Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 23 Chwefror 2022

Cafwyd ymddiheuriadau gan Ailsa Irvine, Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau. Roedd Mel Davidson (Pennaeth Cymorth a Gwella) yn bresennol fel dirprwy yn absenoldeb Ailsa.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai rhan gyntaf y cyfarfod yn cael ei neilltuo i'r Comisiynwyr a'r Tîm Gweithredol gynnal trafodaethau dilynol yn sgil cyfarfod Eithriadol y Bwrdd a gynhaliwyd yr wythnos diwethaf. Byddai prif fusnes y cyfarfod yn dechrau am 0930.

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod, yn arbennig Paul Redfern, Cynghorydd Annibynnol i'r Pwyllgor Archwilio a Risg. Byddai Paul yn parhau i gynnal cydberthnasau â'r Comisiynwyr ac i roi cyngor achlysurol lle y bo'n briodol.

Datganodd y Comisiynydd Katy Radford y buddiannau canlynol:

• Comisiynydd Comisiwn Cydraddoldeb Gogledd Iwerddon (â thâl)
• Cadeirydd Pwyllgor Gogledd Iwerddon y British Council (heb dâl)
• Yn gyflogedig gan Gomisiwn dros Ddioddefwyr a Goroeswyr Gogledd Iwerddon
• Aelod o Gyngor Gweithredol Cymuned Iddewig Belfast (heb dâl)
• Partner Cymdeithasol ym Mhartneriaeth Peace IVC Cyngor Bwrdeistref Ards a North Down

Datganodd y Comisiynydd Stephen Gilbert y diweddariadau canlynol:

• Daeth ei gadeiryddiaeth a'i aelodaeth o'r Pwyllgor Dethol Digidol a Chyfathrebu i ben ar 20 Ionawr 2022.
• Daeth ei aelodaeth o'r Pwyllgor Craffu ar Ddiogelwch Ar-lein i ben ar 11 Rhagfyr 2021.

Nododd y Bwrdd, er mwyn cefnogi papur ar gyfer cyfarfod nesaf y Bwrdd ar ddatganiadau blynyddol o fuddiannau, y dylai Comisiynwyr anfon unrhyw ddiweddariadau i'w datganiadau o fuddiant i'r tîm llywodraethu.

Nododd y Bwrdd y byddai'r datganiadau hyn yn cael eu cynnwys yng Nghofrestr y Comisiynwyr o fuddiannau a'u lanlwytho i wefan allanol y Comisiwn yn unol â Chod Ymddygiad y Comisiynwyr.

Cafwyd trafodaeth fer yn dilyn cyfarfod Eithriadol y Bwrdd a gynhaliwyd yr wythnos flaenorol.

Penderfynwyd: Y dylid nodi cofnodion y cyfarfod Eithriadol o Fwrdd y Comisiwn a gynhaliwyd ar 16 Chwefror 2022.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi cynnydd a chamau gweithredu sy'n codi.

Penderfynwyd: Y dylid cytuno ar gofnodion cyfarfod Cyffredin y Bwrdd a gynhaliwyd ar 19 Ionawr 2022.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ar waith sy'n mynd rhagddo o ran Cyllid Gwleidyddol Ar-lein, gyda chraffu parhaus gan y Pwyllgor Archwilio a Risg, i roi sicrwydd i'r Bwrdd ar gynnydd, cynigion ar gyfer strategaeth TG yn cynnwys diweddariad ar systemau rheoli papurau'r bwrdd, penodi Pennaeth TG a swyddi ychwanegol i weithio ar y Bil Etholiadau.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi hynt y camau gweithredu y mae'r Bwrdd wedi gofyn amdanynt.

Nododd y Bwrdd y byddai adroddiadau ar weithgareddau mewn perthynas â Chydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a Manylion Adnabod Pleidleisiwr yn cael eu hamserlennu yn y ddau gyfarfod nesaf.

Nodwyd y byddid yn cysylltu â'r Comisiynwyr ac uwch-gydweithwyr i ofyn am eu hargaeledd ar gyfer cyfarfod mis Hydref y Bwrdd yng Ngogledd Iwerddon, er mwyn dechrau'r broses o gynllunio'r agenda a'r gweithgareddau ehangach.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd adolygu a nodi'r Blaengynllun o fusnes y Bwrdd ar gyfer 2021/22 a 2022/23.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr, ar y cyd â'r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, yr adroddiad yn nodi rhai o'r meysydd allweddol megis gwaith sy'n mynd rhagddo ar gyfer etholiadau mis Mai, gwaith paratoi i gefnogi'r broses o gyflwyno darpariaethau'r Bil Etholiadau, penderfyniadau a wnaed ynghylch ceisiadau rhyddid gwybodaeth heb unrhyw heriau, hynt argymhellion archwilio, y cynnydd a wnaed mewn perthynas â Chyllid Gwleidyddol Ar-lein, seiberddiogelwch, cynlluniau adfer mewn trychineb, ymchwiliadau rheoleiddio, cyllid blynyddol a chymhellion staff a natur newidiol y gweithle, gan gynnwys trefniadau gweithio hybrid.

Penderfynwyd:  Y dylai'r Bwrdd nodi bod y rhaglen waith wedi'i chyflwyno a bod y gyllideb yn cael ei rheoli.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr, ar y cyd â'r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol a'r Pennaeth Cynllunio Strategol a Pherfformiad,  yr adroddiad yn nodi'r dangosyddion a'r targedau perfformiad ar gyfer ein gwaith ein hunain ac ar gyfer iechyd y system etholiadol.

Trafododd y Bwrdd nifer y dangosyddion i'w hystyried ac a oedd y cydbwysedd yn gywir i'r Bwrdd, gan y dylai dangosyddion lefel is barhau'n weithredol ar gyfer y Tîm Gweithredol. Nododd y Bwrdd fod gennym strwythur newydd ar gyfer dangosyddion perfformiad sy'n canolbwyntio ar amcanion y Cynllun Corfforaethol. Byddai angen gwahaniaethu'n ofalus rhwng y meysydd hynny rydym yn eu rheoli a'r rheini rydym yn dylanwadu arnynt. Mae angen ystyried y mân wahaniaethau er mwyn hwyluso'r broses o gynllunio camau gweithredu a rheoli amrywiadau.

Diolchodd y Bwrdd i'r Pennaeth Cynllunio Strategol a Pherfformiad a'r tîm am ymgysylltu â'r Comisiynwyr i lunio'r dangosyddion cadarnhaol a ddatblygwyd ar draws y sefydliad.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi a bodloni ar ddangosyddion a thargedau 2022/23 ar gyfer iechyd y system etholiadol ac ar gyfer ein perfformiad corfforaethol yn amodol ar adolygiad gan y Tîm Gweithredol i sicrhau eglurder ieithyddol a bwriad penodol.  Defnyddir y dangosyddion corfforaethol allweddol i'w cyflwyno'n allanol ochr yn ochr â'r cynllun corfforaethol newydd.

(a) Argymhellion polisi â blaenoriaeth (CE 95/22)

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil yr adroddiad, a chafwyd diweddariadau gan y Pennaeth Polisi, y Pennaeth Cyfathrebu Mewnol a'r Pennaeth Ymchwil.

Trafododd y Bwrdd agweddau ar foderneiddio'r broses bleidleisio a chyllid gwleidyddol, gan gydnabod y cynnydd cyffredinol y dylid adeiladu arno yn unol â'r cynllun corfforaethol. Nododd y Bwrdd werth ymgysylltu â phwyllgorau seneddol ar lefel y DU ac yng Nghymru a'r Alban.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r cynnydd a wnaed mewn perthynas â blaenoriaethau y cytunwyd arnynt yn flaenorol.

(b) Sganio'r gorwel  (CE 96/22)

Dywedodd y Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil wrth y Bwrdd y byddai fersiwn wedi'i diweddaru o'r papur hwn yn cael ei dosbarthu yn dilyn y cyfarfod.

Cam Gweithredu: Dosbarthu'r fersiwn ddiweddaraf o'r adroddiad ar sganio'r gorwel i'r Comisiynwyr.

Perchennog y cam gweithredu: Uwch-gynghorydd Llywodraethu

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio Risg yn dilyn cyfarfod y pwyllgor hwnnw a gynhaliwyd ar 22 Chwefror.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ar reolaethau archwilio, diweddariad ar lafar gan y Swyddfa Archwilio Cenedlaethol ar yr adroddiad blynyddol, a oedd ar gamau cynnar o hyd ond a fyddai'n cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf a drefnwyd o'r Pwyllgor Archwilio a Risg, bod y cofrestrau risgiau gweithredol a sefydliadol wedi dod i law, ac y byddai'r awydd i gymryd risgiau yn cael ei drafod mewn eitem trafodaeth at wraidd y mater ar ddiwedd agenda'r Bwrdd.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariad ar lafar.

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan y Prif Weithredwr ar y gweithredoedd a'r materion a godwyd ers cyfarfod diwethaf y Bwrdd.

Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ar etholiadau mis Mai, gan gynnwys canllawiau ar ddeddfwriaeth newydd ac ar fesurau COVID-19, sydd wedi'u cyhoeddi ar ein gwefan.

Nodwyd bod disgwyl i ganlyniadau adroddiad PACAC ar waith y Comisiwn gael eu cyhoeddi'n fuan.

Nododd y Bwrdd fod y Comisiwn yn dychwelyd i drefniadau gweithio hybrid gan gyflwyno dulliau gweithredu gwahanol yn y swyddfeydd gwahanol, yn unol â chyngor perthnasol y llywodraeth ar iechyd y cyhoedd ym mhob achos.

Nododd y Bwrdd fod y Tîm Gweithredol wedi bod mewn cysylltiad â'r Prif Weithredwr newydd i drafod y trefniadau ar gyfer ei sefydlu.

Nodwyd bod y gwaith o recriwtio Pennaeth Adnoddau Dynol a Phennaeth TG newydd wedi'i gwblhau, a bod penodiadau wedi'u cynnig a'u derbyn.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r diweddariadau a roddwyd ar lafar.

Nododd y Bwrdd y byddai'r gofrestr gyfredol o fuddiannau yn cael ei dosbarthu i'r Comisiynwyr ar gyfer diweddariadau pellach, er mwyn cyflwyno'r adroddiad blynyddol a ddisgwylir yng nghyfarfod y mis nesaf.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r adroddiad.

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol gyflwyniad ar y canlynol:

• Risgiau cylch gwaith
• Risgiau corfforaethol
• Ein camau nesaf tuag at ddatganiad y cytunwyd arno o'r awydd i gymryd risgiau
• Cynllun gwella risg

Trafododd y Bwrdd yr agweddau ar risgiau sy'n datblygu, mesur yn erbyn systemau rheoli perfformiad a'r cynllun corfforaethol a sut i liniaru a rheoli problemau yn y dyfodol. Nododd y Bwrdd yr angen i wahaniaethu'n effeithiol rhwng y meysydd hynny lle mae mwy o oddefiant risg a'r rheini lle mae llai o oddefiant o'r fath. Nododd y Bwrdd hefyd effaith llawer o risgiau anghysylltiedig yn crisialu ar yr un pryd ar y gallu i'w rheoli.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi'r cyflwyniad a chytuno ar gamau nesaf yr adroddir arnynt mewn cyfarfod o'r Bwrdd yn y dyfodol.

Penderfynwyd: Y dylai'r Bwrdd nodi argymhellion y Pwyllgor Cydnabyddiaeth ac Adnoddau Dynol a wnaed drwy e-fusnes ar 17 Chwefror 2022 a'r penderfyniad a wnaed gan y Cadeirydd o dan ddirprwyaeth gan y Bwrdd ar 8 Rhagfyr 2021.

Nododd y Bwrdd mai hwn fyddai cyfarfod olaf Bob Posner fel Prif Weithredwr cyn iddo ymddeol, a diolchodd i Bob am bopeth y mae wedi ei wneud dros y sefydliad, a hynny'n raslon ac yn benderfynol, sydd wedi helpu i lywio'r Comisiwn fel y mae heddiw, a dymunodd yn dda iddo yn ei ymddeoliad.

Diolchodd Bob Posner i aelodau'r Bwrdd a myfyriodd ar ei gyfnod o 15 mlynedd yn y Comisiwn.