Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 31 Mawrth 2021

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan Binnie Goh, y Cwnsler Cyffredinol. 

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod gan nodi bod Gwarantau Brenhinol wedi dod i law ar gyfer Sue Bruce, Elan Closs Stephens ac Alex Attwood.   

Datganiadau o fuddiant 

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd. 

Penderfynwyd: Y dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn a gynhaliwyd ar 24 Chwefror 2021. 

Derbyniodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan y Prif Weithredwr, y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau a'r Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil. 

Nododd y Bwrdd ein bod yn parhau i ymgysylltu ledled y DU, drwy fforymau cenedlaethol a rhanbarthol ac yn unigol â phrif weithredwyr awdurdodau lleol a thimau etholiadau.  

Rydym wedi dechrau ein cyfarfodydd wythnosol o'r Bwrdd Cynghori ar Gydlynu Etholiadol sy'n dwyn ynghyd swyddogion o'r tair llywodraeth, Swyddogion Canlyniadau Rhanbarthol o bob rhan o'r DU a chynrychiolwyr grwpiau rhanddeiliaid fel SOLACE, yr AEA a'r SAA. 

Rydym wedi bod yn gweithio'n agos gyda'r Bwrdd Rheoli Etholiadol yn yr Alban a'r Bwrdd Cydlynu Etholiadol yng Nghymru i'w helpu i gydlynu'r gwaith o gynnal yr etholiadau, ac rydym yn gweithio yn yr un modd gyda London Elects a thîm GLA mewn perthynas ag etholiadau Llundain. 

Nododd y Bwrdd fod cell etholiadol Swyddfa'r Cabinet yn sefyll a bydd yn cynnwys materion diogelwch ar gyfer Cymru a'r Alban hefyd. Mae'r gell yn dwyn ynghyd y gwahanol asiantaethau ac adrannau sy'n gyfrifol am ddiogelwch, gorfodi'r gyfraith, argyfwng sifil posibl, twyllwybodaeth a'r Comisiwn, ac mae'n ceisio rheoli risgiau strategol i'r etholiad.  

Nododd y Bwrdd ein bod yn parhau i weithio'n agos gyda'r Post Brenhinol er mwyn deall hynt ei waith paratoi a'i gynlluniau wrth gefn, gyda chyfarfodydd wythnosol rhwng y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau a'i Bennaeth Etholiadau. Nodwyd bod cyfarfod yn yr arfaeth ar ôl Gŵyl Banc y Pasg er mwyn i'n Prif Weithredwr ni a Phrif Weithredwr y Post Brenhinol gyfarfod. 

Nododd y Bwrdd ein bod wedi bod yn gweithio gyda Gwasanaeth Erlyn y Goron a Chyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu, a chyda Heddlu'r Alban yn yr Alban, er mwyn diwygio ac ailgyhoeddi ein canllawiau ar y cyd i ymgeiswyr ar sut i leihau'r risg o fygylu wrth ymgyrchu a sut i roi gwybod os bydd yn digwydd. Cafodd y canllawiau hyn groeso mawr yn 2019.  

Nododd y Bwrdd, o 30 Mawrth, ein bod wedi gwneud penderfyniadau ar geisiadau cofrestru pob un o'r 59 o bleidiau a ddaeth i law ym mis Ionawr; roeddem wedi sicrhau penderfyniad arnynt erbyn diwedd mis Mawrth. Diolch i ymdrech sylweddol gan y tîm cofrestru pleidiau a chymorth staff o dimau eraill, gwnaethom benderfyniadau hefyd ar 11 o geisiadau eraill a gyrhaeddodd ar ddechrau mis Chwefror. Roedd dwy blaid yn gofyn am benderfyniadau brys ar ddisgrifiadau yr oeddent am eu defnyddio yn yr Alban, nad oeddent wedi'u gwneud eto oherwydd iddynt wneud eu ceisiadau'n hwyr. Llwyddodd y Comisiwn i amddiffyn achos llys gan un o'r pleidiau hyn. 

Nododd y Bwrdd y cynnydd mewn gweithgarwch cyfathrebu, yn enwedig ymgyrch cofrestru pleidleiswyr 'Oes 5 'da ti?' a oedd yn gwneud cynnydd cryf yn erbyn y targedau, gyda chyfanswm o 405,000 o geisiadau i gofrestru ym Mhrydain Fawr yn y cyfnod rhwng 9 a 26 Mawrth, a thros 37 miliwn o argraffiadau/achosion o weld hysbysebion digidol mewn cyfnod tebyg. 

Roedd y cynlluniau'n mynd yn eu blaen yn dda i alluogi'r swyddogaeth chwilio codau post i weithio'n dda fel adnodd i bleidleiswyr, gyda data gorsafoedd pleidleisio hyd yma gan oddeutu 60% o gynghorau.  

Nodwyd bod y tîm yn ymdrin â chynnydd mewn ymholiadau gan y cyhoedd yn dilyn dosbarthu'r llyfryn gwybodaeth i bleidleiswyr yn yr Alban yr wythnos diwethaf, ac roeddem yn parhau i geisio creu sylw yn y cyfryngau er mwyn codi ymwybyddiaeth pleidleiswyr o'r angen i gofrestru, y dewisiadau o ran dulliau pleidleisio a'r trefniadau diogelwch ar gyfer gorsafoedd pleidleisio. 
Penderfynwyd: Y dylid nodi'r diweddariadau ar lafar. 
 

Derbyniodd y Bwrdd yr adroddiad fel rhan o'r adolygiad blynyddol o'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol, sy'n amlygu'r newidiadau sydd eisoes wedi digwydd a mân newidiadau arfaethedig.  

Nodwyd y bydd mân ddiwygiadau i rannau o ‘Responsibilities of Individual Commissioners’ a ‘Members attending meetings by video or teleconference’ yn cael eu hadolygu a'u diweddaru.  

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r newidiadau canlynol sydd eisoes wedi digwydd: 

• cytuno ar newid enw'r Pwyllgor Archwilio a Risg 
• cytuno ar ddiweddariadau i'r Cylch Gorchwyl ar gyfer y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol yn Atodiad H, fel y'u cymeradwywyd yn flaenorol gan y Bwrdd ar 16 Medi 2020 
• cytuno ar ddiwygio'r rheolau cworwm (papur eEC 19/21 Bwrdd y Comisiwn) a gymeradwywyd yn y cyfarfod Eithriadol o'r Bwrdd ar 4 Mawrth 2021 drwy ddosbarthu negeseuon e-bost, fel na fydd hyn yn cael ei ymgorffori yn y Rheolau Sefydlog mwyach, ar ôl derbyn y Gwarantau Brenhinol yn penodi Susan Bruce a'r Fonesig Elan Closs Stephens. Yn ôl telerau rheol sefydlog newydd 15a, daeth diwygiad cymeradwy 1 i ben yn awtomatig cyn ei ymgorffori.  Erbyn hyn, mae pedwar Comisiynydd wedi'u penodi dan ddarpariaethau adran 3A o'r Ddeddf.  Ynghyd â phenodi Alex Attwood yn Gomisiynydd dros y Pleidiau Llai, mae wyth Comisiynydd ar y Bwrdd ac mae'r risg o ddiffyg cworwm parhaol bellach wedi'i hosgoi.  Yn dilyn y datblygiadau hyn, y rheol berthnasol ar gworwm erbyn hyn yw rheol sefydlog A132

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gymeradwyo'r mân newidiadau arfaethedig: 

• y paragraffau ar atebolrwydd y Comisiynydd i'r llywodraethau datganoledig ym mharagraffau 1.3 ac 1.10, y diagram dirprwyo pwerau a dyletswyddau ar dudalen  
• mwy o gyfarfodydd ar gyfer y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol ym mharagraffau 2.10 ac Atodiad H10 
• tynnu allan yr adran ar Grwpiau Llywio ym mharagraffau 2.19-2.20 nawr nad ydynt yn bodoli 
• trosglwyddo Llywodraethu a chyfrifoldebau eraill i'r Cwnsler Cyffredinol 
• tynnu allan y cyfeiriad at bwerau'n ymwneud ag etholiadau Senedd Ewrop ar dudalen 20 
• y Canllawiau i Gomisiynwyr ar hawlio ffioedd a chostau teithio a chynhaliaeth yn atodiad 4 i'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol i adlewyrchu cyfraddau 2021 

Derbyniodd y Bwrdd adroddiad yn rhoi cyfle i'r Bwrdd adolygu fframwaith rheoli risg y Comisiwn ac ystyried y prif gamau o'n cynllun gwella risgiau.  

Nodwyd mai'r cynllun oedd ein hymateb i'r archwiliad mewnol diweddar ar aeddfedrwydd risg. Mae'r Pwyllgor Archwilio a Risg wedi cymeradwyo'r dull hwn.  

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r camau yn y cynllun gwella risgiau.  
 
Penderfynwyd: Bod y Bwrdd wedi trefnu trafodaeth ar yr awydd i gymryd risgiau, sy'n gysylltiedig â Chynllun Corfforaethol newydd 2022/23-2026/27. 
 

Cafodd yr eitem hon ei gohirio i'w thrafod mewn cyfarfod Bwrdd yn y dyfodol. 

Ar y pwynt hwn, trosglwyddwyd y gadeiryddiaeth i'r Prif Weithredwr gadeirio'r eitem hon er mwyn osgoi gwrthdaro. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi dyddiadau cyfnod aelodaeth Rob Vincent o RemCo o fis Mawrth 2020 tan fis Mawrth 2023 a'i ddyddiadau yn Gadeirydd y Pwyllgor hwnnw. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gymeradwyo ailbenodi Elan Closs Stephens yn aelod o'r Pwyllgor Archwilio a Risg o fis Ionawr 2021 tan fis Ionawr 2024. 

Ailgydiodd Rob Vincent yn y gadeiryddiaeth am weddill yr agenda. 

Derbyniodd y Bwrdd system olrhain camau gweithredu Bwrdd y Comisiwn sy'n nodi diweddariadau pellach. 

Penderfynwyd: Y dylai system olrhain camau gweithredu Bwrdd y Comisiwn gael ei nodi. 

Trafododd y Comisiynwyr eitemau busnes ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol. Byddai'r rhain yn cael eu hadlewyrchu ym Mlaengynllun busnes y Bwrdd yng nghyfarfod mis Ebrill. 

Penderfynwyd: Y dylai Blaengynllun busnes y Bwrdd gael ei nodi. 
 

Derbyniodd y Bwrdd yr adroddiad ar ein polisïau allweddol sy'n nodi, ar ffurf tabl, a ydynt yn rhai statudol neu ddewisol, eu diben, 'perchennog' y polisi, a phryd y dylai pob polisi gael ei adolygu.  

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn fodlon bod y Rhestr o Bolisïau wedi'i hadolygu a'i diweddaru yn unol â'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol.   
 

Derbyniodd y Bwrdd yr adroddiad sy'n dangos buddiannau'r Comisiynwyr ac unrhyw newidiadau a wnaed. Mae hwn yn ofyniad rheolaidd ar ddechrau pob cyfarfod o'r Bwrdd. Paratoir papur unwaith y flwyddyn gyda rhestr o'r holl fuddiannau a ddatganwyd gan y Comisiynwyr. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r datganiad blynyddol o fuddiannau a'i fod yn fodlon i hwn gael ei gyhoeddi ar wefan y Comisiwn. 
 

Derbyniodd y Bwrdd bapur yn cyflwyno Cofrestrau o Fuddiannau, Rhoddion a Lletygarwch y Comisiwn. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r cofrestrau a'u cyhoeddi ar wefan y Comisiwn.