol er mwyn i'r Comisiynwyr ddiweddaru eu buddiannau.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi cofrestr y Comisiynydd o fuddiannau, rhoddion a lletygarwch.