Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 18 Mai 2022

Croesawodd y Cadeirydd pawb i’r cyfarfod. Ni chafwyd ymddiheuriadau.

Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd am y newyddion trist bod ein cydweithiwr Richard Jordan wedi huno yn dawel dros y penwythnos, yn dilyn salwch byr.

Nododd y Bwrdd ymrwymiad Richard i ddemocratiaeth, oedd wedi disgleirio drwy ei waith yn y Comisiwn dros nifer o flynyddoedd. Roedd ei ymrwymiad i gefnogi’r heddlu i atal twyll etholiadol a’i arbenigaeth mewn hygrededd etholiadol yn ei wneud yn uchel ei barch nid yn unig o fewn y Comisiwn ond ar draws lluoedd yr heddlu a Gwasanaeth Erlyn y Goron. Mae wedi gadael etifeddiaeth barhaol. Nodwyd bod llawer o gydweithwyr yn y Comisiwn wedi adnabod Richard am gyfnod hir a bod meddyliau’r staff a’r Comisiynwyr gyda’i wraig a’i ferch.

Penderfynwyd: Ni nododd y Bwrdd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd.

Penderfynwyd: Bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 23 Chwefror 2022 i'w cymeradwyo.

Trafododd y Bwrdd yr Ymgynghorydd Annibynnol ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a recriwtiwyd i’r Comisiwn Etholiadol, gyda neges diweddar a ddosbarthwyd i’r Bwrdd yn cynghori ar lansiad ymgyrch recriwtio gydag asiantiaid Moloney Search.

Trafododd y Bwrdd y gwerth o eisoes cael arbenigedd o fewn y Comisiwn, megis cael Arweinydd EDI, wrth nodi arbenigedd amrywiol ymhlith Comisiynwyr.

Trafododd y Bwrdd tâl, amodau a thelerau rôl yr Ymgynghorydd a nodwyd y dylai’r Comisiynwyr Cysylltiedig ar EDI gymryd rhan yn y broses o adolygu ymgeiswyr.

Gwnaeth y Bwrdd ddiolch i’r Cwnsler Cyffredinol a’r tîm am fynd yn eu blaen gyda’r ymgyrch recriwtio a’r gwaith parhaus.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y cynnydd yn erbyn camau a ofynnwyd amdanynt gan y Bwrdd.

Trafododd y Bwrdd y paratoadau a’r cynllunio ar gyfer y cyfarfodydd Bwrdd ym mis Medi, mis Hydref a mis Chwefror, Diwrnod Cwrdd i Ffwrdd ychwanegol, ac ymestyn amseroedd gorffen y cyfarfodydd Bwrdd er mwyn cael trafodaethau llawnach o bynciau strategol, gyda’r posibilrwydd o bob trydydd cyfarfod Bwrdd yn cael ei ymestyn i gynnwys testunau ymchwilio llawnach lle bo angen.

Nodwyd y byddai sesiwn parodrwydd i dderbyn risg yn cael ei ychwanegu at Blaen-gynllun Busnes y Bwrdd ar gyfer 2022/23, a byddai ardal o fewn y rhanbarthau yn Lloegr lle gellid cynnal y cyfarfod Bwrdd ym mis Chwefror yn cael ei nodi.

Penderfynwyd: Adolygodd a nododd y Bwrdd Blaen-gynllun Busnes y Bwrdd ar gyfer 2022/23, gan drefnu eitemau amserol sydd ar y gweill.

Derbyniodd y Bwrdd gyflwyniad gan y Cyfarwyddwr, Gweinyddiaeth a Chanllawiau Etholiadol.

Rhoddodd y cyflwyniad trosolwg o drefn cynnal yr etholiadau yn y rhannau gwahanol o’r DU, ac aeth i’r afael a gweithgareddau yn dilyn yr etholiadau lleol. Nodwyd y byddai adroddiad pellach yn cael ei dderbyn yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf.

Gwnaeth y Pennaeth Polisi cynghori’r Bwrdd am y dyddiadau allweddol sydd i ddod, a arweiniodd at yr adroddiadau etholiadol gwahanol yn cael eu cyhoeddi yng nghanol mis Medi 2022, ar ôl i’r corff seneddol perthnasol ddychwelyd o’i doriad yr haf.

Nododd y Bwrdd y byddai’r gwerthusiad o’r rhaglenni pleidleisio cynnar yng Nghymru yn cael ei gyhoeddi cyn y dyddiad cau statudol, sef 5 Awst 2022.

Trafododd y Bwrdd adroddiadau ynghylch ymgeiswyr benywaidd wnaeth sefyll yng Ngogledd Iwerddon yn cael eu cam-drin a’u bygwth. Nodwyd y pwysigrwydd o gynnwys cyfeiriad at hyn yn yr adroddiad statudol.

Nododd y Bwrdd diweddariadau gan Gomisiynwyr Gogledd Iwerddon, Cymru a’r Alban ar eu hymweliadau i orsafoedd pleidleisio a’r cyfrif yn eu rhannau o’r DU.

Nododd y Bwrdd ddiweddariad ar ymweliad y Prif Weithredwr i nifer o orsafoedd pleidleisio ar draws Tower Hamlets ar y diwrnod pleidleisio.

Gwnaeth y Bwrdd ddiolch i’r timau a gymerodd rhan am eu holl waith caled a’u hymdrechion ar y paratoadau i gefnogi sut y cynhelir etholiadau yn esmwyth ar draws y DU.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y cyflwyniad a’r diweddariadau ar lafar a’r themâu sy’n codi ar gyfer adrodd, gan gynnwys gwerthuso’r cynlluniau pleidleisio cynnar mewn etholiadau lleol yng Nghymru.

(a) Adroddiad y Prif Weithredwr (CE 111/22)

Rhoddodd y Prif Weithredwr wybod i’r Bwrdd, ar gyfer y cyfarfod nesaf, y byddai fformat newydd i adroddiad y Prif Weithredwr yn cael ei gyflwyno, a fyddai’n rhoi mwy o sylw i ffocws y Bwrdd ar destunau penodol.

Nododd y Bwrdd y blaenoriaethau a’r themâu allweddol a nodwyd yn yr adroddiad, ers i’r Prif Weithredwr fod yn y swydd. Roedd y themâu yn ymwneud â Diwylliant, galluogwyr Pobl Sylfaenol, Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant, y Ddeddf Etholiadau a TG.

Gwnaeth y Bwrdd ofyn am gael gweld adroddiad ynghylch i ba raddau yr oedd bwlio ac aflonyddu yn broblem o fewn y Comisiwn, a adroddwyd i gyfarfod y Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol yn 2021, yn ogystal â diweddariad ar y gwaith a wnaed yn dilyn yr adroddiad. Maent hefyd wedi gofyn am fewnwelediad mwy strategol ar y rhaglen gweithredu TG digidol newydd.

Penderfynwyd: Croesawodd y Bwrdd yr adroddiad a nododd y gwaith ar draws lled y Comisiwn wrth iddo fodloni ei rôl a’i gyfrifoldebau.

(b) Diweddariad y Ddeddf Etholiadau (CE 112/22)

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr, Rheoleiddio ddiweddariad ar y Ddeddf Etholiadau ers iddi gael Cydsyniad Brenhinol, gyda newidiadau a negeseuon allweddol ar y Strategaeth a’r Datganiad Polisi.

Trafododd y Bwrdd y ffaith y byddai’r Comisiwn yn parhau i weithredu fel rheoleiddiwr annibynnol, a nododd bod gweinidogion a chynrychiolwyr o bob plaid wedi datgan pwysigrwydd annibyniaeth y Comisiwn Etholiadol yn ystod trafodaethau seneddol.

Nododd y Bwrdd y pwysigrwydd o ymgysylltu clir gyda Phwyllgor y Llefarydd.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y diweddariad.

(c) Adroddiad diweddaru perfformiad chwarterol 2021/22 – Ch4 (CE 113/22)

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd bod ein rhaglen waith wedi’i chyflwyno a bod y gyllideb yn cael ei rheoli.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr, Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, yr adroddiad, oedd yn cynnig negeseuon allweddol cyffredinol a gan Goal. Roedd hefyd yn cynnwys gwybodaeth am berfformiadau allweddol, a digwyddiadau a chyflawniadau allweddol ar gyfer y flwyddyn.

Rhoddodd y Bwrdd adborth ar rai gwelliannau i gwblhau’r ddogfen. Nododd bod llawer o’r strwythur a nodwyd yn yr Adroddiad Blynyddol wedi’i bennu gan ystatudau, felly bydd ein negeseuon allweddol yn ffitio i mewn i’r strwythur hwnnw.

Penderfynwyd: Roedd y Bwrdd yn fodlon gyda’r negeseuon allweddol a gwnaethant gytuno arnynt.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil, yr adroddiad, gan groesawu mewnbwn gan Gomisiynwyr cysylltiedig wrth gwblhau’r papur.

Nododd y Bwrdd fod gan y Comisiwn arbenigedd sylweddol o gynnal ymgyrchoedd yng nghyd-destun etholiadau, ond bod ID pleidleiswyr yn peri her wahanol iawn sydd angen dull newydd. Nodwyd y cynnig a amlinellwyd yn y papur, gan gynnwys mewn perthynas â dadansoddi’r gynulleidfa; pwysau amser mewn perthynas â chadarnhau’r polisi; a chydberthynas gyda’r ymgyrch cofrestru pleidleiswyr.

Trafododd y Bwrdd y pwysigrwydd o ddarparu’r ymgyrch hwn yn dda, sicrhau gwerth da am arian a sefydlu amcanion ystadegol clir. Adlewyrchodd ar ddull a chamau arfaethedig yr ymgyrch, a’r risgiau i gyflenwi, gan gynnwys llywodraeth y DU yn methu a bodloni ei ofynion cyflenwi ei hun.

Penderfynwyd: Croesawodd y Bwrdd y dull a gwnaethant gytuno arno, a nodwyd y byddai’r Comisiynwyr cysylltiedig yn gweithredu buddiannau’r Bwrdd.

Penderfynwyd: Gwnaeth y Bwrdd ystyried y datganiad parodrwydd i dderbyn risg, a chytunodd bod gweithdy parodrwydd i dderbyn risg yn cael ei drefnu ar Flaen-gynllun Busnes y Bwrdd ar gyfer 2022/23, er mwyn cytuno ar y cyfeiriad a phrofi ein lefel goddefiant.

Gweithred: Gweithdy parodrwydd i dderbyn risgiau i gael ei drefnu ar Blaen-gynllun Busnes y Bwrdd 2022/23.

Perchennog y weithred: Cyfarwyddwr, Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol

Derbyniodd y Bwrdd yr adroddiad ar y dull a amlinellwyd i ddiweddaru fframwaith y safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Canlyniadau a’r dull arfaethedig ar gyfer ei defnyddio.

Cynghorwyd y Bwrdd bod y pwerau statudol ond yn cwmpasu Prydain Fawr a bod gwaith ar y gweill i barhau i wthio am estyniad pellach i Ogledd Iwerddon, a oedd wedi bod yn argymhelliad ers tro.

Penderfynwyd: Gwnaeth y Bwrdd gytuno ar y dull a amlinellwyd a’i gefnogi.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risgiau ynghylch eu gwaith yn dilyn eu cyfarfod ddoe.

Nododd y Bwrdd bod y Pwyllgor wedi ystyried yr adroddiadau archwilio mewnol ac wedi cytuno ar reoli’r wefan, yr archwiliadau dilynol a’r archwiliadau twyll etholiadol, gyda thrafodaethau ar sicrwydd ansawdd wedi’u trefnu ar gyfer cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Risgiau yn y dyfodol.

Nododd y Bwrdd hefyd ddiweddariad gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol (SAG), papur ar recriwtio a chadw a’r amserlen o argymhellion archwilio.

Cynghorodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risgiau y Bwrdd bod papur ar reoli risgiau gwybodaeth wedi dod i law a gynlluniwyd i alluogi’r Pwyllgor i roi arolwg annibynnol o sicrwydd ansawdd y Pwyllgor i’r Swyddog Cyfrifyddu.

Adolygodd y Pwyllgor yr adroddiad manwl ar Reoli risgiau i Wybodaeth, gan archwilio’r problemau o ran risgiau a nodwyd a’r cynlluniau lliniaru a gynigiwyd. Ystyriodd bod yna lefelau uchel o risg yn codi o systemau technoleg gwybodaeth hen ffasiwn y Comisiwn; a nododd y problemau cadernid a’r gwendidau diogelwch dichonadwy.

Croesawodd y Pwyllgor y gweithgareddau ar y gweill sydd â’r bwriad o fynd i’r afael â’r risgiau hynny neu eu lliniaru. Nododd bod asesiad priodol o effeithlonrwydd y rheolaeth risgiau gwybodaeth gyffredinol wedi’i gynnal ond nad oedd wedi ystyried y dylai’r risgiau a nodwyd cael eu goddef yn hirdymor gan y sefydliad.

Mae’r Pwyllgor yn dymuno monitro’r risgiau hyn drwy adrodd rheolaidd. Roedd yn fodlon rhoi sicrwydd i’r Swyddog Cyfrifyddu bod sut y caiff risgiau gwybodaeth eu rheoli wedi’i adolygu’n annibynnol.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y diweddariadau.