Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 21 Ebrill 2021

Cafwyd ymddiheuriadau gan Sue Bruce, Comisiynydd. 
 
Croesawodd Cadeirydd y Cyfarfod bawb i'r cyfarfod, yn enwedig John Pullinger, y darpar Gadeirydd a oedd yn bresennol fel arsylwr cyfranogol hyd nes bod Gwarant Frenhinol yn dod i law.  

Dywedwyd wrth y Bwrdd, gan fod dwy swydd wag am Gomisiynydd a bod ymddiheuriadau wedi'u derbyn gan y Comisiynydd Sue Bruce, ei fod yn ystyried bod gan y cyfarfod gworwm.      
‘Cworwm 

A13 Bydd gan gyfarfodydd y Bwrdd gworwm os bydd o leiaf chwe Chomisiynydd yn bresennol ac yn gallu cymryd rhan yn y drafodaeth, y bydd pedwar ohonynt yn Gomisiynwyr a benodwyd heblaw o dan Adran 3A o'r Ddeddf.’ 

Nododd y Bwrdd fod busnes y bwrdd a oedd wedi'i amserlennu ar gyfer y cyfarfod hwn yn gofyn i'r Comisiynwyr bennu cyfeiriad i'r Tîm Gweithredol yn hytrach na gwneud penderfyniadau, a oedd yn golygu na chafodd unrhyw eitemau busnes eu gohirio oherwydd materion cworwm. 
 

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd. 
 

Penderfynwyd: Y dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn a gynhaliwyd ar 31 Mawrth 2021. 
 

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan y Prif Weithredwr, y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau, y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil a'r Cyfarwyddwr Rheoleiddio. 

Nododd y Bwrdd fod dyddiad cau'r broses cofrestru etholiadol wedi mynd heibio am ganol nos ddydd Llun ynghyd â'r dyddiad cau ar gyfer pleidleisio drwy’r post yng Nghymru a Lloegr ddoe, gyda'r dyddiad cau yn yr Alban eisoes wedi mynd heibio ar 6 Ebrill. 

Nododd y Bwrdd fod dros 1 miliwn o etholwyr wedi gwneud cais i dderbyn pleidleisiau drwy'r post yn yr Alban, sef cynnydd o 18% o'r etholaeth yn yr etholiadau tebyg diwethaf yn 2016 i bron i chwarter o'r etholaeth nawr. Ymddengys fod darlun gweddol debyg ledled Cymru a Lloegr, gyda chynnydd amrywiol ond i gyd dan reolaeth. 

Nodwyd mai un maes rydym yn parhau i'w fonitro yw staffio etholiadau, gyda'r prif bryderon yn ymwneud â'r potensial i staff dros dro dynnu'n ôl ar y diwrnod pleidleisio oherwydd salwch neu hunanynysu, neu bryderon cyffredinol am ddiogelwch gweithio yn y digwyddiadau pleidleisio ar y diwrnod. Mae'r awdurdodau lleol yn gweithio'n galed i sicrhau y gallant ddarparu digon o staff a bod ganddynt gynllun wrth gefn i allu ymateb petai hyn yn digwydd. 

Maes arall sy'n derbyn llawer o ffocws, yn benodol i'r etholiadau hyn, oedd rheoli'r gwaith o ddilysu a chyfrif pleidleisiau, yn enwedig sut y mae modd rheoli mynediad yn ddiogel a sut y bydd ymgeiswyr ac asiantiaid yn gallu goruchwylio'r gweithrediadau, gan gynnwys sut i reoli eu disgwyliadau o ran y ffaith y bydd y broses gyfrif yn edrych yn wahanol ac yn cymryd mwy o amser. 

Nododd y Bwrdd fod ein prif ffocws o safbwynt gweinyddu etholiadau bellach ar ymateb i ymholiadau gan awdurdodau lleol, ac yn ystod yr wythnos diwethaf yn unig, gwnaethom ddelio â thros 200 o ymholiadau gan weinyddwyr etholiadau;
nid oes unrhyw batrymau na phryderon penodol yn dod i'r amlwg o'r rhain ar hyn o bryd, ond byddwn yn monitro'r hyn a ddaw i mewn a bydd ein timau ledled Cymru, Lloegr a'r Alban yn parhau i ganolbwyntio ar gefnogi awdurdodau lleol dros wythnosau olaf amserlenni'r etholiad. 

Nododd y Bwrdd ddiweddariad ar yr ymgyrch cofrestru pleidleiswyr, gydag 1.05 miliwn o geisiadau i gofrestru'n cael eu cofnodi ym mhob rhan o Brydain Fawr yn ystod cyfnod yr ymgyrch. Rhagorodd hyn ar dargedau'r Comisiwn ym mhob ardal, a'i dargedau ymestynnol ar gyfer Cymru, Lloegr a Phrydain Fawr i gyd.  

At hynny, nodwyd mai ein nod, wrth arwain i fyny at y diwrnod pleidleisio, yw cefnogi pleidleiswyr yn uniongyrchol a thrwy'r cyfryngau a thrydydd partïon eraill, er mwyn meithrin dealltwriaeth o sut i bleidleisio'n hyderus, yn enwedig yng ngoleuni mesurau diogelwch COVID-19. Mae hyn yn cynnwys gwaith parhaus gyda'r cyfryngau a thrwy wasanaethau gwybodaeth gyhoeddus y Comisiwn.  

Trafododd y Bwrdd yr ymgysylltu parhaus â'r Post Brenhinol, gan gynnwys deall hynt ei gynlluniau wrth gefn. 

Nododd y Bwrdd fod ein Prif Weithredwr a'n Cyfarwyddwr Gweinyddiaeth Etholiadau a Chanllawiau wedi cyfarfod â Phrif Weithredwr y Post Brenhinol sydd newydd ei benodi. Cawsom sicrwydd y byddai blaenoriaeth yn cael ei rhoi i ddosbarthu deunyddiau ymgyrchu, ein llyfrynnau gwybodaeth, cardiau pleidleisio, ceisiadau am bleidlais bost a phecynnau pleidleisio drwy'r post.  

Gofynnodd y Bwrdd am gael y wybodaeth ddiweddaraf am unrhyw faterion a all godi yn ystod gweddill cyfnod yr etholiad. 

Penderfynwyd: Y dylid nodi'r diweddariadau ar lafar. 

Derbyniodd y Bwrdd yr adroddiad a oedd yn rhoi cyfle i adolygu'r strwythur arfaethedig ar gyfer Cynllun Corfforaethol 2022/23-2026/27 gan y bydd yn cael ei gyflwyno i Senedd Cymru, Senedd y DU a Senedd yr Alban. 

Trafododd y Bwrdd y dôn a'r iaith, a'r angen iddo fod ar y lefel iawn, gan bwysleisio cyflawni amcanion y Comisiwn a sicrhau pwyslais priodol ar waith ym mhob rhan o'r DU. 

Nodwyd pwysigrwydd osgoi iaith reoli er mwyn ei wneud yn ddatganiad cliriach o gyd-destun ein rôl. 

Gwnaeth y Comisiynwyr Sarah Chambers, Stephen Gilbert a Joan Walley wirfoddoli i gysylltu ag awduron yr adroddiad i roi cymorth a chyfrannu lle bo angen cyn dod yn ôl i gyfarfod bwrdd mis Mehefin i'w gymeradwyo.  

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cymeradwyo'r strwythur ar gyfer Cynllun Corfforaethol 2022/23 -2026/27. 
 

Cynllun Corfforaethol 2022/23-2026/27: strategaeth ariannol (EC 31/21) 

Derbyniodd y Bwrdd adroddiad a oedd yn rhoi cyfle i gadarnhau'r strategaeth ariannol gyffredinol ar gyfer y Comisiwn dros gyfnod y cynllun corfforaethol.  

Trafododd y Bwrdd edrych ar opsiynau a chyfleoedd o ran y gyllideb graidd, yn ogystal ag adlewyrchu atebolrwydd ariannol ar gyfer gwaith datganoledig yng Nghymru a'r Alban. 

Nodwyd y byddai iteriadau pellach yn dod yn ôl i'r Bwrdd. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gymeradwyo'r dull gweithredu arfaethedig, ond byddai am ystyried hyn ymhellach cyn mabwysiadu'r strategaeth. 
 

Derbyniodd y Bwrdd adroddiad ar ein Hadroddiad Blynyddol a Chyfrifon gan gynnwys adolygiad o'n perfformiad o 2020/21. 

Trafododd y Bwrdd y prif negeseuon ar gyfer yr Adroddiad Blynyddol gan dynnu sylw at ystod o bynciau i'w nodi. 

Penderfynwyd: Y bydd yr adborth gan y Bwrdd yn cael ei ymgorffori wrth ddrafftio'r Adroddiad a'i ddangos yn llawn fel rhan o'r Adroddiad Blynyddol drafft yng nghyfarfod Bwrdd mis Mai. 
 

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan y Prif Weithredwr, y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil a'r Cyfarwyddwr Rheoleiddio.  

Nodwyd nad oedd adroddiad diweddaru arferol ysgrifenedig llawn y Prif Weithredwr yn briodol ar hyn o bryd oherwydd blaenoriaethau gwaith etholiadau'r staff a bod cyfran sylweddol o'r gwaith yn cael ei gwneud ar yr etholiadau fel y cafodd ei adlewyrchu yn yr eitem diweddaru ar yr agenda i'r Bwrdd. 

Nododd y Bwrdd y diweddariadau canlynol: 

Recriwtio Comisiynydd Newydd i Ogledd Iwerddon 

Cynhaliwyd cyfweliadau â'r ymgeiswyr ar y rhestr fer gyda'r darpar Gadeirydd, John Pullinger, yn rhan o'r panel. Y camau nesaf fyddai i Bwyllgor y Llefarydd ystyried argymhellion y panel, wedi'i ddilyn gan ymgynghoriad Arweinwyr y prif bleidiau, yna'n ôl i Bwyllgor y Llefarydd yna'r Tŷ, gyda mater y Warant Frenhinol i ddilyn, felly mae rhai misoedd i fynd o hyd cyn cwblhau'r broses. 

Y Pwyllgor ar Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus 

Y wybodaeth ddiweddaraf gan y Pwyllgor ar Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus yw ei fod yn bwriadu cyhoeddi ei adroddiad ar agweddau ar y fframwaith rheoleiddio Cyllid Gwleidyddol ym mis Gorffennaf. 

PACAC

Y cam y mae ei adolygiad o waith y Comisiwn arno yw cynnal rhai sesiynau tystiolaeth ar lafar. Mae wedi cynnal un ag academyddion o'r DU a oedd yn gadarnhaol. Yn y sesiwn ar 27 Ebrill, ceir cyfraniadau academaidd rhyngwladol. Wedyn, bydd yn cynllunio i gael sesiwn gyda ni ond nid oes dyddiad wedi'i drefnu hyd yma.  

Y Comisiwn  

Rydym yn parhau i weithredu'n effeithiol fel sefydliad sy'n gweithio o bell (mae'r gwaith ar etholiadau'n dangos hynny), gan gydnabod bod yna effeithiau, sy'n cynnwys rhai ar lesiant staff.  
 
Mae ein swyddfeydd wedi ailagor i raddau cyfyngedig, gyda mesurau cadw pellter cymdeithasol ar waith ac ar gyfer busnes â blaenoriaeth yn unig. Mae hyn yn seiliedig ar system cadw lle i nifer gyfyngedig a dim ymwelwyr.  
 
Mae ein polisïau adnoddau dynol wedi'u cysoni i weithio'n fwy hyblyg yn y swyddfa ac wrth weithio o bell, sy'n cynnwys arolygu staff. Byddwn yn treialu hyn am flwyddyn er mwyn dysgu, addasu a chynefino. 

Bil Uniondeb Etholiadol 

Mae paratoadau'n mynd rhagddynt ar gyfer y Bil Uniondeb Etholiadol a ddisgwylir gan Lywodraeth y DU, gyda bwrdd prosiect y Comisiwn yn cael ei sefydlu i gydlynu'r gweithgarwch. Ar hyn o bryd, mae'r gwaith yn canolbwyntio ar sicrhau ein paratoadau ar gyfer hynt y Bil, a'r angen i gefnogi seneddwyr drwy ddarparu briffiadau cywir ac amserol ar ddarpariaethau'r Bil; ac ar fapio'r gwaith angenrheidiol i roi'r darpariaethau ar waith os cânt eu pasio'n gyfraith. 

Amlinelliad o Gyllid Gwleidyddol 

Mae'r prosiect wedi symud o goch i oren am y tro cyntaf ers yr anawsterau gyda'r datblygwr. Mae'r gyllideb bellach wedi'i sicrhau drwy'r Amcangyfrif gyda dau ddatblygwr mewnol ar waith hefyd. Mae modiwlau cofrestru wedi'u profi'n fewnol ac mae'r paratoadau ar gyfer adrodd yn rhithwir ar fodiwlau bellach wedi'u cwblhau. 
 
Rydym wedi rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i ddefnyddwyr drwy gysol y broses, ac maent bellach yn cynllunio sut y bydd yr hyfforddiant a'r dull o'i weithredu'n edrych. Mae hyfforddiant ar y gweill ar gyfer mis Awst a bydd yn parhau yn ôl yr angen. 

Strategaeth cymorth rheoleiddio 

Rydym ar y trywydd iawn o ran ymgynghori ar y strategaeth cymorth rheoleiddio ar ôl etholiadau mis Mai. Bydd hyn yn cynnwys gwaith arolygu a thrafodaethau wedi'u targedu. Bydd y targedau'n cynnwys y rhai y tu hwnt i'r prif bleidiau; pleidiau â chynrychiolwyr etholedig ar lefelau lleol a rhanbarthol a derbynwyr rheoledig. 

Rydym eisoes wedi nodi a chwblhau dau ganllaw newydd o ganlyniad i ymgysylltu'n gynnar ar gymorth rheoleiddio. Mae un yn darparu canllawiau penodol i drysoryddion unedau cyfrifyddu, y mae llawer ohonynt yn wirfoddolwyr ac rydym am eu cefnogi, ac mae'r llall ar sut y gall pleidiau brisio'u gwasanaethau neu drafodion masnachol. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariadau ar weithrediadau a materion yn codi. 

Derbyniodd y Bwrdd system olrhain camau gweithredu Bwrdd y Comisiwn yn nodi diweddariadau pellach. 

Penderfynwyd: Y dylai system olrhain camau gweithredu Bwrdd y Comisiwn gael ei nodi. 

Trafododd y Comisiynwyr eitemau busnes ar gyfer cyfarfodydd y dyfodol. Byddai'r rhain yn cael eu hadlewyrchu ym Mlaengynllun busnes y Bwrdd yng nghyfarfod mis Mai. 

Penderfynwyd: Y dylai Blaengynllun busnes y Bwrdd gael ei nodi. 

Cyflwynodd y darpar Gadeirydd ei hun i'r Bwrdd. Roedd yn edrych ymlaen at weithio gyda'r Bwrdd a staff y Comisiwn Etholiadol ar adeg mor bwysig i'r system etholiadol. Gobeithiai y byddai'r broses o'i benodi wedi dod i ben mewn pryd iddo ddechrau ei swydd ar 1 Mai yn ôl y bwriad. 
 
Diolchodd y Bwrdd i Rob Vincent am ei amser a'i ofal fel Cadeirydd y Cyfarfodydd ac, fel corff sy'n edrych ymlaen at y cam nesaf.