Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 20 Mai 2020

Nodwyd ymddiheuriadau gan Rob Vincent a Kieran Rix, Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol.

Croesawodd y Cadeirydd Sheelagh Duffield, o Advanced Boardroom Excellence, i’r cyfarfod.  Roedd hi’n arsylwi’r cyfarfod fel rhan o’r adolygiad allanol o effeithiolrwydd y Bwrdd.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd.

Fe wnaeth y Pennaeth Ymchwil roi trosolwg i’r Bwrdd o brif ganfyddiadau arolwg barn gyhoeddus flynyddol y Comisiwn.  

Ar y cyfan, fe wnaeth hyder yn yr agweddau allweddol ar weinyddu etholiadau aros yn uchel, er bod cynnydd mewn pryderon ynghylch rheoleiddio’r cyfryngau cymdeithasol a bygythiadau i ymgeiswyr gael eu nodi.  Ym maes cyllid gwleidyddol, arhosodd canfyddiadau o dryloywder gwariant a chyllid pleidiau yn isel, a chafwyd cwymp pellach yn yr hyder y byddai’r awdurdodau’n cymryd y camau priodol pe câi plaid ei dal yn torri’r rheolau.   Canfu’r arolwg lefelau uchel o ddiddordeb dywededig mewn gwleidyddiaeth. Fodd bynnag, nid oedd tri chwarter o’r bobl a holwyd yn teimlo bod ganddynt unrhyw ddylanwad ar wleidyddiaeth, er bod y canfyddiadau hyn yn amrywio’n sylweddol yn ôl oedran.

Trafododd y Bwrdd y canfyddiadau mewn manylder.  Nodwyd y gallai ymchwil ansoddol bellach fod yn werthfawr o ran deall yn llawn oblygiadau rhai o’r ystadegau, gan eu bod yn ymwneud â gwahanol grwpiau demograffig, yn enwedig cymunedau BAME a gwahanol grwpiau oedran.

Cytunodd y Bwrdd y byddai’n ddefnyddiol gweld dadansoddiad demograffig pellach o’r canfyddiadau, lle bo’r rhain ar gael o’r arolwg.

Nododd y bwrdd gysondeb llawer o’r data dros amser, a thrafodwyd yr angen i sicrhau ein bod ni’n cael gwerth ein harian o’r arolwg.  Dywedodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil y gellid ystyried amlder yr arolwg, ond ei bod yn bwysig ein bod yn profi’n rheolaidd yr hyn y mae pobl yn ei feddwl er mwyn deall beth sydd ei eisiau ar bleidleiswyr, a beth sy’n bwysig iddynt.  Nododd fod y canfyddiadau’n cael eu defnyddio gan nifer o dimoedd ar draws y Comisiwn i lywio eu gwaith, a hefyd gan randdeiliaid allanol.  Gallai hefyd fod yn bosib ategu’r grŵp craidd o gwestiynau blynyddol gyda rhai eraill, gan dyrchu’n ddyfnach am fwy o fanylder mewn meysydd o ddiddordeb neilltuol ar y pryd, yn llai rheolaidd.  

Penderfynwyd: Bod y papur i gael ei nodi.

Fe wnaeth y Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil gyflwyno trafodaeth, gan ddweud ei bod yn gyfle i’r Bwrdd fwrw golwg strategol ar egwyddorion, pwrpas a dull ein hymchwil, a fydd yn helpu i lywio’r dull a ddefnyddiwyd gennym wrth ddatblygu ein cynllun corfforaethol newydd.

Dywedodd y Pennaeth Ymchwil mai nod y papur oedd cynnig trosolwg o sut a pham y bu inni gynnal a defnyddio ein hymchwil.  Y cwestiynau i’r Bwrdd eu hystyried oedd p’un a yw’r egwyddorion yn iawn, p’un a oedd unrhyw fylchau yn ein dealltwriaeth o’r amgylchedd allanol y gellid mynd i’r afael â nhw gyda’n strategaeth ymchwil, a ph’un a ddylem fod yn fwy rhagweithiol wrth gyflawni gwaith partneriaeth.

Nododd y Bwrdd werth ein traciwr ac ymchwil sy’n gysylltiedig â digwyddiadau, ond hefyd fe wnaeth fynegi ein hawydd am ragor o ymchwil i faterion etholiadol penodol, a allai helpu i lywio neu dylanwadu ar benderfyniadau polisi.  Mewn trafodaeth, tynnwyd sylw hefyd at werth craffu ar y gorwel a’r angen i feddwl am natur gyfnewidiol yr amgylchedd yr ydym yn gweithredu ynddo.  Gallai rhagor o ymchwil ansoddol i gymunedau sy’n cymryd llai o ran yn y system etholiadol hefyd fod yn werthfawr, yn ogystal â golwg pellach ar faterion yn ymwneud ag atebolrwydd.

Roedd y Bwrdd yn gefnogol i’r cynnig i fod yn fwy rhagweithiol wrth edrych ar waith partneriaeth yn y maes hwn, yn enwedig gydag academyddion, ac i fwrw ein rhwyd yn eang. Roedd hefyd ganddynt ddiddordeb sicrhau bod y Comisiwn yn edrych yn rhagweithiol ar yr hyn y mae gwledydd tebyg yn ei wneud yn y maes etholiadol, i’w helpu i lywio’r modd rydym yn gwneud penderfyniadau.

Nododd y Bwrdd y byddai unrhyw bwysau cyllidol yn y blynyddoedd i ddod yn gwneud blaenoriaethu, a gwerth am arian, yn faterion pwysicach byth.

Penderfynwyd: Y cytunir i’r papur, gyda’r pwyntiau ychwanegol uchod.

Fe wnaeth y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil gyflwyno’r drafodaeth trwy atgoffa’r Bwrdd bod y rhestr fer o flaenoriaethau polisi yn weddol newydd i’r Comisiwn, ond ei bod wedi profi’n gam cadarnhaol, er yn amlwg nid yw’n cwmpasu holl flaenoriaethau’r Comisiwn.  Nododd bod amgylchiadau’r ddwy flynedd diwethaf yn golygu nad oedd graddfa’r gwaith a gynlluniwyd yn wreiddiol i helpu i roi’r blaenoriaethau hyn ar waith wedi bod yn bosib, ond y gwelwyd cynnydd mewn rhai meysydd serch hynny.

Dywedodd mai’r nod ar gyfer y dyfodol oedd gosod agenda uchelgeisiol, ond gwirio bob 18 mis i alluogi’r Bwrdd i asesu p’un a yw’r blaenoriaethau yn dal i fod yn gywir, a chnoi cil ar unrhyw newidiadau i’r amgylchedd allanol.

Rhoddodd y Pennaeth Polisi drosolwg cyflym o’n hymagwedd at osod blaenoriaethau, gan amlygu’r angen i gydbwyso uchelgais â bod yn realistig o ran yr amgylchiadau rydym yn gweithio ynddynt.  Aeth y Pennaeth Cyfathrebu Allanol yn ei flaen i ddisgrifio cynlluniau i ymgysylltu â rhanddeiliaid ynghylch pob un o’r blaenoriaethau.

Trafododd y Bwrdd yr angen i daro cydbwysedd rhwng amlygu ein blaenoriaethau ar gyfer newid a risg tanseilio ffydd pobl yn y system trwy awgrymu nad yw’n gadarn. Tra ein bod yn parhau i wthio am foderneiddio etholiadol  a chydgrynhoi deddfwriaeth etholiadol, nodasant fod angen i ni reoli ein hymgysylltiad â llywodraethau o ran eu blaenoriaethau a chynigion deddfwriaethol o hyd. Un broblem oedd sut i reoli newid graddol, os mai dyna oedd orau gan lywodraethau, gan y byddai hynny’n gwneud y system yn fwy cymhleth.

Nododd y Bwrdd ei bod yn bwysig i ni allu cyflwyno atebion credadwy, ymarferol, yn hytrach na dim ond amlygu problemau y mae angen mynd i’r afael â nhw. Mae hefyd angen i ni fod yn fwy sensitif i’r pwysau anferthol ar lywodraethau canolog a lleol yn ystod argyfwng COVID-19, yn ogystal â’r anawsterau mae’n eu gosod ar bleidiau gwleidyddol.

Nododd y Bwrdd fod yna agenda heriol a sylweddol ynghylch y cyfryngau cymdeithasol ac ymgyrchu digidol sydd tu hwnt i gylch gwaith y Comisiwn.  Ni fyddai gennym yr atebion ar ein pennau ein hunain yn y meysydd hyn, a byddai’n bwysig gweithio gyda rheoleiddwyr eraill yn y maes, gan gynnwys arwain y drafodaeth fel y bo’n briodol.

Roedd y Bwrdd yn hapus i barhau gyda’r blaenoriaethau cyfredol, ond byddai’n croesawu cyfleoedd i barhau i adolygu y rhain wrth i ni lunio ein cynllun corfforaethol newydd; roeddent hefyd am sicrhau y manteisid yn llawn ar unrhyw gyfleoedd ar gyfer newid adeiladol sy’n codi o’r argyfwng COVID-19 cyfredol.

Penderfynwyd: Y cytunir ar y papur, yn ddarostyngedig i’r pwyntiau hyn.

Diweddarodd y Prif Weithredwr y Bwrdd ynghylch sut mae’r sefydliad yn parhau i ymateb i’r sefyllfa Covid-19.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Gweinyddiaeth a Chanllawiau Etholiadol drosolwg i’r Bwrdd o’r gwaith sy’n cael ei wneud i gynllunio ar gyfer ystod sylweddol o bleidleisiau newydd wedi eu trefnu at 2021.  Nododd nid yn unig fod yna wahanol senarios cyfun yn cael eu hystyried, ond hefyd fod goblygiadau i’r amgylchedd iechyd cyhoeddus, ac ein bod yn ceisio dysgu gwersi o brofiadau rhyngwladol diweddar i lywio ein dull lle bo’n briodol. 

Fe wnaeth y Cwnsler Cyffredinol ddiweddaru’r Bwrdd ynghylch y materion sydd wedi codi yng nghyswllt cofrestru pleidiau.  Nododd y Cyfarwyddwr Rheoleiddio fod dysgu o’r profiad hwn yn cael ei ymgorffori yn y broses wneud penderfyniadau.

Cydnabu’r Cadeirydd fod y broses newydd i drin papurau electronig wedi bod yn rhy gymhleth, yn ôl pob tebyg.  Byddid yn dwyn i ystyriaeth adborth y Comisiynydd, gan wneud diwygiadau.