Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 1 Rhagfyr 2021

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

Nodwyd y byddai pyrth dogfennau amgen ar gyfer y Bwrdd yn cael eu hystyried yn lle defnyddio Objective Connect o'r flwyddyn ariannol newydd ymlaen.

Nad oedd y Bwrdd wedi nodi unrhyw ddatganiadau newydd a dderbyniwyd.

Penderfynwyd: Y dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 20 Hydref 2021.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu y mae'r Bwrdd wedi gofyn amdanynt.

Nododd y Bwrdd, oherwydd argaeledd rhai Comisiynwyr ar gyfer cyfarfodydd y Bwrdd a drefnwyd ym mis Mawrth a mis Ebrill 2022, a bod cyfarfod y Bwrdd ym mis Ebrill 2022 wedi'i drefnu i'w gynnal wythnos cyn y Pasg a 3 wythnos ar ôl y cyfarfod ym mis Mawrth, y byddai'n ddoeth ystyried a ddylid canslo un ohonynt ac, o bosibl, gyfuno cyfarfodydd mis Mawrth a mis Ebrill.

Trafododd y Bwrdd a ddylid ymestyn cyfarfodydd y Bwrdd pan oedd pynciau strategol 'at wraidd y mater' ar yr agenda, er mwyn manteisio i'r eithaf ar y sesiwn. Nodwyd y gellid ystyried hyn yn agosach at yr amser er mwyn sicrhau hyblygrwydd.

Nododd y Bwrdd bynciau eraill ar dwyll a bygylu a pharhau i adrodd ar etholiadau a chofrestriadau i'w hamserlennu.

Nodwyd y byddai Blaengynllun ‘ar ei newydd wedd’ yn cael ei lunio, a fyddai'n mapio amcanion y Cynllun Corfforaethol ar gyfer pob cyfarfod.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd adolygu a nodi'r Blaengynllun o fusnes y Bwrdd ar gyfer 2021/22 a 2022/23, gan amserlennu pynciau eraill ar gyfer yr ychydig gyfarfodydd nesaf.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio gyflwyniad ac ymunodd Pennaeth Polisi a'r Rheolwr Polisi ag ef. Ymdriniwyd â'r meysydd canlynol:

•    Hynt y Bil
•    Gweithgarwch Seneddol ynglŷn ar y Bil
•    Ein blaenoriaethau strategol ar gyfer y Bil
•    Ffocws: Datganiad Strategaeth a Pholisi
•    Ein camau nesaf

Nododd y Bwrdd drafodaethau hyd yma, gyda'r Gweinidog Gwladol, sy'n gyfrifol am bolisi etholiadau, ynghylch y rhan o'r Bil Etholiadau sy'n ymdrin â ‘Datganiad Strategaeth a Pholisi’ arfaethedig y Llywodraeth ar gyfer y Comisiwn a thrafodaethau a gynhaliwyd yng nghyfarfodydd Panel Pleidiau Seneddol San Steffan.

Nododd y Bwrdd hefyd y byddai'r Prif Weithredwr a Chadeirydd y Comisiwn yn mynd i gyfarfod y Pwyllgor Gweinyddiaeth Gyhoeddus a Materion Cyfansoddiadol yr wythnos nesaf, er mwyn rhoi tystiolaeth, â naratif cadarnhaol cryf, ar waith y Comisiwn.

Trafododd y Bwrdd feysydd o'r Datganiad Strategaeth a Pholisi, Manylion adnabod pleidleiswyr ac Argraffnodau digidol, yn ogystal ag ystyried opsiynau.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y cyflwyniad a'r trafodaethau cysylltiedig.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad a roddodd y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am berfformiad yn chwarter dau 2021/22.

Nododd y Bwrdd fod cadw a recriwtio staff mewn rhai meysydd arbenigedd yn broblem. Gallai hyn fod yn gyson â'r amgylchedd swyddi ehangach.

Nododd y Bwrdd mai un o'r meysydd a oedd yn ymddangos fel coch oedd y systemau TG. Roedd hyn yn faes a oedd yn achosi pryder oherwydd problemau yn ymwneud â seilwaith a oedd yn dyddio'n ôl ychydig o flynyddoedd.

Nododd y Bwrdd y byddai'r Pwyllgor Archwilio a Risg yn canolbwyntio ar feysydd rheoli risg ac y byddai'n datblygu rhai ffrydiau gwaith yn dilyn eu cyfarfod yr wythnos hon.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi bod y rhaglen waith yn cael ei chyflwyno a phenderfynwyd bod y gyllideb yn cael ei rheoli'n effeithiol.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr a'r Cyfarwyddwr Cyllid a Gweinyddiaeth Gyhoeddus yr adroddiad, gan gyfeirio at amgylchiadau na ellid eu rhagweld wrth bennu'r gyllideb wreiddiol ac na ellir ymdrin â nhw drwy reoli'r gyllideb yn ystod y flwyddyn.

Nododd y Bwrdd fod y rhagolwg hwn yn fwy cadarn o gymharu â blynyddoedd blaenorol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd adolygu'r amcangyfrif atodol a chytuno arno.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad llafar gan Gadeirydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol ar ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Tachwedd 2021.

Nododd y Bwrdd fod y Pwyllgor wedi cael diweddariad ar weithgareddau'r Strategaeth Pobl yn ymwneud â Chydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant. Ymunodd Pennaeth Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a Phennaeth Prosiectau â'r Bwrdd a ychwanegodd at eu cylch gorchwyl a chafodd y Bwrdd ddiweddariadau ar y cylch gorchwyl ffyrdd o weithio a chyflog.

Nododd y Bwrdd mai hwn fyddai cyfarfod olaf y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol i Bennaeth Adnoddau Dynol, Jennifer Hartland, gan y byddai'n gadael y Comisiwn yr wythnos nesaf. Diolchodd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol i Jennifer am ei gwaith a'i chefnogaeth i'r Pwyllgor.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi gwaith y Pwyllgor.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad llafar gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg ar ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 29 Tachwedd 2021.

Nododd y Bwrdd fod y Pwyllgor wedi cynnal sesiwn anffurfiol ar yr awydd i gymryd risgiau ar 24 Tachwedd, a gyflwynir i gyfarfod o'r Bwrdd yn y dyfodol i'w drafod fel rhan o drefniadau llywodraethu da ac ethos y Comisiwn.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau o'i gyfarfod ar 29 Tachwedd ar adroddiadau archwilio mewnol, gan gynnwys y rhaglen ar gyfer 2022/23, yr adroddiad ar gynllun archwilio blynyddol 2021/22 gan gynnwys cynnydd yn y ffioedd blynyddol, argymhellion archwilio a chyflawni o fewn terfynau amser, gan nodi y bydd un o'r archwiliadau yn y dyfodol yn ymdrin â TG a seiberddiogelwch.

Nododd y Bwrdd hefyd gylch gorchwyl y pwyllgor, ei fframwaith risg blynyddol a'i ddiweddariadau llafar ar ffyrdd o weithio a risgiau ariannol sy'n deillio o gyllid datganoledig a diweddariad ar y cofrestrau o fuddiannau, rhoddion, anrhegion a lletygarwch.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi gwaith y Pwyllgor.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio yr adroddiad a oedd yn darparu data i'r Bwrdd ar hyd ymchwiliadau, gan roi rhywfaint o gyd-destun ehangach ynglŷn â'r egwyddorion cyfreithiol, yr egwyddorion tystiolaethol a'r egwyddorion eraill sy'n gymwys i ymchwiliadau'r Comisiwn ac sy'n effeithio ar hyd yr ymchwiliadau hynny a'r ffordd y cânt eu cynnal.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r adroddiad.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yr adroddiad fel rhan o sicrwydd risg blynyddol y Bwrdd. Adolygir y gofrestr yn rheolaidd gan y Pwyllgor Archwilio a Risg.

Nododd y Bwrdd y caiff yr adroddiad ei ailfformatio er mwyn sicrhau ei fod yn cyd-fynd â'r risgiau strategol a nodir yn y Cynllun Corfforaethol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r adroddiad.

Rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad llafar ar weithrediadau a materion a oedd wedi codi ers cyfarfod diwethaf y Bwrdd.

Nododd y Bwrdd fod y Comisiwn wedi wynebu digwyddiad yn ymwneud â feirws a dreiddiodd i'n systemau TG a reolwyd yn effeithiol heb i unrhyw niwed gael ei achosi ond a dynnodd sylw at y risg bosibl barhaus o golli data.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau pellach ar gynlluniau, COVID-19 a phrotocolau, cwblhau arolwg staff ac enw da'r Comisiwn Etholiadol.

Roedd diweddariadau pellach yn cynnwys Ail Ddarlleniad Bil Diddymu a Galw'r Senedd yn Nhŷ'r Arglwyddi. Rhoddodd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio dystiolaeth ar ein rhan i Bwyllgor Safonau, Gweithdrefnau a Phenodiadau Cyhoeddus Senedd yr Alban ar agweddau ar y Bil Etholiadau. Cynhaliwyd isetholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu, Tân a Throseddu Gogledd Swydd Efrog. Cyfarfu Bwrdd Cydlynu Etholiadol Cymru ac yng Ngogledd Iwerddon roedd y canfasiad cyntaf ar gyfer y gofrestr etholiadol ers 2013 bron â'i gwblhau.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ar gyhoeddi rhoddion chwarter tri, Fforwm y Cyfreithwyr Etholiadol ac isetholiad Old Bexley a Sidcup. Cyfweliad Cadeirydd y Comisiwn a defnwyd gyda'r IFG, y cyfarfod â PACAC a Phanel Pleidiau Seneddol San Steffan, holiaduron personoliaeth alwedigol (OPQs) i'w hateb ac isetholiad Gogledd Swydd Amwythig.  Roedd yr ymgynghoriad ar y Strategaeth Cydraddoleb, Amrywiaeth a Chynhwysiant yn mynd rhagddi, recriwtio Comisiynydd a Phrif Weithredwr.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariadau llafar.