Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 26 Medi 2023

(Comisiynwyr yn unig, 9.00 – 9.30am)

Cafwyd ymddiheuriadau gan Ailsa Irvine, Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau.

Nododd y Bwrdd Iechyd y byddai'r Cynghorydd Annibynnol i Fwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiamt yn ein gadael yn fuan wrth i'w benodiad 12 mis â'r Comisiwn ddod i ben. Diolchodd y Bwrdd i Sal am ei gyfraniad i'w waith.

Croesawodd y Bwrdd aelodau'r Tîm Ymgyrchoedd a Hunaniaeth Gorfforaethol, a roddodd drosolwg o'u gwaith ar gyflawni ymgyrchoedd integredig ar godi ymwybyddiaeth y cyhoedd, yn ogystal â gweithio ym mhob rhan o'r Comisiwn yn cynnig arbenigedd a strategaethau cyfathrebu mewnol ac yn sicrhau bod ein hunaniaeth gorfforaethol yn addas at y diben ac y gall bob aelod o staff ei defnyddio. Roedd y Comisiynwyr yn awyddus i gael eu cynnwys yng nghamau nesaf yr ymgyrchoedd.

Cytunwyd i wahodd Sarah Chambers a Chris Ruane i drafod y cynlluniau.

Diolchodd y Bwrdd i aelodau'r tîm am eu gwaith a'r diweddariad.

Nodwyd y byddai rhagor o ddatganiadau o fuddiannau yn cael eu derbyn gan y Comisiynwyr Sue Bruce, Stephen Glbert, Sarah Chambers a Chynghorydd Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant y Bwrdd, Sal Naseem i'r Tîm Llywodraethu.
    
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariadau ers cyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf 2023.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi y byddai'r cofrestrau o fuddiannau yn cael eu diweddaru ar gyfer eu cyhoeddi. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar gofnodion cyfarfod y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Gorffennaf 2023.

Materion yn codi

Trafododd y Bwrdd y ffordd orau o ddefnyddio’r data a gasglwyd o ymgyrchoedd codi ymwybyddiaeth flaenorol i gefnogi ymgysylltiad yn y dyfodol â chymunedau sy'n anodd eu cyrraedd.  

Nododd Cynghorydd Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant y Bwrdd fod gan ei gyflogwr newydd brofiad pwysig yn casglu data a'i fod yn defnyddio hyn i lywio sut mae'n ymgysylltu â'r cyhoedd. Cynigiodd y Cynghorydd Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant wahodd aelodau o'r Bwrdd sydd â diddordeb i weld sut y caiff data eu defnyddio yn ei weithle.

Trafododd y Bwrdd sut i wella'r defnydd o sgiliau Comisiynwyr a'r Tîm Gweithredol o fewn gwaith y Comisiwn, gan nodi lle y gall arbenigedd unigol y Comisiynwyr ychwanegu gwerth at feysydd a fyddai fel arall yn cael eu dirprwyo i'r Tîm Gweithredol. Pwysleisiodd y Bwrdd bwysigrwydd cydweithio a meithrin ymdeimlad o ddiben a rennir.

Cytunwyd i gynnal sesiwn a gaiff ei hwyluso'n allanol gyda'r Comisiynwyr a'r Tîm Gweithredol yn ogystal â'r Comisiynwyr newydd.

Cytunwyd y byddai trefniadau'n cael eu gwneud gan gynnig cyfle i Gomisiynwyr a chydweithwyr sy'n staff ymweld â Senedd y DU.

Nododd y Bwrdd oherwydd materion adnoddau yn y tîm Llywodraethu, y byddai adolygiad o effeithiolrwydd y Bwrdd yn cael ei ohirio tan y flwyddyn nesaf.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu y mae'r Bwrdd wedi gofyn amdanynt.

Rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad ar weithrediadau a materion sy'n codi.

Rhoddodd y Bwrdd ddiweddariadau ar y Ddeddf Etholiadau, gwaith parhaus mewn perthynas â'r Comisiwn yn destun ymosodiad seiber, cwblhau gwaith ar Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2022/23, cyhoeddi ein hadroddiadau ar ôl etholiadau a'n hymchwil newydd ar gywirdeb a chyflawnrwydd cofrestrau etholiadol.

Nododd y Bwrdd feysydd sy'n peri pryder i'r Prif Weithredwr, ar heriau ariannol sylweddol a wynebwyd eleni, mewn pedwar prif faes lle mae angen cyllid ychwanegol:       diogelwch seiber, dyfarniad cyflog, etholiadau cynulliad Gogledd Iwerddon ac is-etholiadau. Nodwyd pryderon eraill am gapasiti'r timau o staff a'r adnoddau a'r parodrwydd ar gyfer yr etholiadau sydd i ddod ac Etholiad Cyffredinol Senedd y Deyrnas Unedig. Nododd y Bwrdd fod lefelau salwch y staff yn y misoedd diwethaf wedi gwella a chydnabuwyd gwaith cefnogol y tîm Adnoddau Dynol. Gofynnodd y Bwrdd a ellid diolch i'r tîm Adnoddau Dynol am eu gwaith.

Nodwydd y caiff yr asesiad newydd ar gywirdeb a chyflawnrwydd y cofrestrau etholiadol ledled y DU, sy'n darparu data ar brif lefel o gywirdeb a chyflawnrwydd yng Nghymru, Lloegr, yr Alban a Gogledd Iwerddon yn ogystal ag amlygu patrymau o dangofrestru ar draws ffactorau daearyddol allweddol a demograffig-cymdeithasol allweddol, eu cyflwyno yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar weithrediadau a materion yn codi. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r Blaengynllun o fusnes y Bwrdd ar gyfer 2023/24.

Ehangu cyfnod swydd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (EC 225/23)

Ehangu cyfnod swydd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (EC 225/23)

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol yr adroddiad gan ddweud bod cyfnod y Comisiynydd Sue Bruce yn ei swydd yn dod i ben. 

Nododd y Bwrdd fod y Senedd wedi ehangu cyfnod swydd Sue hyd at 31 Rhagfyr 2026 ac felly y gall barhau fel Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg unwaith i Fwrdd y Comisiwn gytuno ar hynny.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno i ehangu cyfnod swydd Sue Bruce fel Cadeirydd Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd hyd at 31 Rhagfyr 2026..

Ymgorffori is-bwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant (EC 226/23)

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol yr adroddiad yn cynnwys argymhellion gan y Cynghorydd Annibynnol ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant, i sefydlu is-bwyllgor newydd y Bwrdd sy'n canolbwyntio ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant. 

Gofynnodd y Bwrdd i'r arweinydd Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant newydd fod yn bresennol yn holl gyfarfodydd y Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ac i drefniadau'r Pwyllgor gael eu hadolygu ymhen chwe mis.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno i ymgorffori Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant fel is-bwyllgor newydd i'r Bwrdd

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno i addasu'r cylch gorchwyl i gynnwys golygiadau fel y nodwyd yn 8.4 yn y cofnodion hyn, ac i'r canlynol:

• ym mharagraff 3, dylid dileu "Ni ellir penodi Cadeirydd y Comisiwn Etholiadol yn aelod o'r Pwyllgor Cydraddoldeb Amrywiaeth a Chynhwysiant.”
• ar ôl paragraff 3, dylid cynnwys: “Gall Cynghorydd Annibynnol ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant gael ei benodi gan y Bwrdd a mynychu'r Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant. Ni fydd yn aelod o'r Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ond bydd yn cael ei wahodd i fynychu cyfarfodydd y Pwyllgor.  Gall y Cynghorydd Annibynnol gael ei wahodd i fynychu un neu fwy o gyfarfodydd Bwrdd y Comisiwn bob blwyddyn." 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno i benodi'r Comisiynwyr canlynol fel aelodau o'r Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant; John Pullinger, Cadeirydd y Pwyllgor, Katy Radford a Sarah Chambers, gydag Alex Attwood yn mynychu fel arsylwr.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno i addasu'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol i ymgorffori'r Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyllid dros dro yr adroddiad, gan roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am y cesiadau cyllid arfaethedig ar gyfer 2024/45, yn benodol gan Senedd Cymru a Senedd yr Alban. 

Nododd y Bwrdd yr ymdrech gydweithredol a'r holl waith a wnaed i gyrraedd y man hwn.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar geisiadau'r Comisiwn am gyllid ar gyfer Cymru a'r Alban 2024/25.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar gyfarfodydd arfaethedig Bwrdd y Comisiwn a'i Bwyllgorau 2024/25.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yr adroddiad, gan roi gwybod am y cwynion a gafwyd yn ystod y cyfnod rhwng 1 Gorffennaf 2022 a 30 Mehefin 2023.

Mae'r adroddiad yn rhoi trosolwg i'r Bwrdd o'r cwynion, gan alluogi i unrhyw dueddiadau gael eu nodi a'u hamlygu, ac mae'n rhoi sicrwydd yr eir i'r afael â chwynion. Dywedodd y Bwrdd fod cwynion yn rhoi cyfle gwerthfawr i'r sefydliad ddysgu a gwella ei berfformiad. Ystyriodd y bwrdd hefyd sut i sicrhau bod y rhai sy'n delio â'r cwynion yn cael eu cefnogi'n dda.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r adroddiad. 

Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol ddiweddariad llafar ar waith y Pwyllgor yn y cyfarfod ar 21 Medi.

Nododd y Bwrdd fod yr arweinydd Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant newydd, Julie Howell, wedi mynychu ei chyfarfod cyntaf o'r Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol ac wedi cael ei chyflwyno i'r aelodau ac i bawb a oedd yn bresennol.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariadau am drafodaethau ar gyflog staff, gwaith arferol drwy'r strategaeth pobl a gwaith manwl ar recriwtio, ac adolygiad blynyddol ar effeithiolrwydd y Pwyllgor gydag ymgysylltiad arfaethedig â'r staff cyfan yng nghanol mis Hydref. Ystyriodd y Bwrdd faterion sy'n ymwneud â staff yn gadael a chynllunio ar gyfer olyniaeth.

Dywedwyd wrth y Bwrdd y dylid cyflwyno datganiadau o ddiddordeb ar gyfer rôl Cadeirydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeh ac Adnoddau Dynol i Gadeirydd Bwrdd y Comisiwn , John Pullinger, neu Ysgrifennydd y Bwrdd, Binnie Goh, am bod cyfnod swydd Cadeirydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol yn dod i ben ddiwedd y flwyddyn.

Rhoddodd Sue Bruce, Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ddiweddariad ar lafar ar waith y Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 25 Medi.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar adroddiad cwblhau archwiliad terfynol yr archwilwyr allanol ar ddatganiadau ariannol 2022/23. Gofynnodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg am i'r adoddiad gael ei ddosbarthu i'r Bwrdd.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ar yr adroddiadau archwilio mewnol ar fonitro perfformiad ac adroddiad ar hynt y broses archwilio, tendr archwiliad mewnol, cofrestrau risg gweithredol a strategol, gofyn am fwy o fanylder mewn meysydd o'r cofrestrau risg gweithredol, gweithredoedd gwrth-dwyll, cynllunio parhad busnes blynyddol, datganiadau o fuddiannau blynyddol, amserlen o argymhellion o archwiliadau a chofrestrau o fuddiannau, rhoddion a lletygarwch. 

Ystyriodd y Bwrdd y ffordd orau o ymateb i'r hyn a ddysgwyd o'r ymosodiad seiber ar y Comisiwn, rheoli contractau diweddar, llythyr rheoli yr archwilwyr allanol a chyfyngiadau ar allu ariannol o fewn y sefydliad. 
Nododd y Bwrdd fod y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg wedi gofyn am gyfarfod ychwanegol i adolygu dwy eitem busnes bellach. Byddai hyn yn cael ei drefnu ar gyfer dechrau mis Tachwedd.

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol yr adroddiad, ar y drydedd mewn cyfres o drafodaethau am ein hamcanion strategol i ddatblygu ein cynllun corfforaethol nesaf. 
Nodwyd mai diben y drafodaeth oedd gweld sut y gallwn ddatblygu ein gwaith o fewn ein hamcan strategol 'sicrhau bod cyfraith etholiadol yn deg ac yn effeithiol' dros gyfnod y cynllun corfforaethol nesaf. Nododd y Bwrdd y dirwedd diwygio deddfwriaethol benodol ym mhob rhan o'r DU.

Nododd y Bwrdd fod y papur yn canolbwyntio ar gyfnerthu a symleiddio cyfraith etholiadol ac nid cynigion deddfwriaethol sy'n fesurau i gyflawni amcanion cynllun corfforaethol eraill megis y pryderon am y Rhif Cofrestru Digidol yng Ngogledd Iwerddon, cyflawnrwydd cofrestru etholiadol ac ymyrraeth dramor.

Croesawodd y Bwrdd waith Comisiynwyr Cyfraith yng Nghymru, Lloegr a'r Alban ac ystyriodd ei bod yn hanfodol gwneud cynnydd ar waith paratoi ar gyfer Etholiad Cyffredinol Senedd y Deyrnas Unedig er mwyn gwneud gwaith dilynol yn sesiwn nesaf Senedd y DU.         
Cytunodd y Bwrdd y dylai'r Comisiynwyr fod yn rhan o'r dulliau i gyflawni hyn a all gynnwys cynnull panel cynghori neu drefnu cynhadledd.
 
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gefnogi'r gwaith ar ffocws strategol ar gyfer y cynllun corfforaethol nesaf, wrth brofi rhagdybiaethau, creu consensws ar gyfer diwygio, darparu adnoddau a blaenoriaethu.