Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 27 Chwefror 2024

(Comisiynwyr yn unig, 9.00 – 9.30am)

Croesawodd y Bwrdd bawb i'r cyfarfod, yn enwedig Sheila Ritchie, a ymunodd â'i chyfarfod cyntaf ers ei phenodiad ffurfiol fel Comisiynydd Etholiadol, a'r Cyfarwyddwr, Gweinyddu a Chyfarwyddo Etholiadol newydd, Jackie Killeen, sydd hefyd yn bresennol yn ei chyfarfod Bwrdd cyntaf. Nododd y Bwrdd y byddai'r ymgynghorydd allanol, Louise Sheppard o Praesta, yn arsylwi'r cyfarfod. Nododd y Bwrdd na chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.  

Nododd y Bwrdd mai hwn fydd cyfarfod Bwrdd olaf Rob Vincent wedi iddo fod yn Gomisiynydd ac yna'n Brif Weithredwr Dros Dro. Diolchodd y Bwrdd i Rob am ei waith, gan ddymuno'n dda iddo.

Darparodd y tîm Cyfathrebu Digidol ac Ymgysylltu â Phleidleiswyr drosolwg o'i waith i'r Bwrdd. Roedd hyn yn cynnwys sicrhau hygyrchedd cynnwys ar ein gwefan, hyrwyddo'r defnydd o iaith glir, rheoli llwyfannau cyfryngau cymdeithasol, a chyrraedd cynulleidfaoedd cyhoeddus allweddol drwy bartneriaid a thrwy ysgolion.    
Diolchodd y Bwrdd i'r tîm am ei gyflwyniad.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd yn nodi datganiadau pellach o fuddiannau a fyddai'n cael eu darparu i'r tîm Llywodraethu er mwyn eu diweddaru ar y gofrestr a'u cyhoeddi ar y wefan.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 16 Ionawr 2024. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r camau gweithredu y gofynnwyd amdanynt gan y Bwrdd ac y dylai diweddariadau gael eu cynnwys ar y system olrhain camau gweithredu.

Darparodd y Prif Weithredwr ddiweddariad ar etholiadau mis Mai, cyllidebau ar gyfer 2023/24 a 2024/25, dadansoddiad allanol a mewnol o bwyntiau dysgu ar nodi risgiau'r dyfodol i brosiectau corfforaethol, strwythur uwch-reoli'r Comisiwn ac adfer Cynulliad Gogledd Iwerddon.  Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Cyllid Dros Dro hefyd bod tybiaethau sy'n sail i'r Prif Amcangyfrif 2024/25 yn cwmpasu'r symiau ychwanegol y cytunwyd arnynt yn Amcangyfrifon Atodol 2023/24 ar gyfer Cymru a'r Alban.

Roedd diweddariadau pellach yn cynnwys diweddariad ar y trosolwg o'r risgiau etholiadol, ID pleidleiswyr a phresenoldeb ymgyrchwyr y tu allan i orsafoedd pleidleisio.  

Trafododd y Bwrdd gyfnod o etholiadau heriol â risgiau penodol o ran rhoi cymorth i ymgeiswyr a'u diogelu, gan gadw mewn cysylltiad cyson gyda chyrff llywodraethu, sefydliadau diogelwch a chyflenwyr megis Post Brenhinol, a gweithio gyda nhw.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar lafar. 

Trafododd y Bwrdd ddyddiadau pendant ar gyfer cyfarfodydd y Bwrdd yn yr Alban ym mis Mai 2024 a chynnwys trafodaethau ar rolau a chyfrifoldebau'r Comisiynwyr a'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol. Cytunwyd hefyd y dylai'r Bwrdd ystyried arsylwi'r etholiadau mewn cyfarfod Bwrdd yn y dyfodol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r Blaengynllun o fusnes y Bwrdd ar gyfer 2023/24 a 2024/25.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yr adroddiad gan ddarparu diweddariad ar y Datganiad, sydd bellach wedi'i roi ar waith.  

Nododd y Bwrdd bod angren ystyried y Datganiad ac adrodd arno i Bwyllgor y Llefarydd. Trafododd i ba raddau y mae'r cyngor a nodir yn y Datganiad yn gwyro oddi ar bolisi ac arferion cyfredol neu fwroadedig y Comisiwn, a thrafododd sut y gallai barhau i'w ystyried y cyfnod i ddod.

Ystyriodd y Bwrdd mai'r risg fwyaf yw nad yw'r cyhoedd a'r ymgyrchwyr yn ystyried bod y Comisiwn yn annibynnol. Bodolaeth y ddogfen sy'n creu'r risg hwnnw. Fodd bynnag, mae'r llywodraeth wedi nodi'n glir ei fod am i'r Comisiwn barhau i weithredu'n annibynnol ac felly nid oes angen newid y gweithdrefnau presennol na mynd i gostau ychwanegol. Gellir ystyried sefyllfa’r llywodraeth, fel y'i nodwyd yn y Datganiad, ar sail ei rinweddau ochr yn ochr â'r holl ystyriaethau perthnasol eraill yn y ffordd arferol gyda chofnodi ysgafn yn ôl yr angen er mwyn galluogi'r Comisiwn i fod yn atebol i Bwyllgor y Llefarydd yn ôl yr angen.

Diolchodd y Bwrdd i'r Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil am y ffordd roedd y diweddariadau wedi cael eu paratoi.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r adroddiad.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi cytuno i benodi'r Comisiynydd Carole Mills yn aelod o'r Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyllid Dros Dro y adroddiad gan nodi'r camau gweithredu allweddol fydd yn cael eu cymryd er mwyn cyflawni ein hamcanion.

Trafododd y Bwrdd bod y dangosyddion perfformiad a'r targedau cytûn ar gyfer 2024/25. Fodd bynnag, dywedodd y Bwrdd y dylid cael ffocws cryfach ar ganlyniadau a thrywydd cliriach ar gyfer dangosyddion a thargedau yn ymwneud â gweinyddu mewnol, er enghraifft rheoli cyllid, yn y blynyddoedd i ddod. Cytunwyd y byddai'r Comisiynwyr Sheila Ritchie a Carole Mills yn gweithio gyda'r Tîm Gweithredol i helpu i ddatblygu'r dangosyddion hyn fel rhan o broses y cynllun corfforaethol.  

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi cytuno ar y dangosyddion a'r targedau ar gyfer 2024/25.

Diweddariad gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (Llafar)

Darparodd Cadeirydd y Pwyllgor ddiweddariad ar gyfarfod eithriadol y Pwyllgor a gynhaliwyd 6 Tachwedd 2023, a drafododd y llythyr rheoli gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ynghylch diwedd blwyddyn 2022/23 a'r adroddiadau gwersi a ddysgwyd ar y prosiect PF Ar-lein.  

Rhoddwyd diweddariad pellach ar gyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a gynhaliwyd ar 5 Rhagfyr 2023, ar adroddiad cynllunio archwilio blynyddol y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar ddatganiadau ariannol 2023/24, diweddariad cynnydd ar lythyr rheoli'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol, adroddiad cynnydd archwilio mewnol, datganiad archwaeth risg 2024/25, adolygiad o gylch gorchwyl y pwyllgor, y gofrestr risg strategol, adolygiad blynyddol o'r polisïau a'r codau, adolygiad blynyddol o'r fframwaith risg, adolygiad blynyddol o'r polisïau cyfrifo ar gyfer 2022/23, adroddiad perfformiad chwarterol Ch2 2023/24, amserlen o argymhellion archwilio a chofrestr o fuddiannau, rhoddion, cyfraniadau a lletygarwch.

Roedd diweddariad ar gyfarfod Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd a gynhaliwyd ar 26 Chwefror 2024 a oedd yn cynnwys diweddariad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar waith cynllunio manwl, cynnydd ar lythyr rheoli'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol, diweddariad ar argymhellion prosiect PF Ar-lein, adroddiad cynnydd archwiliad mewnol RSM, adolygiad blynyddol o'r fframwaith risg (gan gynnwys polisi rheoli risg), adolygiad i brosiect y system cyllid ac ymateb i'r llythyr rheoli'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol, adroddiad blynyddol y pwyllgor i fwrdd y comisiwn, cylch gorchwyl wedi'i ddiweddaru, adolygiad o'r gofrestr risg strategol, cofrestr risg gweithredol (bob chwe mis), diweddariad ar incwm a dyled, adolygiad interim o broses diwedd blwyddyn 2022/23 i 2023/34, adroddiad perfformiad chwarterol Ch3 2023/24, amserlen o argymhellion archwilio a chofrestr o fuddiannau, rhoddion a chyfraniadau.  

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariadau. 

Datganiad ar barodrwydd i dderbyn risg 2024-25 (CE 263/24)

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi nodi'r datganiad ar barodrwydd i dderbyn risg ar gyfer 2024/25 fel yr adolygwyd a chytunwyd gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn eu cyfarfod ym mis Rhagfyr 2023.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi cytuno ar y dull cyfredol o adolygu'r parodrwydd i dderbyn risg bob chwe mis.

264 Adolygiad blynyddol o risg (CE 264/24)

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyllid Dros Dro yr adroddiad gan ddiweddau'r Bwrdd ar gynnydd gyda'r risgiau strategol ac unrhyw waith gwella risg sydd wedi digwydd yn ystod y flwyddyn, fel rhan o'n gwaith adrodd blynyddol ar ein fframwaith llywodraethu corfforaethol a risg .

Gofynnodd y Bwrdd i'r risgiau strategol gael eu dosbarthu ar ôl i SR5 ac SR6 gael eu datblygu.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi nodi'r fframwaith risg a diweddariadau ar risgiau strategol a gweithredol a dull cyfredol o reoli risgiau. 

Gohiriwyd yr eitem hon tan gyfarfod nesaf Bwrdd y Comisiwn.

 Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor ddiweddariad ar y cyfarfod Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a gynhaliwyd ar 13 Rhagfyr 2023, ar ganlyniadau arolwg y bobl, hyrwyddo iaith gynhwysol, diweddariad ar y cynllun gweithredu Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant, y dangosfwrdd Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a gofynion EQIA Gogledd Iwerddon.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr a'r Cwnsler Cyffredinol yr adroddiad gan ddarparu diweddariad fel y'i nodwyd ym mharagraff 4.6 o'r fframwaith llywodraethu corfforaethol, y dylai'r Comisiwngael amserlen o bolisïau sy'n nodi ein polisïau allweddol ar ffurf tabl, boed yn statudol neu'n ddewisol, eu diben, 'perchennog' y polisi, a phryd y dylai pob polisi gael ei adolygu.

Trafododd y Bwrdd y dylai'r polisïau diogelu ar amddiffyn plant ac oedolion sy'n agored i niwed gael eu hychwanegu at yr amserlen.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi nodi'r adroddiad gan ychwanegu polisïau diogelu ar amddiffyn plant ac oedolion sy'n agored i niwed.