Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 21 Hydref 2020
Meeting summary
Dyddiad: Dydd Mercher 21 Hydref 2020
Amser: 9:30am to 1pm
Lleoliad: Drwy gyfrwng fideogynadledda
Dyddiad y cyfarfod nesaf a drefnwyd: 2 Rhagfyr 2020
Yn bresennol
- John Holmes, Cadeirydd
- Sue Bruce
- Anna Carragher
- Sarah Chambers
- Elan Closs Stephens
- Stephen Gilbert
- Alasdair Morgan
- Rob Vincent
- Joan Walley
Yn y cyfarfod:
- Bob Posner, Prif Weithredwr
- Craig Westwood, Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil
- Louise Edwards, Cyfarwyddwr Rheoleiddio
- Ailsa Irvine, Director, Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau
- Kieran Rix, Director, Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol
- Rupert Grist, Cwnsler Cyffredinol Dros Dro
- David Bailey, Pennaeth Cynllunio Strategol a Pherfformiad
- Carol Sweetenham, Pennaeth Prosiectau
- Mike Cheetham, RSM (Archwilwyr mewnol) (Eitem 8)
- Anna Simmonds, RSM (Archwilwyr mewnol) (Eitem 8)
- Bola Raji, Uwch-Gynghorydd Cynllunio a Pherfformiad (Eitem 8)
- Isabella Coventry, Uwch-Gynghorydd Risg A Buddion (Eitem 8)
- Zena Khan, Ysgrifennydd Dros Dro'r Bwrdd
- Melanie Davidson, Pennaeth Cymorth a Gwella (Eitemau 1-7)
- Philippa Saray, Rheolwr Rhanbarthol Dwyrain a De-ddwyrain Lloegr (Eitemau 1-7))
- Heather Bush, Rheolwr Rhanbarthol Dwyrain a De-ddwyrain Lloegr (Eitemau 1-7))
- Adrian Green, Rheolwr Rhanbarthol Dwyrain a De-ddwyrain Lloegr (Eitemau 1-7)
- Kathryn Dunn, Swyddog Cyswllt Rhanbarthol (Gogledd-orllewin Lloegr) (Eitemau 1-7)
- Amy Symons, Improvement Manager, Rheolwr Gwella, Cymorth a Gwella (Eitem
7) - Stephen Baker, Cyngor Dwyrain Suffolk (Eitem 7)
- Graham Farrant, Cyngor Bournemouth, Christchurch a Poole (Eitem 7)
- Paul Redfern, Cynghorydd Annibynnol i'r Pwyllgor Archwilio (Eitemau 1-9)
- Matt Pitcher, Cyngor Bournemouth, Christchurch a Poole (Eitem 7)
Ymddiheuriadau a chroeso
Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.
Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a diolchodd i Amanda Kelly yn ei habsenoldeb am y gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn ddiwethaf wrth iddi drosglwyddo'r awenau i Rupert Grist, Uwch-gyfreithiwr, a fydd yn gweithredu fel Cwnsler Cyffredinol dros dro nes i Binnie Goh, y Cwnsler Cyffredinol newydd, gyrraedd yn y Flwyddyn Newydd.
Nododd y Cadeirydd fod Alasdair Morgan yn bresennol yn y cyfarfod fel sylwedydd nes i'r Bwrdd gael cadarnhad ei fod wedi'i ailbenodi'n Gomisiynydd drwy Warant Frenhinol.
Datganiadau o fuddiant
Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd.
Cofnodion cyfarfod blaenorol y Bwrdd (EC 80/20)
Penderfynwyd: Y dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 23 Medi 2020.
Cofnodion o fusnes electronig (EC 81/20)
Penderfynwyd: Y dylid cymeradwyo cofnodion Bwrdd y Comisiwn o eitemau o fusnes electronig o 16 Medi 2020.
System olrhain camau gweithredu Bwrdd y Comisiwn (EC 82/20)
Gofynnodd y Bwrdd am gael diweddariad ar ymateb y Comisiwn i'r Pwyllgor Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus yn y cyfarfod nesaf
Cam gweithredu: Rhoddir diweddariad ar lafar ar ymateb y Comisiwn i'r Pwyllgor Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus yn y cyfarfod ym mis Rhagfyr.
Penderfynwyd: Y dylai'r system olrhain camau gweithredu Bwrdd y Comisiwn gael ei nodi.
Blaengynllun o fusnes y Bwrdd (EC 83/20)
Trafododd y Bwrdd y blaengynllun a nododd fod dyddiad y Pwyllgor Archwilio wedi newid o fis Hydref i fis Tachwedd.
Gofynnodd y Comisiynwyr am ddiweddariad ar y broses etholiadol ar gyfer etholiadau Senedd Cymru a Senedd yr Alban gyda ffocws penodol ar gynllunio mewn ymateb i bandemig y Coronafeirws.
Cam gweithredu: Caiff diweddariad ar y broses etholiadol ar gyfer Senedd Cymru a Senedd yr Alban ei gynnwys fel rhan o'r eitemau diweddaru ar gyfer etholiadau Mai 2021 ar agendâu cyfarfodydd mis Ionawr a mis Chwefror.
Penderfynwyd: Y dylid adolygu’r blaengynllun.
Yr heriau, y risgiau a'r problemau sy'n gysylltiedig â chyflwyno rheng flaen (EC 84/20)
Ymunodd Prif Weithredwyr dau awdurdod lleol â'r cyfarfod er mwyn rhoi diweddariad ar yr heriau y mae llywodraeth leol yn eu hwynebu a'u heffaith ar y ffordd y gall gwasanaethau etholiadol gael eu darparu'n effeithiol ac yn effeithlon.
Clywodd y Bwrdd am bwysigrwydd cynnal etholiadau yn llwyddiannus ac ystyriodd yr heriau a'r cyfleoedd penodol sy'n gysylltiedig â chynnal yr etholiadau ym mis Mai 2021 yng nghyd-destun pandemig y Coronafeirws, gan gynnwys cynnydd tebygol yn nifer y pleidleiswyr post ac anawsterau staffio posibl. Pwysleisiodd y ddau Brif Weithredwr hefyd fod angen gwneud cynnydd o ran moderneiddio prosesau etholiadol er mwyn adlewyrchu'r oes ddigidol, er mwyn sicrhau na chaiff pleidleiswyr iau eu dieithrio a thirwedd awdurdodau lleol sy'n newid yn gyflym wrth i awdurdodau gael eu huno a'u had-drefnu Yn y cyfamser, roedd y pwysau ariannol yn cynyddu. Roedd achos dros fwy o gydweithio rhwng awdurdodau, er enghraifft wrth ddelio â chyflenwyr.
Clywodd y Bwrdd fod yr awdurdodau lleol yn gwerthfawrogi'r cymorth roeddent yn ei gael gan y Comisiwn ac, yn arbennig, ei dimau rhanbarthol. Gwnaethant dalu teyrnged i'r gymuned etholiadol a barhaodd i gynnal etholiadau effeithiol, ar y cyfan, er gwaethaf y pwysau ariannol. Nododd y Bwrdd y pwyslais ar bwysigrwydd moderneiddio'r broses etholiadol a sicrhau ei bod yn parhau i fodloni disgwyliadau'r cyhoedd a diwallu anghenion pleidleiswyr, gan barchu'r angen i sicrhau diogelwch a hyder y cyhoedd.
Ar ôl i gynrychiolwyr yr awdurdodau lleol adael y cyfarfod, rhoddodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau ddiweddariad cynnydd i'r Bwrdd ar waith a oedd yn cael ei wneud gan y Comisiwn i ymchwilio i agweddau pleidleiswyr mewn perthynas â moderneiddio'r broses etholiadol, ac ar waith i ddatblygu a gweithredu strategaeth er mwyn helpu i wella cydnerthedd a chapasiti awdurdodau lleol, gyda phwyslais ar roi ystyriaeth i strwythurau cydgysylltu etholiadol is-genedlaethol yn Lloegr. Trafododd y Bwrdd y posibilrwydd o gynnwys y Comisiynwyr yn y gwaith hwn.
Cam gweithredu: Cyfle mwy rheolaidd i glywed yn uniongyrchol gan awdurdodau lleol i'w gynnwys yn y blaengynllun.
Cam gweithredu: Diweddariad ym mhob cyfarfod o'r Bwrdd ar y paratoadau ar gyfer etholiadau Mai 2021 i'w ychwanegu i'r blaengynllun.
Penderfynwyd: Y dylid nodi'r pwyntiau a wnaed yn ystod y drafodaeth ac y dylid diolch i Stephen Baker a Graham Farrant am eu cyfraniad at y drafodaeth.
Cynllunio corfforaethol 2021/2026 (EC 85/20)
Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar y cynnydd a oedd wedi'i wneud o ran datblygu Cynllun Corfforaethol 2021/2026. Trafodwyd yr angen i gydbwyso uchelgais a realaeth er mwyn cydnabod y cyd-destun gweithredu presennol a sicrhau bod pleidleiswyr wrth wraidd y cynllun. Ystyriodd y Bwrdd a oedd gormod o ffocws mewnol i'r cynllun ac a oedd rhanddeiliaid allanol wedi'u cynnwys ddigon yn y gwaith o'i ddatblygu.
Ystyriodd y Bwrdd amseriad y cynllun a phenodiad Cadeirydd newydd y Comisiwn, yn ogystal â'r adroddiadau a ddisgwylir gan y Pwyllgor Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus a'r Pwyllgor Gweinyddiaeth Gyhoeddus a Materion Cyfansoddiadol. Nodwyd bod gennym gynllun corfforaethol pum mlynedd ar waith ar hyn o bryd ac ystyriodd y Bwrdd a fyddai'n well datblygu Amcangyfrif Cyllidebol blwyddyn a naratif ategol ar gyfer 2021/22 er mwyn i'r cynllun corfforaethol newydd allu cael ei ddatblygu mewn trafodaeth â'r Cadeirydd newydd.
Cytunwyd, er y dylai gwaith ar y cynllun corfforaethol newydd barhau, y dylid cysylltu â Phwyllgor y Llefarydd a'r gweinyddiaethau datganoledig er mwyn cadarnhau a fyddent yn cytuno i oedi er mwyn i drafodaethau allu cael eu cynnal â'r Cadeirydd newydd. Wedyn, gellir llunio Amcangyfrif Cyllidebol blwyddyn a naratif ategol ar gyfer 2021/22.
Cam gweithredu: Dylai'r gwaith ar Gynllun Corfforaethol 2021/2026 barhau gyda'r bwriad o gytuno arno â'r Cadeirydd newydd a dylid llunio Amcangyfrif Cyllidebol blwyddyn a naratif ategol ar gyfer 2021/22. Cadarnhau'r dull hwn o weithredu gyda Phwyllgor y Llefarydd a'r gweinyddiaethau datganoledig.
Penderfynwyd: Bod y gwaith a wnaed hyd yma ar Gynllun Corfforaethol 2021/2026 yn cynnwys yr elfennau cywir ond bod angen gwneud rhagor o waith, er enghraifft er mwyn sicrhau bod cyd-destun y byd ar ôl COVID-19 yn cael ei adlewyrchu'n llawn, yn ogystal â'r gydberthynas rhwng ein gwaith a gwaith sefydliadau perthnasol eraill megis Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
Penderfynwyd: Y dylai'r Pwyllgor Archwilio ystyried ymhellach yr awydd i gymryd risgiau sy'n gysylltiedig â Chynllun Corfforaethol drafft 2021/2026.
Diweddariad y Prif Weithredwr (EC 86/20)
Trafododd y Bwrdd y diweddariad ac, yn benodol, nododd goblygiadau parhaus pandemig y Coronafeirws i waith a staff y Comisiwn. Nododd y Bwrdd y paratoadau ar gyfer etholiadau Mai 2021 a'r ffaith bod cynlluniau wrth gefn yn cael eu hadolygu'n rheolaidd.
Penderfynwyd: Y dylai'r diweddariad gael ei nodi.