Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mawrth 17 Ionawr 2023

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod, gan nodi nad oedd unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Nododd y Bwrdd gyda thristwch fod ein cydweithiwr Mark Nicholls, Uwch-gynghorydd yn y Tîm Cymorth Rheoleiddio, wedi marw ar ôl cyfnod byr o salwch dros y Flwyddyn Newydd.

Ymunodd Mark â'r Comisiwn yn 2007 fel Uwch-swyddog Cyswllt y Pleidiau Gwleidyddol yn nhîm yr Alban. Roedd eisoes yn adnabyddus i'w gydweithwyr drwy ei waith gyda Gweithrediaeth yr Alban ar e-gyfrif ar gyfer etholiadau'r Alban yn 2007 a meithrinodd gydberthnasau da â phleidiau gwleidyddol ledled yr Alban.  Roedd Mark yn rhan annatod o dîm yr Alban tan ddiwedd 2010, pan ddechreuodd weithio ym maes cofrestru etholiadol, a oedd yn dangos ei ddiddordeb a'i ymrwymiad di-ball i bopeth sy'n ymwneud â ‘democratiaeth’.

Roedd y cydberthnasau yr oedd Mark wedi'u meithrin yn y gymuned etholiadol, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i'r Comisiwn, yn ystod ei yrfa yn gadarn, ac i lawer, roedd yn ffrind yn ogystal â bod yn gydweithiwr. Ynghyd â'i arbenigedd a phroffesiynoldeb eithriadol, roedd bob amser yn gynnes ac yn gyfeillgar ac roedd ganddo synnwyr digrifwch gwych. Mae gan bawb a oedd wedi gweithio gydag ef yn y Comisiwn atgofion da a hanesion o'u hamser yn gweithio gyda Mark. Bydd colled fawr ar ei ôl.

Croesawodd y Bwrdd Dimau Rhanbarthol Lloegr a amlinellodd eu gwaith, gan esbonio eu bod yn un o ddwy ran o'r Tîm Cymorth a Gwelliant, gyda'u ffocws ar gefnogi a herio 311 o awdurdodau lleol yn y naw rhanbarth yn Lloegr. Nododd y Bwrdd mai'r Rheolwyr Rhanbarthol oedd y pwynt cyswllt cyntaf ag amrywiaeth o randdeiliaid, gan gynnwys pob Swyddog Canlyniadau yn Lloegr. Esboniodd aelodau o'r tîm sut roeddent yn mynd ati'n weithredol i ymgysylltu a sut maent yn defnyddio'r fframweithiau safonau perfformiad i lywio'r ffordd y maent yn rhyngweithio ag awdurdodau lleol.

Diolchodd y Bwrdd i'r tîm am eu hamser ac am roi'r wybodaeth ddiweddaraf.

Nododd y Bwrdd ddatganiad o fuddiannau wedi'i ddiweddaru gan y Comisiynydd Alex Attwood:

• Datganiad o fuddiant ariannol: gwneud ymchwil i faterion plismona cyffredinol a ddaw gerbron Bwrdd Plismona Gogledd Iwerddon a'i bwyllgorau mewn cysylltiad â'r rôl fel aelod o'r Bwrdd.    
• Aelod o Gomisiwn Etholiadol Iwerddon (“An Coimisiún Toghchain”)  
• Nododd y Bwrdd fod datganiadau o fuddiannau'r Comisiynwyr, y Tîm Gweithredol a'r Cynghorwyr Annibynnol wedi cael eu diweddaru'n ddiweddar, ac y byddai'r cofrestrau hyn yn cael eu cyhoeddi ar y wefan allanol yn fuan.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 23 Tachwedd 2022, yn amodol ar fân newidiadau. 

Materion yn codi: Y nododd y Bwrdd y byddai'r Cyfarwyddwr Rheoleiddio yn dosbarthu gwybodaeth i Gynghorydd Annibynnol y Pwyllgor Archwilio a Risg ynglŷn â'r prosiect sydd wedi'i gau i ailddatblygu Cyllid Gwleidyddol Ar-lein.

Gofynnodd y Bwrdd am i'r camau gweithredu a oedd heb eu cwblhau gynnwys manylion am y cynnydd a wnaed ar bob eitem. 

Nododd y Bwrdd nad oedd y nodyn ynglŷn â'r camau gweithredu a'r cynnydd a wnaed, yn deillio o Ddiwrnod Cwrdd i Ffwrdd y Bwrdd yn Belfast wedi'i ddosbarthu eto i'r comisiynwyr na'r rhai a fu'n bresennol er gwybodaeth.

Gofynnodd y Bwrdd am i'r adroddiad ‘Dileu’ gael ei ddosbarthu i'r comisiynwyr o bryd i'w gilydd er gwybodaeth.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r cynnydd a wnaed yn erbyn camau gweithredu.

Nododd y Prif Weithredwr fod y tîm yn ymgymryd â gwaith ymgysylltu â nifer o Bwyllgorau Seneddol, gan gynnwys mewn perthynas â'r Datganiad Strategaeth a Pholisi. Roedd hefyd wedi ymgysylltu ag ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio wrth y Bwrdd fod ymgynghoriadau yn deillio o ddarpariaethau'r Ddeddf Etholiadau wedi mynd rhagddynt yn dda, gyda chryn dipyn o ymgysylltu gan randdeiliaid. Daeth ymgynghoriad ar ganllawiau statudol ar gyfer argraffnodau digidol i ben cyn Nadolig, a daw ymgynghoriad ar God Ymarfer i ymgyrchwyr trydydd parti i ben ar 20 Ionawr 2023. Caiff adroddiadau eu drafftio yn dilyn yr ymgynghoriadau. Nododd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio fod y ddau brosiect ar y trywydd cywir i gael eu cyflwyno i swyddogion yr Adran Ffyniant Bro a Thai o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt. 

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am y cynnydd a wnaed o ran gweithredu prawf adnabod pleidleiswyr a'r darpariaethau newydd ynglŷn â hygyrchedd a ddaw i rym o etholiadau Mai 2023, a'r gwaith paratoi ar gyfer y newidiadau a fydd deillio o Ddeddf Etholiadau 2022. O ran diwygio etholiadol datganoledig ac ymgynghoriadau Llywodraeth Cymru a Llywodraeth yr Alban, ymatebwyd i'r cyntaf ac mae gwaith yn mynd rhagddo i ddatblygu ymateb i'r llall erbyn y dyddiad cau yng nghanol mis Mawrth. 

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil ddiweddariad i'r Bwrdd ar yr ymgyrch ar brawf adnabod pleidleiswyr, a lansiwyd y dydd Llun blaenorol, gan gynnwys ar y sianeli hysbysebu sy'n cael eu defnyddio a gweithgarwch y bartneriaeth â chymdeithas sifil i gyrraedd grwpiau demograffig allweddol sy'n wynebu risg. Croesawodd y Bwrdd ansawdd y deunyddiau a gyhoeddwyd a'r ymateb cychwynnol i'r ymgyrch.

Nododd y Bwrdd fod y Comisiwn yn ofalus o ran ymgysylltu â dylanwadwyr oherwydd y risgiau sy'n gysylltiedig â gweithgarwch gwleidyddol yr unigolyn yn y gorffennol neu yn y dyfodol. 

Nododd y Bwrdd fod amrywiaeth o fforymau ar-lein a oedd yn cael eu defnyddio ac a oedd yn rhoi cyfleoedd i ymgysylltu.

Croesawodd y Bwrdd yr estyniad i gynnwys gweithgarwch ymgysylltu Comisiynwyr yn yr adran ar gyfarfodydd i'w nodi yn niweddariad y Prif Weithredwr a gofynnodd am i fanylion pellach gael eu darparu.

Nododd y Bwrdd fod pryder o hyd ynglŷn â'r Datganiad Strategaeth a Pholisi a bod y Tîm Gweithredol yn cysylltu'n rheolaidd â swyddogion yn yr Adran berthnasol o'r Llywodraeth. At hynny, nododd y Bwrdd fod y Cadeirydd wedi datgan safbwynt y Comisiwn yn ysgrifenedig.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno mai Chris Ruane fydd yn ymgymryd â rôl y Comisiynydd sy'n gysylltiedig â chofrestru etholiadol.  

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi adroddiad y Prif Weithredwr.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd adolygu a nodi Blaengynllun busnes y Bwrdd ar gyfer 2022/23 a 2023/24.

Nododd y Bwrdd ymatebion gan aelodau o'r Bwrdd i'r holiadur i asesu effeithiolrwydd y Bwrdd yn fewnol. Nododd yr ymatebion fod cryfderau mewn swyddogaethau goruchwylio a strategol. Nodwyd hefyd gyfleoedd i uwchsgilio yn y meysydd lle ceir risg yn ogystal â chyfleoedd i'r Comisiynwyr ddefnyddio eu sgiliau cyfredol i gynorthwyo gyda gwaith y Comisiwn. 

Croesawodd aelodau'r Bwrdd gyfleoedd i drafod materion mewn fforwm lled-ffurfiol, megis cyfarfod cyn cinio'r Comisiynwyr, y gellid eu datblygu. 

Fel rhan o'r broses o fynegi thema ‘un tîm’, ystyriodd y Bwrdd gyfleoedd i'r Comisiynwyr weithio'n agos gyda'r staff.
Nododd y Bwrdd mai ymarfer mewnol gan y Bwrdd oedd yr adolygiad o effeithiolrwydd ac nad oedd safbwyntiau'r Tîm Gweithredol na'r staff yn cael eu ceisio o ran effeithiolrwydd y Bwrdd ar yr achlysur hwn. Nododd y Bwrdd y byddai adolygiad allanol llawn yn y flwyddyn ariannol nesaf a fyddai'n cynnwys dadansoddiad 360 gradd o effeithiolrwydd y Bwrdd.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r adroddiad a chytuno ar yr argymhellion a'r camau gweithredu arfaethedig  a oedd yn deillio o adolygiad o effeithiolrwydd y Bwrdd ar gyfer 2022/23.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yr eitem hon, gan ddweud wrth y Bwrdd, er bod y Bwrdd a'r Tîm Gweithredol wedi cytuno ar Brif Amcangyfrif 2023/24 ym mis Medi 2022 er mwyn gallu ei gyflwyno i Senedd Cymru a Senedd yr Alban, at ddibenion archwilio, fod gofyniad ar y Bwrdd i gytuno'n ffurfiol ar Brif Amcangyfrif 2023/24 i'w gyflwyno i Bwyllgor y Llefarydd.

 Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno'n ffurfiol ar Brif Amcangyfrif 2023/24.

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol yr eitem hon, gan ddweud wrth y Bwrdd fod y matrics sgiliau wedi newid, a oedd yn dangos mwy o wybodaeth a diddordeb mewn nifer o feysydd ers i'r arolwg blaenorol gael ei gynnal. Fodd bynnag, nododd arolwg y matrics sgiliau hefyd fod bwlch gwybodaeth a diddordeb ym meysydd archwilio a risg. Trafododd y Bwrdd a oedd y matrics sgiliau wedi nodi ac wedi mesur y sgiliau cywir.
Nododd y Bwrdd, wrth i'r broses sefydlu gael ei datblygu, y dylai Comisiynwyr feithrin dealltwriaeth ddyfnach o'r Comisiwn.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi canlyniadau archwiliad y matrics sgiliau.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau a'r Rheolwr Polisi adroddiad i'r Bwrdd ar y gwaith sy'n cael ei wneud i ddatblygu astudiaethau dichonoldeb o bleidleisio ymlaen llaw, pleidleisio symudol, pleidleisio yn unrhyw le a hybiau pleidleisio. Nododd y Bwrdd fod y tîm yn meddwl yn greadigol i nodi opsiynau posibl i foderneiddio'r profiad o bleidleisio. 

Trafododd y Bwrdd fod grwpiau penodol heb gynrychiolaeth ddigonol ar y gofrestr etholwyr, megis pobl ifanc a phobl a oedd wedi symud yn ddiweddar. Nododd y tîm fod trafodaethau yn cael eu cynnal gydag asiantaethau megis yr Asiantaeth Trwyddedu Gyrwyr a Cherbydau, i gael dealltwriaeth newydd o'r ffordd y gallai rhannu data helpu i wella prosesau cofrestru etholiadol. 

Ystyriodd y Bwrdd ymhellach fanteision posibl cofrestru awtomatig, gan nodi bod hwn yn faes roedd Llywodraeth Cymru eisoes wedi mynd ati i'w ystyried. 

Nododd y Bwrdd, yn ogystal â chadernid prosesau pleidleisio, fod tryloywder o ran sut mae'r prosesau hyn yn gweithio, gan gynnwys cyfrif pleidleisiau, yn ystyriaeth bwysig arall. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd ailddosbarthu'r papur ar foderneiddio'r broses etholiadol a baratowyd yn 2019 a chael copi o Bapur Gwyn Llywodraeth Cymru ar ddiwygio etholiadol. 

Penderfynwyd : Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar hynt y prosiect.

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol y papur ar y cyd â'r Cynghorydd Annibynnol i Fwrdd Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant y Comisiwn. Diolchodd y Cadeirydd i Gynghorydd Annibynnol Bwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant am ei waith ar y papur. 

Nododd y Bwrdd mai amcan y papur oedd ychwanegu gwerth at drafodaethau yn y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant. Cytunodd y Bwrdd fod yr adroddiad yn llawn dirnadaethau a chroesawodd y ffaith ei fod yn canolbwyntio ar argymhellion. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gefnogi'r argymhellion yn yr adroddiad. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd ystyried a chytuno i benodi grŵp a arweinir gan y Prif Weithredwr a Chynghorydd Annibynnol Bwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ynghyd â thri Chomisiynydd arall i ddatblygu'r argymhellion a sicrhau y gweithredir arnynt.