Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: 9 Ebrill 2024

(Comisiynwyr yn unig, 9.00 – 9.30am)

Croesawodd Cadeirydd y Bwrdd bawb i'r cyfarfod. Cafwyd ymddiheuriadau gan Roseanna Cunningham.  

Croesawodd y Comisiynwyr Vijay Rangarajan, y Prif Weithredwr, ac Elizabeth Youard a ymunodd yn ddiweddar fel y Pennaeth Llywodraethu. Hwn oedd cyfarfod cyntaf Bwrdd y Comisiwn i Vijay ac Elizabeth.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi datganiadau pellach o fuddiannau a fyddai'n cael eu darparu i'r tîm Llywodraethu er mwyn eu diweddaru ar y gofrestr a'u cyhoeddi ar y wefan.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Chwefror 2024, yn amodol ar gwblhau Cofnod 6.1 i gyfeirio at yr eglurhad a roddwyd yn y cyfarfod mewn perthynas â'r amcangyfrifon ategol ar gyfer 2023/24 i Gymru a'r Alban. Dirprwyodd y Bwrdd y cyfrifoldeb am gymeradwyo'r frawddeg ychwanegol hon i'r Cadeirydd, Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a Chomisiynydd Cymru, gan weithio gyda'r Cyfarwyddwr Cyllid.

Nodyn ar ôl y cyfarfod: Rhoddwyd cymeradwyaeth ddirprwyedig ar ôl y cyfarfod i ychwanegu un frawddeg arall at Gofnod 6.1, fel a ganlyn: ‘Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Cyllid Dros Dro hefyd bod tybiaethau sy'n sail i'r Prif Amcangyfrif 2024/25 yn cwmpasu'r symiau ychwanegol y cytunwyd arnynt yn Amcangyfrifon Atodol 2023/24 ar gyfer Cymru a'r Alban.’

Resolved: That the Board noted the progress against actions requested by the Board.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu y mae'r Bwrdd wedi gofyn amdanynt. 

Trafododd y Prif Weithredwr â'r Bwrdd ei fyfyrdodau cychwynnol ar ôl cyrraedd y Comisiwn; paratoadau ar gyfer etholiadau mis Mai 2024 – sicrwydd a risgiau; a'i raglen ymgysylltu allanol, a oedd wedi cynnwys cyfarfodydd â grwpiau rhanddeiliaid allweddol ac ymweliadau â Belfast, Caeredin ac ymweliad a drefnwyd â Chaerdydd. Roedd y gwaith sy'n mynd rhagddo yn cynnwys:

• gweithio mewn partneriaeth ar yr ystod o fygythiadau sy'n wynebu systemau democrataidd, ac ar y cyd â rheoleiddwyr mewn Bord Gron Strategol, gan gynnull pan fo angen; 
• rhoi tystiolaeth i Senedd yr Alban ar Fil Etholiadau'r Alban (Cynrychiolaeth a Diwygio); ar Fil Senedd Cymru (Rhestrau Ymgeiswyr Etholiadol); ac i'r Cyd-bwyllgor ar y Strategaeth Diogelwch Gwladol; 
• dysgu o systemau etholiadol rhyngwladol; 
• monitro a chefnogi ymgyrchoedd codi ymwybyddiaeth, gan gynnwys ID pleidleiswyr a chynnydd ar Dystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr i grwpiau a all wynebu risg o golli cyfle.

Yn fewnol, blaenoriaeth y sefydliad oedd etholiadau 2024. Bu'r sefydliad yn cyflawni prosiectau ystadau yn llwyddiannus ac roedd yn cryfhau ei allu digidol mewnol a phrosesau llywodraethu prosiectau.

Croesawodd y Prif Weithredwr ymrwymiad y Bwrdd i ddatblygu dylanwad strategol y Comisiwn. Byddai trafodaethau ynghylch y pwnc hwn yn parhau yng nghyd-destun datblygu'r Cynllun Corfforaethol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi diweddariad y Prif Weithredwr. 

Datblygiad y Bwrdd – y diweddaraf am ffrydiau gwaith hyfforddiant y Bwrdd (Ar lafar)

Soniodd y Cadeirydd a'r Comisiynwyr am gynnydd sy'n mynd rhagddo ar ddatblygiad y Bwrdd drwy dri grŵp ffrwd waith a ffurfiwyd, y caiff pob un ohonynt eu harwain ar y cyd gan dri Chomisiynydd gyda Chyfarwyddwyr Gweithredol. Byddai'r ffrydiau gwaith yn archwilio ac yn dod o hyd i ffyrdd o helpu i gynyddu effeithiolrwydd y Bwrdd ymhellach. Roeddent yn cwmpasu rolau a chyfrifoldebau'r Bwrdd, ynghyd â ffyrdd o weithio a'r broses sefydlu ar gyfer croesawu Comisiynwyr newydd i'r Bwrdd. Rhoddodd arweinwyr y ffrydiau gwaith ddiweddariad i'r Bwrdd. Byddai'r Cadeirydd yn cefnogi'r mentrau hyn. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar ffrydiau gwaith hyfforddiant tîm y Bwrdd.

Adolygiad Blynyddol o'r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol (CE 270/24)

Roedd y Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol wedi cael ei ddiweddaru gyda'r cylch gorchwyl newydd ar gyfer is-bwyllgorau'r Bwrdd, gan gynnwys y Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant newydd. Mae'n bosibl y byddai angen ailystyried y Fframwaith unwaith y byddai'n glir a oedd angen gwneud hyn er mwyn cyflawni unrhyw argymhellion a fyddai'n deillio o'r ffrydiau gwaith hyfforddiant tîm. Gofynnodd Cadeirydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol am i gylch gwaith y Pwyllgor o ran Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant yn ei gylch gorchwyl gael ei ddiweddaru.

Nododd cadeiryddion pwyllgorau'r Bwrdd fod croeso i unrhyw Gomisiynwyr arsylwi ar gyfarfodydd pwyllgor y Bwrdd. Byddai disgwyl i arsylwyr ddilyn arferion cyfarfod arferol mewn perthynas â phroses gwneud penderfyniadau'r pwyllgor.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar y Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol diwygiedig yn barod i'w gyhoeddi ar wefan allanol y Comisiwn, yn amodol ar Gadeiryddion yn cadarnhau cylch gorchwyl y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol.

Gwnaeth y Bwrdd drafod a chadarnhau dull arfaethedig o ymdrin â swyddogaeth arsylwi'r Comisiwn cyn yr etholiadau a drefnwyd ym mis Mai 2024 ac Etholiad Cyffredinol nesaf Senedd y DU. Diben yr adolygiad oedd sicrhau bod y Comisiwn yn cefnogi pob arsylwr yn effeithiol a bod y cynllun arsylwyr achrededig yn cael ei gynnal yn ddidrafferth ac yn broffesiynol er budd pob rhanddeiliad. Canolbwyntiodd y drafodaeth ar alluogwyr i sicrhau y gallai arsylwyr achrededig gyflawni eu rolau mewn fframwaith cefnogol a oedd yn cynnal uniondeb.

Roedd y cynllun arsylwyr yn tynnu sylw at y Comisiwn yn lleol drwy ei arsylwyr achrededig. Byddai arsylwyr yn gweithio'n gyfrifol ac yn broffesiynol, gan fod yn agored i sgyrsiau am reoli achosion o wrthdaro buddiannau ag uniondeb a rhoi cyngor ar ddiogelwch. Roedd y dull gweithredu yn adeiladu ar wersi a ddysgwyd yn flaenorol. Byddai angen sicrhau adnoddau ar gyfer y strategaeth arsylwyr mewn ffordd sy'n dangos defnydd da o arian cyhoeddus.

Byddai arsylwyr yn cael y cyfle i ddiolch i bob tîm sy'n gysylltiedig â gweinyddu etholiadau.

Byddai ffurf derfynol y strategaeth yn adlewyrchu dyletswydd gofal y Comisiwn i'w arsylwyr ac yn cydbwyso'r cyfle a'r risg a nodwyd yn y drafodaeth. Byddai'n barod erbyn yr etholiadau lleol ar 2 Mai.

Diolchodd y Bwrdd i'r Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a'r Pennaeth Cymorth a Gwella am baratoi dogfen y strategaeth arsylwyr. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gymeradwyo'r cynnig i fabwysiadu'r strategaeth ar gyfer arsylwyr yn amodol ar gynnwys adborth y Comisiynwyr yn y ddogfen derfynol. 

The Board discussed the development of a consistent approach to party conferences, for engagement and not for regulatory purposes. The factors considered were: finding the right approach to representation at party conferences; the aims and purpose of representation; the effectiveness of investment; and engagement at these events in a way that offered value for money.

Practice over the two years to 2024 had been considered. Party conference attendance supplemented existing engagement plans.

From one Commissioner viewpoint, what engagement could be achieved at conferences through stands and fringe meeting was open to question. A surgery might be helpful to offer regulatory support but the high cost of party conferences should be considered.  Other Commissioners spoke about the benefit of meeting party officials and raising the Commission’s profile.

The discussion pointed to the need to further develop the strategy in order to achieve a delivery plan which could be resourced.

Resolved: That the Board was content for the strategy to be adopted and requested incorporation of Commissioners’ feedback in the final document.

Trafododd y Bwrdd y syniad o ddatblygu dull cyson o ymdrin â chynadleddau pleidiau, at ddiben ymgysylltu ac nid at ddiben rheoleiddio. Roedd y ffactorau a ystyriwyd fel a ganlyn: canfod y dull cywir o ymdrin â chynrychiolaeth mewn cynadleddau pleidiau; nodau a diben cynrychiolaeth; effeithiolrwydd buddsoddiad; ymgysylltu yn y digwyddiadau hyn mewn ffordd sy'n cynnig gwerth am arian.

Roedd ymarfer dros y ddwy flynedd cyn 2024 wedi cael ei ystyried. Roedd presenoldeb mewn cynadleddau pleidiau yn ategu cynlluniau ymgysylltu presennol.

O safbwynt un Comisiynydd, roedd amheuon ynghylch pa weithgarwch ymgysylltu y gellid ei gynnal mewn cynadleddau drwy stondinau a chyfarfod ar y cyrion. Gallai cymhorthfa fod yn ddefnyddiol i gynnig cymorth rheoleiddio ond dylid ystyried costau uchel cynadleddau pleidiau. Soniodd Comisiynwyr eraill am fudd cyfarfod â swyddogion pleidiau a chodi proffil y Comisiwn.

Cyfeiriodd y drafodaeth at yr angen i ddatblygu'r strategaeth ymhellach er mwyn cyflawni cynllun cyflawni y gellid ei ariannu.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn fodlon i'r strategaeth gael ei mabwysiadu a gofynnwyd i adborth y Comisiynwyr gael ei gynnwys yn y ddogfen derfynol.

Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg waith y pwyllgor yn 2023/24, gan ddiolch i bawb a gyfrannodd ato.

Roedd contract archwilio mewnol y Comisiwn gydag RSM yn dod i ben a byddai BDO yn darparu cymorth archwilio mewnol o 2024/25. Rhoddwyd diweddariad ar lafar ar yr adolygiadau archwilio mewnol a oedd yn weddill. Byddai gwerth sesiwn ddatblygiadol fewnol ar rôl archwilio yn cael ei ystyried am ei photensial ar gyfer dysgu sefydliadol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi adroddiad blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg i'r Bwrdd ar gyfer 2023/24.

Siaradodd y Cadeirydd â'r Pwyllgor Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Mawrth a chytunwyd ar flaenoriaethau strategol a mesurau llwyddiant yng nghynllun gweithredu'r Strategaeth Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant. Roedd y pwyllgor wedi clywed cyflwyniad ardderchog gan bob un o'r swyddfeydd datganoledig ar waith partneriaeth ac ymgysylltu, gan ddangos y ffordd roedd y sefydliad yn ystyried y gymuned leol yn ein gwaith allgymorth, a phartneriaethau ymgysylltu â phleidleiswyr. Cyflwynwyd tair astudiaeth achos ar waith a wnaed gyda phobl ifanc, pobl ag anableddau dysgu, a chefnogi ffoaduriaid i bleidleisio. Byddai cyfarfodydd yn y dyfodol yn adolygu Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant yng nghyd-destunau rhoi ID ffotograffig ar waith a safbwynt ymgeiswyr ac ymgyrchwyr.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ac y byddai'n cael y cyflwyniad sleidiau ar weithgareddau ac astudiaethau achos swyddfeydd datganoledig mewn perthynas â chydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant.

Ystyriodd y Bwrdd adroddiad ar y pwnc hwn. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi cofrestr y Comisiwn o fuddiannau, rhoddion a lletygarwch.