Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 20 Gorffennaf 2022

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod, gan nodi ymddiheuriadau gan Kieran Rix, Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol.

Rhannwyd y newyddion trist â'r Bwrdd fod ein cydweithiwr Phillippa Saray wedi marw'n dawel ddiwedd mis diwethaf.

Ymunodd Phillippa â'r Comisiwn yn 2006 pan gafodd Timau Rhanbarthol Lloegr eu creu yn gyntaf, a hi oedd y Rheolwr Rhanbarthol ar gyfer Dwyrain Lloegr, De Ddwyrain Lloegr a Llundain ar y pryd. Er ei bod yn gyfrifol am ardal fawr, gwnaeth feithrin cydberthnasau cryf â thimau awdurdodau lleol yn gyflym ym mhob rhan o'r ardal. Er nad oedd ganddi gefndir etholiadol, aeth Phillippa i'r afael â chymhlethdodau cyfraith etholiadol yn gyflym a sefydlodd ei hun a'i thîm fel rhan ganolog o'r dirwedd.

Drwy gydol ei 15 mlynedd gyda'r Comisiwn, gwnaeth Phillippa waith gwych o gefnogi a herio awdurdodau lleol ar hyd a lled Dwyrain a De Ddwyrain Lloegr ac, felly, roedd pobl o bob rhan o'r gymuned etholiadol yn ei pharchu a'i hoffi'n fawr.

Er iddi fod yn anhwylus dros y flwyddyn ddiwethaf, parhaodd Phillipa i weithio am gryn dipyn o'r cyfnod hwnnw, ac i fod yn unigolyn cyfeillgar a chynnes fel yr oeddem yn ei hadnabod. Byddwn yn gweld ei heisiau'n fawr iawn, ac rydym yn meddwl am ei gŵr, a'i theulu a'i ffrindiau.

Datganodd Cadeirydd y Comisiwn John Pullinger y buddiannau canlynol:

• Cynghorydd Senedd Wcráin: Sefydliad Democratiaeth San Steffan (Ei brif weithgaredd yw cryfhau democratiaeth seneddol ym mhedwar ban byd). O fis Gorffennaf 2022.
• Daeth y rôl gyda'r Bartneriaeth Fyd-eang ar gyfer Data Datblygu Cynaliadwy i ben ym mis Mehefin 2022
• Daeth y rôl gyda'r Comisiwn Geo-ofodol i ben ym mis Mai 2022

Datganodd y Comisiynydd Stephen Gilbert y buddiannau canlynol:

• Aelod o'r AAPGau canlynol:
• Hedfan Cyffredinol
• Hawliau LHDT+
• Lletygarwch a Digwyddiadau yng Nghymru
• Singapore
• Taiwan
• ITV
• Channel 4
• BBC

Nododd y Bwrdd y byddai'r datganiadau hyn yn cael eu cynnwys yng Nghofrestr y Comisiynwyr o fuddiannau a'u lanlwytho i wefan allanol y Comisiwn yn unol â Chod Ymddygiad y Comisiynwyr.

Cytunodd y Bwrdd, fel mater a oedd yn codi o gofnodion blaenorol, ac yng ngoleuni'r erthygl ddiweddar gan y Cadeirydd a gyhoeddwyd yn y Daily Telegraph, y dylai argymhellion polisi hirsefydlog y Comisiwn sy'n gysylltiedig â diwydrwydd dyladwy wrth roi gwybod am roddion, gael eu cynnwys yn rhestr blaenoriaethau polisi'r Comisiwn, a ystyriwyd ac y cytunwyd arnynt yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Chwefror.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd a gynhaliwyd ar 22 Mehefin 2022.

Gofynnodd y Bwrdd am i'r camau gweithredu hynny nad ydynt wedi'u nodi yn y cofnodion fel mater o drefn, ac sydd wedi'u rhoi ar waith, gael eu cofnodi.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu yn unol â chais y Bwrdd.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar y paratoadau sy'n mynd rhagddynt ar gyfer Diwrnod y Bwrdd yn Belfast ym mis Hydref. Nodwyd y byddai diweddariadau pellach yn cael eu gwneud i'r rhaglen gael ei datblygu, gan gynnwys cadarnhad o drefniadau llety a theithio.

Hysbyswyd y Bwrdd am leoliad posibl ar gyfer Diwrnod y Bwrdd ym mis Chwefror 2023 yn rhanbarth Lloegr, ond gan nodi ei fod yn dibynnu ar argaeledd. Byddai cais yn cael ei wneud i'r comisiynwyr nodi eu hargaeledd ar gyfer dyddiadau ym mis Chwefror 2023.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd drafod ac adolygu Blaengynllun busnes y Bwrdd ar gyfer 2022/23, gan gynnwys eitemau amserol.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau yr adroddiad yn rhoi diweddariad ar hynt y broses o adrodd ar etholiadau mis Mai 2022 ac yn nodi canfyddiadau ein gwerthusiad statudol o'r cynlluniau pleidleisio hyblyg peilot a gynhaliwyd yng Nghymru er mwyn i'r Bwrdd ei gymeradwyo.

Trafododd y Comisiynwyr y themâu allweddol a nodwyd yn y papur, a gwnaethant gadarnhau'r angen i nodi pryderon yn briodol, er enghraifft o ran y ffordd y cafodd ymgeiswyr benywaidd a oedd yn sefyll yn etholiadau Cynulliad Gogledd Iwerddon eu trin.

Cytunodd y Bwrdd y dylai'r adroddiadau anelu at sicrhau dull gweithredu cyson ledled Cymru, Gogledd Iwerddon, Yr Alban a Lloegr lle bynnag y bo'n bosibl.

Cefnogodd y Bwrdd hefyd y cynnig i dynnu sylw at faterion sy'n berthnasol i gadernid y system etholiadol yn y dyfodol, gan bwysleisio pwysigrwydd y “rheol chwe mis” ar gyfer rhoi newidiadau i'r gyfraith etholiadol ar waith ac achub ar gyfleoedd i bwysleisio meysydd a gwmpesir gan argymhellion polisi presennol y Comisiwn.

Penderfynwyd: Diolchodd y Bwrdd i'r timau a weithiodd ar y papur a chytunodd ar gasgliadau'r gwerthusiad o'r cynlluniau pleidleisio hyblyg peilot a gynhaliwyd yng Nghymru, a gaiff ei gyhoeddi erbyn y terfyn amser statudol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gadarnhau y dylid adlewyrchu'r themâu allweddol a'r argymhellion a nodwyd yn yr adroddiad yn ein hadroddiadau ar etholiadau mis Mai 2022.

Cyflwynodd Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yr adroddiad, yn rhoi gwybod am ein cyfrifoldeb i roi gwybodaeth i'r cyhoedd cyn yr etholiadau yn Lloegr a Gogledd Iwerddon ym mis Mai 2023, cynnal ymgyrchoedd cofrestru pleidleiswyr, ymgyrch ar ddeall hysbysebion gwleidyddol ar-lein yng Ngogledd Iwerddon, a deunydd cyfathrebu am dwyll gan bleidleiswyr a deunydd gwybodaeth arall i bleidleiswyr.

Nododd y Bwrdd mai mater i'r Bwrdd yw cytuno ar y strategaeth gyffredinol a'r gyllideb uchaf ar gyfer ymgyrchoedd cofrestru pleidleiswyr.

Trafododd y Bwrdd y gwaith o sicrhau integreiddio da rhwng yr ymgyrch hon a gwaith i godi ymwybyddiaeth o'r broses o gyflwyno prawf adnabod wrth bleidleisio yn Lloegr, a fydd yn digwydd yn ystod yr un gyfres o etholiadau.

Trafododd y Bwrdd sut y gallem gwmpasu grwpiau sydd wedi'u difreinio a'u cyrraedd; y cydbwysedd o ran gwariant rhwng y cenhedloedd (gan gynnwys sicrhau y rhoddir digon o sylw i Loegr); ystyried effaith yr ymgyrchoedd ar ganlyniadau (h.y. lefelau cyfranogiad yn ogystal â chofrestru); a dealltwriaeth o'r rhwystrau i gofrestru.

Nododd y Bwrdd awydd i fanteisio ar arbenigedd allanol ar newid mewn ymddygiad, gan ymgyrchu i gefnogi trafodaeth o gynlluniau ymwybyddiaeth y cyhoedd y Comisiwn yn y dyfodol.

Penderfynwyd: Croesawodd y Bwrdd yr adroddiad a chytunodd ar y cynlluniau a'r gyllideb ar gyfer yr ymgyrch cofrestru pleidleiswyr.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau yr adroddiad, ac ymunodd y Pennaeth Polisi, y Pennaeth Ymchwil ac aelodau o'r tîm ag ef i gyfrannu at yr adroddiad, ar gynnydd y gwaith o ddatblygu'r sylfaen dystiolaeth a'r camau nesaf arfaethedig ar gyfer y prosiect hwn.

Nododd y Bwrdd mai nod y cam casglu tystiolaeth hwn oedd canolbwyntio ar safbwyntiau unigolion a sefydliadau ym mhob rhan o'r gymuned etholiadol, gan ddarparu safbwynt ehangach ar y rhesymau dros newidiadau i'r system, a'u manteision.

Trafododd y Bwrdd y dylid canolbwyntio ar wella a diogelu'r system etholiadol ar gyfer y dyfodol yn hytrach na'i moderneiddio.

Cytunwyd y dylid sicrhau mai un o'r prif amcanion yw lliniaru risgiau i gadernid y system, wrth gynnal etholiadau, systemau cofrestru a chadwyni cyflenwi. Trafodwyd y dylid cynnwys tryloywder ym mhob agwedd ar y gwaith hwn er mwyn sicrhau hyder y cyhoedd. Dylid hefyd barhau i dynnu sylw at yr angen i ddiwygio cyfraith etholiadol mewn modd cynhwysfawr.

Trafododd y Bwrdd sut mae'r gwaith hwn yn cyd-fynd â gweithgarwch arfaethedig arall i gefnogi cadernid mewn gwasanaethau etholiadol, er enghraifft mewn perthynas â strwythurau cydlynu a'u manteision posibl. Cadarnhawyd y dylid ystyried manteision newidiadau fel gwneud mwy o ddefnydd o TG yn y system etholiadol a phleidleisio drwy'r post. Dylid hefyd ystyried profiad o arloesi yn y DU ac yn rhyngwladol yn ystod pandemig COVID-19.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd ystyried canfyddiadau'r gwaith ymchwil ac ymgysylltu a chymeradwyo camau nesaf arfaethedig y prosiect, yn enwedig y cam cyntaf o waith pellach (sy'n cwmpasu'r 12 mis nesaf). Rhoddir diweddariad pellach i'r Bwrdd ar gynnydd y gwaith hwnnw a gofynnir am gytundeb ynghylch y camau dilynol ym mis Ionawr 2023.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad ar y dull strategol o osod cyllidebau ar gyfer 2023/24. Yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Medi, gofynnir i'r Comisiynwyr gytuno ar y cyllidebau cyffredinol cyn cyflwyno Amcangyfrifon i'r Senedd a Senedd yr Alban ar ddiwedd y mis hwnnw.

Nododd y Bwrdd y byddai'r cynlluniau busnes ar gyfer 2023-24 yn cyd-fynd â'r cynllun ariannol tymor canolig y cytunwyd arno â Phwyllgor y Llefarydd ac yn gyson ag amcanion y Cynllun Corfforaethol.

Trafododd y Bwrdd y dylid datblygu'r cynlluniau busnes a'r cyllidebau er mwyn bodloni gofynion y tair Senedd, gan gydnabod goblygiadau pwysau chwyddiant diweddar, gan gynnwys ar gyflog.

Trafododd y Bwrdd bwysigrwydd sicrhau'r cyflymder cywir a chyflwyno newid fesul cam, gan gynnwys mewn perthynas â rôl technolegau digidol a chaniatáu ar gyfer amserlen cyflawni'r Ddeddf Etholiadau, yn ogystal ag ystyried y gofynion am ofod swyddfa yn dilyn COVID-19.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno â'r dull gweithredu arfaethedig yn yr adroddiad.

Derbyniodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar ar y broses o roi'r Ddeddf Etholiadau ar waith, gan gynnwys amserlen arfaethedig Llywodraeth y DU ar gyfer yr ymgynghoriad ar Strategaeth a Datganiad Polisi.

Nodwyd ein bod yn parhau i gynnal cyfarfodydd mewnol ac allanol er mwyn trafod yr oedi parhaus cyn cyflwyno is-ddeddfwriaeth ar ddulliau adnabod pleidleiswyr a phenderfyniadau polisi sy'n effeithio ar ddyluniad y Cerdyn Adnabod Pleidleisiwr.

Nododd y Bwrdd ein bod yn parhau i drafod ein dull o baratoi'r cod ymarfer newydd ar gyfer ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau, a'i fod yn trafod â'r Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau ynglŷn ag amseru cyflwyno'r cod er mwyn cadarnhau ein hamserlen waith fewnol. Cafwyd presenoldeb da gan amrywiaeth o bleidiau ac ymgyrchwyr mewn byrddau crynion Rheoleiddio ar yr argraffnod newydd a'r rheolau ar gyfer ymgyrchwyr nad ydynt yn bleidiau, a roddodd fewnwelediad amhrisiadwy i ni. Byddwn yn cyfarfod â'r Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau a'r heddlu yr wythnos hon i drafod gorfodi darpariaethau'r Argraffnod Digidol.

Nodwyd bod gwaith cyn-ymgynghori ar y canllawiau ar hygyrchedd wedi'i gwblhau, ac y cafwyd mewnbwn gan amrywiaeth o sefydliadau anabledd, ac rydym bellach wrthi'n cwblhau drafft cyntaf y canllawiau cyn y cyfnod ymgynghori statudol.

Gwnaeth ymdrechion y tîm hyd yma i gynnal gweithgareddau allweddol a fydd yn cefnogi'r broses o roi'r newidiadau yn y Ddeddf ar waith yn effeithiol, argraff ar y Bwrdd.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r wybodaeth ddiweddaraf ar lafar.

Derbyniodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar am weithrediadau a materion sy'n codi.

Nododd y Bwrdd ein bod wedi cyflwyno ein Hadroddiad Blynyddol a Chyfrifon gerbron y Senedd, Senedd yr Alban a Senedd y DU, a diolchodd i'r cydweithwyr hynny a wnaeth addasiadau munud olaf cyn anfon y fersiwn derfynol at yr argraffwyr erbyn y terfyn amser. Trafodwyd hefyd a ddylid cyflwyno'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon i Gynulliad Gogledd Iwerddon.

Hysbyswyd y Bwrdd fod y profion defnyddwyr o'r amgylchedd bwrdd gwaith rhithwir newydd wedi dechrau yr wythnos hon, yn dilyn profion cychwynnol gan y Tîm TG. Bydd hwn yn disodli ein system bwrdd gwaith rhithwir bresennol, a phan fyddwn yn fodlon ei fod yn addas i'r diben, bydd yn cael ei gyflwyno i bob aelod o staff.

Aeth y Prif Weithredwr a'r Cwnsler Cyffredinol i'r Fforwm Cyfreithwyr Etholiadol yr wythnos diwethaf er mwyn amlinellu ein blaenoriaethau yn y Cynllun Corfforaethol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar lafar.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar ar waith y Pwyllgor yn ei gyfarfod yn gynharach yn yr wythnos.

Nododd y Bwrdd weithgareddau ar y diweddariad i'r strategaeth pobl, gyda chyflwyniad i gyd-fynd â'r adroddiad. Roedd hyn hefyd yn cynnwys y gwaith a oedd yn cael ei wneud ar y cydbwysedd o ran cyfrifoldebau rhwng Adnoddau Dynol a Rheolwyr.

Roedd gwaith pellach yn cynnwys cyflwyniad byr yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am fwlio ac aflonyddu, gyda thrafodaethau am ein hamcanion, ein dull gweithredu, gwaith datblygu pellach a mesur effaith. Cafwyd diweddariad ar weithgareddau ym maes Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ac adroddiad ar ddadansoddi cyfraddau recriwtio blynyddol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariadau a roddwyd ar lafar.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar yn dilyn yr ymgyrch recriwtio am Gynghorydd Annibynnol i Fwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Nododd y Bwrdd fod yr ymgyrch wedi cau ac y cafwyd 26 o geisiadau mewn amrywiaeth o feysydd sector cyhoeddus a phreifat. Cynhaliwyd cyfweliadau â phedwar ymgeisydd ddydd Llun. Mae cynnig bellach wedi'i wneud i ymgeisydd cryf.

Os bydd y Bwrdd yn cytuno ar y penodiad, bydd Cadeirydd y Comisiwn yn trafod y  telerau ac amodau terfynol â'r ymgeisydd cyn iddo ymuno â'r Comisiwn.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar lafar.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil y sesiwn ar sganio'r gorwel, yng nghwmni'r Pennaeth Polisi a'r Pennaeth Ymchwil, ynghyd â llefarydd allanol, Ruth Marshall, Pennaeth Galluogrwydd yn y Dyfodol yn Swyddfa dros Wyddoniaeth y Llywodraeth.

Rhoddodd Ruth gyflwyniad ar rôl sganio'r gorwel a gwaith at y dyfodol yn y llywodraeth, a chyfeiriodd hefyd at ddatblygiad gwaith y Comisiwn yn y maes hwn.

Nododd y Bwrdd y gwaith a wnaed hyd yma i nodi materion a heriau hirdymor a chynnal ymchwil desg er mwyn deall ac asesu newidiadau posibl yn yr amgylchedd allanol y tu hwnt i faes etholiadau. Trafododd y Comisiynwyr amgylchedd polisi a strategaeth y dyfodol, bygythiadau mawr i seiberddiogelwch, dull o ymdrin â chofrestru etholiadol, lefelau ymgysylltu â'r cyhoedd, ac ymgysylltu â chymunedau eraill ar faterion fel cydraddoldeb. Gwnaethant nodi pwysigrwydd deall ac ystyried y tybiaethau y gellir eu cynnwys mewn rhannau penodol o waith at y dyfodol.

Nododd y Bwrdd y byddai gwaith sganio'r gorwel yn canolbwyntio ar lywio datblygiad y Cynllun Corfforaethol nesaf ar gyfer 2025/2030, a rhaglen waith y Comisiwn ar gyfer y cyfnod hwnnw.

Diolchodd y Bwrdd i'r cydweithwyr a gyfrannodd at yr adroddiad ac i Ruth am ei chyflwyniad, a roddodd gipolwg i'r Bwrdd ar waith at y dyfodol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r adroddiad a'r cyflwyniad.