Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 22 Medi 2021

Croesawodd y Cadeirydd pawb i gyfarfod hybrid cyntaf Bwrdd y Comisiwn, gyda rhai yn mynychu yn bersonol gan ddilyn rheolau cadw pellter cymdeithasol, ac eraill yn ymuno o bell.

Croesawodd y Cadeirydd Katy Radford, Comisiynydd newydd Gogledd Iwerddon, i’w chyfarfod Bwrdd cyntaf, gan gymryd rhan fel arsylwr wrth i ni aros am ei Warant Frenhinol wedi’i llofnodi.

Rhoddodd y Cadeirydd wybod y byddai hwyluswr allanol, sef Marcia Bluck, yn ymuno a nhw yn eitem agenda 6, i hwyluso rhan o’r trafodaethau ar Gydraddoldeb, Amrywiaeth a chynhwysiant. 

Nodwyd y byddai eitem 9 o’r agenda yn cael ei gymryd ar ddiwedd r hol eitemau busnes, gan fyddai nifer cyfyngedig o staff ar ôl.
 

Datganodd y Comisiynydd Sue Bruce ei bod wedi cymryd cam i fyny o fod yn Ddirprwy Gadeirydd i fod yn Gadeirydd ar hyn o bryd ar y ‘Prince’s Foundation’.

Nododd y Bwrdd y byddai Cofrestr Buddiannau’r Comisiynwyr yn cael ei diweddaru ac adlewyrchwyd hyn ar wefan allanol y Comisiwn yn unol â Chod Ymddygiad y Comisiynwyr.
 

Penderfynwyd: Y cytunir ar gofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn ar 21 Gorffennaf 2021.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad yn diweddaru’r Comisiynwyr ar y sefyllfa bresennol o ran y prosesau i’r tair senedd a’r cyllidebau terfynol.

Nodwyd y byddai Comisiynwyr Cymru a’r Alban yn adolygu ymhellach y llythyron eglurhaol i Senedd Cymru a Senedd yr Alban a fydd yn gysylltiedig â’r naratif ar gyfer y Cynllun Corfforaethol a’r Prif Amcangyfrif.

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd y byddai’r Cynllun Corfforaethol 2022/23 – 2026/27 terfynol a’r cyllidebau cysylltiedig, yn ddibynnol ar adolygiadau pellach o’r deunydd, yn cael eu cyflwyno i Senedd Cymru a Senedd yr Alban gan Gomisiynwyr Cymru a’r Alban.
 

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad gan roi crynodeb o gynnydd.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr, Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, wybod ei fod yn hyderus ar hyn o bryd y gellid rheoli’r pwysau ariannol o fewn y gyllideb, er y byddai ef a’r Prif Weithredwr yn cynnal cyfarfodydd gyda Chyfarwyddwyr yn ystod mis Hydref i sicrhau rhagolygon canol y flwyddyn.

Trafododd y Comisiynwyr nifer o agweddau’r perfformiad diweddar, gan gynnwys cyflymder ymchwiliadau cymhleth a throsiant staff.

Gofynnodd y Bwrdd am bapur ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol sy’n dangos proses ymchwiliad, gan gynnwys pa mor hir mae’r ymchwiliad yn cymryd a chanlyniadau. Gofynnodd y Bwrdd hefyd i’r Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol adrodd yn ôl ar drosiant staff, gan gysylltu â’r Pwyllgor Archwilio a Risgiau yn ôl yr angen.

Gweithred: I ddod â phapur ar broses ymchwiliad, yr amser a ddyrannwyd a’r canlyniadau, i gyfarfod yn y dyfodol.

Perchennog y weithred: Cyfarwyddwr, Rheoleiddio.

Cyflwynwyd gan: Cyfarfod y Bwrdd ym mis Rhagfyr.  

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd ddarpariaeth y rhaglen waith ac ystyriodd feysydd lle oedd angen rhagor o graffu.

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol yr eitem oedd yn diweddaru’r comisiynwyr ar y cynnydd diweddar a wnaed wrth gyflawni ymrwymiad y Comisiwn i Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant (EDI). Gohiriwyd ar ail eitem ar les tan gyfarfod yn y dyfodol.

Adolygodd a thrafododd y Bwrdd feysydd o fewn y Strategaeth EDI ddrafft, gan gynnwys ehangu ystod y grwpiau a gyrhaeddir megis gofalwyr a phobl sydd ag anableddau amrywiol, ac yn gyffredinol i adnabod amrywiaeth meddwl y tu hwnt i’r grwpiau hynny y mae’r gyfraith yn adnabod bod ganddynt nodweddion gwarchodedig. Rhaid rhoi ystyriaeth ddifrifol i ragfarn ddiarwybod. Pwysleisiodd y Comisiynwyr bwysigrwydd dangos ymrwymiad i themâu’r strategaeth yn hytrach na dim ond cydymffurfio â rheolau. Awgrymwyd y dylwn archwilio arferion da a fabwysiadwyd mewn mannau eraill, yn enwedig Gogledd Iwerddon.

Nododd y Bwrdd bwysigrwydd cael y strategaeth allan, i’r ymgynghoriad fod ar waith ac i’r rhaglen waith i gael ei chyflwyno. Rhoddir gwybod am gynnydd pellach mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.

Cyflwynodd y Cwnsler Cyffredinol Marcia Bluck, sef ymgynghorydd allanol wnaeth arwain ar sesiwn yn archwilio opsiynau gwella amrywiaeth y Bwrdd.

Nododd y Bwrdd gyflwyniad oedd yn rhoi sylw’r Comisiynwyr ar y canlynol:

• Gwella amrywiaeth ar lefel Bwrdd
• Gwella cynrychiolaeth – nodweddion gwarchodedig ac economeg gymdeithasol
• Ehangu safbwyntiau’r Bwrdd
• Cryfhau ymgysylltu dilys gyda grwpiau amrywiol

Trafododd y Bwrdd ffyrdd amrywiol y gellid magu hyder a datblygu enw da, a gosododd amcanion clir a rhoi gwerth i unigolion, gan gynnwys recriwtio ymgynghorydd annibynnol ar EDI i’r Bwrdd.

Diolchodd y Bwrdd Marcia am gyflwyniad ystyriol oedd yn peri pobl i feddwl, a chroesawodd trafodaethau.

Rhoddir rhagor o fanylion, a disgrifiad swydd o ran ymgynghorydd annibynnol ar EDI ar gyfer y Bwrdd, mewn cyfarfod yn y dyfodol er mwyn cytuno arnynt.   

Gweithred: Rhoddodd y Bwrdd awdurdod i’r Prif Weithredwr a’r cwnsler Cyffredinol i baratoi rhagor o fanylion a disgrifiad swydd ymgynghorydd annibynnol ar EDI ar gyfer y Bwrdd a mecanwaith ar gyfer ymgysylltu â Chomisiynwyr.

Perchennog y weithred: Prif Weithredwr a Chwnsler Cyffredinol.

Cyflwynwyd gan: Hydref 2021.

Penderfynwyd: Nododd a chytunodd y Bwrdd ar y camau a gymerwyd yn ystod y flwyddyn hon i hyrwyddo cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant.

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd i’r Comisiwn fynd allan ac ymgynghori ar y Strategaeth EDI a’r deunydd newydd o ran EIA.

Cafodd yr adroddiad ei gyflwyno gan y Prif Weithredwr a’r Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil. Gwahoddodd y Prif Weithredwr y Bwrdd i gytuno bod y blaid Alba yn ymuno â’r cynllun, ond roedd am ystyried ymhellach sut ddylai dyraniad y grant weithio a’r argymhelliad ychwanegol.

Cytunodd y Bwrdd bod y blaid Alba yn ymuno â’r Cynllun, a dirprwyodd i’r Prif Weithredwr, gyda’r Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil, y cyfrifoldeb o ysgrifennu at y Bwrdd gyda’r argymhellion arfaethedig i’r Gweinidog. Byddai ymatebion y Bwrdd yn galluogi’r Prif Weithredwr i gwblhau’r dull ac ysgrifennu’n gyfatebol at y Gweinidog.

Gweithred: Dirprwyodd y Bwrdd i’r Prif Weithredwr, gyda’r Cyfarwyddwr, Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil, y cyfrifoldeb o adolygu sut bydd y grant yn cael ei ddyrannu gyda’r blaid Alba yn rhan o’r Cynllun, ac yna ysgrifennu at y Bwrdd gyda’r argymhellion i’r Gweinidog.

Perchennog y weithred: Prif Weithredwr

Cyflwynwyd gan: Diwedd mis Hydref  

Penderfynwyd: Cytunwyd y byddai’r Bwrdd yn cynnwys Plaid Alba fel plaid cymwys yn yr Alban yn unig.

Gwnaeth y Cadeirydd gynghori’r Comisiynwyr i ymgysylltu’n uniongyrchol gydag Ysgrifennydd y Bwrdd ar addasiadau bach i ddyddiadau arfaethedig cyfarfodydd y Bwrdd a’r Pwyllgor ar gyfer 2022/23. Byddai hyn yn cynnwys cyfarfod y tu allan i Lundain a pharhau i gynllunio ar gyfer cyfarfodydd hybrid.

Gweithred: Byddai Ysgrifennydd y Bwrdd yn ailedrych ar ddyddiadau arfaethedig cyfarfodydd y Bwrdd a’r Pwyllgor ar gyfer 2022/23, gan ymgorffori cyfarfod y tu allan i Lundain a pharhau gyda chyfarfodydd hybrid.  

Perchennog y weithred: Ysgrifennydd y Bwrdd

Cyflwynwyd gan: Rhagfyr 2021    

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y byddai cynnig diwygiedig yn cael ei rannu gan Ysgrifennydd y Bwrdd ar ddyddiadau arfaethedig cyfarfodydd y Bwrdd a’r Pwyllgor ar gyfer 2022/23.
 

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan Gadeirydd y Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol (RemCo) ynghylch eu cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Gorffennaf 2021.

Nododd y Bwrdd ddiweddariad ar y Strategaeth Pobl wedi’i ddilyn gan gyflwyniad ar ffyrdd o weithiau mewn perthynas â COVID a lles gan Bennaeth Gwybodaeth, Cyfathrebu a Thechnoleg.

Roedd yna ddiweddariad i’r Strategaeth EDI gan y Pennaeth Prosiectau ac adroddiad ar recriwtio oedd yn dangos trosiant isel. Cytunwyd ar adroddiad ar y cyflogau Gweithredol.  

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y diweddariadau ar lafar.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan Gadeirydd y Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol (ARC) ynghylch eu cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Medi 2021.                                                                                
Nododd y Bwrdd adroddiad ar y datganiad Parodrwydd i dderbyn risg. Bydd argymhellion yr adroddiad, yn ogystal â diweddariad ar lafar ynghylch y Cynllun gwelliannau o ran risg a diweddariadau ar lafar gan ein harchwilwyr mewnol ac allanol, yn cael eu trafod yng nghyfarfod y Bwrdd yn y dyfodol.

Nodwyd y byddai croeso i aelodau’r Comisiwn nad ydynt ar y Pwyllgor Archwilio a Risgiau arsylwi cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Risgiau yn y dyfodol.

Nododd y Bwrdd gyflwyniad ar ymchwilio i hyfforddiant a datblygiad aelodau’r Pwyllgor Archwilio a Risgiau. Roedd yna arolwg o amserlen polisïau a chodau a wneir yn gyfnodol.

Nodwyd o fewn y drafodaeth ar ôl y cyfarfod a gafwyd ynghylch prif fusnes y Pwyllgor Archwilio a Risg, cafwyd trafodaeth ynghylch recriwtio a chadw staff yn y Comisiwn a’r risg o golli cof corfforaethol. Cafwyd trafodaeth ar gynllun gweithredu, a gwnaed awgrym i wahodd Cadeirydd RemCo i drafodaeth ar y pwnc hwn.

Nododd y Bwrdd mai hwn oedd cyfarfod olaf y Comisiynydd Alasdair Morgan gyda’r Pwyllgor Archwilio a Risgiau ar ôl gwasanaethu ar y Pwyllgor am 10 mlynedd, a chyfarfod cyntaf y Comisiynydd Stephen Gilbert gyda’r Pwyllgor Archwilio a Risgiau fel arsylwr sy’n cymryd rhan tan iddo ymuno fel aelod llawn ym mis Tachwedd.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y diweddariadau ar lafar.
 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr, Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, yr adroddiad sy’n rhoi i’r Bwrdd yr arolwg blynyddol o gwynion a gafwyd yn ystod y cyfnod 1 Ebrill 2020 i 30 Mehefin 2021. Cymerodd y cyfnod i ystyriaeth hefyd data cyfrif oedd yn berthnasol i etholiadau mis Mai 2021.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd eu bod wedi cael sicrwydd y caiff cwynion eu trin mewn modd addas, ac y cymerwyd unrhyw gamau angenrheidiol a gododd o gwynion a gafwyd.
 

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y cyflwyniad a’r diweddariad o adroddiad y Prif Weithredwr.

Penderfynwyd: Nododd y Bwrdd y cynnydd yn erbyn camau a ofynnwyd amdanynt gan y Bwrdd.

Penderfynwyd: Adolygodd a nododd y Bwrdd Blaen-gynllun Busnes y Bwrdd gan drefnu pynciau pellach ar gyfer y cyfarfodydd nesaf.

Ar y pwynt hwn, gofynnwyd i staff, cydweithwyr a gwesteion i adael y cyfarfod ar wahân i’r Prif Weithredwr, y Cwnsler Cyffredinol, y Cyfarwyddwr, Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol ac Ysgrifennydd y Bwrdd.
 

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr, Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol bapur yn dilyn Cyfarfod Eithriadol y Pwyllgor Tâl ac Adnoddau Dynol (RemCo) ar 17 Medi 2021 gydag argymhellion i’r Bwrdd.

Penderfynwyd: Cytunodd y Bwrdd ar argymhellion y Pwyllgor.