Cofnodion Bwrdd y Comisiwn 27 Mehefin 2023

Cafwyd ymddiheuriadau gan y Comisiynydd Elan Closs Stephens a Sal Naseem, Cynghorydd Annibynnol Bwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Croesawodd y Bwrdd aelodau'r Tîm Cymwysiadau Busnes a Data, a roddodd drosolwg o'r prosiectau sy'n mynd rhagddynt ar hyn o bryd, yr oedd un ohonynt yn cyflwyno gwasanaeth Mewnrwyd newydd ar gyfer y Comisiwn.

Trafododd y Bwrdd gydweithio'r tîm ar ffrydiau gwaith, maint y llwyth baich, diogelwch data a TG, rheoli amser, y gyllideb a gwersi a ddysgwyd o brosiectau blaenorol.

Diolchodd y Bwrdd i aelodau'r tîm am eu hamser a'r diweddariad.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi nodi nad oedd unrhyw ddiweddariadau i'r datganiadau o fuddiannau ers cyfarfod y Bwrdd ym mis Mai 2023.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 23 Mai 2023.
 

Dywedodd y Bwrdd y dylai'r system olrhain camau gweithredu gynnwys mwy o fanylion am yr amrywiaeth o eitemau sydd ar agor.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r cynnydd a wnaed yn erbyn camau gweithredu.
 

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad diweddaru gan ddiolch i'r Tîm Gweithredol a'r Uwch-dîm Arwain am eu cymorth a'u mewnbwn i'r gwaith ar weithredu'r Ddeddf Etholiadau, yr adroddiad interim ar ID pleidleiswyr a'r datganiad strategaeth a pholisi.

Tynnodd y Prif Weithredwr sylw aelodau'r Bwrdd at fater adnoddau yn y Comisiwn a'r effaith roedd hyn yn ei chael wrth herio a pharhau i gyflawni ein swyddogaethau rheoleiddio a'n swyddogaethau statudol.

Roedd gan y Bwrdd ddiddordeb mewn trafod paru adnoddau â lefel yr uchelgais yn y Comisiwn fel rhan o'i sesiynau trafod strategol. Byddai hyn yn galluogi'r Bwrdd i feithrin gwell dealltwriaeth o'r adnoddau sydd ar gael ac yn helpu i lywio'r broses o nodi'r lefel a'r math cywir o adnoddau.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cyllid Dros Dro ddiweddariad ar bwysau a phrosesau cyllidebol, gyda diweddariadau pellach i'w cyflwyno a thrafodaethau pellach i'w cynnal nes ymlaen ar yr agenda.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar weithgareddau diweddaraf Bwrdd Prosiect Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a gyfarfu yr wythnos hon, gan ymateb i nifer o ymholiadau a gafwyd gan Gynghorydd Annibynnol Bwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar weithrediadau a materion yn codi. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r Blaengynllun o fusnes y Bwrdd ar gyfer 2023/24.

Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yr adroddiad diweddaru, gan roi diweddariad ar archwiliad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol o ddatganiadau ariannol y Comisiwn ar gyfer 2022/23. Rhoddwyd diweddariadau pellach ar drafodaethau a gynhaliwyd yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a gynhaliwyd ar 19 Mehefin, ynghyd â chyfarfodydd dilynol â'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol, Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, y Prif Weithredwr a Chadeirydd Bwrdd y Comisiwn. 

Nododd y Bwrdd, er bod cryn bwysau mewn timau yn y Comisiwn a'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol, ein bod yn parhau'n ymrwymedig i sicrhau bod set derfynol bron o gyfrifon wedi'u mantoli ar gael i aelodau'r Bwrdd eu gweld yn y cyfarfod ym mis Gorffennaf, gan nodi risg bosibl y gallai'r farn derfynol a dyddiad cyflwyno ein cyfrifon gael eu gohirio tan ar ôl toriad Senedd y DU. 

Nododd y Bwrdd hefyd risgiau pe bai'r cyfrifon yn cael eu cyflwyno ar ôl toriad Senedd y DU ym mis Medi, a thrafododd adroddiad ar wersi a ddysgwyd sydd i'w gyflwyno i gyfarfod o'r Bwrdd yn y dyfodol, ynghyd â diweddariad ar barodrwydd am gylch cyfrifon y flwyddyn nesaf.

Roedd y Bwrdd yn fodlon i gymeradwyaethau terfynol gael eu dirprwyo i Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, y Swyddog Cyfrifyddu, Cynghorydd Annibynnol y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a Chadeirydd y Comisiwn, ar yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon ac ar unrhyw ddiwygiadau datgelu pellach oni bai eu bod yn sylweddol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno i ddirprwyo'r cymeradwyaethau terfynol i Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, y Swyddog Cyfrifyddu a Chadeirydd Bwrdd y Comisiwn ar Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn.

 

Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yr adroddiad, a oedd yn rhoi barn archwilio mewnol flynyddol, yn seiliedig ar y gwaith a wnaed ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol prosesau rheoli risg, rheolaeth a llywodraethu'r sefydliad ac wedi'i gyfyngu i'r gwaith hwnnw. Dylai'r farn gyfrannu at adroddiadau llywodraethu blynyddol y sefydliad.

Ystyriodd y Bwrdd yr adroddiad. Caiff sylwadau ar lefel y sicrwydd roedd RSM wedi'i roi, eu hadlewyrchu yn Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg i Fwrdd y Comisiwn y disgwylir iddo gael ei gyflwyno yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi adroddiad archwilio mewnol blynyddol RSM.

 Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyllid Dros Dro yr adroddiad ar yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon, fel y'i rhagnodir gan Drysorlys EF, yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol. Roedd yn cynnwys adroddiadau penodol ar swyddogaethau datganoledig Cymru a'r Alban. 

Cyflwynwyd yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg i'w hadolygu ddydd Llun 19 Mehefin, a oedd wedi nodi newidiadau angenrheidiol.

Nododd y Bwrdd yr amserlen ddiwygiedig ar gyfer cwblhau'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon a chafodd wybod am gyfarfod pellach a fyddai'n cael ei gynnal â'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol yr wythnos hon er mwyn cwblhau'r cyfrifon yn derfynol.  Nododd y Bwrdd fod risgiau o lithriant oherwydd pwysau gwaith a phwysau ar adnoddau yn y Swyddfa Archwilio Genedlaethol a'r Comisiwn.

Nodwyd bod gwaith ardderchog eisoes wedi'i wneud o ran yr adroddiad ar berfformiad ac atebolrwydd, gydag adroddiad terfynol bron ar y datganiadau ariannol.  

Penderfynwyd: Yn amodol ar wneud rhai mân ddiwygiadau, y dylai'r Bwrdd gytuno ar y fersiwn derfynol bron o'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon ar gyfer pob elfen o'r adroddiad hyd at ond heb gynnwys y Datganiad Alldro yn erbyn Cyflenwi Seneddol (SOPS).

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd ddirprwyo'r cyfrifoldeb am gytuno'n derfynol ar yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon, ar yr amod y gwneir newidiadau pellach, i'r Swyddog Cyfrifyddu mewn ymgynghoriad â Chadeirydd y Comisiwn a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.

ATODIAD I'R DIWEDDARIAD

Yn dilyn cyfarfod â'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar 30 Mehefin, cytunodd y Swyddog Cyfrifyddu, Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, Cadeirydd y Bwrdd a'r Cyfarwyddwr Cyllid Dros Dro y byddai'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn cael eu gosod gerbron Senedd y DU ar ôl y toriad. 
 

Cyflwynodd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol yr adroddiad, gan grynhoi gwaith y pwyllgor yn ystod y flwyddyn ariannol, er mwyn rhoi sicrwydd i Fwrdd y Comisiwn i gefnogi datganiad llywodraethu 2022/23 a baratowyd gan y Swyddog Cyfrifyddu.

Nododd y Bwrdd y byddai'r Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol yn parhau i edrych yn fanwl ar bob agwedd ar y broses o gyflawni'r Strategaeth Pobl, yn ogystal ag ystyried materion hirsefydlog yn ymwneud â Chydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.
Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi gwaith y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol yn ystod 2022/23 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yr adroddiad, gan ailddatgan safbwynt y Comisiwn ar egwyddor datganiad strategaeth a pholisi a thynnu sylw at faterion heb eu datrys o'r ymgynghoriad statudol mewn perthynas â chynnwys y datganiad strategaeth a pholisi drafft. Mae'r adroddiad yn nodi sut y bydd y Comisiwn yn cyfleu ein barn i seneddwyr a'n dull arfaethedig o ymdrin â chamau o'r broses seneddol yn y dyfodol.

Trafododd y Bwrdd hynt y polisi hwn, dull gweithredu arfaethedig y Comisiwn a chyfathrebu â seneddwyr ynglŷn â'r pwnc yn ystod y cam presennol pan ellir cyflwyno sylwadau.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r adroddiad.

Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ddiweddariad ar lafar i gyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 19 Mehefin 2023.

Nododd y Bwrdd ei fod yn gyfarfod estynedig ag agenda lawn a oedd yn cynnwys eitemau busnes ar bolisi dileu dyledion, manyleb archwiliad mewnol, adroddiad blynyddol drafft a chyfrifon adnoddau, asesiad blynyddol o weithgarwch rheoli risg gwybodaeth, diweddariad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol, adroddiadau archwilio mewnol, adolygiad o effeithiolrwydd pwyllgorau, adolygiad o bolisi atal llwgrwobrwyo ac atal twyll, rhestr o argymhellion archwilio a'r cofrestrau diweddaraf o fuddiannau, rhoddion a lletygarwch.

Nodwyd y byddai strategaeth archwilio mewnol blynyddol 2023-2026 yn cael ei chyflwyno eto gerbron cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ym mis Medi, ynghyd ag adolygiad gan Gynghorydd Annibynnol y Pwyllgor o ran meysydd roedd angen eu harchwilio ymhellach, yn ei farn ef. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar lafar.

Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol ddiweddariad ar lafar ar gyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 26 Mehefin 2023.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau at eitemau busnes ar y strategaeth pobl, cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant, sesiwn at wraidd y mater ar recriwtio, cylch cyflog 2023/24 a diweddariad ar wybodaeth reoli allweddol.

Nododd y Bwrdd fod y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol wedi cael sicrwydd bod gan y tîm Adnoddau Dynol yr holl adnoddau sydd eu hangen arno bellach a'i fod wedi cyfarfod â'r arweinydd trawsnewid recriwtio newydd a oedd yn bresennol yn y cyfarfod. 

Hysbyswyd y Bwrdd fod y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol wedi cyfarfod â'r undeb llafur cyn trafod y papur ar y cylch cyflog, yr oeddent wedi cytuno arno wedyn. 

Nododd y Bwrdd y byddai cylch gorchwyl bwrdd prosiect cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant yn cael ei ddosbarthu i aelodau'r Bwrdd i'w adolygu. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar lafar.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio a Thrawsnewid Digidol yr adroddiad, sef y cyntaf mewn cyfres o drafodaethau ynghylch ein hamcanion strategol er mwyn llywio'r gwaith o ddatblygu ein cynllun corfforaethol nesaf. 

Nododd y Bwrdd fod y papur hwn yn ymwneud â'n hamcan, “Ymgyrchu gwleidyddol tryloyw a chyllid gwleidyddol sy'n cydymffurfio â'r rheolau”. 

Nodwyd mai diben y trafodaethau oedd profi ai'r amcanion presennol yw’r sail gywir ar gyfer cynllunio a sicrhau dealltwriaeth a rennir o'r heriau, y risgiau a'r cyfleoedd ym mhob un o'n meysydd gwaith ac, felly, y lefel o uchelgais sy'n ymestynnol ond yn gyflawnadwy. Yn dilyn y trafodaethau ynghylch pob amcan, byddwn yn mynd ati i flaenoriaethu a datblygu'r amlinelliad o'r cynllun newydd.

Nododd y Bwrdd y bydd pob papur rhagarweiniol yn crynhoi ein gwaith presennol, yn rhoi dolenni i dystiolaeth allweddol ac yn awgrymu cwestiynau i lywio'r drafodaeth. Caiff y drafodaeth ei chynnal fel un tîm a bydd yn drafodaeth strategol, uchelgeisiol a chyfredol a lywir gan dystiolaeth ac sy'n canolbwyntio ar y dyfodol.

Roedd y Bwrdd yn gadarnhaol ynghylch cynigion i ategu ein dyletswyddau a'n swyddogaethau cyfreithiol fel rheoleiddiwr sy'n canolbwyntio ar ddatblygiadau digidol a thryloywder data, ac ar fynd i'r afael ag achosion lefel isel o hyder ymhlith y cyhoedd yn uniondeb ymgyrchu gwleidyddol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi trafodaethau allweddol ynghylch profi ein tybiaethau, ein huchelgais a'n heffaith, a buddsoddi yn ein gwaith.