Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 20 Mehefin 2022

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan Kieran Rix, Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol.

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod, yn arbennig Paul Redfern, Cynghorydd Annibynnol i'r Pwyllgor Archwilio a Risg. Byddai Paul yn parhau i gynnal cydberthnasau â'r Comisiynwyr ac i roi cyngor achlysurol lle y bo'n briodol. Byddai Paul yn cyfrannu at yr adroddiadau diwedd y flwyddyn.

Penderfynwyd: Nad oedd y Bwrdd wedi nodi unrhyw fuddiannau datganedig newydd.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion y cyfarfod Bwrdd ar 18 Mai 2022.

Nododd y Bwrdd fod yr adroddiad ar Fwlio ac Aflonyddu a aeth i gyfarfod y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol y llynedd, wedi'i ddosbarthu i'r Comisiynwyr.

Nodwyd bod y camau gweithredu a oedd yn weddill wedi'u gohirio oherwydd eglurhad ar beth fyddai'n cael ei gynnwys, ac mewn mannau, yr angen i drefnu siaradwyr allanol. Bydd yr eitemau hyn yn cael eu hamserlennu ar gyfer busnes y bwrdd eleni.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu y mae'r Bwrdd wedi gofyn amdanynt.

Trafododd y Bwrdd y ffordd orau i nodi a datblygu unrhyw gamau gweithredu o'r sesiynau wrth wraidd y mater yng nghyfarfod mis Hydref yng Ngogledd Iwerddon ac yng nghyfarfod rhanbarth Lloegr ym mis Chwefror 2023.

Trafodwyd y potensial am drafodaeth flynyddol yn ymwneud â chyflwr y system etholiadol, yn dilyn etholiadau mis Mai o bosibl. Byddai hyn yn galluogi'r Bwrdd i bwyso a mesur a chynorthwyo blaengynllunio.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd drafod ac adolygu Blaengynllun busnes y Bwrdd ar gyfer 2022/23, gan gynnwys eitemau amserol.

Trafododd y Bwrdd adroddiad cwblhau Archwilio (gan gynnwys llythyr rheoli) ar archwiliad datganiadau ariannol 2021/22.

Cafodd y Bwrdd wybod er mai dim ond mân faterion oedd ar ôl i'w datrys, na allai'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol roi sicrwydd ar hyn o bryd, ond ar yr un pryd, nid oeddent yn rhagweld unrhyw newidiadau sylweddol.

Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg wybod yn eu cyfarfod yn gynharach yn yr wythnos eu bod yn fodlon ar y sicrwydd rhesymol gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn hapus i ddirprwyo cymeradwyaeth derfynol i'r Swyddog Cyfrifyddu a Chadeirydd y Comisiwn ar adroddiad cwblhau'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol a chymeradwyo unrhyw ddiwygiadau datgelu pellach oni eu bod o natur sylweddol.

Ystyriodd y Bwrdd y farn archwilio mewnol blynyddol, a baratowyd gan archwilwyr mewnol RSM, ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol prosesau rheoli risg, rheoli a llywodraethu'r sefydliad. Byddai'r farn yn cyfrannu at adroddiadau llywodraethu blynyddol y sefydliad.

Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg wybod i'r Bwrdd er gwaetha'r ffaith bod yr adroddiad yn darparu sicrwydd rhesymol, fod y Pwyllgor yn gweithio gydag RSM i wella'r archwiliadau mewnol ymhellach ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Trafododd a nododd y Bwrdd mewn cyfarfod blaenorol o'r Pwyllgor Archwilio a Risg fod archwiliad caffael PF Online wedi'i ohirio.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi barn archwilio RSM.

Derbyniodd y Bwrdd Adroddiad a Chyfrifon Blynyddol y Comisiwn 2021/22 yn dilyn adolygiad y Pwyllgor Archwilio a Risg o'r Adroddiad a Chyfrifon, gan gynnwys y datganiad llywodraethu, yn eu cyfarfod ar 20 Mehefin.

Nododd y Bwrdd mai hon oedd y flwyddyn gyntaf i'r cyfrifon gynnwys adroddiadau penodol ar swyddogaethau datganoledig Cymru a'r Alban. Roedd y Bwrdd yn cefnogi'r gwaith o gynnwys adrannau ymroddedig i Gymru, Yr Alban a Gogledd Iwerddon.

Trafododd y Bwrdd y dasg o gwblhau'r rhagair er cysondeb a chroesawodd y dull cyffredinol o ran sut y cafodd yr adroddiad ei ysgrifennu, gan ddiolch i gydweithwyr am eu gwaith hyd yma.

Nododd y Bwrdd yn dilyn trafodaethau yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risg, fod Cadeirydd y Pwyllgor wedi argymell i'r Bwrdd, awdurdod dirprwyedig i Gadeirydd y Comisiwn a'r Prif Weithredwr:

(i) ei fod yn mabwysiadu'r cyfrifon a,
(ii) bod y swyddog cyfrifyddu'n cymeradwyo'r datganiad llywodraethu ac wedi llofnodi'r cyfrifon fel y bo'n briodol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gymeradwyo a mabwysiadu'r Adroddiad a'r Cyfrifon Blynyddol ar gyfer 2021/22, yn amodol ar gymeradwyaeth derfynol y Swyddfa Archwilio Genedlaethol fel y gall y Swyddog Cyfrifyddu eu llofnodi a'u cyflwyno i'r Rheolwr ac Archwilydd Cyffredinol i'w hardystio. Yna byddai'r Adroddiad a'r Cyfrifon archwiliedig yn cael eu gosod gerbron Tŷ'r Cyffredin, Tŷ'r Arglwyddi a Seneddau Cymru a'r Alban ym mis Gorffennaf.

Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg yr adroddiad, gan grynhoi gwaith y Pwyllgor yn ystod 2021/22.

Nododd y Bwrdd adolygiad blynyddol y Pwyllgor ar sicrhau gwybodaeth ac mae gwaith pellach ar y gweill i wella seiberddiogelwch a lleihau risg.

Nododd y Bwrdd y byddai gweithdy archwaeth risg yn cael ei drefnu eleni er mwyn i'r Bwrdd ddeall rheoli risg ymhellach a'r ffordd mae hyn yn gysylltiedig ag amcanion y Comisiwn, gan helpu gyda gwaith goruchwylio'r Bwrdd wrth wella dulliau rheoli ariannol a chyllidebol.

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn nodi gwaith y Pwyllgor Archwilio a Risg yn ystod y flwyddyn 2021/22.

Cyflwynodd y Cadeirydd Cydnabyddiaeth a'r Pwyllgor Adnoddau Dynol yr adroddiad, gan grynhoi gwaith y Pwyllgor yn ystod y flwyddyn 2021/22.

Croesawodd y Bwrdd y diweddariad gan nodi gweithgareddau diweddar y Pwyllgor ar risgiau cadw gweithlu a recriwtio, ffyrdd o weithio ar ôl COVID-19, taliadau ymadael, cylch cyflog a chanlyniadau arolygon staff 2021.

Nododd y Bwrdd er bod disgwyl i'r strategaeth pobl ddiwygiedig orffenedig gael ei chyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor, trafododd y Bwrdd y ffordd orau y gall y Pwyllgor ymgysylltu mwy â chydweithwyr ar faterion adnoddau dynol a diwylliant y sefydliad.

Nododd y Bwrdd fod croeso i'r Comisiynwyr fynychu'r naill Bwyllgor neu'r llall fel arsyllwyr er mwyn ymgysylltu â'r gwaith a'i ddeall yn well.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi gwaith y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol yn ystod y flwyddyn 2021/22.

Gan ystyried pa mor ddymunol yw cadw cyflog yn unol â'r Gwasanaeth Sifil yn fras a chan ystyried cymariaethau ehangach, ystyriodd y Bwrdd y dull priodol ar gyfer y cylch dyfarnu cyflog blynyddol ar gyfer y Comisiwn yn 2022/23.

Trafododd y Bwrdd yr angen am hyblygrwydd o ran recriwtio staff a sut i wneud hyn. Ffafriai'r Bwrdd recriwtio o feysydd daearyddol ehangach, amrywiol a mwy o hyblygrwydd o ran gweithio o bell, ond cydnabuwyd y byddai angen i rai timau fynd i'r swyddfa am fwy na deuddydd yr wythnos. Cododd hyn hefyd drafodaethau ar ofod swyddfa a sut mae hynny'n ymwneud â'n dull recriwtio.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar y cylch cyflog arfaethedig ar gyfer dyfarniad cyflog 2022/23.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan y Cwnsler Cyffredinol ar y gwaith a gynlluniwyd i adolygu effeithiolrwydd y Bwrdd.

Nododd y Bwrdd y byddai'r gwaith hwn yn cael ei wneud yn fewnol yn hytrach na thrwy ddefnyddio sefydliad allanol a byddai arolwg yn cael ei ddosbarthu trwy blatfform arolwg i nodi perfformiad, sylwadau a ffyrdd y Bwrdd o atgyfnerthu'r gwaith rhwng y swyddogion gweithredol ac aelodau'r Bwrdd gan dynnu sylw at feysydd i'w datblygu ymhellach ar yr un pryd.

Nodwyd y byddai'r arolwg yn ddienw ac y byddai lle i roi sylwadau ychwanegol. Byddai'r arolwg yn cael ei adrodd i gyfarfod Bwrdd mis Hydref fel rhan o adolygiad effeithiolrwydd y Bwrdd.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar lafar.

Derbyniodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar ar weithrediadau a materion yn codi, yn enwedig yr wybodaeth ddiweddaraf am drawsnewidiadau digidol, rhoi'r Ddeddf Etholiadau ar waith, y Cynghorydd Annibynnol i Fwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a diwrnod cwrdd i ffwrdd y Bwrdd yn Belfast ym mis Hydref.

Cynghorodd y Prif Weithredwr y Bwrdd ar waith a gynlluniwyd ar gyfer isadeiledd digidol y Comisiwn, yn dilyn penodi'r Pennaeth Digidol newydd a ddechreuodd yn y Comisiwn yr wythnos hon.

Nododd y Bwrdd fod y Comisiwn wedi bod yn ymateb i'r isadeiledd TG sy'n heneiddio ac mae cynlluniau ar waith i symud gwasanaethau i isadeiledd seiliedig ar Gwmwl. Byddai diweddariadau pellach, gan gynnwys unrhyw fylchau cyllido, yn cael eu hadrodd i'r Bwrdd yn y misoedd sydd i ddod.

Nododd y Bwrdd fod y strategaeth pobl ddiwygiedig yn ei fersiwn derfynol a byddai hon yn cael ei derbyn yng nghyfarfod y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol ym mis Gorffennaf cyn iddi gael ei chylchredeg yn ehangach i'r Bwrdd.

Nodwyd bod ffocws o'r newydd ar ddysgu a datblygu yn y strategaeth. Mae sesiynau blasu dysgu a datblygu wedi'u rhaglennu am ddeuddydd ym mis Gorffennaf a rhaglen arweinyddiaeth wedi'i chyflwyno'n raddol ar draws y sefydliad. Adroddwyd ein bod wedi ymgysylltu â phartïon allanol sydd wedi cynnig cynnal gweithdai arwain, gan roi cyfle i gydweithwyr gymryd rhan mewn dosbarthiadau meistr i ddatblygu eu sgiliau.

Nododd y Bwrdd yr wybodaeth ddiweddaraf am y Ddeddf Etholiadau ac yn benodol, roedd trafodaethau diweddar gyda'r Gweinidog yn ymwneud â rhoi'r darpariaethau ar waith.

Cytunwyd y bydd rhoi'r Ddeddf Etholiadau ar waith yn bwnc trafod yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd ym mis Gorffennaf.

Nododd y Bwrdd fod y trefniadau ar gyfer diwrnod cwrdd i ffwrdd y Bwrdd yn Belfast ym mis Hydref yn mynd rhagddynt, a diolchwyd i'r Comisiynydd Katy Radford am ei chyfraniad hyd yma.

Nodwyd ein bod yn trefnu rhaglen ddeuddydd, gydag opsiwn i gydweithwyr staff a Chomisiynwyr deithio ar y dydd Sul a chael cinio nos. Rydym yn dechrau rhoi rhaglen at ei gilydd a threfnu siaradwyr a bydd Katy Radford yn dosbarthu e-bost er mwyn rhannu rhai syniadau ar gyfer y rhaglen. Bydd yr wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei chyflwyno i gyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf.

Rhoddodd y Cwnsler Cyffredinol yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd ar recriwtio'r Cynghorydd Annibynnol i Fwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Nododd y Bwrdd fod yr ymgyrch bellach wedi cau a bod 26 o geisiadau wedi dod i law. Cynhaliwyd y gwaith o lunio rhestr hir yr wythnos hon, gan gytuno ar naw ymgeisydd. Bydd yr asiantaeth yn cynnal cyfweliadau i lunio rhestr fer o ymgeiswyr fis nesaf.

Nododd y Bwrdd fod safon yr ymgeiswyr hyd yma, o ystod eang o gefndiroedd, wedi creu argraff ar y panel dethol.

Trafododd y Bwrdd gwmpas y rôl a sut y byddai'n cysylltu â gwaith sydd eisoes wedi'i gwmpasu gyda'r arweinydd EDI a chylch gwaith y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol. Roedd awydd i sicrhau y byddai gan y Cynghorydd Annibynnol rôl effeithiol o fewn y Bwrdd a'r Comisiwn gyda thrafodaethau ar ddisgwyliadau a gwerth am arian.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar lafar.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar ar waith y Pwyllgor yn eu cyfarfod yn gynharach yn yr wythnos.

Nododd y Bwrdd weithgareddau ar archwiliad mewnol RSM ar sicrhau ansawdd a'r adroddiad cynnydd, yn ogystal â barn flynyddol yr archwiliad mewnol. Ystyriwyd gwaith pellach ar adroddiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol, Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon Adnoddau (gan gynnwys y datganiad llywodraethu) 2021/22, Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor 2021/22 i Fwrdd y Comisiwn ac effeithiolrwydd y Pwyllgor.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar lafar.