Cofnodion Bwrdd y Comisiwn Dydd Gwener 17 Chwefror 2023

Croesawodd Cadeirydd y Bwrdd Mr Llefarydd i'r cyfarfod. Croesawodd Mr Llefarydd y Bwrdd i Chorley hefyd gan ddatgan bod gwaith y Comisiwn yn cael ei werthfawrogi'n fawr. 

Amlinellodd Mr Llefarydd brif agweddau'r agenda diwygio etholiadol ledled y DU a meysydd lle roedd yn cynnal gwaith ymgysylltu, gan gynnwys ar raddfa ryngwladol. Tynnodd sylw at Senedd Ieuenctid y DU a'r angen i gefnogi ymgysylltiad ehangach pobl ifanc mewn democratiaeth. 

Nododd Mr Llefarydd bwysigrwydd cydberthynas ei bwyllgor â'r Comisiwn ac awydd i ymgysylltu ar ystod ehangach o bynciau nag ar faterion ariannol a pherfformiad. Croesawodd y Bwrdd ymgysylltiad Pwyllgor y Llefarydd. 
 

Derbyniodd y Bwrdd ymddiheuriadau gan y Comisiynydd Sue Bruce. 
 

Nododd y Bwrdd y datganiadau o fuddiannau canlynol a gofnodwyd ers cyfarfod Bwrdd mis Ionawr 2023: 

• Y Comisiynydd Alex Attwood: Aelod o Gomisiwn Etholiadol Iwerddon (“An Coimisiún Toghchain”)
• Y Comisiynydd John Pullinger: Cadeirydd: Grŵp Llywio Lefel Uchel, Cynhadledd Bywydau Gwell 2030 Zambia, Ebrill 2023
• Y Comisiynydd Stephen Gilbert: Aelod o Bwyllgor Dethol Diwydiant a Rheoleiddio Tŷ'r Arglwyddi Cynghorydd Annibynnol i Fwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant Sal Naseem: Aelod o Spectrum Speakers 
• Y Cwnsler Cyffredinol Binnie Goh: Ymddiriedolwr Vibrance, elusen Gofal Cymdeithasol
   

Penderfynwyd: Y cytunodd y Bwrdd ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 17 Ionawr 2023, yn amodol ar fân ddiwygiadau. 

Materion yn codi: Nododd y Bwrdd nad oedd y Comisiwn wedi cael ymateb i'w lythyr eto, sef llythyr a anfonwyd at y Gweinidog Diogelwch, mewn perthynas â rhoddion o dramor i bleidiau gwleidyddol. 
 

Nododd y Bwrdd y byddai'r Prif Weithredwr yn cadeirio Grŵp Prosiect

Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ac roedd y cyfarfod cyntaf wedi'i drefnu ar gyfer mis Mawrth 2023. Byddai'r Grŵp yn cwrdd bob chwe wythnos i ddechrau.  Bydd cwmpas y Grŵp Prosiect yn cael ei gadarnhau yn y cyfarfod cyntaf a bydd yn gyson â'r Strategaeth Pobl. 

Nododd y Bwrdd y camau gweithredu yn sgil digwyddiad Bwrdd Belfast, ac y byddai nodiadau cryno lefel uchel o'r camau gweithredu yn cael eu dosbarthu i aelodau'r Bwrdd a'r aelodau a oedd yn bresennol. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu y mae'r Bwrdd wedi gofyn amdanynt a oedd yn cynnwys system olrhain camau gweithredu digwyddiad Bwrdd Belfast. 
 

Rhoddodd y Prif Weithredwr wybod i'r Bwrdd fod tanwariant yn cael ei ragweld i'r gyllideb. Er mwyn gwella rhagolygon, nododd y Bwrdd fod hyfforddiant gorfodol yn cael ei roi ar waith i holl ddeiliaid y gyllideb ac roedd gwaith i wella cyfraddau recriwtio yn mynd rhagddo. Nododd y Bwrdd y byddai amcangyfrifon ar gyfer blwyddyn ariannol 2024/25 yn cael eu ffurfio ar adolygiad seiliedig ar sero. Nododd y Bwrdd fod yna duedd hanesyddol yn y Comisiwn i danwario'r gyllideb ac roedd yn croesawu camau gweithredu'r Prif Weithredwr i wella rheolaeth ariannol. 

Nododd y Prif Weithredwr fod proses gaffael ar waith i ddisodli llwyfan cymorth presennol y bwrdd. Cafodd y Comisiynwyr eu gwahodd i gynghori'r Cyfarwyddwr Rheoleiddio, os oeddent yn dymuno defnyddio'r meddalwedd ar y rhestr fer a'i phrofi. 

Nododd y Bwrdd waith a oedd yn cael ei wneud i roi'r Ddeddf Etholiadau, absenoldeb salwch staff, hygyrchedd y pleidleiswyr a safonau perfformiad ar waith. 

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am gynnydd gydag ymgyrch y Manylion Adnabod Pleidleisiwr, gan gynnwys yr hysbysebion a ddefnyddiwyd a'r gweithgarwch partneriaeth â sefydliadau'r gymdeithas ddinesig ac awdurdodau lleol. Nododd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil hefyd drafodaethau â Llywodraeth y DU am yr ymgyrch. 

Awgrymodd aelodau'r Bwrdd fod diweddariadau ar ddarpariaethau eraill Deddf Etholiadau 2022, yn benodol newidiadau i bleidlais drwy'r post a phleidlais drwy ddirprwy a phleidlais o dramor, yn cael eu cynnwys mewn cyfarfod yn y dyfodol. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi diweddariad y Prif Weithredwr ar weithrediadau a materion sy'n codi a'r adroddiad perfformiad chwarterol ar gyfer chwarter tri. 
 

Nododd y Bwrdd y byddai rhai o'r dyddiadau ar gyfer Pwyllgor Archwilio a Risg 2023/24 yn cael eu diwygio. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r Blaengynllun o fusnes y Bwrdd ar gyfer 2022/23 a 2023/24
 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yr adroddiad, gan nodi y bydd pryderon parhaus y Comisiwn am y Strategaeth a Datganiad Polisi yn parhau i gael eu lleisio. Byddai hyn yn cael ei wneud ochr yn ochr â'r paratoadau sy'n gymesur â chynllunio ar gyfer atebolrwydd o dan y Strategaeth a Datganiad Polisi. 

Nododd y Bwrdd fod Llywodraeth y DU wedi gohirio ei hamserlen ddisgwyliedig i symud i gam ymgysylltu nesaf y Strategaeth a Datganiad Polisi, ac nad oedd unrhyw amserlen wedi'i chadarnhau. 

Croesawodd y Bwrdd yr adroddiad a chytunodd ar y cyfeiriad a gynigiwyd yn yr adroddiad i alluogi gwaith i fynd rhagddo. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi diweddariad ar baratoi ar gyfer atebolrwydd y Comisiwn o dan y Strategaeth a Datganiad Polisi. 
 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yr adroddiad a gofynnodd i'r Bwrdd ystyried yr awgrymiadau a amlinellwyd. Nododd y Bwrdd y byddai amser rhyddhau'r adroddiad terfynol yn digwydd ar ôl etholiadau mis Mai 2023. 

Ar y cyfan, roedd y Bwrdd yn fodlon ar y prif negeseuon a gyflëwyd yn y papur a darparodd y canllawiau ychwanegol canlynol. 

Penderfynwyd: Hoffai'r Bwrdd sicrhau bod yr Adroddiad Blynyddol yn glir o ran allbynnau gweithgareddau'r Comisiwn. 

Penderfynwyd: Hoffai'r Bwrdd weld negeseuon cryf sy'n canolbwyntio ar y dyfodol gan y Cadeirydd a'r Prif Weithredwr yn yr Adroddiad Blynyddol. 

Penderfynwyd: Hoffai'r Bwrdd i'r Adroddiad Blynyddol ddangos bod gan y Comisiwn ffocws cadarn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant, sy'n ymgorffori pob gweithgaredd. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno y dylai'r Adroddiad Blynyddol gyfeirnodi'r gwaith a wnaed ar roi'r Ddeddf Etholiadau ar waith, gan gynnwys rheoli a lliniaru risg. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn gwneud cais i dynnu sylw at weithgareddau'r Comisiwn ym mhob un o wledydd y DU yn yr Adroddiad Blynyddol.
 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yr adroddiad i'r Bwrdd a gofynnodd am arweiniad o ran a oedd y risgiau yn dderbyniol i'r Bwrdd. Nododd y Bwrdd fod y dadansoddiad wedi'i symleiddio er mwyn galluogi ystod o gynulleidfaoedd i ymgysylltu a bod yr adolygiad risg yn barhaus. Nododd y Bwrdd fod yr adroddiad yn destun ymgynghoriad â Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg, a'r Cynghorydd Annibynnol i'r Pwyllgor hwnnw. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno ar y datganiad archwaeth risg drafft ac yn nodi cynnydd tuag at roi'r risgiau strategol newydd ar waith a chwblhau'r cynllun gwella risgiau.