Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 21 Medi 2022

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod, yn enwedig Sal Naseem, y Cynghorydd Annibynnol i Fwrdd y Comisiwn ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant, wrth iddo gymryd rhan yn ei gyfarfod cyntaf o Fwrdd y Comisiwn. 
Croesawodd y Cadeirydd hefyd Roseanna Cunningham, sy'n ymuno fel sylwedydd wrth i ni aros am ei Gwarant Frenhinol wedi'i llofnodi gan Ei Fawrhydi. 

Cydnabu'r Bwrdd mai dyma fyddai cyfarfod Bwrdd olaf y Comisiynydd Alasdair Morgan wrth iddo ymddeol o Fwrdd y Comisiwn Etholiadol, ar ôl gwasanaethu am ddau dymor. 

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan Binnie Goh, y Cwnsler Cyffredinol. 

Croesawodd y Bwrdd y tîm cyfathrebu allanol, a ymunodd â'r cyfarfod i roi cyflwyniad a throsolwg ar eu gwaith. 

Diolchodd y Bwrdd i'r tîm am eu hamser a'u diweddariadau a chroesawodd ddiweddariadau pellach ar weithgareddau'r dyfodol. 
 

Chambers, a gafodd ei hailbenodi am ail dymor gyda'r rheoleiddiwr pensiynau. 

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd a gynhaliwyd ar 20 Gorffennaf 2022. 
 

Gofynnodd y Bwrdd am ragor o wybodaeth am amserlennu'r eitem ymgyrchoedd digidol. Nodwyd bod siaradwr gwadd bellach wedi'i drefnu, ac mae'r logisteg yn cael ei gynllunio o hyd. Byddai diweddariadau pellach yn cael eu darparu yn y cyfarfod Bwrdd nesaf. 

Trafododd y Bwrdd flaenoriaethau polisi'r Comisiwn a'r angen i gael trafodaeth wedi'i threfnu ar Flaengynllun busnes y Bwrdd 2022/23, ynghyd â thrafodaeth ar gynlluniau ar gyfer cyfarfod Bwrdd a gynhaliwyd yn etholaeth y Siaradwyr ar gyfer mis Chwefror 2023. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd drafod ac adolygu Blaengynllun busnes y Bwrdd ar gyfer 2022/23, gan gynnwys eitemau amserol.
 

     
Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad a oedd yn rhoi diweddariadau ar y gweithredoedd a'r materion a oedd yn codi. 

Nododd y Bwrdd ers i'r adroddiad hwn gael ei ysgrifennu, fod y Comisiwn Cydraddoldeb yng Ngogledd Iwerddon wedi cymeradwyo strategaeth Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant y Comisiwn. Rhoddodd y Prif Weithredwr ganmoliaeth i'r Pennaeth Prosiectau am ei chadernid er mwyn cyflawni'r canlyniadau. 

Rhoddodd y Bwrdd wybod y bydd y Comisiwn yn cynnal ei gynhadledd i'r staff i gyd ar 1 Chwefror 2023 yn Llundain a byddwn yn gweld holl staff y Comisiwn yn dod ynghyd am y tro cyntaf ers y pandemig. Bydd yn gyfle i gynnal seremoni wobrwyo i gydnabod unigolion a thimau sydd wedi cyfrannu at y sefydliad. Nodwyd bod sawl Comisiynydd wedi gwirfoddoli i gefnogi'r diwrnod. 

Rhoddodd y Bwrdd wybod fod yr adroddiadau ar ôl y digwyddiad pleidleisio wedi'u cyhoeddi heddiw. Cafodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil a'r Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau ac Arweiniad ganmoliaeth ynghyd â'u timau am eu gwaith ar lunio'r adroddiad. 

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau pellach ar y dyfarniad cyflogau staff, seilwaith TG y Comisiwn a chynnydd ar gaffael system rheoli papurau newydd i'r Bwrdd. Trafodwyd diweddariadau eraill ar ymgyrch y dull adnabod Pleidleiswyr, gwaith parhaus gyda'r Ddeddf Etholiadau a gwaith parhaus gyda Cyllid Gwleidyddol Ar-lein. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi cynnwys yr adroddiad. 
 

Cyflwynwyd adroddiad Cyllid a Pherfforiad chwarter un, 2022-23, i'r Bwrdd. 
 
Penderfynwyd:  Y dylai'r Bwrdd nodi cynnwys yr adroddiad er mwyn olrhain y gwaith o gyflawni'r rhaglen waith a bod y gyllideb yn cael ei rheoli'n effeithiol. 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yr adroddiad, gan ddarparu gwybodaeth i'r Bwrdd mewn perthynas â Deddf Etholiadau 2022, gan roi grymoedd i Lywodraeth y DU roi Strategaeth a Datganiad Polisi ar waith fel rhan newydd o brosesau atebolrwydd y Comisiwn. 

Croesawodd y Bwrdd y papur a'r gwaith a oedd wedi'i wneud i'w baratoi. Trafododd rai diwygiadau i eiriad yr ymateb i'r ymgynghoriad a phryderon ar sut y byddai'r Strategaeth a Datganiad Polisi'n effeithio ar fusnes dyddiol y Comisiwn ar ôl iddi gael ei chwblhau. Bydd cyfle i drafod y camau nesaf o ran sut mae'r Strategaeth a Datganiad Polisi yn effeithio ar y Bwrdd yng nghyfarfod mis Chwefror. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gefnogi'r dull gweithredu a chytuno ar yr ymateb arfaethedig i'r ymgynghoriad. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno i ddirprwyo cymeradwyaeth derfynol yr ymateb i'r ymgynghoriad i Gadeirydd y Comisiwn a'r Prif Weithredwr, gan ymgorffori'r newidiadau hynny fel y cynigiwyd a'u cytuno fel rhan o drafodaeth y Bwrdd. 
 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yr adroddiad sy'n adeiladu ar yr adroddiad a gyflwynwyd ym mis Gorffennaf ar gynllunio busnes. Yna gofynnwyd i'r Bwrdd gytuno ar y dull strategol o osod cyllidebau ar gyfer 2023/24. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd gytuno ar y Prif Amcangyfrifon ar gyfer Cymru, y DU a'r Alban ar gyfer 2023/24 a chyllidebau ar gyfer 2023/24 i 2027/28. 
 

Derbyniodd y Bwrdd ddyddiadau cyfarfodydd arfaethedig y Bwrdd, y Pwyllgor Archwilio a Risg a chyfarfodydd y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol ar gyfer 2023/24. 
Gofynnodd y Bwrdd am rywfaint o waith golygu i ddyddiadau arfaethedig y cyfarfodydd amrywiol, a chytunodd i barhau i gynnal cyfarfodydd Pwyllgor ar y diwrnod cyn cyfarfod y Bwrdd er mwyn cadw costau teithio a llety'r Comisiynydd yn isel. 

Cam Gweithredu: Dylai calendr diwygiedig o ddyddiadau cyfarfodydd arfaethedig y Bwrdd a'i Bwyllgorau ar gyfer 2023/24 gael ei ailgyflwyno i gyfarfod Bwrdd yn y dyfodol gytuno arno. 

Perchennog y cam gweithredu: Uwch-gynghorydd Llywodraethu
 

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau ac Arweiniad ddiweddariad ar lafar ar weithgareddau cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant.

Fel y cafodd ei adrodd ar eitem 6 yr agenda, nodwyd ar ôl i'r ymgynghoriad ddirwyn i ben yn gynharach yn y flwyddyn, gwnaeth Comisiwn Cydraddoldeb Gogledd Iwerddon gymeradwyo ein strategaeth Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ledled y DU a'r Cynllun Cydraddoldeb Sengl ar gyfer Gogledd Iwerddon. 

Nododd y Bwrdd ein bod bellach yn paratoi ar gyfer cyhoeddi, ac rydym yn gweithio ar y cynllun gweithredu i gyflawni yn erbyn y strategaeth – bydd y strategaeth pobl yn ddull pwysig ar gyfer y gwaith hwn ar lefel ymarferol, gyda Chydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant yn un o bileri'r strategaeth honno, ac mae rhaglen weithredu fanwl i gyflawni yn erbyn hyn ar waith. 

Nodwyd bod Comisiwn Etholiadol Gogledd Iwerddon hefyd wedi cymeradwyo ein dull diwygiedig o weithredu Asesiadau Effaith ar Gydraddoldeb ac adnoddau a thempledi sgrinio cysylltiedig. Rydym eisoes wedi dechrau defnyddio'r rhain ac rydym bellach yn edrych ar sut y gallwn ymgorffori'r defnydd ohonynt yn ein proses gwneud penderfyniadau a chefnogi hyn gyda rhagor o hyfforddiant, enghreifftiau a chyfathrebu. 

Nododd y Bwrdd y dylai ein grŵp Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant barhau i ddatblygu ein calendr cynhwysiant, gyda'r gyfres nesaf o ddigwyddiadau wedi'i chynllunio i ddathlu Mis Hanes Pobl Dduon ym mis Hydref. Fel gyda Diwrnod Rhyngwladol y Menywod a Pride, rydym yn bwriadu cynnal rhai sesiynau briffio gyda siaradwyr allanol, yn ogystal â rhannu erthyglau ac adnoddau diddorol ac annog trafodaethau trwy ein mewnrwyd ac ar draws timau. 

Nodwyd y byddai'r Cynghorydd Annibynnol i'r Bwrdd ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant yn gweithio gyda chydweithwyr ar fentrau Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant allanol. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar lafar.
 

Derbyniodd y Bwrdd ddiweddariad ar waith gwrth-fwlio ac aflonyddu'r Comisiwn, gan nodi rhai canlyniadau arolygon staff perthnasol o 2021. 

Nododd y Bwrdd amcanion y Comisiwn a'i ddull gweithredu, trosolwg o weithgareddau a mesur effaith. 

Nodwyd y byddai gwaith a wnaed ar y polisi urddas a pharch yn cael ei ddosbarthu er gwybodaeth.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad.                  
 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yr adroddiad ar   gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf 2021 i 30 Mehefin 2022. 

Nododd y Bwrdd fod yr adroddiad yn mynd i'r afael â'r dull gwahanol o ymdrin â chwynion a ddefnyddiwyd gennym dros y flwyddyn ddiwethaf i bwysleisio'r gwersi a ddysgwyd. 

Yn ychwanegol at hyn, cytunwyd ar adnoddau ychwanegol i wella ein gwaith o drafod cwynion ymhellach ac rydym yn ystyried newidiadau pellach i wella ein gwasanaeth cwsmeriaid gan gynnwys gwaith trin a thrafod cwynion. 

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r cwynion a dderbyniwyd dros y deuddeg mis diwethaf.