Cofnodion Bwrdd y Comisiwn: Dydd Mercher 24 Chwefror 2021

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau. 

Croesawodd Cadeirydd y Cyfarfod bawb i'r cyfarfod, gan roi croeso arbennig i Alex Attwood, a benodwyd fel y Comisiynydd newydd dros y Pleidiau Llai. 

Nododd y Bwrdd ddiweddariad ar yr 'ymgeisydd a ffefrir' gan Bwyllgor y Llefarydd ar gyfer Cadeirydd y Comisiwn gyda'r broses yn mynd rhagddi. Mae'r ymgeisydd a ffefrir bellach wedi'i wahodd i sesiwn gyda Phwyllgor y Llefarydd ddydd Llun 1 Mawrth, a fydd yn gyhoeddus.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant newydd. 

Penderfynwyd: Y dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod Bwrdd y Comisiwn a gynhaliwyd ar 20 Ionawr 2021. 

Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar lafar gan y Prif Weithredwr, y Cyfarwyddwr Gweinyddu Etholiadau a Chanllawiau, y Cyfarwyddwr Rheoleiddio a'r Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Polisi ac Ymchwil. 

Nododd y Bwrdd ein bod yn parhau i ddefnyddio'r amcanion ar gyfer etholiadau a gaiff eu rhedeg yn dda yn y cyd-destun iechyd y cyhoedd sydd ohoni i sicrhau bod modd eu cynnal o hyd, ac rydym yn parhau i weithio gyda phawb yn y gymuned etholiadol er mwyn sicrhau y gellir cyflawni hyn ar lefel ymarferol. 

Nododd y Bwrdd ddatganiad Gweinidog y DU sy'n cadarnhau ei fwriad i fwrw ymlaen ag etholiadau yn Lloegr ac etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yng Nghymru ac, ochr yn ochr â hyn, gyhoeddi cynllun cyflawni sy'n nodi'r trefniadau ar gyfer yr etholiadau. 

Nododd y Bwrdd, yn dilyn ymgynghoriad statudol â'r Comisiwn, fod is-ddeddfwriaeth wedi'i chyflwyno i leihau nifer y llofnodwyr a oedd yn ofynnol ar bapurau enwebu ar gyfer yr etholiadau hynny a oedd yn cael eu cynnal ledled Lloegr ac ar gyfer etholiadau Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu yng Nghymru; mae hyn yn newid synhwyrol dan yr amgylchiadau ac mae'n cefnogi un o'n hamcanion y dylai'r rhai sy'n dymuno sefyll etholiad gael opsiynau rhesymol ar gyfer cwblhau a chyflwyno'r papurau enwebu angenrheidiol sy'n lleihau'r risg o drosglwyddo'r feirws iddynt neu ganddynt ac mae'n ymddangos bod cefnogaeth gyffredinol i hyn. 

Nododd y Bwrdd fod y prif bwyntiau sy'n achos pryder ymhlith y gymuned etholiadol yn parhau i ymwneud â staffio a lleoliadau. Trafodwyd y cynnydd a oedd yn cael ei wneud i fynd i'r afael â'r rhain.  

Nodwyd ein bod wedi bod yn ystyried ein dull o arsylwi yn yr etholiadau, gan sicrhau bod gennym ddigon o bobl allan ar y diwrnod pleidleisio i lywio ein prosesau adrodd ar etholiadau a hefyd reoli diogelwch ein staff a chydnabod yr heriau i'r awdurdodau lleol wrth ddarparu ar gyfer presenoldeb unigolion ychwanegol mewn prosesau etholiadol allweddol. Cafodd aelodau'r Bwrdd sydd am arsylwi ar y diwrnod pleidleisio neu wrth gyfrif pleidleisiau eu gwahodd i fynegi diddordeb er mwyn i asesiadau risg allu cael eu cwblhau a threfniadau ymarferol gael eu gwneud. 

Nodwyd ein bod wedi gweld 65 o geisiadau newydd i gofrestru pleidiau neu ddiwygio manylion pleidiau eleni, y nifer uchaf erioed i ni ei gofnodi cyn digwyddiad. Byddwn yn gwneud penderfyniadau ar bob un o'r rhain cyn cau'r enwebiadau.  

Nododd y Bwrdd, erbyn 23 Chwefror, ein bod wedi ystyried 15 o achosion lle'r oedd angen i ni ymyrryd er mwyn rheoli'r risg o ddiffyg cydymffurfio. Y prif fater oedd argraffnodau coll neu anghyflawn ar ddeunyddiau ymgyrchu, gyda maes deunyddiau digidol ychwanegol yn yr Alban. Ein nod ym mhob achos yw cefnogi ymgyrchwyr i gydymffurfio, gan gymryd camau gorfodi dim ond pan fo hynny'n briodol ac yn gymesur. 

Nodwyd bod cynlluniau sy'n ymwneud â phleidleiswyr yn mynd rhagddynt yn unol â'r amserlen o ran nifer o agweddau er mwyn cymell pleidleiswyr i gofrestru a chefnogi cyfranogiad diogel yn yr etholiadau. 

Mae gweithgarwch penodol yn canolbwyntio ar gynulleidfaoedd hysbys nad ydynt yn cofrestru ar raddfa ddigonol ac sy'n anodd eu cyrraedd, y rhai sy'n newydd gael yr hawl i bleidleisio yng Nghymru a'r Alban, a'r rhai sydd mewn mwy o berygl o ddal Covid-19.  

Parhaodd y Bwrdd i ofyn am sicrwydd ynglŷn â gwasanaeth dosbarthu'r Post Brenhinol yng nghyd-destun y pandemig a'r galw ychwanegol am bleidleisiau drwy'r post a ddisgwylir yn yr hinsawdd sydd ohoni. Nodwyd bod gennym berthynas waith agos â'r Post Brenhinol, a byddwn yn parhau i drafod yn rheolaidd yn ystod cyfnod yr etholiad ac yn dod ag unrhyw faterion penodol i'w sylw. 

Penderfynwyd: Y dylid nodi'r diweddariadau ar lafar. 

Cyflwynwyd yr adroddiad i'r Bwrdd ar ôl cytuno ar ddull amlinellol sy'n seiliedig yn agos ar gynlluniau busnes blaenorol yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Chwefror. 

Diolchodd y Bwrdd i awduron yr adroddiad am eu cyfraniad, yn enwedig Carol Sweetenham (Pennaeth Prosiectau) am bapur diwyd a oedd yn canolbwyntio ar brosesau cyflawni.  

Penderfynwyd: Y dylid cymeradwyo ymdrin â'r pwysau o fewn y cyllid cyffredinol gwreiddiol. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno ar y gyllideb bresennol a'r gyllideb gyfalaf fel y'u nodwyd yn Nhablau 2 a 3 o'r adroddiad. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno ar Gynllun Busnes 2021/22 ac y dylid cyflwyno hwn i Bwyllgor Llywydd Senedd Cymru, Pwyllgor y Llefarydd a Chorff Corfforaethol Senedd yr Alban i'w gymeradwyo. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn cytuno ar Brif Amcangyfrif 2021/22 (gyda Chyfansymiau Rheolaethau Seneddol wedi'u nodi yn Nhabl 4), yn unol â'r cyllidebau, ac y dylid ei gyflwyno i Bwyllgor y Llefarydd i'w gymeradwyo. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn dirprwyo awdurdod i'r Prif Weithredwr fel Swyddog Cyfrifyddu, gydag unrhyw beth ar wahân i fân newidiadau'n destun ymgynghoriad â'r Comisiynydd arweiniol dros dro (yn absenoldeb Cadeirydd y Comisiwn) a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg i ddiwygio'r Cynllun Busnes a'r Prif Amcangyfrif mewn mân ffyrdd i adlewyrchu datblygiadau annisgwyl rhwng eu cymeradwyo gan y Bwrdd a'u cyflwyno. 
 

Cafodd y Bwrdd yr adroddiad ar gynnydd a wnaed gan y tîm Cymorth Rheoleiddio newydd ar ddod yn rhan o'n gwaith rhagweithiol ar gydymffurfiaeth. Ystyriodd y Bwrdd gynlluniau i ddatblygu strategaeth er mwyn cynnig ystod o adnoddau a dulliau rhagweithiol i helpu pleidiau ac ymgyrchwyr i gydymffurfio â chyfraith cyllid ymgyrchu. Roedd cefnogaeth y Bwrdd i'r dull gweithredu yn gadarn a gofynnodd am gael gwybodaeth reolaidd am hynt y gwaith hwn. 

Penderfynwyd: Bod y Bwrdd yn fodlon ar y dull arfaethedig o ddatblygu'r strategaeth a'r amseriadau ar gyfer gwneud hynny. 

Penderfynwyd: Y dylid nodi'r adroddiad.  
 

Cafodd y Bwrdd adroddiad yn rhoi trosolwg o'r Bil disgwyliedig a'r ffordd y byddem yn ymgysylltu â phroses seneddol i'w ystyried. 

Nodwyd y byddai'r Bwrdd yn dychwelyd i'r drafodaeth hon ar ôl i'r Bil gael ei gyhoeddi. Roedd sawl elfen o'r Bil yn ymwneud â chynnwys, gan gynnwys darpariaethau tebygol sy'n gysylltiedig yn uniongyrchol â'r Comisiwn ac yn fwy cyffredinol na hynny sut mae'r Comisiwn yn ymgysylltu â'r broses. Bydd y Bil a'r gwaith sy'n codi ohono, o ddeddfiad i roi'r newidiadau ar waith yn ymarferol mewn cyfraith etholiadol, yn golygu ffrwd waith sylweddol i'r Comisiwn dros nifer o flynyddoedd. 

Penderfynwyd: Y dylid nodi'r adroddiad. 

Rhoddodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Risg ddiweddariad cryno ar gyfarfod diwethaf y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 23 Chwefror 2021, gan dynnu sylw at y pynciau canlynol: 

• Diweddariad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol 
• Rheoli risg 
  • Adolygiad o Aeddfedrwydd Risg 
  • Adolygiad blynyddol o'r Fframwaith Risg  
  • Cynllun gwella risg 
• Nodwyd bod trafodaeth ar ddealltwriaeth y Bwrdd o nodi risgiau yn cael ei threfnu fel rhan o archwiliad mewnol o Flaengynllun y Bwrdd – Rheoli a Monitro'r Gyllideb  
• Strategaeth archwilio fewnol 2021-2024 
• Mynd at wraidd y mater o ran risgiau – cyflwyniad ar fesurau risg ac effaith Covid-19  
• Nodwyd y gellid rhannu'r cyflwyniad gyda'r Bwrdd ehangach wrth iddo ymateb i Covid-19 a'i effaith, bod yn ystyriol a gofal bugeiliol i gydweithwyr gyda goblygiadau ymarferol ar y sefydliad, gan ddysgu gwersi cadarnhaol o weithio yn ystod pandemig. 
• Rhestr o argymhellion archwilio 
• Cardiau Caffael y Llywodraeth 
• Cofrestrau o fuddiannau, rhoddion a lletygarwch 

Nodwyd na ddylid gofyn i'r Pwyllgor Archwilio a Risg gytuno ar y cofrestrau hyn ond eu nodi, gan fod y cyfrifoldeb ar Gomisiynwyr unigol i wneud unrhyw ddatganiadau eu hunain. Gwnaed argymhelliad i newid templed yr adroddiad ond nid yr adroddiad. 
Penderfynwyd: Y dylid nodi gwaith y Pwyllgor Archwilio a Risg. 

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr adroddiad, gan dynnu sylw at y cynnig cymeradwy a oedd yn argymell penodi Alex Attwood yn Gomisiynydd newydd ei enwebu dros y 'pleidiau llai', proses Pwyllgor y Llefarydd ar gyfer penodi Cadeirydd newydd ar y Comisiwn a bod proses o benodi Comisiynydd newydd gyda phrif gyfrifoldebau am Ogledd Iwerddon yn mynd yn ei blaen.  

Nododd y Bwrdd yr atodiad i'r diweddariad hwn, ar y gwaith sy'n mynd rhagddo ar y cyd â sefydliadau eraill i gyrraedd grwpiau nad ydynt yn cofrestru ar raddfa ddigonol, y rhai sy'n newydd gael yr hawl i bleidleisio a'r rhai sydd mewn mwy o berygl o Covid-19. 

Rhoddwyd diweddariad i'r Bwrdd gan y Cwnsler Cyffredinol ar achosion o wahaniaethu a gyflwynwyd gan aelodau o'r cyhoedd yn erbyn rhai aelodau o'r staff a'r tebygolrwydd o achosion tebyg wrth i ni symud tuag at etholiadau mis Mai, gydag emosiynau dwysach o bosibl.  

Penderfynwyd: Y dylid nodi'r adroddiad. 
 

Penderfynwyd: Y dylai system olrhain camau gweithredu Bwrdd y Comisiwn gael ei nodi. 

Gofynnodd y Comisiynwyr ein bod yn meddwl am drafodaethau mwy strategol gan y Bwrdd gyda Chomisiynwyr unigol yn cefnogi aelodau o'r Tîm Gweithredol ar bynciau penodol. 

Rhoddodd y Cwnsler Cyffredinol ddiweddariad ar drefnu'r Adolygiad nesaf o Effeithiolrwydd y Bwrdd. Penderfynwyd gohirio'r adolygiad o dymor y gwanwyn 2021 i'r hydref 2021 a fydd yn rhoi'r fantais i ni o gael  Cadeirydd newydd y Comisiynydd yn ei rôl i gyfrannu at yr adolygiad a threfnu eitemau busnes i'w rhoi yn y Blaengynllun. 

Penderfynwyd: Y dylai Blaengynllun busnes y Bwrdd gael ei nodi.