Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 25 Medi 2019

Cafwyd ymddiheuriadau gan Ailsa Irvine, Cyfarwyddwr Gweinyddiaeth Etholiadol a Chanllawiau.

Gofynnodd y Cadeirydd i’r Bwrdd fod yn ddistaw am ychydig eiliadau er cof am Jessica Homes, cydweithwraig annwyl a fu farw’n ddiweddar.

Dim datganiadau o fuddiant newydd.

Cam gweithredu: Diwygio paragraff 8.2 yng nghofnod cyfarfod y Bwrdd ar 26 Mehefin 2019 i nodi y gallai canran y pleidleiswyr na ddychwelsant i bleidleisio ar ôl cael eu gwrthod, er bod y niferoedd yn fach mewn termau absoliwt, fod yn nifer sylweddol o bleidleiswyr serch hynny o gyfrif pob gorsaf bleidleisio mewn etholiad ac y gallai hynny felly effeithio ar y canlyniad.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 26 Mehefin 2019 ar ôl diwygio 8.2. Nodwyd cofnodion Diwrnod y Comisiynwyr ar 17 Gorffennaf 2019 a Chyfarfod y Comisiynwyr ar 5 Medi 2019.
 

Rhoddodd y Prif Weithredwr drosolwg o’r digwyddiadau gwleidyddol a oedd yn berthnasol i’r Comisiwn, gan gynnwys Llefarydd newydd, dyddiad Brexit a oedd yn nesáu, a digwyddiadau etholiadol posibl. Hefyd, ystyriwyd canlyniadau diweddar achosion ynglŷn ag unigolion penodol a atgyfeiriwyd at yr heddlu.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol ac Ariannol ddiweddariad ar ein gwaith cynllunio ar gyfer Brexit heb gytundeb. Nodwyd ein bod wedi mireinio ein syniadau yn sgil rhyddhau dogfennau Ymgyrch Yellowhammer. O ran ein gweithredoedd mewnol ein hunain y tu allan i ddigwyddiad etholiadol, nid oeddem yn disgwyl y byddai effaith sylweddol arnom. Roeddem wedi cynnig cymorth i staff o’r Undeb Ewropeaidd nad ydynt yn dod o’r DU. Un pryder ehangach i awdurdodau lleol o bosibl oedd cyflenwadau papur pe bai etholiad sydyn.

Trafododd y Bwrdd y gwaith cynllunio wrth gefn ar gyfer Etholiad Cyffredinol annisgwyl i Senedd y DU. Byddem yn parhau i weithio gyda Swyddogion Canlyniadau a Swyddfa’r Cabinet i gefnogi eu gwaith cynllunio wrth gefn.

Trafododd y Bwrdd y cymhlethdodau a oedd yn gysylltiedig ag etholiad posibl yn ystod y gaeaf, gan gynnwys bod yn agos i’r canfasiad blynyddol, problemau posibl o ganlyniad i dywydd garw, a’r ffaith bod llawer o orsafoedd pleidleisio wedi’u lleoli mewn ysgolion fel arfer, a allai fod ar agor ar ddiwrnod etholiad posibl.

Trafodwyd yr anawsterau posibl i wladolion Prydeinig dramor wrth gofrestru a chymryd rhan mewn unrhyw etholiad annisgwyl. Roeddem wedi argymell y dylai Swyddogion Canlyniadau gysylltu â phleidleiswyr tramor cofrestredig i’w hysbysu am fantais penodi dirprwy i bleidleisio ar eu rhan er mwyn lliniaru unrhyw anawsterau.

Trafododd y Bwrdd Araith y Frenhines a oedd yn yr arfaeth a pha effaith y byddai deddfwriaeth a oedd yn cael ei datblygu gan y llywodraeth yn ei chael ar raglen waith y Comisiwn.

Roedd disgwyliad y byddai’r Llefarydd newydd yn cael ei ethol ar ddechrau mis Tachwedd. Byddai Clerc newydd hefyd yn cael ei benodi i Bwyllgor y Llefarydd. Roedd cynlluniau ar waith i sicrhau bod y ddau’n cael eu briffio’n dda am waith y Comisiwn, cyn gynted ag yr oeddent yn eu swyddi. 

Clywodd y Bwrdd y diweddaraf ar ymchwiliadau diweddar gan yr heddlu a’r Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol i achosion a atgyfeirwyd gennym. Roeddem yn ceisio gwybodaeth ddilynol gan yr heddlu, yr Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol a Gwasanaeth Erlyn y Goron er mwyn deall yn well sut roeddent wedi dod i’w casgliadau. Efallai y bydd angen i’r Bwrdd ystyried maes o law y ffordd orau o weithredu yn y dyfodol pan gaiff tystiolaeth o ymddygiad troseddol posibl nas cwmpaswyd gan y Ddeddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda (PPERA) ei datgelu.
 

Amlinellodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yr argymhellion a wnaed a’r ystyriaethau cysylltiedig o ran amseriad. Oherwydd yr amgylchedd gwleidyddol cyfnewidiol, efallai y byddai angen rhagor o argymhellion cyn y terfyn amser ar 7 Mawrth 2020. Serch hynny, roedd Swyddfa’r Cabinet wedi dweud y byddai argymhellion yn awr yn fuddiol.

Trafododd y Bwrdd werth adolygiad mwy sylfaenol o’r system yn y dyfodol, gan gynnwys a fyddai’n fwy priodol darparu cyllid ar gyfer cydymffurfiaeth yn hytrach na datblygu polisïau. Wrth gwrs, byddai hyn yn gofyn am ddeddfwriaeth newydd. Cadarnhawyd mewn ymateb i gwestiynau fod y pleidiau gwleidyddol, gan gynnwys y pleidiau bach yr oedd y grantiau yn bwysicach yn ôl eu cyfran iddynt, eisoes yn ymwybodol o’n hargymhellion tebygol.

Penderfynwyd:

Y dylai’r Comisiwn argymell i’r llywodraeth y dylai ddiwygio’r offeryn statudol:

• er mwyn i’r Grŵp Annibynnol dros Newid, sydd â mwy na dau Aelod Seneddol (ASau) ar hyn o bryd, gael ei gynnwys yn y rhestr o bleidiau cymwys ym Mhrydain Fawr ar gyfer y flwyddyn i ddod
• er mwyn i ddata ar Etholiad Senedd Ewrop gael eu dileu o’r fformiwla unwaith y bydd y Deyrnas Unedig wedi gadael yr Undeb Ewropeaidd

Dirprwyodd y Bwrdd y cyfrifoldeb am gytuno ar unrhyw argymhellion pellach angenrheidiol i’r llywodraeth ynglŷn â chynnwys plaid yn y cynllun neu ei dileu yn unol â’r meini prawf cymhwysedd statudol, er enghraifft yn dilyn Etholiad Cyffredinol, i’r Prif Weithredwr, mewn ymgynghoriad â’r Cadeirydd.

Nododd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil mai’r ystyriaeth flynyddol arferol o’r cynlluniau a’r gyllideb yn ymwneud â’r etholiadau disgwyliedig ym mis Mai oedd dan sylw. Tynnodd sylw at werth ymgyrch wedi’i chynllunio ymhell ymlaen llaw, sy’n fuddiol ynddo’i hun a hefyd er mwyn sicrhau bod y Comisiwn yn cael cyfle i ymateb yn gyflym i unrhyw etholiadau annisgwyl. Clywodd y Bwrdd y byddai’r amgylchedd prynu cyfryngau ym mis Mai 2020 yn llai cymhleth na’r amgylchedd ym mis Mai 2019 am fod yr ardaloedd yn agosach i’w gilydd yn ddaearyddol. Cafwyd sgyrsiau â sefydliadau mawr y cyfryngau cymdeithasol ynglŷn â’r rhan y gallant ei chwarae mewn ymgyrchoedd cofrestru pleidleiswyr posibl. Ystyriodd y Bwrdd yr anawsterau o ran casglu gwybodaeth a fyddai’n helpu wrth wneud penderfyniadau ar yr ymgyrchoedd hyn. Nododd y Bwrdd nad oedd modd olrhain nifer y pleidleiswyr a weithredodd o ganlyniad i’n gwariant yn y cyfryngau, faint o’r rhai a weithredodd a oedd wedi’u cofrestru eisoes, na faint o’r rhain a bleidleisiodd wedyn.

Clywodd y Bwrdd fod yr ymchwil a gynhaliwyd ar adeg etholiadau mis Mai 2019 wedi nodi bod cryn ymwybyddiaeth o’n hymgyrch, ond nad oedd hyn bob amser yn gwneud i bleidleiswyr weithredu. Cafodd hyn ei ymgorffori yn ein nodyn briffio i asiantaethau wrth ddatblygu ymgyrch 2020. Trafododd y Bwrdd y posibilrwydd o ganolbwyntio ein hadnoddau fwy cyn etholiadau cenedlaethol lle roedd mwy o ymwybyddiaeth ymhlith y cyhoedd.

Cadarnhaodd y Pennaeth Ymgyrchoedd a Chyfathrebu Corfforaethol fod ymgyrch ‘Oes 5 ‘da ti’ yn parhau i gael ei mireinio, gan gynnwys newid y cymysgedd o gyfryngau (darlledu, allan o’r cartref, cymdeithasol, a digidol). Nododd y Bwrdd y byddai ein hasiantaeth cynllunio creadigol a’r cyfryngau yn cyflwyno tri opsiwn wedi’u costio’n llawn fel rhan o’r ymgyrch.

Mewn ymateb i gwestiynau ynglŷn â rhinweddau ymgyrch yn hyrwyddo cofrestru ar-lein, er na allai rhai o’n cynulleidfa darged ddefnyddio opsiynau cofrestru ar-lein, nododd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil fod neges syml yn hyrwyddo un dull o gofrestru yn fwy tebygol o wneud i bleidleiswyr weithredu. Byddai pleidleiswyr na allent ddefnyddio opsiynau cofrestru ar-lein yn cael eu targedu ar wahân drwy asiantaethau partner yr oedd ganddynt gysylltiadau â’r cynulleidfaoedd hyn eisoes.

Gofynnodd y Bwrdd am sicrwydd bod darpariaeth ddigonol i ddylanwadu ar grwpiau anodd eu cyrraedd, gan gynnwys drwy bartneriaethau. Clywodd y Bwrdd fod y strategaeth bartneriaeth bresennol wedi datblygu’n sylweddol dros y pum mlynedd diwethaf a bod y strategaeth hon yn cael ei hadolygu’n rheolaidd er mwyn sicrhau bod cydbwysedd priodol rhwng adnoddau, effaith bosibl, a chefnogi partneriaid sy’n gweithio gyda grwpiau anodd eu cyrraedd. Clywodd y Bwrdd y byddai pecyn cyffredinol i bartneriaid yn cael ei lansio yn ystod yr Wythnos Democratiaeth Genedlaethol, er mwyn helpu sefydliadau partner i gofrestru pleidleiswyr drwy gydol y flwyddyn.

Roedd y Bwrdd o blaid parhau i roi ffocws ar grwpiau anos eu cyrraedd ac, yn wir, ganolbwyntio arnynt, gan fanteisio i’r eithaf ar y rhwydweithiau presennol, gan gynnwys ysgolion, colegau a phrifysgolion. Gofynnodd y Bwrdd a oedd lefel y cofrestriadau dyblyg wedi gostwng. Cadarnhaodd y Pennaeth Ymgyrchoedd a Chyfathrebu Corfforaethol fod rhywfaint o gynnydd wedi’i wneud o ran hyn, ond ei fod yn her o hyd.

Cam gweithredu: Y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil i ddosbarthu’r rhestr o sefydliadau partner a ddefnyddir mewn ymgyrchoedd cofrestru pleidleiswyr. 

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar y papur.
 

Esboniodd y Prif Weithredwr pam bod hyn cael ei ystyried yn gynharach yn ystod y flwyddyn ar gyfer 2020/21, er mwyn llywio gwaith gan y Weithrediaeth cyn iddo gael ei bennu’n derfynol. Câi syniadau mwy penodol, wedi’u costio eu cyflwyno i’r Bwrdd ym mis Rhagfyr. Nododd bedwar maes newydd â blaenoriaeth ar gyfer gwaith a chyllid ychwanegol posibl: meithrin cydnerthedd a gallu awdurdodau lleol, hyrwyddo cydymffurfiaeth, gwella addysg i bleidleiswyr, ac ymateb i fentrau a blaenoriaethau’r llywodraeth. Cafodd y Prif Weithredwr ei annog gan y Bwrdd i sicrhau bod agenda ddiwygio bresennol y Comisiwn ei hun yn cael ei hyrwyddo, yn ogystal ag ymdrechion i gefnogi diwygiadau’r llywodraeth.

Nododd y Prif Weithredwr, yn ystod y flwyddyn gyfredol, ein bod wedi dangos ein gallu i wella ein heffeithiolrwydd a’n heffeithlonrwydd, a chynnal prosiectau a ffrydiau gwaith a gweithredu o ran digwyddiadau annisgwyl ar yr un pryd. Bu’r adnoddau ychwanegol y cytunwyd arnynt gan Bwyllgor y Llefarydd ar gyfer y flwyddyn gyfredol yn rhan bwysig o hyn. Gwahoddodd y Prif Weithredwr bob un o’r cyfarwyddwyr i esbonio unrhyw fentrau corfforaethol newydd posibl yn eu maes.

Trafododd y Bwrdd y pedwar maes â blaenoriaeth. Roedd hyn yn cynnwys y fenter i wella ein gwaith i gefnogi addysg ddemocrataidd a llythrennedd digidol. Hefyd, ystyriwyd cyfleoedd sy’n codi o weithio mewn partneriaeth yn effeithiol, er enghraifft gyda rheoleiddwyr eraill. Mae’r meysydd newydd â blaenoriaeth yn edrych yn addawol, gan gynnwys cymorth newydd ar gyfer cydymffurfiaeth. Serch hynny, dylai’r Comisiwn fod yn glir o ran sicrhau cwmpas a natur mentrau newydd e.e. a yw llythrennedd digidol yn gyson â rôl a chylch gwaith y Comisiwn. 

Roedd y Bwrdd yn annog dull gweithredu a oedd yn pwysleisio meithrin cadernid y system etholiadol. Byddai hyn yn ein galluogi nid yn unig i helpu awdurdodau lleol yn uniongyrchol ein hunain ond hefyd i hyrwyddo cymorth iddynt o ran cael yr adnoddau roedd eu hangen arnynt i gyflawni’r hyn y gofynnwyd iddynt ei wneud.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar y papur, gan ystyried y pwyntiau penodol a nodwyd uchod.
 

Esboniodd y Prif Weithredwr fanylion fformat newydd yr adroddiad. Cafodd y Bwrdd ei atgoffa gan y Prif Weithredwr o’r newidiadau i’r ffordd roedd perfformiad yn cael ei raddio. Er enghraifft, roeddem wedi dehongli bod coch yn golygu bod yn rhaid cymryd camau mewn maes penodol, nid bod pryder mawr o reidrwydd am bob rhan o’r maes hwnnw. Roedd hyn yn golygu y gellid ymdrin â phroblemau mewn ffordd fwy agored.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol fwy o fanylion am radd Nod Dau, a’r materion a gododd yn ystod y chwarter cyntaf o ran Cyllid Gwleidyddol a Rheoleiddio ar-lein. Roeddem yn defnyddio dulliau rheoli prosiect ystwyth, lle aed ati i brofi camau o’r prosiect drwy gydol y broses o ddatblygu’r system newydd. Roedd cynnydd ar y prosiect bellach ar y trywydd cywir unwaith eto.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol y diweddaraf ar y rhagolwg cyllidebol, a oedd yn rhagweld gorwariant ar hyn o bryd. Esboniodd fod nifer yr achosion cyfreithiol wedi bod yn uwch na’r disgwyl, a oedd yn golygu costau cysylltiedig uwch. Roedd y costau a oedd yn gysylltiedig ag Etholiad Senedd Ewrop hefyd yn cael effaith: roedd mwy o’r gwariant nag a ragwelwyd wedi codi yn ystod y flwyddyn ariannol hon, o gymharu â’r flwyddyn flaenorol, am fod yr etholiadau hyn wedi cael eu cadarnhau’n hwyr iawn. Dywedodd y Cyfarwyddwr fod cyllidebau yn cael eu rheoli’n ofalus er mwyn gwneud iawn am y pwysau hyn ond efallai y byddai angen o hyd i Bwyllgor y Llefarydd gymeradwyo cyllideb atodol ar ryw adeg.

Cam gweithredu: Cytunodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol i roi mwy o wybodaeth mewn adroddiadau perfformiad chwarterol yn y dyfodol am gamau nesaf y prosiectau a nodir yn sleidiau 22 a 23 o’r papur hwn.

Penderfynwyd: Y dylai’r papur gael ei nodi.
 

Cam gweithredu: Y dylid symud cyfarfod arfaethedig y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol o 24 Mehefin 2020 i 22 Gorffennaf 2020.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar y papur, yn amodol ar y newid uchod. 

Cafodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol ei wahodd gan y Cadeirydd i sôn am y gwaith o chwilio am fformiwla effeithiol ar gyfer cyllid i’r deddfwrfeydd datganoledig yng Nghymru a’r Alban, o ystyried yr angen i weithredu ar hyn yn gyflym. Nododd y Cyfarwyddwr fod hyn yn cael ei ystyried gan swyddogion cyllid yn y deddfwrfeydd datganoledig, a’i fod yn codi cwestiynau cymhleth iddynt o ran ffynhonnell y cyllid, a sut y dylid cyfrif amdano. Cytunodd fod angen rhoi sylw parhaus ac amserol i’r mater.

Llongyfarchodd y Bwrdd Cahir Hughes ar gael ei benodi’n Bennaeth y Comisiwn Etholiadol, Gogledd Iwerddon yn ddiweddar.

Trafododd y Bwrdd effaith Etholiad Cyffredinol annisgwyl i Senedd y DU ar gofrestru pleidiau gwleidyddol newydd. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio fod cofrestriadau pleidiau yn cael eu hasesu ar sail y cyntaf i’r felin, ac o ystyried bod sawl prawf cyfreithiol ynghlwm wrth hynny, y byddai cyfnod rhybudd o chwe wythnos cyn etholiad yn debygol o fod yn rhy fyr i gofrestru plaid sy’n gwneud cais ar ôl i etholiad gael ei gyhoeddi.

Nododd y Bwrdd ganlyniad yr achos llys diweddar o ran BeLeave, gan gynnwys y costau a oedd yn gysylltiedig â’r achos.

Penderfynwyd: Y dylai’r papur gael ei nodi.

Cadarnhaodd y Prif Weithredwr y byddai’r drafodaeth ar bolisi erlyniadau a drefnwyd ar gyfer mis Rhagfyr yn cael ei gohirio am ychydig er mwyn cael oedi’r ymgynghoriad cyhoeddus ar yr eitem hon yng ngoleuni’r sefyllfa wleidyddol ansicr ar hyn o bryd.

Gofynnodd y Bwrdd am i drafodaeth bellach ar foderneiddio cofrestru pleidleiswyr gael ei threfnu ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol.

Byddai aelodau’r Pwyllgor Archwilio yn trafod unrhyw gynlluniau wrth gefn y tu allan i’r cyfarfod ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Hydref 2019.

Penderfynwyd: Y dylai’r papur gael ei nodi.
 

Penderfynwyd: Y dylai’r papur gael ei nodi.

Penderfynwyd: Y dylai’r papur gael ei nodi.