Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 25 Mehefin 2024

Croesawodd Cadeirydd y Bwrdd bawb i’r cyfarfod. Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd. Roedd aelod annibynnol y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, Paul Redfern, wedi anfon ymddiheuriadau.

Estynnodd y Cadeirydd ddiolch y Bwrdd i Louise Edwards, Cyfarwyddwr Rheoleiddio a Thrawsnewid Digidol a Craig Westwood, Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil a oedd yn mynychu eu cyfarfodydd bwrdd olaf cyn gadael y sefydliad. Canmolodd y Bwrdd Louise a Craig am eu hymrwymiad a'u cyfraniadau i'r Comisiwn Etholiadol a'u llongyfarch ar eu penodiadau newydd.

O ran y paratoadau ar gyfer etholiad cyffredinol Senedd y DU a gynhelir ar 4 Gorffennaf, adroddodd y Prif Weithredwr ar y gwaith o gynyddu’r cymorth ar gyfer diwrnod yr etholiad ei hun. Roedd y gwaith monitro a oedd ar y gweill yn cynnwys:

• diogelwch
• gwybodaeth anghywir a thwyllwybodaeth
• trefniadau ar gyfer cymorth i arsylwyr annibynnol mewn etholiadau ledled y DU
• llwythi gwaith ar gyfer Swyddogion Canlyniadau
• pa mor dda yr oedd y system etholiadol yn gyffredinol yn gweithredu, gyda rhai pryderon yng Ngogledd Iwerddon a'r Alban oherwydd bod yr etholiad yn gorgyffwrdd â gwyliau
• lefel y pryderon nad yw pobl ar gael i ddychwelyd eu pleidleisiau post cyn y gwyliau a phryderon yn ymwneud â phleidleiswyr tramor. Roedd 2 filiwn o bleidleisiau post eisoes wedi'u dychwelyd. Fel cymhariaeth, yn 2019 roedd 8 miliwn o bobl wedi cofrestru i bleidleisio drwy'r post, a dychwelwyd 6.2m o’r pleidleisiau hynny.
• dangosodd dadansoddiad maniffesto gwmpas ar ôl yr etholiad ar gyfer gwaith ar safonau seneddol.

Roedd y Comisiynydd yn ymwybodol o'r angen am gymorth yr heddlu i ymgeiswyr o ran diogelwch, a diddordeb mewn gwneud gwaith dilynol ar y data ar gam-drin ymgeiswyr.

Cynigiodd Comisiynydd Gogledd Iwerddon y dylid symud gwaith ar ôl yr etholiad yn ei flaen gan alinio Gogledd Iwerddon â gweddill y DU o ran dyddiadau ar gyfer pleidleisiau drwy ddirprwy a phleidleisiau drwy’r post.

Diben y cynlluniau adrodd ar ôl yr etholiad oedd i'r Comisiwn gyhoeddi dadansoddiad cychwynnol o’r gofyniad ID pleidleisiwr, yn debyg i'r hyn a gyhoeddwyd yn 2023, tua chanol mis Medi. Y cynnig oedd y byddai adroddiad llawn yn cael ei gyhoeddi ar etholiad cyffredinol Senedd y DU yn ddiweddarach yn yr hydref. Byddai'r adroddiad llawn yn ystyried profiad pleidleiswyr, ymgyrchwyr a gweinyddwyr etholiadol. Byddai adroddiadau gwariant yn cael eu cyhoeddi erbyn diwedd mis Mawrth 2025. Gallai adroddiadau ar ôl y bleidlais adolygu cost gyffredinol cynnal dau etholiad yn agos at ei gilydd yn 2024 a’r goblygiadau o ran cynyddu cyfranogiad ledled y DU.

Adroddodd y Prif Weithredwr hefyd ar gynnydd materion corfforaethol gan gynnwys recriwtio. Roedd gwaith yn parhau i alluogi’r sefydliad i gyflwyno goblygiadau adnoddau’r Cynllun Corfforaethol ar gyfer 2025/26 i’r Senedd a Senedd yr Alban ym mis Medi. Roedd y gwaith ailwampio swyddfa Bunhill Row ar gyfer y Comisiwn Ffiniau Llywodraeth Leol yn mynd rhagddo’n dda.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi diweddariad y Prif Weithredwr a chynlluniau adrodd ar ôl y bleidlais.

Adroddodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar ei gyfarfod ar 24 Mehefin lle’r oedd yr aelodau wedi clywed bod cynnydd cadarnhaol yn cael ei wneud ar y sefydliad yn derbyn barn archwilio ddiamod y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar gyfrifon y sefydliad, yn amodol ar gyflawni’r gweithdrefnau a amlinellwyd, er mwyn datrys y manylion technegol terfynol. Roedd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg wedi bod yn fodlon ar y dirprwyaethau a argymhellwyd ar gyfer cytuno ar y ddogfen derfynol i'w gosod gerbron seneddau. Roedd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg hefyd wedi cael gwybod am gynigion i ddatblygu'r gofrestr risg strategol.

Derbyniodd a chydnabu’r Bwrdd Farn Archwilio Mewnol 2023/24 a gyflwynwyd gan RSM i gyfarfod 10 Mai y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, ynghyd â maint y gwaith a wnaed yn y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg dros y 12-15 mis diwethaf ar y meysydd dan sylw. Roedd cynnydd cadarnhaol wedi'i wneud yn y swyddogaeth dysgu a datblygu. Roedd recriwtio'n cael ei wneud i wella'r swyddogaethau caffael a rheoli contractau gyda'r gallu cywir a byddai'r Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg yn cael adroddiad pellach ym mis Medi. Roedd angen llawer iawn o waith i adeiladu'r swyddogaeth gaffael, a byddai'r Prif Weithredwr a'r Cyfarwyddwr Caffael Dros Dro yn parhau i adolygu'r sefyllfa.

Derbyniodd y Bwrdd adroddiad cwblhau archwiliad rhagarweiniol y Swyddfa Archwilio Genedlaethol. Roedd ymholiadau technegol heb eu datrys yn cael eu cwblhau, er mwyn bodloni, er enghraifft, y safon gyfrifyddu newydd ar gyfer gwneud darpariaethau ar ddadfeiliadau ar safleoedd a adnewyddwyd yn ddiweddar. Canmolodd y Comisiynwyr y cynnydd a wnaed a gofynnwyd am sicrwydd bod digon o gapasiti yn y swyddogaeth gyllid i fynd i’r afael ag argymhellion y Swyddfa Archwilio Genedlaethol mewn perthynas â meysydd a oedd angen gwaith pellach. Roedd y Cyfarwyddwr Cyllid Dros Dro yn hyderus bod y cynllun adnoddau cywir yn ei le, gyda’r tîm recriwtio i lenwi swyddi parhaol ar y gweill. Tynnodd y Swyddfa Archwilio Genedlaethol sylw at y camau a gymerwyd ers 2022/23, gyda pharatoadau gweithredol yn cael eu gwneud i osod cyfrifon gerbron seneddau, gan nodi bod y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg bellach yn derbyn gwybodaeth a oedd yn rhoi’r gwelededd cywir.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi barn Archwilio Mewnol 2023/24 ac adroddiad cwblhau archwiliad rhagarweiniol y Swyddfa Archwilio Genedlaethol.

Roedd aelodau’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg wedi cefnogi'r ddogfen oedd bron yn derfynol yn cynnwys Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2023/24. Byddai adolygiad terfynol o’r cynnwys yn cael ei gynnal i gyfleu cyhoeddi’r etholiad ar 4 Gorffennaf, ac i sicrhau bod y ddogfen yn adlewyrchu gwaith y sefydliad i greu’r amgylchedd cywir i’r Comisiwn gyflawni ei ddiben i gefnogi system etholiadol effeithiol.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi cytuno ar yr adroddiad blynyddol a chyfrifon bron yn derfynol ar gyfer 2023/24 a chytuno y dylid rhoi awdurdod dirprwyedig i’r Swyddog Cyfrifyddu, Cadeirydd y Comisiwn, a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg i roi cymeradwyaeth derfynol ar ddyddiad i’w benderfynu. Roedd hyn er mwyn i’r adroddiad gael ei osod yn y seneddau o gwmpas 18 Gorffennaf 2024 neu’r dyddiad dichonadwy agosaf.

Roedd y Datganiad o Egwyddorion Ariannu a sefydlwyd ym mis Mawrth 2021 yn llywio dyraniadau cyllid y Comisiwn Etholiadol. Fel rhan o ymrwymiad y Comisiwn i dryloywder ac effeithiolrwydd, yn dilyn sawl her gan y Senedd a Chorff Corfforaethol Senedd yr Alban yn ystod ceisiadau cyllid y flwyddyn flaenorol, adolygwyd y ffordd y mae’r Comisiwn yn cymhwyso’r egwyddorion hyn, er mwyn mynd i’r afael â dosbarthiad gwaith, amserlenni, cyd-ddealltwriaeth, mesuriadau poblogaeth, a chraffu annibynnol. O 2025/26 ymlaen, cynigiodd y Comisiwn y dylid gwneud newidiadau dosrannu i sicrhau bod adnoddau’n cael eu dosbarthu’n decach ac yn fwy cywir ar draws y Senedd, Senedd yr Alban, a Senedd y DU. Cynigiwyd ymgysylltu â phob un o’r tair senedd, i’w gynnal cyn cyflwyno’r cais yng nghyllideb 2025/26 i’r Senedd a Senedd yr Alban ym mis Medi.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno â’r dull o ymdrin â’r datganiad o egwyddorion cyllido, i gyd-fynd â deialog ac ymgysylltiad clir a chyson â’r tair senedd.

Roedd angen diwygio’r broses ar gyfer cyllideb 2025/26 oherwydd bod etholiad cyffredinol Senedd y DU wedi’i alw ar gyfer 4 Gorffennaf 2024. Roedd y dull diwygiedig yn cydnabod yr amser paratoi sydd ei angen i wneud cyflwyniadau cyllideb 2025/26 i’r Senedd a Senedd yr Alban ym mis Medi. Eglurodd y Prif Weithredwr fod cyfleoedd yn cael eu creu i gynrychiolwyr yr Undeb Gwasanaethau Cyhoeddus a Masnachol gyfrannu at y broses baratoi.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi'r amserlen a'r dull gweithredu diwygiedig ar gyfer paratoi'r gyllideb.

Roedd mynychwyr cyfarfod y Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a gynhaliwyd ar 10 Mehefin wedi myfyrio ar ddigwyddiad 20 Mai ar rwystrau i ymgeisyddiaeth a gynhaliwyd yng Nghaeredin. Roedd yr aelodau wedi trafod y bwriad i greu amcan ehangach ar gyfer cydraddoldeb, amrywiaeth, a chynhwysiant yn y Cynllun Corfforaethol, ac wedi adolygu cynnydd yn erbyn yr amcanion allanol yng nghynllun gweithredu cydraddoldeb, amrywiaeth, a chynhwysiant y sefydliad.

Roedd cyfarfod y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol a gynhaliwyd ar 10 Mehefin wedi derbyn adroddiad cynnydd ar yr adolygiad tâl a gynhaliwyd gan yr ymgynghorwyr allanol, QCG a Dearden HR, cymeradwyo argymhelliad i gytuno ar gylch gwaith codiad cyflog 2025/26, ac wedi adolygu cynnydd yn erbyn yr amcan mewnol yn y cynllun gweithredu cydraddoldeb, amrywiaeth, a chynhwysiant. Adolygwyd cynnydd y Strategaeth Pobl a gwybodaeth rheoli gweithwyr, gyda ffocws ar reoli absenoldeb fel dangosydd o iechyd y sefydliad.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi adroddiadau Cadeiryddion y Pwyllgorau.

Derbyniwyd cofnodion cyfarfod y Bwrdd a gynhaliwyd ar 20 Mai 2024.

Er mwyn datblygu hyfforddiant tîm y bwrdd, cynigiwyd dod â'r tair ffrwd waith sy'n edrych ar ddatblygiad y bwrdd ynghyd ym mis Gorffennaf. Wrth baratoi, byddai Cadeirydd y Bwrdd, y Prif Swyddog Gweithredol a'r Pennaeth Llywodraethu yn cyfarfod â'r cynullwyr i edrych ar y cynnydd a wnaed.

Roedd penderfyniad electronig i gytuno ar y gyllideb ar gyfer ymgyrch ymwybyddiaeth y cyhoedd Etholiad Cyffredinol Senedd y DU - ID a chofrestru - wedi'i wneud ar 23 Mai 2024. Roedd pob Comisiynydd wedi bod o blaid y penderfyniad hwn.

Nodwyd statws y camau gweithredu y gofynnwyd amdanynt gan y Bwrdd.

Byddai ymgynghoriad yn cael ei gynnal ar gynlluniau cyfarfodydd yn y dyfodol.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi'r adroddiadau materion gweithdrefnol a llywodraethu gan gynnwys cytuno ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Mai.